Inhalt

1. Standardablauf in der Anlagenbuchhaltung

3.1. Verwendung eines Standardkontenrahmens

6. Erfassung und Bearbeitung der Anlagegüter

1. Standardablauf in der Anlagenbuchhaltung

Die nachstehende Grafik gibt einen Überblick über den Ablauf bzw. den notwendigen Voraussetzungen für die Verwendung der Anlagenbuchhaltung in der NTCS. Die einzelnen Bereiche werden im Anschluss jeweils in einem eigenen Kapitel näher erläutert.

2. Anlage Firma

Damit Sie eine Buchhaltung bzw. Anlagenbuchhaltung führen können, müssen Sie zuerst eine Firma anlegen. Unter dieser Firma werden dann die einzelnen Buchhaltungen pro Jahr erfasst. Der Firmenstamm ist für alle NTCS Pakete gültig (nicht nur für die Finanzbuchhaltung, sondern z. B. auch fürs CRM, die WWS etc.).

Grundsätzlich sollte bei der Anlage einer Firma beachtet werden, dass es pro Steuernummer nur eine Firma geben kann.

Bei einer Firma kann es jedoch mehrere Fibus geben. Der häufigste Grund dafür ist die Vermietung und Verpachtung. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation Varianten in der Vermietung und Verpachtung.

Der Einstieg für die Neuanlage einer Firma erfolgt unter:

FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten

Im rechten Fensterbereich können Sie durch Klick auf das Plus-Symbol

bzw. mit F5 eine neue Firma anlegen.

Bevor Sie mit der Eingabe der Daten beginnen, müssen Sie im Feld "Firma" eine Firmennummer eingeben.

Details zu den einzelnen Feldern bei der Anlage einer Firma finden Sie unter Stammdaten Allgemein.

3. Anlage Fibu

Für die Verwendung einer Anlagenbuchhaltung benötigen Sie neben der Firma auch eine Finanzbuchhaltung.

Der Einstieg für die Anlage einer Fibu erfolgt unter:

FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten

Im linken Fensterbereich wählen Sie die Firma aus, zu der Sie eine Fibu anlegen möchten. Im rechten Fensterbereich können Sie dann durch Klick auf das Plus-Symbol

bzw. mit F5 die Anlage der Fibu starten.

Es kommt eine Abfrage, ob Sie eine bestehende Finanzbuchhaltung im nächsten Jahr weiterführen (Jahresübernahme) oder eine Finanzbuchhaltung gänzlich neu anlegen (Neuanlage) möchten.

Bei erstmaliger Anlage der Fibu kann "Neuanlage" ausgewählt werden. Ein neues Jahr einer Fibu darf nur mittels Jahresübernahme FIBU angelegt werden.

Folgende Felder sind bei der Anlage einer Fibu für die Anlagenbuchhaltung von Bedeutung:

ANBU-Verbuchungsintervall	Wählen Sie hier aus, ob die Abschreibung aus der ANBU jährlich oder monatlich in die FIBU verbucht werden soll. Sobald die ANBU einmal in die FIBU verbucht worden ist, kann diese Einstellung nicht mehr verändert werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Anlagenbuchhaltung. → Wird eine FIBU für eine Firma mit dem Land Österreich angelegt, wird der Wert "jährlich" vorgeschlagen. → Wird eine FIBU für eine Firma mit dem Land Tschechien oder Slowakei angelegt, wird der Wert "monatlich" vorgeschlagen. Sobald die Einstellung auf "monatlich" geändert wird, wird auch das Feld Anlagensummen monatlich berechnen automatisch aktiviert. Bei der Umstellung des ANBU-Verbuchungsintervalls auf "jährlich", wird das Feld Anlagensummen monatlich berechnen nicht geändert.
Verbuchung Abschreibung	Hier kann eingestellt werden, ob die Abschreibung direkt oder indirekt in die ausgewählte FIBU verbucht werden soll. Sobald die ANBU einmal in die FIBU verbucht worden ist, kann diese Einstellung nicht mehr verändert werden. → Wird eine FIBU für eine Firma mit dem Land Österreich angelegt, wird der Wert "direkt" vorgeschlagen. → Wird eine FIBU für eine Firma mit dem Land Tschechien oder Slowakei angelegt, wird der Wert "indirekt" vorgeschlagen. → Wird eine Buchhaltung für Ungarn angelegt, wird das Feld "Verbuchung Abschreibung" automatisch auf "indirekt" gestellt. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Anlagenbuchhaltung.
Anlagensummen monatlich berechnen	Angabe, ob bei der Berechnung der Anlagensummen je Sachkonto aus der Anlagenbuchhaltung die Summen für jede Periode einzeln berechnet und gespeichert werden sollen (z. B. für monatliche Geldflussrechnung).

Details zu den einzelnen Feldern bei der Anlage einer Fibu finden Sie unter Feldauswahl FIBU.

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3.1. Verwendung eines Standardkontenrahmens

Als Standardkontenrahmen wird ein Buchhaltungsmandant bezeichnet, in dem in der Praxis gängige Konten mit den notwendigen Einstellungen und Gliederungen erfasst sind. Er dient hauptsächlich der (automatischen) Übernahme von Kontenstammdaten, sodass - ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen - sofort nach Anlage der Firma/Fibu zu buchen begonnen werden kann.

Fast alle BMD Anwender arbeiten daher mit dem Standardkontenrahmen, den es in einer 4-, und 5-stelligen Version der Sachkonten gibt. Der BMD Standardkontenrahmen für Österreich wird in der Firma 100 ausgeliefert. Wirtschaftskunden, die einen BMD Steuerberater haben, empfehlen wir, sich mit diesem hinsichtlich des Standardkontenrahmens abzustimmen.

Im BMD Standardkontenrahmen sind folgende Punkte vorhanden:

Alle in der Praxis gängigen Sachkonten mit den richtigen Einstellungen hinsichtlich Umsatzsteuer
Zuordnung der Sachkonten zu Gliederungsschemen (z. B. Bilanz, KERF)
Steuerprozentsätze
Die notwendigen Steuer- und Skontokonten
Fixkonten

Hinweis

Zentraler Vorteil für die Verwendung eines Standardkontenrahmens ist, dass die Einstellungen von Sachkonten und andere Hinterlegungen (Steuersätze, Fixkonten etc.) nicht manuell von Ihnen gewartet werden müssen. Erfahrungsgemäß sinkt damit die Wahrscheinlichkeit massiv, bei diesen Einstellungen Fehler zu machen.

Der Standardkontenrahmen wird von BMD ständig weiterentwickelt. Dafür wird jährlich von BMD vor allem in den Paketen FIBU, Controlling und Bilanz ein hoher Zeitaufwand investiert. Wenn Sie mit dem Standard arbeiten, können Sie von dieser Weiterentwicklung profitieren und brauchen die Änderungen nicht selbst einzupflegen.

Entscheiden Sie sich für die Verwendung des BMD Standardkontenrahmens, müssen Sie diesen in den FIBU-Stammdaten in den Feldern "Firmen-Nr Standardkontenrahmen" und "FIBU-Nr Standardkontenrahmen" hinterlegen:

4. Übernahme der Sachkonten

Damit Sie die Anlagenkonten in Ihrer Anlagenbuchhaltung sehen bzw. verwenden können, müssen Sie diese zuerst in der Fibu anlegen bzw. übernehmen. Öffnen Sie dazu das Fenster "Konten" unter

FIBU → Stammdaten → Konten.

In diesem Fenster können Sie nun die gewünschten Anlagenkonten anlegen, bearbeiten oder vom Standardkontenrahmen übernehmen.

Mit den Einstiegsfeldern "Firma" und "Fibu" steuern Sie, für welche Firma und welches Wirtschaftsjahr Sie die Konten verwalten möchten.

Haben Sie in den FIBU-Stammdaten einen Standarkontenrahmen hinterlegt, können Sie die benötigten Anlagenkonten direkt aus dem Standardkontenrahmen übernehmen. Klicken Sie hierfür in der Menüleiste auf die Funktion "Standarkontenrahmen übernehmen".

Es öffnet sich ein zweigeteiltes Fenster.

Sofern im FIBU-Stamm die Felder "Firmennummer Standardkontenrahmen" und "FIBU-Nummer Standardkontenrahmen" mit dem Standardkontenrahmen (Firmennummer 100) befüllt sind, sehen Sie in der linken Hälfte den Standardkontenrahmen von BMD.

Es kann links aber auch eine andere Fibu oder eine Vorjahres-Fibu ausgewählt werden, aus der Konten übernommen werden können.
In der rechten Hälfte wird die in den Einstiegsfeldern unter Stammdaten → Konten ausgewählte Fibu angezeigt.

Mit dem Pfeil nach links bzw. nach rechts können Sie Konten vom Standardkontenrahmen (links) in die Fibu (rechts) verschieben und umgekehrt.

Wenn Sie ein individuelles Konto brauchen, das nicht im Standard angelegt ist, ist das auch kein Problem. In diesem Fall empfehlen wir, ein neues Konto durch Kopie eines "verwandten", bereits bestehenden Kontos zu erzeugen.

Detaillierte Informationen dazu und zur allgemeinen Anlage von Sachkonten finden Sie unter Sachkonten anlegen.

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Folgende Stammdaten sind bei den Anlagenkonten von Bedeutung:

ANBU-Erfass-Kz	Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet: Aktivkonto: Keine ANBU-Vorerfassung ANBU-Vorerfassung: Bitte einstellen, wenn der Sitz der Buchhaltung Österreich ist und nach Fertigstellung der Buchung auf ein Anlagekonto eine ANBU-Vorerfassungsmaske erscheinen soll. Passivkonto: Keine ANBU-Vorerfassung Vorerfassung Investitionszuschuss Erlöskonto: Keine ANBU-Vorerfassung Vorerfassung Anlagenabgang Anlagenabgang Aufwandskonto: Keine ANBU-Vorerfassung ANBU-Vorerfassung Aktivierungskonto: Wie ANBU-Vorerfassung, aber es wird z. B. ein Aktivierungskonto für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und für Firmensitz Ungarn hinterlegt. IM BMD Standarkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt.
In Anlagenexplorer	Mit dieser Einstellung definieren Sie, ob ein Sachkonto im Anlagenexplorer angezeigt werden soll oder nicht.
Anlagenart	Die Einstellung der Anlagenart ist sehr wichtig. Durch die Anlagenart steuern Sie beispielsweise, ob ein Anlagegut abnutzbar ist oder nicht. Vervollständigen Sie daher stets diese Einstellung auf Ihren Anlagenkonten. Folgende Anlagenarten können eingestellt werden: Sachanlage Im Bau befindliche Anlage Geringwertiges Wirtschaftsgut Immaterielle Anlage Grundstück Gebäude PKW Finanzanlage Anzahlung

Details zu den einzelnen Feldern bei der Anlage eines Sachkontos finden Sie unter Feldauswahl Sachkonto.

5. Anlage Anbu

Sind die notwendigen Voraussetzungen (Anlage Firma, Fibu und Sachkontenübernahme) erledigt, können Sie nun die Anbu anlegen. Dafür stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

Variante 1:

FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten

Im linken Fensterbereich wählen Sie die gewünschte Firma aus und im rechten Fensterbereich markieren Sie die Fibu, zu der Sie eine Anbu erzeugen möchten. Mit einem rechten Mausklick auf die Fibu starten Sie die Funktion "Anbu erzeugen".

Variante 2: ANBU → Stammdaten → ANBU-Stammdaten

Im linken Fensterbereich wählen Sie die gewünschte Firma aus und im rechten oberen Fensterbereich (Anlagenbuchhaltung) wählen Sie per Rechtsklick die Funktion "Neu".

Bei beiden Varianten erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie für das Erzeugen der neuen Anlagenbuchhaltung den ANBU-Assistenten verwenden möchten.

Mithilfe des ANBU-Assistenten können Sie in wenigen Schritten eine Anlagenbuchhaltung einrichten und in Betrieb nehmen. Möglich ist dabei sowohl eine Neuanlage als auch eine Übernahme einer bestehenden Anbu aus BMD 5.5.

Die einzelnen Schritte des ANBU-Assistenten gliedern sich wie folgt:

FIBU auswählen
ANBU-Einstellungen → Inventarnummernvergabe, Eingabe der Nutzungsdauer, Berechnungsarten
ANBU-Einstellungen für KORE → Anzeige der gewünschten KORE-Dimensionen im Anlagenexplorer
ANBU erzeugen
Berechnungseinstellungen → Erinnerungswert, Berechnungsmodus
BMD 5.5 ANBU importieren
ANBU erfolgreich erzeugt → Start des Anlagenexplorers

Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter Neuanlage ANBU.

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6. Erfassung und Bearbeitung der Anlagegüter

Das zentrale Erfassungsprogramm für die Erfassung und Bearbeitung von Anlagegütern (Zugang, Abgang, Umbuchung, Erweiterung etc.) ist der Anlagenexplorer.

Der Einstieg erfolgt unter: ANBU → Anlagenbuchhaltung → Anlagenexplorer

Nach dem Einstieg in den Anlagenexplorer definieren Sie in den Einstiegsfeldern, in welcher Firma und Anbu bzw. in welchem Wirtschaftsjahr die Anlagen bearbeitet werden sollen.

Firma:	Firma, in der Anlagen erfasst und bearbeitet werden sollen.
ANBU-Nr.:	Anbu, in der Anlagen erfasst und bearbeitet werden sollen.
FIBU:	Fibu bzw. Wirtschaftsjahr, in der Anlagen erfasst und bearbeitet werden sollen.
von/bis Datum:	Zeitraum, für den die Anlagenbearbeitung erfolgen soll.
Berechnungsart:	Berechnungsart, mit der die Anlagegüter berechnet bzw. dargestellt werden sollen.

Der Normalablauf bzw. das tägliche Arbeiten in der Anbu gliedert sich in folgende Bereiche:

Übernahme Zugänge aus FIBU (sofern die Vorerfassung in der Fibu erfolgt)
Erfassung der Anbu-bezogenen Geschäftsfälle (siehe: Anlagenabgang in FIBU, Behandlung der geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) in der Anlagenbuchhaltung, Behandlung des Investitionszuschusses in der Anlagenbuchhaltung etc.)
Ausdruck und Kontrolle
Verbuchen in FIBU

7. Auswertungen

Sämtliche Auswertungen bzw. Ausdrucke finden Sie unter: ANBU → Auswertungen → Ausdrucke

Folgende Auswertungen stehen Ihnen zur Verfügung:

Anlagenverzeichnis
Sachkontenübersicht
Zugänge/Abgänge/Umbuchungen
Bewertungsreserven
Investitionszuschüsse
Investitionsfreibeträge
Gewinnfreibeträge
Rücklagen
Kalkulatorische Auswertungen
Lebenslauf

Details zu den einzelnen Ausdrucken finden Sie unter Ausdruck. Wenn Sie individuelle Auswertungen gestalten möchten, kann dies über den Auswertungsdesigner geschehen.

8. Verbuchung in Fibu

Nach erfolgreicher Erfassung und Bearbeitung der Anlagegüter erfolgt schlussendlich die Verbuchung in die Fibu. Dies geschieht je nach getroffener Einstellung in den FIBU-Stammdaten monatlich oder jährlich.

Eine detaillierte Beschreibung zur Verbuchung finden Sie unter Verbuchen in FIBU.

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