E-Bilanz für das Finanzamt
Allgemeine Informationen
Die elektronische Einreichung der Bilanz an das Finanzamt (E-Bilanz 
) ist vom Ablauf und von der Struktur her ähnlich wie die Firmenbuchoffenlegung.
) ist vom Ablauf und von der Struktur her ähnlich wie die Firmenbuchoffenlegung. Struktur und Ablauf
Der Aufbau des Jahresabschlusses gliedert sich in die Punkte:
- Allgemein
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Berichte
Nachfolgend werden die einzelnen Punkte kurz erläutert.
Allgemein
Im Punkt "Allgemein" werden allgemeine Informationen zum Mandanten und zum Jahresabschluss angezeigt bzw. hinterlegt.
Mandant
Im Punkt "Mandant" befinden sich die allgemeinen Angaben zum Unternehmen. Diese werden aus dem Firmenstamm übernommen, d.h. wenn hier etwas Falsches angezeigt wird, muss dies dort korrigiert werden. Sie können den Firmenstamm über das F8-Symbol 
neben dem Feld "Mandant" oder über den Punkt "Bearbeiten" in der Menüleiste aufrufen.
neben dem Feld "Mandant" oder über den Punkt "Bearbeiten" in der Menüleiste aufrufen.
Übermittlungsdaten
Im Punkt "Übermittlungsdaten"kann festgelegt werden, ob es sich bei dem Einreicher um einen Selbsteinreicher handelt. Das bedeutet, dass nicht der Steuerberater, sondern der Klient selbst die Daten einreicht. Nähere Informationen finden Sie in der Dokumentation Selbsteinreicher.
Lfd. Jahr
Der Punkt "Lfd. Jahr" beinhaltet unter anderem das Wirtschaftsjahr, das aus den FIBU-Stammdaten übernommen wird. Dieses ist bei Bedarf auch dort zu korrigieren. Wichtig ist, dass nach einer Änderung die Bilanz neu aufbereitet werden muss.
Handelt es sich um eine Korrekturübermittlung, so muss im Feld "Korrektur" das Häkchen gesetzt werden.
Einstellungen
Unter dem Punkt "Einstellungen" kann ausgewählt werden, ob die Übermittlung der Bilanz mit den einzelnen Konten erfolgen soll. Dazu muss im Feld "Kontendetail" das Häkchen gesetzt werden.
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
Die Werte für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung werden aus der aufbereiteten Bilanz übernommen. Die Korrektheit der Daten wird nach dem Ampelsystem dargestellt:
Grünes Häkchen: Alles OK
Gelbes Rufzeichen: Fehler in den Detailsummen (z.B. Anlagensummenprüfung fehlerhaft) - Einreichung trotzdem möglich
Rotes X: Gravierender Fehler, Einreichung ist nicht möglich. Fehler müssen in den Originaldaten (Bilanz, Anbu, Fibu) korrigiert werden.Beispiel Hier ein Beispiel für eine Fehlermeldung beim Bilanzgewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung:
 |  In so einem Fall muss in der Gliederung die Kontenzuordnung kontrolliert und korrigiert werden. Nach einer Korrektur ist es erforderlich die Bilanz neu aufzubereiten. |
Anlagensummen
Die Anlagensummen werden automatisch importiert und mitgesendet. Je Überschrift oder Konto können die Daten hier kontrolliert werden:
Für einreichende Firmen, die den Gewinn gemäß § 4 Abs. 1 ermitteln, werden hier standardmäßig die steuerrechtlichen Anlagensummen geladen.
Sollen dennoch die unternehmensrechtlichen Anlagensummen übermittelt werden, lässt sich dies mittels Parameter allgemein oder firmenbezogen steuern.
Sie finden den Parameter im Paket Bilanzierung und Steuererklärungen → Stammdaten → BILANZ Parameter → 1 - Bilanzierung (allgemein oder firmenbezogen) → 1 - Anlagensummen
Berichte
Mit der E-Bilanz für das Finanzamt können folgende Berichte mitgesendet werden:
- Anhang
- Lagebericht
- Beschluss über die Ergebnisverwendung
- Aufsichtsratsbericht
- Wirtschaftsprüfungsbericht
- Finanzspezifischer Anhang
Durch Klicken auf das Kästchen vor der gewünschten Berichtsart gelangt man zur Auswahl der unterschiedlichen Quellen. Zur Verfügung stehen hier:
- BMD Bericht:Zuordnen eines in BMD NTCS erfassten Berichts
- BMD DMS: Dokument aus dem NTCS Archiv
- PDF Datei: lokal oder am Server gespeicherte PDF-Datei
- Abbrechen: Abbruch ohne Hinzufügen einer Datei
XML-Erstellung
Wurden alle Punkte kontrolliert bzw. erfasst, so kann ein Ausdruck gemacht oder die XML-Datei über die Funktion "Erzeugen" erstellt werden.
Mögliche Fehlerquellen bei der XML-Erstellung
Können Sie die E-Bilanz bzw. die XML-Datei nicht erzeugen, kann dies unterschiedliche Gründe haben. Nachstehend finden Sie mögliche Fehlerquellen.
Unzulässige PDF-Version
Bei der Prüfung wird seit 28. Juni 2019 verifiziert, ob das PDF bereits ein valides PDF/A Dokument ist.
Falls nicht, wird noch versucht, ob das übermittelte PDF zumindest in ein valides PDF/A Dokument konvertiert werden kann.
Sofern zumindest die Konvertierung möglich ist, wird das PDF akzeptiert. Falls auch die Konvertierung nicht gelingt, wird es abgelehnt.
Die folgenden Eingangs-PDF-Versionen werden unterstützt:
Sofern zumindest die Konvertierung möglich ist, wird das PDF akzeptiert. Falls auch die Konvertierung nicht gelingt, wird es abgelehnt.
Die folgenden Eingangs-PDF-Versionen werden unterstützt:
- PDF1.0 – PDF1.4
- PDF/A2-a
- PDF/A2-b
- PDF/A2-u
- PDF/A3-a
- PDF/A3-b
- PDF/A3-u
Automatische Konvertierung einer PDF-Datei auf PDF 1.4
Werden PDF-Dokumente hinzugefügt, die eine höhere Version als PDF1.4 aufweisen, versucht das Programm diese Datei automatisch auf PDF1.4 zu konvertieren. Sollte dieser Versuch aus irgendeinem Grund nicht funktionieren, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis, dass die Version zu hoch ist. In diesem Fall kann eine manuelle Konvertierung durchgeführt werden.
Mit dem "BMD Archiv-Drucker" kann eine PDF-Datei auf PDF 1.4 konvertiert werden.
- Öffnen Sie die PDF-Datei z. B. mit Acrobat Reader.
- Wählen Sie die bei der Funktion Drucken den "BMD Archiv-Drucker" aus und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften:
- Danach wählen Sie die Funktion "Profile bearbeiten":
- Jetzt können Sie die gewünschte PDF-Version auswählen und das Profil unter einem beliebigen Namen speichern:
Prüfung der PDF-Größe
Beim Erzeugen des elektronischen Jahresabschlusses erfolgt eine Überprüfung, ob die Größe der angehängten PDF-Dateien in Summe 10 MB bzw. die Größe jeder einzelnen Datei 5 MB nicht übersteigt. Die Überprüfung erfolgt, sobald der Button "Erzeugen" betätigt wird.
Da die PDF-Dateien verschlüsselt werden, werden sie beim Erzeugen teilweise viel größer als die Original-PDF-Dateien. Das heißt, dass eine Fehlermeldung auch dann erscheinen kann, wenn die angehängten Original-PDF-Dateien kleiner als 10 MB bzw. 5 MB sind.
Lösungsansätze:
- Sollte die PDF-Datei zu groß sein, kann die Dateigröße mit dem "BMD Archiv-Drucker" verringert werden, indem Sie die Auflösung verkleinern (z. B. 96 dpi):
Öffnen Sie dazu die betreffende PDF-Datei, z. B. mit Acrobat Reader.
Wählen Sie im Feld "Drucker" den "BMD Archiv-Drucker" aus und klicken Sie anschließend auf "Eigenschaften":
Stellen Sie nun die Auflösung (dpi) auf 96 und bestätigen mit "OK".
- Bei stark farbigen Hintergründen von Deckblättern sowie Kopf‑ und Fußzeilen kann nach der Verschlüsselung ebenso ein Problem mit der Dateigröße auftreten. Eine Lösung besteht darin, die Darstellung auf Schwarz‑Weiß umzustellen.
- Um die Dateigröße zu reduzieren, ist es zudem häufig sinnvoll, das betreffende Dokument einzuscannen sowie etwaige Logos zu entfernen.
Hinweis
 | Erfahrungen haben gezeigt, dass die verwendete PDF-Version die Dateigröße beeinflussen kann. Die Umstellung auf die PDF Version 1.4 ist somit ebenso ein möglicher Lösungsansatz für das Größenproblem (siehe manuelle Konvertierung einer PDF-Datei auf 1.4). |
Firmenbezogene Überschriften
Da vom Finanzamt eine fixe Struktur bezüglich der in der Übermittlung vorgesehenen Überschriften vorgegeben ist, liegen die häufigsten Fehler in den firmenbezogenen Überschriften. Wird mit individuellen Überschriften gearbeitet, besteht die Gefahr, dass diese nicht in der E-Bilanz-Struktur des Finanzamts vorgesehen sind. Beim Duplizieren (Kopieren) von Überschriften in den Auswertungen ist daher im Gliederungstext immer die E-Bilanznummer zu kontrollieren und gegebenenfalls zu ändern bzw. zu entfernen.
Weitere Informationen finden Sie unter Probleme in der Gliederung. Hinweis
| Im Hilfedokument Häufige Fehlerquellen bei der Firmenbuchoffenlegung könnnen Sie weitere mögliche Fehlerquellen nachlesen, die auch für die Übermittlung der E-Bilanz zutreffen. |
Automatische Archivierung bei Übermittlung
Mit folgender Parametereinstellung kann gesteuert werden, ob beim Erstellen der XML-Datei für eine österreichische E-Bilanz der BMD-Ausdruck automatisch generiert und am XML-Satz abgelegt wird. Diese PDF-Datei kann dann beim Databox Ok automatisch archiviert werden.
Den entsprechenden Parameter finden Sie im 
Paket BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter:
Paket BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter:Wählen Sie hier nun den Punkt "Bilanzierung" und anschließend "Allgemeine Einstellungen":
Im Punkt "Elektronischer Jahresabschluss" finden Sie den Parameter "Österreichische E-Bilanz beim Erstellen als PDF erzeugen":
