Inhalt
 

 Standardablauf der Finanzbuchhaltung

 Schema 

Das folgende Schema stellt den Standardablauf der Finanzbuchhaltung dar.
 
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Die einzelnen Themen und Bearbeitungsschritte, die in diesem Schema als Standardablauf dargestellt sind, werden im Folgenden kurz beschrieben. Nähere Informationen über die angesprochenen Programme entnehmen Sie bitte den jeweiligen Detaildokus.
 

 Vorbereitungen

 Standardkontorahmen

 Definition

Als Standardkontorahmen wird ein Buchhaltungsmandant bezeichnet, in dem alle möglichen Konten mit den notwendigen Einstellungen und Gliederungen erfasst sind. Er dient hauptsächlich der (automatischen) Übernahme von Stammdaten, sodass - ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen - sofort nach Anlage der Firma/FIBU zu buchen begonnen werden kann.
 
Fast alle BMD-Anwender arbeiten daher mit dem Standardkontenrahmen, den es in einer 4-, 5-, und 6-stelligen Version der Sachkonten gibt. Der BMD-Standardkontenrahmen für Österreich wird in der Firma 100 ausgeliefert. Wirtschaftskunden, die einen BMD-Steuerberater haben, empfehlen wir, sich mit diesem hinsichtlich des Standardkontenrahmens abzustimmen.
 
Im BMD-Standardkontenrahmen sind folgende Punkte vorhanden:

 Anwendung des Standardkontorahmens

In Ihrer FIBU können sowohl bei der Anlage von Konten in den Stammdaten als auch direkt beim Buchen Sachkonten vom Standardkontenrahmen in Ihre eigene FIBU übernommen werden.

Wenn Sie ein individuelles Konto brauchen, das nicht im Standard angelegt ist, ist das auch kein Problem. In diesem Fall empfehlen wir, ein neues Konto durch Kopie eines "verwandten", bereits bestehenden Kontos zu erzeugen.
 
Hinweis 
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Wenn Ihr Steuerberater ebenfalls BMD NTCS verwendet, dann bitten Sie Ihren Sachbearbeiter, dass er Ihnen den Kanzleikontorahmen zur Verfügung stellt. Die Anlage eines Kontorahmens und die eines FIBU-Mandanten sind deckungsgleich.

 Vorteile, wenn ein Standardkontenrahmen verwendet wird

Die Einstellungen von Sachkonten und andere Hinterlegungen (Steuersätze, Fixkonten usw.) brauchen nicht manuell von Ihnen gemacht zu werden. Erfahrungsgemäß sinkt damit die Wahrscheinlichkeit massiv, bei diesen Einstellungen Fehler zu machen.

Der Standardkontenrahmen wird von BMD ständig weiterentwickelt. Dafür wird jährlich von BMD vor allem in den Bereichen FIBU, Controlling und Bilanz ein hoher Zeitaufwand investiert. Wenn Sie mit dem Standard arbeiten, können Sie von dieser Weiterentwicklung profitieren und brauchen die Änderungen nicht selbst einzupflegen.
 

 Import Standards

Einige Stammdaten sowie Einstellungen können automatisch gesetzt werden, indem man unter CRM/Büro- und Dokumentenmanagement  Stammdaten  Schnittstellen  Import CRM den Punkt 6 "Import Standards" aufruft, die gewünschten Optionen aktiviert und anschließend mit OK bestätigt.
 
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Es wird empfohlen, für die verwendeten Länder die "Banken", "Bankverbindungen" und "Finanzämter" zu importieren.
 

 Firma anlegen

Damit Sie eine Buchhaltung führen können, müssen Sie zuerst eine Firma anlegen. Unter dieser Firma werden dann die einzelnen Buchhaltungen pro Jahr erfasst. Der Firmenstamm ist für alle NTCS Pakete gültig (nicht nur für die Finanzbuchhaltung, sondern z. B. auch fürs CRM, die WWS,…).
Der Einstieg erfolgt unter: Finanzbuchhaltung  Stammdaten A_Ntcs.bmp Firmen- und FIBU-Stammdaten → linkes Fenster (Firmen)  rechte Maustaste (REM)  Neu
 
Fiburelevante Felder, die Sie bei der Anlage der Firma beachten sollten:
 
Firmenname oder Firmenwortlaut
Zusatzname für die Firma
Straße
 
das Land der Firma
 
Besonderheiten dieses Feldes für die FIBU:

Bitte tragen Sie hier unbedingt das Land der betroffenen Firma ein. Alle steuerlichen Abläufe werden über das Feld „Land“ gesteuert (Ermittlung der Steuercodes und Prozentsätze,…). Dies hat Auswirkungen auf die Konten, die Buchungen bis hin zur Umsatzsteuererklärung. Bis jetzt sind die steuerlichen Routinen nur für Österreich und Deutschland eingebaut, andere Länder folgen.

 

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. 

 

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

(Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt).

Sitz des Unternehmens
 
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Der Sitz der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontoermittlung und Umsatzsteuerberechnung mit dem Land des Kunden verglichen. Das Programm behandelt den Kunden als einen Kunden aus dem
  • Inland, wenn Land des Kunden = Land des Firmensitzes der eigenen Firma
  • Ausland, wenn Land des Kunden <> Land des Firmensitzes der eigenen Firma

  • Umsatzsteueridentifikationsnummer
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:
    Die Hinterlegung der UID-Nummer ist bereits für das Buchen wichtig, damit der Steuercode i.g. Erwerbe richtig vorgeschlagen werden kann. Die hier eingetragene UID-Nummer wird mit der des Personenkontos verglichen (handelt es sich z. B. in beiden Fällen um eine österreichische UID-Nummer, wird kein innergemeinschaftlicher Erwerb verbucht). Weiters ist die Hinterlegung der UID-Nummer auch für die Zusammenfassende Meldung notwendig.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Die UID-Nummer der Verrechnungsfirma muss ebenfalls für Erlöskontoermittlung und Umsatzsteuerberechnung eingetragen sein.
    Stimmt das Landkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer mit dem Landkürzel der UID-Nummer des Kunden überein, wird das inländische Erlöskonto sowie der entsprechende Umsatzsteuerprozentsatz herangezogen.
     
    Datum der Betriebsgründung
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:
    Die Hinterlegung der Branche ist im Bereich FIBU für die Vorsteuerrückerstattung relevant. Wenn im Firmenstamm die richtige Branche hinterlegt ist, wird für die Vorsteuerrückerstattung gleich der richtige NACE-Code vorgeschlagen.
    Erfassen Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse der Firma.
     
    Weitere relevante E-Mailadressen hinterlegen Sie über das Funktion_F8.png F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.
    Die Rechtsform ist zwingend für elektronische Bilanzen zu erfassen. Außerdem hat die Rechtsform Bedeutung für die automatische Gewinnverbuchung, da die Konten für die Gewinn-/Verlustverbuchung je Rechtsform hinterlegt sind.
    Größe der Kapitalgesellschaft lt. § 221 UGB für die Einordnung zur Offenlegung beim Firmenbuch. Die Gesellschaftsgröße ist für Kapitalgesellschaften und GmbH & Co KGs eine Pflichtangabe für den elektronischen Firmenbuchabschluss.
     
    Flagge_GER.png Hinweis: Die Ausprägung "Kleinstunternehmen" ist nur bei Deutschen Firmen vorhanden.
    Erfassen Sie hier die durchschnittliche Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Arbeiter. Diese Angaben sind für die Firmenbuchoffenlegung erforderlich und für bestimmte Bilanzkennzahlen (z. B. Umsatz je Mitarbeiter).
    Erfassen Sie hier die durchschnittliche Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Angestellten. Diese Angaben sind für die Firmenbuchoffenlegung erforderlich und für bestimmte Bilanzkennzahlen (z. B. Umsatz je Mitarbeiter).
     
    Firmennummer des zuständigen Steuerberaters/WT´s
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:

    Diese Angabe ist für die UVA von Bedeutung, wenn Sie Steuerberater sind und für Ihre Klienten UVA´s abgeben. Die UVA wird damit mit der Steuernummer des Steuerberaters abgegeben. Steuerberater müssen dieses Feld befüttern, Wirtschaftskunden nicht!

    Bankleitzahl
    Die Bankverbindung besteht aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer (=Hauptbankverbindung). Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion erfasst werden.

     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Die Hauptbankverbindung der eigenen Firma wird als Rückfallsebene für die Mahnung, den Avisobrief, die Saldenbestätigung und die OP-Benachrichtigung verwendet.
    Dieses Feld wird auch für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt. Bitte hinterlegen Sie hier die Hauptbank. Weitere Bankverbindungen (z.B. auch für die Währung des Kunden) können mit F8 im Feld Bankleitzahl hinterlegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Prioritäten bzgl. hinterlegten Bankverbindungen.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA:
    Die Hauptbankverbindung der Verrechnungsfirma wird als Rückfallsebene für den Honorarnotendruck und für den Zahlscheindruck herangezogen (Andruck Empfänger-Bankverbindung).
    Alle Bankverbindungen der Verrechnungsfirma stehen als "Eigene Bankverbindung" im gleichnamigen Feld des Kundenstamms zur Verfügung, sodass für bestimmte Kunden eine von der Hauptbankverbindung abweichende Bankverbindung hinterlegt werden kann.
     
    Bankkontonummer
    Die Bankverbindung besteht aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer (= Hauptbankverbindung). Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion im Feld Bankleitzahl erfasst werden.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Die Hauptbankverbindung der eigenen Firma wird als Rückfallsebene für die Mahnung, den Avisobrief, die Saldenbestätigung und die OP-Benachrichtigung verwendet. Dieses Feld wird auch für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt.
    Der IBAN wird aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer errechnet.
    Nummer der verwendeten Wechselkurstabelle.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:
    Wird hier eine Kurstabelle hinterlegt, wird diese auf die FIBU übernommen. In der FIBU wird immer eine Kurstabelle benötigt, da damit die Grundwährung festgelegt wird.
    Hier wird die Grundwährung der Firma hinterlegt. Normalerweise wird hier EUR für Euro eingetragen, außer Sie möchten die Firma in einer anderen Währung führen.
    Achtung: Die Angabe der Grundwährung in den FIBU-Stammdaten ist für die Finanzbuchhaltung zwingend!
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Die LEA kann prinzipiell nur in einer Währung geführt werden. Diese ist auf der Verrechnungsfirma einzutragen. Von hier aus wird die Währung in das gleichnamige Feld der Honorarposition übertragen, vorausgesetzt es kommt keine höhere Priorität zum Einsatz (siehe Honorarnoten in Fremdwährungen).
     
    Hinterlegung der aktuellen Buchhaltung – alle anderen Pakete greifen auf diese FIBU und deren Stammdaten zu.
     
    Beispiel 
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    • Die Stammdaten der jeweils aktuellen FIBU (z. B. Konten) werden in der NTCS-ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden.
    • Die Honorarnotenverbuchung benötigt die Information über die aktuelle FIBU.
    • Wenn im CRM ein Kunde angelegt wird, wird dieser in die aktuelle FIBU durchgeschrieben.
    • Die WWS verbucht die Ausgangsrechnungen in die aktuelle FIBU.
     
    Achtung! 
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    Wird in der NTCS die Jahresübernahme der Finanzbuchhaltung gemacht oder werden Daten importiert, wird das Feld Aktuelle FIBU automatisch korrigiert, wenn die Abfrage "FIBU als aktuelle FIBU in die Firma übernehmen?" mit "FIBU übernehmen" bestätigt wird. 
     
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Jeder Verrechnungsfirma ist eine NTCS-FIBU zuzuweisen, wenn
    a.) wirtschaftsjahrbezogene Nummernkreise für den Honorarnotendruck verwendet werden.
    b.) die Honorarnoten in die Fibu über Programmfunktionen automatisch verbucht werden. 
    c.) die Erlöskonten im Zuge der Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung tatsächlich aus der NTCS-FIBU zugewiesen werden. 
    Es handelt sich hier betreffend Punkt a.) und b.) nur um die Anbindung an die FIBU. Über FIBU-Stammdaten in der konkreten FIBU(WJ-Beginn, WJ-Ende) wird bei der jeweiligen LEA-Funktion ermittelt, welche der vorhandenen Finanzbuchhaltungen tatsächlich die für das Wirtschaftsjahr passende FIBU ist. Nur bei Punkt c.) werden die Konten der "aktuellen" FIBU herangezogen.
     
    Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung – alle anderen Pakete greifen auf diese KORE und deren Stammdaten zu.
    Die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE (Kostenstellen, Kostenträger, …) werden dann zum Beispiel in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden.
     
    Achtung! 
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    Wird die Jahresübernahme der Kostenrechnung durchgeführt oder werden Daten importiert, wird das Feld "Aktuelle KORE" automatisch korrigiert, wenn die Abfrage "KORE als aktuelle KORE in die Firma übernehmen?" mit "KORE übernehmen" bestätigt wird. 
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    In diesem Feld muss eine KORE ausgewählt werden, wenn die LEA mit KORE-Anbindung geführt wird. Über diese Verknüpfung holt sich das Programm die Informationen, die für einen korrekten Ablauf der Kore-Verbuchung benötigt werden (siehe Themen Lerf-Kore-Anbindung (aufwandsseitig) und KORE-Anbindung (erlösseitig)).
     
     
      
    Details zur Anlage von Firmen und FIBUs finden Sie unter Stammdaten Allgemein.
     

     FIBU-Mandant anlegen

    Finanzbuchhaltung  Stammdaten A_Ntcs.bmp Firmen- und FIBU-Stammdaten  rechtes Fenster (dazugehörige Buchhaltungen)  REM  Neu
    Um die fiburelevanten Felder einzublenden, wählen Sie bitte REM\Feldauswahl\Laden\FIBU-STANDARD.
     
    FIBU Standardfelder Fibu
    Bezeichnung der FIBU, z. B. Finanzbuchhaltung 2012/01. Wird automatisch vorgeschlagen (Firmenname+FIBU-Jahr+FIBU-Unternummer), kann jedoch auch abgeändert werden.
    Bitte geben Sie hier den Beginn des Wirtschaftsjahres der FIBU bekannt. WJ-Beginn und WJ-Ende umfassen maximal 12 Monate (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in den Auswertungen). Wird als Wirtschaftsjahr-Beginn z. B. der 01.04.2012 eingetragen, wird automatisch der 31.3.2013 als WJ-Ende vorgeschlagen.
    Bitte geben Sie hier das Ende des Wirtschaftsjahres der FIBU bekannt. WJ-Beginn und WJ-Ende umfassen maximal 12 Monate (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in den Auswertungen). Wird als Wirtschaftsjahr-Beginn z. B. der 01.04.2012 eingetragen, wird automatisch der 31.3.2013 als WJ-Ende vorgeschlagen.

     
    FIBU_NTCS.png Bitte lassen Sie dieses Feld unbedingt leer, wenn mit der NTCS FIBU gearbeitet wird.
    Es erfolgt eine automatische Aktualisierung der Salden, Anlagensummen, ... nach Änderungen in BMD 5.5!
     
     
    FIBU_55.pngWird mit der BMD 5.5 FIBU gearbeitet, geben Sie hier den Pfad zum BMD 5.5 Mandanten ein. Dadurch wird ein direkter Zugriff auf die Daten der BMD 5.5 FIBU bzw. Anlagenbuchhaltung ermöglicht.
     
    Nach dem Speichern der NTCS FIBU wird die Übernahme von Kontenstammdaten, Salden, Anlagendaten und Spiegelwerten automatisch durchgeführt. Vor dem Kontenimport werden auch noch die LKZ und Prozentsätze übernommen.
     
    Bitte beachten Sie bei diesem Feld die dazugehörige Dokumentation, vor allem bzgl. der Personenstammdatenwartung und der Bedeutung einer NTCS FIBU mit hinterlegtem 5.5 Verzeichnis. 
    Normalerweise ist der Euro die Grundwährung einer Buchhaltung.
    Die Grundwährung ist ein Pflichtfeld:
     
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    Dieses Feld ist vor allem für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen wichtig (€)!
    Die Grundwährung hat z. B. im Wareneingangsbuch Vorrang gegenüber der hinterlegten Kursdatei.
    Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Fremdwährung.

    Wenn Konten in Fremdwährung geführt werden, muss dieses Feld aktiviert werden. Das Fremdwährungspaket ist nicht im FIBU Basis-Paket enthalten.
    Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Fremdwährung.  

    Hier kann die Kurstabelle hinterlegt werden, mit der in der NTCS gearbeitet wird. Die Standardkurstabelle trägt die Nummer 0. 

    Bei Neuanlage einer FIBU wird die bei der Firma hinterlegte Kurstabelle vorgeschlagen.
    Wenn Sie mit Fremdwährungen buchen möchten, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt Buchen mit Fremdwährung.

    Ist dieses Feld auf „Ja“ gestellt (Standardeinstellung), werden bei Bezahlung einer Anlagenrechnung die Skontobeträge auf das Anlagekonto zurückgebucht. Sie vermindern damit den Anschaffungswert.  
    Standardmäßig  wird das Feld "Umbuchung Skonto Klasse 0" auf „Ja“, die Felder "Umbuchung Skonto Klasse 1-9" auf „Nein“ gestellt. (Die Felder "Umbuchung Skonto Klasse 1-9" können in der Feldauswahl aktiviert werden   siehe unten „zusätzliche Felder“.)
    Pro Konto kann am Kontostamm nochmals eine von diesem Feld abweichende Einstellung getroffen werden. 
    Wir empfehlen Ihnen, bei jeder FIBU den BMD-Standardkontorahmen oder einen Kanzleikontorahmen zu hinterlegen.
    Dazu müssen die Felder FIBU-Nr Standardkontenrahmen und "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" befüttert werden.

    Aus dem hinterlegten Standardkontorahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden. (Auch ausgewählte Konten können später übernommen werden.)
     
    Die Firmennummer des Standardkontorahmens, der von BMD ausgeliefert wird, ist 100, die FIBU-Nummer 2200. Wird bei "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" 100 erfasst, wird bei der "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" gleich die jüngste FIBU vorgeschlagen (2200/01).
     
    Wurden bei Neuanlage einer FIBU FIBU-Nr Standardkontenrahmen und "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" bekanntgegeben, erscheint beim ersten Speichern folgende Abfrage:
     
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    Unsere Empfehlung lautet, die Daten zu übernehmen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Übernahme in den einzelnen Menüpunkten (Finanzbuchhaltung  Stammdaten  Prozentsätze, …) später nachzuholen.
     
    Achtung! 
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    Wird ein Standardkontorahmen im Nachhinein bei einer FIBU eingetragen und Sie wählen in einem der Stammdatenpunkte Standardkontenrahmen übernehmen, werden die Daten der FIBU überschrieben!
     
     
     
    Wird eine neue FIBU angelegt, ohne dass ein neuer Standardkontorahmen hinterlegt wurde, erscheint folgende Meldung:

    1087147145004099968_0.png

    Wir empfehlen Ihnen aus Gründen der Arbeitsersparnis und Fehlervermeidung, einen Standardkontorahmen zu hinterlegen.
     
    Den aktuellen Standardkontorahmen finden Sie im Clientsinfo-Bereich auf www.bmd.at.
    Wir empfehlen Ihnen, bei jeder FIBU den BMD-Standardkontorahmen oder einen Kanzleikontorahmen zu hinterlegen.
    Dazu müssen die Felder "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" und "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" befüttert werden.
    Aus dem hinterlegten Standardkontorahmen können Stammdaten (Prozentsätze, Skontoverbuchungskennzeichen, Steuerkonten, Fixkonten, Buchungsarten, Buchungssymbole und Buchungskreise) übernommen werden.
    (Auch ausgewählte Konten können später übernommen werden.)
     
    Die Firmennummer des Standardkontorahmens, der von BMD ausgeliefert wird, ist 100, die FIBU-Nummer 2200. Wird bei "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" 100 erfasst, wird bei der "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" gleich die jüngste FIBU vorgeschlagen (2200/01).
     
    Wurden bei Neuanlage einer FIBU "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" und Firmen-Nr Standardkontenrahmen bekanntgegeben, erscheint beim ersten Speichern folgende Abfrage:
     
    1087147145004099968_1.png
     
    Wir empfehlen Ihnen, die Daten bei Neuanlage einer FIBU zu übernehmen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Übernahme in den einzelnen Menüpunkten (Finanzbuchhaltung  Stammdaten  Prozentsätze, …) später nachzuholen.
     
    Achtung! 
    Achtung.png
    Wird ein Standardkontorahmen im Nachhinein bei einer FIBU eingetragen und Sie wählen in einem der Stammdatenpunkte Standardkontenrahmen übernehmen, werden die Daten der FIBU überschrieben!
     
    Wird eine neue FIBU angelegt, ohne dass ein Standardkontorahmen hinterlegt wurde, erscheint folgende Meldung:
     
    1087147145004099968_0.png
     
    Wir empfehlen Ihnen, aus Gründen der Arbeitsersparnis und Fehlervermeidung, einen Standardkontorahmen zu hinterlegen.
     
    Den aktuellen Standardkontorahmen finden Sie im Clientsinfo-Bereich auf www.bmd.at.
     
    Hinterlegung der Vorjahres-Firmennummer (und der entsprechenden FIBU-Nr), um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Bei der NTCS-Jahresübernahme werden diese Felder automatisch befüllt.
     
    Besonderheiten dieses Feldes im Paket CTR:
    Voraussetzung, um auf Vorjahreswerte zugreifen zu können (Hochrechnungen).
    Hinterlegung der Vorjahres-Buchhaltung (und der entsprechenden Firmennummer), um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Bei der NTCS-Jahresübernahme werden diese Felder automatisch befüllt.
     
    Besonderheiten dieses Feldes im Paket CTR:
    Voraussetzung, um auf Vorjahreswerte zugreifen zu können (Hochrechnungen).
    Hinterlegung der Firmennummer des Folgejahres. Siehe auch FIBU-Nr Folgejahr
    Hinterlegung der Buchhaltung des Folgejahres. Siehe auch Firmen-Nr Folgejahr
    Mithilfe dieser Einstellung kann der Zeitpunkt der Versteuerung festgelegt werden (Fälligkeit der Steuer bei Rechnungslegung oder bei Zahlungseingang). Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Ist-Besteuerung.
     
    Achtung!
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    Im Feld USt Ist/Soll geht es um den Zeitpunkt, zu dem die Steuern fällig werden. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den Zeitpunkt, zu dem die Rechnungen erfolgswirksam werden! 
    Kennzeichen, ob die FIBU KU-pflichtig ist.
    Eine Verpflichtung zum Abführen der Kammerumlage besteht dann, wenn Sie die vorgegebene Umsatzgrenze überschreiten. 
    Wenn Sie eine Kostenrechnung zu dieser FIBU führen möchten, tragen Sie hier die Firmennummer der Kostenrechnung ein.
     
    Wird nachträglich die KORE bei der FIBU hinterlegt, erfolgt nach Bestätigung dieser Meldung automatisch die KORE-FIBU-Zuordnung:
     
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    Die ersten 4 Stellen beschreiben das Jahr, die nächsten 2 Stellen die KORE-Unternummer. Wenn Sie eine Kostenrechnung zu dieser FIBU führen möchten, tragen Sie hier das jeweilige Jahr der Kostenrechnung mit der dazugehörigen Unternummer ein.
     
    Wird nachträglich die KORE bei der FIBU hinterlegt, erfolgt nach Bestätigung dieser Meldung automatisch die KORE-FIBU-Zuordnung:
     
    1087147165001100032.png 
    Hinterlegung der Buchungsart, mit der die Buchungen der FIBU in die KORE übernommen werden sollen. Werden Buchungen mit einer eigenen Buchungsart in die KORE importiert, können sie über die Buchungsvarianten bei den Auswertungen entweder mitberücksichtigt oder ausgeschlossen werden.
     
    Achtung!
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    Voraussetzung ist, dass zuvor die Nummer der Firma und der KORE hinterlegt wurde.
    Gewinnermittlungsart
    Einkunftsart (lt. BMDEinkunftsartType): 1 - Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, 2 - Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, 3 - Einkünfte aus Gewerbebetrieb, 4 - Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung  
      
    Wurde in der Fibu ein Standardkontenrahmen hinterlegt, erscheint beim ersten Speichern folgende Abfrage:
     
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    Unsere Empfehlung lautet, die Daten (Fixkonten, Steuerkonten, Prozentsätze, Kontenkreise und Nummernkreise) übernehmen zu lassen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Übernahme in den einzelnen Menüpunkten (Finanzbuchhaltung  Stammdaten  Prozentsätze, Steuercodes,…) später nachzuholen. Details dazu finden Sie unter Stammdaten Allgemein.
     

     Konten

    Einstieg über Finanzbuchhaltung  Stammdaten A_Ntcs.bmp Konten
     
    In diesem Fenster können die verschiedenen Konten einer FIBU aufgelistet werden. Mit der Combobox kann die Kontengruppe (Sachkonten, Kunden, Lieferanten oder KuLis) gewählt werden. Die Konten können in diesem Fenster erstellt, bearbeitet oder vom Standardkontenrahmen übernommen werden.
     

     Konten anlegen 

     
    Es gibt folgende Möglichkeiten, ein neues Konto anzulegen:
     

     Übernahme neuer Konten

    Hinweis 
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    Die Übernahme eines Kontos hat den Vorteil, dass die Stammdaten übernommen werden und nicht manuell befüttert werden müssen.
     
    Wir empfehlen Ihnen, in den FIBU-Stammdaten einen Kontorahmen zu hinterlegen (FIBU  Stammdaten Firmen- und FIBU-Stammdaten rechtes Fenster Bearbeiten Feld Firmennummer Standardkontorahmen und FIBU-Nr Standardkontorahmen).

    Sobald die NTCS installiert wird, steht Ihnen der Standardkontorahmen mit der Firmennummer 100 zur Verfügung. Sie können aber auch einen anderen Kontorahmen hinterlegen.
     
     
    Schaltfläche „Standardkontorahmen übernehmen“ unter FIBU Stammdaten Konten:

    Es öffnet sich ein zweiteiliges Fenster.

    Sofern im FIBU-Stamm die Felder „Firmennummer Standardkontorahmen“ und „FIBU-Nummer Standardkontorahmen“ mit dem Standardkontorahmen (Firmennummer 100) befüllt sind, sehen Sie in der linken Hälfte den Standardkontorahmen von BMD.

    Es kann links aber auch eine andere FIBU oder eine Vorjahres-FIBU ausgewählt werden, aus der Konten übernommen werden können.
    In der rechten Hälfte wird die unter Stammdaten  Konten ausgewählte FIBU angezeigt.

    Mit der „Pfeil links“- bzw. „Pfeil rechts“-Taste können Sie Konten vom Standardkontorahmen (links) in die FIBU (rechts) verschieben und umgekehrt.

    Der Doppelpfeil steht für die Übernahme aller Konten zur Verfügung. Es erscheint folgende Warnmeldung: „Sollen tatsächlich alle Konten aus dem Standardkontoplan übernommen werden?“
    Irrtümlich übernommene Konten, die nicht bebucht sind, können mit der "Pfeil links"-Taste wieder aus der Buchhaltung entfernt werden.
     
    Achtung! 
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    Bitte achten Sie bei Firmen mit ausländischem Firmensitz bei der Übernahme von Konten aus einem österreichischen Kontorahmen darauf, dass das Land, der Steuercode und der Prozentsatz des Kontos manuell abgeändert werden müssen!
     
    1. Eingabe der neuen Kontonummer unter Stammdaten  Konten  Neu, wenn ein Kontorahmen hinterlegt ist.
      Die Stammdaten des Kontos werden automatisch vom Standardkontorahmen übernommen.

    2. Eingabe der neuen Kontonummer beim Buchen, wenn ein Kontorahmen hinterlegt ist.

      Mittels Parameter kann eingestellt werden, ob ein noch nicht vorhandenes Konto inklusive Stammdaten bei der Eingabe einfach vom Standardkontorahmen übernommen werden oder diesbezüglich eine Abfrage erscheinen soll (FIBU Buchen Buchen Extras Globale Einstellungen Buchungsprogramm Allgemein Übernehmen Konto aus Standard).

    3. Kopieren eines Kontos aus dem Standardkontorahmen auf eine beliebige neue Kontonummer:

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      Mittels der Funktion Sachkonto kopieren können Sie im Feld von Konto-Nr mit F4 und danach F8 in den Standardkontorahmen wechseln und dort ein Konto als Basis für Ihre neue Kontonummer auswählen. Die Einstellungen des Basiskontos werden auf die gewünschte Kontonummer in Ihre FIBU übernommen.

    4. Mittels Kontenverteilung können Konten, die im Standardkontorahmen angelegt werden, automatisch in andere hinterlegte FIBUs verteilt werden.
    Alle im alten Jahr bestehenden Konten werden bei der Jahresübernahme im neuen Jahr automatisch angelegt.
     
     
    Wenn das Konto nicht übernommen werden kann:
     

     Kopieren eines bestehenden Kontos

     
    1. Unter FIBU  Stammdaten  Konten

    Ein bestehendes Sachkonto kann über "Funktionen" oder rechte Maustaste → Sachkonto kopieren erzeugt werden.
     
    2. Eingabe der neuen Kontonummer unter FIBU Stammdaten Konten  Neu - wenn kein Kontorahmen hinterlegt ist.

    Wenn Sie sich die nächste freie Kontonummer mittels F8 vorschlagen lassen, werden bei Sachkonten die Felder "Kontoart" und "Kontoklasse" vom höchsten in der FIBU vorhandenen Konto übernommen.

    Wenn Sie unter FIBU  Stammdaten  Allgemeine FIBU-Parameter  Kontenanlage  Sachkonten  Übernahme vom Vorkonto bei Neuanlage "Ja" einstellen, dann werden die Stammdaten vom Konto mit der nächst niedrigeren Nummer übernommen.

     
    3. Duplizieren eines bestehenden Sachkontos beim Buchen

    Mittels Strg+7 im Feld "Konto" oder "Gegenkonto" kann ein bestehendes Sachkonto dupliziert werden. Es folgt eine Abfrage nach der bestehenden und nach der gewünschten neuen Kontonummer.
     
     

     Manuelles Anlegen

     
    1. Eingabe der neuen Kontonummer unter FIBU Stammdaten Konten  Neu - wenn kein Kontorahmen hinterlegt ist.

    Die Stammdaten des neuen Kontos müssen standardmäßig manuell eingegeben werden.

    Wenn Sie sich die nächste freie Kontonummer mittels F8 vorschlagen lassen, werden bei Sachkonten die Felder "Kontoart" und "Kontoklasse" vom höchsten in der FIBU vorhandenen Konto übernommen. Alle anderen Stammdatenfelder müssen aber ebenfalls manuell befüttert werden.
     
    2. Anlage des neuen Kontos beim Buchen

    Geben Sie die neue Kontonummer im Feld "Kontonummer" oder "Gegenkonto" ein. Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie unter Konten → Neu das Konto mit den dazugehörigen Stammdaten anlegen können.
    Sie haben auch die Möglichkeit, mittels Strg+5 im Feld "Konto" oder "Gegenkonto" ein Konto anzulegen. Es folgt eine Abfrage nach der Kontogruppe (Sachkonten, Kunden oder Lieferanten).
     

     Import von Konten

     
    Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Konten können Konten aus BMD 5.5 oder einem Fremdsystem importiert werden.
     
    Auch beim Importieren von Konten kann die Kontenverteilung aktiviert werden.
     

     Kontenverteilung

     
    Mittels Kontenverteilung können Konten, die in einer FIBU angelegt werden, automatisch in andere hinterlegte FIBUs verteilt werden.
     
    Seitenanfang StartOfPage.png
    Details zum Import von Sachkonten finden Sie unter Import Sachkonten variabel. Mit diesem Import können auch die Salden übernommen werden.
     

     Sachkonten

    Die Anlage der Sachkonten kann im Vergleich zu den Personenkonten nur in der FIBU erfolgen. Wie bereits erwähnt, ist es jedoch empfehlenswert, die Sachkonten nicht manuell anzulegen, sondern von einem Standardkontorahmen zu übernehmen.
     
    Standardfelder Sachkonto
    Bezeichnung des Kontos
    Wiederholung Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet.
    Bitte wählen Sie zwischen Aktiv, Passiv, Aufwand und Ertrag. Die Wahl der Kontoart wirkt sich z. B. im Buchen (Steuerungen der Buchungssymbole), in der kurzfristigen Erfolgsrechnung (Ausdruck der Erfolgskonten), auf der Saldenliste (Ausweis des Gewinnes), … aus. 
    Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoart, wenn es das Konto nicht im Standardkontorahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen.
    Geben Sie bitte die Klasse (0-9) bekannt.
    Die Wahl der Kontoklasse wirkt sich z. B. in der Saldenliste mit Klassensummen aus, da für jede Klasse eine Summe gebildet wird. 
    Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoklasse, wenn es das Konto nicht im Standardkontorahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen.
    Standardmäßig werden Sachkonten ohne Offene Posten-Verwaltung geführt. Über das OP-Kennzeichen können Sachkonten mit offenen Posten gebucht werden, sodass es auch möglich ist auszuziffern (im BMD-Standardkontorahmen ist dieses Kennzeichen z. B. beim Konto Schwebende Geldbewegungen und Umsatzsteuer-Zahllast schon voreingestellt). Beim Buchen sollten dann die offenen Posten des Kontos über das Feld „OP“ zugeordnet werden (die Zuordnung kann wie bei Personenkonten auch noch im Nachhinein in der manuellen Auszifferung vorgenommen werden). Bei einer Jahresübernahme werden alle offenen Posten ins nächste Jahr übertragen.
    Die Umsatzsteuercodes werden standardmäßig ausgeliefert. Mit F4 kann der zum Konto gehörende Steuercode ausgewählt werden.
    Es werden die Steuercodes jenes Landes vorgeschlagen, welches im Feld Land am Firmenstamm hinterlegt ist.  
     
    Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Steuercodes der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Steuercodes dieses Landes angezeigt.
     
    In der NTCS FIBU besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auf ein Konto mit verschiedenen Steuercodes zu buchen. Die Standardeinstellung für manche Konten ist allerdings, dass nur ein Steuercode pro Konto erlaubt ist.
     
    Nähere Informationen zu den Steuercodes entnehmen Sie bitte dem Punkt Steuercodes.
    Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen.
    Wenn der Steuercode fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit der im Feld "Steuercode" angegebenen Steuerart gebucht werden.
    Wählen Sie hier einen gültigen Prozentsatz aus.
    Bei den Steuercodes ist fixiert, welche Steuerprozentsätze für den jeweiligen Steuercode erlaubt sind. Wenn am Konto ein „nicht erlaubter“ Prozentsatz hinterlegt UND fixiert wird, kommt beim Buchen ein Hinweis.
    Es werden die Prozentsätze des auf der Firma im Feld „Land“ hinterlegten Landes in der Suchroutine vorgeschlagen.
     
    Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Prozentsätze der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Prozentsätze dieses Landes angezeigt.
     
    Nähere Informationen zu den Prozentsätzen entnehmen Sie bitte dem Punkt Prozentsätze.
     
    Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen.
     
    Wenn der Prozentsatz fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit dem im Feld "Prozentsatz" angegebenen Satz gebucht werden.
    Die USt-Automatik in der NTCS steuert, ob der Cursor in der Buchungsmaske in den Feldern Steuercode und Prozentsatz stehen bleibt oder ob diese Felder gleich übersprungen werden (gilt natürlich nur, wenn Steuercode und Prozentsatz nicht fixiert wurden). 
    Wird dieses Kennzeichen auf dem Anlagekonto gesetzt, wird beim Buchen automatisch die Anlagenvorerfassung geöffnet.
     
    Möglichkeiten:
    • Keine ANBU-Vorerfassung
    • ANBU-Vorerfassung: Bitte einstellen, wenn der Sitz der Buchhaltung Österreich ist und nach Fertigstellung der Buchung auf ein Anlagekonto eine ANBU-Vorerfassungsmaske erscheinen soll.
    Flagge_HUN.png Aktivierungskonto: Wie oben, aber nur für Firmensitz Ungarn.
     
    Im BMD Standardkontorahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt.
    Nähere Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.
    Anlagenart
    Anlagegut abnutzbar
     
    Anlagegut beweglich
     
    Über dieses Kennzeichen kann ein Konto als Kassen- oder Bankkonto gekennzeichnet und ein Kassen- bzw. Bankbericht ausgedruckt werden. 
    Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden.
    Prinzipiell steht dieses Feld auf manuelle Eingabe. Es stehen aber noch fixe Kostennummer, zwingende Eingabe und keine Eingabe zur Verfügung:
     
    • Manuelle Eingabe: Die Kostennummer kann je Buchung unterschiedlich sein und wird beim Buchen erfasst. Die Eingabe ist aber nicht zwingend.
    • Zwingende Eingabe: Der im Feld Kostennummer eingegebene Wert wird beim Buchen vorgeschlagen, kann aber verändert werden. Wird im Feld Kostennummer kein Vorschlag definiert, kann die Buchung ohne Kostentyp nicht abgeschlossen werden.
    • Fixe Kostenstelle: Der im Feld Kostennummer eingegebene Wert wird beim Buchen vorgeschlagen und kann nicht verändert werden.

      Achtung!
      Achtung.png
      Gilt auch rückwirkend! Wird dieses Feld auf fixe Eingabe umgestellt, werden alle bestehenden Buchungen dieses Kontos bei der nächsten Übernahme in die Kostenrechnung auf die hinterlegte Kostennumer geändert, unabhängig davon, ob in der Buchung ein Kostentyp erfasst war.
    • Keine Eingabe: Ein bestimmter Kostentyp soll nicht erfasst werden können. 
    Beispiel 
    Beispiel.png
    Auf dem Konto Büromaterial soll immer mit einer KSt aber nie mit einem KTr gebucht werden:
    KSt-Kz: Zwingende Eingabe, KSt: Leer
    Kostenträger-Kz: Keine Eingabe
     
    Unterschied Feld Konto in KORE: Setzt man auf dem Konto Büromaterial das Feld auf Konto nicht in KORE, kann man beim Buchen keinen Kostentypen erfassen.
     

    Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. 

    Es steht in Verbindung mit dem Feld Kostentyp-(=Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich)Kz.

    Es ist nur aktiv, wenn "fixer Kostentyp" oder "zwingende Eingabe" ausgewählt wurde.

    Bei "fixer Kostentyp" können Sie jene Kostennummer bekanntgeben, auf die jede Buchung des angesprochenen Kontos übernommen werden soll. Bei "zwingender Eingabe" kann eine Kostennummer als Vorschlag für die Buchungsmaske hinterlegt werden.  

     
    Feldauswahl.png Felder Sachkonto
     

     Neuanlage Personenkonten

    Die Anlage von Personenkonten erfolgt in der NTCS über die zentrale Stammdatenverwaltung und kann entweder in der Büroverwaltung, FIBU oder WWS vorgenommen werden.
     
    In der zentralen Stammdatenverwaltung werden alle Bereiche, in denen ein Personenkonto verwendet wird, verwaltet. Es können alle benötigten Daten für die Bereiche Büroverwaltung, FIBU und WWS auf einmal erfasst werden.
     
    Hinweis 
    Hinweis.png
    Über eine Parametersteuerung können jene Bereiche, die angezeigt werden sollen, festgelegt werden. Den Parameter finden Sie unter CRM Stammdaten Einstellungen Allgemeine CRM-Parameter Kunden Allgemeine Einstellungen 3 - Zentrale Stammdatenerfassung. Dieser Parameter gilt sowohl für Kunden als auch Lieferanten.
     
    In der FIBU erfolgt die Neuanlage eines Personenkontos folgendermaßen:
     
    FIBU Stammdaten Konten Auswahl der Kunden bzw. Lieferanten in der Combobox rechts oben.
     
    In der NTCS FIBU werden die Personenkonten im Normalfall nicht in alphabetischer Reihenfolge, sondern mit fortlaufender Kontonummer geführt. Mit F5 kann nun ein neues Konto angelegt werden.
     
    FIBU Standardfelder Kunden Allgemein-Reiter
    Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet.
    Zusatzname
    Beruf
    Branche
    Straße
     

    In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt.  

     

    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

    Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird.

    Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden.

    (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt).

     

    Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht).

     

    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

    Das Land ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig. Für das Programm handelt es sich um einen Kunden aus dem

    • Inland, wenn Land des Kunden = Firmensitz der eigenen Firma
    • Ausland, wenn Land des Kunden <> Firmensitz der eigenen Firma (siehe Kontentabellen)

    Das Feld "Land" muss für die LEA vor der Aufbereitung des Honorarvorschlags im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.

    Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. 

     

    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:

    Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

    (Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt).

    UID-Nummer: "zB ATU43387009"
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.
    Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt.
    Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.
     
    Weiters ist die UID Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Das Feld "UID-Nummer" muss für die LEA vor der Aufbereitung des Honorarvorschlags im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der WWS
    Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn
    UID-Nummern-Prüfung Stufe 2
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA:
    In diesem Feld können Zahlungskonditionen hinterlegt werden - diese werden bei entsprechend vorhandenen Feldern im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.

    Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at). Über das Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. (An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.)
     
    Weitere relevante E-Mailadressen hinterlegen Sie über das Funktion_F8.png F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    E-Mail - Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert, muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.  
     
    Eingabeformat: Internationale Vorwahl und Ortsvorwahl mit Leerschritt trennen. Ortsvorwahl und Telefonnummer mit Schrägstrich trennen (z. B. 0043 7252/883 oder 07252/883 oder +43 (7252) 883).

    Bankkontonummer
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Derzeit findet die Bankkontonummer nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich für die Freigabeart Scheck: Da ein Scheck an eine Person und nicht zwingend an eine Bank gerichtet ist, wird für die Überweisungsart, wenn bei der Person eine Bank hinterlegt ist (EU/Drittland), das Land der Bank verwendet. Ist bei der Person keine Bank hinterlegt, wird zur Bestimmung der Überweisungsart das Land der Person herangezogen. Es kann daher auch zu Freigaben kommen, wenn keine Bank bei der Person hinterlegt ist.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Die Bankkontonummer des Kunden ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.
     
    Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung des Honorarvorschlags im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.
    Bankleitzahl
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Derzeit findet die Bankleitzahl nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung.
    Die Bankleitzahlen für Österreich werden von BMD mit ausgeliefert.
     
    Achtung! 
    Achtung.png
    Soll ein deutscher Lieferant mit IBAN und Swift angelegt werden, wird der Swiftcode ebenfalls über dieses Feld gewartet. Ist in der Bankendatei pro Bankleitzahl der richtige SWIFT hinterlegt, wird, sobald die richtige Bankleitzahl ausgewählt ist, der hinterlegte SWIFT-Code automatisch in das Programm PR01 auf das Feld Swiftcode durchgeschrieben.
     
    Die Banken für die Länder Deutschland, Schweiz, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Slowenien und Slowakei können über CRM   Schnittstellen   Import CRM   Import Standards importiert werden.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    Die Bankleitzahl der Person (Kunde) ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.
     
    Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung des Honorarvorschlags im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.
    Der IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet. Nähere Informationen dazu finden Sie im
    Lieferantenzahlungsverkehr.
    Internationale Bankenkennung.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Der Swiftcode wirkt sich im Lieferantenzahlungsverkehr aus. Wenn IBAN und Swift beim Lieferanten gegeben sind, entscheidet das Land (SEPA oder nicht), ob die Überweisungsart EU oder Drittland vorzuschlagen ist. Drittlandszahlungen können auch mit IBAN und SEPA geführt werden.
    Wenn die Zahlungssperre auf „JA“ gesetzt ist, werden an diesen Lieferanten keine Zahlungen überwiesen.
    Wenn das Feld „Ohne Steuer“ auf „JA“ gesetzt ist, kann auf dieses Personenkonto nicht mit Steuer gebucht werden (z. B. EU-Kundenkonten, die immer nur innergemeinschaftliche Lieferungen erhalten, werden nie mit Steuer bebucht).
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA:
    Dieses Feld kann zur Unterdrückung des Andrucks des Umsatzsteuerbandes verwendet werden, vorrangig wird die Information jedoch vom Erlöskonto (über den Steuercode und dem Kennzeichen "Steuer auf Rng") geholt.
    Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU
    Wird ohne Fremdwährungskonten gebucht, wird beim Buchen im Feld "Währung" immer die am FIBU-Stamm hinterlegte Währung angezeigt.
     
    Die Eingabe in diesem Feld wird auf das Währungsfeld am FIBU-Konto durchgeschrieben, wenn im FIBU-Stamm eingestellt ist, dass mit Fremdwährungskonten gearbeitet wird.
    Ist im FIBU-Stamm eingestellt, dass ohne Fremdwährungskonten gearbeitet wird, wird die Eingabe EUR (bei Grundwährung =EUR) nicht durchgeschrieben. Bei Eingabe einer Fremdwährung erscheint ein Hinweis, dass die Währung nicht auf das FIBU-Konto übernommen wurde:
     
    1089712571001600000.png
     
    Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Buchen mit Fremdwährung.
     
    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
    In jener Währung, die im Feld "Währung" eingetragen ist, werden die Honorarnote und die Zahlungsart erstellt. Auf diese Währung werden auch die Honorarbeträge umgerechnet.
     
    Das Feld "Währung" sollte für die LEA vor der Aufbereitung des Honorarvorschlags im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. Das Feld kann auch noch direkt bei der einzelnen Rechnungsposition bearbeitet werden.
     
    Standardfelder Kunde FIBU-Reiter
    Hier wird der Kundenkreis hinterlegt, dem das Konto zugeordnet wird.
    Die Kunden werden unter FIBU  Stammdaten  Kontenkreise in Gruppen eingeteilt. Standardmäßig (Firma 100 Standardkontorahmen) gibt es drei Kundenkreise.
    Es kann z. B. eine Unterteilung in Inland, EU und Ausland erfolgen. Welches Konto in welchen Kreis fällt, wird in den Nummernkreisen festgelegt.
    Welcher Kreis auf welches Sammelkonto gebucht wird, entscheiden die Hinterlegungen in den Fixkonten.
     
    Beispiel: Eine Ausgangsrechnung wird auf das Kundenkonto 200000 gebucht. Das Konto fällt in den Kreis 1. Für den Kreis 1 ist das Sammelkonto 2000 hinterlegt. Der Forderungsbetrag wird in der Saldenliste am Konto 2000 ausgewiesen.
     
    Die Kundenkreisnummer wird übersteuert, wenn im Feld "Kunden-Sammelkonto" ein eigenes Sammelkonto für einzelne Kundenkonten hinterlegt ist.
     
    Hinweis 
    Hinweis.png
    Wenn Sie den Kundenkreis bei einem Konto einer NTCS FIBU ändern, müssen die Salden der Sammelkonten manuell umgebucht werden, da es sonst zu Differenzen unter FIBU  Buchen  Buchen  Summencheck kommt.
    Die Kunden-Kreis-Nr darf in der NTCS nicht mehr geändert werden, wenn eingestellt ist, dass die Stammdaten in BMD 5.5 geschrieben werden und das Konto dort schon bebucht ist. Auch eine Verteilung dieser Änderung in BMD 5.5 FIBUs, in denen das Konto schon bebucht ist, ist nicht möglich.
     
    Bei einer NTCS FIBU erscheint bei einer Änderung der Kunden-Kreis-Nr eines bebuchten Kontos folgende Meldung:
     
    1087147193003399936.png
     
    Ein individuelles Sammelkonto kann eingegeben werden. Dieses übersteuert die Kunden-KreisNr.
    Unter FIBU  Stammdaten  Fixkonten werden diese individuellen Sammelkonten nach ihrer Hinterlegung auch angezeigt.
     
    Beispiel: Das Kundenkonto 250000 soll auf ein eigenes Sammelkonto 2500 abgebucht werden.
     
    Die Zuordnung der Kundenkonten zu den Sammelkonten sollte grundsätzlich über die Hinterlegung der Kundenkreisnummern erfolgen.
    Werden die Personenkonten nur durch die Hinterlegung von individuellen Sammelkonten zugeordnet, könnte sich der Summencheck und eventuell auch andere Programme verlangsamen.
     
    Hinweis 
    Hinweis.png
    Wenn Sie das Kundensammelkonto bei einem Konto einer NTCS FIBU ändern, müssen die Salden der Sammelkonten manuell umgebucht werden, da es sonst zu Differenzen unter FIBU  Buchen  Buchen  Summencheck kommt.
    Das Kundensammelkonto darf in der NTCS nicht mehr geändert werden, wenn eingestellt ist, dass die Stammdaten in BMD 5.5 geschrieben werden und das Konto dort schon bebucht ist. Auch eine Verteilung dieser Änderung in BMD 5.5 FIBUs, in denen das Konto schon bebucht ist, ist nicht möglich.
     
    Bei einer NTCS FIBU erscheint bei einer Änderung des Kunden-Sammelkontos eines bebuchten Kontos folgende Meldung:
     
    1089712785000999936.png
     
    Mahnsperre
    Mahnkosten
    Mahnverbuch

    0 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht verbucht 
    1 = Verzugszinsen und Mahngebühren werden verbucht
    Wird hier ein Sachkonto hinterlegt, wird dieses Konto beim Buchen von Rechnungen als Gegenkonto vorgeschlagen. (Beispiel: Wenn auf das Konto 200000 gebucht wird, wird automatisch das Gegenkonto 4000 vorgeschlagen.)
    Der hier hinterlegte Wert dient als Vorschlag des ADL-Codes für die grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Wenn im Buchungsprogramm der Parameter gesetzt ist, dass eine Auslandsdienstleistungserfassung erfolgen soll, wird dieser ADL-Code in der Buchung auf dieses Konto vorgeschlagen. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu den Auslandsdienstleistungen.
    Wenn das Währungsfeld befüttert ist, wird die hinterlegte Währung in der Buchungszeile im Feld "WAE" vorgeschlagen.
     
    Bei Personenkonten siehe auch Feld Währung am Allgemein-Reiter.
     
    Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehr-Währungs-Kz am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.
    Grundsätzlich ist es in der NTCS-Finanzbuchhaltung möglich, auf jedes Konto gemischt in einer oder auch in mehreren Währungen zu buchen.
    Das Feld Mehr-Währungs-Kz hat beim Buchen nur noch eine Relevanz für die Steuerung.
    • Einstellungsmöglichkeit fixe Währung: 
    Das Feld Währung wird mit beim Buchen mit der hinterlegten Währung übersprungen und kann auch nur mit dieser Währung bebucht werden:
     
    1089712779000499968_0.png
     
    2 Konten mit verschiedenen Fixierungen können somit nicht gegeneinander gebucht werden:
     
    1089712779000499968_1.png
     
     
    Wird ein Konto mit einer Währung abweichend von der Grundwährung der Fibu angelegt oder aus BMD 5.5 übernommen, wird die Währung fixiert.
     
    Konten, die bereits mit mehreren Währungen bebucht sind, können nicht im nachhinein auf eine Währung fixiert werden:
     
    1089712779000499968.png
     
    • Einstellungsmöglichkeit Mischwährung:
    Sie werden in der Buchungszeile nach der gewünschten Währung, die bei dieser Buchung verwendet werden soll, abgefragt. (Der Cursor bleibt im Feld Währung stehen.)
    In der Konteninfo wird "gemischt" angezeigt.

    Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird das Feld Währung mit dem Inhalt der Grundwährung in der Buchungszeile übersprungen, es besteht aber die Möglichkeit ins Feld Währung zu gehen und die Eingabe zu verändern. 
     
    Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Währung am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema „Buchen mit Fremdwährung“.
    Wenn auf einem Konto eine Buchungssperre gesetzt ist, darf auf dieses Konto nicht mehr gebucht werden (z. B. wenn irrtümlich auf ein Konto gebucht wurde, diese Buchung storniert wurde und nicht mehr auf dieses Konto gebucht werden soll).
    In diesem Feld können Einstellungen für die Eröffnungsbilanzbuchungen getroffen werden.
     
    Am Sachkonto:
    Standardmäßig wird die EB-Übernahme bei Bestandskonten durchgeführt. 
     
    5 = Automatischer Storno und Markieren für Übernahme aus Tabelle: Kombination aus den beiden unten angeführten Einstellungsmöglichkeiten.
    6 = Keine EB-Übernahme: Im nächsten Jahr wird auf diesem Konto keine Eröffnungsbuchung gebucht. Diese Einstellungsmöglichkeit wird nur in Ausnahmefällen verwendet.
    7 = Automatischer Storno nach Übernahme: Dies ist vor allem für Rechnungsabgrenzungskonten interessant, um die Abgrenzung im neuen Jahr automatisch stürzen zu lassen (ARA aktive Rechnungsabgrenzung und PRA passive Rechnungsabgrenzung). Sie buchen z. B. im alten Wirtschaftsjahr eine aktive Rechnungsabgrenzung auf das Konto 2900 und hinterlegen auf diesem Konto im Feld EB-Kennzeichen das automatische Storno. Im Zuge der Jahresübernahme wird der gebuchte Betrag im neuen Wirtschaftsjahr automatisch storniert.
    8 = Markieren für Übernahme aus Tabelle: Das Konto wird für die Übernahme aus Tabelle ausgewählt.
    9 = Keine Stammdatenübernahme: Wenn im alten Jahr kein Saldo auf diesem Konto vorhanden ist, werden auch die Stammdaten nicht übernommen. Wird z. B. eine Saldenliste mit Vorjahr ausgedruckt und das Konto war im Vorjahr bebucht, wird das Konto mitausgedruckt. Dasselbe gilt auch für Saldenlisten mit mehreren Vorjahren: Wurde das Konto in einem der ausgedruckten Jahre bebucht, wird das Konto ausgedruckt. War das Konto nur angelegt, aber nicht bebucht, wird es nicht ausgedruckt.
     
    Am Personenkonto:
    Standardmäßig wird die EB-Übernahme durchgeführt.
     
    5 = Keine OP-Übernahme und Markieren für Übernahme aus Tabelle: Kombination aus den beiden unten angeführten Einstellungsmöglichkeiten
    7 = Keine OP-Übernahme: Im nächsten Jahr wird auf diesem Konto nur eine Saldenübernahme gebucht. Diese Einstellungsmöglichkeit wird nur in Ausnahmefällen verwendet. Dadurch wird eine Auszifferung im neuen Jahr erschwert, weil die einzelnen offenen Posten aus den Vorjahren nicht mehr ersichtlich sind.
    8 = Markieren für Übernahme aus Tabelle: Das Konto wird für die Übernahme aus Tabelle ausgewählt.
    9 = Keine Stammdatenübernahme: Wenn im alten Jahr kein Saldo auf diesem Konto vorhanden ist, werden auch die Stammdaten nicht übernommen. Wird z. B. eine Saldenliste mit Vorjahr ausgedruckt und das Konto war im Vorjahr bebucht, wird das Konto mitausgedruckt. Dasselbe gilt auch für Saldenlisten mit mehreren Vorjahren: Wurde das Konto in einem der ausgedruckten Jahre bebucht, wird das Konto ausgedruckt. War das Konto nur angelegt, aber nicht bebucht, wird es nicht ausgedruckt.
    Wenn Ihre Forderungen an eine Bank zediert sind, können Sie das am Kundenkonto vermerken.
    Sie haben die Möglichkeit, ein Zessionskennzeichen mit dem zugehörigen Zessionstext im Suchfenster mit rechter Maustaste (REM)   "Neu" anzulegen bzw. zu hinterlegen. Dies hat Auswirkungen auf díe OP-Liste und das Kontoblatt.
     
    Exkurs automatische Befütterung:
    Falls mehrere oder alle Kundenkonten zediert sind, besteht die Möglichkeit einer automatischen Befütterung, um das Zessionskennzeichen nicht bei jedem Kundenkonto einzeln hinterlegen zu müssen:
    Finanzbuchhaltung  Stammdaten  Konten  Kunden
    Wählen Sie in der Überschriftenzeile REM (rechte Maustaste)  "Spalte hinzufügen" und wählen Sie das Zessionskennzeichen aus.
    Achten Sie darauf, dass die Spalte "Zessionskennzeichen" markiert ist (orange Markierung) und führen Sie in der Überschriftenzeile REM  "Spalte bearbeiten" aus.
    Mithilfe des Befehls „Spalte bearbeiten“ können Werte in alle am Bildschirm sichtbaren Konten eingetragen werden.
    Möchten Sie diese Funktion nur für bestimmte Konten verwenden, müssten diese vorher über einen Filter ausgewählt werden. Nähere Informationen zum Filtern und automatischen Bearbeiten entnehmen Sie bitte der Dokumentation "CRM".
     
    Feldauswahl.png Felder Kunden
     
    Feldauswahl.png Felder Lieferanten
     
    Feldauswahl.png Felder KuLi
     
    Werden Kunden, Lieferanten oder KuLis am Bildschirm angezeigt, kann mittels Combobox (Auswahlfenster) auf die Konten mit offenen Posten umgeschaltet werden.
     

     Buchungssymbole

    Finanzbuchhaltung Stammdaten  A_Ntcs.bmp Buchungssymbole
     
    Das Buchungssymbol beinhaltet vordefinierte Buchungsregeln und steuert somit Soll/Haben bzw. auf welche Kontenarten (Sach-, Kunden- und/oder Lieferantenkonten) gebucht werden darf.
     
    Die wichtigsten Buchungssymbole (AR, ER, BK, KA,…) werden von BMD mitgeliefert.
     
    Hinweis 
    Hinweis.png
    Änderungen an Buchungssymbolen sind im Normalfall nur dann notwendig, wenn Sie zusätzliche Symbole anlegen möchten (z.B. wenn mehrere Banksymbole (RK für Raika, OB für Oberbank,…) oder z.B. ein Symbol GU für Gutschriften benötigt werden).
    In diesem Fall empfehlen wir, neue Belegsymbole von einem verwandten bestehenden Symbol zu kopieren, da die Einstellungen des Symbols übernommen werden (Stammdaten  Buchungssymbole Schaltfläche „Kopieren“).
     

     FIBU-Parametereinstellungen

    Folgende FIBU-Parameter sind zu beachten wenn eine neue Fibu erstellt wird. 
    Einstieg erfolgt über Finanzbuchhaltung   Stammdaten   A_Ntcs.bmp Allgemeine FIBU-Parameter
     
    Buchen
    Einstellung ob mit Buchungsmonat oder Buchungskreisen gebucht wird. 0 – Buchungsmonat (1 Kreis je Monat) 1 – Buchungsmonat (1 Kreis je Benutzer und Monat). Diese Einstellung ist notwendig, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig buchen. 2 – Buchungskreis. Mit dieser Einstellung können mit beliebig viele Kreise je Monat angelegt werden.
    Festlegung, ob Daten für die Meldung der grenzüberschreitenden Dienstleistungen (ADL) beim Buchen erfasst werden.
    Festlegung, ob Daten für die Intrastat-Meldung beim Buchen erfasst werden.
     
    UVA
    Periodensperre bei Erstellung der XML-Datei und beim Ausdruck des Formulars setzen?
    Sollen die Buchungskreise bei Erstellung der XML-Datei abgeschlossen werden?
    Nach der XML-Erstellung werden die Steuerumbuchungen für diesen Zeitraum durchgeführt.
     

     CRM-Parametereinstellungen

    Weiters sind folgende CRM-Parameter für die UVA zu beachten. 
    Einstieg erfolgt über CRM/Büro- und Dokumentenmanagement   Stammdaten  Einstelungen   A_Ntcs.bmp Allgemeine CRM-Parameter
     
    CRM  Zugangsdaten
    Hier können die Zugangsdaten für FinanzOnline und/oder WebService hinterlegt werden. Weiters kann das XML-Verzeichnis eingegeben werden.
     
    E-Government  UVA
    Diverse Einstellungen zur UVA-Organisation und Archivierung.
     

     Datenübernahme

    Falls bereits Daten von einem Fremdsystem vorhanden sind gibt es zwei Varianten diese zu übernehmen:
    1. BuErf Import - Es werden die einzelnen Buchungen übernommen (inkl. OP).
    2. Saldenübernahme - Es werden nur Salden der Konten übernommen.

     Tägliches Arbeiten

     Buchen

    Der Einstieg erfolgt im Paket FIBU unter Buchen  A_Ntcs.bmp Buchen
    Das Programm "Buchen" ist das zentrale Erfassungsprogramm für alle manuellen Buchungsfälle (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassa- und Bankbuchungen, Umbuchungen usw.). Das Buchungsprogramm ist mehrbenutzer- und mandantenfähig. Es gibt keine lizenzbedingten Grenzen für die Anzahl von Mandanten (Buchhaltungen), Konten, Buchungen, Anlagen und Kostenstellen.

     Ablauf eines Buchungstages

    1. Buchen
      Notwendige Buchungen durchführen.
    2. Journal
      Bei Bedarf: Änderungen im Journal.
    3. Steuerkontrolle
      Die Steuerkontrolle weist auf etwaige Steuerdifferenzen hin.
    4. Summencheck
      Die Funktion Summencheck sollte nach jedem Buchungstag durchgeführt werden. Es werden Soll und Haben gegenübergestellt. Differenzen weisen auf Fehler in der Buchführung hin.
    Nach dem Einstieg ins Buchungsprogramm müssen zuerst die Kopfdaten eingegeben werden, bevor mit dem Buchen begonnen werden kann.
     

     Einstiegsfelder

    Im Kopfbereich wird erfasst, in welcher Firma und FIBU, in welchem Monat und mit welchem Buchungssymbol gerade gebucht wird bzw. gebucht werden soll.
     
    Firma
    Firma, in der gebucht werden soll.
    FIBU
    FIBU, in der gebucht werden soll.
    Notiz
    1107108396000003020.png Auf diesem Feld können allgemeine Notizen zur ausgewählten FIBU hinterlegt werden.
    1097496822000002400_0.png Ist eine Notiz erfasst, so erscheint dieses Symbol.
    Monat
    Buchungsmonat
    Standardmäßig gibt es pro Monat einen Buchungskreis. Mögliche Werte sind 1-12 bzw. 13. Näheres zu Bilanzbuchungen in Periode 13 erfahren Sie hier.
    Es können mehrere Benutzer gleichzeitig in einem Monat buchen.
    Weitere Einstellungsmöglichkeiten siehe Kapitel Buchungsmonat - Buchungskreise.
    Datum
    Das Tagesdatum wird automatisch vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlagswert jedoch auch mit dem tatsächlichen Buchungsdatum überschreiben. Mit Klick auf den Pfeil kann der BMD-Kalender aufgerufen und das markierte Datum mit einem Doppelklick übernommen werden.
    Symbol
    Das Buchungssymbol hat wichtige Steuerungsfunktionen im Hintergrund. Es steuert SOLL/HABEN und welche Konten (Kontenarten) verwendet werden dürfen. Die wichtigsten Buchungssymbole werden von BMD mitgeliefert. Sie können diese mit F4 suchen und übernehmen.
    Bilanzbuchen
    Standardmäßig auf "NEIN", wird nur für Bilanzumbuchungen auf "JA" gesetzt. Näheres siehe Buchungsbeispiele, Bilanzbuchungen.
     

     Buchungszeile

    In der Buchungszeile können neue Buchungen erfasst oder bereits erfasste Buchungen geändert werden. Änderungen sind möglich, solange der Buchungsmonat/Buchungskreis noch nicht abgeschlossen ist. 
     
    Hinweis
    Hinweis.png
    Im Buchungsprogramm unter Extras Allgemeine Einstellungen oder Benutzerbezogene Einstellungen können Sie die Schriftgröße für die Buchungszeile einstellen. 
     
    Einstellung, in welcher Schriftart und Schriftgröße die Eingabezeile dargestellt wird.
     
    Details zur Buchungsmaske und dem Buchen selbst finden Sie unter Buchen. Weiters stehen Ihnen Buchungsbeispiele zur Verfügung.
     

     Auswertungen

    Die Auswertungen finden Sie unter Finanzbuchhaltung  Auswertungen in den Untermenüs. Derzeit sind folgende Auswertungen verfügbar:
    Details zu den einzelnen Auswertungen finden Sie unter Auswertungen. Falls Sie individuelle Auswertungen gestalten wollen, kann dies über den Auswertungsdesigner geschehen.
     

     Umsatzsteuer

     Standardablauf UVA-Österreich

    1. Steuerkontrolle 
    Die Steuerkontrolle sollte nach jedem Buchen durchgeführt werden und dient dazu etwaige Steuerdifferenzen aufzufinden.
     
    2. Ausdruck (Einzel-) Steuernachweis
    Bevor Sie mit der Erstellung der UVA beginnen, können Sie einen Steuernachweis bzw. einen Einzelsteuernachweis ausdrucken. Mit diesen Steuernachweisen können Sie Ihre Daten vorab kontrollieren. Bei allen Ausdrucken können Sie auswählen, ob ein Summenblatt ausgedruckt werden soll bzw. ob die Daten mit/ohne Bilanz oder nur die Bilanzbuchungen gedruckt werden sollen.Das Summenblatt entspricht dem Ausweis auf der UVA. Zusätzlich wird auch die Steuerkontrolle angedruckt.
     
    3. Ausdruck Kammerumlage
    Beim Ausdruck der Monate 3, 6 ,9 und 12 wird außerdem automatisch die Kammerumlagen-Berechnung mitausgedruckt. Mit dem Menüpunkt können Sie die Kammerumlage manuell berechnen lassen.
     
    4. UVA
    Nach dem Einstieg in die UVA  wird das ausgefüllte UVA-Formular am Bildschirm angezeigt. Im Kopf sehen Sie die Firmennummer, das FIBU-Jahr und Von Periode/Bis Periode, für welche die Berechnung durchgeführt wurde. Über die Reiter 1105182500000001730_0.png können Sie zwischen der Seite 1 und Seite 2 des UVA Formulars bzw. auch auf das U31 wechseln.
     
    5. Ausdruck UVA
    Über den Button 1105208703000001730.png kann das UVA-Formular inkl. Werte ausgedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt ausschließlich auf weißem A4-Papier. Originalformulare werden nicht unterstützt. Gleichzeitig mit dem Ausdruck kann auch die XML-Datei erstellt werden. Ebenso kann hier der Ausdruck des Zahlscheins gestartet werden.
    Beim Ausdruck der UVA erscheint dasselbe Fenster wie über die Funktion XML-Datei erstellen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Vorauswahl der zu erledigenden Punkte verschieden ist.
     
    6. XML-Erstellung
    Egal, ob Sie via WebService oder FinanzOnline arbeiten, in jedem Fall ist für die elektronische Übermittlung eine XML-Datei zu erstellen. Der direkte Weg zur XML-Datei erfolgt über einen Klick auf den Button 1105802878000001880.png . Es wird eine Maske geöffnet, in der Sie wählen können, welche XML-Dateien Sie erzeugen wollen. Bei vorhandenen Werten wird als Vorschlagswert automatisch ein Häkchen gesetzt.
    Wenn Sie den Buchungskreis abschließen und eine XML-Datei erzeugen, können die Buchungen nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen sind jedoch über einen neuen Buchungskreis möglich. Für die Erstellung der XML-Datei für die Echtübermittlung ist es notwendig, die Buchungskreise abzuschließen. Sobald diese geschlossen sind, können die Buchungen nicht mehr bearbeitet werden. Es ist jedoch über weitere Buchungskreise möglich, noch Buchungen durchzuführen. Das Buchungsprogramm macht Sie dann darauf aufmerksam, dass eine UVA-Berichtigung erfolgen muss. Wird die XML-Datei nur für Testzwecke erstellt, bleibt das Journal offen und es kann in dieser Periode noch gebucht werden.

    7. XML-Versendung
    Wie die Übermittlung stattfindet ist von den hinterlegten Zugangsdaten (siehe Vorbereitungen) abhängig.
    Sind die Webservice Zugangsdaten hinterlegt, erfolgt die Übermittlung automatisch via Webservice. Eine separate Einstellung ist nicht notwendig. Ansonsten erfolgt die Übermittlung manuell über FA-Online.
     
    Details zur Umsatzsteuer und deren Auswertungen finden Sie unter UVA Österreich bzw. UVA Deutschland.