Synchronisation Exchange

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die benötigten Einstellungen für die Synchronisation von Aufgaben und Terminen bzw. Informationen zur Kontrolle der synchronisierten Daten bzw. Analyse-Tools in NTCS.

 Technische Einrichtung

Zuerst sind von technischer Seite einige Installationen notwendig. Diese werden entweder vom Techniker/Administrator des Kunden durchgeführt oder in einem kurzen Termin mit einem Techniker von BMD.

 Mindestvoraussetzungen

Betriebsystem:
  • Windows Server 2012
  • Windows Server 2012 R2
  • Windows Server 2016
  • Windows Server 2019

Mailserver:

  • Exchange 2013 CU23
  • Exchange 2016 CU20
  • Exchange 2019 CU9
  • Office 365
Die Grundinstallation der BMDNTCS muss erfolgreich durchgeführt worden sein. Die Einrichtung des Services muss direkt am NTCS Server vorgenommen werden.

 BMDSyncService installieren

Dies geschieht über die Datei BMDSyncService.exe mit dem Parameter /INSTALL

Beispiel
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D:\PROGRAMME\BMDSoftware\BMDSyncService.exe /INSTALL

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Anschließend muss der Dienst über Systemsteuerung  Verwaltung  Dienste noch gestartet werden

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 NTCS - Grundeinstellungen

Um die Verbindung zum Exchange-Server herzustellen, müssen folgende Tools-Parameter gesetzt werden. Diese sind unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Kommunikationssystem zu setzen.

Diese Einstellungen werden grundsätzlich auch von der BMD-Technik vorgenommen, wenn Sie einen Einrichtungstermin dafür buchen.

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Folgende Parameter müssen hier gesetzt werden:

Über diesen Parameter können Sie die Synchronisation zwischen BMD NTCS und Ihrem Kommunikationssystem grundsätzlich ein- oder ausschalten. Weitere Informationen zu weiteren Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation.

In diesem Parameter müssen Sie aus Kompatibilitätsgründen bitte unbedingt folgende Ausprägung wählen:

4 = EWS Managed API

Hinweis
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Mit dem NTCS-Terminkalender ist das fehlerfreie Synchronisieren von Terminen nur möglich, wenn der Parameter Kommunikationssystem auf 4 - EWS Managed API steht. Deshalb wird jetzt auch verhindert, dass man diesen Parameter auf eine andere Ausprägung stellt, wenn dieser schon auf 4 - EWS Managed API eingestellt gewesen ist. Sie erhalten auch eine entsprechende Hinweismeldung. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Terminkalender unter Punkt Termine synchronisieren.



Hier müssen Sie den Servernamen oder die IP-Adresse Ihres externen Kommunikationsservers eintragen (Exchange, Office365). Für Office365 bitte folgendes in diesem Parameter hinterlegen: outlook.office365.com

Hinweis
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Bei Verwendung von SSL-Verschlüsselung sollte hier der Name, welcher im Zertifikat hinterlegt ist, angegeben werden, damit es zu keinem Zertifikatsfehler kommt.


Hier müssen Sie den Port eintragen, über den Ihr Kommunikationsserver erreichbar ist.

- Exchange ohne SSL: 80
- Exchange mit SSL: 443
- Office365: 443

In diesem Parameter müssen Sie den Datenbank-Alias jeder Datenbank hinterlegen, in die die Termine und Aufgaben durch den BMDSyncService geschrieben werden sollen.

In diesem Parameter müssen Sie den NTCS-Benutzer hinterlegen, der die Daten (Aufgaben und Termine) vom Kommunikationssystem ins NTCS schreibt.

Empfehlung: Einen eigenen Benutzer für die Synchronisation anlegen, der nur für diesen Ablauf verwendet wird. Dieser Benuzter muss die Berechtigungsgruppe BMD Gruppe mit Vollzugriff besitzen.

Hier müssen Sie das Passwort jenes NTCS-Benutzers hinterlegen, den Sie im Parameter Benutzer-ID hinterlegt haben.

In diesem Parameter müssen Sie den Servernamen bzw. die IP-Adresse des Servers eintragen, auf dem das BMDSyncService installiert ist und läuft. Der Exchange Server muss diese IP Adresse erreichen. Bei Office365 muss auf der Firewall eine Portweiterleitung (siehe Parameter Eventport) eingerichtet werden und die öffentliche IP Adresse eingetragen werden, über die der Server dann erreichbar ist. Bei einem lokalen Exchange Server wird die interne IP Adresse eingetragen

In diesem Parameter müssen Sie den Port eintragen, über den das BMDSyncService kommuniziert. Für Office365 muss dieser Port vom Internet aus erreichbar sein (damit der Office365-Server den BMDSyncService erreicht)

 NTCS Benutzereinstellungen

 Mitarbeiterstammdaten

In den Mitarbeiterstammdaten (in der NTCS unter  Stammdaten  Personen  Mitarbeiter) muss der Benutzer angelegt sein und folgende Felder müssen korrekt ausgefüllt sein:
  • User-ID
  • E-Mail
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 Synchronistionszugangsdaten

Wenn die Installation des Dienstes bzw. die allgemeinen Einstellungen gesetzt sind, dann kann jeder Benutzer, der die Rechte in NTCS besitzt, die Synchronisation für sich selbst aktivieren.
Diese Einstellungen können unter Tools  Zugangsdaten  Synchronisationszugangsdaten getätigt werden.

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Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisationszugangsdaten.

Welche Felder im Bereich "Zugangsdaten" angeboten werden, ist abhängig vom Parameter "Zugangsdatenmodus".
Weitere Informationen dazu erhalten Sie beim beim Punkt Zugangsdatemodus.


 Zugangsdatenmodus

Im Parameter Zugangsdatenmodus können Sie festlegen, mit welchem Modus Sie auf die Postfächer im Exchange zugreifen möchten. Diesen finden Sie unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Kommunikationssystem.

Stellen Sie hier den Modus für den Zugriff auf die Postfächer in Exchange ein. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:

1. Zugriff mit eigenem Benutzer und Passwort.
2. Zugriff mit berechtigtem Benutzer, Passwort und Postfachnamen.
3. Zugriff mit berechtigtem Administrator und Admin-Passwort und Postfachnamen.
4. Zugriff mit DNC (DefaultNetworkCredentials) und Postfachnamen. Der berechtigte Benutzer und Passwort müssen beim Dienst hinterlegt werden.

Achtung: Dieser Parameter ist für die Synchronisation mit Office365 bei der Parametereinstellung "Authentifizierung mit Administrator- und Benutzerzustimmung" im Parameter Office365 Authentifzierung irrelevant.

Hinweis 
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Wenn Sie Office365 im Einsatz haben, müssen Sie zusätzlich noch den Parameter "Office-365-Authentifizierung" berücksichtigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt Besonderheiten Office 365.

 Zugriff mit eigenem Benutzer und Passwort

Bei dieser Parametereinstellung müssen Sie Ihre persönlichen Exchange-Zugangsdaten direkt im Bereich Zugangsdaten eingeben. Diese bestehen aus "Domäne\Benutzer" und dem dazugehörigen "Passwort".

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Hinweis 
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Falls Sie das Passwort des Betriebssystembenutzers ändern, müssen Sie das neue Passwort auch hier zeitnah eintragen!

Wenn das Passwort bei den Synchronisationseinstellungen nicht aktualisiert wird, wird vom Betriebssystem eine Anmeldung mit falschem Passwort registriert und eine Benachichtigung an den betroffenen Benutzer gesendet, dass dieser die Zugangsdaten prüfen soll! Was einzustellen ist, damit hier eine Benachrichtigung erfolgt und in welcher Form, erfahren Sie unter Punkt Benachrichtigung - falsche Zugangsdaten.

In diesem Fall wird die Synchronisation für diesen Benutzer gestoppt. Erst nach ca. 50 Minuten wird versucht, die Verbindung wieder herzustellen. Zusätzlich wird ein Eintrag in der Logdatei BMDMergeService.log geschrieben, dass bei diesem Benutzer die Zugangsdaten geprüft werden sollen.

Problematisch wird das dann, wenn in den Sicherheitseinstellungen des Netzwerks eingestellt ist, dass nach einer bestimmten Anzahl von ungültigen Login-Versuchen der Windows-Account gesperrt wird. Oft ist dann zusätzlich noch eingestellt, dass nur der Administrator einen Account wieder aktivieren kann - und das kann außerhalb der üblichen Büroarbeitszeiten problematisch sein!

 Zugriff mit berechtigtem Benutzer, Passwort und Postfachnamen

Bei dieser Parametereinstellung können Sie die Zugangsdaten (Domäne/Benutzer und Passwort) eines bestimmtes Benutzers für die Synchronisation in Ihr Exchange-Konto verwenden. Damit die Synchronisation mit diesem Benutzer in Ihr persönliches Exchange-Konto funktioniert, müssen Sie noch die E-Mailadresse in das Feld Postfachname (Mailadresse) eintragen.

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Hinweis 
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Die Voraussetzung für diese Zugriffsmethode ist, dass der eingegebene Benutzer in den Zugangsdaten auch die Berechtigungen hat, in das eingetragene Postfach zu schreiben.

 Zugriff mit berechtigtem Administrator und Admin-Passwort und Postfachnamen

Bei dieser Parametereinstellung müssen Sie die Zugangsdaten für die Synchronisation in diesen beiden Parameter hinterlegen. Diese Parameter finden Sie unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Kommunikationssystem.

In diesem Parameter müssen Sie den Administrator-Benutzer für die Synchronisation in die Exchange-Postfächer Ihrer Mitarbeiter hinterlegen. Mit diesem Benutzer werden die Termine und Aufgaben dann ins Exchange in das jeweilige Postfach geschrieben. Voraussetzung für diese Methode ist, dass der hier hinterlegte Benutzer das Recht hat, auf die Postfäche zuzugreifen.

Hinweis
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Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Zugangsdatenmodus die Ausprägung Zugriff mit berechtigtem Administrator und Admin-Passwort und Postfachname gewählt haben.


Hier müssen Sie das Passwort des Administrator-Benutzers hinterlegen, den Sie im Parameter Administrator-Benutzer hinterlegt haben.

Hinweis 
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Als Postfach wird automatisch die Haupt-E-Mailadresse von den Mitarbeiterstammdaten des NTCS-Benutzers herangezogen. Im Bereich "Hinweis" im Fenster Synchronisationszugangsdaten sehen Sie, in welches Postfach synchronisiert wird.

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 Zugangsdaten prüfen

Ob mit den von Ihnen eingetragenen Zugangsdaten korrekt synchronisiert werden kann, bzw. ob diese mit den allgemeinen Einstellungen in den Tools-Parameter zusammenpassen, können Sie mit der Funktion Zugangsdaten prüfen testen.

Im Protokoll werden Ihnen dann mögliche Fehlerquellen für das Synchronisieren mit Exchange aufgelistet. Im Idealfall steht bei jeder Prüfung daneben "...OK" und abschließend "Test beendet!".

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Achtung! 
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Der Zugangsdatentest gibt keinen Fehler aus, sollte das BMDSyncService nicht laufen, es wird aber der letzte Zeitpunkt protokolliert, an dem der Service noch eine Aktion durchgeführt hat.

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 Benachrichtigung - falsche Zugangsdaten

Ein Benutzer welcher die Synchronisation aktiv hat, kann auch aktiv über falsche Zugangsdaten informiert werden. In welcher Form bzw. ob das überhaupt passieren soll, können Sie im Parameter „Benachrichtigung Zugangsdaten“ definieren. Sie haben folgende Möglichkeiten der Benachrichtigung. Diese finden Sie unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Kommunikationssystem.

Hier kann jeder Benutzer, der die Synchronisation aktiv hat, entscheiden, ob bzw. wie eine Benachrichtigung erfolgen soll, wenn die Synchronisationzugangsdaten nicht (mehr) stimmen.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

0 - Interne Nachricht senden
1 - E-Mail senden
2 - E-Mail senden und interne Nachricht senden
3 - Keine Nachricht senden

Aktuell wird folgende Nachricht im Fall von falschen Synchronisationszugangsdaten verschickt. Unterhalb ein Beispiel in Form einer internen Nachricht.

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 Synchronisation

Die automatische Synchronisation mit Exchange geht immer in beide Richtungen. Es gibt keine Möglichkeit einzustellen, dass die Termine und Aufgaben nur von NTCS in Exchange geschrieben werden sollen oder umgekehrt. 

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Wird der Termin bzw. die Aufgabe in NTCS eingetragen, werden diese im Fenster BMD Synchronisationsdaten zwischengespeichert und dort alle 2 - 3 Minuten von BMDSyncService abgeholt und nach Exchange synchronisiert.

Wird der Termin bzw. die Aufgabe im Outlook/Exchange eingetragen, bekommt das BMDSyncService ein Änderungsevent. Das Service verarbeitet diese Änderung innerhalb von 10 Sekunden und schreibt den Termin bzw. die Aufgabe anschließend in die Datenbank.

Hinweis 
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Nach erfolgreicher Synchronisation wird eine Sync-ID vergeben, die im Exchange sowie in NTCS ident ist, damit bei Änderungen bzw. Löschen eines bereits synchronisierten Termins bzw. einer Aufgabe auch der richtige Datensatz im anderen System aktualisiert bzw. gelöscht wird.

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 BMDSyncService

Direkt am Server in der Dienstverwaltung muss dieser Dienst gestartet werden. Damit die automatische Synchronisation zwischen NTCS und Exchange funktioniert, muss dieser laufen.

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Läuft der BMDSyncService nicht, obwohl Sie die Synchronisation aktiviert haben, bekommen Sie beim Start des Terminkalenders den Hinweis, dass dieser nicht läuft bzw. seit min. 10 Minuten nicht mehr antwortet. 

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Sie werden auch beim Ändern von allgemeinen Parametern zur Synchronisation gefragt, ob Sie das BMDNtcsSyncService jetzt neu starten möchten.

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Hinweis 
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Das BMDSyncService kann jederzeit neu gestartet werden, dadurch ist kein Datenverlust zu befürchten. Läuft des Service über einen längeren Zeitraum nicht, hat dies folgende Auswirkungen:
  • Alle Termine/Aufgaben, die in NTCS eingetragen werden, werden erst nach dem Neustart des Service ins Exchange übertragen.
  • Für Termine/Aufgaben, die im Exchange eingetragen werden, wird in gewissen Abständen versucht, den Service zu erreichen. Irgendwann (Zeitpunkt nicht exakt bekannt) gibt Exchange auf und diese Termine werden dann auch nach dem Start des Service nicht mehr synchronisiert. Für diese Fälle gibt es ein Kontrollsystem.

 Fehlerhafte Synchronisation

Sollte es zu einem Fehler bei der Synchronisation kommen (zum Beispiel, dass manche Benutzer falsche Zugangsdaten hinterlegt haben oder es zu Problemen beim Service kommt), können Sie sich auch per E-Mail informieren lassen.

Dafür können Sie im Parameter „Meldungsempfänger (Sync-Administrator)“ jene E-Mail-Adressen hinterlegen, an die im Fehlerfall eine E-Mail geschickt werden soll. Diese finden Sie unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Kommunikationssystem.

Hier können Sie die E-Mail-Adresse des Sync-Administrators eintragen für die Benachrichtigungen vom BMDSyncService, sollte bei diesem Dienst ein Fehler auftreten.

Des Weiteren können Sie an diese E-Mail-Adresse auch das Protokoll der Datenkontrolle (wenn aktiv) senden lassen. Beachten Sie dazu den Parameter Datenkontrolle Protokoll.

Die hier hinterlegten Personen erhalten eine E-Mail mit einem Auszug aus dem aktuellen Fehlerprotokoll bzw. das komplette BMDMergeNTCS.log im Anhang zur detaillierten Fehleranalyse.

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 BMD Synchronisationsdaten

Wenn ein Benutzer, der die Synchronisation aktiv hat, in NTCS einen Termin bzw. eine Aufgabe anlegt, ändert oder löscht, wird dieses „Event“ im Fenster "BMD-Synchronisationsdaten" vermerkt. Von dort werden diese dann nacheinander vom BMDSyncService zum Abarbeiten abgeholt.

Sie können zwischen offenen bzw. bereits erledigten Synchronisationsdaten unterscheiden bzw. auch auf Grund des Datentyps erkennen, ob es sich um eine Aufgabe bzw. einen Termin handelt. 

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In der Spalte "Hinweis" wird dann protokolliert, ob die Synchronisation korrekt erfolgt ist oder nicht, bzw. ob ein Benutzer hier manuell eingegriffen hat.

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Hinweis 
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  • Läuft der Dienst, werden die Datensätze ca. 2 Monate nach der Synchronisation noch als Protokoll aufgehoben. Danach werden die Datensätze, die älter als 2 Monate sind, automatisch gelöscht, damit diese Liste nicht zu lang wird.
  • Läuft der Dienst nicht, bleiben diese Datensätze so lange als "Offen" stehen, bis Sie den Dienst starten. Dann werden diese Daten der Reihe nach synchronisiert.

 Synchronisationsdaten bearbeiten

Sie können in diesem Fenster die Synchronisation auch manuell mit der Schaltfläche Synchronisieren anstoßen, dann werden alle offenen Aufgaben/Termine direkt ins Exchange übertragen. Für diese Synchronisation wird das Service aktuell nicht benötigt.

Mit der Schaltfläche Offen können Sie bereits erledigte Synchronisationsdaten wieder öffnen, um erneut zu versuchen, diese zu synchronisieren. Dies kann gemacht werden, wenn es erledigte Einträge gibt, die aufgrund eines Request Errors nicht synchronisiert worden sind. Dies könnte zum Beispiel dann eintreten, wenn Sie falsche Zugangsdaten verwenden, weil Sie das Kennwort Ihres Exchange-Kontos geändert haben. Sie haben dann die Möglichkeit, die Zugangsdaten richtigzustellen und diese Datensätze manuell wieder zu öffnen, dann werden diese vom Service wiedergeholt.

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Mit der Schaltfläche Erledigt können Sie den umgekehrten Fall erreichen, d. h., Sie können Aufgaben und Termine, die noch nicht synchronisiert worden sind und die das Service für die Synchronisation holen würde, als "Erledigt" kennzeichnen, damit diese nicht synchronisiert werden.

 Status SyncService

In diesem Fenster können Sie auch noch prüfen, ob das Sync-Service aktuell erreichbar ist bzw. zu welchem Zeitpunkt dieses zuletzt erreichbar war. Ein „WARNING“ bzw. „ERROR“ muss nicht immer bedeuten, dass das BMDSyncService nicht läuft, es kann auch bedeuten, dass es ausgelastet und aktuell nicht in der Lage ist zu antworten.

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 Synchronisation - Kontrolle

Über diese Funktion können Sie eine Fenster starten, in dem Sie jene Termine und Aufgaben ermitteln können, die nicht ident in beiden Systemen vorhanden sind. Sie können so die Abweichungen herausfinden bzw. diese auch beheben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Punkt Manuelle Datenkontrolle.

 Besonderheiten Office 365

Wenn Sie mit Office 365 synchronisieren, sind zusätzlich folgende Punkte zu beachten.

 Parametereinstellungen

In den Parametern zu den Synchronisationseinstellungen müssen die Office-365-Einstellungen gesetzt werden. Grundsätzlich müssen die gleichen Parameter gesetzt werden wie unter Punkt NTCS - Einstellungen, hier werden nur mehr jene aufgelistet, die bzgl. Office-365-Synchronisation zusätzlich relevant sind.

Hier müssen Sie den Servernamen oder die IP-Adresse Ihres externen Kommunikationsservers eintragen (Exchange, Office365). Für Office365 bitte folgendes in diesem Parameter hinterlegen: outlook.office365.com

Hinweis
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Bei Verwendung von SSL-Verschlüsselung sollte hier der Name, welcher im Zertifikat hinterlegt ist, angegeben werden, damit es zu keinem Zertifikatsfehler kommt.


Hier müssen Sie den Port eintragen, über den Ihr Kommunikationsserver erreichbar ist.

- Exchange ohne SSL: 80
- Exchange mit SSL: 443
- Office365: 443

Liegt das Outlook-Konto auch in der Cloud, muss die Office-365-Domain bzw. -Authentifizierung gewählt werden.

In diesem Paramenter können Sie den Namen Ihrer Office365 Domain eintragen: z. B. domain.at. Des Weiteren müssen Sie im Parameter Office 365 Authentifizierung noch den gewünschten Zugriffsmodus für die Synchronisation festlegen.



In diesem Parameter können Sie den Zugriffsmodus für die Synchronisation mit Office365 (Exchange-Webdienste (EWS)) definieren. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:

1. Standard Authentifizierung (User + Passwort)
2. Standard Authentifizierung mit Administratorzustimmung
3. Authentifizierung mit Administrator- und Benutzerzustimmung

Ab Oktober 2020 wird Standard Authentifizierung für Office365 eingestellt. Es kann dann nur mehr über Standard Authentifizierung mit Administratorzustimmung bzw. Authentifizierung mit Administrator- und Benutzerzustimmung auf die Exchange-Postfächer zugegriffen werden.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Synchronisation unter dem Punkt Office365 Authentifizierung.
 

 Office-365-Authentifizierung

Auch bei der Synchronisation mit Office 365 müssen je ausgewählter Authentifizierungmethode in den Synchronisationszugangsdaten (Tools  Zugangsdaten) das Office-365-Konto bzw. optional auch die Zugangsdaten hinterlegt werden.

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Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisationszugangsdaten.

Im Bereich "Hinweis" unterhalb wird Ihnen zusätzlich zu den CRM-Stammdaten Ihres Mitarbeiters (Name und Mailadresse) auch die im Parameter gewählte Offic-365-Authentifizierungmethode angezeigt.

 Standard-Authentifizierung (User + Passwort)

Bei dieser Parametereinstellung müssen Sie Ihre persönlichen Offic-365-Zugangsdaten direkt im Bereich "Zugangsdaten" eingeben. Diese bestehen grundsätzlich aus "Office365 Konto" und dem dazugehörigen "Passwort".

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Hinweis 
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Bei dieser Parametereinstellung für die Office365-Synchronisation wird zusätzlich der Parameter für den Zugangsdatenmodus berücksichtigt. In diesem Parameter können Sie grundsätzlich festlegen, wie auf das Postfach zugegriffen wird: mit eigenen Benutzerdaten, berechtigten Benutzerdaten oder einem Adminbenutzer. Abhängig von diesem Parameter müssen dann die entsprechenden Zugangsdaten hier eingegeben werden. Weitere Informationen dazu unter dem Punkt Zugangsdatenmodus.

 Standard-Authentifizierung mit Administrator-Zustimmung

Bei dieser Parametereinstellung müssen Sie grundsätzlich Ihre persönlichen Office-365-Zugangsdaten direkt im Bereich "Zugangsdaten" eingeben. Diese bestehen aus "Office365 Konto" und dem dazugehörigen "Passwort".

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Hinweis 
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Bei dieser Parametereinstellung für die Office365-Synchronisation wird zusätzlich der Parameter für den Zugangsdatenmodus berücksichtigt. In diesem Parameter können Sie grundsätzlich festlegen, wie auf das Postfach zugegriffen wird: mit eigenen Benutzerdaten, berechtigten Benutzerdaten oder einem Adminbenutzer. Abhängig von diesem Parameter müssen dann die entsprechenden Zugangsdaten hier eingegeben werden. Weitere Informationen dazu unter dem Punkt Zugangsdatenmodus.


Administrator-Zustimmung
Zusätzlich zu Ihren Zugangsdaten muss der Office-365-Administrator seine Zustimmung für die Synchronisation erteilen. Ob die Zustimmung bereits erfolgt ist, können Sie beim Feld "Administrator Zustimmung" im Bereich "Zugangsdaten" sehen.

Ist diese noch nicht erfolgt, können Sie diese über die Funktion "Administrator Zustimmung" durchführen, diese Zustimmung muss nur einmal erfolgen und gilt für alle Benutzer. Es wird folgender Dialog geöffnet, in dem der Office-365-Administrator seine Zugangsdaten eingeben muss, um seine Zustimmung zu erteilen.

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Hinweis 
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Grundsätzlich wird der Dialog für die Administrator-Zustimmung gleich automatisch geöffnet, wenn Sie den Parameter Office365 Authentifizierung mit der Ausprägung Standard Authentifizierung mit Administratorzustimmung speichern.


 Authentifizierung mit Administrator- und Benutzer-Zustimmung

Bei dieser Parametereinstellung müssen Sie in diesem Fenster keine Eingaben mehr durchführen, das Office365-Konto wird automatisch von der Haupt-E-Mailadresse des Mitarbeiters ermittelt. Die Zugangsdaten selbst werden über die Funktion Benutzer Zustimmung zu Ihrem NTCS-Benutzer gespeichert.

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Diese Authentifizierungsmethode ist zu wählen, wenn Sie als Benutzer die 2-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung im Outlook (Exchange 365) verwenden. Dafür ist sowohl die Zustimmung des Office-365-Administrators als auch die Zustimmung des Benutzers, der synchronisieren will, notwendig. Ob diese Zustimmungen bereits erfolgt sind, können Sie bei den Feldern Administrator Zustimmung bzw. Benutzer Zustimmung im Bereich "Zugangsdaten" sehen.

Administrator-Zustimmung
Die Administrator-Zustimmung muss nur einmal durch den Office-365-Administrator erfolgen und gilt dann für alle Benutzer. Details dazu erhalten Sie beim Punkt Administrator-Zustimmung.

Benutzer-Zustimmung
Mit dem Klick auf die Funktion "Benutzer Zustimmung" wird folgender Dialog geöffnet, in dem Sie Ihr Kennwort für Ihr Office-365-Konto eingeben müssen und somit die Zustimmung für die Synchronisation erteilen. Diese Zustimmung muss jeder Benutzer, der synchronisieren will, durchführen.

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Bei dieser Parametereinstellung für die Office365-Synchronisation wird der Parameter für Zugangsdatenmodus NICHT berücksichtigt. Diese Variante funktioniert standardmäßig nur mit dem Zugangsdatenmodus Zugriff mit eigenem Benutzer und Passwort. Weitere Informationen dazu unter dem Punkt Zugangsdatenmodus.

 Sonstige Einstellungen

  • Auf der Firewall muss eine Port-Weiterleitung eingerichtet werden, damit auch die Termine und Aufgaben vom Office-365-Outlook in NTCS übertragen werden.

  • Beim Dienst BMDSyncService muss ein Benutzer hinterlegt sein, der auch das Office-365-Konto in der Cloud erreichen kann bzw. ins Internet kommt.

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 Datenkontrollsystem

In NTCS gibt es Automatismen zur Prüfung zwischen unterschiedlichen Daten in NTCS und Exchange. Diese Kontrolle bzw. Konfliktlösung kann manuell bzw. automatisiert erfolgen.
 

 Manuelle Datenkontrolle

Sie haben die Möglichkeit, im Fenster Synchronisation - Kontrolle jene Termine und Aufgaben zu ermitteln, die nicht ident in beiden Systemen vorhanden sind. Dieses Fenster können Sie aus dem Fenster „BMD Synchronisationsdaten“ starten.

In den Einstiegsfeldern können Sie die Kriterien definieren, d. h., in welchem Zeitraum nach Abweichungen gesucht werden soll, bzw. ob Termine und Aufgaben geprüft werden sollen etc.

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In der Liste werden dann alle Termine und Aufgaben gelistet, die entweder nur in einem der beiden Systeme (NTCS bzw. Exchange) vorhanden sind bzw. in beiden Systemen, aber nicht ident. Im Feld „Aktion“ wird vorgeschlagen, wie diese Abweichung gelöst wird, folgende Aktionen stehen zur Verfügung.

NTCS → COM (synchronisieren)
COM → NTCS (synchronisieren)
Diese Aktion wird vorgeschlagen, wenn der Termin/die Aufgabe im vorhandenen System noch keine Sync-ID hat, weil man dann davon ausgeht, dass dieser Termin/diese Aufgabe noch nie synchronisiert worden ist und deshalb nachsynchronisiert werden soll.
Daten löschenDiese Aktion wird vorgeschlagen, wenn der Termin/die Aufgabe im vorhandenen System bereits eine Sync-ID hat. Da dieser Termin/diese Aufgabe aber im anderen System nicht mehr vorhanden ist, kann man davon ausgehen, dass das Löschen nicht korrekt synchronisiert worden ist.
Keine AktionKann manuell ausgewählt werden, wenn diese Abweichung nicht behoben werden soll.
Lt. eingestellter KonfliktlösungBei Terminen bzw. Aufgaben, die in beiden Systemen mit der gleichen Sync-ID bereits vorhanden sind, aber mit unterschiedlichen Daten, wird hier die ausgewählte Konfliktregel des gleichnamigen Einstiegsfeldes vorgeschlagen.

Mit den Schaltflächen Daten synchronisieren bzw. Selektierte Daten Synchronisieren können Sie dann alle bzw. ausgewählte Abweichungen beheben. Für diese Synchronisation ist aktuell kein BMDSyncService nötig, diese Daten werden direkt in das entsprechende System geschrieben.

 Automatisierte Datenkontrolle

Bei der automatisierten Datenkontrolle gibt es zwei verschiedene Varianten. Einerseits können Sie sich per E-Mail über die Abweichungen zu bestimmten Zeitpunkten informieren lassen, die Behebung dieser wird dann aber manuell durchgeführt. Andererseits können Sie Konfliktlösungsregeln in den Parametern definieren, damit die Abweichungen automatisch behoben werden und die Systeme somit immer gleich gehalten werden ohne Benutzerinteraktion.

Grundsätzlich können Sie die Datenkontrolle über folgende Parameter unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Kommunikationssystem einstellen.

Mit diesem Parameter können Sie das Datenkontrollsystem allgemein aktivieren, um die Synchronisationsdaten (Termine, Aufgaben etc. ) periodisch zu überprüfen.

In diesem Parameter können Sie definieren, wie häufig die Datenkontrolle durchgeführt werden soll (z B. jeden Tag um 02:00 Uhr).

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Über diesen Parameter kann sich jeder Benutzer selbst einstellen, ob bzw. wie die automatisierte Datenkontrolle erfolgen soll. Wenn Sie diese aktivieren, können Sie entscheiden zwischen der automatischen Korrektur der Abweichungen (= Ja) bzw. nur der Protokollierung der Abweichungen und späteren manuellen Korrektur (= Ja, aber nur protokollieren).

Hier können Sie festlegen, für welche Daten (Aufgaben, Termine oder alle Daten) die Protokollierung der Abweichungen bzw. eine automatische Korrektur erfolgen soll.

Hinweis 
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Beide Varianten - E-Mail bzw. automatische Korrektur - funktionieren nur, wenn das BMDSyncService läuft.

 Infomail über Abweichungen

Die Infomail über die Abweichungen können Sie über den Parameter Datenkontrolle Protokoll aktivieren. In diesem Parameter können Sie den bzw. die Empfänger dieses Protokolls bestimmen.

In diesem Parameter können Sie einstellen, wer das Protokoll aus der Datenkontrolle erhalten soll.
Folgende Varianten stehen Ihnen zur Verfügung.

1 - Kein Protokoll senden
2 - Protokoll an Benutzer senden
3 - Protokoll an Administrator senden
4 - Protokoll an Benutzer und Administrator senden

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Bei den Ausprägungen mit "Administrator" bekommt jene Person die E-Mail, deren E-Mail-Adresse im Parameter Meldungsempfänger (Sync-Administrator) hinterlegt ist.

Zusätzlich, wenn Sie nur das Protokoll per E-Mail möchten, müssen Sie den Parameter Datenkontrolle aktivieren auf die Ausprägung Ja, aber nur protokollieren stellen.

Über diesen Parameter kann sich jeder Benutzer selbst einstellen, ob bzw. wie die automatisierte Datenkontrolle erfolgen soll. Wenn Sie diese aktivieren, können Sie entscheiden zwischen der automatischen Korrektur der Abweichungen (= Ja) bzw. nur der Protokollierung der Abweichungen und späteren manuellen Korrektur (= Ja, aber nur protokollieren).
 
Aufgelistet werden in dieser E-Mail alle Abweichungen kategorisiert nach Art der Behebung - d. h., was würde bei der automatisierten Korrektur passieren, wäre diese aktiv.

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Diese Option ist zu Beginn zu empfehlen, um einen Überblick über die Abweichungen zu erhalten bzw. um zu prüfen, wie häufig diese auftreten und wie diese behoben werden würden, ohne dass diese gleich automatisch korrigiert werden.

 Automatischer Datenabgleich

Für den automatischen Datenabgleich müssen Sie den den Parameter Datenkontrolle aktivieren auf die Ausprägung Ja stellen.

Über diesen Parameter kann sich jeder Benutzer selbst einstellen, ob bzw. wie die automatisierte Datenkontrolle erfolgen soll. Wenn Sie diese aktivieren, können Sie entscheiden zwischen der automatischen Korrektur der Abweichungen (= Ja) bzw. nur der Protokollierung der Abweichungen und späteren manuellen Korrektur (= Ja, aber nur protokollieren).

Zusätzlich müssen Sie im Parameter Datenkontrolle Konflikte noch einstellen, welche Art der Lösung bei Konflikten angewendet werden soll.

Hier können Sie einstellen, nach welcher Regel die Konflikte der Synchronisationsdaten gelöst werden sollen, wenn Sie diese automatisch beheben lassen.
Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:
  • Keine Änderung - Benutzerinteraktion notwendig
  • Letzte Änderung übernehmen
  • Immer Daten von NTCS übernehmen
  • Immer Daten von Kommunikationssystem übernehmen
Die Konfliktlösungsmethode gilt nur bei Terminen und Aufgaben, wo keine eindeutige Behebung möglich ist - d. h., wenn Termine und Aufgaben zwar in beiden Systemen vorhanden sind, aber mit unterschiedlichen Daten.

Damit dieser Parameter eine Auswirkung hat, muss der Parameter Datenkontrolle aktivieren auf Ja stehen.

Sind die Daten nur in einem der beiden Systeme vorhanden, erfolgt die automatische Korrektur wie folgt:
  • Steht auf dem Termin bzw. auf der Aufgabe noch keine Sync-ID, dann wird der Termin bzw. die Aufgabe in das entsprechende System synchronisiert, weil man durch die fehlende Sync-ID davon ausgehen kann, dass dieser/diese noch nie synchronisiert worden ist.

  • Steht auf dem Termin bzw. der Aufgabe bereits eine Sync-ID, dann wird der Termin bzw. die Aufgabe im entsprechenden System gelöscht. Da man durch die vorhandene Sync-ID davon ausgehen kann, dass dieser/diese schon einmal synchronisiert worden ist, aber das Löschen nicht mehr korrekt synchronisiert worden ist.
    Hinweis: Die automatische Datenkontrolle prüft immer ausgehend vom Tag der Prüfung alle Termine bzw. Aufgaben, die eine Woche in der Vergangenheit bzw. einen Monat in der Zukunft liegen.

 Manuelle Synchronisation

Beim manuellen Aufruf der Synchronisation wird zwischen folgenden zwei Varianten unterschieden. Gestartet werden kann diese Synchronisation unter CRM  Termine  Synchronisation CRM. In der Titelleiste des Fensters können Sie erkennen, welche Variante angewendet wird. 

 Synchronisation NTCS/Exchange

Wenn in den allgemeinen Tools-Parametern die Synchronisation aktiviert ist, läuft die Synchronisation der Termine und Aufgaben über die gleiche Schiene wie oberhalb beschrieben. 

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Diese Variante kann verwendet werden, um bereits bestehende Termine bzw. Aufgaben vor dem Aktivieren der automatischen Synchronisation ebenfalls zu synchronisieren. Bei der automatischen Synchronisation werden nur Termine und Aufgaben synchronisiert, die nach Aktivierung angelegt werden.

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Bei der Exchange-Synchronisation können Sie auch den Mitarbeiter wechseln, d. h., Sie können die Termine eines anderen Mitarbeiters in sein Exchange-Konto synchronisieren.

 Synchronisation CRM

Hier werden Termine bzw. Aufgaben direkt ins Outlook des entsprechenden Mitarbeiters synchronisiert. D. h., es wird einfach am Client-PC nach dem dort vorhandenen Outlook gesucht und mit diesem werden die Termine bzw. Aufgaben abgeglichen. Deshalb ist hier auch kein Wechsel des Mitarbeiters möglich.

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Sollte es bei dieser Variante zu Problemen kommen, dann können Sie folgendes Analyse-Tool aktivieren und die Synchronisation erneut durchführen.

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Nach dem erneuten Durchlauf der Synchronisation wird dann das Logfile „OutlookDEBUG.log“ geschrieben, zusätzlich kann auch das „Outlooksync<User-ID>.log“ kontrolliert werden.

In den meisten Fällen, wenn es zu Problemen bei dieser Synchronisation kommt, macht genau ein Datensatz Probleme. Dieser steht immer an letzter Stelle im Logfile „OutlookDEBUG.log“. Diesen muss man dann genauer prüfen, warum er nicht übertragen wird.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisation CRM.

 Wechsel Synchronisationsvariante

Bitte wechseln Sie nicht einfach zwischen den beiden Systemen (Synchronisation mit Exchange bzw. Outlook direkt) hin und her. Dies kann möglicherweise zu Termin- bzw. Aufgabenverdopplungen führen, weil die Sync-IDs bei Exchange-Synchronisation und CRM-Synchronisation unterschiedlich sind.

Achtung! 
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Empfohlen ist deshalb beim Umstieg von CRM auf Exchange-Synchronisation, dass alle Termine nochmals neu von NTCS in Exchange übertragen werden. Achtgeben müssen Sie aber, dass Sie vor der Umstellung nochmals einen Abgleich der aktuellen Termine und Aufgaben über die CRM-Synchronisation durchführen.

 Problemanalyse Synchronisation

Folgende Kontrollen können bei Synchronisationsproblemen durchgeführt werden, um fehlerhafte Einstellungen auszuschließen.
 
  1. Durchführen des Zugangsdatentests und Kontrolle des Protokolls. Hier können Rückschlüsse auf fehlerhafte Benutzerzugangsdaten bzw. Zugangsdaten des Benutzers für die Synchronisation gezogen werden.

  2. Test, ob das BMDSyncService aktuell läuft, im Fenster "BMD-Synchronisationsdaten" mit der Funktion Sync-Service Status.

  3. Kontrolle im Fenster BMD-Synchronisationsdaten, ob hier im Feld „Hinweis“ etwas vermerkt ist, bzw. mit welchem Status die Datensätze hier aufgelistet sind.

  4. Kontrolle des Logfiles BMDMergeService.log, ob hier Fehler protokolliert sind.

  5. Konnte durch die Punkte 1 - 4 der Fehler nicht gefunden werden, dann bitte das gesamte Protokoll des Zugangsdatentests (Punkt 1) bzw. das Logfile „BMDMergeService.log“ (Punkt 4) zur Analyse an BMD senden.


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