Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Termine → Mitarbeiterkalender

CRM und DMS → CRM → Navigatoren und Cockpits → Mitarbeiter-Navigator → Bereich "Navigator" → Personalinformation → Kalender

Termine, Aufgaben und Fristen sind in der NTCS drei thematisch und inhaltlich unterschiedliche Datenbestände und als solche auch in drei unterschiedlichen Anwendungen zu verwalten. Der Mitarbeiterkalender bietet Ihnen die Möglichkeit, diese drei Anwendungen zu einer gemeinsamen Übersicht zu verbinden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Über das Einstiegsfeld Mitarbeiter können Sie einen Mitarbeiter auswählen, zu dem Ihnen die Aufgaben, Termine und Fristen angezeigt werden sollen.

Aufgaben

In diesem Bereich werden die zur im Einstiegsfeld selektierten Person dazugehörigen Aufgaben aufgelistet. Mit den beiden Comboboxen rechts können Sie noch zusätzliche Einschränkungen vornehmen, um eine noch selektivere Darstellung der Aufgaben zu erreichen.

Hinweis

Die Aufgaben werden immer mit der zuletzt verwendeten Comboboxausprägung gestartet.

Hinweis

Beim Start des Mitarbeiterkalenders erhalten Sie eine Meldung, falls Sie eine bestimmte Anzahl an Aufgaben aufgrund von "Datenbesitzergruppen für Ansehen" nicht sehen. In Klammer werden Ihnen in dieser Meldung alle entsprechenden Datenbesitzergruppen angeführt, denen Sie nicht zugeordnet sind, aber zu denen Sie Aufgaben besitzen.

In solchen Fällen müssen Sie intern klären, ob Sie diesen Datenbesitzergruppen zugeordnet werden sollen, ob andere bzw. keine Datenbesitzergruppen für Ansehen bei diesen Aufgaben hinterlegt sein sollen oder ob die Aufgaben einem anderen Sachbearbeiter gehören.

Die Meldung kommt bei Benutzern mit der Berechtigungsgruppe BMD Gruppe mit Vollzugriff nicht, weil durch diese Berechtigungsgruppe die Datenbesitzergruppen nicht berücksichtigt werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe zu erledigen. Aufgaben können nur von folgenden Personen erledigt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
dem am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern erledigt werden können. Einzige Ausnahme sind Aufgaben aus CRM Workflows, diese können weiterhin nur vom Besitzer bzw. dessen Stellvertreter erledigt werden. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Wenn der Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm nicht mit einer User-ID verknüpft ist, dann kann dieser nur Aufgaben erledigen oder ausführen, welche er sich selbst angelegt hat. Von anderen Mitarbeitern angelegte Aufgaben können somit nicht erledigt oder ausgeführt werden. Beide Funktionen sind ausgegraut.

Beim Erledigen von verteilten Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zu steuern, ob nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Wie sich NTCS beim Erledigen von verteilten Aufgaben verhalten soll, können Sie im Parameter "Verteilte Aufgaben miterledigen" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein einstellen.

Verteilte Aufgaben miterledigen

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob beim Erledigen von verteilten Aufgaben, nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Dazu stehen Ihnen die folgenden drei Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Abfragefenster: Sollten Sie eine verteilte Aufgabe erledigen, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob die verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen.
Nicht erledigen: Es wird nur die eigene Aufgabe erledigt, alle verteilten Aufgaben bleiben unberührt.
Erledigen: Alle verteilten Aufgaben werden automatisch miterledigt.

Hinweise

Bereits erledigte Aufgaben können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur eine bereits erledigte Aufgabe bearbeiten (F6), und im Feld "Status" die Ausprägung "Offen" auswählen. Nach dem Speichern wird diese Aufgabe wieder unter den offenen Aufgaben angezeigt.

Unter bestimmten Voraussetzungen erscheint beim Erledigen der Aufgabe ein eigenes Fenster, in dem Ihnen diverse Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Dieses Fenster erscheint zum Beispiel, wenn Sie bei einer Workflowaufgabe diese Funktion ausführen. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Aufgabe als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Achtung!

Wird bei einer bereits erledigten Aufgabe, die aufgrund einer nicht erfolgten Aktualisierung noch unter den offenen Aufgaben angezeigt wird, auf "Erledigen" geklickt, erscheint eine Hinweismeldung, dass der Datensatz in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer gelöscht oder verschoben worden ist. Nach Bestätigung dieser Meldung wird die Aufgabenliste automatisch aktualisiert und bereits erledigte Aufgaben scheinen nicht mehr unter den offenen Aufgaben auf.

Zum Beispiel tritt dieser Fall ein, wenn eine Aufgabe auf zwei Mitarbeiter verteilt ist, und nur von einem Mitarbeiter erledigt werden muss, damit die Verteilung dann automatisch miterledigt wird. Unter Umständen hat der zweite Mitarbeiter die Aufgabenliste längere Zeit nicht aktualisiert, und der Parameter zur automatischen Aktualisierung ist deaktiviert, sodass bei einer bereits erledigten Aufgabe nochmals auf "Erledigt" geklickt werden kann.

Hinweis ER-Kontrolle

Aufgaben aus der ER-Kontrolle können jetzt auch gleich auf "Erledigt" gesetzt werden, wenn aus Sicht der ER-Kontrolle keine Benutzereingaben erforderlich sind. Beim Erledigen wird weder die Eingangsrechnung noch der Dialog für die Freigabe der ER geöffnet.
Diese Funktionalität ist nicht standardmäßig aktiv, Sie können diese mit dem ER-Kontrolle-Parameter Aufgabe "Erledigt" verwenden in den FIBU Parametern → ER-Kontrolle → Organizer aktivieren.

Aufgabe "Erledigen" verwenden

Erlaubt im Programm Aufgaben die Funktion "erledigt" auszuführen. Mittels dieser Funktion kann eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle sofort auf "erledigt" gestellt werden, ohne dass sich dabei die Eingangsrechnung oder der Freigabedialog öffnet.

0 - Nein (Funktion ist inaktiv)

1 - Ja

Die NTCS muss nach dem Ändern dieses Parameters neu gestartet werden.

Erledigen Sie Aufgaben, welche aus der ER-Kontrolle bzw. einem ER-Worklfow entstanden sind, erhalten die zur Aufgabe verteilten Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Aufgabe als "Erledigt" gekennzeichnet worden ist.

Ausführen

Haben Sie die Aufgabe aus dem Telefonprotokoll aus der Post, aus den Terminen (Termingenehmigung) oder aus anderen Programmteilen (z. B. Workflow) erzeugt, können Sie mit dieser Funktion schnell auf den dahinterliegenden Programmteil zugreifen. Zum Beispiel wird beim Ausführen einer Rückrufaufgabe sofort das Telefonprotokoll gestartet.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe auszuführen. Aufgaben können grundsätzlich nur von folgenden Personen ausgeführt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
dem am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern ausgeführt werden können. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Hinweise Workflowaufgaben

Prüfung Notiz

Vor dem Ausführen von Workflowaufgaben wird immer geprüft, ob beim Erledigen der Vorgängerworkflowaufgabe eine Notiz erfasst worden ist. Ist dies der Fall, wird zuerst die Notiz geöffnet, bevor die bei der Workflowaufgabe hinterlegte Funktion ausgeführt wird.

Prüfung gleichzeitiges Ausführen

Beim Ausführen einer Workflowaufgabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen eine Prüfung, ob diese bereits ausgeführt worden ist:

Die Workflowaufgabe muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt sein.
Auf der Aufgabenaktion muss als Erledigt-Bedingung "Ein Mitarbeiter" eingestellt sein.
Die Workflowaufgabe ist bereits von einem Mitarbeiter der Verteilung ausgeführt worden.

Treffen die oben genannten Punkte zu, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass der Datensatz in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer gelöscht oder verschoben worden ist. Nach Bestätigung dieser Meldung wird die Aufgabenliste automatisch aktualisiert und bereits erledigte Aufgaben scheinen nicht mehr unter den offenen Aufgaben auf. Dadurch kann zum Beispiel verhindert werden, dass die gleichen Dokumente von unterschiedlichen Mitarbeitern mehrfach an den Kunden geschickt werden.

Führen zwei Mitarbeiter eine Workflowaufgabe zum gleichen Zeitpunkt aus, erhält der zweite Mitarbeiter die Meldung, dass dieser Datensatz aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist. In dieser Meldung ist auch enthalten, von welchem Benutzer und seit welchem Zeitpunkt diese Aufgabe gesperrt ist.

Diese Prüfung ist auf bestimmte Spezialfunktionen beschränkt und wirkt sich momentan auf folgende davon aus:

DMS-Dokument mit Begleitbrief versenden
DMS-Dokument per Mail versenden
Termin genehmigen
Termin genehmigen ohne Vorbehalt

Prüfung Passwortschutz

Ist auf den Dokumenten, die einer Workflowaufgabe zugeordnet sind, ein Passwort im gleichnamigen Feld in der Dokumentenbeschlagwortungsmaske hinterlegt, werden diese beim Ausführen von Workflowaufgaben mit hinterlegten Standardbrieffunktionen nicht berücksichtigt. Es erscheint eine Hinweismeldung mit der jeweiligen Anzahl der nicht berücksichtigten passwortgeschützten Dokumente.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auszuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis Lizenzprüfung

Zum Ausführen folgender Workflowaufgaben benötigen Sie keine CRM Lizenz:

Termin genehmigen (CRM)
Termin genehmigen ohne Vorbehalt (CRM)
Änderungsantrag genehmigen/ablehnen (Zeit)
Monatsabschluss freigeben/ablehnen (Zeit)

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Aufgabe löscht oder erledigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

0 - Rückmeldung auf Abfrage
1 - mit Rückmeldung ohne Abfrage
2 - ohne Rückmeldung

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf der Aufgabe eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Hinweis Workflowaufgaben

Wenn Sie eine Workflowaufgabe delegieren, wird nicht der normale Dialog zum Delegieren geöffnet, sondern der Erledigen-Dialog für Workflowaufgaben mit der Comboboxeinstellung für Delegieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Delegieren von Workflowaufgaben eine Notiz einzutragen, als Info für den neuen Sachbearbeiter der Workflowaufgabe. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Bei Workflowaufgaben kann es vorkommen, dass diese Schaltfläche inaktiv und ein Delegieren somit nicht möglich ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben.

Hinweis ER-Kontrolle

Bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion nicht standardmäßig aktiv. Ob die Funktion bei diesen Aufgaben aktiv ist, ist abhängig davon, ob Sie die Eingangsrechnung direkt in der ER-Kontrolle delegieren dürfen. Das heißt, ist die Funktion in der ER-Kontrolle zu dieser ER aktiv, darf auch die Aufgabe delegiert werden, andernfalls ist die Funktion auch in den Aufgaben inaktiv. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation zur ER-Kontrolle.

Beim Delegieren der Aufgabe können Sie diese auch firmenübergreifend, an Mitarbeiter anderer Firmen, delegieren. Dafür können Sie im Fenster "Mitarbeiter suchen" im Einstiegsfeld die Firma ändern.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auf andere Mitarbeiter zu delegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Aufgaben

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe löschen, erhalten Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe. Wenn Sie eine verteilte Aufgabe bearbeiten, werden diese Änderungen automatisch auf alle verteilten Aufgaben aktualisiert. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis Workflowaufgaben

Bei Aufgaben, die durch einen Workflow erzeugt worden sind, ist diese Funktion inaktiv. Sollten Workflowaufgaben mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, müssen Sie diese Einstellung auf der Aufgabenaktion im Workflow treffen.

Hinweis ER-Kontrolle

Auch bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion generell deaktiviert. Grund ist folgender, dass die Mitarbeiterermittlung direkt im ER-Workflow definiert wird und nachträglich in den Aufgaben nicht beeinflusst werden darf.

Genehmigungsliste

Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.

Umwandeln

Aufgabe in Idee umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Termin umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Frist umwandeln	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.

Hinweis

Diese Funktionen können nur ausgeführt werden, wenn Sie die Rechte haben, auch Termine, Fristen bzw. Ideen anzulegen. Haben Sie diese Rechte zur Neuanlage nicht, können die Aufgaben auch nicht umgewandelt werden.

Wird die Funktion ausgeführt, stehen die Aktionen "Löschen" und "Erledigen" nur dann zur Verfügung, wenn der ausführende User die Berechtigung dazu hat.

Hat der Benutzer nur für eine der Aktionen eine Berechtigung, wird nur diese eine angezeigt. Wenn der Benutzer für keine der beiden Aktionen die Berechtigung hat, wird die Aufgabe automatisch beibehalten und im Hintergrund umgewandelt - ohne zusätzliche Meldung.

Achtung!

Werden Workflowaufgaben in einen Termin umgewandelt, erscheint die Abfragemeldung nicht. Beim Ausführen der Funktion öffnet sich die Terminmaske und die Aufgabe bleibt nach dem Speichern des Termins bestehen.

Einsätze

Einsatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
Dokumentenzuordnungen aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.

Chat

Mit dieser Funktion können Sie zu einer Aufgabe einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zur Aufgabe existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Checklistvorlage am Terminkennzeichen zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Termin Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Termin können auch per Drag & Drop einem anderen Termin zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Funktionen

Ausdruck
Aufgabenliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Wiedervorlage

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Daten der selektierten Aufgabe (z. B. Kunde, Betreff ...) in ein Neuanlagefenster zu übergeben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Daten wie z. B. Kunde nicht noch einmal eingeben müssen. Das Speichern der Wiedervorlagenaufgabe ruft eine Abfrage auf, die erfragt, ob die Ursprungsaufgabe gelöscht, gespeichert oder beibehalten werden soll.

Diese Funktion sollte aber nicht mit einer klassische Vorlage für Aufgaben missverstanden werden. Die Funktion der Wiedervorlage setzt eine bereits angelegte Aufgabe voraus. Es ist nicht möglich, eine Aufgabenvorlage anzulegen.

Rückrufaufgabe erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis

Die Funktion ist ausgegraut, wenn das Kennzeichen "Ist eigene Firma" auf der in den CRM Parametern hinterlegten eigenen Firma nicht gesetzt ist.

Hinweis

Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

In LEA verbuchen

Sie können Aufgaben (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Die Funktion verhält sich gleich wie in den Terminen und bei den Fristen. Das Kennzeichen kann nach dem Verbuchen manuell wieder deaktiviert werden, um die Aufgabe ein weiteres Mal zu verbuchen, und wird auf verteilte Aufgaben nicht durchgeschrieben. Erledigte Aufgaben können nicht mehr in die LEA übernommen werden.

Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe Leistung.

Standardbrief für Aufgaben

Mit dieser Funktion können Sie einen separaten Aufgabenstandardbrief, unabhängig vom normalen Standardbrief, öffnen. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Aufgaben anlegen, diese sind jedoch im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Aufgabe wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zur Aufgabe, einen Brief nach einem Bewerbungsgespräch usw. senden oder drucken kann.
Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Intervall

Öffnet Ihnen ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Intervallaufgaben werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Verteilen ...) zusammengehalten. Das bedeutet, wenn eine Intervallaufgabe gelöscht oder verteilt wird, dann bekommt man eine Abfrage, ob alle Intervallaufgaben gelöscht oder verteilt werden sollen oder nur die aktuell markierte.

Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.

Hinweis

Für Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind bzw. für Aufgaben, die ausgeführt werden können, kann kein Intervall erstellt werden. Die einzige Ausnahme sind ausführbare Rückrufaufgaben, hier ist eine Intervallerstellung möglich.

Erinnerungen löschen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Löschen einer Erinnerung, sofern eine zu der Aufgabe erstellt worden ist. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Erinnerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe via E-Mail versenden. Haben Sie dieser Aufgabe keine Person/Institution zugeordnet, öffnet sich nach dem Ausführen dieser Funktion sofort das E-Mail-Programm und Sie können die Empfängeradresse manuell eingeben.

Sollten Sie der Aufgabe allerdings eine Person/Institution zugeordnet haben, öffnet sich zuerst das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben.

Sonderfunktionen

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat, und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt wurde.

Termine/Aufgaben synchronisieren

Sie können bei Bedarf Ihre Termine, Aufgaben etc. zwischen NTCS und z. B. Outlook abgleichen. Vertiefende Informationen zur Synchronisation zwischen NTCS und Outlook finden Sie in der Hilfe zum Fenster Termine/Aufgaben synchronisieren.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob auch ausführbare Aufgaben ins Outlook synchronisiert werden sollen. Ausführbare Aufgaben (Rückrufaufgaben, Workflowaufgaben ...) werden jedoch nur einmalig in Outlook synchronisiert. Jede weitere Änderung - auch in Outlook - wird nicht mehr in NTCS zurücksynchronisiert.

Ausführbare Aufgaben synchronisieren

Wenn dieser Parameter auf Ja gestellt wird, werden auch alle ausführbaren Aufgaben von NTCS ins Outlook übertragen. Diese ausführbaren Aufgaben werden im Outlook speziell markiert (Betreff mit "***") und jegliche Änderungen dieser Aufgaben im Outlook (bearbeiten bzw. löschen) werden NICHT mehr zurück ins NTCS synchronisiert.

Besprechungsprotokoll


Zum Protokoll der Besprechung	Haben Sie die Aufgabe aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt, so ermöglicht Ihnen diese Funktion, sofort in das dazugehörige Besprechungsprotokoll zu springen. Es öffnet sich direkt der Reiter Protokoll in den Besprechungsprotokollen.

Workflow


Workflowübersicht	Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt wurde.

Textdatei importieren - Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Aufgaben aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Aufgaben.

Textdatei exportieren - Aufgaben

Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Aufgaben in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

Extras

Standardfeldauswahl Aufgaben

Feldauswahl Aufgaben: Standardfelder

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aufgaben.

Aufgabendetails

In diesem Bereich können Sie sich zusätzliche Informationen zur selektierten Aufgabe anzeigen lassen.

Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene

Feldauswahl über das 3-Punkte-Symbol

in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.

Hinweis

Wenn Sie hier das Feld "Delegierungen" einblenden, können Sie nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt eine Aufgabe von einem Mitarbeiter an einen anderen Mitarbeiter delegiert worden ist:

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Wenn eine Frist markiert ist, heißt der Bereich "Dokumente - Frist", bei einer Aufgabe "Dokumente - Aufgabe" und wenn ein Termin markiert ist, wird "Dokumente - Termin" angezeigt. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis

Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis

Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

Dokument ansehen

Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument bearbeiten

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis

Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Dokument versenden

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.

Per E-Mail versenden

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Mit Begleitbrief versenden

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis

Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.

Mit ID Austria signieren (nur PDF)

Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

An CZ-Databox

Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Post
Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Dokumente in Bearbeitung

Arbeitskopie archivieren

Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.

Arbeitskopie verwerfen

Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis

Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Liste aller Dokumente in Bearbeitung

Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis

Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.

Erstelle

Neue Aufgabe

Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Termin

Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neue Frist

Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Workflow

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten.

Hinweis

Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Verschieben/Verteilen/Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow

Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.

Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.

Verschieben in Archiv

Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Bearbeiten bei Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.

Verschieben auf Pfad

Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit einem Symbol (zwei Blätter Papier mit zwei blauen Pfeilen) dargestellt

, die verteilten Dokumente werden ebenfalls mit einem Symbol (zwei Blätter Papier mit zwei roten Pfeilen) dargestellt

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol (zwei Blätter Papier mit zwei blauen Pfeilen) dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol (zwei Blätter Papier mit zwei roten Pfeilen) dargestellt

Dokumentenverweise

Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis

Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld "Originaldokument") von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Verknüpfung erstellen

Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis

Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.

Dokument für Verknüpfung suchen

Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.

Favoriten


Zu Favoriten hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.
Aus Favoriten entfernen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Kopieren/Einfügen

In Zwischenablage einfügen

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.

Externer Link

In Zwischenablage kopieren

Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.

Als E-Mail senden

Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis

Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Externer Link als E-Mail

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.

Als Download-Link

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.

Quelldaten öffnen

Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis

Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

Zu Dokument in DMS

Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.

Signatur/Unterschrift (nur PDF)

Mit ID Austria signieren

Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis

Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.

Signaturpad

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis

Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.

Unterschriften

Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

Dokumente zuordnen

Mit dieser Funktion ist es möglich, Aufgaben, Fristen und Terminen Dokumente zuzuordnen.

Archivieren

Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis

Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.

RechtGPT

Mit dieser Funktion kann der BMD Fox geöffnet und das selektierte Dokument mit der KI-Rechtsrecherche durchsucht werden. Dadurch öffnet sich das Fenster "Fox"; im Fensterbereich "Chat mit Fox" ist der Reiter "RechtGPT" ersichtlich und vorausgewählt. Unter dem Reiter gibt es ein Eingabefeld - hier kann die Frage gestellt werden.

Alle weiteren Informationen zu den Voraussetzungen, der Verwendung oder der Lizenzierung erhalten Sie im Dokument RechtGPT im BMD Fox.

Hinweis

In der Feldauswahl kann die Spalte "RechtGPT" eingeblendet werden. Anhand des RechtGPT-Icons (Paragrafen-Symbol) in der Spalte werden jene Dokumente gekennzeichnet, zu denen über RechtGPT bereits Fragen gestellt worden sind.

Führt man die Funktion "RechtGPT" erneut bei einem so gekennzeichneten Dokument aus, kann auf die früheren Konversationen zugegriffen werden.

Hinweis

Die Funktion ist ebenso über das Kontextmenü der rechten Maustaste aufrufbar!

Fox-Text


Zusammenfassen	Mithilfe dieser Funktion kann aus einem PDF-Dokument eine textliche Kurzfassung durch den Fox erstellt werden. Diese wird unter dem Feld "Zusammenfassung" am Dokument gespeichert.


Dok-Chat	Mithilfe der Funktion "Dok-Chat" verarbeitet der Fox den Text des ausgewählten Dokuments und erklärt diesen in Form einer übersichtlichen Antwort. Der Fox geht dabei auch auf Fragen zum Dokument ein und beantwortet diese auf Basis des Inhalts des Dokuments. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Fox-Text.
Analytics	Die Funktion "Analytics" bietet die Auswahl eines bestimmten KI-Text-Styleguides an und dient gleichzeitig als Sicherheitsabfrage. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Fox-Analytics.

Funktionen

Dokumentenvorschau

In diesem Bereich werden Ihnen die Dokumente in einer Vorschau angezeigt. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument nach dem Markieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenvorschau.

Fristen

In diesem Bereich werden die zur im Einstiegsfeld selektierten Person dazugehörigen Fristen aufgelistet. Mit den beiden Comboboxen rechts können Sie noch zusätzliche Einschränkungen vornehmen, um eine noch selektivere Darstellung der Fristen zu erreichen.

Hinweis

Die Startausprägung der Comboboxen kann in diesem Bereich wie folgt gesteuert werden:

Mit welcher Comboboxausprägung der Teilbereich "Fristen" gestartet werden soll, können Sie über diesen Parameter festlegen: Comboboxausprägung beim Start

(unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemein)

Comboboxausprägung beim Start

Über diesen Parameter können Sie steuern, mit welchem Comboboxeintrag für den Friststatus die Fristen gestartet werden soll. Sie haben die Möglichkeit zu wählen, ob Sie standardmäßig die offenen Fristen oder alle Fristen sehen möchten bzw. ob sich die Combobox immer die zuletzt von Ihnen getätigte Einstellung merken soll.

Hinweis

Beim Start des Mitarbeiterkalenders erhalten Sie eine Meldung, falls Sie eine bestimmte Anzahl an Fristen aufgrund von "Datenbesitzergruppen für Ansehen" nicht sehen. In Klammer werden Ihnen in dieser Meldung alle entsprechenden Datenbesitzergruppen angeführt, denen Sie nicht zugeordnet sind, aber zu denen Sie Fristen besitzen.

Die Meldung kommt bei Benutzern mit der Berechtigungsgruppe BMD Gruppe mit Vollzugriff nicht, weil durch diese Berechtigungsgruppe die Datenbesitzergruppen nicht berücksichtigt werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist als "erledigt" kennzeichnen und sie ist somit nicht mehr als "offen" sichtbar. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Frist als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis: Erledigen berechtigen

Die Funktion "Erledigen" könnte unter Umständen inaktiv sein, wenn auf der Fristart eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist und Sie dieser nicht zugeordnet sind.

Datenbesitzer für Bearbeiten

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für den Bearbeitungsschutz für Fristen mit dieser Fristart hinterlegen. Bei Fristen mit einer Fristart, bei der eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist, sind ausgewählte Bearbeitungsfunktionen der Frist (z. B. "Erledigt" und "Bearbeiten") für alle Benutzer inaktiv, die nicht dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Achtung!

Ausgenommen von diesem Bearbeitungsschutz sind jene Fristen, die durch die Hintergrund- bzw. Spezialfunktion Frist erledigen über den CRM Workflow erledigt werden.

Hinweis: Verteilte Fristen erledigen

Wenn Sie eine verteilte Frist erledigen, erhalten Sie vorher die Abfrage, ob sie auch alle verteilten Fristen miterledigen möchten (= "Ja") oder nur Ihre eigene (= "Nein").

Beim Erledigen von Fristen, welche auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, werden alle Erinnerungen, welche zu der Frist erfasst worden sind, gelöscht.

Hinweis: Erledigtstatus

Beim Erledigen einer Frist kann es passieren, dass dieses Fenster zur Eingabe eines Erledigtstatus geöffnet wird. In diesem Fenster müssen Sie dann einen Erledigtstatus auswählen, damit die Frist auch erledigt wird. Wenn Sie hier keinen Erledigtstatus auswählen, bleibt die Frist unerledigt, also offen.

Die Voraussetzung, damit sich dieses Fenster öffnet, ist die Aktivierung des Feldes Erledigtstatus notwendig auf der Fristart.

Hinweis: Workflowfristen

Fristen, zu denen ein Workflow gestartet worden ist, können von Ihnen nicht über diese Funktion erledigt werden, solange der Workflow noch nicht beendet ist. Es erscheint auch die entsprechende Hinweismeldung, dass ein Erledigen hier nicht möglich ist.

Eine manuelle Erledigung einer Workflowfrist ist dann möglich, wenn der Workflow korrekt bis zum Ende durchgelaufen ist oder der Workflow zu dieser Frist abgebrochen wird.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Frist löscht oder erledigt.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll.

Rückmeldungsabfrage aktiv

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung bzw. Löschung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Frist erledigt bzw. gelöscht wird.

Sie können auch mehrere Fristen gleichzeitig per Multiselect markieren und an einen anderen Sachbearbeiter delegieren. Es wird folgendes Fenster geöffnet, in dem Ihnen im oberen Bereich angezeigt wird, wie viele Fristen delegiert werden sollen. Hier können Sie dann den Mitarbeiter auswählen, an den die Fristen delegiert werden sollen.

Hinweis

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf den Fristen eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein, und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Hinweis

Delegiert ein Mitarbeiter eine Frist von einem anderen Mitarbeiter weg, haben Sie mit der HTML-Vorlage "Delegieren" die Möglichkeit, den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass seine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegiert worden ist. Der Mitarbeiter, welchem die Frist delegiert worden ist, erhält ganz normal eine E-Mail-Benachrichtigung über eine Neuanlage einer Frist.

Weitere Informationen zum E-Mail-Versand mit HTML-Vorlagen bzw. welche Einstellungen dafür notwendig sind, erhalten Sie unter dem Punkt Mailing Fristen.

Fristen

Standardbrief für Fristen

Mit dieser Funktion können Sie in einen separaten Fristenstandardbrief wechseln, unabhängig vom normalen Standardbrief. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Fristen anlegen, diese sind aber im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Frist wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. ein Ansuchen um Fristverlängerung usw. senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Hinweis

Sollte/n der Frist ein oder mehrere Dokument/e zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und werden automatisch beim E-Mail-Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Fristen an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Frist bearbeiten bzw. löschen, bekommen Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Fristen geändert bzw. gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Frist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis

Um das gegenseitige Überschreiben von wichtigen Informationen bei verteilten Fristen zu vermeiden, werden die Änderungen bei einer verteilten Frist automatisch auf die Verteilung übernommen. Sie erhalten aber beim Speichern einer verteilten Frist diese Hinweismeldung:

Wenn Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren, erhalten Sie diese Meldung künftig nicht mehr. Die Aktualisierung der verteilten Fristen wird sowieso durchgeführt, auf das Verhalten hat diese Meldung keinen Einfluss.

Poststück ansehen

Haben Sie die Frist aus der Post erzeugt, können Sie mit dieser Funktion direkt auf das Poststück zugreifen (erkennbar am Symbol in der Spalte "Post").

Quelldaten öffnen

Wenn zu einem Dokument Quelldaten vorhanden sind, und Sie erstellen aus diesem Dokument eine Frist, so ist es möglich, ausgehend von der Frist die Quelldaten zu öffnen. Zum Beispiel, wenn eine Frist aus einer archivierten Honorarnote oder eine Frist zu einem Dokument aus einer ER-Kontrolle erzeugt wird.

Hinweis

Werden die Felder "Herkunft" und "Key extern" eingeblendet, können Sie erkennen, woher die erzeugte Frist stammt.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Hinweis

Funktionen

Ausdruck
Auswertungen	Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zu den Fristen aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Intervall

Öffnet ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Fristen. Intervallfristen werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Erinnerungen ...) zusammengehalten. Das bedeutet, wenn eine Intervallaufgabe gelöscht oder verteilt wird, dann bekommt man eine Abfrage, ob alle Intervallaufgaben gelöscht oder verteilt werden sollen oder nur die aktuell markierte.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen Intervall.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist via E-Mail versenden. Zuerst öffnet sich das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben. Auch der Betreff der Frist wird automatisch in die E-Mail übergeben. Dieser lautet: "Frist: Betrefftext der Frist".

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer an wen eine Frist delegiert bzw. verteilt.

Fristverlängerungen

In den Fristverlängerungen wird dokumentiert, wenn sich das Datum verändert hat, und aus welchem Grund. Sie haben aber keine Möglichkeit, das Fristdatum in diesem Fenster zu verändern. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristverlängerung.

In LEA verbuchen

Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Nach der Neuanlage der Leistung erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Achtung!

Ein Verbuchen in die LEA ist je Frist aktuell nur einmalig möglich.

Textdatei importieren - Fristen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Fristen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Fristen.

Textdatei exportieren - Fristen

Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Fristen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

Extras

Standardfeldauswahl Fristen

Feldauswahl Fristen: Standardfelder

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen.

Termine

In diesem Bereich werden die zur im Einstiegsfeld selektierten Person dazugehörigen Termine aufgelistet.

Einstiegsfeld

Das Einstiegsfeld Datum ist standardmäßig mit dem heutigen Datum befüllt und wirkt sich nur auf die angezeigten Termine aus. Mit dem gelben Doppelpfeil

rechts neben dem Einstiegsfeld können Sie zwischen "Datum" und "Ab-Datum" umschalten. Der Mitarbeiterkalender wird standardmäßig immer mit dem Einstiegsfeld Datum geöffnet.

Folgende Schaltflächen zur schnellen Navigation stehen Ihnen im Bereich Termine zur Verfügung:

Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erhalten Sie eine schnelle Ansteuerung des Datums.


Voriger Tag	Diese Funktion vermindert das Datum des Einstiegsfeldes im Bereich Termindatum um einen Tag. Die Ansicht wechselt somit zum vorigen Tag.
Nächster Tag	Diese Funktion erhöht das Datum des Einstiegsfeldes im Bereich Termindatum um einen Tag. Die Ansicht wechselt somit zum nächsten Tag.

Hinweis

Die Comboboxen im Bereich der Termine können Sie folgendermaßen steuern:

Ob alle oder nur die offenen Termine angezeigt werden sollen, können Sie über diesen Parameter steuern: Comboboxausprägung beim Start

(unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein)

Comboboxausprägung beim Start

Über diesen Parameter können Sie steuern, welche Termine (offene oder alle) beim Starten aller Terminansichten angezeigt werden sollen. Dieser Parameter hat in den neuen Terminen keine Auswirkung mehr.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Termine
Löschen	Mit dieser Funktion können Sie einen Termin aus dem Terminkalender entfernen. Zu den gelöschten Terminen finden Sie weitere Informationen in der Hilfe zum Fenster Gelöschte Objekte. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu markieren, um diese gleichzeitig zu löschen. Dazu finden Sie weitere Informationen in der Hilfedokumentation Termine - multiselectfähige Funktionen.
Verschieben	Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

Ressourcen zuordnen

Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen, detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenzuordnung.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, zu mehreren Terminen per Multiselect Ressourcen zuzuordnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis

Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect an Mitarbeiter zu verteilen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis

Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters "Termin verteilen" steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Termin verteilen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

0 - Ja immer

1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung "1 - Auf Abfrage" gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern folgende Abfragemeldung:

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier "Ja" oder "Nein" klicken.

Wenn Sie die Ausprägung "0 - Ja immer" wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf ersichtlich, aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen im Fenstermenü.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

0 - Rückmeldung auf Abfrage
1 - mit Rückmeldung ohne Abfrage
2 - ohne Rückmeldung

Hinweis

Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Terminserie

Die Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf "Erledigt" setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Ist der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen worden, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur in Listenansichten der Termine aus.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als offen gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox "Erledigt" deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis

Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster, ob die Ressource freigegeben werden soll.

Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als erledigt markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonsten unverändert.

Genehmigen

Mit dieser Funktion können Sie Termine manuell einem Mitarbeiter zur Genehmigung schicken bzw. können Sie den Status der Genehmigung in diesem Fenster einsehen. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Verteilung, in dem Sie die gewünschten Mitarbeiter zuordnen können. Es ist auch möglich, die Termingenehmigung automatisiert ablaufen zu lassen, dazu sind Einstellungen am Terminkennzeichen notwendig. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der Termingenehmigung erhalten Sie in der Hilfe zur Termingenehmigung.

Ressourcen freigeben

Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

Hinweis

Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.

Termin in Aufgabe umwandeln

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll.

Tagestermin erstellen

Erstellen Sie mithilfe dieser Funktion einen Tagestermin. Es öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen", in dem alle Terminkennzeichen angezeigt werden, die im Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" oder "Ja, mit Bearbeitung" hinterlegt haben.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Hinweis

Funktionen

Ansicht
Gruppenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie die Gruppenübersicht starten.
Terminliste	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start der Terminliste.
Termindienstplan	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start des Termindienstplans.

Ausdruck
Ausdruck Terminliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Termine generieren. Wenn Sie den Ausdruck der Termine in der Tages-, Wochen-, oder Monatsansicht starten, werden automatisch genau die am Bildschirm angzeigten Termine in der jeweiligen Ansicht gedruckt. In der Ansicht Terminkalender erhalten Sie ein Abfragefenster, in dem Sie die genauen Einstellungen für den Terminausdruck treffen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Terminliste.

Zusagestatus

Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Terminzusagestatus aktivieren

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.

Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen

Zugesagt,

Zugesagt online,

Abgesagt,

Mit Vorbehalt oder

Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.

Zugesagt

Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).

Zugesagt online

Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).

Abgesagt

Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis

Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Mit Vorbehalt

Wird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).

Unbearbeitet

Ist ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis

Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Automatisch zusagen	Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.
Vorschlagswert bei Neuanlage	Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.

Hinweis

Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

In LEA verbuchen

Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Hinweis

Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. In der NTCS Infoleiste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Funktion kann nur für öffentliche Termine ausgeführt werden, sowohl aus dem Terminkalender als auch aus der Leistungserfassung.

Gruppenübersicht mit Teilnehmern öffnen

Wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, so können Sie mit dieser Funktion die Gruppenübersicht mit allen Teilnehmern dieses Termins starten. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist. Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Gruppenübersicht erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Gruppenübersicht.

Hinweis

Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" können Sie die Funktion "Start Gruppenübersicht" nur aufrufen, wenn Sie zu dem Termin dazu verteilt sind oder Sie der Stellvertreter des Terminerstellers sind.

Teilnehmer benachrichtigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis

Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden bekommen Sie noch eine Hinweismeldung mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

Als E-Mail senden

Ermöglicht das Versenden des Termins per Mail.

Freien Termin suchen

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Freien Termin suchen.

Mitarbeitergespräch

Mit dieser Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.

Standardbrief für Termine

Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief CRM öffnen. In diesem Standardbrief können Vorlagen im Zusammenhang mit Terminen angelegt werden. Dabei handelt es sich um andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. Vom Termin wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zwecks Terminbestätigung, Absage, Brief nach einem Bewerbungsgespräch … senden oder auch drucken kann. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Terminbestätigung senden

Diese Funktion dient dazu, eine Terminbestätigung zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet worden ist. Damit diese Funktion aktiv ist, muss ein Terminkennzeichen mit hinterlegter Standardbriefvorlage gewählt werden bzw. das Feld "Person" am Termin befüllt sein. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbestätigung senden.

Hinweis

Beim Versenden dieser Terminbestätigung haben Sie auch die Möglichkeit, eine ICS-Datei als Mailanhang an den Kunden zu senden. Diese Datei kann der Empfänger der Terminbestätigungsmail dann einfach per Mausklick in seinen Outlookkalender aufnehmen. Damit der Versand der ICS-Datei funktioniert, müssen Sie am Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, auf dem das Feld "Versand mit ICS-Datei" aktiviert ist.

Im Standardbrief in den Briefeinstellungen haben Sie noch die Möglichkeit, eine eigene HTML-Vorlage zu hinterlegen, aus welcher der Termintext für den Versand der ICS-Datei ermittelt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.

Eventmanager

Mit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen, wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis

Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt worden ist. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.

Telefonprotokoll

Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis

Hat der ausgewählte Termin einen Vorgang, werden der am Termin hinterlegte Vorgang und die am Vorgang hinterlegte Tätigkeit ins Telefonprotokoll für die Felder "Vorgang" und "Tätigkeit" übergeben. Somit muss man die Felder nicht manuell befüllen.

Hinweis

Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter "Aktivität" bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.

Besprechungsprotokoll

Besprechungsprotokoll erzeugen

Erzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte "Hat Bespr.Prot."

wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert.

Hinweis

Wenn Sie den Parameter "Besprechungsprotokoll aus Termin" auf die Ausprägung "Mit manueller Verknüpfung" stellen, öffnet sich beim Ausführen dieser Funktion folgendes Abfragefenster.

Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Besprechungsprotokoll aus Termin

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Besprechungsprotokoll öffnen: Ist bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden, so wird hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" anstatt von "Besprechungsprotokoll erzeugen" angezeigt.
Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins.

Zum Protokoll der Besprechung

Mit dieser Funktion gelangen Sie zum Protokoll der Besprechung, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt worden ist. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol mit einer Textblase und einem Stift

in der Spalte "aus Bespr.Prot".

Leadmanagement


Lead erstellen	Mit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Themendokumentation Leadmanagement unter dem Punkt Lead aus Termin erstellen.
Zum Lead	Mit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.

Einsatz


Zum Einsatz	Mit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.

Abwesenheit


Abwesenheit erzeugen	Mit dieser Funktion können Sie zum im Terminkalender selektierten Termin eine Abwesenheit erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Abwesenheiten aus Termin erzeugen.
Abwesenheit ansehen	Mit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit ansehen.
Abwesenheit löschen	Mit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit löschen.

Sonderfunktionen

Verlauf

Zeigt den Verlauf von delegierten und verschobenen Terminen an. Somit ist die Nachvollziehbarkeit von Terminen gegeben und man sieht, von welchem Mitarbeiter auf welchen Mitarbeiter der Termin verschoben oder delegiert worden ist. Die Verteilung eines Termins ist im Verlauf nicht sichtbar; Sie können die Teilnehmer im gleichnamigen Bereich in der Detailleiste einsehen.

zur Kasse

Mit dieser Funktion wird die WWS Kasse aufgerufen. Es ist möglich, beim Termin einen Artikel zu hinterlegen. Beim Aufrufen der Funktion zur Kasse werden der Kunde und die beim Termin hinterlegten Artikel in die Kassenerfassung übernommen und können dort wie ein normaler Verkauf abgeschlossen (kassiert) werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kassenerfassung.

Workflowübersicht

Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn zum selektierten Termin ein Genehmigungsworkflow gestartet worden ist.

Geburtstagseinstellungen

In diesem Fenster können die Einstellungen zur Ermittlung der Geburtstage (aus dem Personenstamm) hinterlegt werden. Mittels eines angelegten Stapels oder mit der Schaltfläche "Manuelle Ermittlung der Geburtstage" werden Geburtstage im Terminkalender angelegt.

Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.

Hinweis

Ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar, ist das Erzeugen von Geburtstagsterminen nicht erlaubt. Diese Regelung können Sie im Parameter Geburtstagstermine erzeugen festlegen, den Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein finden.

Geburtstagstermine erzeugen

In diesem Parameter können Sie grundsätzlich festlegen, ob Geburtstagstermine anhand der Stammdaten überhaupt erzeugt werden dürfen oder nicht. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

Keine Geburtstagsliste: Bei dieser Einstellung wird der Menüpunkt zum Erstellen der Geburtstagstermine ausgeblendet.

Geburtstagsliste ohne Mitarbeiter: Diese Einstellung ermöglicht Ihnen die Geburtstagstermine aller Personen mit Ausnahme der Mitarbeiter zu erzeugen.

Geburtstagsliste für alle Personen: Mit dieser Einstellung können Sie die Geburtstagstermine für alle Personen erzeugen.

Allgemeine Informationen zum Erzeugen von Geburtstagsterminen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.

Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo

Wie führe ich meine Geburtstage im NTCS Terminkalender?

Termine/Aufgaben synchronisieren

Mit dieser Funktion können Termine für einen ausgewählten Zeitraum manuell synchronisiert werden. Genaue Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisation.

Terminbenachrichtigungen einstellen

In diesem Fenster können Sie Einstellungen zum Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen bei verteilten Terminen vornehmen, wenn dieser von anderen Terminteilnehmern bearbeitet worden ist. Sie können hier für bestimmte Aktionen (Änderung der Verteilung, des Langtexts ...) festlegen, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten oder nicht. Über das F8-Symbol vor diesem Feld können Sie das Fenster Terminbenachrichtigungen einstellen öffnen, in dem Sie die gewünschten Einstellungen treffen können.

Hinweis

Die grundlegenden Einstellungen für einen Termin können bei der Neuanlage eines Termins im Feld Benachrichtigung getätigt werden. Diese Einstellung in diesem Feld dient auch als Rückfallebene, sollten Sie über diese Funktion keine persönlichen Einstellungen getroffen haben.

Terminserie beenden

Mit dieser Funktion können Sie eine Terminserie beenden. Die Terminserie wird durch Ausführen der Funktion ab dem selektierten Tag beendet.

Folgende Meldung erhalten Sie beim Beenden der Serie: "Wollen Sie diese Terminserie mit <Datum> beenden?"

Wird die Abfrage mit "Ja" bestätigt, werden alle Termine der Serie ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Die Termine, welche vor dem Ausführungsdatum liegen, bleiben alle bestehen. In den Serieneinstellungen bleibt die ursprüngliche Serie weiterhin erhalten.

Hinweis

Wenn in der Terminserie einzelne Termine bearbeitet worden sind, hat dies keine Auswirkungen. Die geänderten Termine aus der Serie werden bis zum Beendigungsdatum beibehalten und ab dem Beendigungsdatum gelöscht.

Textdatei importieren - Termine

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Terminen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei.

Textdatei exportieren - Termine

Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Termine in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

Extras

Standardfeldauswahl Termine

Standardfeldauswahl Termine

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.

Text

In diesem Fensterbereich werden die Texte zu dem aktuell markierten Datensatz angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift des Bereiches immer mit dem derzeitigen Fokus.

Selektiert man beispielsweise eine Frist, lautet die Bezeichnung des Bereichs "Fristentext". Weitere mögliiche Bezeichnungen sind: "Aufgabentext", "Termintext".

Im Textfeld ist es möglich, einen Text zum selektierten Datensatz hinzuzufügen oder den bestehenden Text abzuändern.

Verteilung

In diesem Bereich ist ersichtlich, an welche Mitarbeiter die selektierte Aufgabe verteilt ist.

Siehe auch:

Aufgaben

Fristen

Terminkalender

Lernvideo: Wie arbeite ich mit der Terminverwaltung?

Lernvideo: Wie kann ich einen gelöschten Termin oder eine gelöschte Aufgabe wiederherstellen?