Seminare & News Herbst 2011

Kostenrechnung - brauche ich das auch?

Erfolgsfaktor Kostenrechnung

Nach Lehrmeinung und auch der vieler Experten ist es unbestritten, dass Unternehmen eine Kostenrechnung haben sollten. Aktuelle Studien hingegen zeigen, dass der Großteil der österreichischen Unternehmen (noch) kein oder nur ein bruchstückhaftes Kostenrechnungssystem hat. Wodurch erklärt sich nun diese Diskrepanz? Ein Grund mag sein, dass in Österreich 98% aller Unternehmen Kleinunternehmen sind, d. h. sie haben weniger als 50 Beschäftigte. In vielen dieser Unternehmen scheitert die Einführung einer Kostenrechnung vielfach an der mangelnden personellen Ausstattung. Außerdem fühlen sich viele dieser Unternehmer fachlich überfordert, wenn es um die Einführung eines Kostenrechnungssystems geht.

Ist es nun wirklich so schwierig eine Kostenrechnung in einem Unternehmen aufzubauen? Auch wenn damit ein gewisser Aufwand verbunden ist, muss es nicht schwierig sein, wenn man sich folgenden Fragen stellt:

Frage 1: Was bezwecke ich mit der Kostenrechnung?

Mögliche Zielsetzungen können sein:

• Schaffung von mehr Kostentransparenz. Welche Kosten sind wo angefallen?
• Feststellung, ob die Angebotspreise kostendeckend sind.
• Herauszufinden, welche Produkte oder Leistungen besonders viel zum Gewinn beitragen und welche Verlustbringer sind.
• Feststellung, ab wann man in die Gewinnzone kommt.
• Kosteneinsparungsmöglichkeiten finden.

Erst wenn die Zielsetzung klar ist, kann man festlegen, wie die Kostenrechnung zu gestalten ist. Eines sollten Sie schon vorab wissen, ein Kostenrechnungssystem baut man schrittweise auf. Im Zeitablauf wird das System sukzessive erweitert und immer mehr verfeinert.

Frage 2: Womit soll man beginnen?

Auch wenn das vordringlichste Problem in der Kostenrechnung oftmals die Produktkalkulation ist, muss Ihnen klar sein, dass es ohne entsprechende Vorsysteme nicht möglich ist, eine seriöse Kalkulation durchzuführen. Mit Vorsystemen ist gemeint, dass Sie sich zuerst immer fragen müssen, welche Kosten beziehe ich in meine Kalkulation mit ein, welche nicht und in welchen Bereichen (Kostenstellen) sind die Kosten angefallen.

a) Welche Kosten beziehe ich in die Kostenrechnung mit ein?

Grundsätzlich haben Sie mit der GuV-Rechnung bzw. den Aufwandssalden aus der Buchhaltung schon eine relativ gute Datenbasis zur Verfügung. Die Aufwandsgliederung entsprechend dem Kontenrahmen ist jedoch viel zu detailliert. Gruppieren Sie die Aufwandsarten auf ein überschaubares Ausmaß, z. B. entsprechend der kurzfristigen Erfolgsrechnung. Außerdem sollten Sie überprüfen, ob alle Aufwände Kosten sind und wo es Abweichungen gibt. Hierzu gilt:

• Alles was nicht dem Betriebszweck dient,
• periodenfremd (z. B. Betriebssteuernachzahlungen) oder
• außerordentlich ist (z. B. nicht versicherte Schäden),

ist aus den Saldenlisten auszuscheiden oder neu zu berechnen. Ergänzt oder verändert werden sollten die Aufwände um sogenannte kalkulatorische Kosten. Hierzu zählen vor allem die Abschreibung (Miteinbeziehung bereits abgeschriebener Vermögensgegenstände oder Neubewertung zu Wiederbeschaffungswerten), der Unternehmerlohn, die Unternehmenswagnisse (nur jene, die nicht versichert sind) und kalkulatorische Zinsen.

Machen Sie aus der Überleitung der Aufwände in Kosten keine wissenschaftliche Arbeit, sondern überprüfen Sie die Saldenlisten dahingehend, was wirklich nicht hinein gehört, ausgeschieden oder verändert werden sollte. In Ausnahmefällen können Sie auch auf die Überleitung verzichten und nur mit den Daten aus der Buchhaltung arbeiten.

b) Wo sind die Kosten angefallen?

Wenn Sie nicht nur wissen wollen, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen angefallen sind, sondern auch, welche Abteilungen die Kosten verursacht haben und Sie für die Abteilungen eventuell auch Budgets festlegen wollen, dann ist eine Kostenstellenrechnung sinnvoll. Damit können Sie beispielsweise der Vertriebsabteilung (oder dem einzelnen Vertriebsmitarbeiter) Personalkosten, Fuhrparkkosten, Reisespesen, Repräsentationskosten, Handyrechnungen usw. zuordnen oder auch feststellen, welche Kosten Ihre Materialwirtschaft oder die Produktion verursachen. Bei der Kostenstellenbildung ist zu beachten, dass es für jede Kostenstelle einen Verantwortlichen geben muss. Berücksichtigen Sie dabei bereits vorhandene Strukturen. Eine Neuorganisation des Unternehmens, rein aus kostenrechnerischen Gründen, wird auf wenig Gegenliebe stoßen.

Die Kostenzuweisung auf die Kostenstellen sollten Sie bereits bei der Verbuchung Ihrer Belege vornehmen, indem Sie zusätzlich zur Kostenart auf Kostenstellen buchen. Grundsätzlich gilt dabei, dass eine möglichst verursachungsgerechte Zuordnung auf die Kostenstellen erfolgen soll. Schlüsselungen z. B. für Anlagenkosten, Mitarbeiter, Energieverbrauch, sollten nur vorgenommen werden, wenn sie absolut nicht vermeidbar sind.

c) Ermittlung von Gemeinkostensätzen in den Kostenstellen

Ein wesentlicher Vorteil einer Kostenstellenrechnung ist, dass Sie differenziert für Unternehmensbereiche Kostensätze ermitteln können. Diese Kostensätze können entweder als Zuschlagssatz (z. B. 10% Materialgemeinkostenzuschlagssatz) oder als Verrechnungssatz (z. B. Kostenstellenkosten je Maschinenstunde) ermittelt werden.

Ermittlung von Gemeinkostensätzen in den Kostenstellen

Frage 3: Was ist nach Erstellung der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung zu tun?

Vom Einführungsaufwand her betrachtet haben Sie nun den größten Teil der Arbeit beim Aufbau einer Kostenrechnung geschafft. Sie haben mit den Kostensätzen aus den Kostenstellen das Fundament geschaffen für Ihre Produktkalkulation und die anderen Kostenrechnungsaufgaben. Außerdem können Sie auf Kostenstellenebene eine Kostenbudgetierung mit anschließenden Soll-Ist-Vergleichen durchführen. Zwei besonders wichtige Kostenrechnungsaufgaben nach der Kostenstellenrechnung sind:

a) Produktkalkulation bzw. Kostenträgerrechnung

Hierfür benötigen Sie zuerst Aufzeichnungen über den Verbrauch an direkt zurechenbaren Einzelkosten (Materialkosten, Arbeitsstunden etc.), anschließend verrechnen Sie die anteiligen Gemeinkosten aus den Kostenstellen. Diese Verrechnung erfolgt entweder über Zuschlagssätze (z. B. Materialverbrauch + anteilige prozentuelle Gemeinkosten) oder Verrechnungssätze (Fertigungsminuten mal Kostensatz). Die Aufsummierung aller Material- und Fertigungseinzelkosten plus die dazugehörigen Gemeinkosten ergibt die Herstellkosten. Wenn Sie dann noch die Verwaltungs- und Vertriebskosten hinzurechnen (in der Regel erfolgt dies über einen prozentuellen Zuschlagssatz bezogen auf die Herstellkosten), ergeben sich die Selbstkosten. Diese sollten niedriger als Ihr Verkaufspreis sein.

Produktkalkulation bzw. Kostenträgerrechnung

b) Periodenerfolgsrechnung

Die Periodenerfolgsrechnung erfolgt auf Basis Ihrer KERF (Kurzfristige Erfolgsrechnung)-Gliederung. Von den Umsätzen werden die dazugehörigen Kosten abgezogen und der kostenrechnerische Gewinn ermittelt. Diese Rechnung kann auf Produkt- oder Produktgruppenebene und auch unterjährig, z. B. quartalsweise erstellt werden.

Frage 4: Voll- oder Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)?

Für viele Entscheidungen im Unternehmen, wie z. B.

• wie weit kann ich bei Einzelaufträgen meine Preise senken,
• welche Produkte soll man zunehmend forcieren oder
• wie lange benötige ich noch, um die Gewinnschwelle zu erreichen,

ist eine Ergänzung der Vollkosten- um eine Teilkostenrechnung sinnvoll. Dabei unterteilen Sie Ihre Kosten in fixe und variable. Variable Kosten sind jene, die sich verändern, wenn Sie ein Stück oder eine Leistungseinheit mehr erbringen. Die Fixkosten, oft auch als Strukturkosten bezeichnet, bleiben hingegen bei mehr Ausbringungsmenge in bestimmten Grenzen unverändert. Wenn Sie von Ihren Preisen die variablen Kosten abziehen, erhalten Sie den Stückdeckungsbeitrag. Die Summe aller erzielten Deckungsbeiträge sollte größer sein, als Ihre Unternehmensfixkosten.

Frage 5: Welche Softwareunterstützung?

Theoretisch können Sie eine Kostenrechnung auch mit Excel aufbauen. Wesentlich leichter ist es jedoch, wenn Sie sich einer Kostenrechnungssoftware bedienen, die Ihnen bei den dargelegten Arbeitsschritten hilft. Wichtig ist dabei die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Sie ersparen sich viel Abstimmungsarbeit, wenn Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung integriert sind. Die Software sollte auch eine Kostenplanung auf Kostenstellenebene mit Soll-Ist-Vergleichen ermöglichen.

Fazit
Eine Kostenrechnung einzuführen ist weder Wissenschaft noch Hexerei. Mit dem Know-how aus dem BMD-Seminar „Kostenrechnung, das kann ich auch“ sind Sie in der Lage, die Kosten in Ihrem Unternehmen transparent zu machen, Produkte richtig zu kalkulieren und den Unternehmenserfolg zu steuern. Steuern wir gemeinsam in eine erfolgreiche und gewinnbringende Zukunft meint Ihr

Roland Beranek, Leitung BMD Akademie

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