Zeilenverrechnung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.
Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → ZeilenverrechnungMit dem Fenster "Zeilenverrechnung" können Daten aus anderen BMD Programmteilen (= Ermittlungsquellen) ermittelt werden, die automatisch für die Anlage von diversen Leistungen weiterverwendet werden und Ihnen somit eine manuelle Erfassung ersparen. Diese importierten Datensätze werden unter dem Begriff "Zeilen" zusammengefasst. Leistungen, die aus den ermittelten Zeilen entstehen, können als reine Information oder unmittelbar für eine Weiterverrechnung an den Kunden genutzt werden.
In diesem Fenster geben Sie aktuelle, relevante Übernahmeinformationen bekannt und starten die Übernahme.
Konkret handelt es sich dabei um folgende Ermittungsquellen und Daten/Informationen, die im Rahmen der Zeilenverrechnung ermittelt werden:
- Fibu - Anzahl an durchgeführten Buchungen
Ermittlungsquelle ist das Rechnungswesenprogramm der Fibu (Anzahl der Buchungszeilen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen. - Lohn - Anzahl an durchgeführten Lohnabrechnungen
Ermittlungsquelle ist das Rechnungswesenprogramm des Lohns (Anzahl der Lohnabrechnungen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen. - BMD Com-Lizenzen - Lizenzgebühren
Ermittlungsquelle ist die Verwaltung der BMD Com-Benutzer (Anzahl der BMD Com-Lizenzen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen.
- SVS-Cockpit - Abfragekosten
Ermittlungsquelle ist das DMS (archivierte SVS-Dokumente). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.
- Bilanzdaten - Firmenbuchgebühren
Ermittlungsquelle ist die Firmenbuchverwaltung (eingetragene Bilanzeinreichungen bzw. Offenlegungen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen. - Post - Postkosten
Ermittlungsquelle ist die Post (erfasste Poststücke). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
Alle importierten Zeilen werden als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt. In der Folge können Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, Lizenzgebühren, Abfragekosten, Firmenbuchgebühren sowie Postkosten über die Verwaltung der Honorarnoten fakturiert werden.
Beachten Sie, dass dieses Fenster nur für den manuellen Start der Zeilenverrechnung benötigt wird. Die Zeilenverrechnung kann auch via Stapel gestartet werden (siehe Zeilenverrechnung - Übernahme starten).
Achtung! Wichtige Hinweise vor der ersten Übernahme
 | Bitte beachten Sie vor dem ersten Start der Übernahme, dass viele Einstellungen vorzunehmen und LEA Parameter korrekt zu setzen sind und Kostenfaktoren angelegt werden müssen. Diese Themen sind umfassend in den jeweiligen Themendokumentationen (Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen, Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen, BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen, SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen, Postkosten über LEA weiterverrechnen und Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen) beschrieben. Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang auch die Einstellungen zum jeweiligen Ermittlungsstart, um zu verhindern, dass zu viele Zeilen (die bereits auf anderem Weg verrechnet worden sind) übernommen werden - eine Übernahme aus einem BMD 5.5 Rechnungswesenprogramm kann nicht rückgängig gemacht werden. BMD empfiehlt daher, die erstmalige Übernahme (nach abgeschlossener Konfiguration der Zeilenverrechnung) mit einem einzigen Kunden und nicht stapelgesteuert, sondern manuell über das Fenster "Zeilenverrechnung" vorzunehmen und zu prüfen, ob diese korrekt funktioniert hat. |
Achtung! Wichtiger Hinweis, wenn Sie Lohnverrechnungen von BMD 5.5 auf NTCS umstellen!
| BMD empfiehlt Ihnen, VOR der Umstellung einer Lohnverrechnung auf den NTCS LOHN unbedingt die Zeilenverrechnung nochmals zu starten, um alle fertigen Abrechnungen, die noch im BMD 5.5 LOHN gemacht worden sind, auch wirklich in der LEA vorzufinden! |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Importeinstellungen
Die Felder des Bereichs "Importeinstellungen" müssen vor jeder Übernahme korrekt befüllt/ausgewählt werden.
Datenbereich
Folgende Felder des Datenbereichs stehen zur Verfügung:
| Firma | Das Feld "Firma" steht nur zur Verfügung, wenn der LEA Parameter Firmeneinschränkung ermöglichen aktiviert ist. In diesem Fall muss hier konkret eingegeben werden, aus welcher NTCS Firma bzw. aus welcher ILV BMD 5.5 die Buchungszeilen/Dienstnehmer ermittelt werden sollen. | ||
| Leistungsdatum | Im Feld "Leistungsdatum" muss jenes Datum eingetragen werden, unter dem die Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen (= Leistungsdatum). Hinweis Vorschlag des Leistungsdatums
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oder Kunde/Interessent | Hier muss festgelegt werden, für welche/n Kunden die Zeilen importiert werden sollen (Mehrfachauswahl oder Auswahl "Alle" ist ebenso möglich). Mit aktivem LEA Parameter Interessenten zulassen, der auch eine Erfassung von Leistungen für Interessenten ermöglicht, heißt das Einstiegsfeld Kunde/Interessent. Dementsprechend kann dann über dieses Einstiegsfeld auch eine Auswahl eines bestimmten Interessenten bzw. über die F8-Auswahl mehrerer Interessenten erfolgen. |
Ermittlungsquellen
In diesem Bereich aktivieren Sie die zu übernehmenden Ermittlungsquellen.
| Buchungszeilen | Dieses Feld "Buchungszeilen" muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Buchungszeilen aus der Finanzbuchhaltung übernehmen wollen (siehe auch Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen). | ||
| Lohnabrechnungen | Dieses Feld "Lohnabrechnungen" muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Lohnabrechnungen aus der Lohnverrechnung übernehmen wollen (siehe auch Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen). | ||
Dieses Feld "BMD Com-Lizenzen" muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme BMD Com-Lizenzen aus der Verwaltung der BMD Com-Benutzer ermitteln wollen (siehe BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen). Geben Sie weiters im Feld Monat bekannt, für welchen Abrechnungsmonat Sie Zeilen ermitteln wollen. | |||
Das Feld "Monat" ist nur aktiv, wenn Sie die Option BMD Com-Lizenzen gewählt haben. Hier geben Sie den Abrechnungsmonat bekannt, für den Sie die Zeilen ermitteln möchten. | |||
Das Feld "SVS-Cockpit" muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme die Anzahl der (aus dem SVS-Cockpit abgeholten und) im DMS archivierten SVS-Dokumente ermitteln wollen (siehe SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen).
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Firmenbuchgebühren | Das Feld "Firmenbuchgebühren" muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Firmenbuchgebühren aus der Bilanz übernehmen wollen (siehe Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen).
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Das Feld "Postkosten" muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Zeilen aus der NTCS Post ermitteln wollen (siehe auch Postkosten über LEA weiterverrechnen). Geben Sie weiters in den Feldern Von Datum und Bis Datum bekannt, aus welchem Zeitraum Sie Zeilen ermitteln wollen. | |||
Das Feld "Von Datum" ist nur aktiv, wenn Sie die Option Postkosten gewählt haben. Die Einschränkung auf ein Von-Datum ist nur für den Import der Postkosten möglich und entspricht dem Postdatum, ab welchem ermittelt werden soll. Vorgeschlagen wird der erste Tag des aktuellen Monats. | |||
| Bis Datum | Das Feld "Bis Datum" ist nur aktiv, wenn Sie die Option Postkosten gewählt haben. Die Einschränkung auf ein Bis-Datum ist nur für den Import der Postkosten möglich und entspricht dem Postdatum, bis zu welchem ermittelt werden soll. Vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum. |
Datenquellen
In diesem Bereich sehen Sie die Datenquellen und Informationen zum Ermittlungszeiträumen, aus denen aktuell bei Start der Übernahme ermittelt wird.
BMD NTCS Datenquellen
Unter diesem Knoten wird der Zeitraum (anhand von Beginnjahr und gegebenfalls Beginnmonat) angezeigt, aus dem die relevanten Daten für die Zeilenverrechnung aus der Fibu, dem Lohn, dem SVS-Cockpit und der Bilanzierung ermittelt werden.
Die Tabelle zeigt Ihnen je nach Datenquelle, aus welchen LEA Parametern die Werte zum Beginnjahr/Beginnmonat stammen und wie sich die Darstellung ergibt.
Datenquelle | Relevante LEA Parameter |
| Finanzbuchhaltung | Der Ermittlungszeitraum wird grundsätzlich vom LEA Parameter Zeitraum zur Ermittlung von Buchungszeilen vorgegeben, kann aber über die LEA Parameter Buchungszeilen ermitteln ab (Jahr) und Buchungszeilen ermitteln ab (Monat) übersteuert werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese beiden letztgenannten LEA Parameter in Kombination nicht weiter zurückliegen als jener, der sich aktuell aufgrund des LEA Parameters Zeitraum zur Ermittlung von Buchungszeilen ergeben würde. Kommt der Ermittlungszeitraum aufgrund des LEA Parameters Zeitraum zur Ermittlung von Buchungszeilen zustande, wird ausgehend vom aktuellen Monat errechnet, welches Beginnjahr/-monat sich aus heutiger Sicht ergibt. Der Ermittlungszeitraum passt sich also automatisch mit Monatswechsel an. Kommt der Ermittlungszeitraum aufgrund der beiden LEA Parameter Buchungszeilen ermitteln ab (Jahr) und Buchungszeilen ermitteln ab (Monat) zustande, sehen Sie exakt die vorgenommene Einstellung, ergänzt mit dem Zusatztext "(Ermittlungszeitraum bearbeitet)".  Bitte beachten Sie, dass es für diese Ermittlungsquelle also mehrere Möglichkeiten gibt, den Ermittlungszeitraum festzulegen. Diese komplexere Form der Ermittlung ist notwendig, weil sich unter Umständen im laufenden Betrieb wesentliche Einstellungen zur Zählweise der Buchungszeilen ändern können. Bitte beachten Sie dazu die jeweilige Parameterhilfe und auch jene Erklärungen, die in der Fensterhilfe Ermittlungszeitraum bearbeiten unter der Einstellung Buchungszeilen ermitteln ab (Jahr/Monat) angeführt sind. |
| Lohnverrechnung | Der Ermittlungszeitraum wird grundsätzlich vom LEA Parameter Zeitraum zur Ermittlung von Lohnabrechnungen vorgegeben, kann aber über die LEA Parameter Lohnabrechnungen ermitteln ab (Jahr) und Lohnabrechnungen ermitteln ab (Monat) übersteuert werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese beiden letztgenannten LEA Parameter in Kombination nicht weiter zurückliegen als jener, der sich aktuell aufgrund des LEA Parameters Zeitraum zur Ermittlung von Lohnabrechnungen ergeben würde. Kommt der Ermittlungszeitraum aufgrund des LEA Parameters Zeitraum zur Ermittlung von Lohnabrechnungen zustande, wird ausgehend vom aktuellen Monat errechnet, welches Beginnjahr/-monat sich aus heutiger Sicht ergibt. Der Ermittlungszeitraum passt sich also automatisch mit Monatswechsel an. Kommt der Ermittlungszeitraum aufgrund der beiden LEA Parameter Lohnabrechnungen ermitteln ab (Jahr) und Lohnabrechnungen ermitteln ab (Monat) zustande, sehen Sie exakt die vorgenommene Einstellung, ergänzt mit dem Zusatztext "(Ermittlungszeitraum bearbeitet)".  Bitte beachten Sie, dass es für diese Ermittlungsquelle also mehrere Möglichkeiten gibt, den Ermittlungszeitraum festzulegen. Diese komplexere Form der Ermittlung ist notwendig, weil sich unter Umständen im laufenden Betrieb wesentliche Einstellungen zur Zählweise der Lohnabrechnungen ändern können. Bitte beachten Sie dazu die jeweilige Parameterhilfe und auch jene Erklärungen, die in der Fensterhilfe Ermittlungszeitraum bearbeiten unter der Einstellung Lohnabrechnungen ermitteln ab (Jahr/Monat) angeführt sind. |
| SVS-Cockpit | Der Ermittlungszeitraum wird von den LEA Parametern SVS-Cockpit-Dokumente ermitteln ab (Jahr) und SVS-Cockpit-Dokumente ermitteln ab (Monat) vorgegeben. Dies ergibt einen Startzeitpunkt, der sich im Zeitablauf nicht automatisch anpassen kann; Sie sehen exakt die vorgenommene Einstellung. Es wird hier keine weitere Information benötigt, da es sich um die einzige Möglichkeit des Einschränkens auf einen bestimmten Ermittlungszeitraum handelt. |
| Bilanzierung | Der Ermittlungszeitraum wird vom LEA Parameter Firmenbuchgebühren ermitteln ab (Jahr) vorgegeben. Dies ergibt einen Startzeitpunkt, der sich im Zeitablauf nicht automatisch anpassen kann; Sie sehen exakt die vorgenommene Einstellung. Es wird hier keine weitere Information benötigt, da es sich um die einzige Möglichkeit des Einschränkens auf einen bestimmten Ermittlungszeitraum handelt. |
BMD 5.5 Datenquellen
Dieser Knoten ist nur sichtbar, wenn Sie noch Buchungszeilen und Lohnabrechnungen aus der BMD 5.5 übernehmen. Daher zeigt das Programm nur dann Informationen unter dem Knoten "BMD 5.5 Datenquellen" an, sobald Sie im Fenster Einstellungen 5.5 mindestens ein Fibu- oder ein Lohn-Verzeichnis hinterlegt haben.
Unter diesem Knoten wird an erster Stelle der ILV-Name mit der ILV BMD 5.5 (welche Übernahmeinformationen speichert) angezeigt. Darunter werden die Fibu- und Lohn-Verzeichnisse, aus welchen die Buchungszeilen und Lohnabrechnungen ermittelt werden sollen, gelistet. Die Fibu- und Lohn-Verzeichnisse sind im Fenster Einstellungen 5.5 (unter "Extras" und der Funktion Allgemeine Einstellungen (5.5) aufrufbar) auf den Reitern Fibu-Verzeichnisse und Lohn-Verzeichnisse zu hinterlegen. Bitte beachten Sie für die korrekte Anlage aller nötigen Verzeichnisse das Kapitel Richtige Anlage der Verzeichnisse in der Themenhilfe Zeilen aus BMD 5.5 Fibu oder Lohn ermitteln.
Hinweis Ergänzung der neuen Fibu- und Lohn-Verzeichnisse für die Übernahme aus BMD 5.5
 | Für die Übernahme aus BMD 5.5 müssen die neuen Fibu- bzw. Lohn-Verzeichnisse jedes Jahr ergänzt werden. BMD empfiehlt außerdem, nicht mehr benötigte Verzeichnisse zu entfernen. Die Zeilenverrechnung kann dadurch massiv beschleunigt werden, da dann veraltete Verzeichnisse nicht mehr durchsucht werden müssen. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Übernahme starten | Die Funktion "Übernahme starten" startet die Übernahme der Zeilenverrechnung, dabei werden die Zeilen ermittelt. Nach dem Start erhalten Sie nochmals eine Meldung "Start Übernahme?", die Sie bestätigen müssen:  Nach der Übernahme erhalten Sie das Übernahmeprotokoll mit allen Zeilen, die erfolgreich als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Leistungsübersicht) angelegt werden konnten. |
| Zeilenverrechnungsdaten analysieren | Mit der Funktion "Zeilenverrechnungsdaten analysieren" wird das Fenster Zeilenverrechnungsdaten analysieren aufgerufen. Hier werden viele Informationen gesammelt dargestellt, um aktuelle Einstellungen und den Grund für Problemfälle analysieren zu können. |
 Übernahmeprotokoll | Die Funktion "Übernahmeprotokoll" öffnet das Fenster Übernahmeprotokoll, in dem die Protokollinformationen je Übernahme nachträglich angesehen werden können. |
 Übernahmesicherungen | Mit der Funktion "Übernahmesicherungen" wird das Fenster der Übernahmesicherungen gestartet. Dort sehen Sie genau, wann Übernahmen aus der NTCS FIBU bzw. dem NTCS LOHN stattgefunden haben. Es gibt dort auch die Möglichkeit, die letzte Übernahme zurückzusetzen. |
| Die Funktion "Kostenfaktoren" wechselt in das Fenster Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung. Die Anlage von Kostenfaktoren stellt eine Voraussetzung für die Zeilenverrechnung dar! | |
Die Funktion "Allgemeine Einstellungen (5.5)" wechselt in das Fenster Einstellungen 5.5. Hier werden ausschließlich Einstellungen betreffend BMD 5.5 vorgenommen. Diese sind nur nötig, wenn Sie Zeilen aus BMD 5.5 Rechnungswesenprogrammen (FIBU, LOHN) ermitteln möchten. | |
Die Funktion "Allgemeine Einstellungen" wechselt in das Fenster LEA Parameter. Dies bietet eine schnelle Möglichkeit, alle relevanten LEA Parameter zur Zeilenverrechnung aufzurufen. Es werden auch nur LEA Parameter der Zeilenverrechnung angezeigt. Hier werden konkrete Einstellungen für die Ermittlung der Zeilen je NTCS Ermittlungsquelle getroffen. |
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Zeilenverrechnung - Übernahme starten. |
Hinweis Checkliste im Problemfall
| Eine umfassende Checkliste zur Hilfestellung im Problemfall finden Sie in der Themenhilfe Checkliste - Zeilenverrechnung analysieren. Beachten Sie aber zuvor jene Informationen, die Ihnen das Fenster Zeilenverrechnungsdaten analysieren bietet. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Wichtiger Hinweis - Bewertung der Zeilen mit Selbstkosten
Ab der Version 28.01 werden Zeilenverrechnungsartikel auch mit Selbstkosten bewertet, sofern entsprechende Selbstkostenpreise dafür in den Artikelpreisen angelegt worden sind. Da in den bisherigen Versionen eine Bewertung mit Selbstkosten im Rahmen der Zeilenverrechnung noch nicht möglich war, erhalten Sie einen Hinweis beim ersten Einstieg in das Fenster "Zeilenverrechnung". Dieser Hinweis scheint nur dann auf, wenn Sie mindestens einen aktiven Artikel in den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung hinterlegt haben, die auch tatsächlich einen aktuellen Selbstkostenpreis aufweisen.
Die Meldung bestätigen Sie mit "Ok". Entscheiden Sie in diesem Fall bitte sofort an dieser Stelle, ob Sie die neue Funktionalität nutzen wollen. Wenn ja, kontrollieren Sie vor dem Start der nächsten Übernahme die Selbstkostenpreise der entsprechenden Artikel auf Aktualität und Vollständigkeit. Wenn Sie die Selbstkostenpreise irrtümlich oder nur zu Testzwecken angelegt haben und daher keine Bewertung der Selbstkosten wünschen, löschen Sie diese.
Automatisierte Platzierung von Leistungen bei fehlender Mitarbeiterzuordnung
Wenn der LEA Parameter Mitarbeiter aus User-ID aktiviert ist und bei der Zeilenverrechnung kein aktiver Mitarbeiter gefunden werden kann (z. B. kein Dienstverhältnis, ausgetretener oder zukünftiger Mitarbeiter), wird die Leistung automatisch dem Mitarbeiter zugeordnet, der in den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung hinterlegt ist.
Der Import wird trotzdem erfolgreich durchgeführt. Im Übernahmeprotokoll wird der Grund der Nicht-Zuordnung in der Spalte "Info" angegeben. In der Spalte "Mitarbeiter" bzw. "Mitarb-Nr." ist sichtbar, welcher Mitarbeiter stattdessen herangezogen worden ist.
Import endet mit Fehlern/Hinweisen
Unter Umständen erhält man nach dem Start der Übernahme eine Meldung, dass der Import mit Fehlern/Hinweisen geendet hat. Je nachdem, ob keine oder nur manche Zeilen übernommen werden konnten, besitzt die Meldung ein unterschiedliches Aussehen.
Zeigt die Meldung lediglich an, dass der Import mit Fehlern/Hinweisen geendet hat, bedeutet das, dass die Übernahme von Zeilen nur teilweise erfolgt ist. Im Hintergrund der Meldung öffnet sich zudem das Übernahmeprotokoll, in welchem die erfolgreich übernommenen Zeilen gelistet werden.
Zeigt die Meldung hingegen an, dass der Import mit Fehlern/Hinweisen geendet hat und keine importierbaren Leistungen gefunden worden sind, bedeutet dies: Es konnten keine Zeilen erfolgreich übernommen werden, es stehen jedoch Zeilen für die Übernahme bereit.
Durch Bestätigen der jeweiligen Meldung mit "Ja" erfahren Sie im Fenster Hinweis-/Fehlerliste Übernahme Zeilenverrechnung mehr über die Hintergründe der Problempositionen.
 | Siehe auch: |