Fristencontroller
Allgemeines
Der Fristencontroller (Stapel) soll Sie bei der rechtzeitigen Erledigung von Fristen unterstützen - durch automatisch generierte Fristerinnerungs-E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten an die zuständigen Sachbearbeiter, Abteilungsleiter bzw. Geschäftsführer. Dadurch kann das Risiko, ein Fristdatum zu übersehen, minimiert werden. Solche Fristerinnerungs-E-Mails dienen in erster Linie Personen, die nicht ständig mit den Fristen in NTCS arbeiten.
Einsatzmöglichkeiten
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um Fristerinnerungs-E-Mails an die entsprechenden Personen zu verschicken. Zum einen besteht die Möglichkeit, nur den Sachbearbeiter über alle seine in einem bestimmten Zeitraum ablaufenden Fristen zu informieren. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, einen Fristencontroller einzurichten, der für alle Fristen, welche das Vorwarndatum bzw. das Fristdatum erreichen, eine separate E-Mail an den Sachbearbeiter und bei Bedarf zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters, Abteilungsleiter sowie an den Geschäftsführer versendet.
Die Tabelle unterhalb bietet Ihnen einen Überblick, welche Art für Ihr Anliegen am besten geeignet ist.
| Fristerinnerung | Fristencontroller |
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Beide Möglichkeiten können nur mit Hilfe eines Stapels realisiert werden, die Einstellungsmöglichkeiten werden in den folgenden Kapiteln 2.1. und 2.2. beschrieben. Grundlegende Informationen zum Anlegen eines Stapels erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stapel definieren.
Fristerinnerungs-E-Mails an Sachbearbeiter
Damit der Mitarbeiter eine E-Mail mit allen Fristen bekommt, die in einem bestimmten Zeitraum fällig werden, müssen Sie zusätzlich zum Stapel Fristerinnerungen per E-Mail senden
noch den Parameter Erinnerungs-E-Mail X Tage vor Fristdatum setzen. In diesem Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein können Sie die Anzahl der Tage eintragen, die der Sachbearbeiter vor Ablauf der Frist erinnert werden soll.
Dieser Parameter regelt den Zeitraum, für den Fristerinnerungsmails an den Sachbearbeiter verschickt werden sollen. Sie können hier die Anzahl der Tage eintragen, die der Sachbearbeiter vor Ablauf der Frist erinnert werden soll. |
Zusätzlich können Sie auch je Fristart über diese beiden Felder steuern, ob Fristen dieser Art grundsätzlich für die E-Mail-Erinnerung berücksichtigt werden sollen bzw. ob diese mit einer abweichenden Einstellung wie im Parameter oberhalb definiert, behandelt werden sollen.
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Fristart für den Stapel Fristerinnerungen per E-Mail senden berücksichtigt werden soll. Bei Neuanlage einer Fristart ist dieses Feld automatisch aktiv. |
In diesem Feld können Sie für die Fristart festlegen, wie viele Tage vor dem Erreichen des Fristdatums vom Stapel Fristerinnerungen per E-Mail senden Sie benachrichtigt werden wollen. |
Hinweis
 | Die Häufigkeit dieser E-Mails an die Sachbearbeiter hängt davon ab, wie oft dieser Stapel ausgeführt wird. Jedes Mal, wenn dieser Stapel ausgeführt wird, wird geprüft, welche Fristen anhand der eingegebenen Tage im oben genannten Parameter fällig sind. Eine Liste aller ermittelten fälligen Fristen wird dann als E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter geschickt. Die Häufigkeit, mit der dieser Stapel ausgeführt wird, kann im Fenster Geplante Ausführung definiert werden. |
Beispiel
 | Wenn Sie in diesem Paramter 10 Tage eintragen und den Stapel ausführen, erhalten die Sachbearbeiter eine E-Mail mit allen noch offenen Fristen, deren Fristdatum in 10 Tagen oder weniger erreicht ist. Zusätzlich werden in der E-Mail auch alle Fristen angeführt, deren Fristdatum bereits überschritten ist und die somit überfällig sind. Die E-Mail sieht dann wie folgt aus: Als Überschrift steht, welche Fristen in den nächsten 10 Tagen (Anzahl der Tage kommt vom Paramter Erinnerungs-E-Mail X Tage vor Fristdatum) fällig werden und darunter folgt dann eine Auflistung aller Fristen mit den wichtigsten Daten (Betreff, Person, Fristart, Ersteller, Text ...).  |
Fristencontroller
Damit E-Mails an den Sachbearbeiter und die Vorgesetzten versendet werden, müssen zusätzlich zum Stapel Check_TAF noch zwei Voraussetzungen erfüllt sein, damit Fristerinnerungs-E-Mails generiert werden. Zum einen müssen die Parameter Prüfung Fristdatum und Benachrichtigung senden unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allemeine Einstellungen → Workflow auf Ja gesetzt sein. Ist dies nicht der Fall, werden trotz aktiven Stapels keine Fristerinnerungs-E-Mails generiert.
Alle offenen Fristen, deren Fristdatum in der Vergangenheit oder am heutigen Tag liegt, werden in einer Erinnerungs-E-Mail an den jeweiligen Bearbeiter geschickt. Haben Sie im Parameter "Prüfungszeitraum in Tagen" einen Wert eingegeben, erfolgt die Prüfung der Fristen auch im Voraus (heute + X Tage). Der Parameter ist nur dann gültig, wenn der Fristencontroller aktiviert ist. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fristencontroller. |
In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet. Hinweis
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Zum anderen müssen Sie im Mitarbeiterstamm bei den Mitarbeitern die Felder Geschäftsführer, Abteilungsleiter bzw. Stellvertreter des MA befüllen, damit der Fristencontroller weiß, an wen die Fristerinnerungs-E-Mail geschickt werden soll. Wird zum Beispiel kein Geschäftsführer im Mitarbeiterstamm gefunden, werden auch keine E-Mails verschickt.
Über verschiedene weitere Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow können Sie dann den Fristencontroller nach Ihren Wünschen anpassen. Sie können bestimmen, zu welchen Zeitpunkten die Erinnerungs-E-Mails verschickt werden sollen bzw. wer diese erhalten soll.
Zeitpunkt der Erinnerung
Über den Parameter Prüfungszeitraum in Tagen können Sie festlegen, wie viele Tage vor dem Erreichen des Fristdatums eine Erinnerungsmail verschickt werden soll. Die Erinnerungsmail wird dann verschickt, wenn das Fristdatum abzüglich der eingegebenen Tage in diesem Parameter das heutige Tagesdatum ergibt.
In Verbindung mit dem Parameter "Prüfung Fristdatum" können Sie hier den Prüfungszeitraum in Tagen beeinflussen. Im Normalfall werden alle offenen Fristen für die Benachrichtigung herangezogen, deren Fristdatum am heutigen Tag oder in der Vergangenheit liegt. Hier können Sie die Anzahl der Tage eingeben, für die die Prüfung im Voraus durchgeführt werden soll. Geben Sie hier beispielsweise den Wert 2 ein, erfolgt die Prüfung jener Fristen deren Fristdatum in der Vergangenheit, am heutigen Tag oder innerhalb der nächsten zwei Tage liegt. |
Zusätzlich können Sie noch über den Parameter Prüfung Vorwarndatum steuern, ob auch beim Erreichen des Vorwarndatums der Frist Erinnerungs-E-Mails verschickt werden sollen. Nur wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird das Vorwarndatum durch den Stapel Check_Taf geprüft.
Wenn der Fristencontroller aktiviert ist, überprüft das System laufend, ob es offene Fristen gibt, deren Vorwarndatum überschritten oder heute fällig ist. Alle betroffenen Mitarbeiter werden per E-Mail von den jeweiligen Fristen informiert. Beachten Sie, dass jede Frist nur einmal vorgewarnt wird. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fristencontroller. |
Hinweis
| Diese Erinnerungs-E-Mails werden über den Stapel "Check_TAF" nur ein einziges Mal versendet, je eine für das Erreichen des Vorwarndatums und das Erreichen des errechneten Fristdatums anhand des Parameters "Prüfungszeitraum in Tagen". Nach dem Versenden der Erinnerungs-E-Mails werden die Fristen mit einem Kennzeichen versehen, dass die Erinnerung via Mail schon erfolgt ist. Somit wird eine neuerliche Erinnerungsmail zu dieser Frist durch den Stapel nicht mehr generiert. |
Sind alle bis jetzt genannten Einstellungen getroffen, wird der Sachbearbeiter der Frist beim Vorwarndatum bzw. beim Ablauf der Frist informiert. Für eine zusätzliche Benachrichtigung von Geschäftsführer, Abteilungsleiter sowie Stellvertreter des Mitarbeiters sind die im Kapitel 2.2.2. erwähnten Parameter relevant.
Personen für Erinnerung definieren
Über folgende drei Parameter können Sie definieren, wer zusätzlich zum Sachbearbeiter der Frist noch eine Fristerinnerungsmail erhalten soll. Voraussetzung, damit diese drei Parameter eine Auswirkung haben, sind die Einstellungen unter den bisher im Kapitel 2.2. beschriebenen Parametern.
In diesem Parameter können Sie definieren, ob bzw. nach welchen Kriterien der Stellvertreter des Mitarbeiters durch den Fristencontroller benachrichtigt werden soll. Die Möglichkeiten sind in der Dokumentation zum Fristencontroller unter Punkt 2.2.2. Personen für Erinnerung definieren beschrieben. Voraussetzung dafür ist der aktivierte Parameter Benachrichtigungen senden. |
In diesem Parameter können Sie definieren, ob bzw. nach welchen Kriterien der Abteilungsleiter des Mitarbeiters durch den Fristencontroller benachrichtigt werden soll. Die Möglichkeiten sind in der Dokumentation zum Fristencontroller unter Punkt 2.2.2. Personen für Erinnerung definieren beschrieben. Voraussetzung dafür ist der aktivierte Parameter Benachrichtigungen senden. |
In diesem Parameter können Sie definieren, ob bzw. nach welchen Kriterien der Geschäftsführer des Mitarbeiters durch den Fristencontroller benachrichtigt werden soll. Die Möglichkeiten sind in der Dokumentation zum Fristencontroller unter Punkt 2.2.2. Personen für Erinnerung definieren beschrieben. Voraussetzung dafür ist der aktivierte Parameter Benachrichtigungen senden. |
Bei jedem dieser drei Parameter stehen Ihnen folgende vier Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
1 - keine Benachrichtigung | Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden keine Fristerinnerungs-E-Mails im Zuge des aktiven Fristencontrollers (Stapel Check_TAF) versendet. |
2 - bei Fristablauf | Bei dieser Ausprägung werden Fristerinnerungs-E-Mails zum Ablaufzeitpunkt der Frist versendet. Über den Parameter Prüfungszeitraum in Tagen können Sie definieren, wie viele Tage vor dem Erreichen des Fristdatums die Erinnerungsmail versendet werden soll. |
3 - bei Frist-Vorwarnzeitraum | Wenn Sie diese Ausprägung wählen, wird beim Erreichen des Vorwarndatums der Frist eine Erinnerungsmail verschickt. |
4 - bei Fristablauf und Frist-Vorwarnzeitraum | Bei dieser Einstellung werden sowohl beim Erreichen des Vorwarndatums sowie beim Erreichen des Fristdatums Erinnerungs-E-Mails verschickt. |
Beispiele
| Annahme: Zusätzlich zum Sachbearbeiter sollen noch der Abteilungsleiter und der Geschäftsführer des Sachbearbeiters eine Woche vor Ablauf der Frist erinnert werden. Einstellungen: Im Parameter "Prüfungszeitraum in Tagen" müssen Sie "7" Tage eintragen. Die beiden Comboboxen "Benachrichtigung Abteilungsleiter" und "Benachrichtigung Geschäftsführer" müssen Sie auf "2 - bei Fristablauf" stellen. Ergebnis: Wenn Sie nun den Stapel Check_TAF ausführen, bekommen der Sachbearbeiter, Abteilungsleiter und Geschäftsführer zu allen Fristen, die in sieben Tagen ablaufen, jeweils eine Fristerinnerungsmail mit dem Betreff "Achtung Frist abgelaufen". |
Beispiele
| Annahme: Der Sachbearbeiter, der Abteilungsleiter und der Geschäftsführer sollen zu unterschiedlichen Zeitpunkten Erinnerungs-E-Mails erhalten. Der Sachbearbeiter soll 10 Tage vor Ablauf über seine Fristen informiert werden, der Abteilungsleiter, sobald die Frist das Vorwarndatum erreicht, und der Geschäftsführer 2 Tage vor Ablauf der Frist. Einstellungen: Sie müssen einen Stapel definieren, der die zwei Stapelschritte mit den Stapeln Fristerinnerungen per E-Mail senden und Stapel Check_TAF enthält. Damit der Sachbarbeiter 10 Tage vor Fristablauf an alle seine Fristen erinnert wird, müssen Sie den Parameter "Erinnerungs-E-Mail X Tage vor Fristdatum" auf 10 Tage setzen. Für die Erinnerungs-E-Mails an den Abteilungsleiter zum Vorwarndatum müssen Sie den Parameter "Prüfung Vorwarndatum" auf "Ja" setzen. Zusätzlich müssen Sie den Parameter "Benachrichtigung Abteilungsleiter" auf "3 - bei Frist-Vorwarnzeitraum" setzen. Damit ein Fristerinnerungs-Mail 2 Tage vor Ablauf der Frist an den Geschäftsführer geht, müssen Sie den Parameter "Prüfungszeitraum in Tagen" auf 2 Tage stellen. Zusätzlich müssen Sie noch den Parameter "Benachrichtigung Geschäftsführer" auf "2 - bei Fristablauf" setzen. Ergebnis: Wenn Sie nun den Stapel mit den beiden Stapelschritten ausführen, werden folgende Mails versandt: Der Sachbearbeiter bekommt eine E-Mail mit dem Betreff "Hinweis auf fällige Fristen". Diese E-Mail enhält eine Auflistung seiner gesamten Fristen, die in den nächsten 10 Tagen oder weniger ablaufen bzw. bereits abgelaufen sind. Der Abteilungsleiter erhält eine E-Mail mit dem Betreff "ACHTUNG Vorwarnung: Betreff der Frist". In der E-Mail werden angeführt: der Absender der Erinnerungs-Mail, die Person samt Adresse, die von der Frist betroffen ist, sowie das Fristdatum. Diese E-Mail wird zusätzlich auch noch an den Sachbearbeiter der Frist geschickt.  Der Geschäftsführer erhält eine E-Mail mit dem Betreff "ACHTUNG Frist abgelaufen: Betreff der Frist" oder "ACHTUNG Frist läuft ab: Betreff der Frist". In der E-Mail sind folgende Informationen im E-Mail-Text angeführt: Der Absender der Erinnerungs-Mail, die von der Frist betroffene Person mit Adresse sowie das Fristdatum. Zusätzlich wird auch an den Sachbearbeiter der Frist die idente E-Mail versandt. Welcher Betreff für die Fristablauf-E-Mail verwendet wird, hängt vom Fristdatum ab.
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Allgemeine Hinweise
Hinweis
| Über den Parameter "Benachrichtigungsart Mailing" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow können Sie definieren, ob Sie die Benachrichtigungen über das BMD-interne Nachrichtensystem oder ob Sie die Fristerinnerungs-E-Mails über Ihr Standard-E-Mail-Programm (z. B. MS Outlook) erhalten wollen.
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Hinweis
| Der Stapel Check_TAF prüft auch die Aufgaben und Termine, sofern die Parameter Prüfung Termine bzw. Prüfung Aufgaben unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow auf Ja stehen. Dann werden auch für Aufgaben und Termine, die das Sollerledigungsdatum erreichen, Erinnerungs-E-Mails verschickt.
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Hinweis
| Der Parameter "E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren" wird beim Versand von E-Mails durch den Fristencontroller nicht berücksichtigt.
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Vorgehensweise
In diesem Abschnitt wird die von BMD empfohlene Vorgehensweise beim Einrichten bzw. der Inbetriebnahme des Fristencontrollers beschrieben.
- Zuerst müssen Sie den für Ihre Anforderung passenden Stapel einrichten, das können Sie unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition vornehmen.
Vorerst sollten Sie den Stapel noch nicht auf aktiv setzen. - Alle bisher angelegten Fristen, deren Fristdatum kleiner als das Inbetriebnahmedatum des Fristencontrollers ist, sollten per SQL-Script auf den Status "benachrichtigt" gesetzt werden. Dadurch soll verhindert werden, dass gleich zu Beginn eine hohe Anzahl an Fristerinnerungs-E-Mails zu Fristen versendet werden, die schon überfällig sind und noch nicht erledigt worden sind.
- Um einen korrekten Ablauf nach Ihren Vorstellungen zu gewährleisten, wird empfohlen, durch das Anlegen diverser Testfristen die von Ihnen getroffenen Einstellungen zu testen.
- Wenn Sie alle Einstellungen getroffen und diese auf Korrektheit getestet haben, können Sie den Stapel auf "aktiv" setzen und im Fenster "Geplante Ausführungen" einen fixen Zeitpunkt definieren, WANN dieser Stapel laufen soll und somit die Fristerinnerungs-E-Mails erzeugt und an die betreffenden Personen verschickt werden.
- Zum Abschluss sollten Sie noch die Mitarbeiter informieren, dass Sie in Zukunft solche E-Mails, ausgelöst durch den neu eingerichteten Fristencontroller, erhalten.
Achtung!
 | Trotz aktivierten Fristencontrollers ist zu empfehlen, eine Konfliktlösungsstelle zu installieren, die immer alle offenen Fristen im Blick hat. |
