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A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden → Kontrolle → Dublettenprüfung
 
Mit der Dublettenprüfung kann eine Suche nach eventuell bereits vorhandenen Personen durchgeführt werden.

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Die Suche erfolgt immer innerhalb der Firma bzw. innerhalb der Firmengruppe, in der die neue Person angelegt werden soll.
Es werden dabei aktive und inaktive Personen berücksichtigt.

MOTIV
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Die Dublettenprüfung ist dazu gedacht, eine redundante Personenführung zu vermeiden. Um diese Anforderung vollständig zu erfüllen, müssen auch inaktive Personen berücksichtigt werden, welche bei Bedarf anschließend wieder aktiviert werden können.

Das Suchergebnis wird im Fenster der zentralen Personenverwaltung dargestellt. Werden bei der Prüfung inaktive Personen gefunden, werden diese in grauer Schrift dargestellt.

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Von dort aus können die gefundenen Personen auch direkt über "Extras"→ "Weitere Funktionen" auf erlaubte Personenarten umgestellt werden.
 

Kombinierte Suche

Mit den Feldern Name, Vorname, Postleitzahl, Straße gibt es zwei Suchläufe. Verwendet werden alle Felder, die vom Anwender eingegeben worden sind. Mit der Anzahl der Zeichen der PLZ und Straße wird immer eine genaue Übereinstimmung geprüft.
 
Hinweis
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Wenn beide Namensfelder (Name und Vorname) leer sind, dann wird keiner der beiden Suchvorgänge gestartet.
 
1. Suchlauf - Volltextsuche
Wenn ein Name eingegeben wurde, wird mit dem Namen eine Volltextsuche im Personen-Namensfeld durchgeführt. Der eingegebene Name muss mindestens 3 Zeichen lang sein.

Wurde auch ein Vorname eingegeben, dann wird zusätzlich im selben Suchvorgang auch eine Volltextsuche mit dem Vornamen im Personen-Vornamensfeld ausgeführt. Auch der Vorname muss mindestens 3 Zeichen lang sein.
Die Zeichen der PLZ und der Straße (sofern eingegeben) müssen genau übereinstimmen.
2. Suchlauf - Ähnlichkeitssuche
Mit dem Namen und dem Vornamen erfolgt eine Ähnlichkeitssuche. Für die Ähnlichkeitssuche ist der Name ein Pflichtfeld und der Name muss mindestens 3 Zeichen lang sein.
Die Zeichen der PLZ und der Straße (sofern eingegeben) müssen genau übereinstimmen.
 

Einfache Suche

Mit den Suchfeldern Steuernummer, Firmenbuchnummer und UID-Nummer erfolgt jeweils ein eigener Suchlauf mit genauer Übereinstimmung.

Hinweis
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  • Gleiche Firmenbuchnummern werden dabei auch als Dublette erkannt, wenn Sie einmal mit und einmal ohne "FN" geschrieben werden.

  • Bei österreichischen Steuernummern werden auch solche als Dublette erkannt, welche einmal mit und einmal ohne Teamnummer geschrieben werden (123/1234 bzw. 123/1234-22). Handelt es sich nicht um Steuernummern im österreichischen Format, so wird der gesamte Wert des Feldes für den Vergleich herangezogen.

Kundenerfassung

Die gefundenen Personen werden immer in der Zentralen Personenverwaltung angezeigt. Da in der Zentralen Personenverwaltung Mitarbeiter und Bewerber ausgenommen sind, werden sie auch bei der Dublettenprüfung ignoriert. Mit folgenden Personenarten werden Vergleiche durchgeführt:
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Interessenten
  • Mögliche Lieferanten
  • Diverse Personen
  • Kontaktpersonen
  • Gesellschafter
  • Angehörige
Abhängig von der gefundenen Personenart stehen danach in der Zentralen Personenverwaltung unter "Extras"→ "Weitere Funktionen" folgende Funktionen zur Verfügung:
  • Interessent auf Kunde umstellen
  • Gesellschafter erstellen aus Kunde
  • Kunde erstellen aus Gesellschafter
  • Kontaktperson erstellen aus Gesellschafter
  • Kunde erstellen aus Angehörigen

Wenn nach der Dublettenprüfung, Dubletten gefunden wurden und dann in der zentralen Personenverwaltung eine Neuanlage erfolgt, dann werden folgende Felder aus der Dubletten-Suchmaske in die Neuanlagenmaske übergeben:
  • Name
  • Vorname
  • Straße
  • UID-Nummer
  • Firmenbuchnummer
  • Steuernummer

Hinweis
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Die PLZ wird nicht vorgeschlagen, weil sie nicht vollständig eingegeben werden muss bzw. kann sie auch bei einer vollständigen Eingabe nicht eindeutig identifiziert werden, weil es zu einer PLZ mehrere Orte geben kann. Der Vorschlag der Werte erfolgt nur, wenn Dubletten gefunden wurden und eine Neuanlage in der Zentralen Personenverwaltung erfolgt.
 
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