BMD Web: Dienstreisen erfassen
Mit diesem Programm können neue Dienstreisen erfasst und bestehende Dienstreisen bearbeitet oder angesehen werden. Es lassen sich sowohl Inlands- als auch Auslandsdienstreisen eingeben und bearbeiten.
Einstiegsfelder
Bevor mit der Erfassung der Dienstreisen begonnen werden kann, müssen im Einstiegsbereich die DV-Firma und der Dienstnehmer festgelegt werden.
Firma | In diesem Feld wird die DV-Firma angezeigt, zu der der eingeloggte BMD Benutzer gehört. |
Dienstnehmer | Üblicherweise hat ein Dienstnehmer die Berechtigung, für sich selbst Dienstreisen zu erfassen. Falls entsprechende Berechtigungen für Dienstnehmerdaten vorhanden sind, können auch Dienstreisen für andere Dienstnehmer erfasst werden. Im Suchfenster sind nur jene Dienstnehmer sichtbar, für die eine Dienstreiseerfassung mit dem eingeloggten Benutzer möglich ist. |
Von Datum | Über dieses Feld können Dienstreisen eines bestimmten Zeitraums gefiltert werden. |
Dienstreisen
In diesem Bereich werden die bereits erfassten Reisen aufgelistet. Neue Dienstreisen können erfasst werden. Bereits bestehende Dienstreisen können je nach Reisestatus auch bearbeitet, gelöscht oder angesehen werden. Neben dem Reisestatus, der Auskunft über den Bearbeitungszustand der jeweiligen Dienstreise gibt, werden auch Reisezeitraum, Reisezweck, errechnete Tag- und Nächtigungsgelder, Spesen, Kilometergelder usw. angezeigt. Die Feldauswahl kann individuell auf Ihre Bedürfnisse entweder im Vollclient oder direkt in diesem Fenster angepasst werden.
Um die Feldauswahl direkt in diesem Fenster zu bearbeiten, kann man über die Einstellungen im rechten oberen Bereich einsteigen.
Dieser Bereich verfügt über eine Combobox oben rechts, mit der nach bestimmten Dienstreisen gefiltert werden kann. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Alle: Alle Dienstreisen werden angezeigt, die aufgrund der Einstiegsfelder gefiltert worden sind.
Noch nicht übernommene Reisen: Nur jene Dienstreisen werden angezeigt, die noch nicht in die Lohnverrechnung übernommen worden sind.
Dokumente
Dieser Fensterbereich besteht wiederum aus zwei Teilen. Im oberen Bereich kann mit Drag & Drop ein Dokument hochgeladen werden. Mit dieser Funktion lassen sich Rechnungen, Arbeitsberichte etc. an eine Dienstreise anhängen. Die der Dienstreise zugeordneten Dokumente sind im gleichnamigen unteren Bereich ersichtlich.
Spesen
In diesem Bereich werden Spesen zur oben markierten Dienstreise angezeigt und es können auch neue Spesen erfasst bzw. bestehende Spesen bearbeitet werden.
Funktionen
| Ansehen | Zeigt die selektierte Dienstreise im Detail an. |
| Neu | Mit dieser Funktion kann eine neue Dienstreise erfasst werden. |
| Bearbeiten | Mit dieser Funktion kann die selektierte Dienstreise bearbeitet werden. |
| Löschen | Mit dieser Funktion kann die selektierte Dienstreise gelöscht werden. |
| Fertig | Mit dieser Funktion wird die selektierte Dienstreise fertig gemeldet. Sofern ein Genehmigungsprozess hinterlegt ist, wird die Dienstreise dem Genehmiger vorgelegt. |
| Dokumente - Zugeordnete Dokumente | Dieses Menü verfügt über folgende Funktionen: Ansehen: Zeigt die Details zum Dokument. Neu: Mit dieser Funktion kann ein neues Dokument zur Dienstreise hinzugefügt werden. Bearbeiten: Hier kann ein bestehendes Dokument bearbeitet werden. Dokument ansehen: Öffnet eine Vorschau des markierten Dokuments. Dokument(e) herunterladen: Lädt die markierten Dokumente herunter. Dokumente zuordnen: Hier können Dokumente aus dem Archiv zur Dienstreise zuogeordnet werden. Archivieren: Archiviert das markierte Dokument. |
| Spesen | Dieses Menü verfügt über folgende Funktionen: Neu: Mit dieser Funktion können Spesen zur selektierten Dienstreise erfasst werden. Bearbeiten: Mit dieser Funktion kann eine Spesenzeile zur selektierten Dienstreise bearbeitet werden. Löschen: Mit dieser Funktion kann eine Spesenzeile zur selektierten Dienstreise gelöscht werden. |
| Arbeitsessen | Mit dieser Funktion können Arbeitsessen pro Tag erfasst werden. |
| Auslandsaufenthalt | An dieser Stelle gelangen Sie in das Erfassungsfenster für den Auslandsaufenthalt einer Auslandsdienstreise. |
| Nächtigung | Hier kann pro Tag festgelegt werden, ob der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht werden soll. |
| KM-Geld | Diese Funktion öffnet das Erfassungsfenster für das Kilometergeld. |
| Spesen | Diese Funktion ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Spesenarten. |
| Lohnarten | In diesem Fenster können zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst werden. |
| Kostenaufteilung | Über diese Funktion können die Kosten einer Reise auf Kunden-Nr., Projekt-Nr., Auftrags-Nr., Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche aufgeteilt werden. |
| Detail | Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Diätensätze sich ergeben und welche Arbeitsessen erfasst worden sind. Außerdem besteht die Möglichkeit zur manuellen Übersteuerung der errechneten Tag- und Nächtigungsgelder. |
| Kopieren | Mit dieser Funktion kann eine Dienstreise mit den erfassten Spesen, Lohnarten, KM-Geldern ... auf einen anderen Dienstnehmer bzw. auf ein neues Reisedatum kopiert werden. Bei Ausführen dieser Funktion ist zu beachten, dass dabei alle Felder, z. B. auch eine Kostenstelle, mitübernommen werden. |
| Berechnungsjournal | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufen sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
| Aktuelle Dienstreise drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm "Dienstreisen drucken", druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. |
| Sichtbare Reisen drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm "Dienstreisen drucken" und druckt alle sichtbaren Reisen. |
| Dienstreisen drucken | Diese Funktion öffnet das Ausdrucksprogramm für Dienstreisen; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
| Bildschirmliste | Dieses Menü verfügt über folgende Funktionen: BMD Standardausdruck: Standardausdruck der angezeigten Liste |
| In Terminkalender eintragen | Erzeugt für die markierte Reise einen Termin im Kalender des Mitarbeiters. | ||
| Aus Terminkalender austragen | Löscht den Termin aus dem Kalender des Mitarbeiters. | ||
| Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt hat. | ||
| Dienstnehmervorschlag | Wird dieser Schalter auf "Ja" gesetzt (markiert), wird im Feld "Dienstnehmer" automatisch der Dienstnehmer vorgeschlagen, der im Programm eingeloggt ist. Dazu muss natürlich im Programm "Dienstnehmer" bei jedem Dienstnehmer die entsprechende User-ID hinterlegt sein. Hinweis
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| Reisestatus zurücksetzen | Setzt den Reisestatus wieder auf "Offen". | ||
| DMS | Dieses Menü verfügt über folgende Funktionen: Dokument ansehen: Öffnet eine Vorschau der zur Dienstreise zugeordneten Dokumente. Dokument hochladen: Hier können Dokumente zur Dienstreise hochgeladen werden. Dokumente zuordnen: Mit dieser Funktion können Dokumente aus dem Archiv zur Dienstreise zuogeordnet werden. Zu Dokument in DMS: Über diese Funktion gelangen Sie zum Dokument im DMS. | ||
| Spesen | Dieses Menü verfügt über folgende Funktionen: DMS: Hier können zu den Spesen zugehörige Dokumente angesehen, hochgeladen oder aus dem Archiv zugeordnet werden. Ebenso kann man zum Dokument im DMS wechseln. |
 | Siehe auch: |