Kontenzuordnung
Allgemein
Die NTCS bietet Ihnen eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten, z. B. Bilanz, Kurzfristige Erfolgsrechnung (KERF), Geldflussrechnung und viele weitere Analysen.
Damit diese Auswertungen korrekte Ergebnisse liefern, ist es erforderlich, dass Ihre Konten richtig gegliedert und den entsprechenden Überschriften zugeordnet sind.
Damit diese Auswertungen korrekte Ergebnisse liefern, ist es erforderlich, dass Ihre Konten richtig gegliedert und den entsprechenden Überschriften zugeordnet sind.
In diesem Hilfedokument erfahren Sie:
- wie Sie Kontenzuordnungen effizient und systematisch vornehmen,
- welche Funktionen die NTCS dafür bereitstellt,
- worauf Sie bei der Gliederung und Zuordnung Ihrer Konten achten sollen, um fehlerfreie Auswertungen zu erhalten, und
- wie Sie bestehende Zuordnungen prüfen, anpassen oder automatisiert übernehmen können.
Durch eine sorgfältige Kontenzuordnung stellen Sie sicher, dass Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen in der NTCS vollständig, konsistent und aussagekräftig sind.
Hinweis
 | Die Kontenzuordnungen in der NTCS sind immer jahres- bzw. fibubezogen gespeichert. Das bedeutet: Wenn Sie eine Auswertung aufbereiten, bei der Werte aus anderen Jahren mitaufbereitet werden (z. B. als Vorjahresvergleich), nutzt das Programm für die Anzeige und Gliederung der Vorjahreswerte die aktuelle Kontengliederung, sprich die Gliederung des laufenden Jahres. So wird sichergestellt, dass alle Werte in der Auswertung nach der gleichen Struktur dargestellt werden. |
Kontenzuordnung über Kontengruppen
Beginnen Sie mit der Kontenzuordnung im Gliederungsschema "Kontengruppen", die Sie über die Tätigkeit "Konten zuordnen" über die Bilanzierungscheckliste aufrufen.
Die Zuordnung der Konten kann an folgenden Stellen vorgenommen werden:
- über den Aufruf der Tätigkeit "Zuordnung Konten" im Bilanzprojekt → Änderung im Gliederungsschema Kontengruppen (z. B. Schema 300)
- oder über die Funktion "Gliedern" bzw. "Konten zuordnen", die Sie in jeder Auswertung oder Saldenliste am Bildschirm finden. Hier können Sie die Kontenzuordnung entweder gleich über das aufgerufene Auswertungsschema vornehmen oder gegebenenfalls an dieser Stelle auf das Gliederungsschema Kontengruppen (z. B. Schema 300) umstellen:
Die einzelnen Gliederungstexte sind in einer Baumstruktur übersichtlich angeordnet. Sie können den gesamten Gliederungsbaum ansehen, wenn Sie die Funktion "Ganzen Baum öffnen" über die rechte Maustaste ausführen. Mit der Funktion "Alle Knoten öffnen" (aufrufbar über die rechte Maustaste auf einen Gliederungstext) können Sie alle Knoten dieses Punktes öffnen.
Einen Gliederungstext der Kontengruppen erkennen Sie am gelben Ordnersymbol 
. Die Konten sind den einzelnen Kontengruppen zugeordnet.
. Die Konten sind den einzelnen Kontengruppen zugeordnet.
In der Registerkarte "Konten" sind alle Konten aufgelistet, die in der Fibu der Firma vorhanden sind.
Über die Combobox rechts außen kann die Ansicht auf die noch nicht zugeordneten Konten eingeschränkt werden. Nicht zugeordnete Konten sind in der Liste mit dem schwarz-blauen Kontensymbol und einem roten "x" 
gekennzeichnet. Diese müssen den entsprechenden Kontengruppen zugeordnet werden, um eine vollständige Auswertung zu erhalten.
gekennzeichnet. Diese müssen den entsprechenden Kontengruppen zugeordnet werden, um eine vollständige Auswertung zu erhalten.
Die Zuordnung der Konten erfolgt durch einfaches Verschieben des Kontos/der Konten durch Markieren und Ziehen mit der Maus auf die gewünschte Kontengruppe.
Hinweis
| Eine Mehrfachselektion erfolgt durch Markieren des ersten und letzten Kontos mit Drücken der Shift- (Umschalt-) Taste oder durch die Auswahl einzelner Konten durch Drücken der Strg-Taste. Um die Konten der rechten Tabelle leichter zur gewünschten Kontogruppe auf der linken Seite zuordnen zu können, empfiehlt es sich, über die Bildlaufleisten die jeweiligen Einträge auf gleiche Augenhöhe zu scrollen. |
Funktionen und wichtige Eigenschaften der Gliederung "Kontengruppen"
Eine Kontengruppe hat eine Gruppierungsfunktion für gleichartige Konten. Die meisten Auswertungen sind direkt mit der Kontengruppe verknüpft. Für diese erübrigt sich die Zuordnung der Konten. Anstelle der Konten sind die Kontengruppen den Auswertungsüberschriften zugeordnet.
Schlüssel zur eindeutigen Identifizierung des Gliederungstextes | |
Die Kurzbezeichnung wird im Gliederungsbaum dargestellt und informiert Sie darüber, welche Konten (Kontengruppentexte) hier zugegliedert werden sollen. Diese wird nicht in den Auswertungsüberschriften angedruckt. | |
Nummer der Bilanzgruppe 0 = Keine Bilanzgruppe 1 = Aktiva 2 = Passiva 3 = Aufwand 4 = Ertrag Beachtenswertes in den Kontengruppen: In den Kontengruppen ist darauf zu achten, dass nur jene Konten zugeordnet werden, die eine der Bilanzgruppe entsprechende Kontenart aufweisen. Bei gemischter Zugliederung (z. B. Aktiv- und Passivkonten in einer Kontengruppe mit der Bilanzgruppe Passiva) kann es zu Fehlern in weiterführenden Auswertungen kommen. Möchten Sie dennoch eine abweichende Kontenart zugliedern (z. B. ein aktives Konto aufgrund des Habensaldos in den Passiva) ist ein Ersatzkonto zu erstellen. |
Hinweis
| Wird eine zusätzliche Kontengruppe benötigt, können weitere Kontengruppen angelegt werden. Beachten Sie dazu die Informationen zum Hinzufügen und Ändern von Kontengruppen. Möchten Sie eine Kontengruppe von ihrer ursprünglichen Verwendung in einer oder mehreren Auswertungen lösen (mandantenbezogen umgliedern), müssen Sie diese Kontengruppe "Für Firma XXXX bearbeiten" (Funktion über die rechte Maustaste verfügbar) einstellen. Dieser firmenbezogene Gliederungstext kann dann in der Auswertungsgliederung nahezu beliebig verschoben werden. |
Zusatzinformation beim Zuordnen von Konten
Um das Zuordnen der Konten einfacher zu gestalten, gibt es unterhalb des Gliederungsbaums entsprechende Zusatzinformationen, die erscheinen, sobald Sie das Konto unter eine entsprechende Überschrift ziehen. Diese sind farbig markiert, um sie somit übersichtlicher zu gestalten:
Grüner/Blauer Hinweis
Ist der Hinweis der dazugehörigen Zielüberschrift grün oder blau dargestellt (Anzeige links unten), so bedeutet das, dass die Zuordnung erlaubt ist. Teilweise werden Zusatzinformationen angezeigt, die als Hilfe für die Zuordnung dienen.
Roter Hinweis
Ist der Hinweis der dazugehörigen Zielüberschrift rot dargestellt (Anzeige links unten), so bedeutet das, dass ein Zuordnen zu dieser Position nicht möglich ist. Der Hinweis beinhaltet eine Erklärung, warum in diesem Fall eine Kontenzuordnung nicht zulässig ist.
Kontenzuordnung über die Auswertung
In der Auswertungsgliederung besteht auch die Möglichkeit, Konten zuzuordnen. Nutzen Sie dazu die Funktion "Gliedern":
Die Auswertungsgliederung ist daran zu erkennen, dass Sie sowohl die Überschriften sehen (fett dargestellt) als auch die zugeordneten Positionen der Kontengliederung mit dem gelben Ordnersymbol . Unter dieser Position befinden sich die zugeordneten Konten.
. Unter dieser Position befinden sich die zugeordneten Konten.
Die Zuordnung der Konten erfolgt wie gewohnt durch einfaches Verschieben des Kontos/der Konten durch Markieren und Ziehen mit der Maus auf die gewünschte Kontengruppe.
Da sich die Änderung nicht nur auf diese Auswertung bezieht, erscheint folgende Hinweismeldung:
Sollten Sie das Zuordnen der Konten über die reine Kontengruppe bevorzugen, besteht die Möglichkeit über folgenden Parameter das Verhalten der Funktion "Gliedern" aus einer Auswertung zu verändern:
Paket BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter → Bilanzierung
Stellen Sie den Parameter auf die "Kontogruppen" um. Beim nächsten Einstieg über die Funktion "Gliedern" öffnet sich die Gliederung der Kontengruppen:
Hinweis
| Sobald in einem Auswertungsschema Kontogruppen verwendet werden, können Konten nur noch den entsprechend untergeordneten Kontogruppen zugeordnet werden. Ausgenommen sind Auswertungen, in denen lediglich Überschriften OHNE zugeordnete Kontogruppen existieren. Hier dürfen/sollen die Konten einer Überschrift zugeordnet werden. Ein Beispiel dafür ist das Auswertungsschema 350 Bilanz und GuV gemäß VAG (Versicherungen):  |
Ersatzkonto
Wenn der Saldo des Kontos darüber entscheiden soll, in welcher Bilanzgruppe (Aktiv oder Passiv) es in den Auswertungen ausgewiesen wird, kann für dieses Konto ein Ersatzkonto erstellt werden. Dieses Ersatzkonto wird der jeweiligen anderen Bilanzgruppe (z. B. Bankguthaben/Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten) zugeordnet, sodass letztlich ein- und dasselbe Konto einmal dem passiven und ein weiteres Mal dem aktiven Bereich zugeordnet ist.
Ein Ersatzkonto kann auch automatisch angelegt werden, indem das Konto einer gegensätzlichen Bilanzgruppe zugeordnet wird (beispielsweise wird ein passives Bankkonto in den aktiven Forderungen unter „Guthaben bei Kreditinstituten“ zugeordnet).
Beispiel
 | Das aktive Bankkonto 2860 hat im aktuellen Jahr einen Soll-Saldo, im Vorjahr aber einen Haben-Saldo. In der Kontenzuordnung ist das Konto den „Guthaben bei Kreditinstituten“ zugeordnet.  Wird nun das Konto 2860 auch im Passivbereich einer Kontogruppe via Drag & Drop zugeordnet, so wird automatisch ein Ersatzkonto erstellt.  Wichtig ist, dass innerhalb einer Kontenzuordnung (hier z. B. „Guthaben bei Kreditinstituten“) eine einheitliche Kontenart (z. B. Aktiva) zugeordnet ist. Andernfalls muss in späteren Auswertungen mit fehlerhaften Werten und Differenzen gerechnet werden (z. B. Duplikate nicht zulässig). Die Zuordnung können Sie kontrollieren, indem Sie links eine Kontengruppe und rechts die Registerkarte „Inhalt“ auswählen. Werden nur Konten gleicher Kontenart angezeigt, wurde die Zuordnung korrekt vorgenommen.  In der folgenden Abbildung können Sie erkennen, wie sich die Verwendung von Ersatzkonten in einer Auswertung (hier am Beispiel einer Bilanz) auswirkt.  |
Vorhandene Kontenzuordnung übernehmen
Kontenzuordnung einer bestehenden FIBU übernehmen
Die Kontenzuordnung einer bestehenden FIBU kann auf eine andere FIBU übernommen werden. Die Übernahme der Zuordnung von einer Vorlage wird im Fenstermenü unter "Gliederung" über die Funktion "Kontenzuordnung aus FIBU laden" aufgerufen.
Als Vorlage für die Kontenzuordnung wird Ihnen der in der FIBU hinterlegte Standardkontenrahmen vorgeschlagen. Es ist aber auch möglich, die Kontenzuordnung von einer anderen Firma und deren FIBU auszuwählen. Nach Bestätigung der Auswahl erfolgt eine Abfrage, ob die bestehende Kontenzuordnung beibehalten oder überschrieben werden soll.
Bei der Auswahl "Beibehalten" werden nur die noch nicht zugeordneten Konten entsprechend der Vorlage zugeordnet, die übrigen Konten bleiben dort, wo sie bereits zugeordnet waren.
Wählen Sie stattdessen "Überschreiben", werden alle Konten entsprechend der Vorlage zugeordnet. Die ursprüngliche Kontenzuordnung wird gelöscht.
Standardmäßig ist das Programm so eingestellt, dass die Kontenzuordnung automatisch vom Standardkontenrahmen übernommen wird. Sie können dieses Verhalten in den Einstellungen für die Bilanzierung abändern unter: Paket BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter → Bilanzierung
In der Standardsuche genügt eine Übereinstimmung der ersten drei Ziffern der Kontonummer, über die Auswahl 1 kann jedoch auf eine genaue Übereinstimmung der Kontennummern umgestellt werden.
Kontenzuordnung aus dem Vorjahr übernehmen
Wenn die Kontenzuordnung im aktuellen Jahr von der Kontenzuordnung vom Vorjahr abweicht, Sie aber die Kontenzuordnung des Vorjahres verwenden möchten, so gibt es eine einfache Möglichkeit, um die Gliederung vom Vorjahr zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass in den FIBU-Stammdaten eine Vorjahres-FIBU hinterlegt ist.
Um diese Funktion auszuführen, öffnen Sie die Gliederung und wählen dort unter "Gliederung" die Funktion "Kontenzuordnung aus Vorjahres-FIBU laden".
Individuell gestaltbare Feldauswahl
Im Gliederungsbaum kann auch die Feldauswahl individuell angepasst werden (z. B. Saldo lfd. Jahr und 1. Vorjahr). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift und wählen Sie "Feldauswahl" → "Bearbeiten".
Fügen Sie alle Felder ein, die benötigt werden und stellen Sie mit den Pfeilen die Reihenfolge ein:
Abschließend speichern Sie die neue Einstellung mit den Funktionen "Speichern (Benutzerbezogen)" oder "Speichern unter".
