UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Termine → Terminkalender
 
Der Terminkalender ermöglicht das Anlegen bzw. Verwalten von Terminen und ist ein wichtiges Mittel zur Organisation innerhalb des Unternehmens. Termine weisen mehrere Verbindungen zu anderen Programmen (DMS, Telefonprotokoll, Besprechungsprotokoll, Ressourcen usw.) auf.

Dazu empfehlen wir auch das Lernvideo lernvideo.png Wie arbeite ich mit der Terminverwaltung?.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der angezeigten Termine vorzunehmen. Sie können beispielsweise die Termine bestimmter Mitarbeiter, eines bestimmten Projekts, für ein spezielles Terminkennzeichen usw. anzeigen lassen. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen. Diese können Sie über die rechte Maustaste in diesem Bereich → Feldauswahl aufrufen oder über das 3-Punkte-Menü 1151844240000103540_12.png → Feldauswahl 1394290277000007740_1.png.

Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen Feldauswahl.png Feldauswahl.

Hinweis 
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Wenn Ihre User-ID mit einem Mitarbeiter verknüpft ist, wird das Einstiegsfeld Mitarbeiter automatisch mit diesem Mitarbeiter befüllt. Näheres zur Verknüpfung von Benutzer und Mitarbeiter finden Sie in der Hilfe zu Anlage und Einstellungen bei neuen Mitarbeitern.

Termine

Dieser Bereich bietet Ihnen einen Überblick über die erfassten Termine, dargestellt nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern. Wie die Termine dargestellt werden, hängt von der Ansicht ab. Sie können zwischen verschiedenen Tages-, Wochen-, und Monatsansichten zu wechseln. Die Funktionen dafür finden Sie im Fenstermenü unter Ansicht → Terminansicht.

Hinweis
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In der Ansicht Terminkalender ist zusätzlich die Combobox rechts oben zum Umschalten zwischen offenen, erledigten bzw. allen Terminen verfügbar.

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In den Terminansichten 1151844240000103540_13.png Arbeitswoche,1151844240000103540_14.png Woche, 1151844240000103540_17.png Monatsübersicht und 1151844240000103540_15.png Tagesansicht wird links die Zeitleiste angezeigt bzw. können Sie oberhalb der Termindarstellung die Navigatorleiste und unterhalb die Wochen- bzw. Monatsleiste einblenden. Diese Leisten können Sie unter Ansicht in der Menüleiste ein- bzw. ausblenden.

Hinweis
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Über die rechte Maustaste kann am Spaltenkopf (= Header) des jeweiligen Tages folgendes Kontextmenü aufgerufen werden:

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Es können hier die Funktionen "Neu", "Einfügen" bzw. "Einfügen von/bis Datum" aufgerufen werden.

Ist ein Tagestermin in die Zwischenablage kopiert worden, wird dieser immer als Tagestermin eingefügt. Auch wenn man einen Terminbereich im Kalender ausgewählt hat, wird der Termin als Tagestermin eingefügt.

Über die Zeitleiste können Sie erkennen, zu welchen Zeitpunkten Ihre Termine stattfinden bzw. wird Ihnen mit einer orangen Linie in dieser Leiste immer der aktuelle Zeitpunkt markiert.

Hinweis
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Mit einem Rechtsklick auf diese Leiste wird ein Kontextmenü geöffnet, in dem bestimmte Einstellungen zur Zeitskala getroffen werden können.

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Sie können zwischen 6 verschiedenen Zeitskalen wählen, die kleinste mögliche Einheit sind 5 Minuten, das Maximum beträgt 60 Minuten.

Zeitskala anpassen
Mit dieser Aktion kann der Zeitraum, der laut Wochenmodell am Mitarbeiterstamm als anwesend gezählt wird (= weißer Hintergrund) optimal auf den zur Verfügung stehenden Platz aufgeteilt werden

Anzeige der Beginnzeit des Terminrasters
Die Beginnzeit des Rasters kann automatisch ermittelt werden (= Beginnzeit lt. Wochenmodell + ein Raster davor) bzw. gibt es die Möglichkeit, eine fixe Beginnzeit festzulegen.

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In der Navigatorleiste können Sie mit den beiden Pfeilen 1151844240000103540.png in der Wochenübersicht eine Woche, in der Monatsübersicht einen Monat etc. vor- bzw. zurückschalten. Mit dem grünen Pfeil 1151844240000103540_0.png gelangen Sie zum aktuellen Tag, zur aktuellen Woche oder zum aktuellen Monat, abhängig davon, in welcher Terminansicht Sie sich befinden.

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In der Wochen bzw. Monatsleiste wird die aktuelle Woche bzw. der aktuelle Monat mit einer gelben Schattierung hinterlegt. Die selektierte Woche bzw. der selektierte Monat wird mit einer blauen Schattierung hinterlegt. Mit einem Klick auf die entsprechende Woche bzw. den entsprechenden Monat wird der Kalender für diesen Zeitraum geladen.

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Hinweis
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In den Terminansichten 1151844240000103540_13.png Arbeitswoche,1151844240000103540_14.png Woche,1151844240000103540_17.png Monatsübersicht und1151844240000103540_15.png Tagesansicht können die Termine auch mittels Drag & Drop auf einen anderen Zeitpunkt bzw. Tag verschoben werden. Dazu müssen Sie den Termin im oberen Bereich beim Terminbetreff anklicken und an die gewünschte Stelle ziehen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Termine
A_DELETE.bmp Löschen
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin aus dem Terminkalender entfernen. Zu den gelöschten Terminen finden Sie weitere Informationen in der Hilfe zum Fenster Gelöschte Objekte. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu markieren, um diese gleichzeitig zu löschen. Dazu finden Sie weitere Informationen in der Hilfedokumentation Termine - multiselectfähige Funktionen.
DV_MOVE.bmp Verschieben
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

A_Ressourcen.bmp Ressourcen zuordnen
Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen zu Termin zuordnen.

Hinweis 
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Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.

A_TERMIN_MOVE.bmp Verteilen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter auswählen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis 
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Wenn Sie einen, auf andere Mitarbeiter verteilten, Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters Termin verteilen steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Ja immer  
1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung "1 - Auf Abfrage" gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern folgende Abfragemeldung:
"Verteilte Termine aktualisieren?"

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Achtung! 
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Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung  "0 - Ja immer" wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen? aktivieren.

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A_TERMIN_MOVE.bmp Delegieren
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf ersichtlich, aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen im Fenstermenü.

Hinweis

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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
  • Rückmeldung auf Abfrage 
  • Mit Rückmeldung ohne Abfrage (keine Abfrage)
  • ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Hinweis
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Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung: "Der Mitarbeiter ist der Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet!".

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A_Scan_new.bmp Terminserie
Die Funktion Terminserie dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis
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Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.
A_TRUE.bmp Erledigen
Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf erledigt setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Wurde der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis
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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur im Bereich der Termine aus. *

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als offen gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox Erledigt deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis
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Wenn Sie bei einem Serientermin auf "Erledigen" klicken, wird nur dieser einzelne Termin als erledigt markiert, die übrigen Termine dieser Serie bleiben unberührt.

Weiters ist zu beachten, dass der erledigte Termin nicht als Ausnahme dieser Serie gespeichert wird, sondern weiterhin Teil der ursprünglichen Terminserie bleibt.

Hinweis
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Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster mit dem Text "Wollen Sie die Ressource freigeben?".

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Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als erledigt markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonst unverändert.
1115471087000001180_37.png Ressourcen freigeben
Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

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Hinweis
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Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.
A_AUFGABE.bmp Termin in Aufgabe umwandeln
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll. 
Erstellen Sie mithilfe dieser Funktion einen Tagestermin. Es öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen", in dem alle Terminkennzeichen angezeigt werden, die im Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" oder "Ja, mit Bearbeitung" hinterlegt haben. 
A_COPY.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp Kopieren 
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin inklusive der Termindaten, Verteilung etc. kopieren.

Hinweis
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Bei Serienterminen ist die Funktion "Kopieren" inaktiv.

Hinweis
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Die Funktionen "Kopieren/Einfügen" sind im Terminkalender in allen Ansichten (Arbeitswoche, Woche, Monat, Tag, Liste) aktiv, werden jedoch im Fenster Terminliste nicht angeboten.
A_PASTE.bmp Einfügen 
Fügt den Termin inklusive der Termindaten (Kunde, Betreff, von Zeit, bis Zeit ...) am gewünschten Tag und Zeitpunkt ein. In der Tages- bzw. Wochenansicht können Sie den Zeitpunkt selektieren, für den der kopierte Termin angelegt werden soll. 
A_Arrow_Right_Plus.bmp Einfügen von/bis Datum 
Mit dieser Funktion können Sie aus einem kopierten Termin mehrere Termine gleichzeitig einfügen. Sie können die gleichen Einstellungen setzen wie beim Erzeugen von Serienterminen, allerdings werden bei dieser Funktion lauter voneinander unabhängige Termine erzeugt. Bei Terminserien hingegen hängen die Termine zusammen. 

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A_CHECKLIST.bmp Checkliste öffnen
Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis
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Sie haben auch die Möglichkeit, eine Checklistvorlage am Terminkennzeichen zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.
A_Info.bmp ChecklistenfortschrittMit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernenDiese Funktion ermöglicht Ihnen eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.
A_Checklist_Liste.bmp Checkliste ÜbersichtMit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.
A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit einem Termin Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis
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Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Termin können auch per Drag & Drop einem anderen Termin zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.
Funktionen

A_Empty.bmp Terminansicht
A_Day5.bmp Arbeitswoche
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Arbeitswoche" ändern.

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A_Day7.bmp Woche
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Woche" ändern.

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A_Day31.bmp Monat
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Monat" ändern.

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A_Day1.bmp Tag
Mit dieser Funktion können Sie die Ansicht des Terminkalenders auf "Tag" ändern.

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A_Termin.bmp Liste
Mit dieser Funktion können Sie die Tagesansicht auf "Liste" ändern.

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Hinweis
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Es besteht in dieser Ansicht die Möglichkeit, mehrere Termine gleichzeitig per Multiselect an Mitarbeiter zu verteilen, in einem Schritt zu erledigen bzw.  zu löschen und zu mehreren Terminen Ressourcen zuzuordnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.   
Mit dieser Funktion können Sie die Navigator-Leiste in den Ansichten 1115471087000001180_4.png Arbeitswoche, 1115471087000001180_5.png Woche, 1115471087000001180_6.png Monatsübersicht und 1115471087000001180_7.png Tagesansicht ein- bzw. ausblenden.

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Mit dieser Funktion können Sie sich die Wochen- bzw. Monatsleiste ein- bzw. ausblenden lassen.

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A_AUFGABE.bmp Aufgaben/Fristen anzeigen
Mit dieser Funktion können die Aufgaben/Fristen für den Mitarbeiter im unteren Bereich des Fensters dazugeblendet werden. Bei den Fristen ist das Fristdatum und/oder Vorwarndatum ausschlaggebend für die Anzeige (es muss heute sein), bei den Aufgaben muss das Sollerledigungsdatum heute sein.

Hinweis
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In den grafischen Terminansichten (Wochenansicht und Monatsansicht) ist ein Verschieben von Aufgaben und Fristen auch per Drag & Drop auf einen anderen Tag möglich.

Zur besseren Unterscheidung zwischen Terminen, Aufgaben und Fristen haben Sie die Möglichkeit für die Anzeige von Aufgaben und Fristen in den grafischen Terminansichten eine eigene Hintergrundfarbe zu definieren. Diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein:

In diesem Parameter können Sie die Hintergrundfarbe von Aufgaben bei einer Anzeige in den grafischen Terminansichten definieren. Durch die farbliche Kennzeichnung soll das Unterscheiden von Terminen und Aufgaben in den Terminansichten (Monatsübersicht, Wochenübersicht ...) verbessert werden.

In diesem Parameter können Sie die Hintergrundfarbe von Fristen bei einer Anzeige in den grafischen Terminansichten definieren. Durch die farbliche Kennzeichnung soll das Unterscheiden von Terminen und Fristen in den Terminansichten (Monatsübersicht, Wochenübersicht ...) verbessert werden.
PPS_Einsaetze.bmp Einsätze
PPS_Einsaetze.bmp Einsätze anzeigen Zeigt Ihnen die zum aktuell selektierten Termin verknüpften Einsätze. 
PPS_WK_Einsaetze.bmp Wiederkehrende Einsätze anzeigen
Zeigt Ihnen die zum aktuell selektierten Termin verknüpften wiederkehrenden Einsätze. 

Hinweis
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Einsätze werden im Terminkalender nur angezeigt, wenn ihnen ein Prozess zugeordnet ist, bei dem das Feld In Terminkalender anzeigen aktiviert worden ist. Über dieses Feld kann gesteuert werden, ob Einsätze mit einem bestimmten Prozesses im Terminkalender angezeigt werden. Einsätze ohne zugeordneten Prozess werden im Terminkalender nicht angezeigt.

A_GRUPPENUEB.bmp Gruppenübersicht
Mit dieser Funktion können Sie die Gruppenübersicht starten.
A_LIST.bmp Terminliste
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start der Terminliste. 
A_TERMIN_UHR.bmp Termindienstplan
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start des Termindienstplans. 
A_MITARBEITER.bmp Auf eigene Mitarbeiternummer umschalten 
MIt dieser Funktion können Sie das Einstiegsfeld wieder zurück auf Ihren eigenen Mitarbeiter setzen. 
A_Empty.bmp Vorheriger Tag/Woche/Monat 
Mit dieser Funktion können Sie abhängig von der aktuellen Ansicht auf den/die vorigen Tag/Woche/Monat wechseln.
A_Empty.bmp Nächster Tag/Woche/Monat
Mit dieser Funktion können Sie abhängig von der aktuellen Ansicht auf den/die nächsten Tag/Woche/Monat wechseln.
Ansicht

A_PRINT.bmp Ausdruck Terminkalender
Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Termine generieren. Wenn Sie den Ausdruck der Termine in der Tages-, Wochen-, oder Monatsansicht starten, werden automatisch genau die am Bildschirm angzeigten Termine in der jeweiligen Ansicht gedruckt.

In der Ansicht Terminkalender erhalten Sie ein Abfragefenster, in dem Sie die genauen Einstellungen für den Terminausdruck treffen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Terminliste.
Ausdruck

Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis
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Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. In der NTCS Infoleiste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Funktion kann nur für öffentliche Termine ausgeführt werden, sowohl aus dem Terminkalender als auch aus der Leistungserfassung.

A_GRUPPENUEB.bmp Gruppenübersicht mit Teilnehmern öffnen
Wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, so können Sie mit dieser Funktion die Gruppenübersicht mit allen Teilnehmern dieses Termins starten. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist. Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Gruppenübersicht erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Gruppenübersicht.

Hinweis
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Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" können Sie die Funktion Start Gruppenübersicht nur aufrufen, wenn Sie zu dem Termin dazu verteilt sind oder Sie der Stellvertreter des Terminerstellers sind.

A_Teilnehmerliste.bmp Teilnehmer benachrichtigen
Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis
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Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden bekommen Sie noch eine Hinweismeldung, mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

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T_EMAIL_EXPORT.bmp Als E-Mail senden
Ermöglicht das Versenden des Termins per Mail.
A_FIND.bmp Freien Termin suchen
Mit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten.Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Freien Termin suchen.
A_Akt_comment.bmp Mitarbeitergespräch
Diese Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.
A_Event.bmp Eventmanager
Mit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis
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Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt wurde. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.

A_Telefon.bmp Telefonprotokoll
Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis
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Hat der ausgewählte Termin einen Vorgang, werden der am Termin hinterlegte Vorgang und die am Vorgang hinterlegte Tätigkeit ins Telefonprotokoll für die Felder "Vorgang" und "Tätigkeit" übergeben. Somit muss man die Felder nicht manuell befüllen.

Hinweis
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Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter Aktivität bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.
A_BesprProtokoll.bmp Besprechungsprotokoll
A_BesprProt_GeheZu.bmp Besprechungsprotokoll erzeugen
Erzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte Hat Bespr.Prot. 1115471087000001180_14.png wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert.

Hinweis
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Wenn Sie den Parameter Besprechungsprotokoll aus Termin auf die Ausprägung Mit manueller Verknüpfung stellen, öffnet sich beim Ausführen dieser Funktion folgendes Abfragefenster.

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Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Besprechungsprotokoll öffnen: Ist bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden, so haben Sie hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" statt des Punktes "Besprechungsprotokoll erzeugen". Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins.
A_BesprProt_Aus.bmp Zum Protokoll der BesprechungGelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt wurde. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol 1115471087000001180_15.png in der Spalte aus Bespr.Prot.
A_LeadManagement.bmp Leadmanagement
 A_New.bmp Lead erstellenMit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Themendokumentation Leadmanagement unter dem Punkt Lead aus Termin erstellen.
 A_LeadManagement.bmp Zum Lead Mit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.
Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.
Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen 1136115121012200550.png Zugesagt, A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online, 1136115121012200550_2.png Abgesagt, 1136115121012200550_0.png Mit Vorbehalt oder 1136115121012200550_1.png Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.

A_TERMIN_OK.bmp Zugesagt
Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).
A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online
Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).
A_TERMIN_CANCEL.bmp AbgesagtWird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis
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Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.
A_TERMIN_VORBEHALT.bmp Mit VorbehaltWird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).
A_TERMIN_OFFEN.bmp UnbearbeitetIst ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis
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Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.


In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.

Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.

Hinweis
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Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

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A_STDBRFX.bmp Standardbrief für Termine 
Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief CRM öffnen. In diesem Standardbrief können Vorlagen im Zusammenhang mit Terminen angelegt werden. Dabei handelt es sich um andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. Vom Termin wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zwecks Terminbestätigung, Absage, Brief nach einem Bewerbungsgespräch … senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.
A_Empty.bmp Terminbestätigung senden 
Diese Funktion dient dazu, eine Terminbestätigung zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet wurde. Damit diese Funktion aktiv ist, muss ein Terminkennzeichen mit hinterlegter Standardbriefvorlage gewählt werden bzw. das Feld Person am Termin befüllt sein. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbestätigung senden.

Hinweis
Hinweis.png
Beim Versenden dieser Terminbestätigung haben Sie auch die Möglichkeit eine ICS-Datei als Mailanhang an den Kunden zu senden. Diese Datei kann der Empfänger der Terminbestätigungsmail dann einfach per Mausklick in seinen Outlookkalender aufnehmen. Damit der Versand der ICS-Datei funktioniert, müssen Sie am Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen auf dem das Feld Versand mit ICS-Datei aktiviert ist.

Im Standardbrief  in den Briefeinstellungen haben Sie noch die Möglichkeit eine eigene HTML-Vorlage zu hinterlegen, aus der der Termintext für den Versand der ICS-Datei ermittelt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.
A_Abwesend.bmp Abwesenheit 
A_Empty.bmp Abwesenheit erzeugenMit dieser Funktion können Sie zum im Terminkalender selektierten Termin eine Abwesenheit erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Abwesenheiten aus Termin erzeugen.
A_Empty.bmp Abwesenheit ansehenMit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit ansehen.
A_Empty.bmp Abwesenheit löschenMit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit löschen.
A_Empty.bmp Sonderfunktionen 
A_LIST.bmp Verlauf
Zeigt den Verlauf von delegierten und verschobenen Terminen an. Somit ist die Nachvollziehbarkeit von Terminen gegeben und man sieht, von welchem Mitarbeiter auf welchen Mitarbeiter der Termin verschoben oder delegiert wurde. Die Verteilung eines Termins ist im Verlauf nicht sichtbar, Sie können die Teilnehmer im gleichnamigen Bereich in der Detailleiste einsehen.
A_KASSA.bmp zur Kasse
Mit dieser Funktion wird die WWS Kasse aufgerufen. Es ist möglich, beim Termin einen Artikel zu hinterlegen. Beim Aufrufen der Funktion zur Kasse wird der Kunde und die beim Termin hinterlegten Artikel in die Kassenerfassung übernommen und können dort wie ein normaler Verkauf abgeschlossen (kassiert) werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kassenerfassung.
A_ER_Workflow.bmp Workflowübersicht
Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn zum selektierten Termin ein Genehmigungsworkflow gestartet wurde. 
A_Anbu_Parameter.bmp Geburtstagseinstellungen
In diesem Fenster können die Einstellungen zur Ermittlung der Geburtstage (aus dem Personenstamm) hinterlegt werden. Mittels eines angelegten Stapels oder mit der Schaltfläche "Manuelle Ermittlung der Geburtstage" werden Geburtstage im Terminkalender angelegt.
Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.

Hinweis
Hinweis.png
Ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar, ist das Erzeugen von Geburtstagsterminen nicht erlaubt. Diese Regelung können Sie im Parameter Geburtstagstermine erzeugen treffen, den Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein finden.

In diesem Parameter können Sie grundsätzlich festlegen, ob Geburtstagstermine anhand der Stammdaten überhaupt erzeugt werden dürfen oder nicht. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

Keine Geburtstagsliste: Bei dieser Einstellung wird der Menüpunkt zum Erstellen der Geburtstagstermine ausgeblendet.

Geburtstagsliste ohne Mitarbeiter: Diese Einstellung ermöglicht Ihnen die Geburtstagstermine aller Personen mit Ausnahme der Mitarbeiter zu erzeugen.

Geburtstagsliste für alle Personen: Mit dieser Einstellung können Sie die Geburtstagstermine für alle Personen erzeugen.

Allgemeine Informationen zum Erzeugen von Geburtstagsterminen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.

Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo lernvideo.png Wie führe ich meine Geburtstage im NTCS Terminkalender?

A_IMPORT.bmp Termine/Aufgaben synchronisieren
Mit dieser Funktion können Termine für einen ausgewählten Zeitraum manuell synchronisiert werden. Genaue Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisation.
A_Task.bmp Terminbenachrichtigungen einstellen
In diesem Fenster können Sie Einstellungen zum Erhalt von E-Mail Benachrichtigungen bei verteilten Terminen vornehmen, wenn dieser von anderen Terminteilnehmern bearbeitet worden ist. Sie können hier für bestimmte Aktionen (Änderung der Verteilung, des Langtexts ...) festlegen, ob Sie eine E-Mail Benachrichtigung erhalten möchten oder nicht. Über das F8-Symbol vor diesem Feld können Sie das Fenster Terminbenachrichtigungen einstellen öffnen, in dem Sie die gewünschten Einstellungen treffen können.


Hinweis
Hinweis.png
Die grundlegenden Einstellungen für einen Termin können bei der Neuanlage eines Termins im Feld Benachrichtigung getätigt werden. Diese Einstellung in diesem Feld dient auch als Rückfallebene, sollten Sie über diese Funktion keine persönlichen Einstellungen getroffen haben.
X_Stop.bmp Terminserie beenden
Mit dieser Funktion können Sie eine Terminserie beenden. Die Terminserie wird durch Ausführen der Funktion ab dem selektierten Tag beendet.
Folgende Meldung erhalten Sie beim Beenden der Serie:

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Wird die Abfrage mit "Ja" bestätigt, werden alle Termine der Serie ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Die Termine, welche vor dem Ausführungsdatum liegen, bleiben alle bestehen. In den Serieneinstellungen bleibt die ursprüngliche Serie weiterhin erhalten.

Hinweis
Hinweis.png
Wenn in der Terminserie einzelne Termine bearbeitet worden sind, hat dies keine Auswirkungen. Die geänderten Termine aus der Serie werden bis zum Beendigungsdatum beibehalten und ab dem Beendigungsdatum gelöscht.
PPS_Einsaetze.bmp Einsatz
 PPS_Einsaetze_Mit.bmp Zum Einsatz Mit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.
Extras
 
Standardfeldauswahl Termine
A_FB.bmp Standardfeldauswahl Termine
 

Termindetails

Im Bereich Termindetails können Sie zusätzliche Informationen zu einem selektierten Termin anzeigen lassen. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl dieses Bereichs, die Sie über das 3-Punkte-Menü 1223131735000100750_5.png → Feldauswahl  1394290277000007740_1.png aufrufen, selbst festlegen.

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Kalender

In jeder Ansicht wird Ihnen ein Monatskalender zur Übersicht angezeigt.

1478609400000008340_3.png
Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, werden die Tage in unterschiedlichen Farben bzw. Hintergrundfarben dargestellt.

1151844240000103540_4.pngDas aktuelle Datum wird immer mit einem roten Rahmen dargestellt.
1151844240000103540_6.pngDer aktuell selektierte Tag wird in diesem Kalender mit oranger Schattierung angezeigt.
1151844240000103540_9.pngDie einzelnen Tage werden fett dargestellt, sobald ein Termin an diesem Tag erfasst worden ist.
1151844240000103540_7.pngFeiertage, Samstage und Sonntage werden in roter Schrift dargestellt.
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Sollte an einem Tag ein Termin erfasst sein, der als "Auswärts/Abwesend" definiert ist, wird dieser mit grauer Schattierung angezeigt.

Teilnehmer

Im Bereich "Teilnehmer" werden alle Teilnehmer zum aktuell selektierten Termin angezeigt. Sie können in diesem Bereich weitere Teilnehmer zum Termin verteilen, den Termin an sich selbst verteilen und für die Teilnehmer des Termins den Zusagestatus ändern. 
Standardmäßig wird hier nur der Name der Teilnahme angezeigt. Die Feldauswahl für diesen Bereich können Sie über das 3-Punkte-Menü 1477827020000007390_4.png → 1394290277000007740_1.png abändern. So kann dann z. B. auch das Feld "Zusage" im Bereich angezeigt werden.

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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_TERMIN_MOVE.bmp VerteilenDiese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen des ausgewählten Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis 
Hinweis.png
Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters Termin verteilen steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Ja immer  
1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern eine Abfragemeldung, ob verteilte Termine aktualisiert werden sollen.

1477827020000007390_1.png

Achtung! 
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Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung  0 - Ja immer wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen? aktivieren.

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 A_Termin_Mit.bmp An mich verteilen
Der eigene Benutzer wird zum bestehenden Termin verteilt.
Zusagestatus
Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.
Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen 1136115121012200550.png Zugesagt, A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online, 1136115121012200550_2.png Abgesagt, 1136115121012200550_0.png Mit Vorbehalt oder 1136115121012200550_1.png Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.

A_TERMIN_OK.bmp Zugesagt
Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).
A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online
Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).
A_TERMIN_CANCEL.bmp Abgesagt
Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis
Hinweis.png
Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.

A_TERMIN_VORBEHALT.bmp Mit VorbehaltWird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).
A_TERMIN_OFFEN.bmp UnbearbeitetIst ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis
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Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.


In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.

Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.


Hinweis
Hinweis.png
Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

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Termintext

Im Bereich Termintext wird die erfasste Beschreibung des Termins angezeigt. Sie können diesen Text jederzeit editieren, ohne in den Bearbeitungsmodus des Termins zu gehen. Sobald Sie den Text bearbeiten, werden alle Funktionen dieses Menübands aktiv.


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Hinweis
Hinweis.png
Sollte das Menüband nicht angezeigt werden, können Sie mit dem Pfeil nach unten am Ende des Bereichs Termintext dieses einblenden bzw. können Sie ein eingeblendetes Menüband mit dem Pfeil nach oben auch ausblenden. 

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In diesem HTML-Editor können Sie die Beschreibung bzw. detaillierte Informationen zum selektierten Termin erfassen. Über die Funktion Speichern links oben im Menüband können Sie die vorgenommenen textlichen Änderungen zum Termin speichern. Sollten Sie ohne Speichern auf einen anderen Termin klicken, erhalten Sie davor eine Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

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Hinweis
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Es besteht auch die Möglichkeit, diesen Text zu formatieren, dazu müssen Sie den Parameter Textformatierung Termine aktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.

Steht der Parameter auf "HTML", wird der Text mit den gängisten HTML-Formatierungen (Bilder werden entfernt, da Outlook diese nicht synchronisieren kann) übertragen. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass das Kommunikationssystem mit "EWSManagedAPI" arbeitet. Sollte dies nicht der Fall sein, oder der Parameter steht auf "PlainText", wird der Inhalt als reiner Text umformatiert und synchronisiert.

Im Kontextmenü der rechten Maustaste des Editors können Sie unter der Funktion Dokumentenprüfung die Rechtschreibprüfung über den gesamten Text laufen lassen bzw. unbekannte Wörter zum Wörterbuch hinzufügen.

Hinweis 
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Wenn der Termintext im Fenster "Terminkalender" im Bereich "Termintext" bei einem Serientermin geändert wird, wird die Änderung für alle Termine der Serie automatisch übernommen. Möchte man den Termintext nur für einen einzelnen Termin der Serie ändern, öffnet man den Termin mit der F6-Funktion zur Bearbeitung und wählt in der Abfrage den Einzeltermin aus. In dieser Bearbeitungsmaske kann man im Bereich "Termintext" den gewünschten Text eingeben; dieser wird dann nur für den aktuellen Termin übernommen.

Zugeordnete Ressourcen

In diesem Bereich werden die zum selektierten Termin zugeordneten Ressourcen angezeigt.

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Folgende Funktion steht über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_Ressourcen.bmp Ressourcen zuordnenMit dieser Funktion können Sie den Dialog für die Termin-Ressourcen-Zuordnung öffnen.
 

A_IMPORT.bmp Textdatei importieren - Zugeordnete Ressourcen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Ressourcen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Ressourcen.
A_EXPORT.bmp Textdatei exportieren - Zugeordnete Ressourcen
Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Ressourcen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Export Textdatei.
Weitere Extras
 

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis
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Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

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Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis
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Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung: 

Hinweis
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Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehen
Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis
Hinweis.png
Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.
A_DOCUMENT_EDIT.bmp Dokument bearbeiten
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis
Hinweis.png
Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden
Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis
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Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

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Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.



Dokument versenden
A_EMail_Stamp.bmp Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Per E-Mail versenden
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

A_StdBrf_Stamp.bmp Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.
A_STDBRF.bmp Mit Begleitbrief versenden
Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis 
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Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.
 

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.
A_EMPTY.bmp Mit ID Austria signieren (nur PDF)
Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.
A_Databox.bmp An CZ-Databox
Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

A_POST.bmp Poststück ansehen
Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet.
Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
A_POST_IN.bmp Neuen Posteingang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
A_POST_OUT.bmp Neuen Postausgang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf. 
A_POST_READY.bmp Neues versandf. Poststück zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
A_POSTEDIT.bmp Massensendung bearbeiten 
Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.
Post

A_EMPTY.bmp Dokumente in Bearbeitung
A_CHECK_IN.bmp Arbeitskopie archivierenDiese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.
A_UNLOCK.bmp Arbeitskopie verwerfen
Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis 
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Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn
  • der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.

  • der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.

  • im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

A_LIST.bmp Liste aller Dokumente in Bearbeitung
Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis 
Hinweis.png
Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis 
Hinweis.png
Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.
Erstelle
A_AUFGABE.bmp Neue AufgabeÖffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_Termin.bmp Neuer TerminÖffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_FRIST.bmp Neue FristÖffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_ER_Workflow.bmp Neuer Workflow
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten. 

Hinweis 
Hinweis.png
Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

1120648905000001460_2.png

Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
A_EMPTY.bmp Verschieben/Verteilen/
Verweise 
A_MoveDocToPerson.bmp Verschieben zu Person
Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis   DMS-Workflow
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Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.
Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.
A_MoveDocToArchive.bmp Verschieben in ArchivMit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet. 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.
A_MoveDocToPath.bmp Verschieben auf PfadDiese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.
A_Spread_Person.bmp Verteilen an Personen
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Spread_Archive.bmp Verteilen in Archiv
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Assign_Document.bmp Dokumentenverweise
Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis 
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Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.
A_Document_Link.bmp Verknüpfung erstellen
Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis 
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Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.
A_Document_LinkSrch.bmp Dokument für Verknüpfung suchenEs öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.
Favoriten 
1433157640000000690_8.png Zu Favoriten hinzufügen 
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen. 
1433157640000000690_9.png Aus Favoriten entfernen
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert. 
A_DOCUMENT.bmp Dokumentenversionen 
Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen. 
Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

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Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen. 
A_EMPTY.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp In Zwischenablage einfügenMit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
Externer Link 
A_COPY.bmp In Zwischenablage kopierenDer Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.
A_EMail.bmp Als E-Mail senden
Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis 
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Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.
T_Download.bmp Als Download-Link
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.
A_LIST.bmp Quelldaten öffnen
Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis 
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Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

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1394293199000007740.png Zu Dokument in DMS
Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.
Signatur/Unterschrift (nur PDF) 
T_Handysignatur.bmp Mit ID Austria signieren
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis 
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Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.
A_Significant.bmp Signaturpad
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis 
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Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.
T_PDFAS_Signatur.bmp Unterschriften
Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
A_BMD_Archiv.bmp Archivieren
 
Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis
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Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.
Funktionen

Dokumentenvorschau

Innerhalb des Dokumentenbereichs können Sie in der Menüleiste über die Funktion 1394293138000207740_0.png "Vorschau ein/ausblenden" die Dokumentenvorschau ein- bzw. ausblenden. Der Vorteil besteht darin, dass das Dokument nach dem Selektieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

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Hinweis
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Der Bereich der Dokumentenvorschau ist standardmäßig ausgeblendet und kann wie oberhalb beschrieben mit der Funktion "Vorschau ein/ausblenden" oder über das Burger-Menü eingeblendet werden.

Erinnerungen

In diesem Bereich ist ersichtlich, ob zu einem Termin bereits Erinnerungen erfasst sind. Sie haben auch die Möglichkeit, gleich hier eine neue Erinnerung für den Termin zu erstellen bzw. eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten oder zu löschen.

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Allgemeine Informationen zum Erstellen von Erinnerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Hinweis
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Wird ein Termin erledigt, werden alle dazugehörigen Erinnerungen gelöscht.

Genehmiger

Dieser Bereich ist ein rein informativer Bereich, der zum jeweils selektierten Datensatz die Genehmiger der Termine anzeigt.

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UebergeordnetesD.bmp Details finden Sie in der Themenhilfe der Termingenehmigung.

Hintergrundinformationen

Terminneuanlage
Bei der Neuanlage eines Termins gibt es folgende Felder, Parameter bzw. Einstellungen zu beachten.

Hinweis
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Grundsätzlich können Sie mit der Tabulatortaste von einem Feld zum nächsten springen, in den Bereich zur Eingabe des HTML-Texts gelangen Sie dadurch aber nicht. Um den Fokus auf den HTML-Text zu stellen, können Sie die Taste F3 verwenden. 

Terminarten
Sie haben die Möglichkeit mittels des Feldes Terminart öffentliche, private bzw. verdeckte Termine anzulegen. Öffentliche Termine sind für alle Mitarbeiter sichtbar, ein privater Termin (1087148026001600000.png) kann nur vom Besitzer selbst angesehen werden und ein verdeckter Termin (1087148026001600000_0.png) kann vom Besitzer des Termins und seinem Stellvertreter gesehen werden. Für alle andere Mitarbeiter wird entweder ***Privat*** oder ***Verdeckt*** angezeigt. Ein Mitarbeiter kann auch für einen anderen Mitarbeiter einen privaten Termin anlegen, wobei der Terminersteller und der Terminbesitzer diesen lesen können.

Hinweis
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Bei der Neuanlage eines Termins (nicht jedoch beim Delegieren!) kann das Terminart-Kennzeichen vom Mitarbeiterstamm vorgeschlagen werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Feld Terminart im Mitarbeiterstamm befüllt ist.


Ressourcen und Terminort
Im Feld Ressourcen können dem Termin benötigte Räume, Geräte, Fahrzeuge etc. zugeordnet werden. Die Ressourcenverfügbarkeit wird bei Zuordnung einer Ressource automatisch aktualisiert.

Hinweis
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Wenn Sie beim Bearbeiten den Zeitraum des Termins ändern, zu dem die zugeordnete Ressource bereits reserviert ist, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

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Bei Ja, entfernen wird die Ressource entfernt und der Termin gespeichert, bei Nein wird die Änderung verworfen und der Termin bleibt am ursprünglichen Zeitpunkt stehen. Wählen Sie die Ausprägung Neue Ressource wählen, öffnet sich der Ressourcenzuordnungsdialog und nach Zuordnung der gewünschten Ressource wird der Termin gespeichert.

In der Spalte bzw. im Feld Terminort wird als Terminort die zugeordnete Ressource übernommen, falls diese als Raum angelegt wurde. Sollte es sich um einen Kundentermin handeln, so werden als Terminort die Daten des Kunden (z. B. Adresse des Kunden) angezeigt.

Die automatische Ermittlung des Terminorts kann über folgende Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) gesteuert werden.

Über diesen Parameter können Sie die automatische Ermittlung des Terminorts steuern. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Ja: Bei der Neuanlage oder Änderung eines Termins wird der Terminort automatisch ermittelt wenn die Person/Institution eingegeben oder geändert wird und das Feld Terminort noch nicht befüllt ist. Der Terminort ergibt sich aus dem Namen und der Adresse der Person/Institution.

Nein: Der Terminort wird nicht automatisch ermittelt.

Nur bei Auswärtsterminen: Der Terminort wird nur dann automatisch ermittelt, wenn auch das Kennzeichen Auswärts/Abwesend beim Termin gesetzt ist.

Hier können Sie festlegen, ob zusätzlich zum Terminort auch der ISO-Code A3 (z. B. AUT für Österreich) und die Kontaktpersontelefonnummern ermittelt werden sollen. Dieser Parameter greift nur dann, wenn der Parameter Terminort automatisch ermitteln auf Ja oder nur bei Auswärtstermine gesetzt ist.


Abfahrtszeit und Rückkehrzeit
Die Abfahrtszeit bzw. Rückkehrzeit kann anhand der Eingaben des Feldes Anfahrtsdauer im Kundenstamm automatisch berechnet werden. Wenn Sie bei einem Termin eine Person hinterlegen, bei der eine Anfahrtsdauer hinterlegt ist und das Feld Auswärts/Abwesend aktivieren (oder ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem das Feld Extern aktiv ist), wird die Abfahrtszeit bzw. Rückkehrzeit automatisch berechnet.

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Hinweis
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Wird bei Terminen mit einer eingetragenen Abfahrts- bzw. Rückkehrzeit, welche eine Ressource zugeordnet haben, der Terminzeitraum bearbeitet, wird im Ressourcenverleih für die Verleih-Kollisionsprüfung auch die Abfahrtszeit bzw. die Rückkehrzeit berücksichtigt.

Prüfung Wochenmodell
Ob beim Speichern eines Termins das Wochenmodell eines Mitarbeiters geprüft werden soll, können Sie über den Parameter Prüfung Wochenmodell unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein steuern.

Über diesen Parameter haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob in den Terminen beim Speichern eines Termin das Wochenmodell des jeweiligen Mitarbeiters geprüft werden soll. Diese Überprüfung erfolgt bei folgenden Aktionen: Neuanlage, Kopieren, Verteilen, Verschieben und beim Delegieren von Terminen.

Hinweis 
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Fiktive Mitarbeiter und Mitarbeiter ohne hinterlegtes Wochenmodell sind trotz aktivem Parameter von dieser Prüfung ausgenommen.

Wenn Sie bei aktivem Parameter einen Termin außerhalb des Wochenmodells des Mitarbeiters anlegen, erscheint folgende Hinweismeldung: "Der Termin liegt außerhalb des Arbeitszeitmodells des Mitarbeiters. Wollen Sie den Termin trotzdem speichern?"

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Sie können dann entscheiden, ob Sie diesen Termin trotzdem speichern möchten oder nicht.

Neuanlage in Vergangenheit
Wird ein Termin für die Vergangenheit erstellt (Terminbeginn und Terminende liegen in der Vergangenheit), so zeigt NTCS eine Hinweismeldung, dass dieser Termin in der Vergangenheit angelegt wird.

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Sie können entscheiden, ob dieser Termin trotzdem angelegt werden soll oder nicht. Liegt der Terminbeginn in der Vergangenheit, das Terminende jedoch in der Zukunft, wird keine Hinweismeldung angezeigt und der Termin wird erstellt. Diese Meldung kommt auch bei ganztägigen Terminen, das heißt, wenn die Von- und die Bis-Zeit jeweils 0 Uhr betragen.

Hinweis
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Über den Parameter Prüfung Vergangenheit können Sie diese Vergangenheitswarnungen auch deaktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie alle Vergangenheitswarnungen deaktivieren, die bei der Neuanlage bzw. beim Verschieben von Terminen erscheinen. Diese Warnungen erfolgen dann, wenn Sie einen neuen Termin in der Vergangenheit erfassen bzw. einen bestehenden Termin in die Vergangenheit verschieben.

Termine zur selben Zeit
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine zur selben Zeit anzulegen. Bevor Sie den Termin aber speichern können, bekommen Sie eine Hinweismeldung, dass zu diesem Zeitpunkt bereits ein Termin eingetragen ist. Sie können dann entscheiden, ob Sie den Termin trotzdem erstellen möchten oder nicht. Auch beim Delegieren bzw. Verteilen kommt eine Hinweismeldung, mit der Auflistung jener Mitarbeiter, bei denen es zu einer Terminkollision kommt.

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Wird ein Termin angelegt, an dessen Tag bereits ein ganztägiger Termin von 0 - 0 Uhr erfasst ist, erfolgt keine Kollisionswarnung. Das heißt, Termine ohne Uhrzeit werden bei der Kollisionswarnung nicht berücksichtigt.

Hinweis
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Wird ein Mitarbeiter zu einem Termin verteilt, der zu diesem Zeitpunkt schon einen mehrtägigen Termin eingetragen hat, wird in der Hinweismeldung das Von- und Bis-Datum inkl. Uhrzeit des bereits eingetragenen mehrtägigen Termins angezeigt.

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Über den Parameter Kollisionswarnungen anzeigen, können Sie diese Warnungen bei der Neuanlage von Terminen unterdrücken. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie alle Kollisionswarnungen deaktivieren, die bei der Neuanlage von Terminen erscheinen. Diese Kollisionswarnungen erfolgen dann, wenn Sie einen neuen Termin zu einem Zeitpunkt, an dem bereits ein anderer Termin angelegt ist, erstellen wollen. In der Kollisionswarnung erhalten Sie die Information, dass für diesen Zeitraum bereits ein anderer Termin angelegt ist.

Steht der Parameter auf "1 - Ja" und am Terminkennzeichen ist das Feld "Terminkollisionen ignorieren" auf "Ja" gesetzt, dann wird beim Eintragen/Verteilen von/auf Termine(n) mit einem solchen Terminkennzeichen keine Kollisionswarnungen angezeigt.

Hinweis
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Wenn nur Sie und Ihr Stellvertreter in der Lage sein sollen, für Sie selbst Termine anzulegen, können Sie die beiden Parameter Neuanlagesperre Termine bzw. Bearbeitungssperre Termine aktivieren. Zu finden sind diese beiden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM:

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Termine aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Termine aller anderen Mitarbeiter bearbeiten.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Termine bearbeiten. Der Ersteller des Termins sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten. 

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Termine anzulegen oder nur für sich selbst.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern öffentliche Termine anlegen.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Termine anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter, darf für diesen Mitarbeiter auch Termine anlegen.


HTML-E-Mail-Versand bei Terminen
Damit sie bei Neuanlage, Bearbeiten bzw. Löschen eines Termins durch einen anderen Mitarbeiter per E-Mail über die Änderung informiert werden, müssen Sie ein paar Einstellungen in den Parametern vornehmen.

1.
Zuerst müssen Sie in den TOOLS Parametern (TOOLS → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail) die Daten Ihres SMTP-Servers hinterlegen, damit die Aufgabenbenachrichtigungsmails im Hintergrund versendet werden.

Hinterlegen Sie hier den SMTP-Server.
Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist (z. B. smtp.office365.com).

Hinterlegen Sie hier den User für den Zugriff auf das SMTP-Konto. Dies kann je nach Anbieter z. B. ein Benutzername oder die Mail-Adresse sein (Beispiel Microsoft 365: die Mail-Adresse, die Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).

Hinterlegen Sie hier das Passwort Ihres SMTP-Benutzers (Beispiel Microsoft 365: das Passwort, das Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).

2.
Zusätzlich müssen Sie die Parameter Benachrichtigung senden (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow) auf JA und Benachrichtigungsart Mailing auf 1 stellen.

In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
  •  Neuanlage
  •  Bearbeiten
  •  Löschen
  •  Delegieren
  •  Verteilen
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.

Hinweis 
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Grundsätzlich gilt die Einstellung in diesem Parameter für alle drei Bereiche (Aufgaben, Termine und Fristen). Es gibt aber für jeden Bereich die Möglichkeit, das Mailing separat zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Diese Parameter finden Sie in den jeweiligen Parametereinstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine / Aufgaben / Fristen → Allgemein.


Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie die Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Oulook) oder als Interne Nachricht erhalten möchten. Je nachdem, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie einen dieser beiden Werte im Parameter eintragen.

 1 = Benachrichtigungen per Mail
 2 = Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem

Hinweis 
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Die Einstellung in diesem Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn der Parameter Benachrichtigungen senden auf Ja steht.
Sobald der Absender oder Empfänger der Nachricht die zweite Ausprägung Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem gewählt hat, wird eine interne Nachricht versendet.

3. 
Die Einstellung unter Punkt 2 regelt den grundsätzlichen E-Mail-Versand, Sie können aber das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen für die Termine unabhängig davon steuern. Dazu gibt es im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein folgende 2 Parameter die steuern, ob grundsätzlich E-Mails versendet werden sollen bzw. für welche Aktionen E-Mails empfangen werden sollen:

 
In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei einer Neuanlage, beim Bearbeiten oder beim Löschen etc. von Terminen E-Mail-Benachrichtigungen versenden möchten.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

0 - Nein: Es werden keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet, wenn ein Termin neu angelegt, bearbeitet, delegiert, gelöscht oder verteilt wird.  

1 - Ja: Die Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Termin neu angelegt, bearbeitet, delegiert, gelöscht oder verteilt wird.

2 - Ja, mit Abfrage bei Änderung von Verteilung und Zusage: Wenn diese Ausprägung aktiviert ist, kommt bei folgenden Aktionen eine Abfrage, ob eine Benachrichtigung an die Teilnehmer versendet werden soll: Bei Weg-/Hinzuverteilen bzw. Löschen von einzelnen Zuordnungen und bei jeder Änderung der Zusage/Absage. 

Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Termine eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.
Welche Voraussetzungen für den generellen E-Mail-Versand notwendig sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender: HTML-E-Mail-Versand bei Terminen.

Wenn im Parameter "E-Mail-Benachrichtigungen senden" die Abfrage eingestellt ist, kommt bei Verteilung eines Termins, bei Zusagestatus-Änderung und beim Löschen von einzelnen Zuordnungen folgende Abfrage: "Sollen die bisherigen Teilnehmer benachrichtigt werden? Hinweis: Neu hinzugefügte oder entfernte Teilnehmer werden auch bei 'Nein' informiert."
Wenn die Abfrage mit "Ja" bestätigt wird, werden die Teilnehmer über die Änderung benachrichtigt. Wenn die Abfrage mit "Nein" bestätigt wird, werden die Teilnehmer nicht benachrichtigt.

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In diesem Parameter kann jeder Benutzer für sich selbst entscheiden, für welche Aktionen bei seinen Terminen er eine E-Mail-Benachrichtigung empfangen möchte. Wenn Sie bei diesem Parameter neben dem Feld auf den blauen Pfeil klicken, öffnet sich das Fenster Benachrichtigung Termine - Aktionsauswahl, in dem Sie die detaillierten Einstellungen treffen können. Dieser Parameter ist empfängerseitig zu betrachten.

Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Benachrichtigung Termine - Aktionsauswahl.

4.
Die Einstellungen unter Punkt 2 und 3 regeln den grundsätzlichen E-Mail-Versand für die Termine. Sie haben aber auch die Möglichkeit das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen je Termin zu steuern. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbenachrichtigungen einstellen.

5.
In den CRM Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow), können Sie jetzt noch die gewünschten HTML-Vorlagen für Neuanlage, Bearbeiten und Löschen hinterlegen. Wird keine hinterlegt, wird eine Standardvorlage von BMD verwendet. Weitere Informationen zu den HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.

In diesem Parameter können Sie für die Neuanlage eines Termins eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen beim Bearbeiten eines Termins an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie für das Löschen eines Termins eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

Hinweis 
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Standardmäßig wird zu jeder Benachrichtigungsart eine HTML-Vorlage von BMD ausgeliefert, Sie haben aber auch die Möglichkeit unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen selbst HTML-Vorlagen zu erstellen, welche Sie dann in den oben angeführten Parametern hinterlegen können.

Weiters können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein einstellen, ob eine interne Nachricht beim Löschen eines Termins versendet werden soll.
 
Beim Löschen eines Termins durch einen anderen Mitarbeiter können Sie sich zusätzlich über eine interne Nachricht informieren lassen.


Hinweis 
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Grundsätzlich wird beim Bearbeiten eines verteilten Termins eine E-Mail an alle Teilnehmer gesendet, dass sich dieser Termin geändert hat und welche Details. Es gibt aber zwei Ausnahmen, bei denen keine E-Mail-Benachrichtigung beim Bearbeiten versendet werden.
  1. Wenn der Termin bearbeitet wird und ohne Änderung eines Feldes wieder gespeichert wird. Da hier eigentlich nichts am Termin geändert wurde, brauchen die Teilnehmer nicht informiert zu werden.

  2. Wenn nur das Feld Privatnotiz geändert wird und der Termin dann gespeichert wird. Da sich das Bearbeiten der Privatnotiz nur für Sie selbst auswirkt und kein anderer Teilnehmer diese Information lesen kann, brauchen diese nicht per E-Mail informiert zu werden.

Sonstige Hintergrundinformationen
Auch in der Gruppenübersicht können die Termine mit zwei unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Damit die Kennzeichnungsfarbe angezeigt wird, müssen Sie den Parameter Kennzeichnungsfarbe verwenden im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein auf Ja stellen. Die Farbe selbst können Sie am Terminkennzeichen im Feld Kennzeichnungsfarbe definieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob in den grafischen Terminansichten (Wochen-, Monats-, Gruppenübersicht ...) die Kennzeichnungsfarbe angezeigt werden soll. Die Kennzeichnungsfarbe können Sie am Terminkennzeichen im gleichnamigen Feld hinterlegen.

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Termine können auch ins Kontaktjournal übertragen und dort angesehen werden. Damit die Termine automatisch ins Kontaktjournal übertragen werden, müssen Sie folgenden Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → "Aktivieren" aktivieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Termine automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

Für alle Terminlisten gilt die Einstellung dieses Parameters zur Aktualisierung: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob eine automatische Aktualisierung der Terminlisten erfolgen soll, wenn diese in den Vordergrund geladen werden.

Ist die Dokumentenliste bzw. Dokumentenübersicht geöffnet, so ist es möglich, dort ein Dokument zu nehmen und dieses via Drag & Drop zu einer Aufgabe, Ressource bzw. einem Termin oder Event in diesem Fenster zuzuordnen. Dazu halten Sie das Dokument im DMS mit der Maus fest und ziehen es in dieses Fenster herüber. Stellen Sie sich mit der Maus auf den Datensatz und lassen Sie das Dokument los. Das Dokument wird dem Datensatz zugeordnet.

Achtung! 
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Das Auslassen des Dokuments (Drop) wird nur ausgeführt, wenn die Firma / der Konzern des Archivs mit der Firma / dem Konzern des empfangenden Datensatzes übereinstimmt.
Synchronisation Termine
Für die automatische Synchronisation zwischen NTCS und Ihrem Kommunikationssystem ist es notwendig, dass der Dienst BMDNTCSSyncService gestartet ist und läuft. Ist dies nicht der Fall bzw. antwortet dieser nicht, bekommen Sie beim Start der Termine folgende Hinweismeldung: "Die Synchronisation der Termine ist aktiviert, aber der BMDNTCSSyncService antwortet nicht oder ist nicht verfügbar! Starten Sie bitte den Dienst BMDNTCSSyncService am Server neu! ..."

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Das heißt, es erfolgt bei jedem Start des Terminkalenders die Prüfung, ob der Dienst für die Synchronisation läuft, damit Sie einen der Hauptgründe für nicht synchronisierte Termine schnell erkennen können. In diesem Fall muss der oben genannte Dienst am Server (neu) gestartet werden, anschließend werden die Termine wieder synchronisiert. Der Neustart dieses Dienstes kann auch über die Funktion BMD Dienste neu starten erfolgen.

Hinweis 
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Diese Prüfung bzw. Meldung erfolgt nur, wenn der Parameter Synchronisation aktivieren auf "Ja" steht. TOOLS → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.

Über diesen Parameter können Sie die Synchronisation zwischen BMD NTCS und Ihrem Kommunikationssystem grundsätzlich ein- oder ausschalten. Weitere Informationen zu weiteren Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation.

Für die automatische Synchronisation muss der Parameter Kommunikationssystem unter TOOLS → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem auf 4 - EWS Managed API stehen.

In diesem Parameter müssen Sie aus Kompatibilitätsgründen bitte unbedingt folgende Ausprägung wählen:

4 - EWS Managed API

Hinweis
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Mit dem NTCS Terminkalender ist das fehlerfreie Synchronisieren von Terminen nur möglich, wenn der Parameter Kommunikationssystem auf 4 - EWS Managed API steht. Deshalb wird jetzt auch verhindert, dass man diesen Parameter auf eine andere Ausprägung stellt, wenn dieser schon auf 4 - EWS Managed API eingestellt gewesen ist. Sie erhalten auch eine entsprechende Hinweismeldung. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Terminkalender unter Punkt Termine synchronisieren.


Hinweis 
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Deshalb wird aktuell verhindert, dass Sie diesen Parameter auf eine andere Ausprägung stellen, wenn dieser schon auf 4 - EWS Managed API eingestellt war. Sie erhalten folgende Hinweismeldung, wenn Sie eine andere Ausprägung wählen und speichern möchten: "Die Synchronisation mit dem Kommunikationssystem '5-MSGraph API' ist in Entwicklung! Verwenden Sie die Einstellung '4-EWS Managed API'...". Der Eintrag wird automatisch wieder auf die bereits genannte Ausprägung gesetzt und die Änderung verworfen.

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Sollte der BMDNTCSSyncService nicht laufen, ist es nicht mehr notwendig, diesen direkt am Server neu zu starten. Sie können diesen jetzt über die Funktion BMD Dienste neu starten unter TOOLS → Administration → Updates starten.

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Achtung! 
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Diese Funktion ist aber nur für Administratoren gedacht, da wenn Sie diese ausführen, alle BMD Dienste am Server neu gestartet werden. Wir empfehlen Ihnen, diese Funktion nicht während des laufenden Betriebes auszuführen. Sollte das aber trotzdem notwendig sein, weil zum Beispiel die Synchronisation nicht mehr funktioniert, sollten Ihre Mitarbeiter die Arbeit in NTCS während des Neustarts kurz unterbrechen.

Falls Sie BMDGhost im Einsatz haben, ist es auch wichtig, sich davon zu überzeugen, dass dieser Neustart der Dienste zu einem Zeitpunkt durchgeführt wird, zu dem BMDGhost keine geplanten Aufgaben abarbeitet. Durch den Neustart des BMDNTCSSoapSvc würde er dabei unter Umständen so unterbrochen, dass er den Task nicht korrekt zu Ende führen kann.

Synchronisation - Protokollierung
Wenn Termine im Outlook geändert werden, wird diese Änderung auch im Datensatzprotokoll des Termins vermerkt. Das heißt, die Protokollierung erfolgt genauso wie bei einer Bearbeitung der Termine in der NTCS.
 
Synchronisation - Standardzeitzone
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Standardzeitzone beim Synchronisieren von Terminen gelöscht werden soll oder nicht. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Standardzeitzone nach erfolgreicher Synchronisation der Termine entfernt werden soll oder nicht.

Bei der Synchronisation von Terminen wurde die Standardzeitzone immer automatisch entfernt. Das heißt, wenn Sie die Zeitzone, in der Sie sich gerade befinden bzw. die Zeitzone, die auf Ihrem System eingestelt ist, am Termin hinterlegt haben, ist diese bei der Synchronisation automatisch entfernt worden.

Jetzt können Sie durch die Ausprägung Nein das Löschen der Standardzeitzone nach erfolgreicher Synchronisation verhindern. Diese Einstellung ist dann zu empfehlen, wenn Mitarbeiter in anderen Zeitzonen in der NTCS arbeiten, damit die Termine entsprechend der jeweiligen Zeitzone angezeigt werden.
 
Hinweis 
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In den Terminen wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion zum selektierten Termin nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist das Verschieben bei erledigten Terminen nicht zulässig, diese Begründung wird dann wie im Bild unterhalb dargestellt angezeigt.

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Termingenehmigungsaufgaben mit Aufgabenhauptkategorie
Zur effizienten Nutzung der Aufgabengruppen gibt es den Parameter "Hauptkategorie für Termingenehmigungsaufgaben". Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung

In diesem Parameter können Sie eine Aufgabenhauptkategorie hinterlegen. Die hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen. Ist im Diagrammstudio für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird in oberster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.


Mit F4 gelangen Sie ins Fenster "Aufgabenkategorien" und hier können Sie die gewünschte Kategorie auswählen:

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Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen.

Sie können den Parameter Ermittlungsart für Termingenehmigung entweder auf manuell, automatisch oder Workflow stellen:

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Ist im Diagrammstudio bei der Spezialfunktion Termin genehmigen für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt und es wird ein Urlaub mit dem Terminkennzeichen eingetragen, auf dem der Workflow hinterlegt ist, wird in oberster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben.

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Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.

Die Aufgaben werden der Kategorie zugeordnet und auch in den Aufgaben bei den Aufgabengruppen mit der hinterlegten Kategorie angezeigt.

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