FAQ und Lernvideos PEP für Steuerberater
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Wie erkennt man, ob Planungsobjekt und Leistungserfassung zusammenfinden?
Sobald ein Prozess und eine Arbeitsgangregel gleich aufgebaut sind (hinsichtlich Tätigkeitshauptgruppe, Tätigkeitsgruppe, gegebenenfalls Tätigkeit) wird vom Programm im Hintergrund (read-only) ein grünes Häkchen auf dem Prozess gesetzt:
Somit ist gewährleistet, dass die Leistungen der LEA auf das dazugehörige Planungsobjekt finden.
Übersicht Mitarbeiterkapazitäten: Welche Stunden kommen aus dem Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen"?
Was bedeuten die unterschiedlich färbigen Summenzeilen im Fenster "Übersicht Mitarbeiterkapazitäten"?
stellt die Gesamtsumme dar. Sie addiert alle Zeiten - auch jene, zu denen ein Mitarbeiter als weiterer Mitarbeiter eines Planungsobjekts zugeordnet ist (nicht nur Hauptmitarbeiter). Je nach Gliederungseinstellung (Einstiegsfeld „Gliederung“) bezieht sich die blaue Summenzeile
auf die Mitarbeiter und die grüne Summenzeile 
auf die Gliederung nach Prozess.Welcher Mitarbeiter hat noch Ressourcen frei bzw. ist "überplant"?
Den besten Überblick erhalten Sie über den Reiter "Übersicht Mitarbeiterkapazitäten" bzw. über das gleichnamige Fenster Planung → Übersicht Mitarbeiterkapazitäten.
Starten der Einstiegsfelder (wichtig zum Starten sind Planungsperiode und Zeitpunkt):
Die roten Zahlen kennzeichnen, dass der jeweilige Mitarbeiter mehr auf dem jeweiligen Prozess verplant worden ist, als ihm laut Kapazitätsberechnung zur Verfügung steht!
Wie kann die Planung eines Jahres in das Folgejahr übernommen werden?
Das Datum im gleichnamigen Feld bezieht sich auf das Planungsjahr (in diesem Fall 2015) und die Einstellung "Vorperiode Planung" bewirkt, dass alle Planungsobjekte, die hinsichtlich SAnfang/SEnde ins Jahr 2014 gefallen sind, auch als Planungsobjekt für das Planungsjahr 2015 angelegt werden.
Auf welchen Mitarbeiter bezieht sich das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" im Fenster Planungsobjekte?
Wenn der Mitarbeiter als weiterer/zusätzlicher Mitarbeiter zugeordnet wurde (Reiter Mitarbeiterzuordnung), so werden diese Datensätze im Fenster „Planungsobjekte“ nicht angezeigt.
Wenn mit weiteren Mitarbeiter-Zuordnungen gearbeitet wird, muss das Fenster „Planungsobjekte/Mitarbeiter“ verwendet werden, damit man alle Planungsobjekte sieht, denen ein Mitarbeiter zugeordnet ist.
Was bedeutet beim Generieren der Planungsobjekte die Ermittlungsmöglichkeit "LEA BJ-1" ?
Beispiel: Wenn beim Generieren alle Bilanzen 2013 erstellt werden sollen, schaut das Programm bei der Ermittlungseinstellung "LEA BJ-1" auf Bilanzierungs-Leistungen mit Bezugsjahr 2012.
Warum werden im Klientenmonitoring die Planungsobjekte (Monatliche Buchhaltungen, Bilanzen,…) nicht angezeigt, obwohl sie generiert wurden und im Fenster Planungsobjekte sichtbar sind?
Was passiert wenn sich der zuständige Mitarbeiter ändert?
Es ist auch möglich, einfach den zugeordneten Mitarbeiter mit „F6 - Bearbeiten“ manuell auszutauschen: Je nachdem wie der PEP-Parameter „Hauptzuständigkeiten erstellen, aktualisieren“ gesetzt ist, wird diese Änderung in die Zuständigkeit zurückgeschrieben.
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, ob die Zuständigkeit erstellt bzw. aktualisiert werden soll. Folgende Ausprägungen gib es:
1- Ja, 2 - Nein, 3 - Fragen (bei jeder Änderung).
Wie erfolgt die Ermittlung beim Generieren des Planungsobjekts für das Soll-Anfang/Soll-Ende-Datum?
2.Gesamte Planungsperiode: SAnfang/SEnde ergeben sich aus der Einstellung der Planungsperiode. Bei „P1JM“ würde die gesamte Planungsperiode daher 1.1.-31.12. ergeben
3.LEA BJ-1: Das Programm ermittelt bei SAnfang/SEnde aus der LEA des Vorjahres (BJ-1) jenes Monats, in dem die meisten Leistungsstunden der mit dem Prozess verknüpften Tätigkeitsgruppe angefallen sind.
4.Planung BJ-1, Soll: Das Programm ermittelt SAnfang/SEnde von den Soll-Werten des Planungsobjekts des Vorjahres.
5.Planung BJ-1, Ist: Das Programm ermittelt SAnfang/SEnde von den Ist-Werten (Ist-Anfang/Ist-Ende) des Planungsobjekts des Vorjahres.
Wie erfolgt die Ermittlung des Mitarbeiters, der für das Planungsobjekt zuständig ist?
Es gibt beim Generieren der Planungsobjekte verschiedene Möglichkeiten:
- Einschränkung „Nur wenn Hauptzuständiger definiert“: Wenn diese Option gewählt wird, schaut das Programm beim Generieren auf die Hauptzuständigkeit des Zuständigkeitsbereichs, der auf dem Prozess hinterlegt ist. Nur wenn es einen Hauptzuständigen für den jeweiligen Kunden gibt, wird ein Planungsobjekt angelegt.
- Wird die obige Option nicht gewählt, zieht als Rückfallsebene der „Allgemeine“ Zuständige für den Zuständigkeitsbereich, der auf dem Prozess hinterlegt ist.
- Gibt es keine „Allgemeine Zuständigkeit“ für den Zuständigkeitsbereich, der auf dem Prozess hinterlegt ist, so wird als weitere Rückfallsebene der Sachbearbeiter des Kunden für die Mitarbeiterzuordnung auf dem Planungsobjekt herangezogen.
Wieso werden im Fenster "Übersicht Mitarbeiterkapazitäten" bei der verfügbaren Zeit (Spalte "Z. verf") bei der Gliederung nach Mitarbeitern keine Werte angezeigt, obwohl über die Kapazitätsberechnung Werte berechnet worden sind?
Kontrollieren Sie die Funktion „Verfügbar laden“, die unter „Ansicht“ aufzurufen ist. Aus Performancegründen gibt es die Möglichkeit, die verfügbaren Zeiten nicht zu laden. Wenn diese Einstellung getroffen wird, werden keine Werte in dieser Spalte angezeigt.
Quartalsprüfung bei FIBU
Wenn im Klientenmonitoring mit der Funktion „Planungsobjekte generieren (KM)“ die Option „UVA Quartalsprüfung bei Fibu-PO“ gesetzt wird, wird das Feld „UVA-Abgabezeitraum“ auf der Kundenfirma geprüft und die UVA-Zustände der Quartal-FIBUs werden in den Monaten Jänner/Februar, April/Mai; Juli/August, Oktober/November auf „Nicht notwendig“ gesetzt.
Die Prüfung erfolgt nur beim Generieren über diese Funktion. Erfolgt die Anlage im Hintergrund über das Buchen in der FIBU, gibt es keine Prüfung. Der Status muss in dem Fall manuell gesetzt werden.
Welche Verbindung gibt es zwischen Planungsobjekt und Quotenverwaltung?
Wenn der Prozess über den Zuständigkeitsbereich korrekt mit der Quotenverwaltung verknüpft ist (Anmerkung: Quotenverwaltung ist immer Bereich 1!), dann kann anhand des Reiters „Quotenverwaltung“ im Fenster Planungsobjekte die Quote zum Planungsobjekt angezeigt werden – je nachdem, welches Bezugsjahr auf dem aktuellen Planungsobjekt-Datensatz eingetragen ist, kann auch am Reiter mit Hilfe der Combobox umgeschaltet werden, um alle Quotendatensätze zum jeweiligen Kunden anzuzeigen.
Außerdem gibt es über die Feldauswahl eine Verknüpfung zwischen Planungsobjekt und Quotenverwaltung:
Das Feld „Soll-EndeTG“ der Planungsobjekte wird auf der Quote im Feld „Planfertig“ angezeigt.
Aus der Quote wird das Feld „Fertig“ auf dem Feld „Fertigdatum“ des Planungsobjektes angezeigt.
Warum werden keine LEA-Leistungen auf den Planungsobjekten angezeigt?
Wenn im Fenster „Planungsobjekte“ (und in Folge dessen auch bei den Ausdrucken) auf dem Reiter „Mitarbeiteraufzeichnung“ keine LEA-Leistungen angezeigt werden, so ist wahrscheinlich der dafür nötige LEA Parameter nicht gesetzt:
Stammdaten – Einstellungen - LEA Parameter - Leistungserfassung – Arbeitsgang, „Arbeitsgang automatisch erstellen – Ohne Projekt".
Sobald dieser Parameter gesetzt ist, werden die Leistungen der Leistungserfassung auf das dazugehörige Planungsobjekt geschrieben, wenn Arbeitsgangregel und Prozess die gleiche Granularität haben.
(Anmerkung: Rückwirkend können die Leistungen mit dem Planungsobjekt über das Hilfprogramm „Leistungen aktualisieren“ verbunden werden).