Workflow
Allgemein
Ein Workflow beschreibt die strukturierte Abfolge von Aufgaben und Prozessen, die automatisiert oder manuell ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Mit Workflows können sie gewährleisten, dass die Aufgaben zur richtigen Zeit zum richtigen Sachbearbeiter gelangen, um die Effizienz des Prozesses zu steigern.
Die Menüpunkte zur Erstellung eines Workflows finden Sie im Paket CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows.
In den beiden Fenstern ist es möglich, die benötigten Entscheidungsmöglichkeiten (Aktionsstatus) zu definieren und einen Workflow zu designen (Workflowstudio).
Importe Standards
Bevor Sie mit der Konzeption eines Workflows beginnen können, sollten Sie zuerst die Workflowstandards importieren.
Wenn Sie im Paket CRM und DMS → Stammdaten → Import Export → Import → "Standards importieren" die Option "Workflow" aktivieren und dann mit "Ok" bestätigen, werden die BMD Standard-Aktionsstatus und die BMD Standardworkflows für das Paket "CRM und DMS" importiert. Nach dem Import steht Ihnen eine vorgefertigte Auswahl an "Aktionsstatus" und "Standardworkflows" zur Verfügung, diese können von Ihnen weder bearbeitet noch gelöscht werden.
Standardaktionsstatus
Nachdem Sie diesen Import ausgeführt haben, werden Ihnen im Fenster "Aktionsstatus" die BMD Standardaktionsstatus angezeigt. Diese Aktionsstatus können nach dem Import nicht bearbeitet bzw. gelöscht werden.
Sie können aber jederzeit manuell weitere Aktionsstatus erfassen. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten unter dem Punkt Aktionsstatus.
Standardworkflows
Nach dem Import können die Standardworkflows im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflow → Workflowstudio eingesehen werden. Standardworkflows werden für mehrere Pakete ausgeliefert - wenn Sie nur jene eines bestimmten Pakets sehen wollen, stellen Sie die Combobox rechts oben entsprechend ein.
Wie Sie mit den Standardworkflows in den jeweiligen Paketen arbeiten, erfahren Sie in den entsprechenden Dokumentationen:
- Arbeiten mit BMD Standardworkflows im CRM
- Arbeiten mit BMD Standardworkflows im PI
- Honorarnoten-Freigabe mit Workflow
Aktionsstatus
Die Aktionsstatus stellen folgende Auswahlmöglichkeiten dar, die einem Sachbearbeiter beim Erledigen von Workflowaufgaben zur Verfügung stehen. Ein Aktionsstatus besteht aus einem Aktionsstatus (= Bezeichnung) im linken Bereich und den dazugehörigen Status im rechten Bereich. Das Fenster zur Verwaltung der Aktionsstatus finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows.
Bevor Sie mit der Erstellung eines Workflows beginnen können, müssen Sie die für den Workflow benötigten Aktionsstatus anlegen bzw. können Sie auch die von BMD bereitgestellten Standardaktionsstatus verwenden.
Aktionskopf
Wenn Sie sich im linken Teil dieses Fensters befinden, können Sie mit der Funktion "Neu (F5)" einen Aktionsstatus anlegen. Dazu öffnet sich das Fenster "Aktionsstatus", in dem Sie diesen nach Ihren Wünschen bezeichnen können (z. B. Termingenehmigung). Bei der Aktionsstatus-Nr. handelt es sich um eine automatisch vom System ermittelte fortlaufende Nummer beginnend mit "1000" - diese Nummer kann von Ihnen auch nicht verändert werden.
Status
Wenn Sie sich im rechten Teil dieses Fensters befinden, können Sie mit der Funktion "Neu (F5)" die Status zu dem im linken Bereich ausgewählten Aktionsstatus anlegen. Dazu öffnet sich das Fenster "Status", in dem die Status-Nr. automatisch vergeben wird, die Bezeichnung aber wiederum von Ihnen individuell vergeben werden kann (z. B. Genehmigen, Nicht genehmigen usw.).
Folgende drei Felder gibt es bei der Neuanlage einer Statusausprägung noch zu beachten:
Dieses Feld wird automatisch aktiviert, wenn Sie den ersten Status zu einem Aktionsstatus anlegen und es besteht auch keine Möglichkeit, dieses Feld zu deaktivieren. Bei allen folgenden Erfassungen eines Status ist dieses Feld deaktiviert und kann von Ihnen wiederum nicht verändert werden. Die Änderung des Standardstatus kann nur im Fenster Aktionsstatus über die Funktion "Als Standardstatus setzen" im Bereichsmenü "Status" vorgenommen werden. Beispiel
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Über dieses Feld können Sie den Status mit dem Sofort erledigen KZ versehen. Das heißt, sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe mit diesem Status erledigt, wird nicht mehr gewartet, bis die anderen Mitarbeiter die Aufgaben erledigt haben, sondern der Workflow geht sofort zum nächsten Workflowschritt über. Beispiel
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Über dieses Feld können Sie steuern, ob beim Erledigen der Workflowaufgabe mit diesem Status eine Notiz erfasst werden muss oder nicht. Das heißt, wenn Sie keine Notiz erfassen, erhalten Sie diese Hinweismeldung und das Erledigen der Workflowaufgabe ist erst möglich, wenn Sie hier eine Notiz erfasst haben.  |
Workflow
Einen neuen Workflow können Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Workflow → Workflowstudio erstellen. Im linken Bereich des Fensters werden Ihnen alle bereits erstellten Workflows zu der im Einstiegsfeld ausgewählten Firma angezeigt. Wenn Sie eine Firmengruppe angelegt haben, können Workflows nur unter der in der Firmengruppe als Hauptfirma definierten Firma angelegt werden. Im rechten Bereich des Fensters wird Ihnen der selektierte Workflow grafisch dargestellt.
Anhand der beiden Comboboxen können Sie noch zwischen verschiedenen Workflowarten (z. B. CRM Workflow, Kampagne, DMS-Workflow usw.) bzw. dem Aktivitätsstatus (Aktive, Inaktive und Alle) eingrenzen.
In diesem Fenster können Sie auch neue Workflows anlegen. Dazu öffnen Sie das Fenster "Workflow" mit der Schaltfläche Neu (F5). Folgende Felder können Sie bei der Neuanlage befüllen. Die grafische Konzeption des Workflows erfolgt dann im Diagrammstudio.
Beachten Sie bei der Anlage speziell diese beiden Pflichtfelder:
In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters für die Aufgabe dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen, in diesem Fenster werden Ihnen dann die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen. Hinweis
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angezeigt. Dies dient als Hinweis für den Workflowverantwortlichen, dass die Mitarbeiterermittlung im Workflow nicht korrekt funktioniert hat und er sich diese ansehen soll. In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Typ des Workflows (CRM Workflow, DMS-Workflow ...) angeben. Anhand des Workflowtyps wird ermittelt, in welchem Programmteil Sie den Workflow später einsetzen können. Zum Beispiel muss ein Dokumentenworkflow mit dem Typ DMS-Workflow erfasst werden, damit dieser zu einem Dokument gestartet werden kann. |
Detaillierte Informationen zu den weiteren Feldern entnehmen Sie der dazugehörigen 
Feldauswahl.
Feldauswahl.Informationen auf Folgeworkflowaufgaben weitergeben
Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Felder zu definieren, die von einer Workflowaufgabe immer an die Folgeworkflowaufgaben innerhalb dieses Workflows weitergegeben werden sollen. Diese Einstellung muss direkt am Workflow im Feld "Feldauswahl" getroffen werden.
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, zu definieren, welche Felder einer Workflowaufgabe immer an die Folgeworkflowaufgaben innerhalb dieses Workflows weitergegeben werden sollen. Mit dem  F8-Symbol vor diesem Feld wird eine Feldauswahl gestartet, in der Sie die gewünschten Felder zuordnen können. Grundsätzlich stehen Ihnen hier folgende Felder der Aufgaben zur Verfügung:
Das heißt, Sie können zu einer Workflowaufgabe bestimmte Informationen in Freifeldern erfassen, einen Farbcode definieren oder ein Projekt hinterlegen. Beim Erledigen Ihrer Aufgabe werden diese Felder, sofern im Workflow definiert, an die nächste Aufgabe im Workflow weitergegeben. Dadurch hat der nächste Sachbearbeiter alle benötigten Informationen, um seine Workflowaufgabe zu erledigen. |
Ad-hoc-Workflows
Sie haben an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, "Ad-hoc-Workflows" zu starten. Solche Workflow können jederzeit in NTCS zum Beispiel aus diversen Navigatoren gestartet werden, ohne dass Sie zuerst bestimmte Datensätze zum Start des Workflows anlegen müssen. Der Typ des gestarteten Ad-hoc-Workflows ist aber wichtig, damit auch die korrekten Informationen in die Workflowinstanz gelangen und der Workflowablauf die benötigten Informationen für einen korrekten Ablauf erhält. Diese Einstellung muss hier gesetzt werden.
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, für Workflows vom Typ CRM die Ausprägung "Kunden und Lieferanten", "Projekt" oder "Mitarbeiter" auszuwählen. Wird dann zum Kunden/Lieferanten bzw. Projekt ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur jene CRM Workflows zur Auswahl, die den jeweiligen Ad-hoc-Workflowtyp aufweisen. Wird im Fenster "Mitarbeiter" ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Mitarbeiter" zur Verfügung. Wenn zu Telefonprotokoll, Kundentelefonate oder Mitarbeitertelefonate ein Workflow gestartet wird, stehen in der Liste die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Kunden und Lieferanten" zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflow starten. |
Arbeiten mit Checklisten
Beim Arbeiten mit Checklisten stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung. Sie können mit einer allgemeinen Checkliste arbeiten, die für den gesamten Workflowablauf gilt, bzw. können Sie auch Checklisten speziell für bestimmte Aufgabenaktionen im Workflow definieren, die dann nur diese Aufgabe betreffen. Sie können diese beiden Varianten auch kombinieren.
Die grundsätzliche Einstellung, ob bei einer Aufgabe die allgemeine Checkliste verwendet werden soll oder eine Checkliste speziell für diese Aufgabe, muss auf der Aufgabenaktion im Feld "Checklist Auswahl" getroffen werden. Je nach Auswahl in diesem Feld, müssen Sie eine Checklistenvorlage in den gleichnamigen Feldern direkt am Workfow bzw. auf der Aufgabenaktion hinterlegen.
In der Combobox können Sie einstellen, ob Sie ohne Checkliste, mit einer allgemeinen Checkliste oder mit einer eigenen Checkliste arbeiten wollen. Wenn Sie den Eintrag eigene Checkliste wählen, können Sie direkt bei der Aufgabenaktion eine Checkliste hinterlegen. Diese Checkliste wird dann auch dieser Aufgabe zugeordnet, die aus dieser Workflowaktion entsteht. Wenn Sie den Eintrag allgemeine Checkliste wählen, wird die am Workflow hinterlegte Checkliste verwendet. Diese Checkliste wird dann allen Aufgaben dieses Workflows zugeordnet, die durch Aufgabenaktionen entstehen, bei denen dieses Feld auf allgemeine Checkliste steht. Hinweis
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Verwendungszwecke
Sie können Workflows zusätzlich zum Workflowtyp über die Verwendungszwecke noch genauer kategorisieren. Diese sind je Workflowtyp fix vorgegeben und können weder bearbeitet noch ergänzt werden.
In diesem Feld können Sie zusätzlich zum Workflowtyp noch eine genauere Kategorisierung des Workflows vornehmen. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes im CRM Es gibt unterschiedliche Verwendungszwecke für Workflows, die neben der besseren Kategorisierung von Workflows zusätzlich noch steuern, welche Tabellen für Feldwertprüfungen zur Verfügung stehen. Eine Feldwertprüfung ist bei Workflows des Typs "CRM" nur möglich, wenn der passende Verwendungszweck im Workflow hinterlegt ist. Bei Workflows des Typs "DMS" ist dafür kein Verwendungszweck nötig, für Kampagnenworkflows ist eine Feldwertprüfung nicht vorgesehen. Details zur Feldwertprüfung erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein. |
Wertetabelle
Bei jedem Workflowstart wird ein Datensatz in der Wertetabelle erfasst und der Workflowinstanz eindeutig zugewiesen. Im Workflowablauf kann durch unterschiedliche Workflowfunktionen dieser Datensatz mit konkreten Werten befüllt werden, die in weiterer Folge für die Feldwertprüfungen bzw. als Informationen für den Versand im Standardbrief genutzt werden können.
Aktuell sind ausschließlich Felder vorgesehen, die über folgende beide Hintergrundfunktionen im Workflow befüllt werden:
Hinweis
 | Wird der Datensatz in der Wertetabelle während des Workflowablaufs durch keine Funktion befüllt, wird dieser beim Erreichen des Workflowendes wieder gelöscht. |
In folgenden Funktionen können Sie die Werte aus dieser Tabelle aktuell verwenden.
- Feldwertprüfung: Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein.
- Standardbrief: Für die Verwendung im Standardbrief gibt es in der Auswahl der Felder einen eigenen Ordner für die Felder der Wertetabelle.
Wie diese einzelnen Punkte in der Praxis kombiniert angewendet werden können, wird in der Dokumentation Vierteljahresfälligkeiten (Automation) näher erläutert.
Workflow importieren bzw. kopieren
Im Fenstermenü finden Sie noch folgende interessante Funktionen, die Sie im Zusammenhang mit der Neuerstellung eines Workflows verwenden können.
Workflow exportieren bzw. importieren
Sie können über diese beiden Funktionen einen Workflow von einer Datenbank exportieren und auf einer anderen bzw. der gleichen Datenbank wieder importieren. Dadurch müssen Sie nur geringfügige Anpassungen durchführen und haben einen weiteren Workflowablauf erstellt.
 Workflow importieren | Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow aus dem Importverzeichnis importieren. Das Verzeichnis für den Import müssen Sie in den Parametern (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Import / Export) hinterlegen.
Workflows werden immer auf die Hauptfirma jener Firmengruppe importiert, zu der die Eigene Firma (hinterlegt in den CRM Parametern) gehört. Durch den Import werden neue Workflows angelegt und Mitarbeiter, die am Workflow eingetragen sind, werden am neuen Workflow gelöscht, wenn sie nicht im System vorhanden sind. Sollten Feldbeschreibungen oder (CRM-)Makros schon auf der Firma existieren, werden diese nicht überschrieben. Auch Aktionsstatus, HTML-Vorlagen, Makros und Feldbeschreibungen werden durch den Import neu angelegt. | ||
 Workflow exportieren | Mit dieser Funktion können Sie einen Workflow in das Exportverzeichnis exportieren. Das Verzeichnis für den Export müssen Sie in den Parametern (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Import / Export) hinterlegen.
Wenn der Export erfolgreich war, erhalten Sie diese Meldung, wo Sie gleich die Möglichkeit haben, das Protokoll zu öffnen bzw. das Verzeichnis, in das der Workflow exportiert wurde.  Sollte der hier eingetragene Pfad nicht korrekt sein, bekommen Sie zuerst die Meldung, dass der Exportpfad nicht existiert.  Danach folgt eine Meldung, dass der Workflowexport nicht abgeschlossen werden konnte:  |
Workflow kopieren bzw. einfügen
Sie können über diese beiden Funktionen einen Workflow duplizieren, wenn Sie nur geringfügige Anpassungen durchführen möchten, um einen ähnlichen Workflowablauf an anderer Stelle einzusetzen.
 Workflow kopieren | Ein bestehender Workflow wird kopiert. Diese Funktion sollten Sie verwenden, wenn der neue Workflow einem bereits bestehenden Workflow sehr ähnlich ist. Nach dem Einfügen brauchen Sie so nur minimale Änderungen vornehmen und somit müssen Sie nicht den gesamten Workflow neu konstruieren. |
 Workflow einfügen | Mit dieser Funktion können Sie einen zuvor kopierten Workflow einfügen. |
Detaillierte Informationen sowie alle Funktionen des Fensters finden Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowstudio.
Workflow zeichnen
In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen, wie Sie einen Workflow im Diagrammstudio erstellen, vorab aber noch ein paar wichtige Hinweise und Designvorgaben.
Allgemeine Hinweise
Bei der Erstellung eines Workflows gibt es ein paar wichtige Aspekte zu beachten:
- Ein Workflow muss immer mit einer START-Aktion
beginnen, zum Abschluss des Workflows muss immer eine Ende-Aktion 
hinzugefügt werden. - Zwischen der Start- und Endeaktion befinden sich eine oder mehrere Aufgabenaktionen
mit den dazugehörigen Statusausprägungen 
. Dabei ist die Abfolge immer zuerst eine Aufgabenaktion, dann die dazugehörigen Statusausprägungen, wieder gefolgt von einer Aufgabenaktion mit den dazugehörigen Statusausprägungen. Ausnahme: Aufgabenaktionen können auch aufeinander folgen, wenn es für den zur Aufgabenaktion zugeordneten Aktionsstatus nur eine Statusausprägung gibt. Diese müssen Sie dann nicht extra im Workflowdiagramm abbilden, sondern können sofort die nächste Aufgabenaktion erstellen. - Alle Elemente zwischen der Start- und Endeaktion müssen mit Pfeilen verbunden werden. Dadurch wird definiert, wie der Workflow abläuft, das heißt, welche Aufgabenaktionen der Reihe nach ausgeführt werden sollen.
Diagrammstudio
Die grafische Abbildung eines Workflows erfolgt im Diagrammstudio unter CRM und DMS → Stammdaten → Workflow → Workflowstudio → Diagrammstudio. In der Symbolleiste oben stehen Ihnen alle Elemente zur Verfügung, die Sie für eine korrekte Konzeption eines Workflows benötigen. Ein in der Symbolleiste ausgewähltes Element können Sie einfach durch einen Klick in den Diagrammbereich einfügen.
Die beiden wichtigsten Standardfunktionen neben "Start" und "Ende", die zwingend nötig sind, um funktionierende Workflowabläufe zu erstellen, werden nachfolgend beschrieben. Die Beschreibung zu den weiteren Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Diagrammstudio.
Aufgabenaktion
Nach der Aktion "Start" steht in den meisten Fällen eine Aufgabenaktion, die bewirkt, dass beim Erreichen dieser Aktion im Workflow bei einem oder mehreren Mitarbeitern eine Aufgabe angelegt wird, mit der eine bestimmte Funktion ausgeführt werden kann. Zum Hinzufügen einer Aufgabenaktion müssen Sie in der Symbolleiste des Diagrammstudios dieses Symbol 
verwenden. Einzige Ausnahme ist, dass nach dem Start auch gleich eine "CRM Prüfung Ja/Nein" folgen kann.
verwenden. Einzige Ausnahme ist, dass nach dem Start auch gleich eine "CRM Prüfung Ja/Nein" folgen kann.
Beim Anlegen einer Aufgabenaktion sind folgende Felder zwingend zu befüllen:
- Aktionsstatus
- Spezial-, Menü- oder Hintergrundfunktion
- Felder zur Mitarbeiterermittlung
Detaillierte Informationen zu den Feldern erhalten Sie in der Beschreibung der 
Feldauswahl bzw. weiterführende Informationen generell dazu in der Hilfe zum Fenster Aufgabenaktion.
Feldauswahl bzw. weiterführende Informationen generell dazu in der Hilfe zum Fenster Aufgabenaktion.Aufgabenaktion-Statusprüfung
Einer Aufgabenaktion kann ein Aktionsstatus zugeordnet werden. Mit diesem Element 
im Diagrammstudio können Sie der Aufgabenaktion den dazugehörigen Status zuordnen. Die Aufgabenaktion-Statusprüfung definiert, welche Status Ihnen beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl stehen sollen. Die Status können Sie aus dem Fenster "Aktionsstatus" auswählen und diese werden Ihnen dann im Diagrammstudio automatisch hinzugefügt.
im Diagrammstudio können Sie der Aufgabenaktion den dazugehörigen Status zuordnen. Die Aufgabenaktion-Statusprüfung definiert, welche Status Ihnen beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl stehen sollen. Die Status können Sie aus dem Fenster "Aktionsstatus" auswählen und diese werden Ihnen dann im Diagrammstudio automatisch hinzugefügt.
Achtung!
 | Sollten Sie die Statusausprägungen eines Aktionsstatus auswählen, der nicht der Aufgabenaktion zugeordnet ist, erhalten Sie beim Speichern folgende Hinweismeldung:  |
CRM Prüfung Ja/Nein
Mit dieser Aktion können Sie eine Ja/Nein-Prüfung mithilfe eines Makros bzw. einer Feldwertprüfung in den Workflow integrieren. Von dieser Aktion müssen immer zwei Pfade wegführen, einer, wenn das Ergebnis Ja ist, und einer, wenn es Nein ist.
Hinweis
| Sie können immer nur eines der folgenden beiden Felder definieren, das heißt, entweder erfolgt diese Prüfung über Makro oder die Feldwertprüfung. Eine Kombination ist nicht möglich. |
In diesem Feld können Sie die Prüfung hinterlegen, die an dieser Stelle im Workflow durchgeführt werden soll, damit der Workflow dann den entsprechenden Pfad weiterläuft. Beim Klick auf das F8-Symbol vor dem Feld öffnet sich die Filterdefinition, in der Sie über die gewohnten Filtermöglichkeiten in NTCS die Prüfbedingungen zusammenstellen können.  Hinweis
Feldwertprüfung im CRM In der unterhalb abgebildeten Tabelle erhalten Sie die Informationen darüber, aus welchen Tabellen die Felder für die Feldwertprüfung angeboten werden.
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In diesem Feld können Sie ein Makro hinterlegen, das beim Ausführen der Aufgabe gestartet wird. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Combobox Funktionsart auf Makro steht. Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Makros, in dem Sie das gewünschte Makro auswählen können. In diesem Fenster besteht auch die Möglichkeit eine Neuanlage von Makros vorzunehmen. Über das F8-Symbol  vor diesem Feld können Sie ein bereits hinterlegtes Makro öffnen.Hinweis
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Fertiger Workflow
Ein fertiger Workflow könnte zum Beispiel wie folgt aussehen. Die Abbildung zeigt eine Möglichkeit zur Abbildung eines Termingenehmigungsworkflows inkl. der Kommentare direkt bei den Aktionen, um den Ablauf auch später noch nachvollziehen zu können.
Prüfungen auf Korrektheit des Designs
Mit der Funktion "Prüfe Verbindungen" können Sie jederzeit überprüfen, ob der Workflow korrekt abgebildet worden ist und wenn Sie diesen starten, ob dieser auch korrekt durchlaufen würde. Ist alles korrekt miteinander verknüpft, erhalten Sie diese Meldung:
Abweichender Aktionsstatus
Sind auf der "Aufgabenaktion" und bei der mit Pfeil verbundenen "Aufgabenaktion-Statusprüfung" unterschiedliche Aktionsstatus hinterlegt, erhalten Sie diese Meldung:
Sie müssen dann entweder auf der Aufgabenaktion den richtigen Aktionsstatus hinterlegen oder die zum bereits hinterlegten Aktionsstatus richtige "Aufgabenaktion - Statusprüfung" einfügen.
Fehlende Verbindungen
Ist ein Workflow nicht korrekt verknüpft, erhalten Sie folgende Meldung mit den Hinweisen, welche Verbindungen überprüft werden müssen.
Die Pfeile und Workflowaktionen werden rot dargestellt, damit Sie sofort erkennen können, welche Sie nicht korrekt verknüpft haben bzw. wo Pfeile überhaupt fehlen.
Hinweis
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Einsatz von Workflows
Workflows können in vielen Paketen der NTCS verwendet werden, um Ihnen das tägliche Arbeiten zu erleichtern. Sie können zum Beispiel im Zuge einer Dokumentenarchivierung einen Workflow starten, den Angebotsprozess mit einem Workflow begleiten, das Recruiting im PI mit Workflows unterstützen etc.
Im weiteren Verlauf wird allgemein beschrieben, wie ein Workflow ausgelöst werden kann bzw. wie die Abarbeitung erfolgt. Weitere Informationen zu den Workflowabläufen in den Paketen erhalten Sie in den Dokumentationen der jeweiligen Pakete dazu.
Welche Einsatzmöglichkeit es im CRM für Workflows gibt, erfahren Sie in der Dokumentation Workflows im CRM.
Workflow starten
Workflows können auf verschiedene Arten gestartet werden - automatisch bei bestimmten Abläufen (Archivierung ins DMS, Anlage eines Kunden etc.) bzw. in vielen Bereichen auch nachträglich zu bereits erfassten Datensätzen.
Wie Sie Workflows im Paket CRM und DMS starten können, erfahren Sie in der Dokumentation Workflows im CRM.
Workflowaufgaben abarbeiten
Wird ein Workflow gestartet, werden Aufgaben für den zuständigen Sachbearbeiter angelegt. Im Fenster "Aufgaben" gelangen Sie zu diesen und können mit der Abarbeitung beginnen. Workflowaufgaben sind im Feld "Workflow" mit diesem Symbol gekennzeichnet - so können Sie diese von "normalen" Aufgaben unterscheiden.
Hinweis
| Workflowaufgaben haben ein paar Besonderheiten, zum Beispiel können diese nicht gelöscht bzw. verteilt werden. Außerdem gibt es bei den Funktionen "Ausführen", "Erledigen" und "Delegieren" ein paar Besonderheiten, die nachfolgend beschrieben werden. |
Ausführen
Wenn Sie im Workflow auf den Aufgabenaktionen eine Spezial- oder Menüfunktion hinterlegt haben, gelangen Sie mit dieser Funktion in das benötigte Fenster bzw. wird ein hier nötiger Ablauf gestartet, der für die Erledigung der Aufgaben notwendig ist.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben, bei der Funktionsbeschreibung zu "Ausführen".
Erledigen
Beim Klick auf "Erledigen" bei Workflowaufgaben gelangen Sie in diesen Dialog, in dem Sie Ihre Aufgabe mit dem gewünschten Status erledigen können, damit der Workflow den entsprechenden Weg weiterläuft.
Hinweis
| Beachten Sie, dass Workflowaufgaben immer nur vom Besitzer der Aufgabe bzw. dessen Stellvertreter erledigt werden können. |
Delegieren
Wenn Sie die Aufgabe nicht selbst erledigen können, haben Sie mit dieser Einstellung die Möglichkeit, diese an einen anderen Sachbearbeiter zu delegieren, der sich um die Erledigung der Aufgabe kümmern soll.
Achtung!
| Beim Erledigen von Workflowaufgaben kann es sein, dass dieser Comboboxeintrag nicht vorhanden ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben. |
Abbrechen
Mit dem Abbruch eines Workflows haben Sie die Möglichkeit, den Workflow an dieser Stelle abzubrechen und alle noch offenen Aufgaben werden dadurch automatisch erledigt. Bei DMS-Workflows haben Sie auch die Möglichkeit, in diesem Zuge gleich einen neuen Workflow zu starten.
Achtung!
| Beim Erledigen von Workflowaufgaben kann es sein, dass dieser Comboboxeintrag nicht vorhanden ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Workflow abbrechen zulässig deaktiviert haben. |
Weitere Details zu den oben beschriebenen Aktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.
Administratoren- und Analysefunktionen
Für Administratoren gibt es ein paar Einstellungen bzw. Analysefunktionen, die zu beachten sind. In diesem Abschnitt werden diese detailliert beschrieben.
Asynchroner Workflow
Sie haben auch die Möglichkeit, Workflowaufgaben asynchron durchlaufen zu lassen. Wird ein Workflow gestartet oder ein Workflowaufgabendialog beantwortet, kann eingestellt werden, dass danach die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe asynchron weiterlaufen soll, damit der ausführende User sofort weiterarbeiten kann. Dies ist unter anderem besonders hilfreich, wenn per Multiselect mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden sollen.
Für einen asynchronen Start des Workflows können Sie folgendes Feld in den Stammdaten des Workflows setzen.
In diesem Feld können Sie definieren, ob Workflowaufgaben asynchron gestartet werden sollen. Wird ein Workflow gestartet, kann über dieses Feld eingestellt werden, dass danach die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe asynchron weiterlaufen soll, damit der ausführende User sofort weiterarbeiten kann. Die Einstellung kann je Workflow definiert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die verfügbaren Standardworkflows mit dem Workflowtyp "LEA/PLE" sind als asynchron startender Workflow definiert. Für diese ist das Feld "Workflow im Hintergrund starten" aktiviert. Nähere Informationen zu diesen Standardworkflows finden Sie in den Themendokumentationen Honorarnotenfreigabe mit Workflow und LEA-KORE-Überleitung mit Workflow. |
Damit die Abarbeitung innerhalb eines Workflowablaufs asynchron erfolgt, können Sie folgendes Feld auf der Aufgabenaktion setzen.
In diesem Feld können Sie definieren, ob Workflowaufgaben asynchron fortgesetzt werden sollen. Wird dieses Feld bei einer Aufgabenaktion gesetzt, kann darüber eingestellt werden, dass danach die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe bzw. das Ausführen etwaiger Hintergrundfunktionen asynchron weiterlaufen. Dadurch kann der ausführende User sofort weiterarbeiten, ohne auf die Erledigungen und die Anlage der Workflowaufgaben warten zu müssen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die LEA/PLE-Workflows mit Leistungsverzeichnis, die im Paket LEA als Standard zur Verfügung gestellt werden, weisen unter anderem die Aufgabenaktion "Honorarnote korrigieren" auf. In dieser Aufgabenaktion ist das Feld "Workflow im Hintergrund fortsetzen" aktiv, damit dem User ein Weiterarbeiten ohne Wartezeit auf die Korrektur ermöglicht wird. Nähere Informationen zu diesen Standardworkflows finden Sie in der Themendokumentation Honorarnoten-Freigabe mit Workflow. |
Hinweis
| Im Fenster Asynchrone Jobs kann man den Zustand der Jobs nachvollziehen bzw. den Job (neu) starten oder löschen, falls dieser ein Problem verursachen sollte. |
Workflowinstanzen
In diesem Fenster können Sie feststellen, wie viele Workflowinstanzen zu diesem Workflow aktuell in Bearbeitung sind und an welcher Stelle bzw. bei welchem Mitarbeiter die nächste Aufgabe zur Bearbeitung liegt. Außerdem können bereits erzeugte Instanzen hier bei Bedarf gelöscht werden, falls sie versehentlich erzeugt worden sind.
Workflowinstanz abbrechen
Mit dieser Funktion können Sie laufende Workflowinstanzen abbrechen. Dabei werden alle noch offenen Workflowaufgaben der Instanz auf "Erledigt" gesetzt. Die Funktion ist für Workflowinstanzen in Bearbeitung, inkonsistente Workflowinstanzen und nicht gestartete Workflowinstanzen aktiv. Das Workflowdiagramm bleibt aber erhalten, das heißt, Sie können jederzeit nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt die Instanz abgebrochen worden ist und welche Schritte davor noch erledigt worden sind.
Workflowinstanz reaktivieren
Mit dieser Funktion können eine oder mehrere inkonsistente Workflowinstanzen selektiert und an jener Stelle reaktiviert werden, an welcher der Workflow hängen geblieben ist. Es werden dann die Aufgaben für den Sachbearbeiter erzeugt, damit dieser weiterarbeiten kann. Diese Funktion ist nur bei inkonsistenten Workflowinstanzen aktiv.
Hinweis
| Die Reaktivierung einer Workflowinstanz funktioniert nur, wenn der Workflow grundsätzlich korrekt gezeichnet worden ist und im Normalfall auch korrekt durchlaufen würde. Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn zum Beispiel durch Absturz des BMD Web bzw. der BMD NTCS der Workflow inkonsistent wird. |
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowinstanzen.
Mitarbeiter in Workflows anpassen
Für das Umstellen von Mitarbeitern in Workflows stehen Ihnen folgende beiden Möglichkeiten zur Verfügung.
Mitarbeiter im Workflow umstellen
Wenn alle Tätigkeiten eines bzw. mehrerer selektierter Workflows von einem Mitarbeiter auf einen neuen Mitarbeiter umgestellt werden sollen, können Sie diese Funktion verwenden. Diese Funktion finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio → Funktionen → Mitarbeiter im Workflow umstellen.
Zusätzlich können Sie auch alle offenen Aufgaben der bereits laufenden Workflowinstanzen durch Aktivieren des Feldes "Aufgaben und offene Instanzen" auf den neuen Mitarbeiter umstellen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiter im Workflow umstellen.
Mitarbeiter in Workflows suchen
Wenn Sie nicht generell alle Zuständigkeiten in Workflows gesamt auf einen neuen Mitarbeiter umstellen möchten, können Sie zuerst einmal prüfen, auf welchen Workflows bzw. Aufgabenaktionen dieser Mitarbeiter hinterlegt ist. Die Funktion dazu finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio → Funktionen → Mitarbeiter in Workflows suchen.
Zuerst wird eine Liste der Mitarbeiter geöffnet. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, dann wird Ihnen eine Liste der Aufgabenaktionen und Workflows geöffnet, bei denen dieser Mitarbeiter hinterlegt ist.
Sie können dann der Reihe nach diese Datensätze durchgehen und mit der Funktion "Mitarbeiter bearbeiten" den Mitarbeiter ändern. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflows und Aufgabenaktionen.
Workflowauswertung
Sie können zu jedem Workflow eine Auswertung über alle Workflowinstanzen, die diesen betreffen, aufrufen. Im Workflowstudio gibt es dafür die Funktion "Workflowauswertung".
Im linken Bereich dieses Fenster wird die Auswertung in einer Baumstruktur dargestellt, die Sie über die 
und 
Symbole aus- bzw. einklappen können. Im rechten Bereich wird die Auswertung grafisch in einem Diagramm dargestellt. Die Darstellung erfolgt auf 3 verschiedenen Ebenen. Was auf den einzelnen Ebenen dargestellt wird, entnehmen Sie bitte der Tabelle unterhalb.
und Symbole aus- bzw. einklappen können. Im rechten Bereich wird die Auswertung grafisch in einem Diagramm dargestellt. Die Darstellung erfolgt auf 3 verschiedenen Ebenen. Was auf den einzelnen Ebenen dargestellt wird, entnehmen Sie bitte der Tabelle unterhalb.  | In der ersten Ebene dieses Baums wird die Aufgabenaktion im Workflow dargestellt. Für jede Aufgabenaktion im Workflow wird ein eigener Punkt dargestellt. Zu jeder dieser Aufgabenaktionen können Sie sich in der zweiten Ebene ansehen, welche Statusausprägungen des auf der Workflowaktion hinterlegten Aktionsstatus wie häufig beim Erledigen dieser Workflowaufgabe gewählt worden sind. In der dritten Ebene wird aufgelistet, welcher Mitarbeiter wie oft eine Statusausprägung gewählt hat. |
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowauswertung.
Berechtigungen
TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen:
Lernvideo: