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A_TREE1.bmp CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht → Funktionen → Dokumentenverweise
 
Im Fenster "Dokumentenverweise" ist es möglich, von einem Dokument auf ein anderes zu verweisen bzw. mehrere Dokumente aufeinander zu verweisen.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Dokumente

Im linken Teil dieses Fensters werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, für die Sie einen Verweis erstellen können. Diese Liste wird gefiltert nach dem Einstiegsfeld Person/Institution dargestellt. Standardmäßig wird in dieses Einstiegsfeld beim Start des Fensters immer die am Dokument hinterlegte Person übergeben.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehenMit dieser Funktion wird das Dokumente im Ansehen-Modus geöffnet.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Per E-Mail versenden 
Mithilfe dieser Funktion kann das Dokument per E-Mail versendet werden.
A_Folder.bmp Funktionen
Es werden auch in diesem Bereich noch die restlichen Funktionen aus dem Funktionsaufgebot im DMS angezeigt. Alle Informationen dazu finden Sie in der Dokumentenübersicht.
Dokumente

Dokumentenverweise

Beim Start dieses Fensters ist immer zumindest jenes Dokument im rechten Bereich sichtbar, von dem aus Sie die Funktion Dokumentenverweise ausgeführt haben. Mit den Pfeilen können Sie einzelne Dokumente zu- bzw. wegordnen, mit den Doppelpfeilen können Sie alle im linken Bereich angezeigten Dokumente zu- bzw. wegordnen. 

Über die Ebene wird dargestellt, ob ein Dokument direkt (= Ebene 1) auf ein anderes Dokument verweist oder über ein Zwischendokument (= Ebene 2), zwei Zwischendokumente (= Ebene 3), etc. auf dieses Dokument verweist. Das Beispiel unterhalb des Hinweises soll das Verständnis für die unterschiedlichen Verweisebenen verdeutlichen.

Hinweis 
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Im Parameter Anzahl Verweisebenen können Sie einstellen, wie viele Ebenen beim Start dieses Fensters angezeigt werden sollen.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen:

In diesem Parameter können Sie die Anzahl der Verweisebenen eintragen, die beim Start der Verweise angezeigt werden sollen. Wenn Sie hier beispielsweise 2 eintragen, werden ausgehend vom aktuellen Dokument alle Verweise (Ebene 1) und die Verweise aller bereits verwiesenen Dokumente (von Ebene 1) angezeigt.

Dieser Parameter regelt nur die Ansicht beim Start des Fensters. Über die Schaltflächen 1120911727000000890.png und 1120911727000000890_5.png können Sie jederzeit eine weitere Verweisebene dazublenden bzw. ausblenden.

Beispiel 
Beispiel.png
Im DMS sind die vier Dokumente A - D archiviert.

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Folgende Dokumentenverweise wurden für diese Dokumente erstellt:
  • Dokument A verweist auf Dokument B
  • Dokument B verweist auf Dokument C
  • Dokument C verweist auf Dokument D
Wenn Sie nun die Dokumentenverweise zu "Dokument A" öffnen, werden folgende Verweise auf den einzelnen Ebenen dargestellt.

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Die Erklärung, warum welches Dokument in welcher Ebene auf dieses Dokument verweist, entnehmen Sie bitte der Tabelle unterhalb.

Verweisebene
Dokumentenverweis
Begründung
1
Dokument A → Dokument B
Für das Dokument A wurde, wie oberhalb bereits erwähnt, ein direkter Verweis auf das Dokument B erstellt. Alle Dokumentenverweise, die ausgehend vom Dokument A erstellt worden sind, stellen einen Verweis der Ebene 1 dar.
2
Dokument A → Dokument C
Obwohl für das Dokument A kein Verweis auf das Dokument C erstellt worden ist, verweisen diese beiden Dokumente trotzdem aufeinander und zwar auf Ebene 2. Der Verweis der zweiten Ebene kommt vom Verweis des Dokuments B auf Dokument C.

Das heißt, über das Zwischendokument B verweist auch Dokument A auf Dokument C.
3
Dokument A → Dokument D
Obwohl für das Dokument A kein Verweis auf das Dokument D erstellt worden ist, verweisen diese beiden Dokumente trotzdem aufeinander und zwar auf Ebene 3. Der Verweis der dritten Ebene kommt vom Verweis des Dokuments B auf Dokument C und vom Verweis des Dokuments C auf Dokument D.

Das heißt, über das Zwischendokument B und C verweist auch Dokument A auf Dokument D.

Hintergrundinfos

 
Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche 1234632185000002190.png vor dem Feld "Originaldokument") von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll.
Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren":

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld "Originaldokument") von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Standardfeldauswahl Dokumentenverweise
 
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Siehe auch: