Seminare & News Herbst 2011

Writzmann & Partner haben auf BMD umgestellt

Erfahrungsbericht Umstellung auf BMD
 

Der Umstellungszeitraum umfasste die vergangenen eineinhalb Jahre. Unser Unternehmen, im Jahr 1986 gegründet, betreut mit derzeit rund 30 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ca. 800 Klienten. Damit gehören wir zu den größten eigentümergeführten unabhängigen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Niederösterreichs. Schwerpunkte unserer Tätigkeiten liegen auf Rechtsformberatung und Betriebsumgründungen, der Erstellung von Businessplänen, Umstrukturierungen und der klassischen Steuerberatung mit Personalverrechnung, Buchführung und der Erstellung von Jahresabschlüssen. Ein weiteres Hauptaugenmerk liegt auf der Durchführung von Wirtschaftsprüfungen. Unser Unternehmen wird an drei Standorten betrieben. Hauptstandort ist Baden, Filialbetriebe bestehen in Wien und Korneuburg.

Entscheidungsfindung
Die Entscheidungsfindung beim Wechsel des Anbieters fiel uns nicht leicht. Bereits zwei Jahre vor der Umstellung haben wir einen Vorteilhaftigkeitsvergleich zwischen den am Markt angebotenen Datenbanksystemen durchgeführt. Die Mitarbeiter haben sich in überwiegender Anzahl für die Variante BMD als das zukunftsorientiertere Produkt in Österreich entschieden. Die Flexibilität des Produkts BMD, die uns ermöglicht auf die individuellen Wünsche unserer Mandanten einzugehen, hat uns überzeugt. Anschließend haben wir mit BMD die organisatorische Abwicklung und Planung der gesamten Umstellung der Kanzlei Writzmann & Partner besprochen. In Anbetracht der Größenordnung unserer Kanzlei und um den Kanzleialltag nicht unnötig zu stören, mussten wir die Umstellung detailliert planen und darüber hinaus die notwendige interne Organisation schaffen.

Umstellungsteam
So haben wir innerhalb der Kanzlei ein "Umstellungsteam" gebildet. Dessen Mitglieder hatten BMD zwei Jahre zuvor bereits getestet und blieben weiterhin für sämtliche Probleme im Bereich der Umstellung Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter. Insgesamt befanden sich acht von unseren ca. 30 Mitarbeitern aus jedem Arbeitsbereich, wie Lohnverrechnung, Buchführung, Jahresabschlusserstellung und Wirtschaftsprüfung bzw. Front Office Administration im Umstellungsteam.

Im Einklang mit dem strengen Umstellungsplan wurde die Lohnverrechnung mit 01.01.2010 zur Gänze auf BMD übernommen und im IGEL (unser altes Produkt) für zwei weitere Monate parallel zur Kontrolle abgerechnet. Die Buchführung, die Anlagenbuchhaltung, die Bilanzierung sowie die Leistungsverrechnung wurden im Juni 2010 umgestellt. Die Produkte Leistungsverrechnung und Kanzlei-Management, dessen Daten inklusive sämtlicher Kanzleikorrespondenz sofort und problemlos übernommen werden konnten, werden seit dem Sommer 2010 reibungslos in unserer Kanzlei eingesetzt. Demgegenüber nahm die Übernahme der Daten der Finanzbuchhaltung einen längeren Zeitraum als ursprünglich geplant in Anspruch.

Umstellung
Die Übernahme sämtlicher Mandantendaten in den Bereichen Buchführungen, Anlagenbuchhaltungen, Jahresabschlusserstellungen umfasste insbesondere auch deshalb einen längeren Zeitraum, da wir entsprechende Datenmengen aus der Vergangenheit (zwei bis drei Jahre) übernehmen mussten, um die Standardauswertungen für unsere Mandanten ohne Brüche weiterhin anbieten zu können. Die Umstellung bis zur Übernahme sämtlicher Anlagenbuchhaltung- und Jahresabschlussdaten dauerte bis zum Juni/Juli 2011.

Die Wirtschaftsprüfung wurde bereits im Sommer 2010 (August 2010) auf BMD übernommen und wird ebenso seither problemlos über das neue Produkt abgewickelt.

Gute Zusammenarbeit
Die BMD-Mitarbeiter waren in der Umstellungsphase sehr bemüht, auftretende Probleme zu beheben oder Hilfestellung zu leisten. Besondere Verdienste haben sich die Herren Ralph Müller und Mag. Bernhard Maier erworben. Sie waren jederzeit erreichbar und mit höchstmöglichem Engagement bei unserer Sache!

Die richtige Entscheidung
Zur Zeit sind wir damit befasst, uns die Möglichkeiten der Zusatzprodukte, die wir bei BMD erworben haben, zu erarbeiten (BMD Ghost, der nun von uns als weitere Ergänzung genutzt werden wird), um diese zum Nutzen unserer Kunden einsetzen zu können.

Es zeigt sich bereits jetzt, dass die Entscheidung für BMD richtig war. Die BMD-Programme bieten uns durch ihre Flexibilität die Möglichkeit, die Anpassungen den jeweiligen Kundenwünschen entsprechend vorzunehmen - eine Voraussetzung dafür, dass wir unsere Kunden weiterhin, so wie sie und wir es gewohnt sind, flexibel und individuell beraten können.

Mag. Gerhard Writzmann, Writzmann & Partner
www.writzmann.at

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