Postkosten über LEA weiterverrechnen
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie in der Hilfe zum Fenster Zeilenverrechnung.Überblick
Von den Poststücken der Post können Postkosten ermittelt und als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt werden. Übernommen werden können drei Arten von Postkosten:
- Gebühren
- Porto
- Barauslagen
Abgewickelt wird der Import über das Schnittstellenprogramm Zeilenverrechnung.
Einstellungen
Der Import von Postkosten erfordert vor Inbetriebnahme einige Einstellungen.
Allgemeine Einstellungen
Allgemein gilt, dass Sie zuerst prüfen müssen, ob der CRM Parameter Postkosten ermitteln die Option "1 - durch BMD NTCS" aufweist. Dieser Parameter befindet sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post (firmenbezogen oder allgemein) → Allgemein.
Als zweite wesentliche Voraussetzung gilt, dass Kostenfaktoren für jene Zeilentypen hinterlegt werden, welche Sie übernehmen möchten (Gebühren, Porto oder Barauslagen). Über den Kostenfaktor bezieht das Programm die Informationen, für welchen Artikel und für welchen Mitarbeiter die Barauslagen angelegt werden sollen. Für nähere Informationen zur Anlage von Kostenfaktoren beachten Sie bitte die Fensterhilfe Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.
Kundenbezogene Einstellungen
Postkosten werden je Kunde übernommen. Daher muss in den Stammdaten des Kunden das Feld Verrechnung Post aktiviert sein (Standard = Ja).
Ermittlungseinstellungen Post
Über die LEA Parameter zur Zeilenverrechnung kann eine weitere Ermittlungseinstellung gesetzt werden: Im LEA Parameter Leistungstext legen Sie den Leistungstext für die Postkosten fest.
Spezielle LEA Parameter zur Zeilenverrechnung (Post)
Folgende LEA Parameter wird nur in speziellen Fällen benötigt und daher selten abweichend vom Standard eingesetzt. Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Beschreibungen der Hilfe zum konkreten LEA Parameter.
Projekte ermitteln | Die Ermittlung des Projekts, das auf die Barauslagen gesetzt werden soll, kann über den LEA Parameter Projekte ermitteln gesteuert werden. Wenn der LEA Parameter auf der Ausprägung "Nein" oder "Ja, Übernahme auch ohne Projekt möglich" steht, wird der Import trotzdem durchgeführt, auch wenn kein Projekt hinterlegt ist. Falls beim zugehörigen Kostenfaktor im Feld Projekt kein Projekt angegeben worden ist, wird das direkt am Poststück hinterlegte Projekt verwendet. Ist dort ebenfalls kein Projekt hinterlegt, erfolgt der Import dennoch, jedoch ohne Projektzuordnung. Steht der LEA Parameter auf der Ausprägung "Ja, Übernahme nur mit Projekt zulässig", kann der Import in Fällen ohne hinterlegtes Projekt nicht durchgeführt werden. |
| "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen | Wird der LEA Parameter "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen aktiviert, so wird im Zuge der Zeilenverrechnung das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Kundenstamm geprüft: Nur NTCS Benutzer, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, sind berechtigt, für den Kunden Zeilenverrechnungsdaten zu übernehmen. |
Ablauf
Grundsätzlich wird jedes Poststück berücksichtigt, bei dem Postkosten eingetragen sind. Dafür stehen die drei Felder Barauslagen, Gebühr und Porto zur Verfügung.
Werden bei einem Poststück alle drei Felder befüllt, entstehen auch drei Barauslagen (die Eingaben werden also nicht aufsummiert und in eine Barauslage übertragen.)
Die Postkosten werden beim Start des Zeilenimports über den Programmteil Zeilenverrechnung ermittelt.
Vor dem Start geben Sie im Bereich "Importeinstellungen" folgende Daten/Informationen bekannt - bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Ausführungen, die in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung bei den einzelnen Feldern angeführt ist:
- Im Datenbereich tragen Sie jenes Leistungsdatum ein, für welches die Postkosten als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie den Datumsvorschlag, der sich aus dem aktuellen Tagesdatum bzw. bei aktiver Periodenkontrolle (siehe LEA Parameter; nähere Informationen zur Periodenverwaltung) aus dem Ultimo der aktuellen Periode ermittelt. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ermittlung auch auf einen Kunden bzw. bestimmte Kunden einschränken.
- In den Ermittlungsquellen aktivieren Sie die Ermittlungsquelle Postkosten. In den Feldern Von Datum und Bis Datum (welche nur für die Postkosten relevant sind) bestimmen Sie den Ermittlungszeitraum. Poststücke, deren Postdatum in diesen Zeitraum fällt, werden berücksichtigt.
Hinweis Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit und Firmenbuchgebühren
 | Im selben Ermittlungslauf können Sie zudem Daten/Informationen aus folgenden Ermittlungsquellen erhalten:
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Diese Ermittlung kann auch automatisch über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten eingerichtet werden, sodass die Postkosten automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Eine erfolgreiche Übernahme wird mit dem Übernahmeprotokoll beendet. Hier sehen Sie jene Postkosten, welche ermittelt werden konnten.
Ein importiertes Poststück wird automatisch durch das aktivierte Feld LEA gekennzeichnet, welches bei der Ermittlung automatisch gesetzt wird. Eine nochmalige Übernahme der Postkosten eines gekennzeichneten Poststücks ist daher ausgeschlossen.
In der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) sind die Barauslagen unter jenem Mitarbeiter sichtbar, welcher im entsprechenden Kostenfaktor hinterlegt ist.
Eine Anpassung der importierten Barauslagen ist grundsätzlich nicht möglich, da die Autorisierung gleichzeitig mit der Übernahme erfolgt. (Ausnahme: Sie lösen die Autorisierung nochmals auf.)
Zusammenfassung
Barauslagen, welche über den Import von Postkosten entstehen, erhalten ihre Leistungsbestandteile wie folgt:
- Leistungsdatum aus Feld Leistungsdatum beim Start der Zeilenverrechnung (bzw. entsprechende Einstellung im Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten)
- Mitarbeiter aus Kostenfaktor für Zeilenverrechnung (Feld Mitarbeiter) - irrelevant, welcher Mitarbeiter das Poststück erfasst hat.
Berücksichtigt wird zudem der LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln (in diesem Zusammenhang allerdings selten in dieser Form eingesetzt). - Kunde aus Poststück (Feld Kunde/Lieferant)
- ev. Projekt - siehe LEA Parameter Projekte ermitteln
- Artikel (und Tätigkeitsgruppe) aus Kostenfaktor für Zeilenverrechnung (Felder Artikel und Tätigkeitsgruppe)
- Bar (Höhe der Barauslagen) aus Poststück (Felder Barauslagen, Gebühr und Porto)
- Leistungstext - siehe LEA Parameter Leistungstext
