Einzelpositionen mit Summe gegenprüfen

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Vor allem beim ersten Einrichten des Rechnungsformulars sind sehr viele Einstellungen zu setzen und in diversen Stammdaten zu kontrollieren, die in Summe das Aussehen des Rechnungsdokuments beeinflussen.

Damit sich beim Zusammenspiel dieser Einstellungen ein stimmiges Bild hinsichtlich der angedruckten einzelnen Nettobeträge ergibt,

kann mit dem LEA Parameter Einzelpositionen mit Summe gegenprüfen eine zusätzliche Sicherheitsprüfung aktiviert werden. Der LEA Parameter wird automatisch aktiviert, wenn Sie im Zuge der Inbetriebnahme der LEA die Rechnungseinstellungen importieren (siehe Kapitel Standardwert des LEA Parameters / Import der Rechnungseinstellungen).

Mit aktivem Parameter werden alle Betragsfelder der obersten Rechnungsebene summiert und mit der Nettosumme verglichen. Die Zusammensetzung der Beträge in der Honorarnote bleiben somit nachvollziehbar und klarer für Ihre Kunden.

Durch die Prüfung wird der Benutzer auf Abweichungen hingewiesen und die Honorarnote kann erst gedruckt werden, wenn dieser Umstand korrigiert ist.

Damit die Honorarnote also über die Funktion Rechnung mit Nummer drucken (bzw. über den Rechnungsstapel) mit Rechnungsnummer gedruckt werden kann, müssen falsche oder mangelhafte Einstellungen gleich im Anschluss an die Prüfung korrigiert werden. Damit Sie bei der Fakturierung so früh wie möglich auf strukturelle Abweichungen in der Honorarnote aufmerksam gemacht werden, wird die Prüfung jedoch bereits beim Ausführen der Rechnungsfunktion Rechnung ansehen bzw. der Rechnungsfunktion Kontrollausdruck starten. Die Honorarnoten-Vorschau wird nach Bestätigung der Meldung jedoch geöffnet, um die Ursache der Abweichungen auch identifizieren und danach beheben zu können.

Konkrete Konstellationen, in denen die einzelnen Nettobeträge nicht mit der Nettosumme übereinstimmen, werden im Kapitel Konkrete Problemfälle gezeigt. 

Der LEA Parameter befindet sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Honorarnote → Ausdruck Rechnung → Allgemein → Einzelpositionen mit Summe gegenprüfen.

Die Betragsprüfung arbeitet mit diesen Feldern auf folgenden Ebenen:

Diese Beträge werden auf dem Rechnungsdokument durchsucht und die oberste Ebene für den Vergleich verwendet. Alle Beträge (dieser drei Felder) dienen als Grundlage für den Vergleich mit der Nettosumme.

Beachten Sie, dass die Prüfung nur für Honorarnoten ohne Belegnummer und für Honorarnoten mit Belegnummer, wenn deren Rechnungsurkunde zum aktuellen Zeitpunkt nochmals gelöscht wurde, durchgeführt werden kann. 

Wenn Sie die Meldung erhalten, weil die Prüfung beim Ansehen/Druck einer Honorarnote aktuell auftritt, finden Sie Informationen auch in den Hinweisen zur Meldung Die Einzelpositionen stimmen nicht mit der Nettosumme überein.

Im Anschluss finden Sie beispielhaft Ursachen und Konstellationen angeführt, welche die Problemfälle auslösen können.

Im Rechnungsformular ist das Band "Gruppentext" nicht aktiviert.

In der Rechnungsbearbeitung ist jedoch eine Gruppenbildung definiert.

Dies führt dazu, dass der Betrag bei der Position nicht jenem der Nettosumme entspricht. 

Entweder haben Sie also irrtümlich eine Gruppenbildung ausgelöst oder unabsichtlich im Rechnungsformular das Band "Gruppentext" deaktiviert.

Im Rechnungsformular ist das Band "Nachlass" nicht aktiviert.

Das führt dazu, dass der Betrag der Positionen nicht jenem der Nettosumme entspricht (es fehlt der Nachlass).

In den Stammdaten der Tätigkeiten ist das Feld "Ausdruck auf Rechnung" mit der Option "Kein Ausdruck" eingestellt.

Im Rechnungsformular ist jedoch definiert, dass auf Ebene der Tätigkeit / des Artikel gedruckt wird, da die Ebenen "Tätigkeitsgruppe" sowie "Gruppentext" nicht aktiviert sind.

Abgerechnet werden Leistungen jener Tätigkeiten, für die "Kein Ausdruck" definiert ist.

Entweder haben Sie also irrtümlich in den Stammdaten der Tätigkeiten falsche Einstellungen zum Druck gesetzt oder unabsichtlich im Rechnungsformular vorrangige Bänder deaktiviert.