Post
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Kanzlei → PostDie Post ermöglicht die Registrierung und das Auffinden von Poststücken sowie das "Verteilen" der Post als Fristen bzw. Aufgaben an zuständige Mitarbeiter.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Anhand unterschiedlicher Einstellungen in den Einstiegsfeldern können Sie eine genauere Selektion der Poststücke vornehmen. Sie können sich beispielsweise Poststücke einer bestimmten Fristart, eines bestimmten Mitarbeiters usw. anzeigen lassen.
Hinweis
 | Das Einstiegsfeld Mitarbeiter wird nicht automatisch mit Ihrem Mitarbeiter befüllt. Wenn Sie dies jedoch möchten, können Sie den gewünschten Mitarbeiter in das Einstiegsfeld Mitarbeiter eintragen und diesen als Einstiegswert speichern. |
Das Einstiegsfeld Datum ist standardmäßig mit dem aktuellen Tagesdatum befüllt. Mit dem gelben Doppelpfeil links neben dem Einstiegsfeld können Sie zwischen "Datum" und "Ab-Datum" umschalten. Bei der Einstellung "Datum" werden Ihnen die Poststücke tageweise angezeigt, bei "Ab-Datum" auch alle zukünftigen Poststücke ausgehend vom eingetragenen Datum.
Hinweis
| Mit den Schaltflächen  und  , die sich links neben der Combobox im Bereich "Post" befinden, können Sie schnell und einfach im Einstiegsfeld Datum auf den nächsten bzw. vorherigen Tag blättern, um die Poststücke dieser Tage zu sehen. |
Standardfeldauswahl Einstiegsfelder
Post
In diesem Bereich bekommen Sie einen Überblick über die erfassten Poststücke, je nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern.
Mit der Combobox rechts oben können Sie zusätzlich noch nach den Postkennzeichen (Posteingang, Postausgang, Versandfertig) selektieren. Je nach ausgewähltem Postkennzeichen in der Combobox stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.
Hinweis
| Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein) können Sie festlegen, mit welchem Comboboxeintrag die Post standardmäßig gestartet werden soll.
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Neuanlage Poststück
Nähere Informationen zur Anlage eines Poststückes finden Sie in der Hilfe Post.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Frist bearbeiten | Diese Funktion ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf die Fristen. Sollte einem Poststück bereits eine Frist zugeordnet sein können Sie diese Frist bearbeiten, sollte einem Poststück noch keine Frist zugeordnet sein, können Sie hier direkt eine neue Frist erstellen. Hinweis
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 Frist löschen | Haben Sie zu einem Poststück eine Frist erzeugt, kann diese mit dieser Funktion gelöscht werden. | |||||||
 Versenden | Diese Funktion können Sie nur ausführen, wenn sie auf den "versandfertigen" Poststücken stehen. Ein versandfertiges Poststück wird versendet bzw. ein Postausgang erzeugt. | |||||||
 Quelldaten öffnen | Mit dieser Funktion können Sie die Quelldaten, aus denen das Poststück erzeugt wurde, öffnen, z. B. die Steuererklärung oder die abgerechneten Leistungen der LEA Honorarnoten. | |||||||
 Massensendung | Für "zusammenhängende" Poststücke, erkennbar an der gleichen Session-ID in der gleichnamigen Spalte, stehen verschiedene Massenversandfunktionen zur Verfügung.
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 DMS | Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit einem Poststück Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
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Aus Liste erstellen
Bearbeiten
Anzeigen Poststücke | Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Poststücke generieren. Hinweis
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| Einschreibebuch | Mit dieser Funktion können Sie das Einschreibebuch ausdrucken. Details zum Einschreibebuch können Sie bei den Hintergrundinformationen nachlesen. Weitere Informationen zum Ausdruck des Einschreibebuchs erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Einschreibebuch. | ||||
 Etiketten für aktuelle Liste | Mit dieser Funktion können Sie Etiketten über den Standardbrief drucken. Die angezeigten Datensätze der aktuellen Liste werden an den Standardbrief unter der Combobox "Alle Personen" übergeben und können hier gedruckt werden. Hinweis
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| Etiketten für Massensendung | Mit dieser Funktion gelangen Sie direkt in den Standardbrief, um Etiketten für die Massensendung zu erstellen. Die Kundendaten werden automatisch an den Standardbrief mitübergeben. |
Standardfeldauswahl Post
Poststückdetails
In diesem Bereich dieses Fensters werden Ihnen die wichtigsten Informationen (Projekt, Versandart, Text ...) zum selektierten Poststück angezeigt.
Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene 
Feldauswahl über dieses Symbol 
in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.
Feldauswahl über dieses Symbol in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen. Hintergrundinformationen
Beachten Sie bitte beim Arbeiten mit der Post folgende Parameter. Zu finden sind diese Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein.
Parameter für Neuanlage und Bearbeitung
Bei Poststücken können Sie entscheiden, ob diese mit einer laufenden Nummer beginnend mit "1" oder ob die Nummerierung mit einem eigens definierten Nummernkreis erfolgen soll. Die Einstellung kann in diesem Parameter getätigt werden.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Poststücke mit 1 beginnend fortlaufend nummeriert werden sollen oder über einen von Ihnen definierten Nummernkreis. Standardmäßig beginnt die laufende Nummer bei 1 und wird jahresübergreifend fortlaufend nummeriert. Wenn Sie die Einstellung auf über eigenen Nummernkreis ändern, wird die Ermittlung zwar bei der aktuellen Nummer fortgesetzt, Sie haben aber die Möglichkeit, die aktuell laufende Nummer zu ändern. Weitere Informationen zu den Nummernkreisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nummernkreise. |
Versandfertige Poststücke können mit einer eigenen Berechtigung versehen werden, damit diese nur noch vom Ersteller bearbeitet werden können.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, können versandfertige Poststücke nur mehr vom Ersteller des Poststücks bearbeitet werden. |
Bei der Mitarbeitersuche im Feld Sachbearbeiter bei Neuanlage eines Poststücks werden zusätzlich die Bereichszuständigkeiten und die (dem Leistungsumfang des Kunden) zugeordneten Tätigkeitsgruppen angezeigt. Mit folgenden beiden Parametern können Sie steuern, mit welcher Liste das Suchfenster standardmäßig geöffnet werden soll. Welcher Parameter gesetzt werden muss, hängt von Ihren verfügbaren Lizenzen ab.
Die Parameter finden Sie unter
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM → Mitarbeitersuche Frist/Post
bzw.
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemein → Start Suchroutine
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird: 1 - Mitarbeiter 2 - Zuständigkeiten Wenn Sie die LEA- bzw. die PLE-Lizenz besitzen, müssen Sie an Stelle dieses Parameters den Parameter Start Suchroutine setzen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leistungsumfang je Kunde → Allgemein. |
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, mit welcher Liste die Suchroutine für Zuständigkeiten standardmäßig geöffnet wird: 1 - Mitarbeiter 2 - Zuständigkeiten 3 - Leistungsumfang |
Verbindung zum DMS
Möchten Sie das Dokument, welches Sie im Feld 15 Dokument einem Poststück zuordnen automatisch archivieren, so wählen Sie die passende Option im Parameter Automatische Archivierung.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob im Poststück erfasste Dokumente beim Speichern archiviert werden sollen. Dabei können Sie entscheiden, ob grundsätzlich eine Archivierung erfolgen soll und wenn ja ob diese mit oder ohne Archivierungsdialog erfolgen soll. Hinweis
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Haben Sie mehrere Archive und möchten vor der Archivierung eine Abfrage erhalten, in welches Archiv das Dokument abgelegt werden soll, so aktivieren Sie den Parameter Abfrage Archivstamm.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie vor Archivierung eines Dokuments im Zuge der Poststückanlage das Archiv auswählen möchten, andernfalls wird das Standardarchiv herangezogen. Hinweis
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Möchten Sie bei Archivierung von E-Mails automatische Postein- bzw. Postausgänge erstellen, so aktivieren Sie diesen Parameter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Archivierung von E-Mails automatisch Postein- oder -ausgänge bzw. versandfertige Poststücke angelegt werden sollen. Die Anlage der Poststücke erfolgt entweder im Dialog oder automatisch im Hintergrund beim Speichern des Dokuments und das archivierte E-Mail wird dem Poststück zugeordnet. Hinweis
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Verbindung Aufgaben, Fristen und Kontaktjournal
Zur Arbeitsverteilung an zuständige Mitarbeiter können Aufgaben automatisch im Hintergrund angelegt werden. Diese Funktion können sie in in diesem Parameter aktivieren bzw. deaktivieren.
Über diesen Parameter können Sie definieren, ob beim Speichern eines Poststücks beim eingetragenen Mitarbeiter eine Aufgabe automatisch angelegt werden soll. In den Aufgaben kann der Mitarbeiter dann über die Funktion Aufgabe ausführen das betreffende Poststück zum Bearbeiten öffnen. Sie können entscheiden, ob Aufgaben nur für Posteingänge, nur für Postausgänge oder für Postein- und -ausgänge automatisch erzeugt werden sollen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang noch den Parameter Bearbeitungsmöglichkeit bei Aufgabenanlage. |
Ob die Anlage der Frist aus dem Poststück mit oder ohne Dialog erfolgen soll, können Sie in diesem Parameter definieren.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Aufgabe automatisch im Hintergrund angelegt werden soll oder ob der Dialog zur Anlage der Aufgabe geöffnet wird. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
Damit der oben genannte Parameter eine Auswirkung hat, muss der Parameter Aufgaben beim Speichern erzeugen aktiv sein. Achtung: Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter für die manuelle Erstellung von Aufgaben über das Feld Benachrichtigung an am Poststück nicht berücksichtigt wird. Hier werden die Aufgaben immer im Hintergrund angelegt. |
Hinweis
| Um den Parameter Bearbeiten Aufgabe verwenden zu können, darf der Parameter Automatische Anlage Aufgabe nicht auf inaktiv gestellt sein. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Anlage einer Frist aus dem Poststück automatisch im Hintergrund erfolgen soll oder ob der Dialog zur Fristenanlage geöffnet werden soll. Hinweis
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Soll die Datenbesitzergruppe des Poststücks auch an die Frist gegeben werden, so aktivieren Sie diesen Parameter.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird beim Erzeugen einer Frist aus der Post der Datenbesitzer Ansehen vom Poststück auf die Frist übergeben. |
Poststücke können auch im Kontaktjournal angesehen werden, wenn Sie folgenden Parameter auf "Ja" gestellt haben:
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Angezeigte Daten → Korrespondenz → Ja
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die gesamte Korrespondenz automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden soll. Diese umfasst Dokumente und Poststücke (inkl. Poststücke aus E-Mails). |
Verbindung zur LEA
Arbeiten Sie mit der Leistungserfassung (BMD 5.5 ILV, NTCS LEA) so geben Sie hier an, welches Programm für die Postkosten herangezogen wird. Die Verrechnung von tatsächlichen Postkosten (Felder 30 - 33) kann auch automatisch erfolgen. Weiterführende Informationen dazu erhalten Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
In diesem Parameter können Sie definieren, ob die Postkosten für die Übertragung in die Leistungserfassung aus BMD NTCS oder aus BMD 5.5 ermittelt werden sollen. |
Eine automatische Verrechnung (Zeit je Poststück) ist über die ILV in BMD 5.5 und über die LEA in NTCS möglich. Dazu müssen Sie folgende Parameter setzen, die unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Automatische Leistungsanlage zu finden sind.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob für jeden gespeicherten Posteingang automatisch eine Leistung in der LEA erstellt werden soll. Zusätzlich können Sie noch unterscheiden, ob die Leistung in NTCS oder in BMD 5.5 erstellt werden soll. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob für jeden gespeicherten Postausgang automatisch eine Leistung in der LEA erstellt werden soll. Zusätzlich können Sie noch unterscheiden, ob die Leistung in NTCS oder in BMD 5.5 erstellt werden soll. |
In diesem Parameter können Sie die durchschnittliche Dauer eines Posteingangs in Minuten hinterlegen. Diese wird nach dem Verspeichern eines Posteingangs in die automatisch erzeugte Leistung als Zeit eingesetzt. Hinweis
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In diesem Parameter können Sie die durchschnittliche Dauer eines Postausgangs in Minuten hinterlegen. Diese wird nach dem Verspeichern eines Postausgangs in die automatisch erzeugte Leistung als Zeit eingesetzt. Hinweis
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In diesem Parameter können Sie den Mitarbeiter hinterlegen, bei dem die Leistung erstellt werden soll. Wenn Sie bei diesem Parameter keinen Mitarbeiter eingeben, wird die Leistung bei jenem Mitarbeiter erzeugt, der das Poststück anlegt. |
Hinweis
| Nähere Informationen zur automatischen Anlage von Zeitleistungen je Poststück finden Sie auch unter Automatische Leistungserfassung aus Erfassung von Poststücken. |
Verbindung E-Government
Beim Versenden von XML-Paketen (Paket Steuern, XML-Steuererklärungen Pakete), d. h. bei den Funktionen Datei erzeugen und Paket senden, kann mittels Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government → Jahreserklärungen automatisch je Kunde und Steuererklärung ein Postausgang erzeugt werden.
Sie können entweder nach dem Einreichen bzw. Speichern des XML-Pakets in eine Datei oder nach dem Setzen des Status "Databox Ok" am Paket automatisch einen Postausgang erzeugen. |
Neben den normalen Postfeldern wird als Betreff der Langtext der Steuererklärung herangezogen, das Postdatum ist das aktuelle Datum und das Bezugsjahr entspricht dem Abgabejahr. Als Empfänger wird der Kunde (!) eingetragen.
Aufgaben aus Poststückanlage mit Aufgabenhauptkategorie
Zur effizienten Nutzung der Aufgabengruppen gibt es den Parameter "Hauptkategorie für die Aufgabenanlage". Sie finden den Parameter unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein.
In diesem Parameter können Sie eine Aufgabenhauptkategorie hinterlegen. Die hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Wahl des Feldes "Benachrichtigung an" am Poststück erzeugt werden. Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben. |
Mit F4 gelangen Sie in das Fenster "Aufgabenkategorien suchen" und können dann die gewünschte Kategorie wählen.
Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Wahl des Feldes 
am Poststück erzeugt werden. Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.
am Poststück erzeugt werden. Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.Die Aufgaben werden der Kategorie zugeordnet und auch in den Aufgaben bei den Aufgabengruppen mit der hinterlegten Kategorie angezeigt.
 | Siehe auch:  Lernvideo: Wie erstelle ich Etiketten? Lernvideo: Wie erstelle ich eine Massensendung? |