Praxisberichte
Praxisbericht Controlling - Baumschlager Wirtschaftstreuhand
Erfahrungsbericht eines Steuerberaters mit NTCS
Harald Baumschlager | Als Beta-Tester habe ich seit einigen Monaten das Vergnügen, das neue Modul „Controlling“ von BMD-NTCS zu testen. Wie erfahrene NTCS-User wissen, sind alle Module gegenüber jenen unter BMD 5.5 ein Meilenstein der Entwicklung. Die Budgetplanung unter NTCS ist nicht mehr mit dem Programm PR21 (BMD 5.5) vergleichbar. Aus Besprechungen mit Herrn Beranek kenne ich auch die Features, die in absehbarer Zukunft erhältlich sein werden. BMD muss den Vergleich mit dem „Professional Planer“ (Winterheller) sowie dem „Business-Planer“ (entwickelt von der BA-CA) nicht scheuen. Beide Systeme konnte ich bereits in der Praxis kennen lernen. |
Gleich am Beginn meiner Tests wusste ich die Arbeitserleichterung und in der Folge die wesentliche Zeitersparnis zu schätzen. Die Basisdaten, in der Regel laut Bilanz des Vorjahres, werden nur mit einem Mausblick ins Budget übernommen. Indexanpassungen können bei der Gesamtübernahme oder bei der Übernahme der einzelnen Posten, gegliedert nach Kerf oder bei den einzelnen Konten erfolgen. Entscheidet man sich für die Erfassung des Wertes in einer Gruppe, beispielsweise Betriebskosten, dann werden die Werte auf die zugeordneten Konten im Verhältnis der Vor-jahressalden aufgeteilt. Somit entfällt ein wesentlicher Teil der Erfassungsarbeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Plandaten entsprechend der im jeweiligen Buchungsmonat des Vorjahres anfallenden Aufwände/Erträge periodenrichtig auf die jeweiligen Monate aufgeteilt werden. Eine lineare Aufteilung bringt sehr häufig in den jeweiligen Monaten des Planungsjahres falsche Budgetvorgaben, da die Einnahmen/Ausgaben meist in saisonalen Schwankungen anfallen. Die Aussagefähigkeit der monatlichen Soll-Ist-Vergleiche wird damit optimiert. Selbstverständlich fand ich auch die Möglichkeit der optional linearen Aufteilung. Am unteren Ende des Bildschirms können Sie die monatliche Aufteilung kontrollieren oder gleich hier entsprechende Korrekturen im jeweiligen Monat individuell erfassen.
Gibt es Datenmaterial in einer externen Exceltabelle, so können diese durch Verknüpfung objektorientiert übernommen werden, d. h. es wird jede Änderung in den Berechnungen der Exceltabelle im Budgetplan aktualisiert.
Ein besonders komfortables Tool ist die Planung im Verhältnis der Abhängigkeit zu einem Konto, oder es kommt noch besser, in Abhängigkeit zu einer Gliederungszahl. Sie können beispielsweise den Wareneinsatz auf der Ebene eines Kontos oder auf der Ebene einer Gliederungszahl, zum Beispiel jener der Betriebsleistung (WES: 40% von der Betriebsleistung) planen.
Gegenüber einer anderen Planungssoftware habe ich hier den großen Vorteil, wenn eine nähere Analyse notwendig ist, dass während der Planung auf die Details eines Kontos durch ein einfaches Drücken der Returntaste zugegriffen werden kann. Hier kann man wiederum die Filter, die NTCS-User bereits kennen, einsetzen oder die Buchungen in eine Exceltabelle exportieren, um dort weitere Berechnungen bzw. Analysen anzustellen. Beende ich diesen Vorgang durch ESC, so kann ich, ohne den lästigen Wechsel zwischen 2 Programmen, weiterarbeiten.
Als zusätzliche Unterstützung für uns, um Entwicklungen oder Außerordentlichkeiten im Basisjahr leichter erkennen zu können, wird BMD in den nächsten Monaten nicht nur das Vorjahr in einer Spalte zeigen, sondern auch optional das 2. oder 3. Vorjahr.
Auch im Menü „Spezial“ fand ich viel Interessantes. Mit dem Personalkostenplan können Sie jeden Mitarbeiter einzeln planen, im nächsten Modul „Investitionsplan“ werden die Investitionen für das Planungsjahr im Detail, und das Anlagenverzeichnis in einer Summe erfasst. Auch ein Kreditplan für die Fremdfinanzierung ist vorhanden. Das Besondere ist hier, dass es eine Spalte "aktiv" gibt, mit deren Hilfe die einzelnen Eingaben durch einen Mausklick deaktiviert oder wieder aktiviert werden können. So können die Auswirkungen der einzelnen geplanten Maßnahmen auf das Budget dem Mandanten einfach, ohne zusätzlichen Zeitaufwand gezeigt werden.
In der Regel wird neben dem Erfolgsplan auch ein Finanzplan beziehungsweise eine Planbilanz zu erstellen sein. Auch diese Aufgabe habe ich bereits mit dem neuen NTCS-Controllingmodul erfüllt.
Auch die monatlichen Soll-Ist-Vergleiche führen wir mit diesem Programm durch. Die Ist-Werte werden aus der Buchhaltung eingelesen, man kann auch hier entscheiden, bis zu welchem Monat der Vergleich erfolgen soll. Wünschenswert und in naher Zukunft umgesetzt wird, dass auch die Umbuchungen, die im NTCS-Bereich vorgenommen werden, bei der Budgetauswertung berücksichtigt werden. Somit hätten wir die Möglichkeit, die durch den Soll-Ist-Vergleich oft notwendigen vorläufigen Umbuchungen (Abgrenzungen, Bestandsveränderungen zum Monatsende, usw.) optional im NTCS-Bereich zu erfassen. Außerdem kann eine Saldenliste, die im ASCII-Format von einer anderen Buchhaltung (nicht BMD) exportiert wird, leicht mit NTCS importiert werden.
Den monatlichen Report kann ich individuell mit NTCS-Komfort gestalten, im Menü Ausdruckdesigner können vorgegebene Druckgestaltungen individuell verändert werden (beispielsweise Firmenlogo in der Kopfzeile usw.).
Besonders angenehm überrascht war ich, wie schnell und wie leicht Mehrjahresplanungen vorgenommen werden können. Die Anzahl der möglichen Planjahre ist nicht begrenzt.
Als anspruchsvoller User bin ich von dieser neu entwickelten Software begeistert und möchte dem Entwicklungsteam von BMD herzlich gratulieren.
Baumschlager Wirtschaftstreuhand GmbH
4311 Schwertberg, Schulgasse 2
www.baumschlager-wt.at
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