Export / Import XML
Wofür ist der BUERO-XML-Export/Import gedacht?
Diese Funktionen sind dazu da, um in einer Organisation mit mehreren BMD Datenbanken, die mit dem gleichen Stammdatenkonzept arbeiten und in denen Standarddaten (wie Banken, Orte, Anreden, Titel, Branchen usw.) vom Administrator gleichgehalten werden, einen regelmäßigen Austausch ("Replikation") von Stammdaten vollautomatisch durchführen zu können.
Die Verwendung dieser Funktionen ist für normale Anwender und Administratoren nicht geeignet und setzt BMD Know-how, Datenbank-Know-how und allgemeines Administrator-Know-how voraus. Vor allem das Konzept, welche Daten zwischen Datenbanken ausgetauscht werden sollen, welche Motivation und welche Alternativen es gibt, sollte unbedingt mit einem zertifizierten BMD Consultant besprochen werden.
Aus welchen Komponenten besteht der XML-Export/Import?
Parametereinstellungen
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Allgemein:
Mit diesem Parameter wird die Art der Replikation bestimmt. 0 - Export: Änderungen werden als Zipdatei in den Exportordner gestellt. 1 - Datenbank: Änderungen werden intern über die Datenbank übertragen. |
Bei 0-Export werden beim XML-Export XML-Dateien in Zip-Pakete verpackt in einem Exportverzeichnis abgelegt.
Bei 1-Datenbank werden beim XML-Export XML-Dateien in Zip-Pakete verpackt und in der Datenbank abgelegt (siehe Doku Replikation).
Bei 1-Datenbank werden beim XML-Export XML-Dateien in Zip-Pakete verpackt und in der Datenbank abgelegt (siehe Doku Replikation).
TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Allgemeine Einstellungen → Import / Export:
Hier kann das Standardverzeichnis für Datenexporte hinterlegt werden. | |
Hier kann das Standardverzeichnis für Datenimporte hinterlegt werden. |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Export/Replikation Stammdaten:
Name einer Feldauswahl. Die darin enthaltenen Felder werden nicht repliziert. Bearbeiten mit F4. | |
Name einer Feldauswahl. Die darin enthaltenen Felder werden nicht repliziert. Bearbeiten mit F4. | |
Name einer Feldauswahl. Die darin enthaltenen Felder werden nicht repliziert. Bearbeiten mit F4. | |
Name einer Feldauswahl. Die darin enthaltenen Felder werden nicht repliziert. Bearbeiten mit F4. |
In diesen Parametern kann eingestellt werden, welche Felder beim XML-Export nicht mitexportiert werden. Das ist vor allem beim ersten Übertragen von Personenstammdaten von einer in eine zweite Datenbank nützlich, da es beim Import aufgrund von Selbstreferenzen der Personentabelle zu Constraint-Verletzungen kommen kann, wenn beispielsweise der Mitarbeiter 1 importiert wird, dessen Abteilungsleiter 2 erst später importiert wird. Man löst das dann am besten mit Feldsperren, indem zuerst von allen Personen nur die Schlüsselfelder (Firmennummer, Personen-ID) exportiert und in der anderen Datenbank importiert werden. Erst im zweiten Schritt werden dann die Feldsperren-Parameter wieder entfernt und die Personen mit allen Feldern exportiert und importiert.
Exportfunktionen
Beim Export von Daten per XML werden alle in einem Prozess exportierten Daten gleicher Art (Kunde, Mitarbeiter …) in einer gemeinsamen XML-Datei exportiert, welche gleichzeitig in eine Zipdatei verpackt wird und einen sprechenden Namen erhält (BUERO…. oder ZLE…) plus Zeitstempel (Datum, Stunde, Minute, Sekunde, Millisekunde) wodurch sichergestellt wird, dass die Datenpakete genau in der Reihenfolge ihres Exportes auch in der Zieldatenbank importiert werden können.
Inhalt einer einzelnen Zipdatei (der Kunde und alle seine wesentlichen Daten, so wie sie auch in der Datenbank abgelegt sind):
Der Export von Daten per XML kann für einzelne Datensätze direkt beim Bearbeiten stattfinden oder für alle Datensätze, die ein Änderungskennzeichen haben, auf einmal.
Gesamtexport aller Datensätze mit Änderungskennzeichen: Paket CRM → Stammdaten → Import und Export → Export:
In diesem Fenster können Sie bekanntgeben, was exportiert werden soll und diverse Einstellungen treffen.
Export einzelner Datensätze beim Bearbeiten siehe Automatismen.
Importfunktion
Der Import von XML-Daten kann im Gegensatz zu den Exportfunktionen nicht für einzelne Datenpakete durchgeführt werden, sondern für alle Datenpakete, die im Importverzeichnis liegen. Diese werden in der Reihenfolge ihrer Bezeichnung importiert. Die Bezeichnung ist eine Kombination von Typ (BUERO…. ZLE….) und Zeitstempel (Datum, Stunde, Minute, Sekunde, Millisekunde) wodurch sichergestellt wird, dass die Datenpakete genau in der Reihenfolge ihres Exportes auch importiert werden.
Wie beim Export gibt es auch hier mehrere Möglichkeiten:
- Import der, auf einer anderen Datenbank exportierten Datenpakete, über Stapel siehe Automatismen.
- Gesamtimport aller aus einer anderen Datenbank exportierten Datenpakete, die im Importverzeichnis liegen über Paket CRM → Stammdaten → Import und Export → Import:
Automatismen
Mit diesen Automatismen ist es möglich, als Administrator den Datenaustausch zwischen mehreren Datenbanken so einzustellen, dass der Administrator nicht mehr (oder nur mehr im Problemfall) eingreifen muss. Die normale Datenwartung durch den Anwender löst dann bereits den Export von Daten per XML aus, während der Import der XML-Pakete über Stapel erfolgt.
Parameter für Einzelexport durch Datenwartung
Sie finden diese Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Export/Replikation Stammdaten:
Ad 1) | Diese Einstellungen müssen mit großer Wahrscheinlichkeit firmenbezogen und nicht allgemein gesetzt werden, wenn für Steuerberatungskanzleien nur die Kundendaten der eigenen Firmen, nicht aber die Kundenkonten der Mandanten zwischen Datenbanken ausgetauscht werden sollen. |
Ad 2) | Mit diesen Parametern wird eingestellt, welche Daten genau im Zuge beim Speichern nach Neuanlage oder Bearbeitung automatisch als XML-Zip-Paket exportiert werden sollen. |
Ad 3) | Mit diesen Parametern wird eingestellt, welche Felder beim XML-Export nicht mitexportiert werden. Siehe auch Parametereinstellungen. |
Ad 4) | Mit diesem Parameter wird eingestellt, ob auch die Umstellung eines Kunden bzw. Interessenten von einer Datenbank in die andere "repliziert" wird. Auch in diesem Fall entsteht ein XML-Zip-Paket, dessen Inhalt jedoch nicht die Kundendaten selbst sind, sondern ein Umstellungsauftrag von Kundenummer auf Kundennummer:  |
Export/Import über Exportverzeichnis oder Datenbank
In der ursprünglichen Version von XML-Export/Import wurde davon ausgegangen, dass XML-Zip-Pakete wie unter Kapitel 2.2. beschrieben in ein Exportverzeichnis geschrieben werden und aus einem Importverzeichnis importiert werden.
In einer späteren Programmversion wurde auf den Datenaustausch über Verzeichnisse verzichtet. Die XML-Zip-Pakete liegen dann zuerst direkt (als "Blob") in der Quelldatenbank, werden dann anhand der Replikationseinstellungen per Stapel in die Zieldatenbanken verteilt und dort importiert.
Die Entscheidung, welche der beiden Technologien verwendet wird, wird exportseitig mit folgendem Parameter getroffen: Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Allgemein:
Mit diesem Parameter wird die Art der Replikation bestimmt. 0 - Export: Änderungen werden als Zipdatei in den Exportordner gestellt. 1 - Datenbank: Änderungen werden intern über die Datenbank übertragen. |
Bei 0-Export werden beim XML-Export XML-Dateien in Zip-Pakete verpackt in einem Exportverzeichnis abgelegt.
Bei 1-Datenbank werden beim XML-Export XML-Dateien in Zip-Pakete verpackt und in der Datenbank abgelegt (siehe Doku Replikation).
Im Gegensatz zu anderen Replikationsparametern, die firmenbezogen gesetzt werden sollen, ist es in diesem Fall nur möglich, den Parameter allgemein zu setzen, da es keinen Sinn macht, dass ein Administrator in seiner Umgebung mehrere unterschiedliche Technologien einsetzt.
Export/Import über Exportverzeichnis
XML-Zip-Pakete werden bei Neuanlage/Änderung der Daten in das Exportverzeichnis geschrieben (siehe Kapitel 2.2.). |
Von einer - durch den Kunden zu erstellenden Anwendung - werden die XML-Zip-Pakete vom Exportverzeichnis der Quelldatenbank in das Importverzeichnis der Zieldatenbanken verschoben. |
Von einer - durch den Kunden zu erstellenden Anwendung - werden die XML-Zip-Pakete des Importverzeichnisses über nachfolgenden Programmaufruf in die Zieldatenbank importiert und anschließend gelöscht oder in ein Sicherungsverzeichnis verschoben. |
Programmaufruf für Import: BMDExec.exe /PRODUCT=BMDNTCS /FUNC=MCS_MDXMLBUERO_IMPORT <...\Pfad\Dateiname.zip>
Nach erfolgreichem Import werden die einzelnen XML-Zip-Pakete von *.zip auf *.zip1 umbenannt.
Jede einzelne Zipdatei wird als eigene Transaktion abgewickelt - d. h. vollständig oder überhaupt nicht importiert.
Statusinformationen werden in einer Logdatei mitprotokolliert, welche über TOOLS → Tools → Berechtigungen → Import und Export → Import- und Export-Protokoll → Buero-Sammelimporte(XML) ausgewertet werden kann.
Export/Import über Datenbank
XML-Zip-Pakete werden bei Neuanlage/Änderung der Daten in die Replikationsdaten als "zu sendende Pakete" der Quelldatenbank eingetragen. | ||||
Über Stapel werden diese Replikationspakete von allen Datenbankstandorten eingesammelt bzw. in alle anderen Datenbankstandorte gesendet und scheinen anschließend in der dortigen Replikationsübersicht als "zu importierende Pakete" auf. Die zugehörigen Stapelfunktionen zum sternförmigen Einsammeln und sternförmigen versenden aller Replikationspakete aller verbundenen Datenbankstandorte heißen
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Über einen weiteren Stapel werden diese Replikationspakete dann als Datenänderung importiert. Die zugehörige Stapelfunktion ist
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Nach erfolgreichem Import haben die importierten XML-Zip-Pakete in der Replikationsübersicht den Status "importiert".
Statusinformationen werden in einer Logdatei mitprotokolliert, deren Namen bei der Erstellung des Stapels festgelegt werden kann.
 | Siehe auch: Replikation zwischen Datenbanken |