Pfad
Änderungsdatum VPF_AENDERUNGSDATUM
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Pfades angezeigt.
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Pfades angezeigt.
Erstelldatum VPF_ERSTELLDATUM
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Pfad erstellt wurde.
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Pfad erstellt wurde.
Ist aktuell? VPF_ISTAKTUELL
Wenn Sie das Feld für den Pfad aktivieren, wird dieser als Standardpfad für alle Archive verwendet, die keinen speziellen Pfad hinterlegt haben. Es kann immer nur einen Pfad mit diesem Kennzeichen geben. Das heißt, sobald Sie dieses Feld bei einem neu angelegten Pfad setzen, wird der zuvor als aktuell gekennzeichnete automatisch deaktiviert.
Wenn Sie das Feld für den Pfad aktivieren, wird dieser als Standardpfad für alle Archive verwendet, die keinen speziellen Pfad hinterlegt haben. Es kann immer nur einen Pfad mit diesem Kennzeichen geben. Das heißt, sobald Sie dieses Feld bei einem neu angelegten Pfad setzen, wird der zuvor als aktuell gekennzeichnete automatisch deaktiviert.
Hinweis
 | Wenn Sie als Speicherverfahren Speicherung über Server verwenden und einen anderen Pfad als Ist aktuell? kennzeichnen, müssen Sie den Dienst BMDNtcsSvc neu starten. Erst danach ist ein korrekter Start des DMS bzw. eine Archivierung von Dokumenten wieder möglich. Details zu diesem Speicherverfahren erhalten Sie beim Feld Server-Pfad. |
Letzter User VPF_LETZTERUSER
Zeigt die User-ID jenes Benutzers an, der diesen Pfad zuletzt bearbeitet hat.
Zeigt die User-ID jenes Benutzers an, der diesen Pfad zuletzt bearbeitet hat.
Matchcode VPF_MATCHCODE
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Pfades erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Pfad-Bezeichnung automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Pfades erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Pfad-Bezeichnung automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Netz-Pfad VPF_NETZPFAD
In diesem Feld können Sie den Speicherort am Server (z.B.: \\bmd-server\dokumente) definieren. Der Netz-Pfad ist zu hinterlegen, wenn alle Dokumente direkt über ein freigegebenes Verzeichnis am Server abgespeichert werden sollen. Die NTCS Anwender benötigen dazu Lese- und Schreibrechte auf das hinterlegte Verzeichnis, der BMD eigene Dienst (BMDNTCSSvc.exe) wird für diese Archivierungsmöglichkeit nicht benötigt. Dieses Speicherverfahren sollte normalerweise nur bei einer Einzelplatzlizenz, oder wenn NTCS auf einem lokalen Rechner installiert ist, verwendet werden.
Damit die Archivierung auf die Verzeichnisfreigabe des hier hinterlegten Pfads erfolgt, ist zusätzlich der Parameter Speicherverfahren unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Speicherparameter auf 2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig) zu stellen.
In diesem Parameter können Sie das Speicherverfahren bei der Dokumentenarchivierung bestimmten, Sie können zwischen Speicherung über Server und Direkte Speicherung wählen. 1 - Speicherung über Server Das ist der verbreitete Standard und erlaubt den Zugriff auf die Dokumente über einen Dienst, der alleinige Zugriffsberechtigung auf das Archivverzeichnis am Server besitzt. Für diese Art des Dokumentenzugriffs ist keine Verzeichnisfreigabe notwendig. Das Archivverzeichnis wird im Feld Serverpfad des aktuellen Pfads angegeben. Bei dieser Methode wird das Dokument zum Ansehen bzw. Bearbeiten vom Server in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert. Das Dokument kann dann lokal bearbeitet und schlussendlich wieder archiviert, also auf den Server verschoben, werden. Beim Verlassen des DMS bzw. von NTCS wird geprüft, ob noch ausgecheckte UND veränderte Dokumente im lokalen Verzeichnis liegen, falls ja, kommt eine Handlungsaufforderung, falls nein, werden die lokalen Dokumente gelöscht. Meist wird diese Variante der Dokumentenspeicherung eingesetzt, da hier die Berechtigungen in BMD NTCS dynamisch auf verschiedenen Ebenen (Archiv, Kategorie, Dokument, Funktion) geregelt werden können. 2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig) Alle Dokumente werden über die Freigabe am Server abgespeichert. Das Verzeichnis wird im Feld Netzpfad des aktuellen Pfads angegeben. Bei dieser Einstellung müssen Sie sich selbst um eine eventuelle Beschränkung der Zugriffsrechte auf Verzeichnis - sprich Betriebssystemebene - kümmern. |
Kennzeichen VPF_PFADKZ
Mit diesem Kennzeichen können Sie feststellen, um welche Art des Pfades es sich handelt (z. B. 2 = Pfade für Dokumente, 16 = Rechnungen).
Mit diesem Kennzeichen können Sie feststellen, um welche Art des Pfades es sich handelt (z. B. 2 = Pfade für Dokumente, 16 = Rechnungen).
Server-Pfad VPF_SERVERPFAD
In diesem Feld können Sie den Speicherort am Server (z. B. D:\Dokumente) definieren. Der Server-Pfad ist zu hinterlegen wenn alle Dokumente über den BMD eigenen Dienst (BMDNTCSSvc.exe) abgelegt werden sollen. Der Vorteil des Server-Pfades liegt darin, dass der Benutzer für das hinterlegte Verzeichnis keine Lese- bzw. Schreibrechte benötigt um Dokumente zu archivieren.
Hinweis
| Wenn Sie den Speicherort eines Pfades ändern, müssen Sie den Dienst BMDNtcsSvc neu starten. Erst danach ist ein korrekter Start des DMS bzw. eine Archivierung von Dokumenten wieder möglich. |
Damit die Speicherung über Server auf den hier hinterlegten Pfad erfolgt, ist zusätzlich der Parameter Speicherverfahren unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Speicherparameter auf 1 - Speicherung über Server zu stellen.
In diesem Parameter können Sie das Speicherverfahren bei der Dokumentenarchivierung bestimmten, Sie können zwischen Speicherung über Server und Direkte Speicherung wählen. 1 - Speicherung über Server Das ist der verbreitete Standard und erlaubt den Zugriff auf die Dokumente über einen Dienst, der alleinige Zugriffsberechtigung auf das Archivverzeichnis am Server besitzt. Für diese Art des Dokumentenzugriffs ist keine Verzeichnisfreigabe notwendig. Das Archivverzeichnis wird im Feld Serverpfad des aktuellen Pfads angegeben. Bei dieser Methode wird das Dokument zum Ansehen bzw. Bearbeiten vom Server in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert. Das Dokument kann dann lokal bearbeitet und schlussendlich wieder archiviert, also auf den Server verschoben, werden. Beim Verlassen des DMS bzw. von NTCS wird geprüft, ob noch ausgecheckte UND veränderte Dokumente im lokalen Verzeichnis liegen, falls ja, kommt eine Handlungsaufforderung, falls nein, werden die lokalen Dokumente gelöscht. Meist wird diese Variante der Dokumentenspeicherung eingesetzt, da hier die Berechtigungen in BMD NTCS dynamisch auf verschiedenen Ebenen (Archiv, Kategorie, Dokument, Funktion) geregelt werden können. 2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig) Alle Dokumente werden über die Freigabe am Server abgespeichert. Das Verzeichnis wird im Feld Netzpfad des aktuellen Pfads angegeben. Bei dieser Einstellung müssen Sie sich selbst um eine eventuelle Beschränkung der Zugriffsrechte auf Verzeichnis - sprich Betriebssystemebene - kümmern. |
Pfad-Bezeichnung VPF_VPFADBEZ
In diesem Feld können Sie den Pfad nach ihren Wünschen bezeichnen (z. B. DMS Pfad 1).
Pfad-Nr VPF_VPFADNR
In diesem Feld müssen Sie dem Pfad eine Nummer geben. Es wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben.