UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen.

 

 Kurzempfehlung

Alle Nachrichten, die aus NTCS gesendet werden, werden an die Umleitungsadresse(n) umgeleitet.

An diese Mail-Adresse(n) werden alle Mails aus NTCS umgeleitet.
Achtung! 
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Der BMD Support kann Ihnen die Entscheidungen über die hier thematisierten Einstellungen im Allgemeinen nicht abnehmen. Wir empfehlen, dass Ihre Key-User die Entscheidung gemeinsam mit Ihrem Techniker treffen.


Hinweis 
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Eine tabellarische Übersicht über paketspezifische Besonderheiten beim Mailversand finden Sie unter paketspezifischer Mailversand.


 Häufige Fragen und Antworten

 Grundsätzliches

Ist mein System SMTP-fähig (bzw. welche E-Mailsysteme sind SMTP-fähig)?
Alle E-Mailsysteme sind SMTP-fähig. Daher kann davon ausgegangen werden, dass jeder Anwender ein SMTP-fähiges System hat.

Woher weiß man, welcher der SMTP-Server ist?
Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter „Datei  Kontoeinstellungen  Doppelklick auf Konto“ ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist.

Ist überhaupt der SMTP-Versand eingerichtet?
Zur Überprüfung des SMTP-Versands kann die Mailsystem Diagnose herangezogen werden.

Wie belastbar ist mein SMTP-Server?
Gibt es eine Mengenbeschränkung auf meinem SMTP-Server?
Wieviele Mails kann ich maximal senden?
Wieviele Mails können gleichzeitig versendet werden?
Über die Belastbarkeit Ihres SMTP-Servers kann BMD keine Auskunft geben. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.

 Allgemein

Wo können Zugangsdaten und Einstellungen betreffend SMTP hinterlegt werden?
1. Im entsprechenden Tools-Parameter (Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Standard-E-Mail).
2. In den E-Mail-Accounts (Tools  Zugangsdaten  E-Mail-Accounts).
3. Im Ausdruckmodell des jeweiligen Kontextes (z. B. Ausdruckmodell für Rechnungen).
4. Wenn der Parameter "Absender prüfen" aktiviert worden ist, wird zusätzlich noch eine Prüfung der am Mitarbeiterstamm hinterlegten E-Mail-Adressen durchgeführt. Der jeweilige Mitarbeiter darf dann nur mit E-Mail-Adressen versenden, die im Feld "E-Mail" oder in den weiteren E-Mail-Adressen vorkommen.

Aktivieren sie diese Funktion, wenn Sie prüfen wollen, ob der aktuelle BMD-Benutzer die Absenderadresse verwenden darf. Die Absenderadresse muss beim Mitarbeiter hinterlegt sein. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft ist.
 
Wie ist der Parameter „SMTP-Mail Versandsystem“ im Standardfall zu setzen?
Wenn ein Exchange-Server vorhanden ist, dann ist die Ausprägung „Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials“ zu verwenden.
Ohne Exchange-Server sollte die Ausprägung im Standardfall auf „Direkt mit Benutzerzugangsdaten“ bleiben.
Beim SMTP-Versand von Com-Benutzern empfiehlt sich die Ausprägung "Asynchron mit Benutzerzugangsdaten".
Bei Performance-Problemen sollte ebenso die Ausprägung "Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" hinterlegt werden.

In diesem Parameter haben Sie die Möglichkeit zwischen den folgenden drei SMTP-Versandsystemen zu wählen:

0 - Direkt über Mailserver mit Benutzerzugangsdaten
Bei dieser Einstellung wird die E-Mail direkt über einen Mailserver versendet. Es werden dabei die Server- und Zugangsdaten aus den Parametern (SMTP-Server, Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort) verwendet.

1 - Asynchron über Mailservice mit Benutzerzugangsdaten
Verwenden Sie diese Ausprägung, wird die E-Mail zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt von einem Service versendet. Es wird dadurch nicht mehr auf das Beenden des Sendevorganges gewartet. Die Server- und Zugangsdaten werden aus den Parametern (SMTP-Server, Standarduser für SMTP und SMTP-Passwort) verwendet.

2 - Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials
DefaultNetworkCredentials: Stellt die Systemanmeldeinformationen für den aktuellen Sicherheitskontext dar, in dem die Anwendung ausgeführt wird. Für die NTCS ist dies die aktuelle Windows-Anmeldeinformation. Mit diesem System benötigt man keine Benutzerzugangsdaten, der Mailversand kann dadurch jedoch nicht asynchron erfolgen.

Warum lautet die Standardausprägung des Parameters „Direkt über Mailserver mit Benutzerzugangsdaten“ und nicht „Direkt über Mailserver mit DefaultNetworkCredentials“?
DefaultNetworkCredentials funktioniert NUR mit einem Exchange-Server. Da nicht jedes System auf einen Exchange-Server zurückgreift, ist die Standardausprägung so gewählt. Ob ein Exchange-Server in Verwendung ist, weiß der Administrator.

Warum wird standardmäßig "Direkt über Mailserver mit ..." empfohlen und nicht asynchron?
Weil beim asynchronen Versand kein Rückfall auf den lokalen Mailclient möglich ist.
Im Com- und Web-Betrieb ist der asynchrone Versand empfehlenswert, da kein Rückfall auf den Mailclient möglich ist.

Soll für jeden Mitarbeiter der Parameter „Absenderadresse“ mit der eigenen Mailadresse befüllt werden?
Ja, die Absenderadresse sollte hinterlegt werden, damit bei internen E-Mail-Benachrichtigungen auf den ersten Blick ersichtlich ist, von wem die Änderungen vorgenommen worden sind.
Sie können auch unter CRM  Stammdaten  Allgemeine CRM-Parameter  Mitarbeiter  Allgemein den Parameter "Standard-E-Mail-Absenderadresse aktualisieren“ auf „1-Ja“ setzen. Dadurch wird die Absenderadresse automatisch von der am Mitarbeiterstamm hinterlegten E-Mail-Adresse ermittelt.

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den Tools-Parameter "Absenderadresse" unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Standard-E-Mail übergeben werden.

0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben.
1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben.

Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein.


Braucht man am Stapelserver einen E-Mail-Client / einen E-Mail-Account?
Nein, da normalerweise kein lokaler Mail-Client am Server installiert ist. Wenn man schon Motive hat, NTCS global ohne SMTP zu betreiben, dann muss beim Einsatz von Stapeln unbedingt für den Stapel-User eine userspezifische SMTP-Einstellung in den Tools-Parametern getroffen werden.

Unter welchen Umständen muss man die E-Mail-Accounts (unter Tools  Zugangsdaten) verwenden?
Dann, wenn man für einen spezifischen Fall (z. B. Rechnungsversand) einen besonderen Firmenaccount (z. B. rechnungen@bmd.at) als Absenderadresse im Kontext (Druckereistellungen) verwenden möchte. Alle Anwender, die nicht über eine eigene Absenderadresse versenden, müssen aber im Exchange für die jeweilige Absenderadresse des Absender-Accounts freigeschaltet werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies nicht bei jedem Anbieter möglich ist (z. B. GMX).
Falls Sie Performance-Probleme beim Massenversand feststellen, empfiehlt sich in den Tools-Parametern "SMTP-Mail Versandsystem" die Ausprägung "Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" zu hinterlegen.

Wie kann man herausfinden, ob man mit einer nicht personalisierten Adresse (z. B. office@...) auch versenden darf?
Zur Überprüfung des SMTP-Versands kann die Mailsystem Diagnose herangezogen werden. Falls dies nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Wozu gibt es den Parameter „Absenderadresse immer verwenden“?
Wenn der Parameter auf "Ja" gesetzt ist (im Standard steht dieser auf "Nein"), überlagert dieser die Absenderadresse, welche aus dem Paketkontext an die Toolsfunktion für den Versand geschickt wird. Die Absenderadressen, die in den E-Mail-Accounts (Tools  Zugangsdaten) hinterlegt worden sind, werden von diesem Parameter aber NICHT überlagert. Momentane Empfehlung im Standardfall: Nicht verwenden!

Soll bei SMTP-Einstellungen die Hilfe unseres Technik-Supports in Anspruch genommen werden?
Bei Datenbanken der Cloud (ASP bei BMD): JA! Bitte die Tools-Einstellungen für SMTP-Einstellungen der Technik überlassen!
Bei Einstellungen auf dem Kundensystem: NEIN! Die Unterstützung durch die BMD-Technik ist nicht notwendig. Für einzelne Einstellungen (z. B. SMTP-Servername, Port, Passwort usw.) ist der Administrator zuständig.

Wann wird überhaupt vom Programm ein E-Mail-Account verwendet?
Werden die E-Mail-Adressen vom Mitarbeiterstamm als SMTP-Absenderadresse verwendet?
Ja, aber nur wenn die CRM-Methode für die Ermittlung der Absenderadresse verwendet wird. Dies wird vom jeweiligen Programmierer gesteuert.
Damit die E-Mail-Adresse sicher vom Mitarbeiterstamm herangezogen wird, können Sie den CRM-Parameter „Standard-E-Mail-Absenderadresse aktualisieren“ unter CRM  Stammdaten  Allgemeine CRM-Parameter  Mitarbeiter  Allgemein auf „1-Ja“ setzen ODER Sie hinterlegen die Absenderadresse benutzerbezogen im Tools-Parameter "Absenderadresse" unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Standard E-Mail.

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den Tools-Parameter "Absenderadresse" unter Tools  Überblick über alle Tools-Parameter  Gesamtsystem  Standard-E-Mail übergeben werden.

0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben.
1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben.

Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein.

Kann keine Absenderadresse ermittelt werden, so wird automatisch diese Adresse eingetragen. Die Eingabe der Adresse ist in folgenden Formaten möglich: 1. John.Doe@bmd.at 2. "John Doe" John.Doe@bmd.at
Existiert die eingegebene E-Mail-Adresse im Outlook als Account, dann wird auch über diesen versendet. 

Wenn der Parameter unter Stammdaten  Einstellungen  Allgemeine CRM-Parameter  Mitarbeiter  Allgemein  "Standard E-Mail-Absenderadresse aktualisieren" auf JA gestellt ist, wird die am jeweiligen Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch benutzerbezogen in diesen Parameter übergeben. Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der  Mitarbeiter zusätzlich mit einer User-ID verknüpft sein.



Was empfiehlt BMD, wenn man als größeres Unternehmen schon länger Mails per SMTP versendet und dann mit einem neuen BMD-Modul in Betrieb geht, bei welchem erst Erfahrungen mit dem Versand im Vordergrund gesammelt werden müssen?
In den Ausdruckmodellen kann gesteuert werden, welche Versandart für das betroffene Ausdruckmodell herangezogen werden soll. Hier wäre dann einzustellen „Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern“. Empfehlung: Nicht ohne Rücksprache mit dem Gesamtverantwortlichen des Systems neue paketspezifische E-Mail-Versandeinstellungen tätigen oder in einem bestehenden System den SMTP-Versand generell beeinflussen (z. B. durch Hinterlegen oder Entfernen des SMTP-Servers).

Welche Versandart empfiehlt sich bei der Einführung - Rechnungsversand im Vordergrund oder Hintergrund?
Bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen: In der Startphase immer über Client mit der Option „Im Vordergrund über den Mail-Client (NICHT modal!) versenden.
Bei großen Unternehmen: Mit vielen fakturierenden Stellen eventuell im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf und erst später auf Hintergrundversand umstellen.
Nur wenn E-Mails im Postausgang ersichtlich sein sollen, dann über Client versenden lassen. Ansonsten stets über SMTP (dann aber zwingend die Protokollierung aktivieren über den Parameter „Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren“)!

Welche Einstellungen sind erforderlich, damit HTML-Vorlagen sinnvoll verwendet werden können?
Wie muss man vorgehen, wenn man mehrere SMTP-Server in Verwendung hat?
SMTP-Einstellungen können nicht nur in den Tools-Parametern, sondern auch in den E-Mail-Accounts (Tools  Zugangsdaten) hinterlegt werden. Dort können je E-Mail-Account auch unterschiedliche SMTP-Server verwendet werden. Diese können auch je Benutzer für ein spezifisches Ausdrucksmodell hinterlegt werden.

Heißt „SMTP OK“ im E-Mail-Protokoll, dass der SMTP-Versand erfolgreich war, oder nur, dass es an den SMTP-Server übergeben wurde, aber kein Rückschluss auf den tatsächlichen Versand gezogen werden kann?
Das E-Mail-Protokoll zeigt nur an, ob die E-Mail korrekt an den SMTP-Server übergeben wurde. Sollte die E-Mail dennoch nicht versendet worden sein, ist davon auszugehen, dass es ein Problem mit dem SMTP-Server gibt.
Zur Analyse ist das Tool "Mailsystem Diagnose", zu finden unter Tools  Zugangsdaten, hilfreich, da hier zusätzlich eine Testmail versendet werden kann.

Welche Rückfallsebenen existieren beim Mailversand?
Absenderadresse des…
… hinterlegten E-Mail-Accounts des Ausdrucksmodells
… hinterlegten E-Mail-Accounts des Benutzers
… Parameters mit Parameterausprägung "Absenderadresse immer verwenden"
… userspezifischen (Eigene Einstellungen) SMTP-Accounts der Tools-Parameter
… globalen (Allgemeine Einstellungen) SMTP-Accounts der Tools-Parameter
… lokal installierten Mail-Clients

 Asynchroner Mailversand

Was passiert im Programm beim asynchronen SMTP-Versand?
Im Zuge des Rechnungsdrucks, der Belegfreigabe bzw. beim Versand von E-Mails aus der NTCS via SMTP generell, wird bei Verwendung des asynchronen SMTP-Mailversands lediglich ein Task für den SMTP-Server erstellt.
Der Versand der E-Mail passiert nachgelagert.
Dabei überträgt der SOAP-Service diese „Mail-Jobs“ an den SMTP-Server und dieser verschickt die E-Mails.

Warum soll der asynchrone Versand nicht mit Parameterausprägung "DefaultNetworkCredentials" oder "NTLM" verwendet werden?
Beim asynchronen Versand mit DefaultNetworkCredentials oder NTLM muss der SOAP-Benutzer Senderechte auf ALLE Mailadressen haben. Das würde bedeuten, dass Mitarbeiter X ohne Einschränkungen Mails mit der Mailadresse von Geschäftsführer Y versenden könnte. Daher soll beim asynchronen Versand auch nur die Ausprägung "1-Asynchron mit Benutzerzugangsdaten" verwendet werden.

Was geschieht, wenn beim asynchronen SMTP-Versand ein Fehler passiert?
Sollte der SMTP-Versand nun jedoch Fehler zurückliefern, kommt es dazu, dass der ausführende Benutzer eine interne Nachricht pro fehlgeschlagener E-Mail zugestellt bekommt, die den Versandfehler enthält.

Wie ist mit einem Fehler beim asynchronen SMTP-Versand umzugehen?
Es gilt den Fehler zu analysieren und zu beheben (z. B. Zugangsdaten korrekt nachtragen o. Ä.). Es gibt hier eine Vielzahl an Gründen, warum der Versand schieflaufen könnte – bitte zuerst auch immer den Administrator des SMTP-Servers zu Rate ziehen. Unsere BMD Technik ist ebenfalls eine gute Anlaufstelle!
Nach Korrektur des Problems unbedingt eine Mailsystem Diagnose mit genau den Einstellungen durchführen, die beim Versand auch angesprochen werden (externe Empfängeradresse, Absender-Account, synchron/asynchron, Hintergrund/Vordergrund).
Erst wenn die Diagnose korrekt durchläuft, kann auch der E-Mail-Versand korrekt durchgeführt werden.

Können die Mails, die aufgrund des Fehlers nicht verschickt werden konnten, nach Problembehebung versendet werden?
Ja! Sobald der Fehler behoben ist, muss sich jener Benutzer in der NTCS anmelden, der den Mailversand/Rechnungsdruck durchgeführt und somit die Mail-Jobs erstellt hat.
Unter Tools  Administration  Kommunikation  Mail-Jobs finden wir die fehlgeschlagenen SMTP-Jobs.
Um die E-Mails nach Behebung des Problems erneut anzustoßen, können die betroffenen Mail-Jobs markiert werden und die Jobs mit der Funktion „Sendestatus zurückstellen“ auf „Neu“ zurückgestellt werden.
Innerhalb der nächsten paar Sekunden (in der Regel max. 1 Minute) wird der Versand nochmals erneut angestoßen.
Sollte der Fehler behoben sein, geht die Mail raus und ist anschließend nicht mehr in den SMTP-Jobs sondern nur mehr im E-Mail-Protokoll als erfolgreich gesendet ersichtlich. Besteht weiterhin ein Fehler und die E-Mail wird wieder nicht versendet, erhält man neuerlich einen Eintrag des abgebrochenen Versands, mit dem Fehler des Mail-Jobs in der Zeile „Letzter Fehler“.

 Mailsystem Diagnose und Problemanalyse

Die Mailsystem Diagnose eignet sich gut zur Durchführung eines Schnelltests der hinterlegten SMTP-Zugangsdaten von bestimmten Benutzern oder von spezifischen E-Mail-Accounts. Sollten Sie feststellen, dass der Mailversand nicht (mehr) wie gewünscht funktioniert, haben Sie mit diesem Tool die Möglichkeit, sich einen Überblick über mögliche Ursachen zu verschaffen.

Die Ursachen eines nicht funktionierenden Versands per SMTP sind überwiegend:
Weitere Informationen finden Sie unter Mailsystem Diagnose.

Externe Quelle 
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Fehlereinträge im E-Mail-Protokoll oder in der Mailsystem Diagnose enthalten vorangestellt SMTP Error Codes. Die genaue Fehlerbeschreibung variiert allerdings je nach SMTP-Anbieter.
Für genaue Informationen zu den einzelnen Fehler-Codes besuchen Sie die offizielle Internetplattform von IANA.org.

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