Feldauswahl Dokumentenverweise: Standardfelder

Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard im Fenster Dokumentenverweise eingeblendet sind:

Feldauswahl Dokumentenverweise

Ebene

In diesem Feld wird die Nummer der Verweisebene angezeigt. Weitere Informationen zu den Dokumentenverweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.

Datum

In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt.

Hinweis

Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung

Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.

Kategorie-Nr

In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Dokumentenkategorien stellen das Hauptbeschlagwortungselement für Dokumente dar. In der Dokumentenübersicht am Reiter Kategorien besteht die Möglichkeit, eine Liste der Dokumente darstellen zu lassen, die zu einer bestimmten Kategorie archiviert wurden.

Jede Dokumentenkategorie muss einer Hauptkategorie zugeordnet sein. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie sich dann die Liste der Dokumente mittels der Combobox rechts oben nach den Hauptkategorien gefiltert darstellen lassen. Weitere Informationen zu den Dokumentenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenkategorien.

Hinweis

Um die Kategorie bei der Dokumentenarchivierung ohne Dialog im Hintergrund zu ermitteln, wird der übergebene Wert für die Dokumentenkategorie grundsätzlich mit folgenden Feldern auf der Dokumentenkategorie verglichen:

Zuerst wird geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie mit diesem Wert im Feld Nr/Kurz-Bez. gibt.
Kommt es bei Punkt 1 zu keinem Treffer, wird anhand des Feldes Matchcode geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie gibt. Diese Suche funktioniert mit "beginnt mit", das heißt, die Übergabe muss nicht 1:1 gleich dem Matchcode sein. Wird zum Beispiel DOK übergeben und im Matchcode einer Kategorie steht DOKU, dann wird diese Kategorie ermittelt.
Kann bei den ersten beiden Punkten keine Dokumentenkategorie ermittelt werden, erfolgt der Rückfall auf die Dokumentenkategorie, die am Archiv im Feld Standardkategorie hinterlegt ist.

Achtung: Für Archivierungen im Paket FIBU, z. B. beim Buchen, gibt es eine abweichende Ermittlungsreihenfolge, und zwar beim Schritt 2. Hier darf die Ermittlung der Kategorie über Matchcode nur dann erfolgen, wenn der übergebene Wert 1:1 dem Matchcode entspricht. Das heißt, wie beim Besipiel oben, wird DOK übergeben und der Matchcode ist DOKU, dann wird diese Kategorie nicht ermittelt und es erfolgt die Kategoriensuche lt. Schritt 3.

Betreff

In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol

vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.

Hinweis

Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen.

Hinweis

Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.

Betreff bei LEA Honorarnoten

Der Betreff für das Dokument der LEA Honorarnote ermittelt sich aus jenen Texten und Steuerungszeichen, die in den Druckereinstellungen für Ablaufarten im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegt sind.

Mitarbeitername

In diesem Feld wird der Name des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.

Personenname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

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