UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

 A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Termine → Terminliste

Die Terminliste stellt eine Liste aller Termine, gefiltert nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern, dar.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet.
Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der angezeigten Termine vorzunehmen. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen. Diese können Sie rechts oben im Bereich der Einstiegsfelder über Weitere Funktionen 1151835670000003540_8.png aufrufen.

Hinweis
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Sie können beim Einstiegsfeld "Datum" mit dem Doppelpfeil-Symbol "1151835670000003540.png" zwischen "Datum" und "Ab-Datum" umschalten.
Standardfeldauswahl Einstiegsfelder
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Einstiegsfelder

Termine

Dieser Bereich bietet Ihnen einen Überblick über die erfassten Termine, dargestellt nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern. Zusätzlich haben Sie über die Combobox oben rechts die Möglichkeit, zwischen den offenen, erledigten bzw. allen Terminen umzuschalten.

Hinweis
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Anhand des Symbols, das zu Beginn jeder Zeile angezeigt wird, können Sie die Art bzw. Eigenschaft des Termins erkennen.

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Wird dieses Symbol angezeigt, handelt es sich um einen normalen Termin.
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Wird dieses Symbol angezeigt, wurde der Termin entweder verteilt oder delegiert.
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Dieses Symbol zeigt Ihnen einen Termin mit Erinnerung an.
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Mit diesem Symbol wird ein Termin gekennzeichnet, der zu einer Terminserie gehört.
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Dieses Symbol stellt einen herausgelösten Serientermin dar. Das heißt, dieser Termin wurde aus einer Terminserie herausgelöst.
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Dabei handelt es sich um einen Termin, der zu einem Intervall gehört. (Die Intervalltermine wurden durch die Serientermine abgelöst.)
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Dieses Symbol stellt einen Geburtstagstermin dar.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Termine
A_DELETE.bmp
 Löschen
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin aus dem Terminkalender entfernen. Zu den gelöschten Terminen finden Sie weitere Informationen in der Hilfe zum Fenster Gelöschte Objekte.
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu markieren, um diese gleichzeitig zu löschen. Dazu finden Sie weitere Informationen in der Hilfedokumentation Termine - multiselectfähige Funktionen.
 
A_Ressourcen.bmp Ressourcen zuordnen
Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenzuordnung.

Hinweis 
Hinweis.png
Es besteht die Möglichkeit, zu mehreren Terminen per Multiselect Ressourcen zuzuordnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen. 

Hinweis 
Hinweis.png
Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.
 A_TERMIN_MOVE.bmp Verteilen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis 
Hinweis.png
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect an Mitarbeiter zu verteilen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis 
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Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters "Termin verteilen" steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Ja immer  
1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern eine Abfragemeldung, ob verteilte Termine aktualisiert werden sollen.

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Achtung! 
Achtung.png
Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung  0 - Ja immer wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen? aktivieren.

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A_TERMIN_MOVE.bmp Delegieren
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf ersichtlich, aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen im Fenstermenü.

Hinweis

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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
  • Rückmeldung auf Abfrage 
  • Mit Rückmeldung ohne Abfrage (keine Abfrage)
  • ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Hinweis
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Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren eine Hinweismeldung, dass der Mitarbeiter der Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet ist.

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A_Scan_new.bmp TerminserieDie Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis
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Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.
 A_TRUE.bmp Erledigen
Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf "Erledigt" setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Ist der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen worden, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis 
Hinweis.png
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis
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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur in Listenansichten der Termine aus.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als offen gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox "Erledigt" deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis
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Wenn Sie bei einem Serientermin auf "Erledigen" klicken, wird nur dieser einzelne Termin als erledigt markiert, die übrigen Termine dieser Serie bleiben unberührt.

Weiters ist zu beachten, dass der erledigte Termin nicht als Ausnahme dieser Serie gespeichert wird, sondern weiterhin Teil der ursprünglichen Terminserie bleibt.

Hinweis
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Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster, ob die Ressource freigegeben werden soll.

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Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als erledigt markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonsten unverändert.
DV_MOVE.bmp Verschieben
Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.
A_Ressourcen_Del.bmp Ressourcen freigebenMit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

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Hinweis
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Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.
A_AUFGABE.bmp Termin in Aufgabe umwandelnMit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll.
A_TerminA_Plus.bmp Tagestermin erstellen  
Erstellen Sie mithilfe dieser Funktion einen Tagestermin. Es öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen", in dem alle Terminkennzeichen angezeigt werden, die im Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" oder "Ja, mit Bearbeitung" hinterlegt haben. 
A_Checklist.bmp Checklisten 
 A_Checklist.bmp Checkliste öffnen






Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis
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Sie haben auch die Möglichkeit, eine Checklistvorlage am Terminkennzeichen zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.
 A_Info.bmp ChecklistenfortschrittMit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
 A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernenDiese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.
 A_Checklist_Liste.bmp ChecklistenübersichtMit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.
A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Termin Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis
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Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Termin können auch per Drag & Drop einem anderen Termin zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.
 
Genehmigen 
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit einen Mitarbeiter auszuwählen, der diesen Termin genehmigen soll. 
Funktionen

A_GRUPPENUEB.bmp Gruppenübersicht Mit dieser Funktion können Sie die Gruppenübersicht starten.
A_TERMIN_UHR.bmp Termindienstplan Mit dieser Funktion können Sie den Termindienstplan starten.
Ansicht

A_PRINT.bmp Ausdruck Terminübersicht
Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Termine generieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Terminübersicht.

 Zusagestatus
Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.
Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen 1136115121012200550.png Zugesagt, A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online, 1136115121012200550_2.png Abgesagt, 1136115121012200550_0.png Mit Vorbehalt oder 1136115121012200550_1.png Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.


 A_TERMIN_OK.bmp Zugesagt
Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).
 A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online
Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).
 A_TERMIN_CANCEL.bmp Abgesagt
Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis
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Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.


 A_TERMIN_VORBEHALT.bmp Mit Vorbehalt Wird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).
 A_TERMIN_OFFEN.bmp Unbearbeitet Ist ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis
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Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.

Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.


Hinweis
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Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

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A_ARBEITSBERICHT.bmp In LEA verbuchenTermine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis
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Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. In der NTCS Infoleiste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Funktion kann nur für öffentliche Termine ausgeführt werden, sowohl aus dem Terminkalender als auch aus der Leistungserfassung.
A_GRUPPENUEB.bmp Gruppenübersicht mit Teilnehmern öffnen
Wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, so können Sie mit dieser Funktion die Gruppenübersicht mit allen Teilnehmern dieses Termins starten. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist.



Hinweis
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Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" können Sie die Funktion "Start Gruppenübersicht" nur aufrufen, wenn Sie zu dem Termin dazu verteilt sind oder Sie der Stellvertreter des Terminerstellers sind.
A_Teilnehmerliste.bmp Teilnehmer benachrichtigenMit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis
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Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden bekommen Sie noch eine Hinweismeldung mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

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T_EMAIL_EXPORT.bmp Als E-Mail sendenErmöglicht das Versenden des Termins per E-Mail.
A_FIND.bmp Freien Termin suchenMit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten. Genauere Informationen dazu finden Sie in der HIlfe zum Fenster Freien Termin suchen.
A_Akt_comment.bmp MitarbeitergesprächMit dieser Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.
1502273790000006990.png Standardbrief für Termine 
Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief öffnen. In diesem Standardbrief können Vorlagen im Zusammenhang mit Terminen angelegt werden. Dabei handelt es sich um andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. Vom Termin wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zwecks Terminbestätigung, Absage, Brief nach einem Bewerbungsgespräch … senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.  
Terminbestätigung senden
Diese Funktion dient dazu, eine Terminbestätigung zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet wurde. Damit diese Funktion aktiv ist, muss ein Terminkennzeichen mit hinterlegter Standardbriefvorlage gewählt werden bzw. das Feld Person am Termin befüllt sein. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbestätigung senden.

Hinweis
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Beim Versenden dieser Terminbestätigung haben Sie auch die Möglichkeit eine ICS-Datei als Mailanhang an den Kunden zu senden. Diese Datei kann der Empfänger der Terminbestätigungsmail dann einfach per Mausklick in seinen Outlookkalender aufnehmen. Damit der Versand der ICS-Datei funktioniert, müssen Sie am Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen auf dem das Feld Versand mit ICS-Datei aktiviert ist.

Im Standardbrief  in den Briefeinstellungen haben Sie noch die Möglichkeit eine eigene HTML-Vorlage zu hinterlegen, aus der der Termintext für den Versand der ICS-Datei ermittelt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.

A_Event.bmp EventmanagerMit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen, wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis
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Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt worden ist. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.
A_Telefon.bmp TelefonprotokollÖffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis
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Hat der ausgewählte Termin einen Vorgang, werden der am Termin hinterlegte Vorgang und die am Vorgang hinterlegte Tätigkeit ins Telefonprotokoll für die Felder "Vorgang" und "Tätigkeit" übergeben. Somit muss man die Felder nicht manuell befüllen.

Hinweis
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Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter "Aktivität" bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.
 A_BesprProtokoll.bmp Besprechungsprotokoll
 A_BesprProt_GeheZu.bmp Besprechungs-protokoll erzeugenErzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte "Hat Bespr.Prot. 1115471087000001180_14.png" wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert.

Hinweis
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Wenn Sie den Parameter "Besprechungsprotokoll aus Termin" auf die Ausprägung "Mit manueller Verknüpfung" stellen, öffnet sich beim Ausführen dieser Funktion ein Abfragefenster mit Auswahlmöglichkeiten.

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Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Besprechungsprotokoll öffnen: Ist bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden, so haben Sie hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" statt des Punktes "Besprechungsprotokoll erzeugen". Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins.
 A_BesprProt_Aus.bmp Zum Protokoll der BesprechungDorthin gelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt worden ist. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol 1115471087000001180_15.png in der Spalte "aus Bespr.Prot.".
 A_LeadManagement.bmp Leadmanagement
A_New.bmp Lead erstellen
Mit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lead erstellen.  
 A_LeadManagement.bmp Zum Lead Mit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.   
PPS_Einsaetze.bmp Einsatz 
PPS_Einsaetze_Mit.bmp Zum EinsatzMit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.  
 
1502273790000006990_5.png Abwesenheit 
Abwesenheit erzeugen 
Mit dieser Funktion können Sie zum im Terminkalender selektierten Termin eine Abwesenheit erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Abwesenheiten aus Termin erzeugen.
Abwesenheit ansehen
Mit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit ansehen.
Abwesenheit löschen
Mit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit löschen.
 
Sonderfunktionen
 
A_LIST.bmp Verlauf
Zeigt den Verlauf von delegierten und verschobenen Terminen an. Somit ist die Nachvollziehbarkeit von Terminen gegeben und man sieht, von welchem Mitarbeiter auf welchen Mitarbeiter der Termin verschoben oder delegiert wurde. Die Verteilung eines Termins ist im Verlauf nicht sichtbar, Sie können die Teilnehmer im gleichnamigen Bereich in der Detailleiste einsehen.
A_KASSA.bmp zur Kasse
Mit dieser Funktion wird die WWS Kasse aufgerufen. Es ist möglich, beim Termin einen Artikel zu hinterlegen. Beim Aufrufen der Funktion zur Kasse wird der Kunde und die beim Termin hinterlegten Artikel in die Kassenerfassung übernommen und können dort wie ein normaler Verkauf abgeschlossen (kassiert) werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kassenerfassung.
A_ER_Workflow.bmp Workflowübersicht
Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn zum selektierten Termin ein Genehmigungsworkflow gestartet wurde. 
A_Anbu_Parameter.bmp Geburtstagseinstellungen
In diesem Fenster können die Einstellungen zur Ermittlung der Geburtstage (aus dem Personenstamm) hinterlegt werden. Mittels eines angelegten Stapels oder mit der Schaltfläche "Manuelle Ermittlung der Geburtstage" werden Geburtstage im Terminkalender angelegt.
Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.

Hinweis
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Ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar, ist das Erzeugen von Geburtstagsterminen nicht erlaubt. Diese Regelung können Sie im Parameter Geburtstagstermine erzeugen treffen, den Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein finden.

In diesem Parameter können Sie grundsätzlich festlegen, ob Geburtstagstermine anhand der Stammdaten überhaupt erzeugt werden dürfen oder nicht. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

Keine Geburtstagsliste: Bei dieser Einstellung wird der Menüpunkt zum Erstellen der Geburtstagstermine ausgeblendet.

Geburtstagsliste ohne Mitarbeiter: Diese Einstellung ermöglicht Ihnen die Geburtstagstermine aller Personen mit Ausnahme der Mitarbeiter zu erzeugen.

Geburtstagsliste für alle Personen: Mit dieser Einstellung können Sie die Geburtstagstermine für alle Personen erzeugen.

Allgemeine Informationen zum Erzeugen von Geburtstagsterminen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.
A_IMPORT.bmp Termine/Aufgaben synchronisieren
Mit dieser Funktion können Termine für einen ausgewählten Zeitraum manuell synchronisiert werden. Genaue Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisation.
A_Task.bmp Terminbenachrichtigungen einstellen
In diesem Fenster können Sie Einstellungen zum Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen bei verteilten Terminen vornehmen, wenn dieser von anderen Terminteilnehmern bearbeitet worden ist. Sie können hier für bestimmte Aktionen (Änderung der Verteilung, des Langtexts ...) festlegen, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten oder nicht. Über das F8-Symbol vor diesem Feld können Sie das Fenster Terminbenachrichtigungen einstellen öffnen, in dem Sie die gewünschten Einstellungen treffen können.


Hinweis
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Die grundlegenden Einstellungen für einen Termin können bei der Neuanlage eines Termins im Feld Benachrichtigung getätigt werden. Diese Einstellung in diesem Feld dient auch als Rückfallebene, sollten Sie über diese Funktion keine persönlichen Einstellungen getroffen haben.
X_Stop.bmp Terminserie beenden
Mit dieser Funktion können Sie eine Terminserie beenden. Die Terminserie wird durch Ausführen der Funktion ab dem selektierten Tag beendet.
Folgende Meldung erhalten Sie beim Beenden der Serie:

1115471087000001180_17.png

Wird die Abfrage mit "Ja" bestätigt, werden alle Termine der Serie ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Die Termine, welche vor dem Ausführungsdatum liegen, bleiben alle bestehen. In den Serieneinstellungen bleibt die ursprüngliche Serie weiterhin erhalten.

Hinweis
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Wenn in der Terminserie einzelne Termine bearbeitet worden sind, hat dies keine Auswirkungen. Die geänderten Termine aus der Serie werden bis zum Beendigungsdatum beibehalten und ab dem Beendigungsdatum gelöscht.
 
Extras
 
Standardfeldauswahl Terminliste
 

Termindetails

Im Bereich Termindetails können Sie zusätzliche Informationen zu einem selektierten Termin anzeigen lassen. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl dieses Bereichs, die Sie über das 3-Punkte-Menü 1223131735000100750_5.png → Feldauswahl  1394290277000007740_1.png aufrufen, selbst festlegen.

1223131735000100750_4.png
 

Teilnehmer

Im Bereich "Teilnehmer" werden alle Teilnehmer zum aktuell selektierten Termin angezeigt. Sie können in diesem Bereich weitere Teilnehmer zum Termin verteilen, den Termin an sich selbst verteilen und für die Teilnehmer des Termins den Zusagestatus ändern. 
Standardmäßig wird hier nur der Name der Teilnahme angezeigt. Die Feldauswahl für diesen Bereich können Sie über das 3-Punkte-Menü 1477827020000007390_4.png → 1394290277000007740_1.png abändern. So kann dann z. B. auch das Feld "Zusage" im Bereich angezeigt werden.

1477827020000007390_3.png 

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_TERMIN_MOVE.bmp VerteilenDiese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen des ausgewählten Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis 
Hinweis.png
Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters Termin verteilen steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
0 - Ja immer  
1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern eine Abfragemeldung, ob verteilte Termine aktualisiert werden sollen.

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Achtung! 
Achtung.png
Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier Ja oder Nein klicken.

Wenn Sie die Ausprägung  0 - Ja immer wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen? aktivieren.

1477827020000007390_2.png
 A_Termin_Mit.bmp An mich verteilen
Der eigene Benutzer wird zum bestehenden Termin verteilt.
Zusagestatus
Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.
Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen 1136115121012200550.png Zugesagt, A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online, 1136115121012200550_2.png Abgesagt, 1136115121012200550_0.png Mit Vorbehalt oder 1136115121012200550_1.png Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.

A_TERMIN_OK.bmp Zugesagt
Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).
A_TERMIN_ONLINE.bmp Zugesagt online
Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).
A_TERMIN_CANCEL.bmp Abgesagt
Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis
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Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.

A_TERMIN_VORBEHALT.bmp Mit VorbehaltWird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).
A_TERMIN_OFFEN.bmp UnbearbeitetIst ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis
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Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.


In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.

Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.


Hinweis
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Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

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Zugeordnete Ressourcen

In diesem Bereich werden die zum selektierten Termin zugeordneten Ressourcen angezeigt.

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Folgende Funktion steht über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_Ressourcen.bmp Ressourcen zuordnenMit dieser Funktion können Sie den Dialog für die Termin-Ressourcen-Zuordnung öffnen.
 
Extras
A_IMPORT.bmp Textdatei importieren - Zugeordnete Ressourcen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Ressourcen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Ressourcen.
1502274142000006990.png Textdatei exportieren - Zugeordnete Ressourcen
Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Ressourcen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Export Textdatei.

 UebergeordnetesD.bmp Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen.

Termintext

Im Bereich Termintext wird die erfasste Beschreibung des Termins angezeigt. Sie können diesen Text jederzeit editieren, ohne in den Bearbeitungsmodus des Termins zu gehen. Sobald Sie den Text bearbeiten, werden alle Funktionen dieses Menübands aktiv.


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Hinweis
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Sollte das Menüband nicht angezeigt werden, können Sie mit dem Pfeil nach unten am Ende des Bereichs Termintext dieses einblenden bzw. können Sie ein eingeblendetes Menüband mit dem Pfeil nach oben auch ausblenden. 

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In diesem HTML-Editor können Sie die Beschreibung bzw. detaillierte Informationen zum selektierten Termin erfassen. Über die Funktion Speichern links oben im Menüband können Sie die vorgenommenen textlichen Änderungen zum Termin speichern. Sollten Sie ohne Speichern auf einen anderen Termin klicken, erhalten Sie davor eine Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

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Hinweis
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Es besteht auch die Möglichkeit, diesen Text zu formatieren, dazu müssen Sie den Parameter Textformatierung Termine aktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.

Steht der Parameter auf "HTML", wird der Text mit den gängisten HTML-Formatierungen (Bilder werden entfernt, da Outlook diese nicht synchronisieren kann) übertragen. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass das Kommunikationssystem mit "EWSManagedAPI" arbeitet. Sollte dies nicht der Fall sein, oder der Parameter steht auf "PlainText", wird der Inhalt als reiner Text umformatiert und synchronisiert.

Im Kontextmenü der rechten Maustaste des Editors können Sie unter der Funktion Dokumentenprüfung die Rechtschreibprüfung über den gesamten Text laufen lassen bzw. unbekannte Wörter zum Wörterbuch hinzufügen.

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis
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Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

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Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis
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Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Erinnerungen

In diesem Bereich ist ersichtlich, ob zu einer Aufgabe bereits Erinnerungen erfasst sind. Sie haben auch die Möglichkeit, gleich hier eine neue Erinnerung für diese Aufgabe zu erstellen bzw. eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten oder zu löschen.

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Allgemeine Informationen zum Erstellen von Erinnerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Hinweis
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Wird eine Aufgabe erledigt, werden alle dazugehörigen Erinnerungen gelöscht.

Hintergrundinformationen zur Terminliste

Speziell für die Terminliste können Sie folgenden Parameter justieren, den Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein finden.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, mit welchem Modus die Terminübersicht gestartet werden soll:

0 - Beim Start der Terminübersicht werden alle Termine angezeigt, die ab dem heutigen Tag stattfinden.
1 - Es werden beim Start der Terminübersicht nur die Termine des heutigen Tages angezeigt.


Hinweis
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Viele weitere Informationen zu den Terminen (Benachrichtigungen senden, Terminzusagen, HTML-Vorlagen für Terminversand, Termingenehmigung etc.) finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.

Hinweis
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Wenn die Terminneuanlage aus der Terminliste gestartet wird, wird das Datum des aktuell markierten Termins in der Neuanlage vorgeschlagen. Wenn kein Datensatz markiert ist, dann wird das heutige Datum vorgeschlagen.

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