Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Termine → Terminkalender → Funktionen → Verteilen

Des Weiteren kann das Fenster auch noch aus der Terminliste, der Gruppenübersicht, dem Mitarbeiterkalender und dem Kundenkalender geöffnet werden.

In diesem Fenster können Sie die Mitarbeiter zuordnen, an die der Termin verteilt werden soll.

Standardmäßig wird beim Start der Terminverteilung gleich jener Mitarbeiter in den rechten Bereich zugeordnet, bei dem der Termin angelegt ist. Wird die Verteilung zu einem bereits verteilten Termin gestartet, werden Ihnen im rechten Bereich gleich alle Mitarbeiter angezeigt, auf die dieser Termin bereits verteilt gewesen ist.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Mitarbeiter

Im linken Fensterbereich werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, an die ein Termin verteilt werden kann. Standardmäßig werden Ihnen alle Mitarbeiter der eigenen Firma bzw. Firmengruppe angezeigt.

Verteilung

Die Liste im rechten Fensterbereich gibt Ihnen einen Überblick über die bereits zugeordneten Mitarbeiter, d. h. jene Mitarbeiter, auf die ein Termin verteilt wird. Mit den Pfeilen können Sie einzelne Mitarbeiter, mit den Doppelpfeilen können Sie alle im linken Bereich angezeigten Mitarbeiter zu- bzw. wegordnen.

Achtung!

Sollten Sie den letzten Mitarbeiter im rechten Bereich wegordnen, wird die Schaltfläche zum Übernehmen der Verteilung inaktiv. Es muss immer mindestens ein Mitarbeiter zugeordnet werden, da ansonsten der Termin über diese Funktion gelöscht werden könnte.

Bitte beachten Sie: Sollte auf dem Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den verteilt wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, erscheint folgende Hinweismeldung:

Hinweis

Wenn Sie den Parameter Neuanlagesperre Termine gesetzt haben, können Mitarbeiter nur für sich selbst bzw. ihre Stellvertreter Termine für diesen Mitarbeiter anlegen. Diese Neuanlagesperre wirkt sich auch bei der Funktion "Verteilen" aus. Wenn Sie in diesem Fenster auf einen Mitarbeiter einen Termin verteilen möchten, für den Sie aufgrund des oben genannten Parameters keine Berechtigung haben, erscheint folgende Hinweismeldung:

Den Parameter Neuanlagesperre Termine finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM.

Neuanlagesperre Termine

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Termine anzulegen oder nur für sich selbst.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern öffentliche Termine anlegen.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Termine anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter, darf für diesen Mitarbeiter auch Termine anlegen.

Hinweis

Werden Teilnehmer bei Terminen, zu denen bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden ist, geändert, werden automatisch auch die Teilnehmer im Besprechungsprotokoll aktualisiert. Genauso verhält es sich umgekehrt. Wird ein Teilnehmer im Besprechungsprotokoll hinzugefügt bzw. gelöscht, wird auch die Verteilung des Termins aktualisiert.

Achtung!

Wird ein Teilnehmer eines solchen Termins gelöscht, wird dieser im Besprechungsprotokoll nur dann gelöscht, wenn es sich nicht um den Protokollführer, Moderator oder Bearbeiter des Besprechungsprotokolls handelt. Zusätzlich muss dieser Teilnehmer auf anwesend gestellt sein und es darf für diesen Teilnehmer kein Buchungstext erfasst sein.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Mitarbeiter
Gruppe hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie eine Mitarbeitergruppe hinzufügen. So eine Gruppe könnte beispielsweise eine Abteilung oder eine Filiale sein. Diese Gruppen müssen im Mitarbeiterstamm unter Mitarbeitergruppen definiert werden.
Skillfinder	Mit dieser Funktion können Sie den Skillfinder aus dem Paket PI öffnen. Auch in diesem Fenster können Sie Mitarbeiter auswählen, die dann in die Terminverteilung übernommen werden.

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Mitarbeiter eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Mitarbeiters zu löschen.
Checkliste Übersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

Funktionen

Ansicht
Aktive anzeigen	In der Liste werden alle aktiven Personen angezeigt.
Inaktive anzeigen	In der Liste werden alle inaktiven Personen angezeigt.
Alle anzeigen	In der Liste werden sowohl aktive als auch inaktive Personen angezeigt.

Hintergrundinformationen

Wenn Sie in diesem Fenster einen Teilnehmer zuordnen, der in diesem Terminzeitraum bereits einen anderen Termin hat, bekommen Sie eine Termin-Kollisionswarnung. In dieser wird angezeigt, welchen Termin über welchen Zeitraum der ausgewählte Mitarbeiter hat. Sie können dann entscheiden, ob Sie den Termin trotzdem auf diesen Mitarbeiter verteilen wollen oder nicht.

Über den Parameter Kollisionswarnungen anzeigen können Sie diese Warnungen bei der Neuanlage von Terminen unterdrücken. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Kollisionswarnungen anzeigen

Über diesen Parameter können Sie alle Kollisionswarnungen deaktivieren, die bei der Neuanlage von Terminen erscheinen. Diese Kollisionswarnungen erfolgen dann, wenn Sie einen neuen Termin zu einem Zeitpunkt, an dem bereits ein anderer Termin angelegt ist, erstellen wollen. In der Kollisionswarnung erhalten Sie die Information, dass für diesen Zeitraum bereits ein anderer Termin angelegt ist.

Steht der Parameter auf "1 - Ja" und am Terminkennzeichen ist das Feld "Terminkollisionen ignorieren" auf "Ja" gesetzt, dann wird beim Eintragen/Verteilen von/auf Termine(n) mit einem solchen Terminkennzeichen keine Kollisionswarnungen angezeigt.

Hinweis

Auf welche Mitarbeiter ein Termin verteilt worden ist, ist auch direkt im Terminkalender in der Detailleiste ersichtlich. In dieser Leiste werden Ihnen im Bereich "Teilnehmer" jene Mitarbeiter angezeigt, auf die der Termin verteilt worden ist.

Siehe auch: