Voraussetzung OCR-, QR-Code und Barcode
Voraussetzungen für die OCR- und QR-/Barcode-Verarbeitung
Mit BMD Scan können Schriften mit der OCR-Erkennung und elektronische Codes ausgelesen und verarbeitet werden. Das funktioniert in der Regel gut mit einfachen digitalisierten Dokumenten im TIFF- oder PDF-Format. In dieser Hilfe wird darauf eingegangen, was die OCR-Erkennung ist, was elektronische Codes bedeuten und welche Voraussetzungen es zu beachten gilt.
OCR-Erkennung
OCR steht für "Optical Character Recognition" (optische Zeichenerkennung). Die Funktion "OCR-Erkennung" in BMD Scan ist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Unterstützung für das Papierlose Buchen zuständig. Es handelt sich hierbei um eine weit verbreitete Technologie zur Erkennung von Text in Bildern, beispielsweise in gescannten Dokumenten und Rechnungen. Sie wandelt praktisch jede Art von Bild, das geschriebenen Text enthält, in maschinenlesbare Textdaten um.
Für eine Verarbeitung mit der Papierlosen Buchhaltung in BMD NTCS sind folgende Informationen wichtig, um eine vollständige Rechnung darzustellen:
- Rechnungsnummer
- Rechungsdatum
- Betrag
- Steuernummer
Ist die automatische Trennung (Split) in BMD Scan aktiviert, dann werden folgende Rechnungsinformationen für eine Trennung gesucht:
- Rechnungsnummer
- Steuernummer
Befindet sich eine Zahlungsinformation wie eine IBAN auf dem Dokument, dann kann auch dieses Kriterium zur Trennung herangezogen werden.
Elektronische Codes
Elektronische Codes wie QR-Codes oder Barcodes können in BMD Scan auf verschiedene Weise ausgelesen und verarbeitet werden. Diese Codes werden meist auf das Dokument gedruckt oder aufgeklebt:
Hier ein paar Beispiele für die Verarbeitungsmöglichkeiten:
- QR-Code mit Zahlungsinformationen auf Rechnungen mit der OCR-Erkennung auslesen
- Belege durch QR-Code oder Barcode im Stapel trennen und archivieren
- QR-Codes oder Barcodes auslesen und testen
OCR-Erkennung mit elektronischen Rechnungscodes
Die OCR-Erkennung in BMD Scan extrahiert nicht nur Texte und Zahlen, sondern erkennt auch, ob sich ein QR-Code mit Zahlungsinformationen am Dokument befindet. Es werden folgende QR-Codes mit Zahlungsinformationen mit der OCR-Erkennung ausgelesen:
- STUZZA mit EACT-Informationen
- Swiss QR-Code (SIX-Code)
Befindet sich einer der beiden QR-Codes auf einer Rechnung, dann wird dieser bevorzugt behandelt.
Erst wenn ein Wert im Code fehlt, wird wieder die OCR-Erkennung angewendet, um die zusätzlichen Informationen zu ermitteln.
Hinweis
 | Ein elektronischer Code in Form eines 2D-QR-Codes ist immer schneller beim Auslesen und sicherer als ein 1D-Barcode oder die OCR-Erkennung. |
Belege mit elektronischem Code im Stapel trennen und archivieren
In BMD Scan können wie oben angeführt Inhalte aus elektronischen Codes verarbeitet und wieder in BMD NTCS DMS archiviert werden.
Diese Dateien können dann in der ER-Kontrolle oder WWS wieder zusammengeführt werden.
Mithilfe von Makros in den BMD Scan-Parametern können nun die gesplitteten Dokumente mit einer Dokumenten-Importdatei archiviert werden.
Hinweis
| Um den gesamten Splitvorgang per elektronischen Codes einzurichten, bedarf es einer Analyse für die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Dazu wenden Sie sich bitte an den Kundensupport, um einen Analysetermin wahrzunehmen. Ein Supportmitarbeiter nimmt mit Ihnen Kontakt auf, um die Abläufe samt den zugehörigen Makros in BMD Scan umzusetzen. |
Elektronische Codes auslesen und testen
Damit Sie sehen können, ob der elektronische Code auf dem Dokument funktioniert, ist in BMD Scan eine Funktion eingebaut, mit der Sie alle elektronischen Codes testen können.
Sie erreichen die Funktion über BMD Scan → START→ QR/Barcode-Erkennung → Ermittle die QR/Barcodes des Dokuments
Scannen und Bildverbesserung
Digital generierte Dokumente, wie z. B. Worddateien oder elektronisch erzeugte PDF-Dateien, werden von unserer OCR- oder Code-Erkennung in der Regel sehr gut erkannt. Die Erkennung erfolgt durch das digitalisierte Dokument schnell, da es dadurch weniger Fehlerquellen gibt.
Gescannte Dokumente beinhalten jedoch oft Störungen, die den Auslesevorgang beeinträchtigen können.
Hierbei ist es wichtig, dass die Dokumente nach dem Scannen durch eine Bildverbesserung gut aufbereitet werden. Wie das geht, lesen Sie in dieser Hilfe.
Treibertechnologien
Wichtig für den Betrieb eines Scanners mit BMD Scan ist die Treibertechnologie. BMD Scan bevorzugt die Scanner-Treiber-Technologie TWAIN. Bitte achten Sie beim Kauf Ihres Dokumentenscanners auf diese Treibertechnologie. WIA-Treiber werden zwar auch unterstützt, jedoch handelt es sich hierbei um Windows-Basis-Treiber. TWAIN-Treiber bieten mehr Umfang in den Bildeinstellungen als WIA-Treiber.
Die genauen Funktionen unterscheiden sich aber bei jedem Hersteller der Scangeräte.
Bildverbesserung
Ein mit einer TWAIN-Schnittstelle ausgestattetes Bildverarbeitungsprogramm, das heute schon mit vielen Dokumentenscannern mitgeliefert wird, bietet viele Optionen, um das Scanergebnis so zu gestalten, dass dieses annähernd die Qualität eines digitalen Dokuments erreicht.
Bildverbesserungssoftware
Viele Scannermodelle bringen eine eigene Softwarelösung im TWAIN-Treiber mit, welche die gescannten Dokumente auf die Erkennung der Zeichen durch die OCR- oder QR-/Barcode-Erkennung optimiert. Zudem werden die Dokumente sehr klein im Datenvolumen, was bei der Verarbeitung in BMD Scan viel Speicher und Zeit spart.
Ist ein Scanner per TWAIN-Treiber an Ihrem Computer angeschlossen, kann die Texterkennung unmittelbar nach dem Scannen angestoßen werden. Um diese Funktion einzuschalten, verbinden Sie Ihren lokal installierten Scanner und schalten Sie folgende Funktion ein:
BMD Scan → EINSTELLUNGEN → Scanner Standardeinstellungen → Durchsuchbares PDF erzeugenSomit werden die Dokumente unmittelbar nach dem Scanvorgang in ein Verzeichnis oder in den Dokumentenpool per OCR-Erkennung durchsuchbar abgespeichert:
Voraussetzungen für Beleggut in digitaler Form
Digitale Bilddateien wie "TIF" oder "JPEG" werden mit BMD Scan zwar unterstützt, für die Verarbeitung in BMD Scan mittels OCR-Erkennung und die Verarbeitung von QR-Codes/Barcodes werden jedoch PDF‐Dokumente ab der Version 1.5 empfohlen.
Voraussetzungen für Beleggut in Papierform
Werden die oben beschriebenen Funktionen "OCR‐Erkennung" oder "Split vor Barcode" mit gedrucktem Papier eingesetzt, dann sind Dokumentenscanner besser geeignet, da diese auf das weitere Verarbeiten von Beleggut und dessen Inhalt spezialisiert sind und die Hard- und Software bereits mitbringen.
Multifunktionsgeräten fehlt meist die geeignete Hard- und Software, um das Niveau eines Dokumentenscanners zu erreichen. Nicht selten muss man bei Multifunktionsgeräten mit höheren Kosten rechnen, da eine Druckqualität für das Weiterverarbeiten von Inhalten in Dokumenten meist nicht ausreicht oder Fehler verursacht. Das wiederum hat oft eine teure Nacharbeitungszeit zur Folge.
Erfahrungswerte haben gezeigt, dass die Trefferquote der Metadaten wesentlich erhöht wird, wenn folgende Punkte beachtet werden:
- Bildauflösung 300 x 300 dpi
- Farbeinstellung: Schwarz/Weiß
- Verwenden eines Dokumentenscanners
- Verwenden der Bildverbesserungsoptionen des Dokumentenscanners
- Automatische Schräglagenkorrektur durch die Bildverbesserung
- Artefakte bei Zeichen und Codes durch zu starke Bildkompression vermeiden
- Schmutz, Schatten und Moiré-Effekt durch Bildverbesserung entfernen
Unterschiede der Dokumentenscanner
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenscannern. Diese werden hier kurz beschrieben. Wichtig ist die Bildverbesserung und der Einsatz eines TWAIN-Treibers. Nur ein TWAIN-Treiber ist mit BMD Scan kompatibel.
Einzelplatz-Dokumentenscanner
Einzelplatz-Dokumentenscanner oder auch "Tischscanner" werden in der Regel mittels USB-Kabel an einem PC angeschlossen. Auf dem PC wird ein TWAIN-Treiber des Herstellers installiert und dann mit BMD Scan verbunden.
- Für Klein- und Mittelbetriebe pro Arbeitsplatz
- Für kleinere Mengen von Belegen
- USB-Schnittstelle
- TWAIN‐Treiber mit integrierter Bildverbesserung
- Kleiner Stellplatz
- Diese Scanner sind über Allgemeine Dokumentenscanner erhältlich.
Arbeitsgruppen-Dokumentenscanner
- Für Klein- und Mittelbetriebe und mehrere Arbeitsplätze
- Für mittlere Mengen von Belegen
- Netzwerk/USB-Schnittstelle
- TWAIN‐Treiber mit integrierter Bildverbesserung
- Kleiner Stellplatz
- Diese Scanner sind über Allgemeine Dokumentenscanner erhältlich.
Autarke Dokumentenscanner
- Für mittlere Betriebe, Kanzleien und Archive
- Für mittlere und hohe Papiermengen
- Zentraler Einsatz über mehrere Büroebenen
- Keine Software auf PCs zum Betrieb nötig
- Spezielle Workflow-Scannersoftware auf Ihre Bedürfnisse abbildbar
- Bedieneinheit am oder neben dem Scangerät sehr einfach zu handhaben
- Anbindung an die BMD Datenbank oder BMD Doks-Schnittstelle
- Fernwartungsmöglichkeit am Dokumentenscanner
- Diese Scanner sind über BMD Dokumentenscanner erhältlich.
