Praxisberichte

Praxisbericht Wiener Hilfswerk und BMD

Hand in Hand

Das Wiener Hilfswerk ist ein soziales Dienstleistungsunternehmen, das seit 1947 soziale, sozialmedizinische und pädagogische Einrichtungen und Projekte in Wien betreibt. Unsere Dienstleistungen reichen von Pflege und Betreuung zu Hause, über Tageszentren für SeniorInnen bis hin zur Kinderbetreuung durch Tagesmütter, Nachbarschaftszentren, Einrichtungen für Menschen mit Behinderung und sozial betreuten Wohnhäusern.

Im Wiener Hilfswerk sind derzeit rund 750 hauptamtliche MitarbeiterInnen, sowie etwa 700 ehrenamtliche und Zivildienstleistende beschäftigt. Das rasche Wachstum der Sozialbranche und die steigenden Anforderungen an Qualität und Effizienz bedingen einen entsprechenden Einsatz von EDV.

Wiener Hilfswerk

Das Wiener Hilfswerk ist seit dem Jahr 2001 BMD-Kunde. Zuerst wurde das Paket „BMD-Lohn“ eingeführt, kurz darauf auf die „BMD-Buchhaltung“ umgestellt und die „BMD-Kostenrechnung“ implementiert. 2008 wurde das Paket „BMD-Personalinformationssystem“ (PIS) auf der NTCS-Plattform in das bestehende Umfeld integriert.

Das „PIS“ ermöglicht eine maßgeschneiderte Bereitstellung von definierten Personaldaten. Die Datenbasis wird durch Synchronisation mit dem BMD-Lohn aktuell gehalten und kann von MitarbeiterInnen und Abteilungen mit entsprechenden Zugriffsrechten als Informationsquelle, bzw. als Basis zur weiteren Bearbeitung genützt werden.

Archiv
Ein wesentlicher Teil des „PIS“ ist die Archivierungsfunktion, durch die wir im ersten Schritt den „papierlosen Personalakt“ verwirklichen konnten.

Durch die volle Integration des PIS in die vorhandene BMD-Struktur ist beispielsweise die Archivierung von Lohnausweisen und Lohnkonten sehr komfortabel. Durch Anwahl des „Archivdruckers“ LP11 wird alles in PDFs umgewandelt, durch eine ebenso einfache Importfunktion automatisch den richtigen Arbeitnehmerinnen im Archiv zugeordnet und ist sofort für alle Zugriffsberechtigten „online“ sichtbar.

Das Archivierungssystem arbeitet mit Kategorien und Unterkategorien, wodurch eine rasche Auffindung aller Unterlagen gewährleistet ist. Verschiedene Benutzer können durch Vergabe entsprechender Berechtigungen Einblick in genau die Unterlagen erhalten, die sie unter Wahrung aller datenschutzrechlichten Bestimmungen einsehen dürfen. So hat beispielsweise die Abteilungsleiterin Einblick in die archivierten Lohnausweise aller Angestellten und ArbeiterInnen ihrer Abteilung. Die Betriebsrätin der ArbeiterInnen hat Einblick in die Lohnausweise aller ArbeiterInnen aller Abteilungen, aber nicht in die der Angestellten etc.

Voraussetzung für das Funktionieren dieser Daten-Logistik ist ein Berechtigungssystem, das in der Lage ist, sämtlichen Zugriffsanforderungen bei sensiblen Daten gerecht zu werden. Für BMD ist das kein Problem! Aufwändiges Suchen im (Papier-)Personalakt mit damit verbundener Störung des Betriebs im Lohnbüro gehört der Vergangenheit an - alle „internen Kunden“ werden über das System bedient.

BewerberInnenverwaltung
Das Wiener Hilfswerk hat 20 Außenstellen, deren LeiterInnen im Zuge des Personalrecruiting-Prozesses Informationen benötigen. Hier bietet das PIS eine effiziente Unterstützung.

Die einlangenden Bewerbungen werden in die Bewerberdatenbank eingepflegt, sodass nach vordefinierten Kriterien (Ausbildung, Sprachkenntnisse, etc.) abgefragt werden kann. Alle LeiterInnen haben die Möglichkeit, die Bewerbungen zentral einzusehen und diese mit Kommentaren zu versehen, sodass Doppelgeleisigkeiten und Fehlinformationen vermieden werden.

Durch Briefschablonen, die im System hinterlegt sind, lassen sich die Reaktionszeiten bei der Beantwortung von Bewerbungen stark verkürzen und das unterstützt die Kommunikation bei Online-Bewerbungen. Der Status, in dem sich ein Bewerber aktuell befindet, gibt Auskunft über die nächsten Schritte im Prozess. Die Evidenzhaltung gestaltet sich sehr komfortabel, da jederzeit und an allen Standorten nach verschiedenen Ausprägungen gereiht und gesucht werden kann.

Wird eine BewerberIn zur MitarbeiterIn, können die bereits im System vorhandenen Daten in den BMD-Lohn übernommen werden, sodass Redundanzen bei der Dateneingabe vermieden werden.

Ausbildungsadministration
Die 750 MitarbeiterInnen des Wiener Hilfswerks gehören den verschiedensten Professionen mit unterschiedlichen Ausbildungen an und haben daher die unterschiedlichsten Bedürfnissen an Fort- und Weiterbildung. Entsprechend leistungsfähig und flexibel muss eine EDV-gestützte Bildungsadministration beschaffen sein, um bildungsrelevante Abläufe und Prozesse in effizienter Weise zu unterstützen.

Unternehmensspezifischen Anforderungen, wie beispielsweise die Möglichkeit eines Vergleichs von standardisierten Gruppenschulungen mit individuellen Höherqualifizierungen, von internen Bildungsmaßnahmen mit externen Veranstaltungs-Zubuchungen, weiters die im Bildungsmanagement abzuwickelnde Teilnahme- und Rechnungsprüfung, aber auch das Ausstellen von Teilnahmebestätigungen etc., konnten mit Hilfe von Frau Mag. Elisabeth Brandstetter (BMD) optimal im Programm umgesetzt werden.

Andere Programmparameter in Grundeinstellungen, Bildschirmdarstellungen und Reportingmöglichkeiten wurden sukzessive während der Erprobungsphase aktiviert. Die Adaptierungen reichten vom einfachen Ein- und Ausblenden bestimmter Felder, bis hin zur Hinterlegung komplexer Formeln. So wächst das System langsam mit den Anforderungen.

Die Auswertungen sind maßgeschneidert definierbar und ermöglichen perfektes Reporting, das allen Anforderungen genügt.

An dieser Stelle wollen wir den MitarbeiterInnen der Firma BMDherzlichst für die unkomplizierte und kompetente Unterstützung bei der Einführung und Adaptierung des BMD-Personalinformations-Tools danken!

Mag. Johann Seidl
GF-Stellvertreter Wiener Hilfswerk

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