Leadmanagement
Allgemein
In dieser Dokumentation erhalten Sie zusätzlich zu ein paar allgemeinen Informationen zum Leadmanagement eine Beschreibung zum Einsatz des Leadmanagements in der BMD Software. Das Leadmanagement unterstützt Sie dabei, aus potenziellen bzw. bestehenden Kunden, Interessenten und Verkaufschancen (= Leads) tatsächliche Käufer zu machen bzw. Umsätze zu generieren. Durch das Leadmanagement erhalten Sie einen optimalen Überblick über aktuell vorhandene bzw. neu gewonnene Leads. Das Ziel des Leadmanagementes ist es, den Lead beim Durchlauf der einzelnen Prozessschritte optimal zu betreuen bis es zum Kaufabschluss kommt und der Lead somit gewonnen wird.
Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie arbeite ich mit dem Leadmanagement?
Wie arbeite ich mit dem Leadmanagement?Hinweis
 | Als Lead wird ein Interessent bzw. neuer Kontakt bezeichnet, der sich für das Unternehmen oder das Produkt selbst interessiert und für weitere Verhandlungen Kontaktdaten bereitstellt. |
Vorteile
Durch den Einsatz des Leadmanagements, ergeben sich folgende Vorteile bzw. folgende Fragen können einfacher beantwortet werden:
- Bessere Vertriebssteuerung von Produkten und Dienstleistungen
- Schnelles Erkennen, wo sich die Umsätze gerade befinden.
- Besseres Bild der aktuellen Unternehmenssituation
- In welcher Phase befinden sich einzelne Geschäftsvorgänge gerade?
- Ist die Anzahl der Leads ausreichend, um die Umsatzziele zu erreichen?
- Ist besondere Aufmerksamkeit auf bestimmte Verkaufschancen zu richten?
- Mit welchen Umsätzen kann ich in welchem Zeitraum rechnen?
- In welcher Phase verliere ich die meisten Leads?
Voraussetzungen
Das Leadmanagement ist ein lizenzierter Bereich im Kampagnenmanagament und läuft unter dem Lizenzpaket 208 - Lead- & Kampagnenmanagement. In diesem Lizenzpaket ist auch die Lizenz für den CRM Workflow enthalten.
Menüpunkte
Die Menüpunkte zum Leadmanagement finden Sie im Paket CRM unter CRM → Leadmanagement. Dieses Menü umfasst folgende Fenster:
 Pipelines und Stufen | In diesem Fenster können die Stammdaten (Piplines und Stufen), die für den Einsatz des Leadmanagements benötigt werden, erfasst werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Pipelines und Stufen. |
 Leadmanagement | In diesem Fenster erfolgt die Anlage von potenziellen Kunden bzw. Verkaufschancen als Leads. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Leadmanagement. |
 Sales Pipeline | In diesem Fenster können Sie sich die Leads einer Pipeline je Stufe in einer grafischen Darstellung ansehen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Sales Pipeline. |
Pipelines und Stufen
Bevor Sie mit der Erfassung von Leads bzw. deren Betreuung beginnen können, müssen Sie zuerst die nötigen Stammdaten erfassen. Sie müssen eine oder mehrere Pipelines mit vorhandenen Stufen (= Prozessschritte) anlegen, denen die Leads zugeordnet werden können. In diesem Abschnitt erhalten Sie detaillierte Informationen zum Erfassen einer Pipeline mit Stufen.
Beim Start des Fensters "Pipelines und Stufen" und nach Eingabe einer Firma/Firmengruppe im gleichnamigen Einstiegsfeld erhalten Sie in der oberen Hälfte einen Überblick über die bereits angelegten Pipelines der ausgewählten Firma. In der unteren Hälfte des Fensters werden Ihnen jeweils die dazugehörigen Stufen der Pipeline angezeigt.
Hinweis
| Im Einstiegsfeld Firma/Firmengruppe wird standardmäßig die eigene Firma vorgeschlagen. Wenn Sie mit einer Firmengruppe arbeiten, können Sie nur unter der Hauptfirma eine Pipeline anlegen. Sollten Sie eine andere Firma als die Hauptfirma einer Firmengruppe hier eintragen, dann öffnet sich der Firmensuchdialog zur Auswahl der Hauptfirma bzw. einer Einzelfirma, die keiner Firmengruppe angehört. |
Pipeline anlegen
Beim Anlegen einer Pipeline haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur Bezeichnung Informationen wie das Start- und Enddatum bzw. den Verantworltichen der Pipeline festzulegen.
| Bezeichnung | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Pipeline eintragen. Hier gibt es keine Vorgaben, diese Bezeichnung können Sie frei wählen. | ||
| Beginn | In diesem Feld können Sie ein Beginndatum eintragen, ab dem dieser Prozess zu laufen beginnt. Dieses Feld dient als reine Information und hat keine Auswirkung beim Arbeiten im Leadmanagement. | ||
| Ende | In diesem Feld können Sie ein Endedatum eintragen, zu dem dieser Prozess endet. Dieses Feld dient als reine Information und hat keine Auswirkung beim Arbeiten im Leadmanagement. Hinweis
| ||
In diesem Feld können Sie einen Mitarbeiter hinterlegen, der für diese Pipeline verantwortlich ist. |
Hinweis
| Auf der Pipeline können Workflows hinterlegt werden, die bei bestimmten Aktionen ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Punkt Leadmanagement mit Workflow. |
Stufe anlegen
Mit den Stufen können Sie den Prozess abbilden, den ein Lead durchlaufen soll, bis es im Idealfall zum Kaufabschluss kommt und dieser gewonnen wird. Damit Sie Information in hoher Qualität über künftige Umsätze bzw. über das Budget erhalten, sind bei der Anlage einer Stufe vor allem Felder wie Wahrscheinlichkeit und Person erforderlich, essenziell.
| Bezeichnung | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Stufe eintragen. Hier gibt es keine Vorgaben, diese Bezeichnung können Sie frei wählen. |
| Wahrscheinlichkeit | In diesem Feld können Sie die Wahrscheinlichkeit in Prozent eintragen, mit der Sie den Lead gewinnen, wenn er sich auf dieser Stufe befindet. Die Wahrscheinlichkeit dient zur Berechnung der "Summe gewichtet" im Bereich "Statistik" im Fenster Leadmanagement. Detaillierte Informationen zu diesen Berechnungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leadmanagement. |
| Person erforderlich | Über dieses Feld können Sie steuern, ob für die Zuordnung eines Leads zu dieser Stufe eine Person erforderlich ist. Das heißt, Sie müssen im Feld Person am Lead eine Person zuordnen, damit der Lead dieser Stufe zugeordnet werden kann. |
Hinweis
| Auf den Stufen können Workflows hinterlegt werden, die bei bestimmten Aktionen ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Punkt Leadmanagement mit Workflow. |
Pipeline bzw. Stufen inaktiv setzen
Es besteht die Möglichkeit eine Pipeline bzw. eine Stufe inaktiv zu setzen oder diese zu löschen. Sind einer Pipeline bzw. Stufe noch offene Leads zugeordnet, bekommen Sie beim Versuch diese inaktiv zu setzen folgende Hinweismeldung:
Ein inaktiv Setzen einer Pipeline bzw. einer Stufe ist nur möglich, wenn alle zugeordneten Leads der Pipeline bzw. Stufe entweder den Status "Gewonnen" oder "Verloren" aufweisen. Weitere Informationen über den Leadstatus erhalten Sie unter Punkt Leadstatus setzen.
Pipeline bzw. Stufen löschen
Beim Versuch eine Pipeline bzw. Stufe zu löschen, wird jedoch überprüft, ob generell ein Lead auf einer Stufe bzw. Pipeline erfasst wurde. Ist einer Stufe und somit auch der Pipeline ein Lead zugeordnet, ist ein Löschen nicht zulässig. Hierbei erhalten Sie folgende Hinweismeldung:
Leadmanagement
In diesem Abschnitt werden die Möglichkeiten zur Anlage von Leads bzw. alle Funktionen die zur Betreuung von Leads zur Verfügung stehen beschrieben. In diesem Fenster können Sie potenzielle Kunden, Interessenten und Verkaufschancen als Leads anlegen. Zu welcher Pipeline, Firma, Mitarbeiter usw. Sie einen Lead anlegen möchten, können Sie in den Einstiegsfeldern festlegen.
Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen 
Feldbeschreibung.
Feldbeschreibung.Hinweis
| Es besteht die Möglichkeit, das Leadmanagement über den Kunden-Navigator aufzurufen. Bei diesem Aufruf wird die Personennummer, die im Kunden-Navigator ausgewählt wird, ins Einstiegsfeld Person im Leadmanagement übergeben. Die restlichen Einstiegsfelder werden nicht befüllt, somit werden alle Leads aller Pipelines und Stufen zu der ausgewählten Person angezeigt. |
Hinweis
| Es besteht die Möglichkeit, das Leadmanagement über den Projekt-Navigator aufzurufen. Bei diesem Aufruf wird die Projektnummer, die im Projekt-Navigator ausgewählt wird, ins Einstiegsfeld Projekt im Leadmanagement übergeben. Die restlichen Einstiegsfelder werden nicht befüllt, somit werden alle Leads aller Pipelines und Stufen zum ausgewählten Projekt angezeigt. |
Stufen
Im linken Bereich werden Ihnen die Stufen angezeigt, die ein Lead durchlaufen muss, damit er im Idealfall als Kunde gewonnen wird. Welche Stufen in diesem Bereich angezeigt werden, ist von der Pipelineauswahl im Einstiegsfeld abhängig. Über den Wert in der Klammer neben der Stufenbezeichnung können Sie erkennen wieviele Leads sich in einer bestimmten Stufe befinden.
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass die Werte in Klammer auch abhängig von den Eingaben in den Einstiegsfeldern berechnet werden. |
Leads
Ein Lead stellt eine Verkaufschance dar und im BMD können Sie folgende Arten von Leads abbilden.
- LEAD (Vorstufe zu Kunde/Interessent ohne Personenverknüpfung)
- Kunde (Lead mit Verknüpfung zu einem bereits bestehenden Kunden)
- Interessent (Lead mit Verknüpfung zu einem bereits bestehenden Interessenten)
- Diverse Person (Lead mit Verknüpfung zu einer bereits bestehenden Diversen Person)
Im Bereich "Leads" werden Ihnen die Leads angezeigt, die jener Stufe zugeordnet sind, die sie im linken Bereich selektiert haben.
Am Anfang jedes Leads werden Symbole angezeigt, die Ihnen einen Überblick über die geplanten und bereits fälligen Aktivitäten verschaffen sollen. Ein Lead kann folgenden Status aufweisen:
 | Keine Aktivität geplant! |
 | Heute ist eine Aktivität geplant. |
 | Die geplante Aktivität ist überfällig! |
 | Es ist eine Aktivität in der Zukunft geplant. |
Bitte beachten Sie bez. der Aktivitäten den Parameter Überfällige Aktivität. Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob bereits überfällige Aktivitäten oder künftige Aktivitäten - in Bezug auf den Leadstatus - eine höhere Priorität haben sollen.
Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob bereits überfällige Aktivitäten oder künftige Aktivitäten - in Bezug auf den Leadstatus - eine höhere Priorität haben sollen. 1 - Standard 2 - Geplante Aktivitäten priorisieren Gibt es zu einem Lead eine überfällige Aktivität und ist die Ausprägung "1 - Standard" im Parameter definiert, wird der Lead in der Leadliste als überfällig dargestellt, obwohl künftige Aktivitäten anstehen. Gibt es zu einem Lead eine überfällige Aktivität und ist die Ausprägung "2 - Geplante Aktivitäten priorisieren" im Parameter definiert, wird der Lead nicht als überfällig dargestellt, wenn künftige Aktivitäten anstehen. Ist diese Parameterausprägung definiert worden und es gibt zum Lead keine künftige Aktivität, wird in diesem Fall der Lead in der Liste auch als überfällig gekennzeichnet. Die Felder "Nächste Aktivität" und "Art" in der Leadliste beziehen sich auch auf die definierte Parameterausprägung. |
Hinweis
| Bei Leads, die bereits als gewonnen oder verloren gekennzeichnet wurden, werden die Symbole nicht mehr angezeigt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Punkt Aktivitäten für Lead erstellen. |
Hinweis
| Um einen Überblick über alle erfassten Leads einer Pipeline zu bekommen, müssen Sie im linken Bereich "Stufen" in der Baumstruktur die Pipeline Bezeichnung auswählen.  |
Lead erstellen
Es stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Verfügung um Leads zu einer Pipeline zu erfassen, im folgenden Abschnitt sind diese Möglichkeiten beschrieben.
Sie haben auch die Möglichkeit, sich bei Neuanlage eines Leads per E-Mail benachrichtigen zu lassen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Benachrichtigung Leadneuanlage.
Hinweis
| Bitte beachten Sie hinsichtlich der Leadneuanlage folgenden Parameter.
|
Manuelle Neuanlage
Die manuelle Neuanlage eines Leads kann wie im NTCS gewohnt über die Schaltfläche Neu (F5) erfolgen. Diese Neuanlage ist nur möglich, wenn Sie im Einstiegsfeld Pipeline eine Pipeline ausgewählt haben, andernfalls ist die Funktion zur Neuanlage inaktiv.
Beim Erfassen eines Leads können folgende Felder befüllt werden:
| Bezeichnung | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung bzw. eine Beschreibung für den Lead eintragen. Hinweis
| ||||||
| Status | Hier können Sie den aktuellen Status des Leads definieren. Ihnen stehen die Ausprägungen Offen, Gewonnen bzw. Verloren zur Verfügung. Standardmäßig wird hier bei der Neuanlage eines Leads die Ausprägung Offen vorgeschlagen. Dieses Feld kann auch über die beiden Funktionen  Gewonnen und  Verloren, im gelben Menü unter Funktionen → Status, automatisch gesetzt werden. | ||||||
| Wahrscheinlichkeit | Hier können Sie für den Lead einen prozentualen Wert eintragen, der aussagen soll, wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Lead gewonnen wird. Dieser Wert spielt auch im Bereich "Statistik" eine Rolle, da dieser mit dem Angebotswert gewichtet wird. Hinweis
Ändert sich die Wahrscheinlichkeit im Laufe des Pipelinedurchlaufs, wird diese Änderung am Reiter Lead Protokoll in einem eigenen Datensatz protokolliert.  | ||||||
| Mitarbeiter | In diesem Feld können Sie den Mitarbeiter hinterlegen, der für diesen Lead und den Durchlauf in der Pipeline hauptverantwortlich ist. Ändert sich der Mitarbeiter im Laufe des Pipelinedurchlaufs, wird dies am Reiter Lead Protokoll in einem eigenen Datensatz protokolliert.  | ||||||
| Person | In diesem Feld können Sie eine Person, für die der Lead erfasst wird, dem Lead zuordnen. Eine Person muss noch nicht zwingend bei der Neuanlage eines Leads erfasst werden, diese kann auch zu einem späteren Zeitpunkt angelegt bzw. zugeordnet werden. Wird zum Lead eine Person erfasst, besteht die Möglichkeit, dass der Lead im Kontaktjournal angezeigt wird. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter Leads aktiviert ist. Den Parameter Leads finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Allgemeine Einstellungen → Angezeigte Daten.
Hinweis
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| Kontaktperson | In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, mit der Sie bzgl. diesem Lead in Kontakt stehen. Voraussetzung dafür, dass hier eine Kontaktperson geführt werden kann, ist die Hinterlegung einer Person am Lead. Sollte noch keine Person am Lead hinterlegt sein, wird diese bei Auswahl der Kontaktperson automatisch befüllt. | ||||||
| Entscheider | In diesem Feld können Sie den Entscheider hinterlegen, der bzgl. eines Kaufabschlusses die Entscheidung für diesen Lead trifft. Ein Entscheider ist auch eine Kontaktperson für die im Feld Person hinterlegte Person des Leads. Voraussetzung, damit hier ein Entscheider geführt werden kann, ist die Hinterlegung einer Person am Lead. Sollte noch keine Person am Lead hinterlegt sein, wird diese bei Auswahl eines Entscheiders automatisch befüllt. | ||||||
In diesem Feld können Sie jenes Datum eintragen, an dem der Lead voraussichtlich gewonnen wird. Dieses Datum können Sie nachträglich noch verändern. Änderungen in diesem Feld werden am Reiter Lead Protokoll in einem eigenen Datensatz protokolliert.  | |||||||
In diesem Feld können Sie einen Angebotswert für den Lead eintragen. Ändert sich der Angebotswert im Laufe des Pipelinedurchlaufs, wird dies am Reiter Lead Protokoll in einem eigenen Datensatz protokolliert.  Hinweis
 Hinweis Angebot aus WWS
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Über dieses Feld können Sie Leads kategorisieren, d. h., Sie können für jeden Lead einen Leadtyp auswählen. Über den blauen F4-Button vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Leadtypen, in dem Sie auch die Neuanlage von weiteren Leadtypen durchführen können. |
Angebot erstellen ein Angebot für diesen Lead erstellen, wird der Betrag dieses Angebots automatisch in dieses Feld geschrieben. Kommt der Angebotswert aus der WWS, dann kann dieses Feld manuell nicht mehr geändert werden. Leads zuordnen
Mit der Funktion "Leads zuordnen" können Sie in einem Schritt mehrere Kunden, Interessenten ... als Leads auf die ausgewählte Pipeline übernehmen. Die Funktion ist über das Fenstermenü unter Extras → Leadgruppen → Leads zuordnen aufrufbar.
Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich der Zuordnungsdialog, in dem Sie bereits bestehende Kunden als Lead zuordnen können. Alle in den rechten Bereich zugeordneten Personen werden als Lead in der ausgewählten Pipeline auf Stufe 1 angelegt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leads zuordnen.
Hinweis
| Bei dieser Art der Leaderstellung wird nur eine Nummer vergeben und die Person diesem Lead zugeordnet. Alle anderen benötigten Informationen wie Bezeichnung, Kontaktperson, Angebotswert etc. müssen von Ihnen nachträglich erfasst werden. |
Import Leads
Über die Funktion "Textdatei importieren - Leads" unter "Extras" im Fenstermenü können Sie Leads aus einer CSV-Datei importieren. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Import Leads.
Hinweis
| Die Funktion "Textdatei importieren - Leads" ist im Standard des Fensters ausgeblendet. Sie können sich die Funktion über das Burger-Menü einblenden. |
Übernahme aus Eventmanager
Sie können alle bzw. ausgewählte Teilnehmer eines Events ins Leadmanagement übernehmen. Dazu brauchen Sie ein Event mit mehreren Teilnehmern im Eventmanager, dann können Sie über die Funktion Lead erstellen unter Teilnehmer im Fenstermenü einen oder mehrere selektierte Teilnehmer als Lead erstellen. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgendes Fenster in dem Sie die gewünschte Pipeline auswählen müssen, auf die die Eventteilnehmer als Leads übernommen werden soll.
Übernahme aus Neugründungen
Sie können im Fenster "Neugründungen" den Interessenten-Vorschlag (Neugründungen → Vorschlag erstellen) aufrufen. Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, entweder nur einen Lead oder einen Lead inklusive Interessenten zu erstellen.
Hinweis
| Das Fenster "Neugründungen" ist über den Kundenstamm unter Funktionen → Compass → Neugründungen zu finden. |
Lead erstellen
Über die Funktion Export → Lead erstellen können Sie eine Neugründung als Lead importieren. Es öffnet sich folgendes Fenster, um die Firma und die Pipeline zu definieren, unter denen die Leads importiert werden sollen.
Wenn Sie auf einer Pipeline bereits Neugründungen importiert haben und diese erneut auf die Pipeline importieren möchten, erhalten Sie hierbei folgende Abfrage:
Lead und Interessent erstellen
Über die Funktion Export → Interessenten erstellen können Sie im Fenster "Export Interessent" die Option "Lead erstellen" wählen, um zusätzlich zum Interessenten einen Lead zu erstellen. Am Lead selbst ist dann der Interessent als Person hinterlegt.
Nachdem Sie dieses Fenster mit "Übernehmen" bestätigt haben, kommt noch das Fenster zum Leadexport, in dem Sie die Firma und Pipeline bestimmen können, in die diese Interessenten als Lead importiert werden sollen. Am Lead selbst ist dann der Interessent als Person hinterlegt.
Achtung!
 | Standardgemäß werden alle Neugründungen der Liste importiert. Möchten Sie nur gewisse Neugründungen in das Leadmanagement importieren, müssen Sie diese vorfiltern, bevor Sie die Funktion Lead erstellen ausführen. |
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Neugründungen Interessenten-Vorschlag.
Lead erfassen - BMD Office-Add-In
Über die BMD Office-Add-In-Funktion Lead erfassen im Outlook haben Sie die Möglichkeit, aus einer empfangenen E-Mail (von beispielsweise einem Interessenten) einen Lead zu erfassen. Wird ein Lead über das BMD Office-Add-In erfasst, haben Sie zuerst die Möglichkeit, die E-Mail zu archivieren, und danach können Sie einen Lead erstellen. Möchten Sie jedoch die E-Mail nicht archivieren, können Sie den Archivierungsvorgang abbrechen, um gleich zur Lead Neuanlage zu gelangen.
Folgende Felder werden bei der Leadneuanlage vorgeschlagen, wenn sie vorher bei der Dokumentenarchivierung befüllt worden sind:
- Bezeichnung (Betreff des Dokumentes)
- Person
- Kontaktperson
- Projekt
Hinweis
| Die archivierte E-Mail ist nach der Anlage des Leads mit dem Lead verknüpft und am Reiter Lead Dokumente und am Reiter Aktivität sichtbar. |
Lead aus automatisch archivierten E-Mails erstellen
Sie haben die Möglichkeit, E-Mails, die an ein bestimmtes E-Mail-Konto geschickt werden, automatisch zu archivieren und daraus gleich Leads auf einer gewünschten Pipeline bzw. Stufe erstellen zu lassen. Diese Leads werden gleich der richtigen Person zugeordnet, sollte anhand der E-Mail-Adresse eine eindeutige Person ermittelt werden können. Zusätzlich können Sie dann auch gleich den gewünschten Sachbearbeiter anhand der Person ermitteln lassen.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Automatische Anlage von Leads.
Lead aus Telefonprotokoll erstellen
Im Telefonprotokoll können Sie bei einer Neuanlage, aber auch beim Ansehen eines vorhandenen Telefonprotokolls, im Fenstermenü unter "Funktionen" die Funktion Lead erstellen ausführen, um einen neuen Lead zu diesem Telefonat zu erstellen. Nachdem Sie die Funktion ausgeführt haben, öffnet sich das Fenster Pipelines und Stufen, wo Sie definieren können, in welcher Pipeline Sie den neuen Lead anlegen möchten.
Nach der Auswahl der Pipeline öffnet sich das Neuanlage-Fenster für den Lead, wo bereits der Betreff des Telefonprotokolls als Bezeichnung für den Lead vorgeschlagen wird. Ebenso wird der Kunde des Telefonprotokolls als Person vorgeschlagen. Ist der Lead erfolgreich erstellt worden, wird diesem automatisch das zugehörige Telefonprotokoll am Reiter Aktivität zugeordnet.
Lead aus Termin erstellen
Im Terminkalender können Sie mit der Funktion Lead erstellen unter "Extras", zu einem bestehenden Termin einen Lead erstellen. Nachdem Sie die Funktion ausgeführt haben, öffnet sich das Fenster Pipelines und Stufen, wo Sie definieren können, in welcher Pipeline Sie den neuen Lead anlegen möchten.
Bei der Leadneuanlage werden folgende Felder vom Termin vorgeschlagen, wenn sie am Termin befüllt sind:
- Terminbetreff als Leadbezeichnung
- Kunde und Kontaktperson
- Mitarbeiter (hier bitte den Leadparameter "Eigenen Mitarbeiter bei Neuanlage vorschlagen" beachten)
Im Terminkalender haben Sie auch die Möglichkeit, mit der Funktion Zum Lead unter "Extras" direkt in das Leadmanagment zu gelangen. Dabei wird das Fenster "Leadmanagement" gestartet und der Lead, der mit dem Termin verknüpft ist, wird in das gleichnamige Einstiegsfeld übergeben.
Benachrichtigung Leadneuanlage
Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn für Sie von einem anderen Benutzer ein Lead angelegt wird. Voraussetzungen dafür sind die Grundeinstellungen zum E-Mail-Versand und die aktivierten Parameter "E-Mail-Benachrichtigung für Neuanlage" und "HTML-Vorlage für Neuanlage".
In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei der Neuanlage eines Leads durch einen anderen Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigungen empfangen möchten. Für die Benachrichtigung gibt es eine Standard-HTML-Vorlage. Wenn Sie für die E-Mail-Benachrichtigungen jedoch eine benutzerdefinierte HTML-Vorlage erstellen möchten, können Sie diese im Fenster HTML-Vorlagen erstellen. Hinterlegen müssen Sie die gewünschte HTML-Vorlage im Parameter "HTML-Vorlage für Neuanlage". |
In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen bei der Neuanlage eines Leads herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen erstellen. |
Die beiden Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leadmanagement → E-Mail.
Leads mit Datenbesitzergruppen schützen
Das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Lead kann automatisch befüllt werden, wenn Sie den Parameter Leadmanagement: "Datenbes. Ansehen" ermitteln aktivieren. Die Datenbesitzergruppe wird vom aktuellen Projekt, vom aktuellen Kunden oder vom aktuellen Mitarbeiter ermittelt und dann in das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" übergeben. Den Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM.
Soll beim Speichern eines Leads der "Datenbesitzer für Ansehen Vorschlag" als "Datenbesitzer für Ansehen" an den Lead übergeben werden? 0 - Nein 1 - Datenbesitzergruppe-Vorschlagswert aus CRM Der Vorschlagswert kann von Projekt, Kunde oder Mitarbeiter ermittelt werden. Um die Priorität der Ermittlung zu beeinflussen, stellen Sie zusätzlich folgende Parameter ein: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte → Priorität 1 / Priorität 2 / Priorität 3. |
Lead bearbeiten
Folgende Besonderheiten sind bei nachträglichen Änderungen (Person ändern, Firma ändern, Löschen des Leads, Lead delegieren) eines Leads zu beachten.
Änderung der Person
Wird bei einem Lead mit vorhandenen Aktivitäten die Person im gleichnamigen Feld hinterlegt bzw. geändert, erhalten Sie folgende Abfrage:
Wird die Meldung mit Ja bestätigt, werden alle zugeordneten Akitvitäten (ersichtlich im Reiter Aktivität) dieses Leads auf die neue Person aktualisiert. Bei Auswahl von Nein wird zwar die Person am Lead geändert, aber es erfolgt keine Aktualisierung der zugeordneten Aktivitäten des Leads. Bei Abbrechen wird weder die Person am Lead noch auf den Aktivitäten geändert.
Änderung der Firma
Mit der Funktion Firma umstellen unter "Extras" im Fenstermenü können Sie die Firma eines Leads umstellen.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Umstellung Leadfirma.
Löschen des Leads
Beim Löschen eines Leads müssen Sie beachten, dass alle Bewegungsdaten (Termine, Aufgaben ...), die dem Lead zugeordnet sind, mitgelöscht werden. Welche Bewegungsdaten mitgelöscht werden, können Sie zuvor noch am Reiter "Aktivität" kontrollieren.
Hinweis
| Die einzige Ausnahme sind Dokumente, die Sie dem Lead zugeordnet haben. In diesem Fall wird nur die Dokumentenzuordnung gelöscht, die Dokumente selbst bleiben im DMS aber erhalten. |
Lead delegieren
Mit der Funktion Delegieren unter "Funktionen" haben Sie die Möglichkeit, anderen Mitarbeitern Leads zu delegieren. Zusätzlich können Sie offene Aufgaben, die dem Lead zugeordnet sind, mitdelegieren.
Die Option "Offene Aufgaben delegieren" wird jedoch nur angeboten, wenn die offenen Aufgaben ebenfalls dem jeweiligen Leadmitarbeiter zugeordnet sind. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leadmanagement: Delegieren.
Verbindung zum Kontaktjournal
Wird zum Lead eine Person erfasst, besteht die Möglichkeit, dass der Lead im Kontaktjournal angezeigt wird. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter Leads aktiviert ist. Den Parameter Leads finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Aktivieren.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Leads mit Personenzuordnung automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen. |
Hinweis
| Bei Bedarf muss im Fenster Import unter Standards importieren der Punkt "CRM Standards" importiert werden, damit die Kontaktjournal-Kategorien für Leads angelegt werden. |
Leadgruppe
Interessiert sich eine Person für mehrere Produkte gleichzeitig und es besteht die Möglichkeit, dass diese am Ende nur ausgewählte Produkte kauft, ist die Empfehlung, je Kaufinteresse einen eigenen Lead zu erfassen. Damit Sie die gleichen Aktivitäten wie Termine, Aufgaben etc. nicht je Lead erfassen müssen, können Sie zusammengehörende Leads zu einer Leadgruppe zusammenfassen.
- Sie können Leads über die Funktion Zu Leadgruppe hinzufügen im Fenstermenü unter "Funktionen" automatisch zu einer Leadgruppe zusammenfassen. Es öffnet sich das Fenster "Leads zuordnen".
- Über die Funktion Leadgruppen im Fenstermenü unter "Extras" können Sie Leadgruppen erstellen und die Leads manuell einer Gruppe zuordnen.
Ist ein Lead einer Leadgruppe zugeordnet, können Sie sich in den Reitern Kontaktjournal, Aktivität etc. einen Überblick über die Aktivitäten bzw. Bewegungsdaten der Leadgruppe verschaffen.
Aktivitäten für Lead erstellen
Über die Funktion Aktivität unter "Funktionen" im Fenstermenü können Sie eine Aktivität (Termin, Aufgabe, Frist ...) für einen Lead erfassen. Im Reiter Aktivität bekommen Sie einen Überblick darüber, welche Aktivitäten zu dem jeweiligen Lead bzw. einer Leadgruppe erfasst wurden.
Hinweis
| Wenn Sie bei einer Aktivität einen Text erfassen, ist dieser im Reiter Aktivität in einem eigenen optionalen Bereich (Text) des Fensters sichtbar. Bitte beachten Sie, dass dieser Bereich nur als Anzeige des Textes dient und hier keine Änderungen vorgenommen werden können.  |
E-Mail senden
Über diese Funktion können Sie der hinterlegten Person oder der Kontaktperson des Leads eine E-Mail schreiben. Ist jeweils eine E-Mail-Adresse hinterlegt, öffnet sich das Fenster "E-Mail adressieren". Hier können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, an die Sie schreiben möchten. Wenn Sie eine E-Mail per Drag & Drop auf den Lead archivieren oder eine bereits archivierte E-Mail dem Lead zuordnen, wird die archivierte E-Mail im Reiter Aktivität angezeigt.
Termin
Mit dieser Funktion wird der Terminkalender für den eigenen Mitarbeiter aufgerufen. Hier können Sie anschließend je nach Belieben einen Termin für den Lead erstellen.
Aufgabe
Mit dieser Funktion können Sie für den ausgewählten Lead eine Aufgabe erstellen. Bei der Neuanlage wird im Feld Mitarbeiter der eigene Mitarbeiter vorgeschlagen.
Hinweis
| Wird über einen hinterlegten Workflow eine Aufgabe für den Lead erzeugt, wird diese im Reiter Aktivitäten ebenso angezeigt. Weitere Informationen zum Workflow im Leadmanagement entnehmen Sie dem Punkt Leadmanagement mit Workflow. |
Rückrufaufgabe erstellen
Mit dieser Funktion können Sie für den ausgewählten Lead eine Rückrufaufgabe erstellen. Daten des Leads (Person, Kontaktperson, Projekt ...) werden in die Rückrufaufgabe übergeben.
Frist
Über diese Funktion können Sie für den ausgewählten Lead eine Frist erstellen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn am Lead eine Person hinterlegt ist. Diese wird bei der Neuanlage automatisch auf die Frist übernommen, dasselbe gilt für eine hinterlegte Kontaktperson am Lead.
Telefonat
Mit dieser Funktion können Sie ein Telefonprotokoll für den ausgewählten Lead anlegen. Ist am Lead eine Person hinterlegt, wird diese bei der Neuanlage des Telefonprotokolls übernommen, dasselbe gilt für eine hinterlegte Kontaktperson am Lead.
Event
Über diese Funktion können Sie für den ausgewählten Lead ein Event erstellen. Ist am Lead eine Person bzw. Kontaktperson hinterlegt, wird diese bei der Neuanlage des Events als Teilnehmer übernommen.
Diverse Aktivität
Mit dieser Funktion können Sie eine diverse Aktivität anlegen. Diverse Aktivitäten können Sie auch im Reiter Aktivität per Neuanlage erzeugen. Weitere Informationen zum Anlegen einer diversen Aktivität erhalten Sie unter der Fensterhilfe Diverse Aktivität erstellen.
Standardbrief
Über diese Funktion wird der Standardbrief aufgerufen. Wenn eine Person bzw. Kontaktperson am Lead hinterlegt ist, wird diese in die Adressatenliste übernommen.
Hinweis
| Bei dieser Aktivität besteht auch die Möglichkeit, dass die gesendete E-Mail gleich automatisch im Hintergrund ins DMS archiviert und dem Lead zugeordnet wird. Dafür sind eine Reihe von Einstellungen notwendig, die diesen Automatismus beim E-Mail-Versand aus dem Standardbrief aktivieren. Weitere Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation Automatische Archivierung von E-Mail aus dem Standardbrief. |
Angebot erstellen
Über diese Funktion können Sie für den Lead ein Angebot erstellen, welches sich auf den Angebotswert und die Statistiken auswirkt. Beim Klick auf diese Funktion erscheint folgendes Fenster zur Neuanlage eines Angebots.
Nachdem Sie ein Erfassungskennzeichen ausgewählt haben, gelangen Sie in die Angebotserstellung der WWS. Weitere Informationen zum Erstellen eines Angebots entnehmen Sie der Dokumentation zur Angebotserstellung.
Stufen ändern
Leads können per Drag & Drop in eine andere Stufe verschoben werden. Es ist per Drag & Drop auch möglich, dass der Lead beispielsweise von der 1. Stufe in die 4. Stufe verschoben wird. Ebenso können Sie mit der Funktion Stufe ändern einen Lead in eine andere Stufe verschieben. Hierbei müssen Sie die gewünschte Pipeline und Stufe definieren.
Wenn Sie einen Lead in eine andere Pipeline verschieben, erhalten Sie zusätzlich noch folgende Abfragemeldung. Hier können Sie entscheiden, ob der Lead auf die Pipeline verschoben oder dupliziert werden soll, damit er auf beiden Pipelines verfügbar ist.
Hinweis
| Ein Stufenwechsel kann auch durch einen Workflow ausgelöst werden, wenn eine bestimmte Aktion im Workflow erreicht wird. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt Leadmanagement mit Workflow. |
Leadstatus setzen
Ein Lead kann über die Schaltflächen Gewonnen und Verloren als "Gewonnen" oder "Verloren" gekennzeichnet werden. Weiters kann man in der Bearbeitungsmaske des Leads im Feld "Status" auch festlegen, ob der Lead noch "Offen" oder bereits "Gewonnen" oder "Verloren" ist. Ein gewonnener Lead wird in der Liste grün und ein verlorener Lead wird rot schattiert angezeigt.
Wenn Sie einen Lead auf "Gewonnen" oder "Verloren" setzen und dem Lead noch offene Termine oder Aufgaben (ausgenommen Workflowaufgaben) zugeordnet sind, erhalten Sie das Fenster "Offene Aktivitäten", in dem Sie entscheiden können, was mit dem Termin oder mit der Aufgabe passieren soll (löschen, erledigen ...).
Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leadmanagement: Offene Aktivitäten.
Ist ein Lead einer Leadgruppe zugeordnet, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie den Leadstatus für den Lead setzen möchten: "Wollen Sie den Status aller Leads der Gruppe setzen?"
Wenn Sie die Meldung mit "Nein" bestätigen, wird nur der markierte Lead auf "Gewonnen" oder "Verloren" gesetzt. Wenn Sie die Meldung mit "Ja" bestätigen, wird die ganze Leadgruppe auf "Gewonnen" oder "Verloren" gesetzt. Weitere Informationen zu Leadgruppen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leadgruppen.
Hinweis
| Über die Funktion Als Auftrag übernehmen, die Sie über den Bereich der Angebote im Leadmanagement aufrufen, können Sie im Feld Leadstatus den Status des Leads auf "Offen" oder "Gewonnen" setzen:  Ist dem Lead nur ein Angebot zugeordnet, lautet im Feld Leadstatus der Vorschlag "Gewonnen". Bei mehreren Angeboten wird "Offen" vorgeschlagen, da noch restliche Angebote offen sind. |
Hinweis
| Wenn Sie für einen Lead ein Angebot im Reiter Angebote löschen, bekommen Sie eine Abfrage, ob Sie den Leadstatus auf "Verloren" oder "Offen" setzen möchten:  Wenn auf dem Lead nur mehr ein Angebot erfasst ist, wird beim Löschen der Status "Verloren" vorgeschlagen. Bei mehreren offenen Angeboten wird der Status "Offen" vorgeschlagen. |
Hinweis
| Der Leadstatus kann auch durch einen Workflow gesetzt werden, wenn eine bestimmte Aktion im Workflow erreicht wird. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt Leadmanagement mit Workflow. |
Leadprotokoll
Wird der Lead in eine andere Stufe verschoben, der Angebotswert oder die Wahrscheinlichkeit für den Lead verändert usw., werden diese Veränderungen im Reiter Leadprotokoll erfasst.
Hinweis
| | Erfolgt eine Protokollierung, werden Ihnen am Anfang der Spalte folgende Symbole angezeigt:  Bei Änderung des zuständigen Mitarbeiters des Leads. Bei Änderung der Stufe des Leads. Bei Änderung der Wahrscheinlichkeit am Lead. Bei Änderung des Angebotwertes am Lead. |
Hinweis
| | Wird ein Lead gewonnen oder verloren, wird die Spalte "Ende" im Leadprotokoll mit dem Datum, an dem er gewonnen oder verloren worden ist, in der Stufe, in der er sich zuletzt befand, befüllt. Wird ein gewonnener oder verlorener Lead jedoch danach in eine andere Stufe verschoben, bekommt dieser wieder einen offenen Eintrag im Leadprotokoll. Um diesen offenen Eintrag zu beenden, müssen Sie die Funktion Ende setzen ausführen. Die Funktion ist jedoch nur aktiv, wenn die Stufe, in der sich der Lead befindet, offen ist und wenn der Lead bereits gewonnen oder verloren ist.  |
Leaddetails
Im Bereich "Leaddetails" erhalten Sie weitere Informationen über das selektierte Lead. Über das 3-Punkte-Menü kann die Feldauswahl für die Leaddetails angepasst werden.
Diagramm
Die gewichtete Summe wird im Bereich "Diagramm" grafisch dargestellt und verschafft Ihnen einen grafischen Überblick über die derzeitige Umsatzsituation innerhalb einer Pipeline auf die einzelnen Stufen verteilt.
Hinweis
| Werden im Einstiegsfeld zwei oder mehr Pipelines ausgewählt, wird das Diagramm nicht mit Daten befüllt. |
Statistik
Über die Combobox haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen, ob einzelne Stufen und Zeiträume lt. Liste der Leads in der Statistik angezeigt werden sollen. Wir bieten zusätzlich zu den Suchmöglichkeiten "Stufe" oder "Zeitraum" in der Combobox auch die kombinierte Variante an: Der Vorteil dieser kombinierten Variante ist, dass Sie auf einen Blick sehen, in welchem Monat und auf welcher Stufe Sie welches Angebotsvolumen haben, und der erwartete Umsatz in der Spalte "Gewichtet" dargestellt wird.
Zur Übersicht listen wir Ihnen hier, wie auch im Screenshot ersichtlich, die Comboboxausprägungen in der Statistik:
- Stufe (lt. Liste)
- Zeitraum (lt. Liste)
- Zeitraum + Stufe (lt. Liste)
- Stufe (Summe offener Leads)
- Zeitraum (Summe offener Leads)
- Zeitraum + Stufe (Summe offener Leads)
Die ersten drei Auswahloptionen der Combobox mit dem Zusatz "lt. Liste" funktionieren wie gewohnt: Sie können die Leadliste nach beliebigen Kriterien filtern (z. B. Einstiegsfelder, Stufenbaum, Filteroptionen) und in der Statistik werden exakt jene Leads berücksichtigt, die Sie auch in der gefilterten Liste sehen.
Bei den weiteren drei Auswahloptionen mit dem entsprechenden Zusatz der Summe der offenen Leads 
haben Sie die Möglichkeit, direkt auf eine Zeile im Statistikbereich zu klicken. Daraufhin werden in der Leadliste automatisch alle Leads angezeigt, die für den ausgewählten Zeitraum und die zugehörige Angebotssumme relevant sind.
haben Sie die Möglichkeit, direkt auf eine Zeile im Statistikbereich zu klicken. Daraufhin werden in der Leadliste automatisch alle Leads angezeigt, die für den ausgewählten Zeitraum und die zugehörige Angebotssumme relevant sind. Beispiel
 | Beim Mitarbeiter "Manfred Krug" liegen derzeit 3 Leads. Zwei davon haben im Feld "Abschlusstermin" (voraussichtlicher Abschlusstermin) ein Datum eingetragen. Wählt man in der Statistik "Gesamt" aus, werden alle offenen Leads des Mitarbeiters unter Berücksichtigung des angegebenen Zeitraumes und der Stufe angezeigt (siehe Combobox).  Wählt man dann die Ausprägung "Ohne Termin", wird nur noch der Lead ohne den eingetragenen Abschlusstermin angezeigt.  Hinweis
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Hinweis
| Bitte beachten Sie hinsichtlich des Statistik-Bereichs folgenden Parameter:
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Je nach Comboboxausprägung wird in der Tabelle im Feld Gewichtet die Summe angezeigt, die sich aus dem erfassten Angebotswert am Lead - multipliziert mit der definierten Wahrscheinlichkeit auf der Stufe - ergibt. Zusätzlich wird Ihnen im Bereich "Statistik" in der Überschrift immer der Währungscode angezeigt (Beispiel: in EUR).
Hinweis
| Wenn Sie auf einer Pipeline Leads von mehreren Firmen hinterlegt haben und die Statistik der gesamten Pipeline und nicht firmenbezogen sehen möchten, müssen Sie lediglich die Firma im Einstiegsfeld entfernen. |
Informationen zu Leads
Im unteren Bereich des Fensters "Leadmanagement" werden Ihnen Reiter wie Kontaktjournal, Termine, Angebote, Lead Dokumente ... angezeigt. Hier erhalten Sie wichtige Informationen und einen Überblick über die Bewegungsdaten des Leads. Zusätzlich können Sie im Reiter Text Lead im HTML-Editor wichtige Informationen zum Lead erfassen.
Hinweis
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Sales Pipeline
Im Fenster "Sales Pipeline" werden die Stufen und die dazugehörigen Leads der ausgewählten Pipeline in den Einstiegsfeldern, in einer grafischen Darstellung angezeigt.
Vor der Leadbezeichnung wird ein Symbol angezeigt, dass Ihnen einen Überblick über die geplanten und bereits fälligen Aktivitäten verschaffen soll. Die Bedeutung der Symbole werden Ihnen unterhalb einer Legende angezeigt.
In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, die Leads per Drag & Drop auf eine andere Stufe zu ziehen. Hierbei gibt es im Hintergrund dieselben Prüfungen (ob eine Person für die Stufe erforderlich ist usw.) wie im Fenster "Leadmanagement".
Hinweis
| Leads, die bereits als gewonnen oder verloren gekennzeichnet worden sind, können Sie im Fenster "Sales Pipeline" nicht mehr per Drag & Drop auf eine andere Stufe ziehen. |
Im Menüpunkt "Ansicht" haben Sie die Möglichkeit verschiedene Einstellungen in Bezug auf die Reihenfolge bzw. Information je Lead vorzunehmen.
Je nach Comboboxausprägung und ausgewählter Pipeline werden Ihnen die Angebotssummen bzw. die gewichteten Angebotssummen nach Stufe oder nach Zeitraum in der Statistik im Bereich "Detail" angezeigt.
Leadmanagement mit Workflow
Vorteile
Das Einsetzen von Workflows im Leadmanagement kann Ihnen dabei helfen die erforderlichen Prozessschritte, zur Gewinnung eines Leads, einfacher zu durchlaufen. Zusätzlich werden durch den Einsatz von Workflows Mitarbeiteraufgaben zur Bearbeitung bzw. Erledigung erfasst, die zum Beispiel ein Nutzer der kein Zugriff auf das Leadmanagement hat, auch erledigen oder ausführen kann.
Hintergrundfunktionen
Für das Leadmanagement gibt es folgende Hintergrundfunktionen:
| Hintergrundfunktion | Anwendung | ||||||||
| Leadstatus setzen | Beim Erreichen dieser Hintergrundfunktion, ändert sich beim Erledigen der Leadstatus des Lead. Ob der Lead als gewonnen oder verloren gekennzeichnet werden soll, hängt davon ab, was im Workflow im Feld 27 - Status Hintergrundfunktion definiert wurde.
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| Pipelinestufe ändern | Wird diese Hintergrundfunktion erreicht, wird der Lead in eine andere Pipeline umgestuft. In welche Stufe der Lead beim Erledigen umgestuft wird, hängt davon ab, was Sie im Workflow im Feld 60 - Pipelinestufe definiert haben.
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Spezialfunktionen
Für folgende Spezialfunktionen gibt es Besonderheiten im Leadworkflow.
| E-Mail zur Kenntnis | Bei der Spezialfunktion "E-Mail zur Kenntnis" können Sie im Feld 53 - HTML-Textvorlage eine HTML-Vorlage hinterlegen. Im Fenster, das sich öffnet, wenn Sie den F4-Pfeil beim Feld HTML-Textvorlage wählen, können Sie in der Combobox links oben auf "Leadmanagement" umschalten und dann die gewünschte Vorlage hinterlegen.  Durch die Hinterlegung einer HTML-Vorlage haben Sie die Möglichkeit, an den gewünschten Stellen im Workflow E-Mails an bestimmte Mitarbeiter mit Informationen zum betroffenen Lead zu senden. Die HTML-Vorlagen können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen anlegen. |
Ermittlung Sachbearbeiter
Im Fenster Workflow - Aufgabenaktion stehen Ihnen bei der F8-Auswahl im Feld 36 - Sachbearbeiter die zwei Felder Leadsachbearbeiter und Pipelineverantwortlicher zur Verfügung. Sie können bei CRM Workflows, die im Leadmanagement angewendet werden, bei der Aufgabenaktion den Leadsachbearbeiter oder den Pipelineverantwortlichen als zuständigen Mitarbeiter definieren.
Wenn Sie dieses Feld zuordnen, wird der Leadsachbearbeiter als zuständiger Mitarbeiter für die Workflowaufgabe ermittelt. Diesen können Sie unter CRM → Leadmanagement → Leadmanagement → Lead Neu (F5) bzw. Bearbeitern (F6) hinterlegen:
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Wenn Sie dieses Feld zuordnen, wird der Pipelineverantwortliche als zuständiger Mitarbeiter für die Workflowaufgabe ermittelt. Diesen können Sie unter CRM → Leadmanagement → Pipelines und Stufen → Pipeline Neu (F5) bzw. Bearbeitern (F6) hinterlegen:
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Workflow hinterlegen
Die erstellten Workflows können im Leadmanagement entweder auf der Pipeline oder auf einer der dazugehörigen Stufen hinterlegt werden.
Pipeline
Folgende Felder sind beim Hinterlegen eines Workflows im Fenster Pipelines und Stufen auf einer Pipeline zu beachten:
In diesem Feld können Sie einen CRM Workflow hinterlegen. Wenn Sie auf das Symbol vor diesem Feld klicken, öffnet sich das Fenster Workflow Suche, in dem Sie den gewünschten Workflow auswählen können. Wird bei einem Lead das Feld "Status" auf "Gewonnen" gesetzt, wird dieser Workflow gestartet. |
In diesem Feld können Sie einen CRM Workflow hinterlegen. Wenn Sie auf das Symbol vor diesem Feld klicken, öffnet sich das Fenster Workflow Suche, in dem Sie den gewünschten Workflow auswählen können. Wird bei einem Lead das Feld "Status" auf "Verloren" gesetzt, wird dieser Workflow gestartet. |
Informationen zum Zeichnen eines Workflows entnehmen Sie der Dokumentation zum Workflow.
Stufe
Folgende Felder sind beim Hinterlegen eines Workflows im Fenster Pipelines und Stufen auf einer Stufe zu beachten:
In diesem Feld können Sie einen CRM Workflow hinterlegen. Wenn Sie auf das Symbol vor diesem Feld klicken, öffnet sich das Fenster Workflow Suche, in dem Sie den gewünschten Workflow auswählen können. Wird ein Lead dieser Stufe zugeordnet, wird abhängig von den Feldern Workflowstart bei erstmaliger Zuordnung und Workflowstart bei weiterer Zuordnung ein Workflow gestartet. |
In dieser Combobox können Sie einstellen, ob der Workflow bei der erstmaligen Zuordnung eines Leads zu dieser Stufe automatisch gestartet werden soll oder ob Sie folgende Abfrage erhalten möchten, um je Lead separat zu entscheiden, ob der Workflow gestartet werden soll:  Hinweis
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In dieser Combobox können Sie definieren, ob der Workflow bei einer weiteren Zuordnung des Leads zur gleichen Stufe wieder gestartet werden soll oder nicht. Sie haben die Möglichkeit, einen Workflow automatisch bei Zuordnung des Leads zu dieser Stufe starten zu lassen oder mittels folgender Abfrage, die bei Leadzuordnung zu dieser Stufe erscheint:  Hinweis
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Informationen zum Zeichnen eines Workflows entnehmen Sie der Dokumentation zum Workflow.
Workflow starten
Der Workflow wird im Leadmanagement durch das Zuordnen eines Leads auf eine Stufe, die einen Workflow hinterlegt hat, gestartet.
Weiters wird ein Workflow gestartet, wenn auf der Pipeline ein Workflow hinterlegt ist und ein Lead auf Gewonnen bzw. Verloren gesetzt wird:
Stufe ändern bei aktivem Workflow
Wird ein Lead von einer Stufe, auf der ein Workflow hinterlegt ist, auf eine andere Stufe verschoben, erhalten Sie folgende Abfrage:
Hinweis
| Um diesen Ablauf korrekt durchzuführen, ist es nötig den aktiven Workflow abzubrechen, da der Lead ansonsten in der aktuellen Stufe bleibt. |
Leadstatus ändern bei aktivem Workflow
Wenn Sie einen Lead auf Gewonnen bzw. Verloren setzen und dieser Lead sich auf einer Stufe mit einem aktiven Workflow befindet, erhalten Sie folgende Abfrage:
Hinweis
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Auswertungen
Im Fenster "Leadmanagement" haben Sie die Möglichkeit, den Auswertungsdesigner und die Auswertungen über den Menüpunkt "Ausdruck" zu starten. Im Auswertungsdesigner können Sie Auswertungen für die Leads eigenständig und individuell erstellen. Über die Auswertungen haben Sie die Möglichkeit ein Smart-Interface anzulegen. Außerdem erhalten Sie in diesem Fenster einen Überblick über bereits angelegte Smart-Interfaces.
Über den Menüpunkt Auswertungen (CRM → Auswertungen) können Sie ebenfalls den Auswertungsdesigner und die Auswertungsübersicht starten.
Showprogramm
Beim Showprogramm handelt es sich um eine weitere Darstellungsform der Daten, die aus einer Auswertung gewonnen werden. Im Showprogramm können z. B. die Auswertungsergebnisse der Leads grafisch (Diagramme) dargestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Showprogramm Auswertungen.
Besonderheiten im Leadmanagement
Wenn Sie im Showprogramm die Anzahl der Leads abhängig vom Status darstellen, werden für folgende Status fix diese Farben verwendet.
Offen: gelb
Gewonnen: grün
Verloren: rot
Standardauswertungen
Beim Auswertungstyp Leadmanagement stehen Ihnen verschiedene Standardauswertungen zur Verfügung. Details zu den einzelnen Auswertungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardauswertungen für Leadmanagement.
Sollten die Auswertungen noch nicht sichtbar sein, müssen Sie diese zuerst importieren. Gehen Sie dazu in den Auswertungsdesigner (CRM → Auswertungen → Auswertungsdesigner) und führen Sie die Funktion "Standardauswertungen importieren" unter Funktionen → Import/Export aus. Wählen Sie in diesem Fenster die gewünschten Auswertungen aus, mit "Importieren" stehen diese anschließend zur Verfügung.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardauswertungen importieren.
Berechtigungen
TOOLS → Berechtigung → Berechtigungen → CRM und DMS → CRM:
TOOLS → Berechtigung → Berechtigungen → CRM und DMS → Leadmanagement:
FAQ
 | Siehe auch: Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Leadmanagement? |