Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern im Fenster "Workflowinstanzen":

Feldbeschreibung Workflowinstanzen
Bezeichnung
In diesem Feld können Sie die Bezeichnung des Workflows nach Ihren Wünschen eintragen.
Diagramm-Nr.
In diesem Feld wird die Nummer des Diagramms angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
Diagramminstanz-Nr
In diesem Feld wird die Diagramminstanzennummer angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden. Diese Nummer steht auch auf der Aufgabe, dadurch kann genau festgestellt werden, welche Aufgabe durch welche Workflowinstanz ausgelöst wurde.
Erst-Dat
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem diese Workflowinstanz erstellt wurde.
Ersteller
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der diese Workflowinstanz erstellt hat.
Firma
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der am Workflow hinterlegte Mitarbeiter geführt wird.
Instanz-Status
In diesem Feld wird angezeigt, ob diese Workflowinstanz "Aktiv" bzw. "Inaktiv" ist.
Instanzkopf-Gruppe
In diesem Feld wird bei Kampagnenworkflows angezeigt, welche Workflowinstanzen zur gleichen Kampagne gehören. Der gleiche Workflow kann bei mehreren Kampagnen verwendet werden. Mit diesem Feld kann aber eindeutig festgestellt werden, welche Workflowinstanzen zu einer Kampagne gehören. In diesem Feld steht zu Beginn immer die Nummer der Kampagne, gefolgt von der Firmennummer, unter der diese geführt wird.
Instanzkopf-Info
In diesem Feld werden diverse Informationen zu dieser Workflowinstanz angezeigt, zum Beispiel bei einer DMS-Workflowinstanz, welches Archiv, Dokument, Kategorie etc. davon betroffen ist.

Hinweise 
Hinweis.png
Bei allen CRM Workflows wird zusätzlich das Projekt in dieses Feld auf der Workflowinstanz geschrieben, sofern auf einem Dokument, einer Frist bzw. einem Termin, zu dem der Workflow gestartet wird, eines hinterlegt ist. Unter folgenden Parametern werden die Projektinfos auf der Workflowinstanz gespeichert.

AUG_PRO_FIRMENNR=395000
AUG_PROJEKTNR=15011
AUG_PROJEKTTYP=1

Bitte beachten Sie, dass das Projekt immer nur beim Start des Workflows in dieses Feld geschrieben wird. Das heißt, eine nachträgliche Änderung des Projekts am Termin, am Dokument bzw. der Frist wird nicht mehr in dieses Feld aktualisiert.

Hinweis 
Hinweis.png
Wenn Sie zu Workflowaufgaben, welche noch kein Dokument zugeordnet haben, eines oder mehrere zuordnen, wird diese Information auch in dieses Feld weitergegeben. Wird eine Dokumentenzuordnung erstellt, wird die ID dieser Dokumentenzuordnung in dieses Feld unter folgendem Parameter gespeichert.

AUG_DKZID=746282123703387

Diese Information ist notwendig, damit auch Dokumente, die einer Workflowaufgabe nachträglich zugeordnet werden, korrekt an die Folgeworkflowaufgaben weitergegeben werden.

A_BMD_ARCHIV.bmp Hinweis DMS-Workflow
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Wird die Person eines bereits archivierten Dokuments verändert, bei dem noch laufende Workflowinstanzen zugeordnet sind, wird auch die Person auf den noch offenen Workflowaufgaben aktualisiert. Ebenso werden folgende Parameter in diesem Feld aktualisiert, damit die Person auch auf zukünftigen Workflowaufgaben mit der Person am Dokument übereinstimmt.

AUG_PER_FIRMENNR=395000
AUG_PERSONENID=KL2000300000

Diese Aktualisierung wird aktuell nur bei DMS-Workflows durchgeführt, bei allen anderen Workflowtypen funktioniert das nicht.

A_FRIST.bmp Hinweis Fristenworkflows 
Hinweis.png
Bei Fristenworkflows wird zusätzlich der Betreff der Frist in die Workflowinstanzinfo übergeben. Wird die Frist aus einem Poststück erstellt, wird auch die Nummer des Poststücks in dieses Feld übernommen.

POS_POSTNR=20181212
FST_BETREFF=Frist

L-User
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der die Workflowinstanz zuletzt bearbeitet hat.
Mitarbeiter
In diesem Feld wird die Personen-ID des am Workflow hinterlegten Mitarbeiters angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und Personen-Nr. z. B. MA2000395
Mitarbeiter
In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters für die Aufgabe dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil 1087148480000300032.png vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen, in diesem Fenster werden Ihnen dann die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen.

Hinweis
Hinweis.png
Kommt diese Rückfallebene zur Anwendung, wird in den Aufgaben in der Spalte Workflow zusätzlich zum Workflowsymbol ein Rufzeichen 824701212270367.png angezeigt. Dies dient als Hinweis für den Workflowverantwortlichen, dass die Mitarbeiterermittlung im Workflow nicht korrekt funktioniert hat und er sich diese ansehen soll. 

Diese Aufgaben können dann manuell an den zuständigen Sachbearbeiter delegiert werden. Bei diesem Vorgang wird das Rufzeichen beim Workflowsymbol wieder entfernt, weil die Aufgabe jetzt beim zuständigen Sachbearbeiter liegt und das Rufzeichen in diesem Fall verwirrend wäre.

Notiz
In diesem Feld können Sie die Notiz zu dieser Workflowinstanz ansehen. Auf der Workflowinstanz wird immer die aktuellste Version der Workflownotiz inkl. des gesamten Notizverlaufs angezeigt. Ein Bearbeiten der Workflownotiz bzw. eine Ergänzung ist hier nicht möglich.
Workflow-Nr.
In diesem Feld können Sie dem Workflow eine Nummer zuteilen. Bei der Neuanlage eines Workflows wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Sie können aber auch eine von Ihnen gewünschte Nummer für den Workflow vergeben.
Workflowtyp
In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Typ des Workflows (CRM Workflow, DMS-Workflow ...) angeben. Anhand des Workflowtyps wird ermittelt, in welchem Programmteil Sie den Workflow später einsetzen können. Zum Beispiel muss ein Dokumentenworkflow mit dem Typ DMS-Workflow erfasst werden, damit dieser zu einem Dokument gestartet werden kann.
Änd-Dat
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung der Workflowinstanz angezeigt.