Berechnung Urlaubsrückstellung
Die Berechnung basiert auf den voreingestellten Parametern zur Urlaubsrückstellung. Genauere Informationen finden Sie unter Einstellungen - Urlaubsrückstellung.
Ermittlung des laufenden Urlaubsentgelts
Import Entgelt und Sonderzahlungsanteil
Die relevanten Entgelte/Bezüge und der Sonderzahlungsanteil für die Berechnung der Urlaubsrückstellung können aus folgenden Quellen importiert werden:
- aus NTCS LOHN
- aus BMD 5.5 LOHN
- aus einer Datei
- mit einem Variablen CSV-Import
Der Import erfolgt in die Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen in die Felder "Entgelt laufend" und "Sonderzahlung".
Die Zusammensetzung des Entgelts oder des Sonderzahlungsanteils können Sie im Lohnprogramm mittels einem Berechnungsmakro definieren. Details dazu können Sie im Hilfe-Artikel Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN nachlesen.
Rückfallregelung Abfertigungsentgelt
Falls beim Dienstnehmer im Feld „Entgelt laufend “ kein Wert vorhanden ist, rechnet das Programm automatisch mit dem Abfertigungsentgelt.
Gleiches gilt für das Feld "Sonderzahlung". Ist hier kein Wert hinterlegt, wird auf das Abfertigungsentgelt laut Reiter "Abfertigung" zurückgegriffen.
Das Entgelt am Dienstnehmerstamm der Personalrückstellung wird in diesem Fall neben dem entsprechenden Feld "Entgelt laufend" oder "Sonderzahlung" angeführt.
Lohnnebenkosten
Für die Lohnnebenkosten werden die Sozialversicherung (unter Berücksichtigung der SV-Höchstbeitragsgrundlage) sowie Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Kommunalsteuer (KommSt) und der Beitrag zur Mitarbeitervorsorgekasse (BVK-Beitrag) berücksichtigt.
Die entsprechenden Prozentsätze werden beim Import der Dienstnehmer aus dem BMD LOHN in die Lohnnebenkostenfelder der Personalrückstellungen übernommen.
Ermittlung des Urlaubsentgelts je Arbeitstag
Aus dem Feld "Entgelt lfd. Url." in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen + dem Wert aus dem Feld "Sonderzahlg. Url." errechnet sich das Maßgebliche Monatsentgelt.
Zum Maßgeblichen Monatsentgelt werden die Lohnnebenkosten addiert = Entgelt inkl. LNK.
Anschließend wird das Entgelt inkl. LNK dividiert durch den Urlaubsteiler = Entgelt/Tag inkl. Lohnnebenkosten.
Der für die Urlaubsrückstellung relevante Teiler (Monatsteiler oder Tagesteiler) wird hinterlegt im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.
Beim Import der Dienstnehmer aus NTCS LOHN wird dieser Teiler in die Personalrückstellungen übernommen.
Beim Import der Dienstnehmer aus NTCS LOHN wird dieser Teiler in die Personalrückstellungen übernommen.
Beispiel
 | Entgelt laufend Urlaub (2.570,00) + Sonderzahlungsanteil (428,33) = 2.998,33 Maßgebliches Monatsentgelt + SV Anteil Entgelt lfd. Url. (2.570,00 x 20,98 %) + SV Anteil Sonderzlg. Url. (428,33 x 20,48 %) = 626,91 + sonstige LNK wie BVK-Anteil, DB, DZ und Komm St Anteil (45,87 + 110,94 + 9,29 + 89,95) = 256,05 Daraus ergibt sich ein Entgelt inkl. LNK in Höhe von 3.881,29. Das Entgelt inkl. LNK (3.881,29) dividiert durch den Urlaubsteiler (Tagesteiler) von 21,65 = Entgelt/Tag inkl. LNK € 179,27  |
Resturlaub
Der Resturlaub berechnet sich aus
- Urlaubsanspruch,
- Urlaub aus Vorjahren und
- Urlaubsverbrauch.
Importiert werden diese Daten gemeinsam mit den anderen Dienstnehmerwerten aus dem NTCS LOHN. Sie finden diese Felder in den Personalrückstellungen → Dienstnehmerliste → Dienstnehmer markieren → F6 "Bearbeiten".
Es wird immer der offene Resturlaub zum Bilanzstichtag übernommen. Details zum Import der Urlaubstage können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Übersicht: Welche Felder werden vom Paket LOHN übernommen oder im Punkt Aliquoter Urlaubsrest zum Stichtag nachlesen.
Dienstnehmer mit negativer Urlaubsrückstellung
In manchen Fällen wird der noch nicht erarbeitete Urlaub vom bereits importierten Resturlaub abgezogen. Das führt zu einem aliquoten offenen Urlaubsrest, also einem anteilig berechneten Resturlaub. Dieser Rest kann – je nach Situation – sogar negativ sein. Ein negativer Resturlaub bedeutet, dass die Berechnung der Urlaubsrückstellung ein negatives Ergebnis liefert.
Berechnung noch nicht erarbeiteter Urlaub
Im Fenster "Berechnungseinstellungen" gibt es das Feld "Berechnung noch nicht erarbeiteter Urlaub". Hier können Sie festlegen, ob der noch nicht erarbeitete Urlaub in die Berechnung einfließen soll.
Zur Auswahl stehen die Ausprägungen:
| Einstellung | Wirkung |
| Ja | Der noch nicht erarbeitete Urlaub wird berechnet und vom importierten, tatsächlichen Restulaub abgezogen. |
| Nein | Der noch nicht erarbbeitete Urlaub wird nicht berücksichtigt. |
Wichtig: Wenn der noch nicht erarbeitete Urlaub größer ist als der tatsächlich vorhandene Resturlaub, wird der aliquote (berechnete) Resturlaub negativ und die Urlaubsrückstellung ergibt einen negativen Betrag.
Aliquoter Urlaubsrest zum Rückstellungsstichtag
Für die Urlaubsrückstellung wird der offene Resturlaub zum Rückstellungsstichtag übernommen.
Sie finden diesen Wert im Lohndienstnehmer-Stamm am Reiter "Nichtleistungszeiten". Ein Doppelklick auf die Zeile "Urlaub" öffnet die Urlaubsverwaltung des jeweiligen Dienstnehmers.
Der Rest zu einem bestimmten Stichtag kann mit der Funktion "Rest per Stichtag" (Strg+R) abgerufen werden.
Der aliquote Rest zum Stichtag im Lohn muss mit dem im Berechnungsnachweis der Personalrückstellungen angegebenen aliquoten Rest übereinstimmen.
Der Resturlaub wird im Personalrückstellungstool aus dem tatsächlichen Resturlaub ermittelt, wobei die "Noch nicht erarbeiteten Urlaubstage" anteilig berücksichtigt werden.
So finden Sie den Berechnungsnachweis:
- Öffnen Sie die Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen.
- Wählen Sie Ausdruck → Berechnungsnachweis drucken → Vorschau.
Ebenso können Sie diesen aliquoten Rest auch in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen in der Spalte "Offener Url. Rest" überprüfen.
Hinweis
 | Bei ruhenden Dienstverhältnissen wird der aliquote Rest an die Personalrückstellungen übergeben, weil in der Bilanz damit nicht mehr weitergerechnet wird. Bei aktiven Dienstverhältnissen wird weiterhin der tatsächliche Resturlaub mitgegeben und dann in der Bilanz aliquotiert. |
Ermittlung des Teilers (Tagesteiler oder Monatsteiler)
Beim Aufruf der Funktion "Import aus NTCS LOHN" wird der für die Urlaubsrückstellung benötigte Teiler automatisch in die Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen übernommen.
Wichtig: Im Abrechnungsmonat des Rückstellungsstichtages muss der korrekte Teiler bereits im Stamm des jeweiligen Dienstnehmers hinterlegt sein. Die Felder "Monatsteiler" oder "Tagesteiler" sind Teil der monatlichen Stammdaten im Modul LOHN.
Wo finden Sie die Werte? LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → F6 Bearbeiten → Reiter Kollektivvertrag.
Ist die Verwaltung des Urlaubs in "Tagen" definiert worden, wird der Tagesteiler in die DN-Liste der Personalrückstellungen übernommen. Ist die Urlaubsverwaltung in "Stunden" definiert worden, wird der Monatsteiler in die Personalrückstellungen übernommen.
Im Lohnkonto sehen Sie sofort, welcher Teiler in die Personalrückstellungen übernommen wird. Falls der falsche Teiler hinterlegt ist, muss die Korrektur in der Bruttoerfassung erfolgen.
Lohnkonto anzeigen: LOHN → Auswertung → Bildschirmansichten → Lohnkonto ansehen → Reiter "Stammdaten
Damit ist sichergestellt, dass die Urlaubsrückstellung mit dem richtigen Tages- bzw. Monatsteiler berechnet wird.
Bei der „Berechnung nach Kalenderjahr“ oder Urlaubsjahr = Kalenderjahr wird das Entgelt/Tag mit den Resturlaubstagen multipliziert.
Beispiel
| Resturlaub: 10 Tage x Entgelt/Tag € 179,27 = Personalrückstellung € 1.782,70 |
Berechnung nach Eintrittsdatum oder Urlaubsjahrbeginn
Bei dieser Berechnungsvariante wird automatisch der "noch nicht erarbeitete Urlaub" ermittelt.
Dieser berechnet sich wie folgt:
Noch nicht erarbeiteter Urlaub = Urlaubsanspruch / 365 * [365 - erarbeitete Urlaubstage (Tage von Eintritt bis Stichtag)]
Der offene, aliquote Resturlaub ergibt sich dann aus Resturlaubstagen abzüglich noch nicht erarb. Urlaub.
Noch nicht erarbeiteter Urlaub = Urlaubsanspruch / 365 * [365 - erarbeitete Urlaubstage (Tage von Eintritt bis Stichtag)]
Der offene, aliquote Resturlaub ergibt sich dann aus Resturlaubstagen abzüglich noch nicht erarb. Urlaub.
Weitere Informationen zu dieser Berechnungsvariante und zum Abgleich mit dem Lohn können Sie im Hilfe-Artikel "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Aliquoter Urlaubsrest zum Stichtag nachlesen.
Beispiel
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Urlaubsjahrbeginn: 01.03.
Urlaubsanspruch: 25 Tage
Urlaub aus Vorjahren: 0
Urlaubsverbrauch: 15 Tage
Resturlaub: 10 Tage
 Tage von Urlaubsjahrbeginn bzw. Eintritt bis Stichtag:
01.03.2024 – 31.12.2024 = 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 = 306 Tage Noch nicht erarbeiteter Urlaub: (365 – 306) * 25 / 365 = 4,04 nicht erarbeitete Urlaubstage
Dies ist jener Urlaubsanteil, der auf den Zeitraum 1.1.2024 bis 01.03.2024 entfällt.
Der noch nicht erarbeitete Urlaub wird vom Resturlaub (10 Tage) abgezogen. Der offene Urlaubsrest zum Stichtag ergibt somit 5,96 Tage.
Das Entgelt/Tag (178,85) wird mit dem offenen Urlaubsrest (5,96 Tage) multipliziert = Urlaubsrückstellung € 1.065,95
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Berechnung bei Umgründung bzw. Konzernwechsel
Im Falle einer Ummeldung im Konzern (einer Firmengruppe) oder einer Umgründung sind Urlaubsjahrbeginndaten in der Lohnverrechnung sowie die Eintrittsdaten korrekt hinterlegt. Es wird aber immer das letzte Eintrittsdatum aus dem Lohn in die Personalrückstellungen importiert. Ein Import vom Ersteintritt (Eintritt vor Ummeldung oder Umgründung) in die Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen ist nicht möglich.
Aus diesem Grund kann die Aliquotierung aufgrund des Eintrittsdatums grundsätzlich nicht korrekt funktionieren. Die Aliquotierung würde aufgrund vom letzten Eintrittsdatum erfolgen. In den meisten Fällen muss das Ersteintrittsdatum für die Aliquotierung zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen herangezogen werden.
Als Lösung gibt es ein eigenes Feld "Eintrittsdatum für Aliquotierung bei Konzernwechsel". Dieses Feld übersteuert das standardmäßig importierte "Eintrittsdatum". Hier ist das Ersteintrittsdatum einzutragen. Sie finden dieses Feld hier:
Variante 1: Dienstnehmerliste "Urlaubsrückstellung" → Spalte "Eintritt für Aliqu. bei Konzernwechsel"
Sollte diese Spalte nicht vorhanden sein, kann diese ergänzt werden mit rechtem Mausklick → "Spalte hinzufügen".
Variante 2: Dienstnehmerliste Urlaubsrückstellung → gewünschten Dienstnehmer makieren → F6 "Bearbeiten" → Feld "Eintrittsdatum für Aliquotierung bei Konzernwechsel"
Sollte dieses Feld nicht zur Verfügung stehen, kann es ergänzt werden über rechten Mausklick → Feldauswahl → Bearbeiten → Feld "Eintrittsdatum für Aliquotierung bei Konzernwechsel".
Berechnung bei Urlaubsverwaltung in Stunden
Werden die Urlaubsfelder (Urlaubsteiler, Anspruch, Resturlaub etc.) am Dienstnehmer im Lohn und somit in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen in Stunden geführt, aber am Berechnungsnachweis soll auf Entgelt je Arbeitstag hochgerechnet werden, so sind im Feld "Anzahl der Stunden je Arbeitstag" die durchschnittlichen Stunden je Arbeitstag zu erfassen:
Bei einer 38,5-Stunden-Woche entspricht das einem Durchschnittswert von 7,7 Stunden je Arbeitstag.
Für die stundenweise Berechnung müssen beim Dienstnehmer die Urlaubswerte in folgenden Feldern in Stunden hinterlegt sein:
- Urlaubsanspruch
- Urlaub aus Vorjahren
- Urlaubsverbrauch
- Resturlaub
- Urlaubsteiler SR
- Urlaubsteiler UR
Hinweis
| Beachten Sie bitte die Einstellung im Feld "Urlaub-Einheit" im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer. Beim Import der Dienstnehmerwerte kommen diese Einstellungen mit, egal ob der Urlaub im LOHN verwaltet wird oder nicht.  |
Urlaubsrückstellung nach UR
Grundsätzlich wird für die Berechnung der Urlaubsrückstellung UR mit den gleichen Werten und den gleichen Teilern wie im Steuerrecht gerechnet.
Es gibt aber in den Einstellungen - Urlaubsrückstellung das Feld "Umrechnungsfaktor Teiler UR".
Wird in diesem Feld ein Faktor erfasst, wird mit jedem Berechnungsvorgang der unternehmensrechtliche Teiler automatisch aus dem steuerrechtlichen Teiler ermittelt. Dabei wird gerechnet Teiler UR = Teiler SR * Umrechnungsfaktor.
Der Unterschied zwischen der unternehmensrechtlichen Urlaubsrückstellung (UR) bzw der steuerrechtlichen Urlaubsrückstellung (SR) und der Urlaubsrückstellung nach IFRS liegt im Wesentlichen im verwendeten Teiler. Bei der Urlaubsrückstellung nach IFRS kommt ein Jahresteiler zum Einsatz. Dieser macht es notwendig, dass zuerst ein Jahresentgelt berechnet wird. Aus diesem Jahresentgelt wird dann mithilfe des IFRS-Jahresteilers ein Urlaubsentgelt pro IFRS-Arbeitstag ermittelt.
Eine Hochrechnung auf das Jahresentgelt ist notwendig, damit im nächsten Schritt aus dem Jahresentgelt und der Anzahl der IFRS-Jahrestage das Entgelt pro Tag berechnet werden kann.
Das hochgerechnete Jahresentgelt berechnet sich wie folgt:
Jahresentgelt = Entgelt inkl. LNK (= Monatsentgelt inkl. LNK) * 12
Am Berechnungsnachweis ist dies im Bereich "Urlaub IFRS" in der Zeile "Entgelt/Tag inkl. LNK" anhand der Multiplikation mit 12 ersichtlich.
Beispiel
| Monatsentgelt inkl. LNK: 2.570,00 + Sonderzahlungsanteil 428,33 + Lohnnebenkosten 882,96 = € 3.881,29 Entgelt inkl. LNK Entgelt inkl. LNK 3.881,29 * 112 Monate = 46.575,48 Jahresentgelt inkl. LNK |
Die IFRS-Jahrestage entsprechen den produktiven Arbeitstagen im Kalenderjahr und sind in den Berechnungseinstellungen zu hinterlegen.
Für die Berechnung des Urlaubsentgelts pro IFRS-Tag muss im Feld "IFRS-Teiler Angestellte" und "IFRS-Teiler Arbeiter" der entsprechende IFRS-Teiler (Arbeitstage pro Kalenderjahr) eingetragen werden.
Die Berechnung vom Tagesentgelt (Urlaubsentgelt pro IFRS-Tag) lautet:
Jahresentgelt inkl. LNK / IFRS-Tage
Ersichtlich ist dies am Berechnungsnachweis im Bereich "Urlaub IFRS" in der Zeile "Entgelt/Tag inkl. Lohnnebenkosten".
Beispiel
| Monatsentgelt inkl. LNK 3.881,69 * 12 / 230 IFRS-Tage = € 202,50 IFRS Tagesentgelt. |
Hinsichtlich der Aliquotierung des Urlaubsanspruchs bei Berechnung nach Eintrittsjahr bzw. Urlaubsjahrbeginn gelten die obigen Ausführungen zur unternehmens- bzw. steuerrechtlichen Urlaubsrückstellung sinngemäß auch für die IFRS-Urlaubsrückstellung.
Sperren und Archivieren der Personalrückstellungen
Nach Abschluss der Personalrückstellungsberechnung eines Mandanten sollten Sie die Personalrückstellungen sperren sowie die Berechnungseinstellungen und Berechnungsnachweise archivieren. Dies gewährleistet, dass der Originalzustand bei späteren Änderungen – aus welchem Grund auch immer – relativ einfach wiederhergestellt werden kann.
