Honorarnotenfreigabe mit Workflow
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.Überblick
In dieser Dokumentation erhalten Sie einen Überblick, wie Sie den Freigabe-Ablauf von Honorarnoten unter Verwendung des Workflows abbilden können. Es wird anhand der drei LEA Standardworkflows beispielhaft erklärt, welche Einstellungen bzw. welche Voraussetzungen für einen korrekten Ablauf des Workflows notwendig sind.
Die drei asynchronen Standardworkflows können importiert (siehe Kapitel Standards importieren) und als Vorlage verwendet werden, da ein Workflow völlig individuell gestaltbar ist. Die Standardworkflows können auch noch einfacher oder auch wesentlich komplexer designt werden. Ist kein Standardworkflow passend, muss der für Ihre Anforderung geeignetste Workflow selbst oder besser noch in Zusammenarbeit mit einem BMD Trainer erstellt werden.
Hinweis
 | Besonders zeitsparende Automatismen im Zusammenhang mit der Freigabe von Honorarnoten innerhalb der Kanzlei inkl. der automatischen Erstellung von internen Leistungsverzeichnissen sind nur mit den technischen Möglichkeiten des CRM Workflows umsetzbar. |
Voraussetzungen
Allgemeine Voraussetzungen
Damit die Honorarnotenfreigabe mit Workflow verwendet werden kann, wird vorausgesetzt, dass die gesamte NTCS LEA inklusive Fakturierung korrekt konfiguriert ist und alle damit im Zusammenhang stehenden Abläufe reibungslos funktionieren.
Hinweis
 | Wenn die Freigabe von Honorarnoten via BMD Web oder BMD Mobile erfolgen soll, so ist zusätzlich die Lizenz für das Web CRM nötig, um die Aufgaben im BMD Web bzw. BMD Mobile nutzen zu können. |
Standards importieren
Bevor Sie mit der Konzeption des Workflows beginnen können, müssen Sie zuerst die Workflowstandards importieren. Dazu öffnen Sie das Programm Import unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export. Im Punkt "LEA" aktivieren Sie die Option "Workflow" und starten den Import. Folgende Importe werden dadurch angestoßen:- Zuerst werden die LEA Standardworkflows importiert. Zusätzlich wird (falls noch nicht vorhanden) auch jeder benötigte Aktionsstatus (1 "Erledigt", 5 "Freigabe" und 20 "LEA Rechnung - Workflowstatus") und die LEA Standardauswertung Honorarvorschlag intern mit Stundensätzen automatisch mitimportiert, da die Workflows auf diese Komponenten zugreifen.
Nach dem Import stehen Ihnen drei Standardworkflows vom Workflowtyp "LEA/PLE Workflow" zur Verfügung. Diese finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Workflows → Workflowstudio. Die Standards können von Ihnen weder bearbeitet noch gelöscht werden.
Die Standardworkflows werden mit aktiviertem Feld Workflow im Hintergrund starten ausgeliefert - sie sind somit als asynchron startende Workflows definiert: Wird ein Workflow gestartet oder ein Workflowaufgabendialog beantwortet, wird die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe asynchron durchgeführt, damit der ausführende User sofort weiterarbeiten kann. Dies ist unter anderem besonders hilfreich, wenn per Multiselect mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden sollen. Mehr Informationen diesbezüglich finden Sie in der Themendokumentation Workflow im Kapitel Asynchroner Workflow. - Zusätzlich wird (falls noch nicht vorhanden) auch jeder benötigte Aktionsstatus (1 "Erledigt", 5 "Freigabe" und 20 "LEA Rechnung - Workflowstatus") importiert, da die Workflows auf diese Komponenten zugreifen. Diese stehen Ihnen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Workflows → Aktionsstatus zur Verfügung, können aber weder bearbeitet noch gelöscht werden.
- Die LEA Standardauswertung Honorarvorschlag intern mit Stundensätzen wird (falls noch nicht vorhanden) automatisch mitimportiert, da die Workflows auf diese Auswertung zugreifen.
Achtung!
 | Die bisher notwendige Option "Workflow" (unter dem Punkt "Importe Standards") ist daher, wenn Sie ausschließlich die LEA Workflows abbilden möchten, nicht mehr zwingend auszuführen.  Dieser Import ist für den Import sämtlicher BMD Standardaktionsstatus vorgesehen. |
Workflow festlegen
Sie können im Workflowstudio einen eigens definierten Workflow anlegen und designen oder Sie entscheiden sich für eine Kopie eines Standardworkflows.
Hinweis
| Bei Bedarf können Sie sich zuerst das Kapitel Erklärungen zu den Standardworkflows ansehen. Den Standard selbst dürfen Sie nur als Vorlage verwenden, er ist nicht für den laufenden Betrieb vorgesehen! Das äußert sich unter anderem dadurch, dass Sie Standardworkflows nicht im Fenster Workflowsuche auswählen können, um den Honorarnoten den passenden Workflow zuzuweisen. |
Wählen Sie den für Sie (am ehesten passenden) Workflow aus und führen Sie die Funktion Workflow kopieren durch. Mit der darunterliegenden Funktion Workflow einfügen können Sie die Kopie einfügen.
Mit der Kopie arbeiten Sie weiter - führen Sie hier gegebenenfalls Anpassungen bei der Bezeichnung und im Design durch. Damit haben Sie Ihren Workflow bestimmt, den Sie für die Honorarnotenfreigabe verwenden wollen. Die Bekanntgabe im System, welchen der Workflows Sie konkret verwenden wollen, findet direkt beim laufenden Arbeiten statt (siehe Kapitel Gewünschten Workflow auswählen).
Hinweis
| Wenn Sie Anpassungen im Design vornehmen müssen, beachten Sie bitte die Dokumentation zum Workflow. |
LEA Parameter festlegen
Für die Verwendung der Honorarnotenfreigabe mit Workflow ist es nötig, den LEA Parameter Workflow unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Honorarnoten → Allgemein zu aktivieren.
Der LEA Parameter Löschen Honorarnoten mit Workflow steuert, ob offene Honorarnoten mit gestartetem Workflow gelöscht werden können oder nicht. So können Sie beispielsweise verhindern, dass bereits freigegebene Honorarnoten vor dem Rechnungsdruck fälschlicherweise gelöscht werden.
Zusätzlich ist durch den LEA Parameter Workflow bei Storno/Gutschrift festzulegen, wie mit Stornos/Gutschriften in Bezug auf die Freigabe umgegangen werden soll.
Erklärungen zu den Standardworkflows
In dieser Dokumentation wird mithilfe der drei LEA Standardworkflows jeweils eine Variante vorgestellt, wie ein Workflow für die Freigabe von Honorarnoten aussehen könnte:
- Workflow - Freigabe ohne Erstellung eines internen Leistungsverzeichnisses oder Kontrollausdrucks
- Workflow - Freigabe mit Erstellung eines internen Leistungsverzeichnisses
- Workflow - Freigabe mit Erstellung eines Kontrollausdrucks samt internem Leistungsverzeichnis
Diese werden in den folgenden Kapiteln erläutert.
Hinweis
| In diesem Abschnitt werden die Einstellungen auf den einzelnen Aufgabenaktionen des Workflows beschrieben und daher wird nur auf die für die Honorarnotenfreigabe spezifischen Einstellungen eingegangen. Entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Workflow, welche weiteren Einstellungen es gibt. |
Workflow - Freigabe ohne Leistungsverzeichnis
Für einen Workflow, bei dem die Honorarnotenfreigabe ohne die Erstellung eines internen Leistungsverzeichnisses oder Kontrollausdrucks ablaufen soll, wird hier der Standardworkflow "Workflow ohne Leistungsverzeichnis" beispielhaft erklärt.
LEA Rechnung - Workflowstatus setzen
Die Hintergrundfunktion LEA Rechnung - Workflowstatus setzen wird im Beispielworkflow dreimal angestoßen.
- Zu Beginn des Workflows wird der Status auf "Im Freigabeprozess" gesetzt. In diesem Stadium hat nur der Aufgabenbesitzer der nachfolgenden Aufgabe das Recht, die Honorarnote mit Nummer zu drucken und weitere Schritte durchzuführen.
- Wird die darauffolgende Aufgabe "LEA Rechnung freigeben" mit "Freigabe erteilt" erledigt, so wird diese Hintergrundfunktion erneut ausgeführt, um den Status der Honorarnote auf "Freigegeben" umzustellen. In diesem Stadium kann die Honorarnote durch jeden beliebigen Benutzer mit Nummer gedruckt werden. Der Workflow wäre hiermit zu Ende.
- Wird die darauffolgende Aufgabe "LEA Rechnung freigeben" mit "Freigabe abgelehnt" erledigt, so wird diese Hintergrundfunktion erneut ausgeführt, um den Status der Honorarnote auf "In Bearbeitung" umzustellen. In diesem Stadium kann die Honorarnote niemals mit Nummer gedruckt werden. Der Workflow muss nach den vorgenommenen Korrekturen durch den Aufgabenbesitzer der nachfolgenden Aufgabe erneut durchlaufen werden.
LEA Rechnung freigeben
Die Spezialfunktion LEA Rechnung freigeben wird für die Freigabe der betroffenen Honorarnote durch einen definierten Aufgabenbesitzer verwendet. Dabei kann auf den freigebenden Mitarbeiter (Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder Ersteller der Honorarnote) zurückgegriffen werden, wobei der gewünschte Mitarbeiter natürlich alternativ auch je Honorarnote manuell ausgewählt oder via Makro ermittelt werden könnte.
Diese Funktion wird im Beispielworkflow zweimal verwendet:
- Nach dem ersten Setzen des Workflowstatus auf "Im Freigabeprozess" wird der gewünschte Mitarbeiter festgelegt (automatisch oder manuell), der die Aufgabe zur Freigabe der betroffenen Honorarnote erhalten soll. Je Honorarnote wird dabei eine Aufgabe generiert. Beim Ausführen der Aufgabe gelangt der freigebende Mitarbeiter ins Fenster Honorarnoten, wobei direkt auf die freizugebende Honorarnote gefiltert wird.
Die Freigabe kann nun erteilt werden, indem die Funktion Freigeben im Fenster Honorarnoten ausgeführt wird. Alternativ erscheint beim Schließen des Fensters eine Abfrage, ob die Honorarnote freigegeben oder die Freigabe abgelehnt werden soll. In beiden Fällen ist die Aufgabe danach für den freigebenden Mitarbeiter erledigt. - Wird die Freigabe abgelehnt, so wird diese Spezialfunktion erneut ausgelöst. Nach dem ersten Setzen des Workflowstatus auf "In Bearbeitung" wird der gewünschte Mitarbeiter festgelegt (automatisch oder manuell, wobei hier zumeist der Ersteller der Honorarnote automatisch ermittelt wird), der die Aufgabe zur Überarbeitung der betroffenen Honorarnote erhalten soll. Je Honorarnote wird dabei eine Aufgabe generiert. Beim Ausführen der Aufgabe gelangt der Mitarbeiter mit dem Überarbeitungsauftrag ins Fenster Honorarnoten, wobei direkt auf die zu überarbeitende Honorarnote gefiltert wird.
Die erneute Weitergabe an den freigebenden Mitarbeiter kann nun wieder ausgelöst werden, indem die Funktion Freigeben im Fenster Honorarnoten ausgeführt wird. Alternativ erscheint beim Schließen des Fensters eine Abfrage, ob die Honorarnote zur Freigabe weitergegeben werden soll. In beiden Fällen ist die Aufgabe danach für den Mitarbeiter mit dem Überarbeitungsauftrag erledigt.
Hinweise
| Damit dem Erlediger der Workflowaufgabe die Möglichkeit gegeben wird, zu entscheiden, ob die Honorarnote freigegeben ist oder nicht, muss ein Aktionsstatus mit zwei Statusausprägungen hinterlegt werden. Weitere Informationen zu den Aktionsstatus erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aktionsstatus. Wird die Honorarnote freigegeben, ist der Workflow beendet und die Honorarnote kann mit Rechnungsnummer gedruckt, verbucht und abgeschlossen werden. Erfolgt keine Freigabe, wird eine Aufgabe für die Überarbeitung der Honorarnote erzeugt. |
Workflow - Freigabe mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck
Für einen Workflow, bei dem die Honorarnotenfreigabe mit der Erstellung eines internen Leistungsverzeichnisses, jedoch ohne Kontrollausdruck, ablaufen soll, wird hier der Standardworkflow "Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck" beispielhaft erklärt.
Die Workflowfunktionen LEA Rechnung - Workflowstatus setzen und LEA Rechnung freigeben unterscheiden sich in diesem Fall nicht von denen, die beim Workflow - Freigabe ohne Leistungsverzeichnis beschrieben worden sind. Zusätzlich wird zu Beginn dieses Workflows folgende Hintergrundfunktion angestoßen:
LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen
Die Hintergrundfunktion LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen sorgt dafür, dass ein PDF-Leistungsverzeichnis erstellt wird. Hierfür ist es nötig, die gewünschte Auswertung auf der Workflowaktion im Feld "Auswertung" zu hinterlegen.
Für die vom System vorausgesetzte Archivierung dieses Leistungsverzeichnisses wird ein DMS-Vorschlagswert vom Typ "LEA - Workflow" benötigt. Der Rechnungsempfänger wird als Archivperson verwendet. Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erneut durchlaufen, so wird das bestehende Leistungsverzeichnis im Archiv versioniert.
Das Leistungsverzeichnis dient dazu, der freigebenden Person eine Übersicht über die abzurechnenden Positionen zu geben. Der freigebende Mitarbeiter kann diese Auswertung als Entscheidungsgrundlage für die Freigabe verwenden.
Workflow - Freigabe mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck
Für einen Workflow, bei dem die Honorarnotenfreigabe mit der Erstellung eines internen Leistungsverzeichnisses und mit Kontrollausdruck ablaufen soll, wird hier der Standardworkflow "Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck" beispielhaft erklärt.
Die Workflowfunktionen LEA Rechnung - Workflowstatus setzen und LEA Rechnung freigeben unterscheiden sich in diesem Fall nicht von denen, die beim Workflow - Freigabe ohne Leistungsverzeichnis beschrieben worden sind. Zusätzlich wird zu Beginn dieses Workflows folgende Hintergrundfunktion angestoßen:
LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen
Die Hintergrundfunktion LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen sorgt dafür, dass eine PDF-Datei aus dem Kontrollausdruck der Honorarnote und einem Leistungsverzeichnis erstellt wird. Hierfür ist es nötig, die gewünschte Auswertung auf der Workflowaktion im Feld "Auswertung" zu hinterlegen.
Für die vom System vorausgesetzte Archivierung dieses Leistungsverzeichnisses wird ein DMS-Vorschlagswert vom Typ "LEA - Workflow" benötigt. Der Rechnungsempfänger wird als Archivperson verwendet. Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erneut durchlaufen, so wird die bestehende PDF-Datei aus Kontrollausdruck und Leistungsverzeichnis im Archiv versioniert.
Die kombinierte PDF-Datei dient dazu, der freigebenden Person eine Übersicht über die abzurechnenden Positionen sowie eine Vorschau der Honorarnote zu geben. Der freigebende Mitarbeiter kann diese Datei als Entscheidungsgrundlage für die Freigabe verwenden.
Ablauf eines Workflows
Grundsätzlich startet der Workflow zur Honorarnotenfreigabe, egal wie dieser designt worden ist, immer erst nach dem Aufbereiten einer Honorarnote.
Gewünschten Workflow auswählen
Welcher Workflow für die Freigabe verwendet wird, wird im Fenster Honorarnoten aufbereiten direkt bei der Aufbereitung der Honorarnoten entschieden.
Andererseits kann der gewünschte Workflow auch durch die manuelle Bearbeitung der Honorarposition der Honorarnote über das Feld Workflow festgelegt werden.
In beiden Feldern stehen nur jene LEA Workflows zur Auswahl, die das Feld Aktiv angehakt haben. Beachten Sie dazu bitte die Ausführungen unter Workflow deaktivieren. Die importierten Standardworkflows selbst stehen nicht zur Auswahl, da diese nur als Vorlage dienen und daher nicht für den laufenden Betrieb vorgesehen sind.
Workflow starten
Es wird davon ausgegangen, dass die fakturierende Stelle die Honorarnoten entsprechend vorbereitet und diese im Anschluss an die freigebende Stelle weitergibt. Dies erfolgt über die Funktion Freigeben im Fenster Honorarnoten (unter "Funktionen" aufrufbar), die für einzelne Honorarnoten, aber auch mittels Mehrfachauswahl für mehrere Honorarnoten angewendet werden kann. Somit kann die fakturierende Stelle alle Honorarnoten entsprechend vorbereiten und diese dann in einem Schritt an die freigebende(n) Stelle(n) weitergeben.
Während des Freigabeprozesses (Workflowstatus = Freigabeprozess gestartet) ist kein Anwender außer der freigebende Mitarbeiter imstande, diese Honorarnote mit Rechnungsnummer zu drucken oder gar noch weiterzuverarbeiten (FIBU-Verbuchung, Rechnungsabschluss). Dadurch wird verhindert, dass Honorarnoten ohne Freigabe fakturiert werden und gleichzeitig gewährleistet, dass der freigebende Mitarbeiter die Honorarnote sofort drucken kann, wenn dieser so vorgehen möchte (siehe auch Kapitel Fakturierung trotz fehlender Freigabe).
Honorarnote freigeben
Nach dem Setzen des Workflowstatus auf "Freigabeprozess gestartet" wird in der Regel der gewünschte Mitarbeiter festgelegt (automatisch oder manuell), der die Aufgabe zur Freigabe der betroffenen Honorarnote(n) bekommen soll. Je Honorarnote wird dabei eine Aufgabe generiert.
Beim Ausführen der Aufgabe gelangt der freigebende Mitarbeiter ins Fenster Honorarnoten, wobei direkt auf die freizugebende Honorarnote aufgrund der Honorarpositionsnummer gefiltert wird.
Die Freigabe kann nun erteilt werden, indem die Funktion Freigeben im Fenster Honorarnoten (unter "Funktionen" aufrufbar), oder Freigabe in der Rechnungsbearbeitung (unter "Extras" aufrufbar) ausgeführt wird.
Der freigebende Mitarbeiter erhält in der Folge das Dialogfenster "Erledigen - Honorarnote freigeben", um die Freigabe für die betroffene Honorarnote zu erteilen/abzulehnen bzw. die Aufgabe zu erledigen. Alternativ erscheint beim Schließen des Fensters Honorarnoten dasselbe Dialogfenster.
In beiden Fällen ist die Aufgabe danach für den freigebenden Mitarbeiter erledigt.
Möchten Sie als freigebender Mitarbeiter Honorarnoten direkt aus dem Fenster Honorarnoten freigeben und nicht von der Aufgabe aus, ist dies natürlich auch komfortabel möglich. Markieren Sie einfach die freizugebenden Honorarnoten in der Liste und führen Sie die Funktion Freigeben aus. Auch in diesem Ablauf erhalten Sie dasselbe Dialogfenster, das auch beim Ausführen der Aufgabe erscheinen würde.
Hinweis
| Wird im Workflow ein internes Leistungsverzeichnis oder eine PDF-Datei aus Kontrollausdruck und internem Leistungsverzeichnis erstellt, so kann der freigebende Mitarbeiter immer rasch auf dieses Dokument zugreifen. Das kann beispielsweise auch dazu genutzt werden, um mit BMD Scan direkt Notizen auf der PDF-Datei zu erfassen, sollte bei einer Honorarnote noch etwas geändert werden müssen. Über folgende Funktionen gelangen Sie zum entsprechenden Dokument:
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Freigabe ablehnen
Wird die Freigabe abgelehnt, ist es sinnvoll, den Grund der Ablehnung in der Notiz zu erfassen, sodass dieser klar ersichtlich ist.
Nach dem ersten Setzen des Workflowstatus auf "In Bearbeitung" wird der gewünschte Mitarbeiter festgelegt (automatisch oder manuell, wobei hier zumeist der Ersteller der Honorarnote automatisch ermittelt wird), der die Aufgabe zur Überarbeitung der betroffenen Honorarnote erhalten soll. Je Honorarnote wird dabei eine Aufgabe generiert.
Beim Ausführen der Aufgabe gelangt der Mitarbeiter mit dem Überarbeitungsauftrag ins Fenster Honorarnoten, wobei direkt auf die zu überarbeitende Honorarnote gefiltert wird.
Die erneute Weitergabe an den freigebenden Mitarbeiter kann nun wieder ausgelöst werden, indem die Funktion Freigeben im Fenster Honorarnoten ausgeführt wird.
Der freigebende Mitarbeiter erhält in der Folge das Dialogfenster "Erledigen - Honorarnote korrigieren", um bekannt zu geben, dass die Honorarnote korrigiert bzw. die Aufgabe erledigt ist. Alternativ erscheint beim Schließen des Fensters Honorarnoten dasselbe Dialogfenster.
In beiden Fällen ist die Aufgabe danach für den Mitarbeiter mit dem Überarbeitungsauftrag erledigt.
Workflow beenden
Der Workflow endet in jedem Fall mit der letzten Freigabe durch den betroffenen Mitarbeiter. Der Druck mit Rechnungsnummer und weitere Schritte werden nicht mehr über den Workflow abgebildet, da diese Schritte zumeist wieder zentral erfolgen können oder sogar sollen. Daher kann die fakturierende Stelle beispielsweise an einem gewissen Stichtag auf alle freigegebenen Honorarnoten filtern und diese gesammelt drucken, verbuchen und abschließen (wenn gewünscht auch über den Rechnungsstapel), wie das auch bei Honorarnoten ohne Workflow der Fall wäre.
Tipps und Hintergrundinformationen
Honorarnotenfreigabe via BMD Web oder BMD Mobile
Wenn die Freigabe von Honorarnoten via BMD Web oder BMD Mobile erfolgen soll, so ist dies nur dann sinnvoll möglich, wenn das Leistungsverzeichnis (mit oder ohne Kontrollausdruck) im Zuge des Workflows archiviert wird (siehe 3.2. und 3.3). Das Fenster Honorarnoten steht nicht in BMD Web zur Verfügung. Die Freigabe erfolgt nur durch das Erledigen der Freigabe-Aufgaben unter Zuhilfenahme des Honorarnotendokuments, das der entsprechenden Aufgabe (durch den Workflow) zugeordnet worden ist.
Es ist nicht möglich, die Honorarnote in BMD Web zu bearbeiten. Ausschließlich die Freigabe kann via BMD Web bzw. BMD Mobile über das Fenster "Aufgaben" abgewickelt werden.
Workflowinstanzen löschen
Wird eine Workflowinstanz aus einem LEA Workflow gelöscht, so wird der Workflowstatus der betroffenen Honorarnote wieder komplett zurückgesetzt. Der Workflow kann im Anschluss erneut gestartet oder alternativ von der Honorarposition der Honorarnote entfernt werden.
Achtung!
| Alle zu dieser Instanz gehörenden - über die Hintergrundfunktionen LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen und LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen - archivierten Dokumente zu dieser Honorarnote werden restlos und unwiederbringlich gelöscht! |
Workflow deaktivieren
Wenn Sie einen LEA Workflow nicht mehr benötigen, können Sie das Feld Aktiv am Workflow deaktivieren. Das hat zur Folge, dass der Workflow beim Aufbereiten der Honorarnoten bzw. bei der manuellen Auswahl auf der Honorarposition im Feld "Workflow" nicht mehr zur Verfügung steht.
Befindet sich ein deaktivierter LEA Workflow aber noch im Freigabeprozess, hat das Inaktiv-Setzen des Workflows keine Auswirkung und der Workflow kann weiterhin bis zum Ende durchlaufen werden.
Problembehandlungen während der Freigabe
Fehlerhafte Rechnungsdokumente
Erkennt das Programm aufgrund des aktiven LEA Parameters Einzelpositionen mit Summe gegenprüfen eine Unstimmigkeit im erzeugten Rechnungsdokument, kann im Zuge der Freigabe die Hintergrundfunktion LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen nicht ausgeführt werden. Das Rechnungsdokument sowie die Folgeaufgaben können nicht korrekt erzeugt werden.
Um derartige Konfliktfälle schnell aus der Welt schaffen zu können, wird empfohlen, im Feld "Mitarbeiterermittlung" die Einstellung "Bei Abbruch aktueller BMD Benutzer" auf der Workflowaktion zu hinterlegen.
Damit wird dem Ersteller der Honorarnote sofort eine Aufgabe zur Korrektur des betroffenen Falls zugeteilt.
Für die Korrektur muss sichergestellt werden, dass die Honorarnote in der Honorarnoten-Vorschau geöffnet werden kann. An dieser Stelle darf die Meldung Die Einzelpositionen stimmen nicht mit der Nettosumme überein! nicht auftreten. Beachten Sie für weitere Informationen und die Problembehebung im ersten Schritt die Themendokumentation Einzelpositionen mit Summe gegenprüfen.
Haben Sie die Ursache identifiziert und behoben, löschen Sie im zweiten Schritt die betroffene Honorarnote und erstellen Sie diese neu.
Fehlerhafte Adressdaten
Wenn Sie am Stamm des Rechnungsempfängers einer Honorarnote fehlerhafte oder keine Adressdaten hinterlegt haben (z. B. Land kann nicht ermittelt werden) und die Freigabe der Honorarnote dennoch anstoßen, erhalten Sie als Hinweis folgenden Logeintrag:
"Die Rechnung konnte nicht erstellt werden! Unzulässige Eingabe! Die Adressdaten des Kunden (...) sind fehlerhaft!"
Bitte korrigieren Sie zuerst die Adressdaten des Rechnungsempfängers. Sobald dieser Umstand bereinigt ist, können Sie den Freigabeprozess wie gewohnt fortführen und die Honorarnote kann nach Ihrer Durchsicht freigegeben werden.
Fakturierung trotz fehlender Freigabe
Ein nicht für die Freigabe berechtigter Anwender, der irrtümlich versucht, eine noch nicht freigegebene Honorarnote zu fakturieren (mit Rechnungsnummer zu drucken), erhält eine Hinweismeldung, dass die Rechnung noch nicht freigegeben wurde:
Werden mehrere Honorarnoten mit Rechnungsnummer gedruckt, wobei sich darunter auch Honorarnoten befinden, die aufgrund fehlender Freigabe noch nicht fakturiert werden dürfen, wird der nicht berechtigte Anwender am Ende des Rechnungsdrucks mit einer Hinweismeldung auf diesen Umstand hingewiesen. Diese weist ebenfalls darauf hin, dass die Rechnung wegen fehlender Freigabe nicht gedruckt werden kann.
Beachten Sie dazu auch die Hinweise zur Meldung Die Rechnung kann wegen fehlender Freigabe nicht gedruckt werden!
