UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte. Das Dokument "Registrierkassen Sicherheitseinrichtung" beinhaltet nur Informationen für Österreich. Flagge_AUT.png

FAQ

 Checkliste (RKSV)

  • Bestellen Sie Ihre Signaturkarte und das Kartenlesegerät bei A-Trust bzw. Globaltrust.
     
    Hinweis 
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    Alternativ unterstützt BMD auch a.sign RK HSM von A-Trust → ohne Smartcard: Online signieren, basierend auf der Technologie der ID-Austria-Signatur.
    Voraussetzung hierbei ist eine permanente Internetverbindung. Diese Variante kann nur durch BMD eingerichtet werden. Vereinbaren Sie hierzu einen Termin (+43 (0)50 883 oder  termin@bmd.at.
  • Registrierung der Kasse(n) auf FinanzOnline - Fragen Sie hierzu Ihren Steuerberater.

    BMD bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur unterstützenden Registrierung, z. B. FinanzOnline-Registrierung (Webservice-User im FON erforderlich), XML-Import im FON (Datenstromverfahren).
  • Update der BMD NTCS Version ab Version 19.41 verfügbar

    Mit einem gültigen Wartungsvertrag wurde das Update zu Jahresbeginn (ab KW 01/2017) automatisch zugesandt.
    Bei Bedarf können Sie ein Update jederzeit anfordern: update@bmd.at
  • Sie brauchen Unterstützung beim Einrichten?
    Nützen Sie unsere ausführlichen Dokumentationen oder wenden Sie sich bitte rechtzeitig an unsere Terminkoordination: +43 (05)50 883 oder termin@bmd.at (kostenpflichtiger Fernwartungstermin mit EUR 29.75 exkl. je angefangene Viertelstunde/15 Minuten)
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 Signatur und Kartenlesegerät

Bestellen Sie Ihre Signaturkarte und das Kartenlesegerät bei einem der beiden akkreditierten Vertrauensdienstanbieter (VDAs).

  A-Trust

Im Online-Shop von A-Trust (https://www.a-trust.at/webshop) legen Sie die gewünschte Signaturkarte a.sign RK HSM Basic, Advanced oder Premium - unter Angabe der UID-Nummer, GLN oder Steuernummer - in den Warenkorb.
Zusätzlich noch den Kartenleser (z. B. "USB Stick ACR39T") in den Warenkorb legen und die Bestellung abschließen. Die Signatureinheit wird per Post von A-Trust zugestellt.
 
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Folgen Sie den weiteren Schritten bis der Bestellvorgang abgeschlossen ist.
 

  Globaltrust

Auf der Website (http://www.globaltrust.eu/) können Sie die Globaltrust RKS-CARD und den dazugehörigen Kartenleser Gemalto IDBridge CT40 online beantragen.
Füllen Sie dafür das Anmeldeformular vollständig aus und senden dieses ab.
 
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 WebserviceBenutzer FinanzOnline 

  Anlage Webservicebenutzer in FinanzOnline (FON)

BMD bietet die Möglichkeit direkt aus dem Kassensystem die Kassen, durch das seitens des BMF angebotenen FinanzOnline-Webservice, anzumelden.
Für diese Funktion ist die Anlage eines Registrierkassen-Webservicebenutzers in FinanzOnline notwendig. Zusätzlich müssen diese Zugangsdaten in den NTCS CRM Parametern hinterlegt werden.
Das diesbezügliche Menü in FinanzOnline (erreichbar über "Eingaben" à "Registrierkassen") sieht wie folgt aus:
 
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Hinweis 
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Gibt es bereits einen "allgemeinen" Webservicebenutzer in FinanzOnline, kann auch dieser für die Registrierung aus dem Kassensystem verwendet werden.


  Hinterlegung Webuser-Zugangsdaten in der NTCS  

Wurde auf FinanzOnline ein Webservicebenutzer angelegt, kann dieser wie folgt in der BMD im Paket CRM hinterlegt werden:

Bereich CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM (firmenbezogene Einstellungen)
 
Hinweis 
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Bei einem Kanzleiverbund können die Zugangsdaten unter "Firmenbezogene Einstellungen" pro WT erfasst werden.

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Unter Punkt 8 "Zugangsdaten" können Sie die Zugangsdaten für FinanzOnline hinterlegen.
 
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Hinweis 
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Der Benutzer für das Webservice ist ein eigener dafür angelegter Benutzer! Beachten Sie dazu die zur Anlage in FinanzOnline.
 

 Stammdaten

 Registrierkassen

Im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Kassen → Kassen → Registrierkassen werden alle mit dem Assistenten eingerichteten Registrierkassen je Firma angezeigt.
 
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Zusätzlich bietet dieses Fenster einen Überblick über den aktuellen Status der Registrierkasse(n).
 
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste → Funktionen → Meldung an Finanzamt zur Verfügung:
 
A_Finanzamt.bmp AnmeldenDie Registrierkasse kann in FinanzOnline angemeldet werden.
A_Finanzamt.bmp Ausfall meldenDie Registrierkasse wird in FinanzOnline als ausgefallen gemeldet. Dies ist notwendig, sobald die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden ausgefallen ist.
A_Finanzamt.bmp Wiederinbetriebnahme meldenIst eine Registrierkasse als ausgefallen gemeldet worden, kann sie über diese Funktion in FinanzOnline wieder in Betrieb genommen werden.
Meldung an Finanzamt

Sie können entscheiden wie Sie die Funktion an das Finanzamt übermitteln möchten:
 
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Arten der Übermittlung:
 
FinanzOnline Über das Webservice von FinanzOnline wird die Übermittlung online durchgeführt – es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig.
Diese Funktion setzt einen FinanzOnline-Webservicebenutzer voraus, der in den CRM Parametern hinterlegt ist!
XML-Datei erstellenDie ausgewählte Funktion (Anmeldung, Ausfall ...) wird als XML-Datei gespeichert bzw. als E-Mail versendet. Diese XML-Datei kann in FinanzOnline importiert werden.
Formular RK1 druckenAusdruck des FON-RK1-Formulars und persönliche Abgabe beim zuständigen Finanzamt.

Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang, kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben.
 

 Registrierkassen Signatureinheiten

Im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Kassen → Kassen → Gelbes Menü: Registrierkassen Signatureinheiten werden alle Signatureinheiten je Firma angezeigt.
 
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Statuseinträge der Signatureinheit:
 
Neu Direkt nach der Erstellung 
In BetriebNach erfolgreichem Test der Signatureinheit 
StörungWenn bei der Signierung ein Fehler auftritt 
Außer BetriebKann nur manuell gesetzt werden - z. B. Karte defekt 
 
Wird die Signatureinheit getauscht, weil diese bspw. defekt ist, kann mit F5 eine neue Signatureinheit angelegt werden.
 
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Bezeichnung Kann beliebig gewählt werden
Signatureinheit-Art Wählen Sie die korrekte Art der Sicherheitseinrichtung
Zertifikat-Seriennummer Mit F4 auswählen (Signatureinheit inkl. Signaturkarte muss dafür am PC/Server angeschlossen sein!)
Benutzername
Nur bei a.sign RK HSM notwendig
Passwort/PIN
laut Zertifizierungsbestätigung von A-Trust bzw. Globaltrust hinterlegen!
 
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

T_Handysignatur.bmp Signatureinheiten/Smartcards anzeigen
Mit dieser Funktion können sämtliche Signatureinheiten angezeigt werden, welche für die Registrierkasse(n) zur Verfügung stehen.
Es kommt folgendes Abfragefenster, über welches ausgewählt wird, wo das Kartenlesegerät angeschlossen ist.

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T_Handysignatur.bmp Test SignatureinheitMit dieser Funktion kann ein Test der Signatureinheit durchgeführt bzw. eine Signatureinheit wieder "In Betrieb" genommen werden.
T_Key1.bmp Passwort ändern
Das Passwort der Signatureinheit kann geändert werden.

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Funktionen
 
A_Finanzamt.bmp AnmeldenDie Registrierkasse kann in FinanzOnline angemeldet werden.
A_Finanzamt.bmp Ausfall meldenDie Registrierkasse wird in FinanzOnline als ausgefallen gemeldet. Dies ist notwendig, sobald die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden ausgefallen ist.
A_Finanzamt.bmp Wiederinbetriebnahme meldenIst eine Registrierkasse als ausgefallen gemeldet worden, kann sie über diese Funktion in FinanzOnline wieder in Betrieb genommen werden.
A_Finanzamt.bmp Außerbetriebnahme meldenWird eine Registrierkasse nicht mehr benötigt, kann sie über diese Funktion in FinanzOnline außer Betrieb und somit abgemeldet werden.
Meldung an Finanzamt
 
Hinweis 
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Eine Signatureinheit wird keiner bestimmten Kasse zugeordnet. Diese versucht immer mit der zuletzt erfolgreich verwendeten Signatureinheit zu signieren. Ist diese nicht bzw. nicht mehr verfügbar (defekt) wird versucht, mit einer Signatureinheit aus dieser List zu signieren. Ist keine erfolgreiche Signierung möglich, kommt die Meldung "Signatureinheit ausgefallen" (siehe auch: Ausfall der Sicherheitseinrichtung).

 Funktionen RKSV

Wurde die Kasse mit Hilfe des Registrierkassenassistenten eingerichtet, stehen Ihnen im laufenden Betrieb mit der technischen Sicherheitseinrichtung folgende Funktionen in der Kassenerfassung zur Verfügung.
 
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Bei Verwendung des Moduls "technische Sicherheitseinrichtung" können diese Funktionen über das Programm Warenwirtschaft →  Kasse →  Barfaktura →  Kassenbelege Barfaktura aufgerufen werden.
 
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 Nullbon drucken

Mit dieser Funktion können Sie einen sogenannten "Nullbon" erstellen.
Dies ist notwendig wenn Sie die Kasse nach einem Ausfall der Signatureinheit wieder in Betrieb nehmen möchten.
Bei einer etwaigen Überprüfung kann dieser "Nullbon" ebenfalls über diese Funktion erstellt werden.

Aufruf der Funktion direkt in der Kassenerfassung:
Fenstermenü → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) → Nullbon drucken
 
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Für diesen "Nullbon" wird ein eigener Bon erstellt und gedruckt. Unterhalb des QR-Codes wird dieser als "Sammelbeleg" betitelt.
 
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Die Prüfung des "Nullbons" kann mittels BMF-App (anhand des QR-Codes am ausgedruckten Beleg) durchgeführt werden bzw. stehen in der Bonübersicht folgende Funktionen zur Verfügung.

Den gewünschten Beleg markieren und mit der rechten Maustaste die Funktion "RKSV Belegprüfung" aufrufen.

 
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 FinanzOnlineÜber das Webservice von FinanzOnline wird die Belegprüfung online durchgeführt - es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig.
Diese Funktion setzt einen FinanzOnline-Webservicebenutzer voraus, der in den CRM Parametern hinterlegt ist!
 XML-Datei erstellen (Mail) Der ausgewählte Beleg (Monatsabschluss, Nullbon ...) wird als XML-Datei gespeichert bzw. als E-Mail versendet. Diese XML-Datei kann in FinanzOnline importiert werden.
 Formular RK1 druckenAusdruck des FON-RK1 Formulars und persönliche Abgabe inkl. Beleg (der jeweilige Beleg wird bei dieser Funktion automatisch gedruckt) beim zuständigen Finanzamt.

Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang, kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben.
 Abbrechen
Abbruch der Funktion
 
Hinweis 
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Ein "Nullbon" kann jederzeit über die Bonübersicht nachgedruckt (Kopie) werden.

 Monatsabschluss - Jahresbeleg

Laut RKSV muss jeden Monat ein Monatsabschluss durchgeführt werden. Dieser wird automatisch am ersten Tag im neuen Monat beim Kassenstart ausgelöst.

Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Es muss der Monatsabschluss des Dezembers (= letzter Beleg des Jahres) jedenfalls geprüft werden!
 
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Beim erstmaligen Start der Kasse im neuen Kalenderjahr erfolgt eine Prüfung, ob Zugangsdaten für das Webservice von FinanzOnline hinterlegt sind. Ist dies der Fall, erfolgt die Übermittlung des Jahresbelegs direkt über das Webservice und es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig.

Kommt es bei der Übermittlung zu einem Fehler (falscher User, Webservice nicht erreichbar ...) bzw. sind keine Zugangsdaten hinterlegt, erscheint diese Abfrage:
 
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Sie können die Belegprüfung (= Jahresbeleg) mit "Jetzt prüfen" starten und es stehen Ihnen im Anschluss folgende Funktionen dafür zu Verfügung:
 
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 FinanzOnline
Über das Webservice von FinanzOnline wird die Belegprüfung online durchgeführt - es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig.
Diese Funktion setzt einen FinanzOnline-Webservicebenutzer voraus, der in den CRM Parametern hinterlegt ist!
 XML-Datei erstellen (Mail)
Der ausgewählte Beleg (Monatsabschluss, Nullbon ...) wird als XML-Datei gespeichert bzw. als E-Mail versendet. Diese XML-Datei kann in FinanzOnline importiert werden.
 
 Formular RK1 drucken
Ausdruck des FON-RK1-Formulars und persönliche Abgabe inkl. Beleg (der jeweilige Beleg wird bei dieser Funktion automatisch gedruckt) beim zuständigen Finanzamt.

Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang, kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben.
 Abbrechen
Abbruch der Funktion
 
Alternativ kann die Prüfung des Jahresbelegs mittels BMF-App (anhand des QR-Codes am ausgedruckten Beleg) durchgeführt werden bzw. stehen in der Bonübersicht folgende Funktionen zur Verfügung.

Den gewünschten Beleg (Monatsabschluss, Nullbon ...) markieren und mit der rechten Maustaste die Funktion "RKSV Belegprüfung" aufrufen.
 
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Hinweis 
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Ein "Monatsabschluss" kann jederzeit über die Bonübersicht nachgedruckt (Kopie) werden.
 
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 Sicherung Datenerfassungsprotokoll

Das Datenerfassungsprotokoll muss laut RKSV zumindest alle 3 Monate auf einen externen Datenträger (USB-Datenstick, externe Festplatte etc.) gesichert werden.
 
Wird die NTCS Datenbank automatisch auf einem externen Server gesichert bzw. das Backup auf einem externen Datenträger gespeichert, ist diese Sicherung auch zulässig. Das Datenerfassungsprotokoll muss in diesem Fall nicht mehr zwingend manuell gesichert werden.
 
Die Sicherung kann manuell in der Kassenerfassung wie folgt aufgerufen werden:
Menüleiste → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) → Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern
 
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Der Pfad für das Sicherungsverzeichnis kann in den Kassenparametern (RKSV-Österreich - Verzeichnis für DEP-Sicherung) hinterlegt werden. Gibt es keine Hinterlegung wird das NTCS Standard-Exportverzeichnis vorgeschlagen
 
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Firma und Registrierkasse wird laut Kassenerfassung vorgeschlagen. Geben Sie ein gewünschtes Sicherungsverzeichnis bekannt. Der Dateiname wird automatisch vergeben und setzt sich wie folgt zusammen:
 
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Hinweis 
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Beim Kassenstart wird geprüft, wann die letzte Sicherung des Datenerfassungsprotokolls durchgeführt wurde. Liegt diese Sicherung mehr als 3 Monate zurück, erscheint beim Kassenstart folgende Hinweismeldung:

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Anmerkung: Diese Hinweismeldung kann in den Kassenparametern (RKSV-Österreich – Erinnerung für Datensicherung anzeigen) deaktiviert werden. Ist dann sinnvoll, wenn es eine automatisierte Datenbanksicherung gibt bzw. ein Stapel für die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP) eingerichtet wurde.

Hinweis 
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Die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls muss je Kasse durchgeführt werden! Es wird dabei automatisch das gesamte Protokoll (bis zum letzten Monatsabschluss) gesichert – keine Eingabe des Zeitraums notwendig!
 

 Export Datenerfassungsprotokoll

Zusätzlich zur Sicherung kann das Datenerfassungsprotokoll auch für einen gewünschten Zeitraum exportiert werden.

Unterschied zwischen Datensicherung und Export ist, dass bei der Datensicherung immer alle Bons bis zum letzten Monatsabschluss exportiert werden. (Laut RKSV muss der letzte Eintrag einer Datensicherung ein Monatsabschluss sein). Beim Export hingegen werden alle Bons im ausgewählten Zeitraum exportiert.

Werden Sie aufgefordert das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren, starten Sie direkt in der Kassenerfassung folgende Funktion und gehen wie folgt vor:
 
Menüleiste → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) → Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren

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Firma und Registrierkasse wird laut Kassenerfassung vorgeschlagen. Geben Sie den gewünschten Zeitraum und ein Exportverzeichnis bekannt. Der Dateiname wird automatisch vergeben und setzt sich wie folgt zusammen:
 
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Hinweis 
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Der Export des Datenerfassungsprotokolls muss je Kasse durchgeführt werden!
Das Verzeichnis kann im Parameter Kasse → RKSV-Österreich → Verzeichnis DEP-Sicherung hinterlegt werden.

 Export Fiskaljournal

Zusätzlich zum Datenerfassungsprotokoll kann auch das Fiskaljournal laut Kassenrichtlinie 2012 für einen gewünschten Zeitraum exportiert werden.
Werden Sie aufgefordert das Fiskaljournal zu exportieren, starten Sie direkt in der Kassenerfassung folgende Funktion und gehen wie folgt vor:
 
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Die Firma wird laut Kassenerfassung vorgeschlagen. Geben Sie die geforderte(n) Kassen(n) und den gewünschten Zeitraum ein. Nach Bestätigung mit "Ok" können Sie noch das gewünschte Exportverzeichnis bekannt geben.
 
Der Dateiname wird automatisch vergeben und setzt sich wie folgt zusammen:
 
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 Ausfall der Sicherheitseinrichtung

Bei einem Ausfall der Sicherheitseinrichtung kommt folgendes Hinweisfenster:
 
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Zusätzlich erscheint am Ausdruck folgender Hinweis unterhalb des QR-Codes.
 
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Kontrollieren Sie, ob
  • das Kartenlesegerät am Kassen-PC angeschlossen ist
  • sich die Signaturkarte mit der korrekten Steckrichtung im Kartenlesegerät befindet
  • im Windows-Gerätemanager der Kartenleser und die Signaturkarte erkannt werden (eventuell das Kartenlesegerät an einem anderen USB-Port anschließen)
  • eine Internetverbindung besteht - nur bei a.sign RK HSM notwendig!
Bei einer defekten Signaturkarte oder einem defekten Kartenlesegerät wenden Sie sich bitte an A-Trust bzw. Globaltrust.

Die Registrierkasse erhält in den Stammdaten nun den Status "Störung".

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Wurde das Problem mit der Signatureinheit behoben, müssen Sie die Registrierkasse mittels "Nullbon" wieder aktivieren! Dadurch wird der Status der Registrierkasse von "Störung" auf "In Betrieb" geändert.
 
Hinweis 
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Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, müssen Sie diesen Ausfall auch im FínanzOnline melden!
 
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 Monatsabschluss/Jahresbeleg

Laut RKSV muss monatlich ein Monatsabschluss durchgeführt werden. Dieser wird automatisch am ersten Tag im neuen Monat beim Kassenstart ausgelöst.

Mit Ablauf des Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Es muss der Monatsabschluss des Dezembers (= letzter Beleg des Jahres) jedenfalls geprüft werden.

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Beim erstmaligen Start der Kasse im neuen Kalenderjahr erfolgt eine Prüfung, ob Zugangsdaten für das Webservice von FinanzOnline hinterlegt sind. Ist dies der Fall, erfolgt die Übermittlung des Jahresbelegs direkt über das Webservice und es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig.

Kommt es bei der Übermittlung zu einem Fehler (falscher User, Webservice nicht erreichbar etc.) bzw. sind keine Zugangsdaten hinterlegt, erscheint folgende Abfrage:

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Sie können die Belegprüfung (=,Jahresbeleg) mit der Schaltfläche "Jetzt prüfen" starten und es stehen Ihnen im Anschluss folgende Funktionen zur Verfügung:

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FinanzOnline
Über das Webservice von FinanzOnline wird die Belegprüfung online durchgeführt. Es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig.
Diese Funktion setzt einen FinanzOnline-Webservicebenutzer voraus, der in den CRM Parametern hinterlegt ist.
XML-Datei erstellen  (E-Mail)Der ausgewählte Beleg (Monatsabschluss, Nullbon) wird als XML-Datei gespeichert bzw. als E-Mail versendet. Diese XML-Datei kann in FinanzOnline importiert werden. 
Formular RK1 drucken 
Ausdruck des FON-RK1-Formulars und persönliche Abgabe inklusive Beleg (der jeweilige Beleg wird bei dieser Funktion automatisch gedruckt) beim zuständigen Finanzamt.

Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang, kein Smartphoen verfügen und keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben.

Alternativ kann die Prüfung des Jahresbelegs mittels BMD App (anhand des QR-Codes am ausgedruckten Beleg) durchgeführt werden bzw. steht in der Bonübersicht die Funktion "RKSV Belegsprüfung" zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann die Belegsprüfung für den ausgewählten Monatsabschluss manuell angestoßen werden.
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 RKSV-Jahresbeleg

Gemäß RKSV sind Sie verpflichtet, jährlich eine Belegprüfung durchzuführen. Diese Belegprüfung muss mit dem Jahresabschlussbeleg durchgeführt werden. Als Jahresabschlussbeleg dient der Monatsabschluss vom Dezember, unabhängig vom Wirtschaftsjahr.
Der Jahresbeleg muss bis spätestens 15. Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermittelt werden.

Der RKSV-Jahresbeleg ist kein eigener Beleg, es dient der Monatsabschluss vom Dezember als Jahresbeleg.

Die Kasse erstellt die RKSV-Monatsabschlüsse ohne jegliches Zutun des Anwenders automatisch beim ersten Start der Kasse im neuen Monat; so auch beim Jahresbeleg.

 Automatische Belegprüfung (FON-Webservice)

Die Registrierkasse prüft beim Start der Kasse, ob in den CRM Parametern die FinanzOnline-Zugangsdaten (Webservice-Benutzerdaten) hinterlegt sind. Ist dies der Fall, wird der erstellte Monatsabschluss automatisch über den FON-Webservice direkt an das Finanzamt übertragen.

Nach erfolgreicher Übertragung erscheint folgende Hinweismeldung:

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Die Kasse startet nun wie gewohnt und es ist nichts weiter zu tun.

Sind FinanzOnline-Zugangsdaten hinterlegt und die Übertragung schlägt fehl, erscheint unter anderem folgende Hinweismeldung:

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Dies kann folgende Gründe haben:
  • Die hinterlegten Benutzerdaten sind falsch oder haben sich geändert.
  • Der FinanzOnline-Webservice steht zur Zeit nicht zur Verfügung.
  • Es besteht keine aktive Internetverbindung am Kassen-PC.
  • Der Zugriff auf FinanzOnline wird durch eine Firewall geblockt.
Nach Bestätigung der Meldung erscheint folgender Hinweis:

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Jetzt prüfen
Es öffnet sich ein weiteres Fenster und Sie können die Belegprüfung ein weiteres Mal anstoßen.

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Mit der Schaltfläche "FinanzOnline" wird ein weiteres Mal versucht, den Jahresbeleg an das Finanzamt zu übermitteln.
Sollte die Übermittlung ein weiteres Mal fehlschlagen, überprüfen Sie die oben angeführten Fehlerquellen. Mit ESC kann dieses Fenster wieder geschlossen werden und die Hinweismeldung ist mit "Weiter" zu bestätigen. Somit stellen Sie sicher, dass beim nächsten Kassenstart die Meldung wieder aufgerufen wird.
Bereits geprüft
Mit dieser Funktion bestätigen Sie die Übermittlung des Jahresbelegs an FinanzOnline und die Kasse gibt keine weiteren Hinweismeldungen mehr aus.

Achtung!
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Die Kasse kann nicht überprüfen, ob die Übermittlung tatsächlich vorgenommen worden ist. Sie sind als Anwender selbst für die korrekte Übermittlung (BMF-App, XML oder RK1-Formular) verantwortlich!

Weiter
Mit dieser Funktion wird die Kasse normal gestartet. Sie haben nun die Möglichkeit, die oben angeführten Gründe für eine fehlerhafte Übermittlung zu überprüfen und zu beheben.
Beim nächsten Kassenstart erfolgt ein neuerlicher Versuch, den Jahresbeleg zu übertragen. Schlägt dieser fehl, erscheint erneut diese Hinweismeldung. 

Hinweis 
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Der Jahresbeleg/Monatsabschluss vom Dezember wird unabhängig von der Auswahl erstellt und gedruckt.
Jeder ausgewählte Schritt wird von der Kasse mitprotokolliert und kann im Logfile "BMDWwsKasse.log" aufgerufen werden.

 Manuelle Belegprüfung (ohne Webservice)

Es besteht auch die Möglichkeit, den Jahresbeleg ohne Webservice-Funktion zu übermitteln. Sind keine FinanzOnline-Zugangsdaten in den CRM Parametern hinterlegt, erscheint automatisch folgende Hinweismeldung beim Kassenstart:

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Starten Sie die Belegprüfung, indem Sie die Funktion "Jetzt prüfen" ausführen.

Es öffnet sich das Fenster für die Belegprüfung, in welchem Sie nun zwischen der Erstellung einer XML-Datei oder dem Ausdruck des Formulars RK1 wählen können.

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  XML Datei im FON hochladen

Die zuvor erstellte XML-Datei kann nun durch Ihren Steuerberater oder Sie selbst in FinanzOnline hochgeladen werden.

Steigen Sie dafür mit Ihren Zugangsdaten ins FON ein und wählen Sie im Bereich Eingaben die Funktion "Übermittlung" aus.

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Danach wählen Sie den Punkt "Registrierkassen" aus und wählen die XML-Dateien aus, die Sie hochladen möchten.

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Hinweis 
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Nach erfolgreicher Übertragung erfolgt eine Hinweismeldung im FON.
Es dauert ein paar Minuten, bis die Belege im Bereich der übermittelten Belege aufscheinen bzw. eine neue Registrierkasse ersichtlich ist.

Wird eine neue Registrierkasse durch den Upload der XML-Dateien angemeldet, sind sämtliche XML-Dateien hochzuladen. Den Startbeleg müssen Sie zum Schluss hochladen!

 Nachträgliche Belegprüfung

Ist das Hinweisfenster mit "Bereits geprüft" bestätigt worden, kommt beim Kassenstart kein weiterer Hinweis. Wenn diese Funktion irrtümlich ausgeführt worden ist und Sie die Belegprüfung für den Jahresbeleg ein weiteres Mal aufrufen möchten, können Sie dies direkt in der Bonübersicht mit der Funktion "RKSV Belegprüfung" durchführen.

Auch hier öffnet sich die RKSV-Belegprüfung und Sie können zwischen den unterschiedlichen Belegprüfungen wählen.

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 Assistent Registrierkassensicherheitseinrichtung 

Mit dem Assistenen Registrierkassensicherheitseinrichtung können Sie in wenigen Schritten die Einstellungen für die Registrierkassensicherheiteinrichtung vornehmen.
 
Starten Sie Ihre Kasse in gewohnter Weise und öffnen Sie den Assistenten wie folgt:
 
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Über diese Variante werden Firmennummer und Kassennummer automatisch vorgeschlagen und sollte bevorzugt verwendet werden.
Diese Variante hat den Vorteil, dass die Sicherheitseinrichtung direkt am Kassen-PC getestet und auf Ihre volle Funktionalität überprüft werden kann.
 
Sie können den Assistenten alternativ auch über WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen (bzw. Kassen für Barfaktura) aufrufen:
 
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Hinweis 
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Der Registrierkassenassistent sollte auf jeden Fall direkt am Kassen-PC ausgeführt werden.
Es ist nicht zu empfehlen, den Assistenten an einer zentralen Stelle (z. B. Arbeitsplatz im Büro) zu starten!
Nachfolgend werden die einzelnen Schritte beschrieben.
 

 Start


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Achtung! 
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Es muss für jede Kasse der Assistent separat gestartet werden!


Die beste Unterstützungsmöglichkeit bietet Ihnen der Assistent. Rufen Sie diesen direkt in der Kassenerfassung (je Kasse) auf.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie bereits über ein Kartenlesegerät inkl. Signaturkarte (A-Trust a.sign RK CHIP oder Globaltrust RKS-CARD) bzw. Online Zugangsdaten (A-Trust a.sign RK HSM) verfügen!

Hinweis 
Hinweis.png
Steuerpflichtige Unternehmen müssen bei einem Vertrauensdienstanbieter ein Signatur- bzw. Siegelzertifikat erwerben. In Österreich sind dafür die Firmen A-Trust und Globaltrust zugelassen und bieten entsprechende Produkte an. Zur Einrichtung des Zertifikats muss dem Vertrauensdienstanbieter die Steuernummer, UID-Nummer oder GLN (Global Location Number) zur Eintragung im Zertifikat bekannt geben werden.

Folgen Sie den Eingabemasken der einzelnen Schritte. Die Hilfe im jeweiligen Fenster bietet Ihnen eine Beschreibung und Unterstützung bei der Durchführung der einzelnen Schritte.

Um mit den Einstellungen zu starten, klicken Sie auf "Weiter (F3)" oder auf den blauen Pfeil.

 Stammdaten 

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Nach dem Start des Registrierkassenassistenten können Sie im ersten Schritt die Stammdaten zur technischen Sicherheitseinrichtung definieren. Alle notwendigen Daten werden vom Assistenten bereits vorgeschlagen. Es muss lediglich die korrekte Sicherheitseinrichtung ausgewählt werden.

Firma 
Vorschlag laut Kassenerfassung 
 
Kassennummer Vorschlag laut Kassenerfassung. Eine Änderung ist über diesen Weg nicht möglich, da die Registrierung für jede Kasse einzeln durchgeführt werden muss.
Wurde der Assistent nicht über die Kassenerfassung gestartet, muss die Kassennummer manuell ausgewählt werden!
Kassenidentifikationsnummer
Als Kassenidentifikationsnummer wird die Kassennummer vorgeschlagen und ist im Bedarfsfall änderbar.

Achtung! 
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Je Firma muss die Kassenidentifikationsnummer eindeutig sein.
 
Benutzerschlüssel
Es wird laut Zufallsprinzip eine 32stellige Zahl vorgeschlagen. Eine Anpassung bringt keinen Vorteil mit sich!
 
Benutzerschlüssel AES-256
Der Benutzerschlüssel AES-256 (Base64 codiert) generiert sich aus dem Benutzerschlüssel und wird für die weitere Registrierung bei FON (FinanzOnline) benötigt.
 
Prüfwert
Der Prüfwert wird automatisch anhand des Benutzerschlüssels AES-256 ermittelt.
 
Sicherheitseinrichtung
Auswahl, mit welcher Sicherheitseinrichtung die Kasse kommunizieren soll
Achtung! 
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Spätestens jetzt muss der Kartenleser inkl. Signaturkarte am Kassen-PC bzw. am NTCS Server angeschlossen sein!
 
 
Nachdem Sie die Sicherheitseinrichtung ausgewählt haben, gelangen Sie mit "Weiter (F3)" oder dem blauen Pfeil zum Schritt 3 (je nach Wahl der Sicherheitseinrichtung): 
2. Smartcard
3. A-Trust Online
4. BMD Signatur-Server
 

 Smartcard 

Hier können Sie die Einstellungen für Ihre Smartcard vornehmen:
 
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Smartcard ... wurde gewählt 
PIN Der PIN der Signaturkarte ist aus dem beigelegten Schreiben von A-Trust bzw. Globaltrust zu entnehmen. Falls nicht anders angeführt, verwendet A-Trust den PIN 123456 
Zertifikat-SeriennummerWurde der Kartenleser und die Signaturkarte vom System gefunden, sehen Sie bereits einen Eintrag bei der Zertifikat-Seriennummer 
Sicherheitseimrichtung testen
Der erfolgreiche Test wird wie folgt ausgewiesen:

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Hinweis 
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Die Zertifikat-Seriennummer muss vom System ausgelesen werden und kann nicht manuell bearbeitet werden.

Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfen Sie ob
  • das Kartenlesegerät am Kassen-PC angeschlossen ist
  • sich die Signaturkarte mit der korrekten Steckrichtung im Kartenlesegerät befindet
  • im Windows-Gerätemanager der Kartenleser und die Signaturkarte erkannt werden (eventuell das Kartenlesegerät an einem anderen USB-Port anschließen)
Folgende Hinweismeldungen erscheinen:

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Nach Behebung des "Hardware"-Problems, wählen Sie über die Funktion "Smartcard auswählen" die Signatureinheit manuell aus.
 
Achtung! 
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Nach 10 fehlgeschlagenen Versuchen mit der falschen PIN wird die Karte gesperrt und dadurch unbrauchbar!
Nach dem erfolgreichen Test der Sicherheitseinrichtung, gelangen Sie mit "Weiter (F3)" oder dem blauen Pfeil zum Schritt 5 - Startbeleg erstellen.
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 A-Trust Online (a.sign RK HSM) 

 
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Hier geben Sie Benutzernamen und Passwort ein.

Benutzername / Passwort
Hier tragen Sie die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für a.sign RK HSM ein. Diese Zugangsdaten müssen von BMD bei A-Trust angefordert werden!
Es wird empfohlen das automatisch von A-Trust generierte Passwort zu ändern. Eine entsprechende Funktion wird zur Verfügung gestellt und kann direkt im Assistenten oder in den Stammdaten der Signatureinheit durchgeführt werden.
Sicherheitseinrichtung testen
Über die Funktion "Test ausführen" können Sie die hinterlegten Daten auf ihre Korrektheit überprüfen. Anschließend können Sie das automatisch generierte Passwort auf Ihr persönliches ändern – eine entsprechende Meldung wird angezeigt.

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Hinweis 
Hinweis.png
Folgende Hinweismeldungen können erscheinen:

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1279115657000003150_0.png
 
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Nach dem erfolgreichen Test der Sicherheitseinrichtung gelangen Sie mit "Weiter (F3)" oder dem blauen Pfeil zum Schritt 6 - Startbeleg erstellen.

 BMD Signatur-Server 

 
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Hier können Sie die Einstellungen für den BMD Signatur-Server vornehmen

Smartcard ... wurde gewählt 
PIN Der PIN der Signaturkarte ist aus dem beigelegten Schreiben von A-Trust bzw. Globaltrust zu entnhemen. Falls nicht anders angeführt, verwendet A-Trust den PIN 123456 
Zertifikat-SeriennummerWurde der Kartenleser und die Signaturkarte vom System gefunden, sehen Sie bereits einen Eintrag bei der Zertifikat-Seriennummer.
Sicherheitseimrichtung testen
Der erfolgreiche Test wird wie folgt ausgewiesen:

1279107262000003150_4.png
  
Wurde der Kartenleser und die Signaturkarte vom System gefunden, sehen Sie bereist einen Eintrag bei der Zertifikat-Seriennummer.
  
Hinweis 
Hinweis.png
Die Signatur-Seriennummer muss vom System ausgelesen werden und kann nicht manuell bearbeitet werden.

Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfen Sie ob
  • das Kartenlesegerät am Kassen-PC angeschlossen ist
  • sich die Signaturkarte mit der korrekten Steckrichtung im Kartenlesegerät befindet
  • im Windows-Gerätemanager der Kartenleser und die Signaturkarte erkannt werden (eventuell das Kartenlesegerät an einem anderen USB-Port anschließen)
  • am Server der NTCS der BMD BMDNTCSSvc-Dienst installiert bzw. aktiv ist und zusätzlich muss der Server der BMD NTCS Server (= Archivierungsserver) sein.
Folgende Hinweismeldungen erscheinen:

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Nach Behebung des "Hardware"-Problems, wählen Sie über die Funktion "Smartcard auswählen" die Signatureinheit manuell aus.

Achtung! 
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Nach 10 fehlgeschlagenen Versuchen mit der falschen PIN wird die Karte gesperrt und dadurch unbrauchbar!


Nach dem erfolgreichen Test der Sicherheitseinrichtung, gelangen Sie mit "Weiter (F3)" oder dem blauen Pfeil zum Schritt 6 - Startbeleg erstellen.
 Seitenanfang StartOfPage.png

 Startbeleg erstellen 

 
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In diesem Schritt erstellen Sie den zwingend erforderlichen Startbeleg für die Anmeldung der Kasse(n) bei FinanzOnline.

Je nach Kasseneinstellung wird der Startbeleg auf dem Bondrucker oder Belegdrucker auf A4 ausgedruckt. Ein Nachdruck des Startbeleges kann über die Kassen-Bonübersicht erfolgen.

Nachdem der Startbeleg erfolgreich gedruckt wurde, ist die Registrierung der NTCS Kasse abgeschlossen.

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Hinweis 
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Ist in den Kassenstammdaten der Bondruck aktiviert und als Bondrucker das Modell "TMT88" eingestellt, kommt folgender Hinweis. Mit der Funktion "Bondrucker testen" kann geprüft werden ob ein QR-Code gedruckt wird. Der Bondrucker kann in diesem Hinweisfenster umgestellt werden. Wenn der Druckertest erfolgreich ist (QR-Code ist am Ausdruck vorhanden), kann der Startbeleg erstellt werden.
 
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Mit "Weiter (F3)" oder dem blauen Pfeil kommen Sie zu Schritt 7 - FinanzOnline-Anmeldung für Registrierkasse.

 FinanzOnline-Anmeldung für Registrierkasse 

In diesem Schritt sind alle zuvor getätigten Einstellungen und zugleich die relevanten Daten für die weitere Registrierung in FinanzOnline ersichtlich.
Die Registrierung in FinanzOnline muss unmittelbar im Anschluss an den Registrierkassenassistenten erfolgen!
 
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Hinweis 
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Nach der Registrierung bei der Finanzverwaltung (FinanzOnline) muss der Startbeleg überprüft werden. Dies ist mit einer App (BMF-Belegcheck) oder in diesem Schritt möglich.

Dabei wird überprüft, ob die verschlüsselten Daten mit den bei der Finanzverwaltung bekanntgegebenen Daten entschlüsselt werden können. Ist die Überprüfung erfolgreich, wurde die Registrierkasse manipulationssicher eingerichtet.

Hinweis 
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Registrierung bei der Finanzverwaltung: Das Signatur- und Siegelzertifikat, der AES-Schlüssel und die Kassenidentifikationsnummern aller verwendeten Registrierkassen müssen über FinanzOnline bei der Finanzverwaltung registriert werden.

Für die Registrierung bei der Finanzverwaltung stehen Ihnen 4 Varianten zur Verfügung:
 
FinanzOnline
(bevorzugte Variante!)
Ist der FinanzOnline-Zugang (Webservicebenutzer in FinanzOnline) bei BMD eingerichtet, so wird die Registrierung über das FinanzOnline-Webservice online durchgeführt und es sind keine weiteren Schritte in FinanzOnline mehr notwendig!
(kein eigener FinanzOnline-Zugang vorhanden?
Ihr Steuerberater übernimmt die Registrierung anhand dieser XML-Dateien für Sie)
Bei dieser Variante werden 3 XML-Dateien in einem gewünschten Verzeichnis gespeichert.
In FinanzOnline können diese mittels einer Importfunktion (Datenstromverfahren) übernommen werden. Im BMD Webservice steht ein Import der XML-Dateien ebenfalls zur Verfügung.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die XML-Dateien per Mail zu versenden - z. B. an den Steuerberater.
 
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Formular RK1 drucken
Ausdruck des FON-RK1-Formulars und persönliche Abgabe inkl. Startbeleg beim zuständigen Finanzamt.

Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Interzugang, kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter (z. B. Steuerberater) bevollmächtigt haben.
Bei dieser Variante muss der Startbeleg mitgeliefert werden!
 
Hinweis 
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BMD empfiehlt dieses Formular auszudrucken und mit den restlichen Unterlagen abzulegen.
 Drucken
Formloser Ausdruck der relevanten Daten für die manuelle Registrierung bei FinanzOnline.
 
Mit "Weiter (F3)" oder dem blauen Pfeil kommen Sie zum Abschluss.

 Fertig


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Sie haben das Einrichten der technischen Sicherheitseinrichtung erfolgreich durchgeführt!

Ab sofort werden die Kassenbelege ordnungsgemäß signiert und das Datenerfassungsprotokoll (DEP & DEP2) wird erstellt.

Schließen Sie den Registrierkassenassistenten.

 Prüfen Startbeleg mittels BMF-APP

Erfolgt die Überprüfung des Startbelegs nicht aus dem Kassensystem (Funktion XML-Datei erstellen oder FinanzOnline - Schritt 6 im NTCS Registrierkassenassistenten), muss dies mittels BMF-App durchgeführt werden.

Damit der Schritt der Kassenanmeldung abgeschlossen werden kann, muss der vom Kassensystem erzeugte Startbeleg mittels der Prüf-App des BMF kontrolliert werden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Signatureinheit und Registrierkasse in FinanzOnline bereits manuell angelegt haben!

  • Installieren Sie die App (Android & iOS) auf Ihrem Smartphone oder Tablet

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  • Anfordern eines Authentifizierungscodes
    Dazu muss in FinanzOnline die Funktion "Verwaltung von Authentifizierungscodes für Prüf-App" aufgerufen werden. Mit der Funktion "Code anfordern" wird ein zwölfstelliger Code erzeugt und in der Auflistung angezeigt. Bereits früher angeforderte Codes stehen ebenfalls in dieser Auflistung.

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  • Prüfen des Startbeleges
    Starten Sie dazu die App des BMF und dort die Funktion "Code scannen"

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  • Mittels der nun erscheinenden Kamerafunktion ist der am Startbeleg angedruckte QR-Code abzufotografieren.

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  • Sie werden nun aufgefordert den Authentifizierungscode einzugeben. Bestätigen Sie diesen nach der Eingabe mit "Anmelden".

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  • Bei erfolgreicher Prüfung erscheint folgender Dialog am Smartphone/Tablet und somit ist die Registrierkasse erfolgreich in Betrieb genommen.
    Weitere Startbelege können nun geprüft werden, der Code ist dabei nicht mehr neu einzugeben. Falls mit der gleichen App am selben Gerät Kassen anderer Unternehmen (wenn z. B. ein zweites Unternehmen vorhanden ist) geprüft werden sollen, so ist ein Abmelden-Vorgang erforderlich.

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  • Das Abmelden ist über das Menü (links oben die drei Striche) erreichbar.

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    Hier sind auch noch weitere relevante Menüeinträge zu finden:
     
    Offline-Belege: Falls zum Zeitpunkt des Scans des QR-Codes keine Internetverbindung besteht, wird der QR-Code hier zwischengespeichert und kann nachträglich noch übermittelt werden.

    Prüfen des Jahresbeleges: Ist identisch mit der Startbelegprüfung!

    Hinweis 
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    Es kann jederzeit ein Beleg geprüft werden. Allerdings muss der Monatsabschluss des Dezembers (= letzter Beleg des Jahres) jedenfalls geprüft werden.
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 FAQ

Stammdaten
Wie kann die Signatureinheit getestet werden?
Wie dürfen Signatureinheiten innerhalb der Firma verwendet werden?

Funktionen RKSV
Wie übermittle ich den Startbeleg?
Wie kann ein Nullbon erstellt werden?
Wie kann ein Monatsabschluss (RKSV) manuell angestoßen werden?
Was ist beim Jahreswechsel in der Kasse zu beachten?
Wie führe ich einen Jahresabschluss in der Kasse durch?
Wie kann der Jahresbeleg geprüft bzw. übermittelt werden?
Wie kann das Datenerfassungsprotokoll (DEP) gesichert bzw. exportiert werden?
Wie kann ein Schlussbeleg in der Kasse erstellt werden?
Was kann bei der Meldung "Host not found" bei Ausfall der RKSV Online-Variante kontrolliert werden?

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