Grundlegend wird ein Benutzer benötigt, mit dem ins Programm eingestiegen wird. Diesen Benutzer haben Sie bereits bei der Installation mit einem individuellen Passwort versehen und somit eingerichtet.

Steigen Sie mit diesem in die NTCS ein, um folgende Erste Schritte bzw. Einstellungen im Progamm abzubilden:

Eine der ersten Grundeinstellungen im Programm ist die Konzeption Ihrer eigenen Firmen bzw. Ihrer eigenen Firmengruppe.

Dieses Konzept sollte unbedingt in der NTCS abgebildet werden, bevor Daten firmenbezogen angelegt oder importiert werden! Daten (z. B. Kunden) hängen an Firmen. Sollten diese auf falsche Firmen erfasst werden, weil die Firmenerfassung auf später verschoben wird, so ist es anschließend aufwändig diese Daten wieder zu korrigieren!

Zur Erstellung von Firmengruppen empfehlen wir einen Fernwartungstermin mit einem BMD Support-Mitarbeiter, der Ihnen in diesen Belangen beratend zur Seite steht bzw. gerne auftretende Fragen beantwortet.

Sind Ihre Firma/Firmen bzw. Firmengruppe eingerichtet, so können grundlegende Standards für die gesamte Firma festgelegt werden.

Importien Sie dazu die Standards der jeweiligen Bereiche, mit denen Sie arbeiten.

Für CRM finden Sie die Standards im Programmpaket CRM unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → Importe Standards.

Für die Importe der FIBU, des Pakets LOHN sowie Ihrer weiteren NTCS Programmpakete beachten Sie bitte die jeweiligen "Ersten Schritte" zum Paket in der NTCS Hilfe.  

Als nächsten Schritt sollten die benötigten NTCS Benutzer angelegt werden. Öffnen Sie dazu die Benutzerverwaltung unter Tools → Administration → Berechtigung → Benutzer.

Die Benutzer sollten alle nach dem gleichen Schema angelegt werden, welches Sie zuvor für Ihre NTCS definieren (z. B. einige Zeichen des Nachnamens oder erste Zeichen des Nachnamens+Mitarbeiternummer oder eine Kombination aus Abteilungsbezeichnung+Funktion (z. B. FIBU_ADMIN) oder ...).

Ihre angelegten Benutzer sollten anschließend gleich die für sie richtigen Berechtigungen zugeteilt bekommen. 

Dazu arbeiten Sie (empfohlen) mit den NTCS Standardberechtigungen oder legen selbst passende Berechtigungsgruppen an.

Die Berechtigungsgruppen finden Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Gruppen. Hier legen Sie die Berechtigungsgruppen an, denen Sie später einzelne Berechtigungen freischalten.

Dies erledigen Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen.

Ein Benutzer darf in mehreren Gruppen sein, womit sich seine Berechtigungen der verschiedenen Gruppen addieren. Bitte beachten Sie zu diesem Thema die Dokumentation Berechtigungen.

Je nach Konfiguration kann es erforderlich sein, bei neuen Benutzern oder neuen lizenzierten Paketen entsprechende Lizenzen manuell zuzuordnen. Dies erfolgt im Bereich TOOLS → Tools → Administration → Lizenzen → Lizenzen zuordnen.

Als Nächstes sollten Sie den Fokus auf die Feldauswahlen legen und diese an Ihre Anspüche anpassen. Wählen Sie die Felder aus, mit denen Sie täglich arbeiten, und stellen Sie bei Bedarf Vorschlagwerte oder Pflichtfelder ein. Bitte beachten Sie dazu die Dokumentation zum Thema Feldauswahl.

Die Anlage der Mitarbeiter und die Verknüpfung dieser mit einem bereits angelegten Benutzer sollte als Nächstes stattfinden.

Bei Verwendung des Pakets LOHN findet die Mitarbeiterverwaltung im LOHN statt. Wird das Paket LOHN nicht verwendet, so findet die Anlage im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter statt.

Der Mitarbeiterstamm beinhaltet das Feld "User-ID", in welchem der zuvor angelegte Benutzer eingetragen wird. Durch diese Verknüpfung wird dem Mitarbeiter bei Einstieg in einige Fenster (z. B. Terminkalender, Aufgaben, Leistungserfassung ...) gleich der eigene Mitarbeitername automatisch vorgeschlagen.

Im Anschluss legen Sie weitere Stammdaten wie z. B. Kunden, Lieferanten ... im System an. Dies kann durch die manuelle Anlage oder einen Import geschehen.