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A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Hilfsprogramme → Datenbesitzer einstellen
 
In diesem Fenster steht Ihnen eine Massenfunktion zum Vergeben von Datenbesitzergruppen zur Verfügung. Spezielles Motiv ist die Erleichterung beim Einrichten von Cloud-Umgebungen (z. B. Klient bucht in der Datenbank des Steuerberaters auf seiner eigenen Mandantenfirma).

Achtung! 
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Die Funktion sollte nur von geübten Administratoren verwendet werden, da dadurch unzählige Änderungen an der Datenbesitzerstruktur durchgeführt werden können.


Fensterelemente:


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Anhand der Werte im Bereich Firma und Datenbesitzer werden die aktivierten Datensätze aus dem Bereich Tabellen mit den entsprechenden Datenbesitzergruppen versehen.

Firma und Datenbesitzer


Firma/Firmengruppe
Wählen Sie hier die Firma oder Firmengruppe, für deren Datensätze die Datenbesitzergruppen gesetzt werden sollen.
  • Wenn Sie die Nummer einer Firma eingeben, werden nur die Tabellen dieser einen Firma bearbeitet - auch dann, wenn diese Firma Teil einer Firmengruppe ist.
  • Wenn Sie die Nummer einer Firmengruppe eingeben, werden die Tabellen aller Firmen dieser Firmengruppe bearbeitet.
Achtung! 
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Bitte beachten Sie folgende Besonderheit bei der Tabelle "Post" im Zusammenhang mit Firmengruppen:
Bei Poststücken erfolgt der Firmenvergleich in Firmengruppen technisch bedingt immer mit der Hauptfirma. Es ist für diese Tabelle daher NICHT möglich, die Änderung der Datenbesitzergruppen auf eine einzelne Firma der Firmengruppe zu beschränken. Befüllen Sie das Feld "Firma/Firmengruppe" in diesem Fall mit der Nummer der Firmengruppe oder alternativ mit der Nummer der Hauptfirma. Auch wenn Sie die Nummer der Hauptfirma eingeben, werden die Poststücke der gesamten Firmengruppe aktualisiert.

Datenbesitzer Ansehen 
Wählen Sie hier jene Datenbesitzergruppe, die als "Datenbesitzer für Ansehen" auf den eingestellten Tabellen hinterlegt werden soll.
Datenbesitzer Bearbeiten 
Wählen Sie hier jene Datenbesitzergruppe, die als "Datenbesitzer für Bearbeiten" auf den eingestellten Tabellen hinterlegt werden soll.
Datenbesitzer Vorschlag
Wählen Sie hier jene Datenbesitzergruppe, die als "Datenbesitzer Ansehen Vorschlag" auf den eingestellten Tabellen hinterlegt werden soll.

Hinweis 
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Diese Einstellung funktioniert nur für die Tabellen "Kunde" und "Lieferant", da es dieses Feld nur in diesen Tabellen gibt.

Änderungs-Modus
Stellen Sie ein, in welchen Fällen der Datenbesitzer aktualisiert werden soll:
  • Nur leere DOGs aktualisieren: Der Datenbesitzer wird nur dann aktualisiert, wenn das entsprechende Feld zum Zeitpunkt der Umstellung noch leer war.
  • Alle DOGs aktualisieren: Der Datenbesitzer wird aktualisiert, unabhängig davon, ob das Feld zum Zeitpunkt der Umstellung leer oder befüllt war.

Tabellen


Kunde Die eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Kunden der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.
LieferantDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.
FirmaDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden am Firmenstamm der gewählten Firma bzw. der Firmen der gewählten Firmengruppe hinterlegt.
Mandantenfirmen
Die eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Mandantenfirmen gesetzt, die zu einem Kunden gehören (Feld "Entspricht Firma" am Kundenstamm), der unter der gewählten Firma/Firmengruppe geführt wird.

Beispiel 
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Im Feld "Firma/Firmengruppe" ist Firma 1 eingetragen. Das Programm sucht von allen Kunden der Firma 1 die zugehörige Mandantenfirma und trägt auf der Mandantenfirma die entsprechenden Datenbesitzergruppen ein.

Datenbesitzer Vorschlagswerte
Für die eingestellten Datenbesitzergruppen und Firmen wird unter Tools → Administration → Berechtigung → Datenbesitzer Vorschlagswerte ein Vorschlagswert für die Kundenneuanlage erstellt. Wird unter "Firma und Datenbesitzer" keine Firma gewählt, so wird das Feld „Firma“ bei den Datenbesitzer Vorschlagwerten frei gelassen.
Archive
Die eingestellten Datenbesitzergruppen werden:
  • auf alle Archive der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.
  • auf alle Archive ohne Firmenzuordnung gesetzt.
  • auf alle Mandantenarchive von Mandantenfirmen gesetzt, die zu einem Kunden gehören, der unter der gewählten Firma/Firmengruppe geführt wird.
Ausschlaggebend dafür ist jeweils das Feld "Firma" am Archivstamm.
Dokumente
Die eingestellte Datenbesitzergruppe für Ansehen wird auf alle Dokumente jener Archive geschrieben, die zur ausgewählten Firma bzw. Firmengruppe gehören.
KontaktjournalDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Kontaktjournaleinträge von Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.
TelefonprotokollDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Telefonprotokolle von Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.
TermineDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Termine gesetzt, die zu Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gehören.
AufgabenDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Aufgaben gesetzt, die zu Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gehören.
PostDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Poststücke gesetzt, die zu Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gehören.
Bitte beachten Sie für Poststücke die Besonderheit beim Eingabefeld "Firma/Firmengruppe".
FristenDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Fristen gesetzt, die zu Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gehören.
Steuer-Kunden-Zuordnung
Die eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle Steuererklärungen, UVAs (FIBU) und Kommunalsteuererklärungen (Lohn) gesetzt, die zu Kunden der gewählten Firma/Firmengruppe gehören.
XML-Erklärungen
Die eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle XML-Erklärungen von Kunden der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.

Hinweis 
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Als Firma ist unter "Firma und Datenbesitzer" die Personen-Firma zu wählen (nicht die Datensender-Firma).

XML-Pakete
Die eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle XML-Pakete von Kunden der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.

Hinweis 
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Als Firma ist unter "Firma und Datenbesitzer" die Personen-Firma zu wählen (nicht die Datensender-Firma).

Databox-FinanzOnlineDie eingestellten Datenbesitzergruppen werden auf alle E-Government-Databox-Datensätze von Kunden und Lieferanten der gewählten Firma/Firmengruppe gesetzt.

Vorgangsweise

Es müssen immer in beiden Bereichen ("Firma und Datenbesitzer" sowie "Tabellen") Optionen gewählt werden. Mittels F3 oder der Schaltfläche 1216215191000005490.png wird der Vorgang ausgelöst. Hinweise auf die durchgeführten Änderungen finden Sie im BMDBUERO.LOG.

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