Chats
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → CRM → Kommunikation → ChatsDie Chats bilden ein umfangreiches Chat-Instrument ab. Hier gelingt es Ihnen schnell und einfach, mit anderen Mitarbeitern in der NTCS in Kontakt zu treten. Weiters haben Steuerberater die Möglichkeit, mit Mandanten, die BMD Com im Einsatz haben, über diese Funktion zu kommunzieren.
Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo 
Wie kann ich mithilfe von Chats andere Mitarbeiter oder BMD Com-User kontaktieren?
Wie kann ich mithilfe von Chats andere Mitarbeiter oder BMD Com-User kontaktieren?
Hinweis
 | Über den Parameter Mitarbeiterfotos in Windows anzeigen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Chats können Sie steuern, ob in den jeweiligen Bereichen (Details unterhalb) Mitarbeiterfotos angezeigt werden sollen oder nicht.
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Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Chats
Im Bereich Chats bekommen Sie einen Überblick darüber, welchen Chats Sie zugeordnet sind. Es wird Ihnen der Betreff des Chats, die zugeordneten Personen sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Chatnachricht angezeigt. Links neben den Informationen zum Chat sehen Sie das Mitarbeiterfoto des Teilnehmers, der als erster Teilnehmer zum Chat hinzugefügt worden ist, aber nicht der eigene Teilnehmer ist.
In diesem Bereich haben Sie auch die Möglichkeit, einen Chat über die Funktion Verlassen in der Menüleiste zu verlassen. Verlässt man den Chat, kann man weiterhin den bisherigen Verlauf des Chats einsehen, kann aber keine neuen Nachrichten mehr senden und empfängt auch keine neuen Nachrichten mehr.
Verlässt ein Teilnehmer einen Chat, lautet der Sprechblasentext: "Max Muster hat den Chat verlassen."
Hinweis
| Wird ein Teilnehmer dem Chat wieder hinzugefügt, sieht er auch jene Nachrichten, die in seiner Abwesenheit gesendet worden sind. |
Über die Combobox in diesem Bereich können Sie definieren, welche Chats Sie angezeigt bekommen möchten. Sie können zwischen "Alle", "Ungelesen" und "x Tage" wählen. Beim Start des Fensters steht diese Combobox immer auf der Ausprägung "x Tage". Die Anzahl der Tage können Sie im Parameter Anzahl Tage Chats laden, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Chats, definieren.
In diesem Parameter können Sie die Anzahl der Tage definieren, die für die Comboboxausprägung "x Tage" im Fenster "Chats" verwendet werden soll. Wenn Sie z. B. den Wert "10" definieren, werden Ihnen bei der Comboboxausprägung "10 Tage" alle Chats angezeigt, bei denen in den letzten 10 Tagen eine Nachricht gesendet worden ist. |
Hinweis
| Erst wenn der Ersteller des Chats die erste Nachricht verschickt hat, wird der Chat für die anderen Teilnehmer im Bereich Chats sichtbar. |
Weiters haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit, einen neuen Chat zu erstellen und einen bestehenden Chat zu bearbeiten bzw. zu löschen. Auch besteht die Möglichkeit, dass ein Chat mit einem BMD Com-Benutzer im Kontaktjournal angezeigt wird. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat: Teilnehmer auswählen.
Hinweis
| Wenn Sie einen Chat löschen, wird der Chat nur für Ihren Benutzer gelöscht. Das heißt, andere zugeordnete Teilnehmer haben weiterhin Zugriff auf den von Ihnen gelöschten Chat. Nur wenn alle Teilnehmer diesen Chat löschen, ist dieser komplett gelöscht und ein Zugriff darauf nicht mehr möglich. |
Im Bereich Chats haben Sie auch die Möglichkeit, über die Filterleiste unten per Volltextsuche die Chats zu durchsuchen.
Folgende Suchkriterien werden bei der Volltextsuche berücksichtigt:
- Betreff des Chats
- Chattext
- Dateiname von Dokumenten
- Vor- und Nachname der Teilnehmer
- Chat-ID
Die Symbole rechts neben dem Chat haben folgende Bedeutung:
 | Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass Sie am aktuellsten Stand dieses Chats sind. Das heißt, Sie haben die letzte eingetroffene Chatnachricht gelesen. |
 | Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass eine neue Chatnachricht eingetroffen ist, die Sie noch nicht gelesen haben. |
 | Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass in diesem Chat keine Nachricht innerhalb der letzten sieben Tage versendet worden ist. |
Als Teilnehmer eines Chats haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen Chat zu schließen bzw. wieder zu öffnen. Ist ein Chat geschlossen, können keine neuen Nachrichten versendet/zurückgerufen werden, keine neuen Teilnehmer hinzugefügt und keine Dokumentenzuordnungen entfernt werden. Damit die eben genannten Abläufe wieder funktionieren können, muss der Chat von einem Teilnehmer wieder geöffnet werden. Beim Schließen/Öffnen eines Chats werden folgende automatisierte Chatnachrichten versendet:
Zuordnungsmöglichkeiten
Sie können außerdem in den Fenstern Kunden, Aufgaben und Buchen einen Chat zu den Datensätzen erstellen, indem Sie im jeweiligen Fenster im Feld "Chat" den Chat mit der Funktion Chat bzw. in der Liste per Doppelklick erstellen. Unterhalb wird das Vorgehen am Beispiel des Feldes in den Aufgaben beschrieben, es funktioniert in den anderen Bereichen aber ident.
Mit der Funktion Chat bzw. mit einem Doppelklick können Sie in diesem Feld einen Chat zur Aufgabe erstellen. Es öffnet sich das Fenster "Teilnehmer auswählen", wo Sie die Möglichkeit haben, einen neuen Chat zu erstellen bzw. Mitarbeiter oder Kunden zu einem Chat hinzuzufügen oder zu entfernen. Hinweis
Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chats. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Quelldatensatz öffnen | Diese Funktion ist aktiv, wenn der Chat ausgehend von einem Bewegungsdatensatz (Aufgabe, Buchung ...) erstellt worden ist. Ist z. B. zu einer Aufgabe ein Chat erstellt worden und es wird zu diesem Chat die Funktion "Quelldatensatz öffnen" ausgeführt, öffnet sich das Aufgabenfenster der betroffenen Aufgabe. |
 Schließen | Mit dieser Funktion kann der Ersteller des Chats den Chat schließen, damit keine neuen Nachrichten versendet/zurückgerufen werden können, keine neuen Teilnehmer hinzugefügt und keine Dokumentenzuordnungen entfernt werden können. |
 Öffnen | Mit dieser Funktion kann der Ersteller des Chats einen bereits geschlossenen Chat wieder öffnen. Die Funktion ist nur bei geschlossenen Chats aktiv. |
Chatbereich
Im Chatbereich werden Ihnen die letzten 30 versendeten Chatnachrichten der zugeordneten Teilnehmer angezeigt. Falls weitere Nachrichten vorhanden sind, erscheint am oberen Rand eine gelbe Anzeige "Ältere Nachrichten laden (Anzahl)", über die jeweils 30 weitere Nachrichten nachgeladen werden können. Wenn keine älteren Nachrichten mehr verfügbar sind, wird die Anzeige nicht eingeblendet.
Die Nachrichten, die Sie empfangen, werden in einer blauen Bubble angezeigt, das Foto des Absenders befindet sich links davon. Von Ihnen gesendete Nachrichten werden in einer grünen Bubble angezeigt, ohne dass Ihr eigenes Mitarbeiterfoto aufscheint. Unterhalb der Bubbles erhalten Sie noch die Information, wann und von wem die Nachricht versendet worden ist.
Einen Text können Sie entweder über die Schaltfläche Senden oder über STRG + Enter versenden. Das Drücken der Entertaste bewirkt einen Zeilenumbruch im Chatbereich, um in einer weiteren Zeile weiterzuschreiben, löst aber kein Senden der Nachricht aus.
Im Chatbereich können Sie Bilder direkt im Textfeld senden, wenn Sie zuvor im Textfeld einen Text erfasst haben. Überschreitet das gesendete Bild die maximale Größe, wird das Bild komprimiert. Mit einem Klick auf das gesendete Bild, öffnet sich das Bild in Originalgröße.
Hinweis
| Die hier versendeten Bilder werden im Dokumentenbereich nicht angehängt bzw. zugeordnet. |
Sie haben im Chatbereich auch die Möglichkeit, über die Emoji-Auswahl Emojis auszuwählen und zu senden. Sie können auch mehrere Emojis gleichzeitig auswählen und senden.
Nachrichten zurückrufen
Über die Funktion Zurückrufen können Sie Chatnachrichten bzw. Dokumente, die noch von keinem anderen Teilnehmer des Chats gelesen worden sind, zurückrufen, das heißt, diese Nachricht wird gelöscht und im Chatbereich nicht mehr angezeigt. Die anderen Teilnehmer werden nicht benachrichtigt, wenn Sie Chatnachrichten zurückrufen.
Ist die Chatnachricht schon von einem Teilnehmer gelesen worden, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie die Funktion Zurückrufen wählen:
Ist bereits eine neuere Nachricht von einem anderen Teilnehmer eingetroffen, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie die Funktion Zurückrufen wählen:
Dokumente senden
Um ein Dokument im Chatbereich zu versenden, haben Sie zwei Möglichkeiten:
 | Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument direkt von Ihrem PC aus einem lokalen Verzeichnis auswählen und an die Teilnehmer des Chats senden. |
 | Über diese Funktion können Sie ein bereits im BMD DMS archiviertes Dokument auswählen und an die Teilnehmer des Chats senden. |
Vor dem Versenden von Dokumenten erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie das Dokument wirklich senden möchten:
Hinweis
| Dokumente, welche über eine der beiden oben genannten Funktionen gesendet werden, werden auch in einer eigenen Bubble dargestellt. Zusätzlich werden alle im Chat gesendeten Dokumente gesammelt im Bereich "Dokumente" verwaltet. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, schnell auf alle Dokumente dieses Chats zuzugreifen, ohne diese extra im Chatbereich zu suchen. |
Automatisierte Chatnachrichten
In manchen Fällen werden im Chatbereich automatisierte Chatnachrichten versendet. Diese werden in anderen Bubble-Farben dargestellt.
Wird ein Teilnehmer zum Chat hinzugefügt oder verlässt ein Teilnehmer den Chat, wird dies in einer hellblauen Bubble im Chatbereich angezeigt:
Ist ein Teilnehmer abwesend, erhält der Chatpartner eine Chatnachricht, in der das Datum der Abwesenheit enthalten ist. Diese Information wird in einer gelben Bubble im Chatbereich angezeigt:
Hinweis
| Die automatisierte Chatnachricht in Bezug auf die Abwesenheit erscheint bei einem neuen Chat erst, sobald jemand die erste Nachricht versendet hat. Wird ein abwesender Teilnehmer zu einem bestehenden Chat, mit bereits versendenten Chatnachrichten, hinzugefügt, erscheint die automatisierte Chatnachricht in Bezug auf die Abwesenheit sofort. Weiters ist zu beachten, dass diese Information nur einmal versendet wird. Wenn der abwesende Teilnehmer jedoch den Chat öffnet, die neuesten Chatnachrichten liest und sich dann wieder aus der NTCS ausloggt, wird bei der nächsten neuen Chatnachricht erneut diese automatisierte Chatnachricht versendet. |
Teilnehmer
Hier werden alle dem Chat zugeordneten Personen aufgelistet. In diesem Bereich haben Sie ebenso die Möglichkeit, weitere Teilnehmer hinzuzufügen und zu entfernen. Wenn Sie die Funktion Teilnehmer hinzufügen aufrufen, haben Sie jedoch nicht die Möglichkeit, den Betreff des Chats zu bearbeiten. Das ist nur im Bereich Chats möglich.
Hinweis
| Die Sortierung der Teilnehmer in der Teilnehmerliste können Sie nicht beeinflussen. Als erstes wird immer der Ersteller des Chats angezeigt. Danach werden die Teilnehmer nach dem Datum, an dem Sie hinzugefügt worden sind, sortiert. |
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, einen Teilnehmer eines Chats über die Funktion Teilnehmer entfernen in der Menüleiste zu entfernen. Der entfernte Teilnehmer kann weiterhin den bisherigen Verlauf des Chats einsehen, kann aber keine neuen Nachrichten mehr senden und empfängt auch keine neuen Nachrichten mehr. Das Entfernen von BMD Com-Benutzern ist nicht erlaubt.
Wird ein Teilnehmer entfernt, lautet der Sprechblasentext: "Max Muster wurde aus dem Chat entfernt."
Hinweis
| Wird ein Teilnehmer dem Chat wieder hinzugefügt, sieht er auch jene Nachrichten, die in seiner Abwesenheit gesendet worden sind. |
Hat ein Teilnehmer die Chatnachricht gelesen, können Sie unter dem Namen des Teilnehmers nachvollziehen, wann genau die Nachricht gelesen worden ist. Rechts neben dem Teilnehmer können folgende Symbole mit dieser Bedeutung angezeigt werden:
| Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass der Teilnehmer die zuletzt empfangene Chatnachricht gelesen hat. |
 | Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass der Teilnehmer die zuletzt empfangene Chatnachricht noch nicht gelesen hat. |
Hinweis
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Beim Mitarbeiterfoto des Teilnehmers wird rechts unten auch der Anwesenheitsstatus aus der Zeiterfassung angezeigt. Folgende Status werden hier abgebildet:
 | Der Mitarbeiter ist anwesend. |
 | Der Mitarbeiter ist erreichbar. |
 | Der Mitarbeiter ist abwesend. |
Hinweis
| Diese Information kann nur angezeigt werden, wenn Sie die Zeiterfassung (Lizenzpaket 22) im Einsatz haben. Abhängig von der Zeitbuchung wird der Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters dann in diesem Fenster angezeigt. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Teilnehmer hinzufügen | Mit dieser Funktion können Sie über die gelben Pfeile in der Mitte die gewünschten Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer von der linken auf die rechte Seite (Teilnehmer) verschieben und damit dem Chat zuordnen. Um einen Mitarbeiter einem Chat zuordnen zu können, ist es zwingend nötig, dass dem jeweiligen Mitarbeiter eine User-ID zugeordnet ist. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chats: Teilnehmer auswählen. |
Dokumentenbereich
Im Dokumentenbereich sehen Sie alle dem Chat zugeordneten Dokumente.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Dokument ansehen | Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, das in der Dokumentenliste markierte Dokument zu öffnen. | ||
| Zu Dokument in DMS | Verweist auf die zugeordneten Dokumente im DMS u. a. zur Bearbeitung, zum Versenden usw. Das ausgewählte Dokument wird Ihnen in der Dokumentenliste angezeigt. | ||
 Archivieren | Wenn Sie im Chatbereich ein Dokument versendet haben, das noch nicht im BMD DMS archiviert ist, haben Sie über diese Funktion die Möglichkeit, das markierte Dokument zu archivieren. Bei einem bereits archivierten Dokument ist diese Funktion inaktiv. Hinweis
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 Zuordnung entfernen | Mit dieser Funktion können Sie Dokumente, die bereits von einem anderen Teilnehmer gelesen worden sind, zurückrufen. Diese Aktion wird im Chatbereich durch eine eigene Bubble dargestellt:  Wird die Zuordnung eines Dokuments entfernt, wird das Dokument nur im Fenster "Chats" entfernt. Das heißt, es ist weiterhin im DMS bzw. im lokalen Verzeichnis aufrufbar. Hinweis
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Benachrichtigungen bei neuen Chatnachrichten
Wenn der Teilnehmer nicht den Chat bzw. die NTCS geöffnet hat, wird er bei neuen Chatnachrichten benachrichtigt. Folgende zwei Möglichkeiten der Benachrichtigung gibt es.
1. Pop-up
Ist der Teilnehmer in der NTCS eingeloggt, hat aber nicht das Fenster "Chats" geöffnet, wird er in der NTCS bei neuen Chatnachrichten durch ein Pop-Up benachrichtigt. Mit dem Klick auf den Link Chats öffnen gelangen Sie direkt zum Chat.
Hinweis
| Dieses Pop-up erscheint jedoch nur, wenn folgende Einstellungen getroffen werden:
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Hinweis
| Wenn Sie dieses Pop-up einmal bewusst schließen, erscheint dieses nicht mehr, auch wenn Sie die Nachricht dann nicht lesen; erst bei der nächsten Nachricht erscheint diese Info erneut. |
2. E-Mail
Ist der Teilnehmer nicht in der NTCS eingeloggt, wird er bei neuen Chatnachrichten per E-Mail benachrichtigt. Was für ein Text in der E-Mail enthalten sein soll, können Sie im Fenster HTML-Vorlagen für die Chats definieren. Hinterlegen müssen Sie die gewünschte HTML-Vorlage in diesem Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow.
In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen zu Chats mit ungelesenen Nachrichten herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen. |
Hinweis
| Wenn Sie den Link zum Chat in der E-Mail öffnen, erhalten Sie folgende Meldung, sofern Sie den Chat bereits gelöscht bzw. verlassen haben:  Wenn Sie den Link zum Chat in der E-Mail öffnen, erhalten Sie folgende Meldung, sofern alle Teilnehmer (inklusive Ihnen) den Chat bereits gelöscht haben:  |
Hinweis
| Tritt der Fall ein, dass die E-Mails zu den Chats in den Spam-Ordner verschoben werden, obwohl alle Einstellungen getroffen worden sind, sollten Sie ggf. folgende TOOLS Parameter unter TOOLS → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail überprüfen.
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