Standardausdrucke Personalrückstellungen
Im Hauptfenster der Personalrückstellungen kann in der Menüleiste unter Ausdruck das Summenblatt gedruckt werden.
Im Ausdrucksmenü werden automatisch der Stichtag der laufenden Periode und der Vorperiode vorgeschlagen.
Anschließend können Sie die gewünschten Personalrückstellungen auswählen, die Sie am Summenblatt ausgewiesen haben möchten.
Die Vorperiode ermittelt sich aufgrund der Einstellung in den allgemeinen Berechnungseinstellungen im Feld "Berechnungsperiode", z. B. "jährlich" (Vorperiode ist das Vorjahr), "halbjährlich" (Vorperiode liegt 6 Monate zurück) usw.
Der Ausdruck "Summenblatt" dient oftmals als Buchungsbeleg, da hier ersichtlich ist, welcher Betrag tatsächlich in die Finanzbuchhaltung verbucht werden soll. Es wird der aktuelle Betrag zum Stichtag mit dem Betrag der Vorperiode (Vormonat, Vorjahr, ...) verglichen. Die Differenz wird dann verbucht.
Beim Summenblatt ist kein Ausdruck mit Kostenstellen möglich. Einstellungen zum Ausdruck mit Kostenstellen gibt es beim Ausdruck der Dienstnehmerliste.
Das Summenblatt kann ins Excel exportiert werden. Über den Reiter "Diverses" kann im Bereich Datenexport über das Feld "Exportieren nach" die Exportart "Exceldatei (.xlsx)" ausgewählt werden.
Ausdruck Dienstnehmerliste
Allgemeines
Eine Liste mit den Personalrückstellungsdaten kann pro Personalrückstellungsart direkt aus der Dienstnehmerliste oder aus dem Personalrückstellungshauptfenster gedruckt werden. In beiden Fällen über das Menü unter Ausdruck → Dienstnehmerliste drucken. Hier werden automatisch die Firma, das Modell sowie der Stichtag jener Personalrückstellung vorgeschlagen, aus der der Druck gestartet wurde.
Im Feld "Ausdruck" kann der gewünschte Ausdruck mit dem F4-Symbol 
ausgewählt werden:
ausgewählt werden: 
Zur Auswahl stehen folgende Ausdruckslisten:
- Abfertigungsliste
- Jubiläumsgeldliste
- Urlaubsliste
- Gutstundenliste
- Sonderzahlungsliste
- Altersteilzeitliste
- Pensionsliste
- Sabbaticalliste
Die verschiedenen Auswertungen unterscheiden sich nach Unternehmensrecht (UR), Steuerrecht (SR) oder IFRS und können im Hoch- bzw. Querformat bereitgestellt werden.
Im Reiter "Filter" können Einstellungen in drei Bereichen getroffen werden:
- Allgemein
- Abfertigung
- Urlaub
Bereich Allgemein:
Mit dem Feld "Filter" kann der Druck auf bestimmte Dienstnehmer, Kostenstellen, Kostenträger, Abteilung, Geschäftsbereich, Dimension und Kollektivvertrag eingeschränkt werden.
Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob Dienstnehmer mit Ergebnis 0 bzw. nur Dienstnehmer aus der lfd. Periode gedruckt werden sollen.
Bereich Abfertigung:
Für die Abfertigungsrückstellung kann ausgewählt werden, ob Neueintritte und Vollübertritte gedruckt werden sollen.
Bereich Urlaub:
Im Bereich Urlaub kann im Feld "Dienstnehmer mit Urlaubsvorgriffen drucken" eingestellt werden, ob Dienstnehmer mit Urlaubsvorgriffen gedruckt werden sollen. Es stehen drei Ausprägungen zur Verfügung:
- Dienstnehmer ausdrucken
- Dienstnehmer nicht ausdrucken
- Nur Dienstnehmer mit Vorgriffen drucken
Wurde ein Filter gesetzt, der nicht mehr benötigt wird, so können Sie mit einem Klick auf die Funktion "Filter zurücksetzen" diesen wieder entfernen.
Die Funktion "Filter zurücksetzen" ist nur aktiv, wenn zuvor ein Filter gesetzt wurde.
Im Reiter "Reihenfolge" kann eingestellt werden, in welche Gruppen die DN am Ausdruck zusammengefasst und in welcher Reihenfolge diese Gruppen dargestellt werden sollen.
Bei der Reihenfolge gibt es die Auswahlmöglichkeiten nach:
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Abteilung
- Dimension
- Geschäftsbereich
- Geschlecht
- Angestellte/Arbeiter und
- Kollektivvertrag.
Weiters können die Mitarbeiter nach Nummer oder Name sortiert werden.
Diverse Einstellungen
Im Reiter "Diverses" können folgende Einstellungen getroffen werden:
- Ausdruck: kumuliert oder detailliert
- Dienstnehmer automatisch aufteilen: Keine Aufteilung, Kore-Schlüssel, Lohnkosten
- Anzeigeart Kostentyp (Liste): Nummer, Nummer und Titel oder nur Titel
- Sortierkriterien für die Ermittlung der Dienstnehmer in der Vorperiode verwenden: ja/nein
- Anzahl der Dienstnehmer drucken: ja/nein
- Seitenumbruch nach Sortierung: ja/nein
Dienstnehmer automatisch aufteilen: Keine Aufteilung
Bei der Ausprägung "Keine Aufteilung" werden die Dienstnehmer nach den vorhandenen Stammkostenstellen aufgeteilt. Die Stammkostenstelle ist jene Kostenstelle, die dem Dienstnehmer zugeordnet ist.
Wenn die Übernahme der Dienstnehmer aus dem NTCS LOHN erfolgt, werden die am Dienstnehmerstamm hinterlegten Kostenstellen aus dem Feld "Kostenstelle" mitimportiert.
Mehr Informationen zu Kostenstelle bzw. Stammkostenstelle im Lohn finden Sie unter Dienstnehmerstammdaten.
Dienstnehmer automatisch aufteilen: Kore-Schlüssel
Wenn Kostenstellen gemäß den hinterlegten Kostenschlüsseln aufgeteilt werden, können die Dienstnehmer auch entsprechend dem "Kore-Schlüssel" angedruckt werden.
Dienstnehmer automatisch aufteilen: Lohnkosten
Wenn im Feld "Dienstnehmer automatisch aufteilen" die Option "Lohnkosten" ausgewählt ist, erfolgt der Ausdruck der Dienstnehmer entsprechend der in der Kostenverteilung hinterlegten Kostenstellen, Kostenträgern, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereichen.
Die Kostenverteilung ist zu finden im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.
Mehr Informationen zur Kostenverteilung im Lohn finden Sie unter Kostenverteilung.
Datenexport
Unter Ausdruck → "Dienstnehmerliste drucken" können Sie im Reiter "Datenexport" alle zur Verfügung stehenden Ausdrucke z. B. ins Excel exportieren.
Es können folgende Einstellungen getroffen werden:
- Exportieren nach: Auswahl, ob und in welches Dateiformat (.xls oder .csv) exportiert werden soll
- Zieldatei: Dateiname für die Exportdatei
- Datei nach dem Exportieren öffnen
Starten Sie den Datenexport mit Klick auf das Excel-Symbol.
Der Berechnungsnachweis ist eine detaillierte Aufgliederung der Personalrückstellungsberechnung pro Dienstnehmer. Der Druck des Berechnungsnachweises kann in jeder Personalrückstellungsliste für einen, mehrere oder alle Dienstnehmer in der Menüleiste unter Ausdruck gestartet werden.
Anschließend ist die Personalrückstellungsart auszuwählen, die am Berechnungsnachweis gedruckt werden soll, wobei automatisch zumindest jene Personalrückstellungsart angehakt ist, aus der der Druck des Berechnungsnachweises gestartet worden ist. Das Programm schlägt den Druck automatisch nur für jenen Dienstnehmer vor, der vor dem Start des Druckes markiert war (Reiter "Filter"). Wird die vorgeschlagene Dienstnehmernummer gelöscht, werden die Berechnungsnachweise für alle Dienstnehmer gedruckt.
Achtung!
 | Der Berechnungsnachweis kann nicht ins Excel exportiert werden! |
Details zu den unterschiedlichen Berechnungsnachweisen können Sie in folgenden Hilfedokumenten nachlesen:
Hinweis
 | Der Ausdruck des Berechnungsnachweises kann auch aus der Personalrückstellungsliste - mittels rechter Maustaste - aufgerufen werden, wenn z. B. bei einem Dienstnehmer unklar ist, wie die Werte berechnet werden.  |
Alle Berechnungseinstellungen drucken
Eine Zusammenfassung aller allgemeinen, für eine Firma, für einen Kollektivvertrag bzw. für einen Dienstnehmer hinterlegten Berechnungseinstellungen kann mit dem Druck aller Berechnungseinstellungen erstellt werden. Der Druck kann aus dem Personalrückstellungshauptfenster oder jeder einzelnen Personalrückstellungsliste über das Menü Ausdruck → Alle Berechnungseinstellungen drucken erfolgen. Anschließend ist Stichtag und Modell zu wählen, sowie die Ebenen, die dargestellt werden sollen.
Mit dem Punkt "Berechnungsrelevante Einstellungen drucken" können Sie einen Ausdruck aller berechnungsrelevanten Einstellungen je Stichtag und Modell erstellen. Der Druck kann aus dem Personalrückstellungshauptfenster oder jeder einzelnen Personalrückstellungsliste über das Menü Ausdruck → Berechnungsrelevante Einstellungen drucken erfolgen.
Im Block "Rückstellungarten" kann ausgewählt werden, für welche Personalrückstellungsarten die Einstellungen ausgegeben werden sollen.
Sollten die berechnungsrelevanten Einstellungen für eine fixierte Personalrückstellung ausgedruckt werden, dann kommt die Abfrage, ob die Einstellungen zum aktuellen Stand oder die, die in der fixierten Personalrückstellung relevant sind, gedruckt werden sollen.
Ausdruck aus der Personalrückstellungsdruckliste
Die Druckliste der Personalrückstellung finden Sie im Paket BIL → Personalrückstellungen→ Druckliste.
Zusätzlich ist die Druckliste in dem Hauptfenster der Personalrückstellungen unter dem Menüpunkt Ausdruck→ Druckliste aufrufbar.
In dieser Druckliste wird nun die Firma und die FIBU ausgewählt. Zusätzlich können auch der Stichtag und das Modell (bzw. Stichtag und Modell Vorperiode) für unterjährige Ausdrucke ausgewählt werden.
Öffnet man die Druckliste aus dem Hauptfenster der Rückstellungen, werden automatisch die entsprechende Firma und Fibu bzw. Stichtag, Modell und Stichtag Vorperiode im Bereich der Einstiegsfelder vorgeschlagen.
In der Bilanzdruckliste können entweder im Standard oder beim gewünschten Mandanten Ausdrucke hinzugefügt werden, z. B. die einzelnen Personalrückstellungslisten aus dem Bereich Personalrückstellungen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Anpassen der Drucklisten.
Nach dem Hinzufügen der Personalrückstellungsliste wird abgefragt, welches Modell und zu welchem Stichtag gedruckt werden soll.
- Bleibt das Feld "Firma "leer, so wird die Firma automatisch ermittelt.
- Bleibt das Feld "Stichtag" leer, kommt der Stichtag aus der aufbereiteten Bilanz zur Anwendung. Falls keine Bilanz aufbereitet worden ist, wird das WJ-Ende der Fibu verwendet.
Hinsichtlich Sortier- und Filterfunktion stehen in der Bilanzdruckliste die gleichen Funktionen zur Verfügung wie beim Listendruck aus dem Personalrückstellungsprogramm.
DMS-Vorschlagswert
Für die Ausdrucke aus den Personalrückstellungen können im Paket CRM unter DMS eigene DMS-Vorschlagswerte hinterlegt werden. Dadurch werden Ausdrucke (einzeln oder aus der Druckliste) automatisch anhand der Vorschlagswerte im entsprechenden Archiv gespeichert.
Sperren und Archivieren der Personalrückstellungen
Nach Abschluss der Personalrückstellungsberechnung eines Mandanten sollten Sie die Personalrückstellungen sperren sowie die Berechnungseinstellungen und Berechnungsnachweise archivieren. Dies gewährleistet, dass der Originalzustand bei späteren Änderungen – aus welchem Grund auch immer – relativ einfach wiederhergestellt werden kann.
 | Siehe auch: |