Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

 CRM und DMS → CRM → Kommunikation → Kontaktjournal

Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo Wie arbeite ich mit dem Kontaktjournal? an.

Fensterbereiche

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen Ihnen, eine genauere Selektion der Kontaktjournaleinträge vorzunehmen. Sie können sich beispielsweise die Kontaktjournaleinträge bestimmter Personen, Projekte etc. anzeigen lassen. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen.

Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen  Feldauswahl.

Hinweis

Wenn Sie keines der Einstiegsfelder befüllen, können Sie über den Parameter "Anzeige Alle" definieren, ob Sie alle oder keine Kontaktjournaleinträge sehen möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Allgemein. Alle Kontaktjournaleinträge anzeigen Steht dieser Parameter auf Ja werden auf den Reitern Person/Institution, Mitarbeiter, Projekt oder Datum trotz leeren Einstiegsfeldern automatisch alle Kontaktjournaleinträge geladen. Sollte dieser Parameter auf Nein stehen, muss das Einstiegsfeld am jeweiligen Reiter befüllt sein damit Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.

Kontaktjournal

  Poststücke 

  Dokumente

  Telefonate

  Termine

  Aufgaben

  Fristen

  Events

  Besprechungsprotokolle

  Leads

  Chats

  Kontakte

• Personenbezug
  Grundvoraussetzung für die Anzeige von CRM Bewegungsdaten im Kontaktjournal ist, dass diese einen Bezug zu einer Person (Kunde, Lieferant oder sonstige Person) oder Institution haben. Das heißt, es werden nur Termine, Aufgaben, Dokumente etc. angezeigt, die zu einem Kunden gehören, alle anderen Datensätze können nicht ins Kontaktjournal geladen werden.

• Automatischer Übertrag ins Kontaktjournal
  Damit die CRM Bewegungsdaten bei der Anlage auch gleich automatisch ins Kontaktjournal übertragen werden, können Sie folgende Parameter aktivieren.
  Dieses Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Angezeigte Daten.

  
  

  Korrespondenz

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die gesamte Korrespondenz automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden soll. Diese umfasst Dokumente und Poststücke (inkl. Poststücke aus E-Mails).

  
  

  Telefonprotokoll

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Telefonprotokolle automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

  
  

  Termine

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Termine automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

  
  

  Aufgaben

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Aufgaben automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen. Es werden alle Aufgaben mit Ausnahme von Workflowaufgaben und Aufgaben aus der ER-Kontrolle in das Kontaktjournal übertragen. Bei Bedarf kann die Übergabe von Workflowaufgaben bzw. ER-Kontrollaufgaben durch den CRM-Support aktiviert werden.

  
  

  Fristen

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Fristen automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

  
  

  Eventplaner

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Events automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

  
  

  Besprechungsprotokoll

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Besprechungsprotokolle automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

  
  

  Chats

  Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Chatprotokolle automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen.

  
  
• Kontaktjournal aktualisieren
  Für den manuellen Übertrag der CRM Bewegungsdaten ins Kontaktjournal, können Sie die Funktion Kontaktjournal aktualisieren verwenden. Diese Funktion können Sie dann verwenden, wenn Sie bereits bestehende CRM Bewegungsdaten vor aktivieren des Automatismus auch noch ins Kontaktjournal bekommen möchten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournal aktualisieren.

• Kontaktjournalfilter
  Die Anzeige der Kontaktjournaleinträge kann auch durch den Kontaktjournalfilter beeinflusst werden. Diese Einstellung ist aber nur eine temporäre Filterung, die Kontaktjournaleinträge eines bestimmten Bereichs ausblendet, aber keine Datensätze aus dem Kontaktjournal löscht. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournalfilter.
  
  

• Laden mit Kontaktperson
  Wenn Sie eine Kontaktperson im Einstiegsfeld Person/Institution hinterlegen, können Sie sich zusätzlich alle Kontaktjournaleinträge von Personen anzeigen lassen, bei denen diese Kontaktperson zugeordnet ist. Dafür müssen Sie aber folgenden Parameter aktivieren.
  
  

  Mit Kontaktperson laden

  Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden bei der Auswahl einer Person/Institution im Einstiegsfeld auch jene Kontaktjournaleinträge angezeigt, bei denen die aktuelle Person als Kontaktperson eingetragen ist.

  
  
• Sortierung
  Wenn Sie mindestens ein Einstiegsfeld befüllen, können Sie über den folgenden Parameter definieren, wie sortiert werden soll.
  
  

  Sortierung

  Dieser Parameter hat nur bei einer vorgefilterten Datenmenge eine Auswirkung, das heißt, das Einsteigsfeld am ausgewählten Reiter muss befüllt sein, damit die in diesem Parameter definierte Sortierungseinstellung greift. Sie können zwischen keine, Nach Datum absteigend oder Nach Datum aufsteigend wählen.

Hinweis

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Kontaktjournaleinträgen bzw. zu Besonderheiten im Zusammenspiel zwischen Kontaktjournaleintrag und CRM Bewegungsdatensatz, lesen Sie in den Hintergrundinfos.

Dokument ansehen

Sie können ein zugeordnetes Dokument (verdeutlicht durch das Dokumentensymbol in der Spalte "Dok") zum Ansehen öffnen. Wenn Sie einem Kontaktjournaleintrag nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet, haben Sie aber einem Kontaktjournaleintrag mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokumentenzuordnung, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument geöffnet werden soll. Hinweis Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Einstellungen) können Sie festlegen, mit welchem Programm bestimmte Dateien geöffnet werden sollen. Start RTF-Dokumente Legen Sie hier das ausführende Programm fest, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen. Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben ("Automatik"), versucht das BMD Archiv die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon den BMD Editor oder Winword zu öffnen. Kann das Programm nicht ermittelt werden, gilt die Parametereinstellung. Die beiden letzten Parameter ("Immer Winword" und "Immer BMD-Editor") ignorieren diese Prüfung. Öffnen TIF-Dokumente mit BMD Scan Entscheiden Sie hier, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Funktionen

Aufgabe aus Datensatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen, aus einem bestehenden Eintrag im Kontaktjournal eine neue Aufgabe zu erzeugen. Dabei werden bestimmte Daten wie Kunde, Betreff, Langtext ... als Vorschlagswerte in die Neuanlagemaske übergeben.
Posteingang erstellen	Sie haben auch direkt im Kontaktjournal die Möglichkeit, ein neues Poststück im Posteingang anzulegen.
Postausgang erstellen	Sie haben auch direkt im Kontaktjournal die Möglichkeit, ein neues Poststück im Postausgang anzulegen.
Dokument erstellen	Ermöglicht Ihnen die Neuanlage eines Dokuments im DMS.
Telefonprotokoll starten	Ermöglicht Ihnen die Neuanlage eines Telefonats im Telefonprotokoll.
Termin erstellen	Ermöglicht Ihnen die Neuanlage eines Termins.
Frist erstellen	Ermöglicht Ihnen die manuelle Anlage einer neuen Frist.
Aufgabe erstellen	Ermöglicht Ihnen die Anlage einer neuen Aufgabe.
Kontaktjournaleintrag erstellen	Mithilfe der Funktion "Kontaktjournaleintrag erstellen" können Sie einen Eintrag zu einem Kunden erfassen, der weder ein Termin, eine Aufgabe, eine Frist oder ein Telefonat ist. Die Möglichkeit, einen solchen Kontakt anzulegen, besteht nur im Kontaktjournal. Ein über diese Funktion erstellter Kontakt kann auch nur im Kontaktjournal angesehen werden.
Checklisten	Checkliste öffnen Öffnet die aus den Checklistvorlagen zugeordnete Checkliste. Sind dem Datensatz mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich zuerst die Übersicht. Checklistenfortschritt Zeigt den Fortschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind dem Datensatz mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in welcher der Fortschritt sichtbar ist. Checkliste entfernen Löscht sämtliche dem Datensatz zugeordneten Checklisten. Sollten Sie nur einzelne Checklisten entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht". Checkliste Übersicht Zeigt alle dem Datensatz zugeordneten Checklisten.

 

Ansicht

Kontaktjournalfilter

Öffnet ein Fenster, in dem Sie durch Markieren des jeweiligen Kästchens auswählen können, welche Daten angezeigt werden sollen (Telefonate, Termine etc.). Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournalfilter.

Ausdruck

Ausdruck Kontaktjournal	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, einen Ausdruck der Kontaktjournaleinträge mit Details zu generieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Kontaktjournal.
Ausdruck Kundenkonzern	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, einen Ausdruck der Kontaktjournaleinträge für einen Kundenkonzern zu generieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Kundenkonzern.
Auswertungen	Mit dieser Funktion können Sie erstellte Auswertungen direkt aus dem Kontaktjournal drucken. Es öffnet sich das Fenster mit der Übersicht aller Smart-Interfaces für das Kontaktjournal. Hier können Sie dann auswählen, welche Auswertung Sie drucken möchten. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht. Hinweis Wenn hier noch keine Auswertungen zum Kontaktjournal verfügbar sind, müssen Sie diese zuerst im Fenster "Auswertungsdesigner" (Auswertungen → Auswertungen → Auswertungsübersicht) erstellen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Auswertungsdesigner.

Extras

Kontaktstatistik	Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Kontaktstatistik öffnen.
Kontaktstatistik-Vergleich	Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Kontaktstatistik-Vergleich öffnen.
Kontaktkontrolle	Mit dieser Funktion können Sie das Fenster Kontaktkontrolle öffnen.
Kontaktjournal aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie eine manuelle (ev. nachträgliche) Übernahme von Einträgen aus anderen Bereichen ins Kontaktjournal vornehmen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournal aktualisieren.  Achtung! Bei einer manuellen Übernahme ins Kontaktjournal können auch Einträge übernommen werden, deren Übernahmen Sie mittels Parametereinstellungen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Angezeigte Daten) deaktiviert haben.

 Standardfeldauswahl Kontaktjournal

Details Kontaktjournaleintrag

Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene  Feldauswahl über dieses Symbol  in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.

Hintergrundinfos

Beispiel

Sie verändern das Feld "Betreff" eines vorhandenen Kundentermins. Diese Änderung schreibt sich nach dem Speichern auf den Kontaktjournaleintrag des Termins durch. Das können Sie auch am aktualisierten Datum im Feld "Änd-Dat" erkennen. Bei der Änderung eines irrelevanten Feldes (z. B. Feld "Erinnerung" am Termin, welches im Kontaktjournal nicht einblendbar ist) wird der Kontaktjournaleintrag nicht aktualisiert.

Besonderheiten  Termine

• Private Termine
• Verdeckte Termine
• Serientermine
  
  

Besonderheiten  Aufgaben

• Private Aufgaben
• Verdeckte Aufgaben
• Aufgaben aus CRM Workflows
• Aufgaben aus ER-Workflows

Hinweis

Aufgaben, die aus Workflows bzw. aus der ER-Kontrolle entstehen, werden aus Performancegründen nicht ins Kontaktjournal übertragen, bei Bedarf kann diese Übernahme aber aktiviert werden. Wenn Sie die Workflowaufgaben und Aufgaben aus der ER-Kontrolle auch im Kontaktjournal haben möchten, kontaktieren Sie bitte den CRM Support.

Hinweis 

Nur Aufgaben der eigenen Firma werden in das Kontaktjournal geschrieben.

Besonderheiten  Chats

Wenn Sie im Kontaktjournal einen Chat aufrufen, der Sie nicht als Teilnehmer zugeordnet sind, erhalten Sie folgende Meldung:

Hinweis Freifelder

Die Freifelder 01 - 05 können im Kontaktjournal nur befüllt werden, wenn Sie die Funktion Kontaktjournaleintrag erstellen ausführen. Der Tabelle unterhalb können Sie entnehmen, welches Freifeld der Aufgaben bzw. Termine in welchem Freifeld im Kontaktjournal angezeigt wird. Freifeld Kontaktjournal Freifeld Aufgaben Freifeld Termine Freifeld 06 Freifeld 25 Freifeld 13  Freifeld 07 Freifeld 24 Freifeld 14  Freifeld 08 Freifeld 23 Freifeld 15  Freifeld 09 Freifeld 22 Freifeld 16  Freifeld 10 Freifeld 21 Freifeld 17  Freifeld 11 Freifeld 20 Freifeld 18  Freifeld 12 Freifeld 32 Freifeld 06 Freifeld 13 Freifeld 31 Freifeld 07 Freifeld 14 Freifeld 30 Freifeld 08 Freifeld 15 Freifeld 29 Freifeld 09 Freifeld 16 Freifeld 28 Freifeld 10  Freifeld 17  Freifeld 27 Freifeld 11

Siehe auch: Kontaktjournalfilter Kontaktjournal aktualisieren Parameter Kontaktjournal   Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Kontaktjournal?

© BMD Systemhaus GesmbH | Sierninger Straße 190 | A-4400 Steyr

• Haftungsausschluss | 
• Impressum | 
• Datenschutz 

.