Dokumentenarchivierung mit Vorschau
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht → Funktionen → Dokumentenarchivierung mit VorschauIn diesem Fenster können Dokumente mit einer Vorschau auf das Dokument archiviert werden.
Dazu empfehlen wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie funktioniert die Dokumentenarchivierung mit Vorschau?
Wie funktioniert die Dokumentenarchivierung mit Vorschau?
Die Dokumentenarchivierung mit Vorschau zeigt sich als ein in drei Bereiche geteiltes Fenster:
Links oben ist der Explorer ersichtlich (Combobox), der automatisch mit dem Sammelverzeichnis gestartet wird (das Sammelverzeichnis ist einzustellen unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Sammelverzeichnis).
In diesem Parameter können Sie ein Sammelverzeichnis hinterlegen, welches zur Ablage beliebiger Dokumente dient. Wird ein Schriftstück nicht sofort archiviert, kann es zwischenzeitlich in diesem Sammelordner aufbewahrt werden. Wenn Sie beispielsweise in der Dokumentenübersicht den Explorer im Menü Funktionen → Sammelverzeichnis öffnen wird automatisch der Inhalt dieses Ordners angezeigt. Beim ersten Start der Dokumentenarchivierung mit Vorschau werden auch die Dokumente des hier hinterlegten Verzeichnisses angezeigt, danach merkt sich dieses Fenster immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis. |
Direkt darunter befindet sich das Eingabefenster (Beschlagwortungsmaske) zur Archivierung eines Dokuments, rechts davon das Vorschaufenster.
Sobald ein Dokument in der Explorer-Struktur ausgewählt ist, wird es im Vorschaufenster angezeigt. Wird das Dateiformat nicht unterstützt, erscheint keine Vorschau. Das Dokument kann trotzdem archiviert werden.
Dokumente können archiviert werden, indem das gewünschte Dokument in der Explorer-Struktur ausgewählt und die F5-Taste gedrückt oder auf die Schaltfläche "Neu" geklickt wird. Nach Ausfüllen der Beschlagwortungsmaske kann mit einer der Speicheroptionen oder der Tastenkombination Strg + S gespeichert werden.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Speichern | Speichert das Dokument im DMS. Das Dokument befindet sich dann nicht mehr am Ursprungsort, sondern im DMS. |
 Speichern ohne Verschieben | Das Dokument bleibt am Ursprungsort erhalten und wird mit einer Kopie im DMS gespeichert. |
 Speichern und Öffnen | Das Dokument wird ins DMS gespeichert und zum Bearbeiten geöffnet. Es befindet sich nicht mehr am Ursprungsort. |
 Verwerfen | Bricht die Eingabe ab ohne das Dokument zu archivieren. |
 Neu | Öffnet die Beschlagwortungsmaske zum Archivieren eines Dokuments. |
 Bearbeiten | Öffnet die Beschlagwortungsmaske des angezeigten, bereits archivierten Dokuments zum Bearbeiten. |
 Löschen | Löscht das archivierte Dokument. ACHTUNG: Das Dokument wird wirklich gelöscht! Es ist nur unter den Gelöschten Dokumenten im DMS zu finden! |
| Automatische Neuanlage | Ist diese Funktion aktiv wird nach dem Speichern gleich eine neue Archivierungsmaske geöffnet. |
| Automatisches Bearbeiten | Wird diese Funktion ausgeführt, lässt sich ein bereits archiviertes Dokument bearbeiten. |
| Kopieren Datensatz | Kopiert das unten angezeigte, archivierte Dokument. |
| Einfügen Datensatz | Fügt den kopierten Datensatz wieder ein. |
 Dokument ansehen | Öffnet das unten angezeigte, archivierte Dokument zum Ansehen. |
 Verteilen an Personen | Öffnet ein Fenster zum Verteilen des archivierten Dokuments an weitere Personen. |
 Dokumentenverweise | Zeigt eventuell vorhandene Dokumentenverweise zum archivierten Dokument. |
| Vorschauformat ändern | Ändert die Ansicht der Vorschau rechts. |
| Vorschau anzeigen | Aktiviert oder deaktiviert die Vorschau rechts. |
Hintergrundinformationen
Um das Archiv zu ändern, muss im Feld "Archivnummer" ein anderes Archiv ausgewählt werden.
Genaue Informationen zur Archivierung und zu den relevanten Feldern im unteren Bereich des Fensters finden Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
Standardfeldauswahl Dokumentenübersicht
