DMS-Vorschlagswerte
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-VorschlagswerteIn diesem Fenster können Sie die Vorschlagswerte für eine Archivierung aus anderen Programmteilen hinterlegen.
Der DMS-Vorschlagswert dient zur zentralen Erfassung von Archivierungsparametern für die Archivierung automatisch erstellter Dokumente in NTCS.
Hinweis
 | Ein DMS-Vorschlagswert kann grundsätzlich entweder für eine Firma oder einen Lohn-Datenbestand erfasst werden, aber nicht für beides. Die Felder bei der Neuanlage schließen sich gegenseitig aus, weitere Information dazu erhalten Sie in der  Feldauswahl zu den DMS-Vorschlagswerten. Es besteht aber die Möglichkeit, den DMS-Vorschlagswert weder für eine Firma noch für einen Lohn-Datenbestand zu erfassen. Welche Auswirkungen das mit sich bringt, erfahren Sie in den Hintergrundinformationen dieser Fensterhilfe. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Einstiegsfeld Firma können Sie eine Firma auswählen, zu der Ihnen die DMS-Vorschlagswerte angezeigt werden sollen. Das Einstiegsfeld Datenbestand dient dazu, sich alle Vorschlagswerte anzeigen zu lassen, die einen Lohn-Datenbestand betreffen.
Hinweis
| Diese beiden Einstiegsfelder schließen sich gegenseitig aus, das heißt, Sie können entweder nach Vorschlagswerten einer bestimmten Firma oder eines Datenbestandes filtern. Ist eine Firma eingetragen und Sie geben auch noch einen Datenbestand ein, wird der Wert im Feld Firma geleert und umgekehrt. Sie haben aber die Möglichkeit, beide Einstiegsfelder leer zu lassen, dann werden Ihnen alle DMS-Vorschlagswerte aller Firmen und Datenbestände angezeigt. |
Vorschlagswerte
In dieser Liste werden Ihnen alle DMS-Vorschlagswerte entsprechend den Eingaben in den Einstiegsfeldern angezeigt.
Hintergrundinformationen
DMS-Vorschlagswert: FIBU - Buchen
Archivierungsvorgänge, die von FIBU-Buchungsprogrammen angestoßen werden, reagieren nur auf den DMS-Vorschlagwert FIBU - Buchen und fallen nicht, wie andere FIBU-Funktionen, auf den DMS-Vorschlagswert FIBU - Allgemein zurück.
Spezialfall: LEA Honorarnoten in Mandantenarchiv ablegen
Ist der LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv auf "Archivieren wenn DMS-Vorschlag vorhanden" gestellt, steuert dies eine zusätzliche Archivierung der Honorarnoten ins Mandantenarchiv mit den hinterlegten Vorschlagswerten des Mandantenarchivs. Näheres zum Ablauf sowie zu den Voraussetzungen finden Sie direkt bei der Parameterhilfe.
Spezialfall: Vorschlagswerte ohne Firma und Datenbestand
Bei der Lohnverrechnung zum Beispiel ist es gewünscht, automatisch in das jeweilige Mandantenarchiv des Mandanten zu archivieren. Damit nicht für jeden Mandanten ein eigener Vorschlagswert mit dem entsprechenden Mandantenarchiv angelegt werden muss, besteht die Möglichkeit, Vorschlagswerte ohne die Felder Firma, Person, Datenbestand und Archiv zu erfassen und die Ermittlung des "richtigen" Mandantenarchivs NTCS zu überlassen.
Das Feld Archiv ist beim Erfassen eines DMS-Vorschlagswertes kein Pflichtfeld, wenn diese drei Felder Firma, Person oder Datenbestand leer sind. Neben dem Feld Archiv erscheint dann rechts der Hinweis, dass das Archiv automatisch zur Firma/Person ermittelt wird.
Priorität bei der Ermittlung des Archivs:
- Archiv, welches vom gestarteten Programm mitgegeben wird.
- Mandantenarchiv des Klienten, falls eines vorhanden ist.
- Archiv der eigenen Firma, unter der der Klient geführt wird.
Achtung!
 | Sollte es zu einer Firma mehrere Archive geben, können wir nicht beurteilen welches Archiv das "richtige" ist. Die Archivierung erfolgt in jenes Archiv dieser Firma, das als erstes ermittelt worden ist. |
Die Kategorie für die Archivierung dieser Dokumente kann auch ohne Archiv im DMS-Vorschlagswert definiert werden. Bei der Archivierung wird dann im ermittelten Archiv geprüft, ob eine Archivierung auf diese Kategorie in diesem Archiv möglich ist. Folgende Rückfallebenen kommen zur Anwendung, wenn die Kategorie im ermittelten Archiv nicht vorhanden ist.
Priorität bei der Ermittlung der Kategorie:
- Kategorie, welche im Vorschlagswert definiert wurde.
- Wenn im ermittelten Archiv nicht vorhanden, dann wird die Standardkategorie des Archivs herangezogen.
- Wenn auch keine Standardkategorie am Archiv hinterlegt ist, wird ohne Kategorie archiviert.
Lernvideo: