So wird Ihr Belegarchiv revisionssicher!

Mit dem BMD DMS ist eine revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Belege selbstverständlich möglich!

Dabei werden unterschiedliche Sicherheitsaspekte berücksichtigt:

Die Sicherheit, ...

Dokumente dann wiederzufinden, wenn Sie diese benötigen.
den Zustand eines wichtigen Dokumentes jederzeit reproduzieren zu können.
dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen bzw. bearbeitet werden können u. v. a. m.

Als Mindesteinstellung für JEDES Ihrer revisionssicheren BMD Belegarchive empfehlen wir:

Den Parameter "Abfrage Versionierung" zu deaktivieren und die Eigenschaft "Dokumente versionieren" in allen Kategorien der Mandantenarchive auf "immer versionieren" einzustellen. Damit kann sogar ein unbeabsichtigtes Bearbeiten von Belegen abgefangen werden. Dabei ist zu beachten, dass dieser Wert nur für die manuell angelegten Kategorien gültig ist. Sind die Parameter "Automatische Anlage aus Fristarten" und "Automatische Anlage beim Archivieren im Paket FIBU" aktiviert, legt das System die Dokumentenkategorien automatisch an. In diesen Fällen übernimmt das Feld "Dokumente versionieren" automatisch den Standardwert "Lt. Parametereinstellung", weil dies die voreingestellte Einstellung ist. Daher muss, wenn die beiden genannten Parameter aktiviert sind, zusätzlich der Parameter "Dokumentenzugriff" so konfiguriert werden, dass die Versionierung ebenfalls auf "Arbeitskopie mit Versionierung" gestellt wird. Auf diese Weise ist die Versionierung in allen Kategorien - egal ob manuell oder automatisch erzeugt - sichergestellt.

Hinweis

Möchten Sie mit der Versionsinfo arbeiten, muss der Parameter "Eingabe Versionsinfo" aktiviert werden. Dabei müssen Sie beachten, dass Sie bei allen bereits archivierten Dokumenten das Feld "Dokumente versionieren" zusätzlich auf "Immer versionieren" stellen, damit im Abfragedialog für die Versionsinfo auch immer nur die Option zum "Version erstellen" verfügbar ist und keine Möglichkeit besteht, eine Version zu überschreiben. In diesem Fall müssen Sie die entsprechenden Dokumente in der Dokumentenübersicht bzw. -liste filtern und mit "Spalte bearbeiten" den Wert über alle Dokumente hinweg auf "Immer versionieren" ändern.

Die Eigenschaft "Dokumente entfernen" in allen Kategorien des Mandantenarchives bzw. am Archivstamm selbst auf dem Standardwert "nein" zu belassen.
Die Bearbeitungsfunktion für alle Kategorien aller Archive nur für Administratoren freizugeben, damit Mitarbeiter die o. a. Eigenschaften der Kategorien nicht umstellen können.
Das endgültige Löschen von Dokumenten über das Berechtigungssystem nur für Administratoren freizugeben.

Zusätzlich stehen Ihnen im BMD DMS weitere Sicherheits-Funktionen zur Verfügung:

Bearbeitungsprotokolle mit Zeitpunkt und Benutzer für jede Art von Zugriff auf ein Dokument.
Datenbesitzer-Berechtigungen je Archiv bzw. je Dokumentenkategorie, die sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente in diesen Archiven bzw. Kategorien zugreifen können.
Die Zugriffstechnologie (Speicherung über Server), die sicherstellt, dass Mitarbeiter Dokumente ausschließlich über das BMD DMS ansehen und bearbeiten können.
Check-out-Status für Dokumente, die von einem Mitarbeiter zum Bearbeiten geöffnet werden, damit Dokumente nicht parallel bearbeitet werden können.
Passwort oder Bearbeitungsschutz per Datenbesitzerberechtigung, die einzelne Dokumente vor dem Ansehen und Bearbeiten schützen.
CRC-Check von Dokumenten u. v. a. m.

Ihre Hardware-/Netzwerk-/Server-Umgebung …

... muss natürlich ausreichend abgesichert sein, um ihren Teil zur Revisionssicherheit des Archives beizutragen. Die BMD Cloud ist dafür bestens geeignet.

Allgemein