Voraussetzung OCR-, QR- und Barcode
Voraussetzungen für die OCR- und QR-/Barcodeverarbeitung
Mit BMD Scan können Schriften mit der OCR-Erkennung und elektronische Codes ausgelesen und verarbeitet werden. Das funktioniert in der Regel gut mit einfachen digitalisierten Dokumenten im TIFF- oder PDF-Format. In dieser Hilfe wird darauf eingegangen, was die OCR-Erkennung ist, was elektronische Codes bedeuten und welche Voraussetzungen es zu beachten gilt.
OCR-Erkennung
OCR steht für "Optical Character Recognition" (optische Zeichenerkennung). Die Funktion "OCR-Erkennung" in BMD Scan ist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Unterstützung für das Papierlose Buchen zuständig. Es handelt sich hierbei um eine weit verbreitete Technologie zur Erkennung von Text in Bildern, beispielsweise in gescannten Dokumenten und Rechnungen. Sie wandelt praktisch jede Art von Bild, das geschriebenen Text enthält, in maschinenlesbare Textdaten um.
Für eine Verarbeitung mit der Papierlosen Buchhaltung in BMD NTCS sind folgende Informationen wichtig, um eine vollständige Rechnung darzustellen:
- Rechnungsnummer
- Rechungsdatum
- Betrag
- Steuernummer
Ist die automatische Trennung (Split) in BMD Scan aktiviert, dann werden folgende Rechnungsinformationen für eine Trennung gesucht:
- Rechnungsnummer
- Steuernummer
Befindet sich eine Zahlungsinformation wie eine IBAN auf dem Dokument, dann kann auch dieses Kriterium zur Trennung herangezogen werden.
Elektronische Codes
Elektronische Codes wie QR-Codes oder Barcodes können in BMD Scan auf verschiedene Weise ausgelesen und verarbeitet werden. Diese Codes werden meist auf das Dokument gedruckt oder aufgeklebt:
Hier ein paar Beispiele für die Verarbeitungsmöglichkeiten:
- QR-Code mit Zahlungsinformationen auf Rechnungen mit der OCR-Erkennung auslesen
- Belege durch QR-Code oder Barcode im Stapel trennen und archivieren
- QR-Codes oder Barcodes auslesen und testen
OCR-Erkennung mit elektronischen Rechnungscodes
Die OCR-Erkennung in BMD Scan extrahiert nicht nur Texte und Zahlen, sondern erkennt auch, ob sich ein QR-Code mit Zahlungsinformationen am Dokument befindet. Es werden folgende QR-Codes mit Zahlungsinformationen mit der OCR-Erkennung ausgelesen:
- STUZZA mit EACT-Informationen
- Swiss QR-Code (SIX-Code)
Befindet sich einer der beiden QR-Codes auf einer Rechnung, dann wird dieser bevorzugt behandelt.
Erst wenn ein Wert im Code fehlt, wird wieder die OCR-Erkennung angewendet, um die zusätzlichen Informationen zu ermitteln.
Hinweis
 | Ein elektronischer Code in Form eines 2D-QR-Codes ist immer schneller beim Auslesen und sicherer als ein 1D-Barcode oder die OCR-Erkennung. |
Belege mit elektronischem Code im Stapel trennen und archivieren
In BMD Scan können wie oben angeführt Inhalte aus elektronischen Codes verarbeitet und wieder in BMD NTCS DMS archiviert werden.
Diese Dateien können dann in der ER-Kontrolle oder WWS wieder zusammengeführt werden.
Mithilfe von Makros in den BMD Scan-Parametern können nun die gesplitteten Dokumente mit einer Dokumenten-Importdatei archiviert werden.
Hinweis
| Um den gesamten Splitvorgang mittels elektronischer Codes einzurichten, ist zunächst eine Analyse der Abläufe in Ihrem Unternehmen erforderlich. Ein Supportmitarbeiter wird mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um die Abläufe sowie die zugehörigen Makros in BMD Scan umzusetzen. Bitte verwenden Sie dazu  Kontakt zu BMD oder unser Online-Supportanfrage-Formular. |
Elektronische Codes auslesen und testen
Damit Sie sehen können, ob der elektronische Code auf dem Dokument funktioniert, ist in BMD Scan eine Funktion eingebaut, mit der Sie alle elektronischen Codes testen können.
Sie erreichen die Funktion über BMD Scan → START→ QR-/Barcodeerkennung → Ermittle die QR/Barcodes des Dokuments
Scannen und Bildverbesserung
Digital generierte Dokumente, also PDF-Dateien, die elektronisch (zum Beispiel mit Textverarbeitungs- oder anderen EDV-Programmen) erstellt worden sind, werden von unserer OCR- bzw. Code-Erkennung in der Regel sehr gut erkannt. Die Erkennung erfolgt durch das digitale Dokument schnell, da es dadurch weniger Fehlerquellen gibt.
Gescannte Dokumente beinhalten jedoch oft Störungen, die den Auslesevorgang beeinträchtigen können.
Hierbei ist es wichtig, dass die Dokumente nach dem Scannen durch eine Bildverbesserung gut aufbereitet werden. Wie das geht, lesen Sie in dieser Hilfe.
Treibertechnologien
Wichtig für den Betrieb eines Scanners mit BMD Scan ist die Treibertechnologie. BMD Scan bevorzugt die Scanner-Treiber-Technologie TWAIN. Bitte achten Sie beim Kauf Ihres Dokumentenscanners auf diese Treibertechnologie. WIA-Treiber werden zwar auch unterstützt, jedoch handelt es sich hierbei um Windows-Basis-Treiber. TWAIN-Treiber bieten mehr Umfang in den Bildeinstellungen als WIA-Treiber.
Die genauen Funktionen unterscheiden sich aber bei jedem Hersteller der Scangeräte.
Bildverbesserung
Ein mit einer TWAIN-Schnittstelle ausgestattetes Bildverarbeitungsprogramm, das heute schon mit vielen Dokumentenscannern mitgeliefert wird, bietet viele Optionen, um das Scanergebnis so zu gestalten, dass dieses annähernd die Qualität eines digitalen Dokuments erreicht.
Bildverbesserungssoftware
Viele Scannermodelle bringen eine eigene Softwarelösung im TWAIN-Treiber mit, welche die gescannten Dokumente auf die Erkennung der Zeichen durch die OCR- oder QR-/Barcodeerkennung optimiert. Zudem werden die Dokumente sehr klein im Datenvolumen, was bei der Verarbeitung in BMD Scan viel Speicher und Zeit spart.
Ist ein Scanner per TWAIN-Treiber an Ihrem Computer angeschlossen, kann die Texterkennung unmittelbar nach dem Scannen angestoßen werden. Um diese Funktion einzuschalten, verbinden Sie Ihren lokal installierten Scanner und schalten Sie folgende Funktion ein:
BMD Scan → EINSTELLUNGEN → Scanner Standardeinstellungen → Durchsuchbares PDF erzeugenSomit werden die Dokumente unmittelbar nach dem Scanvorgang in ein Verzeichnis oder in den Dokumentenpool per OCR-Erkennung durchsuchbar abgespeichert:
Voraussetzungen für Beleggut in digitaler Form
Digitale Bilddateien wie "TIF" oder "JPEG" werden mit BMD Scan zwar unterstützt, für die Verarbeitung in BMD Scan mittels OCR-Erkennung und die Verarbeitung von QR-Codes/Barcodes werden jedoch PDF‐Dokumente ab der Version 1.5 empfohlen.
Voraussetzungen für Beleggut in Papierform
Werden die oben beschriebenen Funktionen "OCR‐Erkennung" oder "Split vor Barcode" mit gedrucktem Papier eingesetzt, dann sind Dokumentenscanner besser geeignet, da diese auf das weitere Verarbeiten von Beleggut und dessen Inhalt spezialisiert sind und die Hard- und Software bereits mitbringen.
Multifunktionsgeräten fehlt meist die geeignete Hard- und Software, um das Niveau eines Dokumentenscanners zu erreichen. Nicht selten muss man bei Multifunktionsgeräten mit höheren Kosten rechnen, da eine Druckqualität für das Weiterverarbeiten von Inhalten in Dokumenten meist nicht ausreicht oder Fehler verursacht. Das wiederum hat oft eine teure Nacharbeitungszeit zur Folge.
Vorteile von Dokumentenscannern gegenüber einem Multifunktionsdrucker (MFP)
Dokumentenscanner bieten wesentliche Vorteile im alltäglichen Bereich beim Scannen von Papierdokumenten:
- Herausragende Bildqualität: Spezialisierte Bildverarbeitung mit automatischer Farbkorrektur, Schräglagen- und Kontrastanpassung sorgt für gestochen scharfe, lesbare Scans.
- Intelligente Bildoptimierung: Funktionen wie Leerseitenentfernung, Schattenreduktion und OCR-Erkennung erzeugen sofort verwendbare, archivfähige Dokumente.
- Dokumentenschutz: Ultraschall-Doppelblatterkennung, sanfter Einzug und optimierte Papierführung verhindern Papierstau oder Beschädigung empfindlicher Originale.
- Hoher täglicher Durchsatz: Entwickelt für den Dauerbetrieb mit tausenden Scans pro Tag, während MFPs meist nur für gelegentliche Scans ausgelegt sind.
- Konstante Zuverlässigkeit: Langlebige Mechanik und wartungsfreundliches Design sichern eine gleichbleibend hohe Scanqualität im täglichen Einsatz.
Optimale Einstellungen für das Scannen von Dokumenten
Grundlegende Bildeinstellungen
Um eine hohe Qualität und Lesbarkeit gescannter Dokumente zu gewährleisten, sollten folgende Grundeinstellungen am Dokumentenscanner vorgenommen werden:
- Gerät: Verwenden Sie einen hochwertigen Dokumentenscanner, der für die Digitalisierung von Texten und Grafiken optimiert ist.
- Auflösung: Eine Bildauflösung von 300 x 300 dpi (dots per inch) stellt sicher, dass selbst kleine Details wie feine Schriftzüge oder Linien klar und scharf abgebildet werden. Diese Auflösung eignet sich ideal für die meisten Büroanwendungen, einschließlich Archivierung und Weiterverarbeitung.
- Farbeinstellung: Wählen Sie die Option Schwarz/Weiß, um die Dateigröße zu minimieren und gleichzeitig eine optimale Lesbarkeit von Textdokumenten zu erreichen. Diese Einstellung ist besonders für reine Textdokumente ohne farbige Elemente empfehlenswert.
- Komprimierung: Eine mittlere Komprimierung bietet das beste Gleichgewicht zwischen Dateigröße und Bildqualität. Sie reduziert den Speicherbedarf, ohne die Lesbarkeit oder wichtige Details zu beeinträchtigen.
Erweiterte Einstellungen über TWAIN-Treiber
Die TWAIN-Schnittstelle ermöglicht zusätzliche Optimierungen, welche die Qualität der gescannten Dokumente weiter verbessern. Folgende Einstellungen sollten aktiviert werden, um häufige Probleme wie verzerrte Seiten, Schattenwürfe oder Verschmutzungen zu korrigieren:
- Automatische Schräglagenkorrektur: Diese Funktion richtet schief eingelegte Dokumente automatisch aus, sodass der Text stets gerade und lesbar bleibt - besonders nützlich bei manueller Beschickung des Scanners.
- Automatisches Drehen von Seiten: Erkennt die Ausrichtung des Dokuments (z. B. Hoch- oder Querformat) und dreht es automatisch in die korrekte Leserichtung. Dies spart manuelle Nachbearbeitung und beschleunigt den Arbeitsablauf.
- Integrierte Bildverbesserung: Optimiert Kontrast, Helligkeit und Schärfe, um die Lesbarkeit von Texten zu erhöhen - besonders bei älteren oder verblassten Dokumenten.
- Schattenentfernung: Reduziert unerwünschte Schatten, die durch ungleichmäßige Beleuchtung oder Falten im Dokument entstehen. Dies ist essenziell für eine gleichmäßige Darstellung des gescannten Materials.
- Staubentfernung: Filtert kleine Partikel wie Staub oder Fasern heraus, die sonst als störende Punkte im Scan erscheinen würden. Dies verbessert die optische Qualität deutlich.
- Risse und Schmutzentfernung: Glättet sichtbare Beschädigungen wie Risse oder Flecken auf dem Originaldokument, ohne den eigentlichen Inhalt zu verfälschen. Ideal für die Digitalisierung älterer oder stark genutzter Unterlagen.
Hinweis
| Haben Sie Fragen zu einem kompatiblen Dokumentenscanner oder unserem BMD Evolution Complete? Unser engagiertes Support-Team steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite – kompetent, schnell und individuell. Bitte verwenden Sie dazu |
Unterschiede der Dokumentenscanner
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenscannern. Diese werden hier kurz beschrieben. Wichtig ist die Bildverbesserung und der Einsatz eines TWAIN-Treibers. Nur ein TWAIN-Treiber ist mit BMD Scan kompatibel.
BMD Evolution Complete
Belege und Dokumente digitalisieren ist im Alltag nicht nur mit Zeitaufwand beim Scannen, sondern vor allem auch mit viel Nachbearbeitung verbunden. Besonders in Steuerberatungskanzleien und Unternehmen mit hohem Belegaufkommen summieren sich diese Handgriffe schnell zu Zeitfressern. Nicht so mit BMD Evolution Complete: Die Kombination aus intelligenter Software und leistungsfähiger Scan-Hardware nimmt Ihnen zahlreiche Arbeitsschritte ab, indem sie ganze Prozessketten direkt beim Scan-Prozess automatisiert.
Lesen Sie mehr auf BMD Evolution Complete: Wie Sie mit BMD schon beim Scannen Arbeitsaufgaben automatisieren nach.
Einzelplatz-Dokumentenscanner
Einzelplatz-Dokumentenscanner oder auch "Tischscanner" werden in der Regel mittels USB-Kabel an einem PC angeschlossen. Auf dem PC wird ein TWAIN-Treiber des Herstellers installiert und dann mit BMD Scan verbunden.
- Für Klein- und Mittelbetriebe pro Arbeitsplatz
- Für kleinere Mengen von Belegen
- USB-Schnittstelle
- TWAIN‐Treiber mit integrierter Bildverbesserung
- Kleiner Stellplatz
- Diese Scanner sind über Allgemeine Dokumentenscanner erhältlich.
Arbeitsgruppen-Dokumentenscanner
- Für Klein- und Mittelbetriebe und mehrere Arbeitsplätze
- Für mittlere Mengen von Belegen
- Netzwerk/USB-Schnittstelle
- TWAIN‐Treiber mit integrierter Bildverbesserung
- Kleiner Stellplatz
- Diese Scanner sind über Allgemeine Dokumentenscanner erhältlich.
