HTML-Vorlagen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM → Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-VorlagenIn diesem Fenster können Sie HTML-Vorlagen für den automatischen E-Mail Versand aus den verschiedenen Programmbereichen erstellen.
HTML-Vorlagen
Im linken Bereich dieses Fensters werden Ihnen alle HTML-Vorlagen einer Kategorie angezeigt.
Von welcher Kategorie diese Vorlagen angezeigt werden sollen, können Sie in der linken Combobox einstellen. Für folgende Programmteile können Sie HTML-Vorlagen erstellen:
- Termine
- Aufgaben
- Fristen (inkl. Fristencontroller)
- Besprechungsprotokoll (Vorlage und Ausdruck)
- Standardbrief
- Abwesenheitsmanager
- Dienstnehmer
- Wecker
- Allgemeine Vorlagen
- Eventmanager
- Chats
- Leadmanagement
- Workflows
- Unterschriften
HTML-Vorlagen können auch sprachenabhängig angelegt werden. Über die zweite Combobox im linken Bereich können Sie auswählen, für welche Sprache Sie eine HTML-Vorlage erstellen bzw. eine bereits erstellte ansehen möchten. Sollte bei der ausgewählten Sprache noch keine Vorlage hinterlegt sein, erscheint neben dieser Combobox der folgende Eintrag:
Hinweis
 | Im Vorschaubereich rechts wird in einem solchen Fall die HTML-Vorlage der Standardsprache angezeigt. Sollten Sie aber für die ausgewählte Sprache eine neue HTML-Vorlage erstellen, kann die Vorlage für die Standardsprache aber nicht überschrieben werden. |
Betreff
Oberhalb des Vorschaubereichs einer HTML-Vorlage haben Sie die Möglichkeit einen Betreff zu hinterlegen, der dann auch als E-Mail Betreff verwendet wird. Mit einem Klick auf dieses Symbol 
gelangen Sie in den HTML-Editor, in dem Sie den von Ihnen gewünschten Betreff hinterlegen können. Hier können Sie auch Datenbankfelder einfügen, die dann beim Versenden der E-Mail ermittelt werden.
gelangen Sie in den HTML-Editor, in dem Sie den von Ihnen gewünschten Betreff hinterlegen können. Hier können Sie auch Datenbankfelder einfügen, die dann beim Versenden der E-Mail ermittelt werden. Beispiel
 | Zum Beispiel können Sie bei der HTML-Vorlage, die beim Anlegen eines Termins verwendet werden soll, neben einem fixen Text auch die Felder Betreff bzw. Termindatum einfügen.  Diese beiden Felder werden dann vom neu angelegten Termin ermittelt und im Betreff der E-Mail eingefügt.  |
Vorschau
In diesem Bereich wird Ihnen die links selektierte HTML-Vorlage in der Vorschau angezeigt.
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Importieren BMD Standard | Importiert BMD Standardvorlagen. Diese können Sie auch unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → Importe Standards → HTML-Vorlagen importieren. Eine Standardvorlage kann nicht bearbeitet werden! |
 HTML-Vorlage bearbeiten | Mit dieser Funktion können Sie eine HTML-Vorlage zum Bearbeiten in einem eigenen HTML-Editor öffnen. |
 Betreff bearbeiten | Mit dieser Funktion können Sie einen HTML-Editor zum Erstellen bzw. zur Bearbeitung eines Betreffs öffnen, der hier erstellte Betreff wird dann auch als E-Mail Betreff beim Versand verwendet. |
 Vorlagedaten bearbeiten | Durch diese Funktion können Sie das Fenster zum Bearbeiten der Grunddaten der HTML-Vorlage öffnen. Sie können hier die Bezeichnung der Vorlage ändern bzw. eine Datenbesitzergruppe für Ansehen sowie. Bearbeiten hinterlegen. |
 Sprach-Vorlage löschen | Mit dieser Funktion, können Sie die selektierte HTML-Vorlage jener Sprache löschen, die Sie in der Combobox ausgewählt haben. |
 Alle Reportsperren aufheben | Hebt alle Sperren auf, sodass von anderen Usern gesperrte Reports bearbeitet werden können. Dies sollte nur in einem Notfall gemacht werden und nur nach Rücksprache mit einem BMD Mitarbeiter! |
| Alle eigenen Reportsperren aufheben | Hebt Sperren auf, sodass eigene gesperrte Reports bearbeitet werden können. Dies sollte nur in einem Notfall gemacht werden und nur nach Rücksprache mit einem BMD Mitarbeiter! |
 Nur Reports anzeigen, die in Druckereinstellungen referenziert werden | Mit dieser Funktion können Sie die Liste der Reports danach filtern, dass Ihnen nur mehr Reports angezeigt werden, die in Druckereinstellungen hinterlegt sind. Diese Funktion hat in den HTML-Vorlagen grundsätzlich keine Auswirkung. |
 Alle Reports BMD NTCS-weit anzeigen (Administrator) | Zeigt alle Reports der NTCS an. Nach Schließen und neuem Öffnen des Fensters werden wieder die HTML-Vorlagen angezeigt. |
HTML-Vorlagen können zum Beispiel für den E-Mail Versand von Neuanlagen, Bearbeitungen bzw. Löschvorgängen von Terminen, Aufgaben bzw. Fristen verwendet werden. Dazu erstellen Sie die Vorlagen und hinterlegen diese anschließend in den Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow. Weitere Infos zu den einzelnen Bereichen, in denen mit HTML-Vorlagen gearbeitet werden kann, erhalten Sie unterhalb:
Termin HTML-Vorlagen
Für den Versand von Terminbenachrichtigungsmails können Sie hier HTML-Vorlagen anlegen, welche beim Versand der E-Mails aus den Terminen verwendet werden. Welche Voraussetzungen für den Versand mit HTML-Vorlagen gegeben sein müssen, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.
Bei Mehrtagesterminen wird in der E-Mail-Benachrichtigung automatisch der gesamte Zeitraum (Von-Datum und Bis-Datum) angeführt, wenn Sie das Feld Termin-Zeitraum in die HTML-Vorlage einfügen. Damit können Sie die gleichen Vorlagen sowohl für Eintages-, Mehrtages- und Serientermine verwenden.
Hinweis
| Zusätzlich für den Versand von E-Mails für die Neuanlage, das Bearbeiten bzw. das Löschen von Terminen, können Sie für folgende Programmabläufe HTML-Vorlagen für Termine hinterlegen:
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Aufgabe HTML-Vorlagen
Für den Versand von Aufgabenbenachrichtigungsmails können Sie hier HTML-Vorlagen anlegen, welche beim Versand der E-Mails aus den Aufgaben verwendet werden. Welche Voraussetzungen für den Versand mit HTML-Vorlagen gegeben sein müssen, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.
Hinweis
| Zusätzlich für den Versand von E-Mails für die Neuanlage, das Bearbeiten bzw. das Löschen von Aufgaben, können Sie für folgende Programmabläufe HTML-Vorlagen für Aufgaben hinterlegen:
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Frist HTML-Vorlagen
Für den Versand von Fristbenachrichtigungsmails können Sie hier HTML-Vorlagen anlegen, welche beim Versand der E-Mails aus den Fristen verwendet werden. Welche Voraussetzungen für den Versand mit HTML-Vorlagen gegeben sein müssen, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen.
Hinweis
| Zusätzlich für den Versand von E-Mails für die Neuanlage, das Bearbeiten bzw. das Löschen von Fristen, können Sie für folgende Programmabläufe HTML-Vorlagen für Fristen hinterlegen:
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Besprechungsprotokoll HTML-Vorlagen
Hier können Sie HTML-Vorlagen für das Besprechungsprotokoll definieren, diese können für folgende Abläufe verwendet werden:
- Textvorschlag für den Reiter "Protokoll" bei der Neuanlage eines Besprechungsprotokolls.
- Ausdruck von Besprechungsprotokollen
- E-Mail Versand von Besprechungsprotokollen
Weitere Informationen, wo diese HTML-Vorlagen zu hinterlegen sind und wie diese angewendet werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll.
Standardbrief HTML-Vorlagen
Im Standardbrief haben Sie die Möglichkeit, eine HTML-Vorlage als Mailtext zu hinterlegen. Diese wird beim Versand der Briefe mittels E-Mail herangezogen.
Diese Vorlage muss auf der Briefvorlage → rechte Maustaste → Briefeinstellungen → Punkt "Mailen" → im Feld "Text" hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Einstellungen zu einer Standardbriefvorlage.
Abwesenheitsmanager HTML-Vorlagen
In diesem Bereich können Sie HTML-Vorlagen erstellen, die als Textvorschlag bei der Neuanlage einer Abwesenheit im Abwesenheitstext vorgeschlagen werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Abwesenheitsmanager.
Wecker HTML-Vorlagen
Hier können Sie HTML-Vorlagen definieren, die beim Auslösen eines Weckers per E-Mail versendet werden sollen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Wecker.
Allgemeine Vorlagen
Unter diesem Comboboxeintrag können Sie allgemeine HTML-Vorlagen anlegen, in folgenden Programmteilen können diese aktuell verwendet werden:
- Für die Anzeige der Risikobeurteilung in der Geldwäsche-Richtlinie können Sie eigene HTML-Vorlagen definieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Geldwäsche-Richtlinie.
Chat-HTML-Vorlagen
Hier können Sie HTML-Vorlagen definieren, die bei neuen Chatnachrichten bei einer Abwesenheit eines Teilnehmers per E-Mail an den abwesenden Teilnehmer versendet werden sollen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chats.
Lead HTML-Vorlagen
Hier können Sie HTML-Vorlagen definieren, die beim Empfangen von E-Mail-Benachrichtigungen bei der Neuanlage eines Leads herangezogen werden können. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement.
Hinweis
| Zusätzlich für den Versand von E-Mails für die Neuanlage von Leads, können Sie für folgende Programmabläufe HTML-Vorlagen für Leads hinterlegen:
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Workflows
Hier können Sie HTML-Vorlagen definieren, um bei Workflows je Aufgabenaktion den Aufgabentext bzw. den Aufgabenbetreff variabel steuern zu können.
Als variable Felder können Sie jene aus den Fristen bzw. Terminen, jene aus dem Leadmanagement sowie ausgewählte Felder vom Dokument heranziehen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, je Workflowart die entsprechenden Felder in den Betreff bzw. Aufgabentext zu übernehmen. Hinterlegen können Sie diese Vorlage auf der Aufgabenaktion im Feld "HTML-Textvorlage", welches bei allen Workflowfunktionen aktiv ist.
Hinweis
| Der, in der HTML-Vorlage definierte, Betreff wird als Aufgabenbetreff herangezogen und übersteuert einen eventuell vorhandenen Betreff der Aufgabenaktion. Wenn Sie die in der HTML-Vorlage definierten Informationen auch gleich in der E-Mail bez. Aufgabenneuanlage enthalten haben möchten, können Sie das Feld "Text" in die für die Aufgabenneuanlage verwendete HTML-Vorlage einfügen. |
Hintergrundinformationen
In den Benachrichtigungs-E-Mails von Terminen können auch die Veränderungen des Termins bzw. der Aufgabe angezeigt werden, wenn diese z. B. verschoben, delegiert etc. werden. Die Veränderungen am Termin bzw. der Aufgabe werden im E-Mail in einer Tabelle angezeigt, wenn auf der HTML-Vorlage das Feld "Veränderungen" eingefügt ist.
Die Anzeige der Veränderungen (von Datum, Uhrzeit, Abfahrtszeit, Betreff, Auswärts/Anwesend, Person/Institution, Kontaktperson, Langtext (mit "hat sich geändert"), Terminkennzeichen, Projekt, Terminort, Ressourcen, Priorität, Erledigt, Zusage, Verteilung) sind nur mit dem HTML-Mailing möglich!
Mitarbeiter benachrichtigen
Unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow finden Sie die grundsätzlichen Einstellungen, damit ein E-Mail-Versand generell möglich ist.
In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet. Hinweis
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Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie die Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Oulook) oder als Interne Nachricht erhalten möchten. Je nachdem, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie einen dieser beiden Werte im Parameter eintragen. 1 = Benachrichtigungen per Mail 2 = Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem Hinweis
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Regelt, ob und welche Nachrichten man als Empfänger erhalten möchte. 1 - Es werden alle Nachrichten empfangen 2 - Es werden keine Nachrichten empfangen 3 - Es werden nur Nachrichten mit hoher Priorität empfangen |
Steuert, ob für Erinnerungen u. eingehende interne Nachrichten, rechts unten am Desktop, ein kleines Fenster erscheint. |
Damit eine Benachrichtigung Ihrer Mitarbeiter stattfindet, müssen Sie zusätzlich in den TOOLS Parametern (TOOLS → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail Einstellungen) die relevanten Einstellungen wie SMTP-Server, SMTP-Passwort etc. hinterlegen.
Hinterlegen Sie hier den SMTP-Server. Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist (z. B. smtp.office365.com). |
Hinterlegen Sie hier den User für den Zugriff auf das SMTP-Konto. Dies kann je nach Anbieter z. B. ein Benutzername oder die Mail-Adresse sein (Beispiel Microsoft 365: die Mail-Adresse, die Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen). |
Hinterlegen Sie hier das Passwort Ihres SMTP-Benutzers (Beispiel Microsoft 365: das Passwort, das Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen). |
Vorlage erstellen - Vorgefertige Tabellen einfügen
Erstellen Sie eine Vorlage zu den Besprechungsprotokollen, so können Sie im Fenster HTML-Editor unter Tabelle → Vorgefertige Tabelle einfügen... eine vorgefertigte Tabelle einfügen. Wählen Sie hier z. B. die Tabelle "Aufgaben", so werden genau die Spaltenüberschriften eingefügt, die in diesem Moment (im Moment des Einfügens dieser Tabelle) im Besprechungsprotokoll am Karteireiter "Aufgaben" angezeigt werden.
Ebenso mit Teilnehmer (Reiter "Teilnehmer" - Spalten der Liste der Teilnehmer) und Termine (im Besprechungsprotokoll Reiter "Termine"). Deshalb empfehlen wir Ihnen, zuerst die Spalten im Besprechungsprotokoll Reiter "Termine", "Aufgaben", "Teilnehmer" anzupassen, und anschließend bei den HTML-Vorlagen die vorgefertigte Tabelle einzufügen.
 | Siehe auch: |
Lernvideo: