Volltextsuche im DMS

Die Volltextsuche wird über den Windows-Indexdienst durchgeführt und lässt sich über das Einstiegsfeld "Volltextsuche" starten, das Sie über die Feldauswahl einblenden können. Diese ist mit der rechten Maustaste in diesem Bereich → Feldauswahl aufzurufen oder über das 3-Punkte-Menü  → Feldauswahl .

 

Der Indexdienst extrahiert Informationen aus den Dokumenten und verwaltet sie so, dass sie über das NTCS Abfrageformular schnell und einfach abrufbar sind. Im Verlauf der sogenannten Indizierung liest der Indexdienst alle Dokumente, für die Dokumentfilter verfügbar sind (z. B. Microsoft Word, Excel …), und speichert die entsprechenden Informationen in einem Katalog. Die Suche erfolgt in diesem Katalog wesentlich schneller als direkt über alle Dokumente.

 

Der Indexdienst stellt fest, in welcher Sprache das Dokument geschrieben ist und teilt den Inhalt in Einzelwörter auf. Der Indexdienst teilt auch manche zusammengesetzte Wörter auf (wenn mehr als zwei Wörter zusammentreffen, trennt der Indexdienst manchmal nicht). Wörter in der Ausnahmeliste (wie z. B. Ziffern, Artikel, Präpositionen, Pronomen und "sinnlose" Wörter) werden vom Indexdienst ignoriert. Jede Sprache verwendet eine eigene Ausnahmeliste:

 

Die Ausnahmeliste ist eine Textdatei und kann von Ihrem Administrator bearbeitet werden.

 

Ein Teil Ihrer deutschen Ausnahmeliste könnte so aussehen:

 

 

Fenstertitel im BMD Menü: Volltextsuche in Dokumenten (Indexservice). Falls der Hinweis Indexservice fehlt, fragen Sie Ihren Administrator (Information für den Administrator).

 

Hinweis: Wollen Sie das gesamte Archiv durchsuchen, verwenden Sie die Dokumentenliste.

 

Die Volltextsuche durchsucht nur jene Dokumente, die Sie gefiltert haben. Wenn Sie z. B. in der Dokumentenübersicht alle Dokumente des Kunden Allinger angezeigt haben und anschließend mit der Combobox auf die Hauptkategorie "Korrespondenz" einschränken, wird die Volltextsuche nur die Korrespondenz-Dokumente des Kunden Allinger durchsuchen.

 

Es wird eine Liste der gefundenen Dokumente mit Bezeichnung, Klienten-Nr. und Klientenname angezeigt.
Möchten Sie ein Dokument ansehen, markieren Sie es in der Ergebnisliste und klicken auf die Schaltfläche "Öffnen" (oder doppelklicken Sie in der Ergebnisliste auf das Dokument).
Möchten Sie ein Dokument bearbeiten, markieren Sie es in der Ergebnisliste und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".

 

Bei Abfragen muss keine Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt werden.

 

 

Wollen Sie, dass im Suchergebnis in jedem Dokument alle Suchwörter enthalten sind, geben Sie diese Wörter in das Suchfeld alle Wörter ein. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen" (oder, falls der Cursor auf einem Suchfeld steht, drücken Sie die Eingabetaste), um die Abfrage zu starten.

 

Wollen Sie, dass im Suchergebnis in jedem Dokument mindestens eines Ihrer Suchwörter enthalten sind, geben Sie in das Suchfeld mind. eines der Wörter ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen" (oder, falls der Cursor auf einem Suchfeld steht, drücken Sie die Eingabetaste), um die Abfrage zu starten.

 

Ihre Ergebnisliste ist zu lang und Sie möchten die Suche einschränken. Geben Sie im Suchfeld "ohne die Wörter" ein oder mehrere Wörter ein, die in den Dokumenten der Ergebnisliste nicht enthalten sein dürfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen" (oder, falls der Cursor auf einem Suchfeld steht, drücken Sie die Eingabetaste), um die Abfrage zu starten. "Ohne die Wörter" funktioniert nur in Kombination mit Eingaben in den anderen Suchfeldern.

 

alle Wörter: betriebssystem
ohne die Wörter: windows Linux

 

Ihr eingegebenes Wort wird mit der Volltextsuche als Wortanfang interpretiert (außer Sie schränken durch exakte Wortsuche oder Phrasensuche ein). Das heißt, Sie brauchen keinen Platzhalter eintippen. Wenn Sie mehrere Wörter eingeben, wird jedes Wort als Wortanfang interpretiert.

 

Wollen Sie nur Dokumente finden, die ein einzelnes oder mehrere Suchwörter genau in der angegebenen Schreibweise (ohne Groß-/Kleinschreibung) enthalten, aktivieren Sie "Exakte Wortsuche".

 

 
Wollen Sie nach einer oder mehreren Phrasen (ohne Groß-/Kleinschreibung) suchen, setzen Sie jede Phrase unter Anführungszeichen. Die Reihenfolge der Phrasen spielt keine Rolle. Wörter innerhalb von Phrasen müssen im Dokument in der eingegeben Reihenfolge erscheinen, ohne dass andere Wörter dazwischen stehen, außer Sie verwenden bei der Abfrage Wörter aus der Ausnahmeliste. Leider interpretiert der Windows-Indexdienst bei der Phrasensuche Wörter aus der Ausnahmeliste als Platzhalter.

 

 

Verwenden Sie zwei Sternchen am Ende des Wortes, wenn Sie Flexionen des Suchwortes einschließen möchten. Flexionsformen sind nicht in allen unterstützten Sprachen verfügbar.

 

Der Indexdienst teilt manche zusammengesetzte Wörter auf (wenn mehr als zwei Wörter zusammentreffen, trennt der Indexdienst manchmal nicht). Sie können das bei Ihrer Abfrage berücksichtigen.

 

 

Sie können eine Abfrage optimieren, indem Sie mehrere Suchfelder befüllen. Es wird ein Ergebnis geliefert, das alle Kriterien berücksichtigt.

 

Es kann nach jedem Wort gesucht werden. Wörter in der Ausnahmeliste (siehe oben) werden dabei ignoriert. Falls Sie für Ihre Abfrage ausschließlich Wörter aus der Ausnahmeliste verwenden, erhalten Sie die Meldung: "Die Abfrage enthielt nur ignorierte Wörter. Es wurden keine Daten mit diesen Suchkriterien gefunden."

 

Von der Verwendung anderer als in diesem Dokument beschriebenen Sonderzeichen (z. B. &, |, ^, #, @ und $) wird generell abgeraten, da diese auf Grund der speziellen Bedeutung bei der Übergabe von NTCS an den Indexdienst häufig Fehler verursachen bzw. ein unzuverlässiges Abfrageergebnis liefern.

 

Nach Dateieigenschaften kann nicht gesucht werden.

 

Nach Wortteilen in anderer Form als oben beschrieben kann nicht gesucht werden.

Die Suchdauer kann unterschiedlich lang sein und ist abhängig von folgenden Faktoren: Die Suche mit Wortanfang und Flexionen des Suchwortes (d. h., ohne dass das Wort unter Anführungszeichen gesucht wird) kann mitunter länger dauern. Da zuerst die über die Indexdatenbank gefundenen Dokumente und anschließend mit den in der NTCS bereits gefilterten Dokumenten verglichen wird, ist die Suchdauer von deren Anzahl abhängig und kann mit richtiger Vorauswahl (Kategorie, Jahr, Mitarbeiter) optimiert werden. Die Suche nach mind. einem der Wörter dauert ebenfalls länger als die Suche nach einem einzelnen Wort.

 

Falls Ihre Abfrage zu allgemein war und die Suche zu lange dauert, klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchvorgang abbrechen". Der Vorgang wird allerdings erst nach dem ersten Teil der Suche (Suche im Katalog) abgebrochen, was auch noch einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

 

Wenn Sie die Volltextsuche beenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen". Das Suchfenster wird geschlossen.

 

Folgender Text ist im Dokument enthalten:
Wir erlauben uns, Ihnen die Verträge samt den erforderlichen Unterlagen zuzusenden und bitten um Ihre gefällige Antwort innerhalb einer Woche.

Das Dokument wird gefunden mit folgender Suche:

 

 

Die Volltextsuche verwendet technisch gesehen Komponenten des Indexdienstes Ihres Windows-Betriebssystems. Dort wird konfiguriert, welche Dokumententypen erkannt werden müssen, welche Suchwörter ignoriert werden sollen und welche technischen Einstellungen für den Indexdienst notwendig sind, da dieser auch Plattenkapazität und Rechnerressourcen in Anspruch nimmt.

 

Unterstützung für dieses eher anspruchsvolle Thema erhalten Sie durch Ihren Netzwerkadministrator (Information für den Administrator) bzw. durch die BMD Technikabteilung.

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