Der Honorarnotendruck ist in der LEA ein zentraler Bestandteil der Fakturierung und ermöglicht es, Ihre Honorarnoten in einem standardisierten Format zu erstellen und Ihren Kunden zukommen zu lassen.

Der Begriff "Honorarnotendruck" bezieht sich hier auf den Prozess des Drucks der Honorarnote, sodass am Ende ein Rechnungsbeleg entsteht. Dieser Prozess kann sowohl als physischer Druckauftrag für Papierdokumente als auch in elektronischer Form für digitale Rechnungen verstanden werden. Beide Varianten können auch gleichzeitig eingesetzt werden, wenn Sie sowohl Kunden haben, die die Honorarnote per Post, als auch Kunden haben, die die Honorarnote per E-Mail zugestellt haben möchten.

Dieses Thema umfasst weiters Abläufe, die parallel zum Druck der Honorarnote angestoßen werden. Häufig wird beispielsweise eine Archivierung des Belegs in gedruckter oder elektronischer Form gewünscht.

Für Sie als Kanzlei ist es wesentlich, für die Belegerstellung ein individuell angepasstes Honorarnotenformular verwenden zu können. Um hier auf eine geeignete Vorlage zugreifen zu können, die nur mehr angepasst werden muss, stellt BMD je Fakturatyp ein Standard-Honorarnotenformular zur Verfügung, welches importiert und im Anschluss für eine Anpassung kopiert werden kann.

Beispiel Ansicht einer fertigen Honorarnote, die an den Kunden versendet werden kann

Das Beispiel zeigt Musterdaten, gedruckt mit einer Kopie des Standard-Honorarnotenformulars.

Um zu einem individuell angepassten Druck von Honorarnoten zu gelangen, sind eine Reihe von Einstellungen in Stammdaten, Rechnungsebenen, Textbausteinen etc. verbunden.

Das Aussehen der fertigen Honorarnote, die dem Kunden zugestellt wird, wird im Programm daher nicht nur durch das Formular selbst entschieden. Durch diese Vielzahl an möglichen Einstellungen lassen sich die Vorstellungen der Kanzlei bestmöglich umsetzen.

Im Kapitel Vorbereitungen wird beschrieben, welche Standardimporte durchgeführt werden müssen.
Das Kapitel Rechnungsebenen erklärt, wie Rechnungsebenen den Aufbau des Honorarnotenformulars beeinflussen (siehe Abbildung Buchstabe A).
Im Kapitel Rechnungsformulare - Verwaltung wird vorgestellt, in welchem Programmteil die Honorarnotenformulare verwaltet werden.
Das Kapitel Rechnungsformulare - Aufbau und Layout beschreibt die generellen Einstellungen für das gesamte Honorarnotenformular.
Aus welchen Teilen das Honorarnotenfomular aufgebaut wird und wie diese Teile mit Inhalten versehen werden können, davon handelt das Kapitel Rechnungsformulare - Bandgestaltung (siehe z. B. Abbildung Buchstabe B).
Das Kapitel Rechnungstexte liefert Informationen zur richtigen Hinterlegung von vordefinierbaren Textbausteinen (siehe z. B. Abbildung Buchstabe C).
Die Verknüpfung des Honorarnotenformulars mit den einzelnen Fakturatypen (Geschäftsfällen) bzw. die Einstellungen zum Honorarnotendruck, zur Archivierung, zum E-Mail-Versand etc. werden im Kapitel Druckereinstellungen für Ablaufarten vorgestellt.
Im Kapitel Ausdrucksmodelle erfahren Sie, wie Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Ausdrucksmodelle für den optimalen Ablauf rund um den Honorarnotendruck nutzen können.
Im Kapitel Rechnungspfade wird darauf hingewiesen, wie der obligatorische Rechnungspfad eingestellt werden muss.
Ein Vorschlag, wie die Berechtigungen rund um die Gestaltung des Honorarnotenformulars und den Druck der Honorarnote gesetzt werden können, befindet sich im Kapitel Berechtigungen.
Das Kapitel Honorarnotendruck greift bereits teilweise in die Rechnungsbearbeitung und behandelt die wesentlichen Informationen, wie der Druck der Honorarnote mittels Funktionen durchgeführt wird.
Eine kurze Zusammenfassung der vorherigen Kapitel bietet das Kapitel Schritt für Schritt zur eigenen Honorarnote.

Auch im Rahmen des Honorarnotendrucks können Programmabläufe individuell über die LEA Parameter gestaltet werden. Der entsprechende Hinweis darauf ist entweder direkt in der Beschreibung eingebunden oder erfolgt im Rahmen der Tipps, Hinweise und Hintergrundinformationen.

Beispiel Entwurfsansicht des Standard-Honorarnotenformulars

Anhand der Entwurfsansicht des Standard-Honorarnotenformulars soll kurz beschrieben werden, welche Einstellungen in welcher Form eine Rolle spielen.

2. Vorbereitungen

Die Einstellungen rund um die Honorarnotenformulare und den Honorarnotendruck/-versand sollten spätestens vor der Aufbereitung der Honorarnoten vorgenommen werden. Wenn sich erst beim Ansehen oder Druck der Honorarnote herausstellt, dass doch noch Änderungen am Layout, an den Rechnungstexten, an den Druckereinstellungen oder an den Ablaufmodellen nötig sind, können diese nachgeholt werden.

Als ersten Schritt, um die Einstellungen vornehmen zu können, sind Standardimporte von Fakturatypen und Rechnungseinstellungen notwendig, falls diese noch nicht von BMD im Zuge der Inbetriebnahme der LEA durchgeführt wurden.

Fakturatyp ist der Überbegriff für die in der LEA möglichen Geschäftsfälle (Rechnung, Gutschrift, Akonto, Teilrechnung, Storno), welche sich funktionial voneinander unterscheiden. Anhand des Fakturatyps erkennt das Programm, wie es den jeweiligen Geschäftsfall bei der Fakturierung behandeln muss. Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fakturatypen kann kontrolliert werden, ob die Fakturatypen bereits vorhanden sind.

Rechnungseinstellungen werden vom Programm durch den Import je Verrechnungsfirma angelegt, jedoch sind diese für den Anwender nicht sichtbar. Für den Programmablauf sind sie jedoch notwendig. Aus diesem Grund muss dieser Standardimport auch ausgeführt werden, wenn nachträglich eine neue Verrechnungsfirma hinzukommt und angelegt wird. Mit den Rechnungseinstellungen werden auch gleichzeitig die Standard-Honorarnotenformulare und die Druckereinstellungen für Ablaufarten einmalig angelegt. Die Formulare befinden sich nach dem Import unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare. Die Druckereinstellungen für Ablaufarten befinden sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten.

Das Importprogramm selbst befindet sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import. Links ist die Gruppe "LEA" auszuwählen und rechts sind die Optionen "Fakturatyp" und "Rechnungseinstellungen" zu aktivieren.

Achtung! Länderspezifischer Import

Beachten Sie, dass der Import länderspezifisch reagiert. Sie sollten daher vorab kontrollieren, ob in der Rubrik "Einstellungen" das korrekte Land ausgewählt ist. Sie erhalten z. B. beim Import der Rechnungseinstellungen für das Land "Österreich"

andere Standard-Honorarnotenformulare als für das Land "Deutschland"

oder "Schweiz"

Nähere Informationen finden Sie direkt in der Fensterhilfe Import im Kapitel LEA.

Hinweis Zusätzliche Optionen für Druckereinstellungen für Ablaufarten

Die Optionen "Archiv-Nr. für Rechnungen", "Archivkategorie für Rechnungen" und "Archivkategorie für Auswertung" können fakultativ an dieser Stelle befüllt werden, um die Druckereinstellungen für Ablaufarten bereits mit den Einstellungen zur Aktivierung der Archivierung zu versehen.

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3. Rechnungsebenen

3.1. Überblick

Die Rechnungsebenen befinden sich im Programm unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsebenen.

Die Rechnungsebenen dienen zum Festlegen der Hauptgliederung im Honorarnotenformular, d. h. unter welchen Gesichtspunkten die Leistungen auf der Honorarnote aufgegliedert werden sollen. Durch die Auswahl der Ebenen wird auch die Reihenfolge beim Ausdruck der Honorarnote bestimmt.

Mögliche Ebenen sind:

Sammelprojekt
Projekt
Tätigkeitshauptgruppe
Tätigkeitsgruppe
Tätigkeit/Artikel

In den Honorarnotenformularen stehen in der Folge nur für jene Ebenen Bänder für das Gestalten der Honorarnote zur Verfügung, welche in der Standard-Rechnungsebene enthalten sind. Für alle anderen Ebenen werden keine Bänder angelegt.

3.2. Rechnungsebenen anlegen

Empfehlung: Stellen Sie die gewünschte Rechnungsebene manuell ein und speichern Sie diese Einstellung als "Standard" ab. Werden mehrere Ebenen verwendet, sind die übergeordneten Leistungsmerkmale vorrangig als Ebenen zu führen, damit sich eine logische Anordnung der Rechnungspositionen ergibt (sprich z. B. Tätigkeitsgruppe vor Tätigkeit/Artikel).

Ebene 1	In diesem Feld ist auszuwählen, unter welchem Aspekt die Leistungen auf der Honorarnote gegliedert werden sollen. Die Ebene 1 ist die Hauptgliederung und muss daher eingestellt werden. Zur Verfügung stehen die Ebenen Sammelprojekt, Projekt, Tätigkeitshauptgruppe, Tätigkeitsgruppe und Tätigkeit/Artikel.
Ebene 2	In diesem Feld kann eine weitere Ebene zur Untergliederung der Leistungen auf der Honorarnote ausgewählt werden, wobei die Ebene 1 die Hauptgliederung ist. Zur Verfügung stehen dieselben Ebenen.
Ebene 3	Die Ebene 3 kann als weitere Ebene verwendet werden, siehe sinngemäß Ebene 2.
Ist Standard	Mit dem aktivierten Feld "Standard" kennzeichnen Sie jene Rechnungsebene (= Gruppe von Ebenen), die für den Aufbau des Rechnungsdokuments herangezogen wird. Dieses Häkchen muss manuell oder über die Funktion Standard gesetzt werden.

3.3. Gestaltungshilfe Rechnungsebenen

In den meisten Fällen wird als Ebene 1 die Tätigkeitsgruppe und als Ebene 2 die Tätigkeit/der Artikel verwendet. Eventuell - wenn die Leistungserfassung auch auf Projekte erfolgt - wird als übergeordnete Ebene noch die Projektebene eingesetzt. Sammelprojekte bzw. Tätigkeitshauptgruppen finden so gut wie keine Anwendung.

3.4. Funktionen

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Standard	Mit der Funktion "Standard" kann der Standard der Rechnungsebenen auf die markierte Gruppe von Ebenen (um)gesetzt werden, ohne die Rechnungsebenen bearbeiten zu müssen.

3.5. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Automatische Anlage Rechnungsebene

Sollten beim Ansehen der Rechnung, beim Rechnungsdruck mit Nummer oder beim Kontrollausdruck noch keine Rechnungsebenen als Standard eingestellt sein, wird automatisch ein Standard bestehend aus Ebene 1 - Tätigkeitsgruppe und Ebene 2 - Tätigkeit/Artikel anlegt. Dieser Standard entspricht der am häufigsten verwendeten Einstellung.

Hinweis Anlage mehrerer Rechnungsebenen

Auch wenn vom Programm her die Anlage mehrerer unterschiedlicher Definitionen von Rechnungsebenen möglich ist, wird nur die als "Standard" gekennzeichnete Ebene angewendet.

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4. Rechnungsformulare (Reportverwaltung)

4.1. Überblick

Die Rechnungsformulare, unter denen auch die Honorarnotenformulare der LEA geführt werden, befinden sich im Programm unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare.

Rechnungsformulare werden von BMD als Standard bzw. als Orientierung zur Verfügung gestellt.

Es wird je Fakturatyp ein Standard-Honorarnotenformular durch den Import der Rechnungseinstellungen angelegt. Diese sind (für Österreich

Honorarnote (LEA Standardformular für Honorarnoten und Schlussrechnungen)
Teilrechnung (LEA Standardformular für Teilrechnungen)
Akonto (LEA Standardformular für Akontoforderungen)
Gutschrift (LEA Standardformular für Gutschriften)
Storno (LEA Standardformular für Stornorechnungen)

Bitte beachten Sie, dass importierte Standard-Honorarnotenformulare nicht verändert werden können. Möchten Sie ein Standard-Honorarnotenformular verwenden, sollten Sie dieses zuerst kopieren und mit der Kopie arbeiten. Diese Empfehlung gilt unabhängig davon, ob Sie im Formular noch Änderungen vornehmen möchten oder nicht. Die Kopie selbst kann anschließend entsprechend bearbeitet und verändert werden. Die Begründung liegt darin, dass sich mit einem neuerlichen Import - sofern BMD Anpassungen im Standard vornimmt - diese Formulare künftig ändern können. Mit der empfohlenen Vorgangsweise stellen Sie sicher, dass nur von Ihnen beabsichtigte Änderungen im Formular Auswirkungen auf Ihre Honorarnotengestaltung haben.

Es können aber beliebig viele weitere Formulare manuell angelegt oder direkt im Fenster Rechnungsformulare importiert werden. Welches Formular dann tatsächlich vom Programm für den Rechnungsdruck herangezogen wird, entscheidet die Hinterlegung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten (bzw. wäre für einzelne Honorarnoten auch eine direkte Übersteuerung über das Feld Reportnummer auf der Honorarposition möglich).

Für weitere Informationen beachten Sie bitte die Fensterhilfe Reportliste, speziell das Kapitel Reportverwaltung für Rechnungsformulare.

Hinweis Standard-Rechnungsformulare Schweiz

Für die Schweiz stehen eigene Standard-Rechnungsformulare für die Ablaufarten "Honorarnote", "Gutschrift", "Stornorechnung" und "Akonto" zur Verfügung. Diese finden Sie bereits im Fenster "Rechnungsformulare", wenn Sie zuvor den Import der Rechnungseinstellungen länderspezifisch für die Schweiz

durchgeführt haben. Als Alternative können Sie die Rechnungsformulare in diesem Fenster unter Report → Importieren aus dem Standard-Daten-Ordner ...\Standards\Commerce\SCH manuell importieren. Die Standard-Rechnungsformulare der Schweiz müssen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten mit der Sprache "Deutsch (Schweiz)" verwendet werden.

Diese Rechnungsformulare beinhalten alle Besonderheiten der Abrechnung in der Schweiz (z. B. Rappenrundung, Steuerberechnung). Bitte beachten Sie auch, dass die "Akontorechnung" der Schweiz im Sinne der LEA eine "Teilrechnung mit Ablauf" ist.

Nähere Informationen finden Sie auch unter Rechnungseinstellungen importieren (Schweiz).

Hinweis Standard-Rechnungsformulare Deutschland

Für Deutschland stehen eigene Standard-Rechnungsformulare für die Ablaufarten "Honorarnote", "Gutschrift", "Stornorechnung" und "Akonto" zur Verfügung. Diese finden Sie bereits im Fenster "Rechnungsformulare", wenn Sie zuvor den Import der Rechnungseinstellungen länderspezifisch für Deutschland

durchgeführt haben. Als Alternative können Sie die Rechnungsformulare in diesem Fenster unter Report → Importieren aus dem Standard-Daten-Ordner ...\Standards\Commerce\DE manuell importieren. Die Standard-Rechnungsformulare für Deutschland müssen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten mit der Sprache "Deutsch (Deutschland)" verwendet werden.

Diese Rechnungsformulare beinhalten alle Besonderheiten der Abrechnung in Deutschland. Bitte beachten Sie auch, dass die "Akontogebührenrechnung" von Deutschland im Sinne der LEA eine "Teilrechnung mit Ablauf" ist.

Nähere Informationen finden Sie auch unter Rechnungseinstellungen importieren (Deutschland).

4.2. Rechnungsformular anlegen

Das Formular kann mit der Funktion "Neu" (F5) neu angelegt werden.

4.3. Gestaltungshilfe Rechnungsformular

Bevor man ein Honorarnotenformular neu anlegt, ist es in den meisten Fällen zweckmäßiger und zeitsparender, ein bestehendes Honorarnotenformular (beispielsweise das Standard-Honorarnotenformular) zu kopieren (siehe Funktionen) und die Kopie abzuändern.

Ein häufiger Anwendungsfall für das Kopieren und Anpassen des Honorarnotenformulars ist außerdem die Verwendung eines eigenen Honorarnotenformulars je Fakturatyp, wobei sich die Honorarnotenformulare nur geringfügig in der Überschrift bzw. im Text darunter unterscheiden (z. B. sollen Honorarnoten und Gutschrift in der Überschrift als Honorarnote bzw. Gutschrift erkenntlich sein). Der Aufbau bleibt ja grundsätzlich gleich, somit müssen nur die Texte an den jeweiligen Fakturatyp angepasst werden. Daher sollte zuerst das Honorarnotenformular für den Fakturatyp "Honorarnote" fertig gestaltet werden. Aus der Praxis heraus ist es ratsam, bevor Änderungen am Honorarnotenformular gemacht werden, zuvor eine Sicherungskopie zu machen.

4.4. Funktionen

Das Fenster Reportverwaltung dient im gesamten NTCS Programm zur Verwaltung von Reports und Formularen, daher wird an dieser Stelle nur auf häufig verwendete Funktionen im Zusammenhang mit dem Einrichten von LEA Honorarnotenformularen eingegangen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Report
Importieren	Über die Funktion "Importieren" kann ein Formular importiert werden, welches aus einer anderen Datenbank exportiert oder von BMD zur Verfügung gestellt wurde.
Exportieren	Die Funktion "Exportieren" exportiert das markierte Formular zur Verwendung in einer anderen Datenbank oder für den Versand an BMD zwecks Fehleranalyse.
Öffnen	Die Funktion "Öffnen" öffnet den Gestaltungsmodus des markierten Formulars. Damit kann der Report bearbeitet werden (Abänderung des Inhalts der Bänder, Einfügen von Feldern, Seitengestaltung und Layout usw. - siehe Funktion "Öffnen").
Kopieren	Die Funktion "Kopieren" erstellt eine Kopie des markierten Formulars.

4.5. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Einstellung der Speicherart

Ein Report (Formular) kann global, firmenbezogen oder benutzerbezogen abgespeichert werden. Honorarnotenformulare sollten unbedingt global abgespeichert werden, die restlichen Möglichkeiten scheiden für den Verwendungszweck von LEA Formularen aus.

Hinweis Format des Formulars

Für den Betrieb der LEA werden nur Formulare im RTF-Format, welche aus Bändern bestehen, unterstützt. Reports, wie sie beispielsweise in der WWS üblich sind, können nicht verwendet werden.

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5. Rechnungsformulare - Aufbau und Layout

5.1. Überblick

Um ein Honorarnotenformular zu gestalten, muss dieses über das Fenster Rechnungsformulare mit der Funktion "Öffnen" bearbeitet werden.

Es öffnet sich die Bandliste des Formulars. Hier werden alle Bänder gelistet, aus welchen das Honorarnotenformular besteht. Für das markierte Band ist am unteren Bildschirm eine Vorschau verfügbar.

Als "Band" wird ein Abschnitt des Formulars bezeichnet.

Die Bänder werden unterteilt in "Textbausteine" und "Sonderbänder". Mithilfe der Bänder "Textbausteine" wird das Formular von oben nach unten zusammengesetzt (manche Bänder werden beim Ausdruck mehrmals angesprochen), die Bänder "Sonderbänder" sind zusätzlichen Regeln der Seitengestaltung unterworfen. Die Zusammensetzung des Honorarnotenformulars erfolgt in der Reihenfolge, wie die Bänder in der Ansicht gelistet sind. Diese Reihenfolge lässt sich nicht verändern!

Manche Bänder werden - sofern es sinnvoll ist - automatisch zusammengehalten (z. B. die Bänder "Zwischensumme", "Umsatzsteuer" und "Gesamtsumme", wenn diese aufeinander folgen). Das bedeutet, dass zwischen diesen Bändern kein automatischer Umbruch ausgelöst wird. Findet in diesem Fall das letzte Band keinen Platz mehr auf der Seite, werden alle mit dem Band zusammengehaltenen Bänder auf die nächste Seite gesetzt und der automatische Umbruch vor dem ersten Band platziert.

5.2. Band anlegen

Die Bänder können nicht angelegt werden, sondern sie sind bereits vorhanden. Jedoch sind neben dem Vorhandensein des Bandes noch andere Bedingungen zu erfüllen, damit das Band auch tatsächlich berücksichtigt wird.

Die Auflistung der Bänder enthält alle verfügbaren Bänder, wobei je nach Programmumgebung einige Bänder fehlen, zusätzlich aufscheinen oder anders benannt sind: Die Anzahl der Bänder kann durch Einstellungen im Bereich der Rechnungsebenen, der Stammdaten, über LEA Parameter und weitere Bedingungen bei der Bandgestaltung beeinflusst werden.

5.2.1. Bedingungen für Existenz des Bandes

Rechnungsebenen

Die Rechnungsebenen legen fest, ob die Leistungsmerkmale "Sammelprojekt", "Projekt", "Tätigkeitshauptgruppe", "Tätigkeitsgruppe" und "Tätigkeit/Artikel" überhaupt als Rechnungspositionen auf der Honorarnote geführt werden sollen. Eine aktivierte Ebene bedeutet, dass ein entsprechendes Band zur Verfügung steht.

LEA Parameter

Der LEA Parameter Summierungsebenen aktiv aktiviert die Summenbänder. Das bedeutet: Bei aktiver Einstellung sind für die in den Rechnungsebenen aktivierten Rechnungspositionen auch Summenbänder freigeschaltet und definierbar.

5.2.2. Bedingungen für Andruck des Bandes

Allgemeine Bedingungen

Jedes Band weiß aufgrund seiner Definition, woher es seine Inhalte bezieht, wann es im Formular aktiviert und mit einem entsprechenden Bandinhalt befüllt ist. Daher muss es in der Honorarnote sinnvolle, passende Positionen für das Band geben. Sprich, die Leistungen der Honorarnote machen für eine konkrete Position (Tätigkeitsgruppe, Tätigkeit/Artikel, Leistungstext, Nachlass, Teilrechnungen etc.) überhaupt einen Andruck erforderlich bzw. unterdrücken diesen nicht.

Stammdaten

In den Tätigkeiten bzw. in den Artikeln kann über das Feld Ausdruck auf Rechnung gesteuert werden, ob die Tätigkeit bzw. der Artikel im Band "Tätigkeit/Artikel" am Formular ausgewiesen werden soll, wenn Leistungen dieser Tätigkeit bzw. dieses Artikels verrechnet werden. Zusätzlich kann auch beeinflusst werden, dass der Leistungstext, der zu einer Leistung dieser Tätigkeit bzw. dieses Artikels erfasst worden ist, ebenfalls angeführt wird.

Weiters wird das Feld Ausdruck Details dazu benutzt, um dem Programm bekanntzugeben, ob Detailinformationen der Leistung dieser Tätigkeit bzw. dieses Artikels wie Menge, Preis etc. auf der Rechnung im Band "Details Zeitleistungen" bzw. "Details Barauslagen" sichtbar sein sollen. (Diese Programmfunktionalität ist gekoppelt mit dem LEA Parameter Gleiche Leistungsdetails zusammenfassen.)

Je Kunde kann zudem über die Kundeneinstellungen am Reiter "Artikeleinstellungen" gesteuert werden, ob und für welche Artikel ein Andruck der Details Barauslagen eines Artikels erfolgen soll.

LEA Parameter

Der LEA Parameter Ausweis Nachlass bestimmt, wo der Nachlass auf der Rechnung positioniert werden soll. Möglich ist ein Gesamtbetrag vor dem Nettobetrag im Band "Nachlass" oder ein Einzelausweis bei den Rechnungspositionen.

Ist der LEA Parameter Gleiche Leistungsdetails zusammenfassen mit ihren untergeordneten Einstellungen Details trennen nach derart eingestellt, dass Details zu Tätigkeiten/Artikel aufsummiert und nur in Summe gedruckt werden, wird auch das Band "Details Zeitleistungen" bzw. "Details Barauslagen" je Übereinstimmung nur einmal angedruckt. Die Aktivierung der Einstellung für die zusammenfassende Darstellung schließt aus, dass Leistungstexte im Band "Leistungstext" gedruckt werden.

5.2.3. Übersicht über alle Bänder

Die folgende Tabelle gibt Aufschluss über alle möglichen Bänder, vorgesehene Inhalte und unter welchen Voraussetzungen sie sichtbar sind bzw. angedruckt werden. Ein Häkchen in der Spalte "KV" bedeutet, dass es keine besonderen Voraussetzungen dafür gibt, dass das Band vorhanden ist. Ein Häkchen in der Spalte "RE" bedeutet, dass die gleichnamige Rechnungsebene aktiviert sein muss, damit das Band vorhanden ist. Ein Häkchen in der Spalte "SE" bedeutet, dass das Band nur vorhanden ist, wenn der LEA Parameter Summierungsebenen aktiv aktiviert ist.


Bandbezeichnung	Beschreibung und Gestaltungshilfe	KV	RE	SE	Informationen zum Andruck (Stammdaten, Bandgestaltung)
Rechnungskopf*	Im Rechnungskopf sind üblicherweise die Felder zur Adressierung an den Rechnungsempfänger, die Überschrift sowie die Phrase mit den einleitenden Worten enthalten.	ü			Das Band "Rechnungskopf" wird für die erste Seite nach dem Seitenkopf einmal gedruckt.
Überschrift Rechnungspositionen	Vor der Auflistung der Rechnungspositionen kann noch ein eigenes Band mit Spaltenüberschriften definiert werden.	ü			Das Band "Überschrift Rechnungspositionen" wird auf jeder Seite nach dem Band "Rechnungskopf" gedruckt.
Gruppentext* Gruppentextsumme	Die Gruppe wird zum Andruck von unterschiedlichen Rechnungspositionen, welche zu einer Gruppe zusammengefasst wurden, verwendet. Viele unterschiedliche Tätigkeiten/Artikel/Tätigkeitsgruppen können somit als eine übersichtliche Position auf der Rechnung angedruckt werden. (Informationen dazu sind ausführlich in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Gruppenbildung enthalten.) Im Band wird im Normalfall in tabellarischer Form das Feld "Text" aus dem Ordner "Gestaltungsebene", das Feld "Währung" und das Feld "Nettobetrag" verwendet. Statt dem Feld "Text" wird beim Ausdruck der Textbaustein für die jeweilige Gruppe, welcher in den Rechnungstexten erfasst ist, geladen und angedruckt. Das Band "Gruppentextsumme" bietet eine Möglichkeit, am Ende einer Gruppe noch ein abschließendes Band einzufügen.	ü ü		ü	Das Band "Gruppentext" bzw. das Summenband "Gruppentextsumme" wird dann gedruckt, wenn in der Honorarnote Leistungen vorhanden sind, welcher einer Gruppe zugeordnet wurden. Beispiel: Sind die Leistungen zu zwei verschiedenen Gruppen zugeordnet, wird das Band "Gruppentext" zweimal verwendet und jeweils mit dem Gruppentext der Gruppe befüllt. Ist auch das Summenband vorhanden, entstehen nochmals zwei Bänder (eines je Gruppe). Unter Umständen ist es gewünscht, die Nettobetrag in Höhe der letzten Zeile der gesamten Gruppe (= Gruppentext und Text der nächsten Ebene) anzuführen. In diesem Fall kann der LEA Parameter Summe in letzter Zeile der Gruppenbildung aktiviert werden. Damit wird die Nettobetrag in die letzte Ebene verschoben.
Sammelprojekt Sammelprojekt - Summe	Für die Rechnungsebene "Sammelprojekt" steht ein eigenes Band zur Gestaltung zur Verfügung, auf Wunsch auch ein weiteres Summenband je Sammelprojekt.		ü ü	ü	Das Band "Sammelprojekt" bzw. das Summenband "Sammelprojekt - Summe" wird dann gedruckt, wenn in der Honorarnote Leistungen vorhanden sind, die auf ein Projekt mit Sammelprojekt erfasst wurden.
Projekt* Projekt - Summe	Für die Rechnungsebene "Projekt" steht ein eigenes Band zur Gestaltung zur Verfügung. Im Band wird im Normalfall in tabellarischer Form das Feld "Text" aus dem Ordner "Gestaltungsebene", das Feld "Währung" und das Feld "Nettobetrag" verwendet. Statt des Feldes "Text" wird beim Ausdruck entweder die Projektbezeichnung oder der Textbaustein für das jeweilige Projekt, welcher in den Rechnungstexten erfasst ist, geladen und angedruckt. Das Band "Projekt - Summe" bietet eine Möglichkeit, ein abschließendes Band am Ende der Projekt-Abrechnung einzufügen.		ü ü	ü	Das Band "Projekt" bzw. das Summenband "Projekt - Summe" wird dann gedruckt, wenn in der Honorarnote Leistungen vorhanden sind, die auf ein Projekt erfasst wurden.
Tätigkeitshauptgruppe Tätigkeitshauptgruppe - Summe	Für die Rechnungsebene "Tätigkeitshauptgruppe" steht ein eigenes Band zur Gestaltung zur Verfügung, auf Wunsch auch ein weiteres Summenband je Tätigkeitshauptgruppe.		ü ü	ü	Das Band "Tätigkeitshauptgruppe" bzw. "Tätigkeitshauptgruppe - Summe" wird je Tätigkeitshauptgruppe der Leistungen einmal gedruckt.
Tätigkeitsgruppe* Tätigkeitsgruppe - Summe	Für die Rechnungsebene "Tätigkeitsgruppe" steht ein eigenes Band zur Verfügung. Im Band wird im Normalfall in tabellarischer Form das Feld "Text" aus dem Ordner "Gestaltungsebene", das Feld "Währung" und das Feld "Nettobetrag" verwendet. Anstelle des Feldes "Text" wird beim Ausdruck entweder die Bezeichnung der Tätigkeitsgruppe oder der Textbaustein für die jeweilige Tätigkeitsgruppe, welcher in den Rechnungstexten erfasst ist, geladen und angedruckt. Das Band "Tätigkeitsgruppe - Summe" bietet eine Möglichkeit, ein abschließendes Band am Ende der Abrechnung der Tätigkeitsgruppe einzufügen.		ü ü	ü	Das Band "Tätigkeitsgruppe" bzw. "Tätigkeitsgruppe - Summe" wird je Tätigkeitsgruppe der Leistungen einmal gedruckt. Beispiel: Sind Leistungen zweier unterschiedlicher Tätigkeitsgruppen in der Honorarnote enthalten, wird das Band "Tätigkeitsgruppe" zweimal verwendet und jeweils mit den Informationen zur Tätigkeitsgruppe befüllt. Ist auch das Band "Tätigkeitsgruppe - Summe" vorhanden, entstehen nochmals zwei Bänder (eines je Tätigkeitsgruppe).
Tätigkeit/Artikel* Tätigkeit/Artikel - Summe	Für die Rechnungsebene "Tätigkeit/Artikel" steht ein eigenes Band zur Verfügung. Im Band wird im Normalfall in tabellarischer Form das Feld "Text" aus dem Ordner "Gestaltungsebene", das Feld "Währung" und das Feld "Nettobetrag" verwendet. Statt dem Feld "Text" wird beim Ausdruck entweder die Bezeichnung der Tätigkeit bzw. des Artikels oder der Textbaustein, der für die Tätigkeit bzw. den Artikel in den Rechnungstexten erfasst ist, geladen und angedruckt. Das Band "Tätigkeit/Artikel - Summe" bietet eine Möglichkeit, ein abschließendes Band am Ende der Abrechnung der Tätigkeit bzw. des Artikels einzufügen.		ü ü	ü	Das Band "Tätigkeit/Artikel" bzw. "Tätigkeit/Artikel - Summe" wird für jede Tätigkeit bzw. jeden Artikel, welche/r unter den Leistungen vorkommt, einmal gedruckt. Ausnahme: Das Band wird nicht gedruckt, wenn im Tätigkeits- bzw. Artikelstamm das Feld "Ausdruck auf Rechnung" die Einstellung "Kein Ausdruck" aufweist.
Leistungstext	Um die Leistungstexte anzudrucken, die zu den Leistungen erfasst worden sind, kann dieses Band verwendet werden. Im Band wird mit üblicherweise das Feld "Leistungstext" aus dem Ordner "Leistungsdaten" eingefügt.	ü			Das Band "Leistungstext" wird für jede Leistung einmal gedruckt, aber nur für diejenigen Tätigkeiten bzw. Artikel, welche im Tätigkeits- bzw. Artikelstamm im Feld "Ausdruck auf Rechnung" die Einstellung "Artikel/Tätigkeit und Leistungstext" bzw. "Artikel/Tätigkeit und Arbeitsbericht nur ohne Umlage" aktiviert haben. Achtung: Wenn der LEA Parameter Gleiche Leistungsdetails zusammenfassen ein Zusammenfassen der Leistungen vorsieht, kann der Leistungstext nicht mehr je Leistung angedruckt werden. Werden jedoch nur die Barauslagen zusammengefasst, können weiterhin die Leistungstexte der Leistungen, die auf Tätigkeiten erfasst sind, angedruckt werden.
Details Zeitleistungen*	Um Details einer Zeitleistung (= auf eine Tätigkeit erfasste Leistung), wie Stundenanzahl, Stundensatz etc. anzuführen, kann dieses Band verwendet werden. Im Band werden diese Informationen über die entsprechenden Felder aus dem Ordner "Leistungsdaten" eingefügt.	ü			Das Band "Details Zeitleistungen" wird für jede auf eine Tätigkeit erfasste Leistung einmal gedruckt, aber nur für diejenigen Tätigkeiten, welche im Tätigkeitsstamm das Feld "Ausdruck Detail" aktiviert haben. Parametergesteuert ist es möglich, die Stunden von Leistungen mit derselben Tätigkeit zusammenzufassen. Dazu muss der LEA Parameter Gleiche Leistungsdetails zusammenfassen auf die Einstellung "Ja" gesetzt werden. Mit den weiteren LEA Parametern Details trennen nach kann eingestellt werden, welche Kriterien - möglich sind Bezugsjahr, Bezugsmonat, Mitarbeiter, Einheit, Preis - dazu führen, dass die Leistungen nach diesem Kriterium getrennt angedruckt werden. Beispiel: Es existieren drei Buchhaltungsleistungen über je eine Stunde für das Bezugsmonat 11 und zwei Buchhaltungsleistungen über je eine Stunde für das Bezugsmonat 12. Werden die Leistungsdetails zusammengefasst und findet keine Trennung der Details nach dem Kriterium "Bezugsmonat" statt, entsteht für den Andruck eine Detailzeile mit sämtlichen Buchhaltungsleistungen. Werden die Leistungsdetails nicht zusammengefasst, entstehen fünf Detailzeilen; werden die Leistungsdetails zusammengefasst, aber nach dem Kriterium "Bezugsmonat" getrennt, erhält man zwei Detailzeilen.
Details Barauslagen	Um Details von Barauslagen (= auf einen Artikel erfasste Leistung), wie Stückanzahl, Artikelpreis etc. anzuführen, kann dieses Band verwendet werden. Im Band werden diese Informationen über die entsprechenden Felder aus dem Ordner "Leistungsdaten" eingefügt.	ü			Das Band "Details Barauslagen" wird für jede auf einen Artikel erfasste Leistung einmal gedruckt, aber nur für diejenigen Artikel, welche im Artikelstamm das Feld "Ausdruck Detail" aktiviert haben. Mithilfe des Feldes "Druck Detailband" in den Kundeneinstellungen kann kundenbezogen die Artikelstamm-Einstellung des Feldes "Ausdruck Detail" übersteuert werden. Parametergesteuert ist es möglich, Barauslagen mit demselben Artikel zusammenzufassen. Dazu muss der LEA Parameter Gleiche Leistungsdetails zusammenfassen auf die Einstellung "Ja" oder auf die Einstellung "Ja - nur Barauslagen" gesetzt werden. Mit den weiteren LEA Parametern Details trennen nach kann eingestellt werden, welche Kriterien - möglich sind Bezugsjahr, Bezugsmonat, Mitarbeiter, Einheit, Preis - dazu führen, dass die Leistungen nach diesem Kriterium getrennt gedruckt werden. Beispiel: Es existieren Buchungszeilen in drei getrennten Barauslagen für das Bezugsmonat 11 und Buchungszeilen in zwei getrennten Barauslagen für das Bezugsmonat 12. Werden die Leistungsdetails zusammengefasst und findet keine Trennung der Details nach dem Kriterium "Bezugsmonat" statt, entsteht für den Andruck eine Detailzeile mit sämtlichen Buchungszeilen. Werden die Leistungsdetails nicht zusammengefasst, entstehen fünf Detailzeilen; werden die Leistungsdetails zusammengefasst, aber nach dem Kriterium "Bezugsmonat" getrennt, erhält man zwei Detailzeilen.
Zwischensumme*	Die Zwischensumme ist an mehreren Stellen im Rechnungsformular nötig: Einerseits nach den Rechnungspositionen der Rechnungsebenen, andererseits auch, wenn eine nochmalige Zwischensumme aufgrund Zahlungs-, Akonto- oder Teilrechnungsabzug oder aufgrund eines gewährten Nachlasses notwendig ist. Im Band wird im Normalfall in tabellarischer Form der Text "Zwischensumme", das Feld "Währung" aus dem Ordner "Betragsfelder" sowie das Feld "Zwischensumme" aus dem Ordner "Zwischensumme" verwendet (F6). Anstelle des Textes "Zwischensumme" kann auch das Feld "Zwischensummen-Bezeichnung" aus dem Ordner "Zwischensumme" verwendet werden, um abhängig von der Stelle, an der die Zwischensumme verwendet wird, automatisch unterschiedliche Bezeichnungen für die Zwischensumme andrucken zu lassen.	ü			Das Band "Zwischensumme" wird immer dann automatisch angesprochen und gedruckt, wenn das Programm eine Zwischensumme benötigt, beispielsweise auch für den Nettobetrag. Der LEA Parameter Ausdruck Nettosumme entscheidet dabei für den Nettobetrag, ob er auch dann gedruckt werden soll, wenn die Honorarnote aus nur einer einzigen Rechnungsposition besteht.
Nachlass	In diesem Band kann der Nachlass, welcher in Summe auf den Gesamtbetrag der Honorarnote gewährt wurde, ausgewiesen werden. Dazu wird im Normalfall in tabellarischer Form der Text "abzüglich Nachlass", das Feld "Währung" aus dem Ordner "Betragsfelder" und das Feld "Nachlass" aus dem Ordner "Nachlass-Felder" verwendet (F6).	ü			Das Band "Nachlass" wird dann gedruckt, wenn ein Nachlass vorhanden ist und wenn im LEA Parameter Ausweis Nachlass festgelegt ist, dass der Nachlass in einer Summe ausgewiesen wird (Einstellung "Gesamtbetrag vor Nettosumme"). Andernfalls (Einstellung "Einzelausweis bei Positionen") müsste, um den Nachlass auszuweisen, das Nachlassfeld in das passende Rechnungsebenen-Band platziert werden. In diesem Fall wird das Nachlass-Band unterdrückt und der Nachlass je Position ausgewiesen.
Überschrift Teilrechnungen/Akontos	Dieses Band dient zur Gestaltung einer (Tabellen-)Überschrift, welches vor den Abschnitt mit den Informationen zum Abzug von Teilrechnungen oder Akontos gesetzt wird. Dieses Band wird daher im Normalfall tabellarisch aufgebaut und rein textlich befüllt.	ü			Das Band "Überschrift Teilrechnungen/Akontos" wird einmal vor den Bändern Teilrechnung oder Akonto oder Summe Teilrechnungen/Akontos gedruckt, wenn eines dieser Bänder beim Druck verwendet wird.
Teilrechnung	In diesem Band können Informationen zu den abgezogenen Teilrechnungen angedruckt werden. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form die Felder "Belegnummer", "Belegdatum", "Nettobetrag", "USt-Betrag" und "Bruttobetrag" aus dem Ordner "Teilrechnungs-/Akontofelder" verwendet.	ü			Für den Andruck des Bandes "Teilrechnung" gibt es die Voraussetzung, dass in der Honorarnote mindestens eine Teilrechnung zum Abzug kommt. Je Teilrechnung wird das Band einmal angedruckt (=Detailband der Teilrechnung). Zusätzlich entscheidet das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition, ob das Band tatsächlich verwendet wird: Weist das Feld die Einstellung "Detailliert" oder "Detailliert mit Summe" auf, wird das Band benötigt. Mit der Einstellung "In Summe" wird das Detailband ignoriert und nur das Summenband Summe Teilrechnungen/Akontos gedruckt. Die Positionierung des Bandes innerhalb des Honorarnotenformulars wird über zwei LEA Parameter entschieden, Abzug Teilrechnung (vorrangig) und Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt. Näheres dazu finden Sie in den Hilfedokumentationen Teilrechnungen in der LEA und Akontos in der LEA.
Details Teilrechnung	In diesem Band werden Steuerdetails zu in Schlussrechnungen abgezogenen Teilrechnungen dargestellt. Dies wird ausschließlich für XML-Rechnungen benötigt. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form die gewünschten Felder aus dem Ordner "XML-Daten von Zahlung/Teilrechnung/Akonto" verwendet.	ü			Das Band "Details Teilrechnung" wird je Steuersatz und -art der abgezogenen Teilrechnung einmal gedruckt.
Akonto	In diesem Band können Informationen zu den abgezogenen Akontos angedruckt werden (bzw. Informationen zu Zahlungen zu Akontos). Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form die Felder "Belegnummer", "Belegdatum" und "Nettobetrag" aus dem Ordner "Teilrechnungs-/Akontofelder" verwendet.	ü			Für den Andruck des Bandes "Akonto" gilt die Voraussetzung, dass in der Honorarnote mindestens ein Akonto zum Abzug kommt (oder eine Zahlung zum Akonto). Je Akonto wird das Band einmal angedruckt (= Detailband des Akontos). Zusätzlich entscheidet das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition, ob das Band tatsächlich verwendet wird: Weist das Feld die Einstellung "Detailliert" oder "Detailliert mit Summe" auf, wird das Band benötigt. Mit der Einstellung "In Summe" wird das Detailband ignoriert und nur das Summenband Summe Teil rechn ungen/Akontos gedruckt. Die Positionierung des Bandes innerhalb des Honorarnotenformulars wird weiters vom LEA Parameter Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt entschieden. Näheres dazu finden Sie in den Hilfedokumentationen Teilrechnungen in der LEA und Akontos in der LEA.
Details Akonto	In diesem Band werden Steuerdetails zu in Schlussrechnungen abgezogenen Akontos dargestellt. Dies wird ausschließlich für XML-Rechnungen benötigt. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form die gewünschten Felder aus dem Ordner "XML-Daten von Zahlung/Teilrechnung/Akonto" verwendet.	ü			Das Band "Details Akonto" wird je Steuersatz und -art des abgezogenen Akontos einmal gedruckt.
Summe Teilrechnungen/Akontos	In diesem Band können die abgezogenen Teilrechnungen oder die abgezogenen Akontos (bzw. die Zahlungen zu Akontos) aufsummiert dargestellt werden.	ü			Für den Andruck des Bandes "Summe Teilrechnungen/Akontos" muss zumindest eine Teilrechnung oder ein Akonto (oder eine Zahlung zum Akonto) in der Honorarnote abgezogen werden. Das Band wird einmal gedruckt. Weiters ist es für das Heranziehen des Bandes zwingend nötig, dass das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition die Einstellung "Detailliert mit Summe" (= das Band wird zusätzlich zum Detailband "Teilrechnung" oder "Akonto" gedruckt) oder die Einstellung "In Summe" (= das Band wird anstatt des Detailbands Teilrechnung oder Akonto gedruckt) aufweist. Achtung: Akontos und Teilrechnungen werden in diesem Summenband in einer Summe dargestellt!
Zahlung	In diesem Band können Informationen zu den abgezogenen Zahlungen angedruckt werden. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form die Felder "Belegdatum", "Nettobetrag", "USt-Betrag" und "Bruttobetrag" aus dem Ordner "Teilrechnungs-/Akontofelder" verwendet.	ü			Für den Andruck des Bandes "Zahlung" gilt die Voraussetzung, dass in der Honorarnote mindestens eine Zahlung zum Abzug kommt. Je Zahlung wird das Band einmal angedruckt (=Detailband der Zahlung). Zusätzlich entscheidet das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition, ob das Band tatsächlich verwendet wird: Weist das Feld die Einstellung "Detailliert" oder "Detailliert mit Summe" auf, wird das Band benötigt. Mit der Einstellung "In Summe" wird das Detailband ignoriert und nur das Summenband Summe Zahlungen gedruckt.
Details Zahlung	In diesem Band werden Steuerdetails zu in Schlussrechnungen abgezogenen Zahlungen dargestellt. Dies wird ausschließlich für XML-Rechnungen benötigt. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form die gewünschten Felder aus dem Ordner "XML-Daten von Zahlung/Teilrechnung/Akonto" verwendet.	ü			Das Band "Details Zahlung" wird je Steuersatz und -art der abgezogenen Zahlung einmal gedruckt.
Summe Zahlungen	In diesem Band können die abgezogenen Zahlungen (brutto) aufsummiert dargestellt werden. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form das Feld "Summe Zahlungen" aus dem Ordner "Summenfelder Zahlung" verwendet.	ü			Für den Andruck des Bandes "Summe Zahlungen" muss zumindest eine Zahlung in der Honorarnote abgezogen werden. Das Band wird nur einmal gedruckt. Weiters ist es für das Heranziehen des Bandes zwingend nötig, dass das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition die Einstellung "Detailliert mit Summe" (= das Band wird zusätzlich zum Detailband Zahlung gedruckt) oder die Einstellung "In Summe" (= das Band wird anstatt des Detailbandes "Zahlung" gedruckt) aufweist.
Umsatzsteuer*	In diesem Band werden die Informationen über die anfallende Umsatzsteuer ausgewiesen. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form der Text "Umsatzsteuer", das Feld "USt-Prozentsatz", das Feld "Währung" aus dem Ordner "Betragsfelder" und das Feld "USt-Betrag" aus dem Ordner "Umsatzsteuer-Felder" verwendet. (Achtung: Nicht die gleichnamigen Felder aus dem Ordner "Gesamtsumme" verwenden - diese werden an dieser Stelle nicht befüllt.)	ü			Das Band "Umsatzsteuer" wird einmal je unterschiedlichem Umsatzsteuerprozentsatz, der auf die Rechnungspositionen anzuwenden ist, angedruckt. Achtung: Für den Andruck der Zeile ist das Feld "Steuer auf Rng" des Steuercodes relevant. Der Steuercode ist ein Kennzeichen des Steuerprozentsatzes, welcher dem Erlöskonto der Erlöskontentabelle hinterlegt ist. Ist also das Kennzeichen am Steuercode aktiv, wird das Band "Umsatzsteuer" angedruckt, ansonsten nicht. Die Zeile, die durch einen 0%igen Steuerprozentsatz entsteht, kann weiters parametergesteuert unterdrückt oder immer gedruckt werden. Um das Unterdrücken zu erzielen, muss der WWS Parameter "Ausdruck 0-%-USt in der dynamischen Summierung" auf "Nein" gesetzt werden. Dieser befindet sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck. Ansonsten stehen noch die Einstellungen "lt. Steuercode" oder "Ja (Immer)" zur Verfügung. Achtung: Auf die Berechnung der Umsatzsteuer hat der Andruck des Bandes keine Auswirkung!
Gesamtsumme*	Dieses Band dient zum Ausweis des Brutto-Rechnungsendbetrages. Im Band werden daher üblicherweise in tabellarischer Form der Text "Gesamtsumme", das Feld "Währung" aus dem Ordner "Betragsfelder" und das Feld "Gesamtsumme (ohne Akonto/Teilr.)" aus dem Ordner "Gesamtsumme" verwendet.	ü			Das Band "Gesamtsumme" wird einmal gedruckt, kann aber in bestimmten Fällen durch die Bänder Nettosumme bei Akonto/Teilrechnung bzw. Bruttosumme bei Akonto/Teilrechnung ersetzt werden.
Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos	Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen die nach Abzug verbliebene Nettosumme auszuweisen.	ü			Das Band "Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos" wird einmal statt des Bandes Gesamtsumme zusätzlich zu den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos angedruckt, wenn in der Honorarnote Teilrechnungen oder Akontos oder Zahlungen abgezogen werden. Ist das Band nicht aktiviert bzw. ist das Band ohne Inhalt, wird automatisch wieder das Band "Gesamtsumme" verwendet.
USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos	Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen die nach Abzug verbliebene Umsatzsteuer auszuweisen. Das ist zumindest immer dann unbedingt notwendig, wenn in einer Schlussrechnung Akontos, Teilrechnungen oder erhaltene Zahlungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgezogen werden.	ü			Das Band "USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos" wird einmal je unterschiedlichen Umsatzsteuerprozentsatz, der auf die Rechnungspositionen nach Abzug von Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen anzuwenden ist, angedruckt. Es wird zusätzlich zu den Bändern Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos gedruckt, wenn in der Honorarnote Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen abgezogen werden. Beachten Sie bitte die beim Band Umsatzsteuer angeführten Informationen, die auch auf dieses Band anzuwenden sind.
Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos	Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen die nach Abzug verbliebene Bruttosumme auszuweisen. Abgesehen von dem oben angeführten Fall kann dieses Band verwendet werden, wenn das Band "Gesamtsumme" bei Honorarnoten mit Abzug von Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen (textlich) anders gestaltet werden soll als bei normalen Honorarnoten.	ü			Das Band "Bruttosumme bei Akonto/Teilrechnung" wird einmal statt des Bandes Gesamtsumme zusätzlich zu den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos angedruckt, wenn in der Honorarnote Teilrechnungen oder Akontos oder Zahlungen abgezogen werden.
Barrechnung	Dieses Band ist für die LEA Kassenanbindung nötig - also für den Andruck der Kassendaten bei Honorarnoten, die bar bezahlt werden.	ü			Das Band "Barrechnung" wird einmal angedruckt, wenn die Honorarnote vom Programm als Barrechnung identifiziert wird (siehe auch Themendokumentation LEA Kassenanbindung).
Rechnungsfuß*	Im Rechnungsfuß sind üblicherweise die Phrase mit den abschließenden Worten (Dank) und Informationen zur Zahlungsart und dergleichen enthalten.	ü			Das Band "Rechnungsfuß" wird abschließend nach dem Band "Gesamtsumme" bzw. "Bruttosumme bei Akonto/Teilrechnung" einmal gedruckt. Falls gewünscht, kann mit dem LEA Parameter Umbruch zwischen Summe und Fuß möglich gesteuert werden, dass der Rechnungsfuß immer gemeinsam mit der Gesamtsumme auf einer Seite aufscheint (und somit nicht "alleine" auf der letzten Seite steht).
Begleitbrief	Für Honorarnoten, welche an Kunden mit Offener Zugehörigkeit ausgestellt werden, kann über das Band "Begleitbrief" ein vordefinierter Text als eigene Seite (= Begleitbrief) ausgedruckt werden. Außerdem kann der Begleitbrief verwendet werden, wenn die Voraussetzungen für die Verwendung der Zustelladresse erfüllt sind. Im Band muss zuerst ein manueller Seitenumbruch eingefügt werden. Der Text des Begleitbriefes darf nicht mehr als eine Seite ausmachen.	ü			Das Band "Begleitbrief" wird immer dann nach der eigentlichen Honorarnote auf eine eigene Seite gedruckt, wenn es sich um eine Honorarnote an einen Kunden mit Offener Zugehörigkeit handelt. Außerdem wird dieses Band angesprochen, wenn die Voraussetzungen für die Verwendung der Zustelladresse erfüllt sind. Der LEA Parameter Seitenkopf/-fuss auf Begleitbrief steuert, ob der Begleitbrief ebenfalls mit Seitenkopf/-fuss versehen werden soll.
Seitenkopf erste Seite*	Dieses Band beinhaltet üblicherweise das Firmenlogo bzw. Informationen zur Verrechnungsfirma, welche über die entsprechenden Felder eingefügt werden. Häufig wird auch der Textbaustein "Kopftext" eingesetzt.	ü			Das Band "Seitenkopf erste Seite" wird am Beginn der ersten Seite der Honorarnote verwendet. Ist das Band nicht aktiviert bzw. ist das Band ohne Inhalt, wird automatisch das Band Seitenkopf alle Seiten auch für die erste Seite verwendet.
Seitenkopf alle Seiten*	Dieses Band kann dieselben Informationen wie der Seitenkopf der ersten Seite enthalten, kann aber auch anders gestaltet werden. Im Band werden weiters üblicherweise in tabellarischer Form der Text "Übertrag", das Feld "Währung" und das Systemfeld "Übertrag" verwendet.	ü			Das Band "Seitenkopf alle Seiten" wird am Beginn jeder Seite der Honorarnote verwendet; es kann jedoch auf der ersten Seite durch das Band Seitenkopf erste Seite ersetzt werden.
Seitenfuß erste Seite*	Dieses Band beinhaltet üblicherweise Informationen zur Eigenen Bankverbindung, die UID-Nummer, das Firmenbuchgericht sowie die Firmenbuchnummer etc. Weiters wird hier oft der QR-Code für Zahlungsinformationen platziert. Häufig wird auch der Textbaustein "Fußtext" eingesetzt. Im Band werden weiters üblicherweise in tabellarischer Form der Text "Übertrag", das Feld "Währung" und das Systemfeld "Übertrag" verwendet.	ü			Das Band "Seitenfuß erste Seite" wird am Ende der ersten Seite der Honorarnote verwendet. Ist das Band nicht aktiviert bzw, ist das Band ohne Inhalt, wird automatisch das Band Seitenfuß alle Seiten auch für die erste Seite verwendet.
Seitenfuß alle Seiten*	Dieses Band kann dieselben Informationen wie der Seitenfuß der ersten Seite enthalten, kann aber auch anders gestaltet werden. Im Band werden weiters üblicherweise in tabellarischer Form der Text "Übertrag", das Feld "Währung" und das Systemfeld "Übertrag" verwendet.	ü			Das Band "Seitenfuß alle Seiten" wird am Ende jeder Seite der Honorarnote verwendet; es kann jedoch auf der ersten Seite durch das Band Seitenfuß erste Seite ersetzt werden.
Leerzeile für Ausrichtung nach unten	Dieses Band ist zum Definieren des Formates einer Leerzeile gedacht. Diese kann automatisch (durch das Ausrichten eines Bandes nach dem unteren Rand des Formulars) oder manuell in das Formular eingefügt werden. Damit ist auch für Zeilen ohne Inhalt eine variable Formatsteuerung möglich.	ü			Das Band "Leerzeile für Ausrichtung nach unten" wird für alle Leerzeilen herangezogen.

5.3. Gestaltungshilfe Band

Jene Bänder, die am häufigsten aktiviert werden, sind in der Tabelle neben der Bandbezeichnung mit einem * markiert. Informationen zu den empfohlenen Inhalten der Bänder befinden sich auch direkt in der Tabelle zu den einzelnen Bändern. Die Empfehlungen entsprechen den Inhalten des Standard-Honorarnotenformulars.

Es stehen aber in jedem Band noch eine Vielzahl von weiteren Feldern zur beliebigen Gestaltung zur Verfügung.

Tipp: Felder und Textbausteine statt Text

Häufig könnte statt Verwendung eines Feldes als Platzhalter gleich die textliche Bezeichnung im Band erfasst werden, z. B. der Name der Verrechnungsfirma oder die Bankverbindung.

Trotzdem empfiehlt BMD den Einsatz von Feldern, soweit sie zur Verfügung stehen. Nicht nur, wenn mehrere Verrechnungsfirmen existieren, ist das Verwenden von Feldern statt des Textes vorteilhaft. Ansonsten müsste jede Änderung im Firmenstamm für das Honorarnotenformular nachgezogen werden, worauf man eventuell leicht vergessen könnte.

Empfehlenswert ist es weiters, für Seitenkopf, Seitenfuß und Begleitbrief Textbausteine anstatt der Texte zu verwenden. Unter den Rechnungstexten gibt es zu diesem Zweck die eigenen Rechnungstextarten Rechnungsköpfe und Rechnungsfüße. Der Text des Begleitbriefs kann als Diverser Textbaustein erfasst werden. Im Band können die Textbausteine über die Funktion Textbaustein einfügen eingefügt werden. Diese Vorgangsweise erleichtert die Verwendung und Wartung, wenn mehrere Honorarnotenformulare bzw. Druckereinstellungen für Ablaufarten verwendet werden.

5.4. Funktionen

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Report
Bearbeiten	Die Funktion "Bearbeiten" öffnet den Gestaltungsmodus des markierten Bandes. Damit kann das Band bearbeitet werden (Einfügen von Text, Feldern, Textbausteinen usw. - siehe Funktion "Bearbeiten").

5.5. Formular- und Bandeinstellungen

In der Bandliste können einige Formular- und Bandeinstellungen vorgenommen werden.

Einstellungen für das gesamte Formular

Unter der Funktion "Seiteneinstellungen..." (in der Fenstermitte) befinden sich Einstellungen für Papierformat, Seitenränder, Abstand vom Seitenrand und Ausrichtung des gesamten Formulars.

Einstellungen je Band

Jedem Band können zwei Eigenschaften zugeordnet werden, die sich im rechten Bereich des Fensters aktivieren lassen. Beide Eigenschaften wirken sich nur auf die Aufbereitung der Honorarnote durch das System (z. B. durch die Funktion "Rechnung ansehen") aus. Wird die Honorarnote textlich bearbeitet, so gelten diese Eigenschaften nicht mehr.

Eigenschaften
Nach unten ausgerichtet	Die Eigenschaft "Nach unten ausgerichtet" legt fest, ob sich das Band am Seitenende des Blattes orientieren und ausrichten soll. Das Programm fügt solange einen Zeilenumbruch vor dem Band ein, bis es am Seitenende (oder bei einem nachgeordneten Band) angelangt ist. Verwendet wird für die daraus entstehenden Leerzeilen das Band Leerzeile für Ausrichtung nach unten. Im Normalfall wird diese Eigenschaft für keines der Bänder benötigt.
Umbrechen innerhalb Band erlaubt	Die Eigenschaft "Umbrechen innerhalb Band erlaubt" legt fest, ob innerhalb eines Bandes ein automatischer Seitenumbruch möglich sein darf oder nicht. Ist diese Eigenschaft für ein Band nicht aktiviert (Standard) und passt der Inhalt dieses Bandes nicht mehr zur Gänze auf die begonnene Seite, wird mit diesem Band eine neue Seite begonnen. Somit wird gewährleistet, dass zusammenpassende Inhalte auch übersichtlich zusammengehalten werden (z. B. Rechnungskopf, Rechnungsfuß). Programmtechnisch wird in diesem Fall automatisch ein "manueller Seitenwechsel" am Ende des vorherigen Bandes eingefügt, was auch in der Ansicht der Honorarnote sichtbar ist (bei aktivierten Formatierungszeichen). Durch diesen Seitenwechsel wandert der Inhalt des gesamten Bandes auf die nächste Seite.

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6. Rechnungsformulare - Bandgestaltung

6.1. Überblick

Um ein Band inhaltlich mit Texten, Feldern und Textbausteinen zu gestalten, muss dieses in der Bandliste markiert und mit der Funktion "Bearbeiten" geöffnet werden.

Es öffnet sich der BMD Editor, in dem die Layouteinstellungen und die Festlegung der Bandinhalte vorzunehmen sind. Während das Honorarnotenformular als Ganzes einem BMD Report entspricht, entsprechen die einzelnen Bänder einem RTF-Textbaustein.

6.2. Verfügbare Gestaltungsformen

Im Editor stehen viele Möglichkeiten zur Gestaltung des Inhalts zur Verfügung. Die für die LEA Bänder am gebräuchlichsten Formen sind:

Manuelle Erfassung von Texten, welche immer in derselben Form angedruckt werden.
Einfügen von Tabellen, um eine bandübergreifend einheitliche Ausrichtung zu erreichen.
Einfügen von Feldern, die beim Ansehen und/oder Druck der Honorarnoten mit den Informationen von Verrechnungsfirma, Rechnungsempfänger usw. bzw. mit den Rechnungsdaten befüllt werden.
Einfügen von Textbausteinen, um formularübergreifend einheitliche Textbestandteile einzufügen.
Einfügen von Adressmakros, um die korrekte Adressierung zu erleichtern.
Einfügen eines QR-Codes, um Zahlungsinformationen oder Rechnungsdaten mitzuspeichern.

6.2.1. Texte manuell erfassen

Diese Form der Textgestaltung ist immer dann empfehlenswert, wenn der Text durchgehend über alle Honorarnoten immer in derselben Form angedruckt werden soll - unabhängig welche Verrechnungsfirma die Honorarnote ausstellt.

Beispiel Einleitungssatz

Beispielsweise trifft das im Rechnungskopf auf den Überschriftenteil "Honorarnote" und die Passage "Wir erlauben uns, für unsere Leistungen [...] im Rahmen unserer Vereinbarungen folgendes Honorar in Rechnung zu stellen" zu.

Dieser sieht in den Standardhonorarnotenformularen wie folgt aus.

Beispiel Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen

Auch ein Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ist ein Beispiel für einen textlichen Bestandteil der Honorarnote, der manuell erfasst werden kann. Falls Sie das wünschen, kann dieser beispielsweise um einen Hyperlink oder um einen QR-Code, der zum AGB-Dokument auf Ihrer Homepage führt, ergänzt werden.

6.2.2. Tabellen einfügen

Um Inhalte bandübergreifend gleich ausrichten zu lassen, ist es sinnvoll, in diesen Bändern Tabellen zu verwenden. Diese können so formatiert werden, dass sie am Ausdruck nicht sichtbar sind.

Damit wird die Justierung (Linksausrichtung der Texte, einheitliche Rechtsausrichtung der Zahlen ...) für den Anwender optimiert. Auch das automatische oder manuelle Einfügen von Feldern hat dann keine negativen Auswirkungen auf diese Ausrichtung.

Beispiel

Im Beispiel wird das Ergebnis der einheitlichen Ausrichtung an den Bändern "Tätigkeitsgruppe" und "Zwischensumme" sichtbar.

BMD empfiehlt daher, bei der Honorarnotengestaltung diese Tabellenvorgaben einzusetzen. Die Bänder der BMD Standard-Honorarnote beinhalten ebenfalls solche Tabellen.

Möchte man selbst ein Formular entwerfen, ist es sinnvoll, die Tabelle in einem Band unter dem Menüpunkt Tabelle → Tabelle einzufügen und richtig einzustellen. Um die Tabelle für den Ausdruck unsichtbar zu machen, ist unter dem Menüpunkt Tabelle → Rahmen und Schattierung die Voreinstellung "Keine" zu wählen.

Für das nächste Band, in dem die Tabelle notwendig ist, sollte die Tabelle des ersten Bandes kopiert und im weiteren Band eingefügt werden. So vermeidet man Ungenauigkeiten und man kann gewisse Felder (z. B. Währung) bereits übernehmen.

6.2.3. Felder einfügen

Felder werden verwendet, wenn sich die Inhalte erst je Honorarnoten ermitteln müssen, weil sie sich von Honorarnote zu Honorarnote unterscheiden können (siehe auch Tipp Felder und Textbausteine statt Text).

Beispiel

Werden von verschiedenen Verrechnungsfirmen die Honorarnoten ausgestellt, ist das beispielsweise der Fall (Felder "Standardfirmenkopf" und "Ort"). Weitere Beispiele sind der Rechnungsempfänger (Felder "Anrede", "Nachname Vorname, Titel", "Strasse", "PLZ+Ort", "Kundennummer" und "UID-Nummer" oder auch das "Adressmakro"), die Honorarnote selbst (Feld "Rechnungsdatum") sowie Datumsfelder (Feld "Rechnungsdatum").

Die Funktion zum Einfügen von Feldern befindet sich unter der Schaltfläche Einfügen → Feld.... Mit der Funktionstaste F5 kann die Funktion ebenfalls aufgerufen werden.

Damit öffnet sich das Fenster "Feld einstellen", in welchem Datenfelder und Systemfelder zur Verfügung gestellt werden.

Die Datenfelder sind speziell auf das geöffnete Band abgestimmt und bieten alle "Aktuellen Honorarnotenfelder". Das sind diejenigen Felder, welche genau für dieses Band sinnvoll eingesetzt werden können (und unterscheiden sich daher von Band zu Band).

Wie in jeder Auswahl von Feldern sind alle Felder für eine einfachere Suche auch nochmals im Ordner "Alle" vorhanden. Weiters können Formeln und Makros eingesetzt werden.

Das gewünschte Feld ist zum Einfügen zu markieren und mit "Ok" zu bestätigen. Bei Zahlen- oder Datumsfeldern ist die Formatierung wichtig, bevor mit "Ok" bestätigt wird. Zu diesem Zweck erscheint bei Markierung eines solchen Feldes unterhalb der Felder für das Einstellen des Formats: "Nachkommastellen und Tausendertrennpunkt" bei Zahlenfeldern, "Format" bei Datumsfeldern.

Die eingefügten Felder sind im Band sofort an ihrer gelben Hinterlegung erkennbar. Diese Markierung bleibt ihnen auch noch zur Orientierung beim Ansehen der Rechnung erhalten.

6.2.4. Adressmakros einfügen

Im Zuge der Bearbeitung des gewünschten Honorarnotenformulars können Sie ebenfalls Adressmakros einfügen. Diese erleichten Ihnen die Adressierung von Honorarnoten und ersparen Ihnen das manuelle Zusammensetzen des Adressblocks aus Feldern des Rechnungsempfängers.

Zum Einfügen von Adressmakros gehen Sie so vor wie beim Einfügen von Feldern oberhalb.
Fügen Sie das Feld unter Datenfelder → Aktuelle Honorarnotenfelder → Kunde - Rechnungsadresse → Adressmakro ein.
Klicken Sie auf "Ok". Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl eines Adressmakros:
Das gewünschte Makro auswählen und auf "Übernehmen" klicken.
In der Vorlage wird angezeigt.

Achtung!

Änderungen an den Makros sollten nur von sachkundigen Personen vorgenommen werden.

Erweiterungen können auf Wunsch (kostenpflichtig) vom BMD Support durchgeführt werden.

Weitere Informationen zu den Adressmakros in Honorarnoten finden Sie in der Themendokumentation Spezielle Funktionen der Adressmakros in Honorarnoten.

6.2.5. QR-Code einfügen

Der QR-Code (Quick Response Code) ist ein zweidimensionaler Code, der Informationen speichern kann. Der Code ist elektronisch leicht lesbar und es können über 4000 Zeichen darin verpackt und somit einfach übertragen werden.

Es besteht einerseits die Möglichkeit, den QR-Code für Zahlungsinformationen auf der Honorarnote und/oder auch auf dem Zahlschein zu verwenden. Diese Variante wird häufig eingesetzt und ist auch in den Standard-Honorarnotenformularen im Seitenfuß der ersten Seite enthalten.

Andererseits gibt es den QR-Code für Rechnungsdaten-URL, der nur auf der Honorarnote eingefügt werden kann und nur Rechnungsdaten beinhaltet.

Näheres zum Thema QR-Code - wie er eingefügt wird und was dabei zu beachten ist - finden Sie in der Themendokumentation QR-Code in der LEA.

6.2.6. Textbausteine einfügen

Manche Texte werden immer wiederkehrend verwendet. Daher ist es sinnvoll, diese Texte vorzufertigen und sie nicht fix im Band hinzuschreiben, sondern sie in der Verwaltung der Rechnungstexte anzulegen und in das Band an die geeignete Stelle zu laden (siehe auch Tipp Felder und Textbausteine statt Text).

Beispiel

Anstatt die Bezeichnung der Tätigkeitsgruppe auf der Honorarnote anzudrucken, kann man mittels eines Textbausteins näher ausführen, welche Tätigkeiten damit verbunden sind. Im Band ist der verwendete Textbaustein als "Text" sichtbar. Sobald die Tätigkeitsgruppe verrechnet wird, wird der Textbaustein herangezogen.

Platzhalter im Band:

Textbaustein:

Um einen Textbaustein aus den Rechnungstexten einzufügen, gibt es je nach Textbausteinart unterschiedliche Wege.

Nur die Diversen Textbausteine sind über Textbausteine → Textbaustein einfügen einzufügen. Im Unterschied zu den anderen Textbausteinarten werden diese Texte sofort in das Band eingefügt. Sie finden daher an dieser Stelle wenig Anwendung.

Alle anderen Textbausteine werden wie ein Feld über Einfügen → Feld... eingefügt.

Textbausteine für Gruppen, Projekte (bzw. Projektarten), Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten und Artikel werden mit dem Feld "Text" (über die Ordner Datenfelder → Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene) in das Band geladen. Das Programm weiß anhand des Bandes automatisch, welchen Text es laden muss.

Textbausteine für Kopftexte und Fußtexte werden gedruckt, wenn das Feld "Kopftext" bzw. "Fußtext" (über die Ordner → Datenfelder → Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder) als Platzhalter eingefügt worden ist.

Die Textbausteine für den Steuertext (Stichwort Reverse-Charge-Verfahren) werden über die Felder "Umsatzsteuertext (wenn 0 %)" oder "Steuertext" (über die Ordner Datenfelder → Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder) als Platzhalter eingefügt.

Da es sich bei diesen Textbausteinen also eigentlich auch um ein Feld handelt, wird dieses ebenfalls erst beim Ansehen bzw. Druck der Honorarnote mit Inhalt befüllt. Die gelbe Hinterlegung zeigt auch in diesem Fall an, dass es sich um einen Platzhalter handelt.

6.3. Tipps zu häufigen Anwendungsfällen in der Praxis

Hinweis Geschützte Leerzeile

Wenn im Honorarnotenformular z. B. in einer Tabelle ein leerer Absatz verwendet wird, kann es sein, dass dieser bei Generierung eines PDF-Dokuments im Zuge des Rechnungsdrucks gelöscht wird. Dies liegt im Einflussbereich des Fremdprodukts, welches zum Generieren des PDF-Dokuments im Einsatz ist, und kann daher von BMD nicht gelöst werden.

Es gibt aber eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen. Wenn Sie in die Leerzeile ein "geschütztes Leerzeichen" mit Strg + Shift + Leertaste im leeren Absatz einfügen, dann bleibt die Zeile jedenfalls bestehen.

Hinweis Option "Leer wenn Null"

Mit dem LEA Parameter Ausweis Nachlass kann der Andruck des Nachlasses direkt bei der Rechnungsposition über das Betragsfeld Nachlass/Position erfolgen. Nicht immer ist es aber gewünscht, dass ein Nachlass in Höhe von € 0,00 dann auch tatsächlich angedruckt wird. Im Honorarnotenformular können zu diesem Zweck Felder mit Format "Zahl" mit der Option "Leer wenn Null" versehen werden.

Somit ist es nicht mehr nötig, einen Betrag über eine Formel auszublenden, wenn dieser € 0,00 ergeben sollte.

Achtung: Ein etwaiger Text zum Nachlass muss in diesem Fall (weiterhin) über eine Formel ausgeblendet werden.

6.4. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Erklärung Felder

Einige Felder, welche in das Honorarnotenformular eingefügt werden können, erfordern noch eine ausführlichere Erklärung. Die Auflistung der Felder finden Sie unter der Hilfe zu verfügbaren Feldern im Honorarnotenformular.

Hinweis Umbruch zwischen Gesamtsumme und Rechnungsfuß

Der LEA Parameter Umbruch zwischen Summe und Fuß möglich (im Standard aktiviert) kann deaktiviert werden, um im Zuge der Erstellung des Rechnungsdokuments der Honorarnote die Bänder "Gesamtsumme" und "Rechnungsfuß" jedenfalls zusammengehalten und ein automatischer Seitenumbruch zwischen diesen Bändern verhindert.

Beispiel

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass der Rechnungsfuß einen Seitenumbruch auslöst, da dieser zu lange ist, um noch mit den Rechnungspositionen auf einer Seite zu stehen. Da das Rechnungsdokument jedoch nicht korrekt aussieht, wenn man einzig und allein für den Rechnungsfuß eine zweite Seite produziert, schafft diese Einstellung Abhilfe.

Mit dieser kann beispielsweise erzielt werden, dass Nettosumme, Umsatzsteuer und Bruttosumme immer mit dem Rechnungsfuß gemeinsam auf der zweiten Seite angeführt werden, wenn der Fuß platzbedingt einen Umbruch auslösen würde.

6.5. Exkurs: Logik der Übertragsberechnung

Da das Rechnungsdokument der Honorarnote auch aus zwei oder mehreren Seiten bestehen kann, ist es notwendig, Übertragsfelder zu definieren und in die betreffenden Bänder einzusetzen.

Damit die dahinterstehende Programmlogik funktioniert

Übertrag muss im Seitenfuß ab der ersten Seite, aber darf nicht im Seitenfuß auf der letzten Seite angedruckt werden
Übertrag muss im Seitenkopf ab der zweiten Seite angedruckt werden
Übertrag muss den richtigen Betrag auf die nächste Seite übergeben

müssen folgende Voraussetzungen und Schritte beachtet werden.

Im Normalfall wird die Zwischensumme des Feldes "Nettobetrag" auf die nächste Seite übergeben. Daher muss im ersten Schritt das Feld "Nettobetrag" im Band der ersten Rechnungsebene, in welchem das Feld bereits eingefügt worden ist, als Übertragsfeld definiert werden. Dazu wird der Cursor auf das Feld gestellt und mit der rechten Maustaste die Funktion "Für Übertragsrechnung verwenden" ausgeführt.

Weiters muss dem Programm bekanntgegeben werden, ab welchem Feld die Beträge nicht mehr für den Übertrag aufsummiert werden dürfen. Daher ist die dafür benötigte Funktion "Ab diesem Feld Übertragsrechnung beenden" für das Feld "Zwischensumme" im Zwischensummen-Band einzustellen.

Das Übertragsfeld selbst heißt "Übertrag" und wird über Einfügen → Feld... eingefügt. Es befindet sich unter dem Ordner "Systemfelder". Nach dem Einfügen öffnet sich eine Abfrage "Übertrag für dieses Feld". Hier muss der Eintrag "Nettobetrag" gewählt werden.

Damit ist das Feld "Übertrag" einsatzbereit. Wird ein Übertrag nötig, erfolgt ein Andruck der Zwischensumme aller bisherigen Nettobeträge.

Für den Andruck des Übertragsfeldes ist auch folgender Umstand zu beachten: Im Normalfall wird nicht nur das Übertragsfeld verwendet, sondern auch Informationen zur Währung und der Text "Übertrag" angedruckt. Diese Andrucke sollen aber nur dann erfolgen, wenn auch tatsächlich ein Übertrag nötig ist. Daher ist es notwendig, diese Felder in einer Tabelle anzuordnen - die Tabelle dient als "Klammer" und das Programm weiß, dass der Text und die Währung nur gedruckt werden darf, wenn auch tatsächlich ein Übertrag vorhanden ist.

Das Übertragsfeld mitsamt der Tabelle sollte in den Sonderbändern "Seitenfuß alle Seiten", "Seitenfuß erste Seite" und "Seitenkopf alle Seiten" platziert werden.

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Hinweis Übertragsberechnung mit Nachlass

Für den Fall, dass der Nachlass bei der Position und nicht in Summe angedruckt wird (LEA Parameter Ausweis Nachlass), gibt es je Möglichkeit Folgendes zu beachten:

Nachlass wird direkt bei Nettohonorar abgezogen und nicht extra ausgewiesen:
Wird das Feld "Nettobetr. ohne Nachlass" genutzt, um den um den Nachlass verringerten Honorarbetrag bei der Position auszuweisen, gelten obige Ausführungen sinngemäß. Anschließend ist, ebenfalls mit der rechten Maustaste, die Funktion "Übertragsrechnung für anderes Feld durchführen" auszuwählen.

Im Auswahlfeld für den Übertrag muss dementsprechend der Eintrag "Nettobetr. ohne Nachlass" gewählt werden.

Somit wird bei der Berechnung des Übertrags für den Nettobetrag kein etwaiger Nachlass berücksichtigt und abgezogen.
Nachlass wird bei Nettohonorar ausgewiesen und nicht direkt abgezogen:
Wird der Nachlass zusätzlich zum Nettobetrag bei der Position ausgewiesen (Verwendung der Felder "Nettobetrag" und "Nachlass/Position"), muss eine weitere Einstellung vorgenommen werden, da ansonsten ein Nachlass, welcher sich auf einer vorangegangenen Seite befindet, für die Übertragsberechnung nicht berücksichtigt wird:

In dem entsprechenden Positionsband ist der Cursor auf das Feld "Nachlass/Position" zu stellen und zuerst mit der rechten Maustaste die Funktion "Für Übertragsrechnung verwenden" durchzuführen. Anschließend ist, ebenfalls mit der rechten Maustaste, die Funktion "Übertragsrechnung für anderes Feld durchführen" auszuwählen.

Die Abfrage "Übertrag für dieses Feld" ist mit dem Eintrag "Nettobetrag" zu bestätigen.

Somit wird bei der Berechnung des Übertrags für den Nettobetrag auch ein etwaiger Nachlass berücksichtigt und abgezogen.

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Hinweis Übertragsrechnung für anderes Feld durchführen

Die Option "Übertragsrechnung für anderes Feld durchführen" kann auch verwendet werden, wenn Sie weitere Felder für den Übertrag mitberücksichtigen möchten. Wenn Sie die Option auf dem gewünschten Feld (z. B. "USt-Betrag") aktivieren und als "Übertrag für dieses Feld" jenes Feld angeben, für das die Übertragsrechnung aktiviert ist (z. B. "Nettobetrag"), "leiten" Sie den Betrag dieses Feldes ("USt-Betrag") sozusagen für den Übertrag des gewählten Feldes ("Nettobetrag") um und der summierte Betrag beider Felder wird auf die nächste Seite übergeben.

Hinweis Übertrag bei Zwischensumme

In wenigen Ausnahmefällen wird der Übertrag fälschlicherweise auch dann übergeben, wenn z. B. nur der Rechnungsfuß auf einer weiteren Seite angedruckt wird. Bitte kontrollieren Sie in diesem Fall, ob die Option "Ab diesem Feld Übertragsrechnung beenden" auf mindestens einem Band, welches auch in der Honorarnote angesprochen wird, aktiviert ist. Ansonsten kann das Programm die Übertragsrechnung nicht beenden, weil es die Option "Ab diesem Feld Übertragsrechnung beenden" nicht auffinden kann.

7. Rechnungstexte

7.1. Überblick

Die Rechnungstexte befinden sich im Programm unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungstexte. Hier befindet sich eine Übersicht zur Verwaltung und Bearbeitung von Textbausteinen für die Honorarnote.

Als Textbaustein kann ein Text, der wiederkehrende Verwendung findet, angelegt werden. Dieser wird im Normalfall in ein Band des Honorarnotenformulars eingefügt.

Die Verwendung von Rechnungstexten ist nicht zwingend erforderlich, aber praktikabel. Textbausteine werden immer dann angedruckt, wenn die entsprechenden Felder als Platzhalter im Honorarnotenformular bzw. im Band eingefügt werden.

Achtung!

Manuell dürfen Rechnungstexte jederzeit in der Honorarnoten-Vorschau abgeändert werden, solange die Honorarnote selbst textlich bearbeitbar ist. Soll nach einer Änderung der Ursprungszustand wiederhergestellt werden (entspricht einer Neuermittlung der Rechnungstexte) bzw. wurden die hinterlegten Rechnungstexte nach der erstmaligen Honorarnoten-Vorschau nochmals abgeändert und sollen diese verwendet werden, muss das Rechnungsdokument gelöscht werden (Funktion Rechnungsdokument löschen).

7.2. Rechnungstexte anlegen

Hier muss man zwischen den unterschiedlichen Textbausteinarten unterscheiden. Darunter gibt es Textbausteine, die statt der Bezeichnung der Stammdaten angedruckt werden können (zum Beispiel soll statt der Tätigkeitsgruppe "Buchhaltung" auf der Honorarnote "Führung der monatlichen Buchhaltung" aufscheinen). Für diese gilt, dass nur die Textbausteine zu den vorhandenen Stammdaten angelegt und bearbeitet werden können, nicht jedoch die Stammdaten selbst (diese werden aus den Stammdatenverwaltungen geladen). Bei den anderen Textbausteinarten können beliebig viele Textbausteine angelegt werden.

7.2.1. Rechnungstexte anstatt Stammdatenbezeichnungen

Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten, Artikel

Der Tätigkeitsgruppentext wird gedruckt, wenn im Rechnungsformular in den Tätigkeitsgruppenbändern das Feld "Text" (befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene) als Platzhalter eingefügt wird.

Für jene Tätigkeitsgruppen, denen kein eigens definierter Rechnungstext hinterlegt wird, verwendet das Programm für den Platzhalter "Text" automatisch die Bezeichnung der Tätigkeitsgruppe.

Die Hinterlegung eines Tätigkeitsgruppentextes ist auch im Feld Beschreibungs-Text-Nr. der Tätigkeitsgruppen möglich und wird in der Folge in den Rechnungstexten angezeigt.

Die Programmlogik ist bei Tätigkeiten und Artikel dieselbe, das Feld "Text" muss dazu in das Tätigkeits-/Artikelband eingefügt werden.

Projekte, Projektarten

Bei den Projekten verhält es sich ähnlich, der Projekttext wird ebenfalls statt der Projektbezeichnung gedruckt, wenn im Rechnungsformular in den Projektbändern das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt wird. Allerdings gibt es hier eine Ausnahme: Wenn ein Projektarttext existiert, wird dieser vorrangig zur Projektbezeichnung für den Andruck verwendet. Die Rückfallebene ist somit Projekttext, Projektarttext, Projektbezeichnung.

Die Projekttexte sowie auch die Projektarttexte können auch in der Honorarnotenvorschau über den Menüpunkt Textbausteine → Textbaustein einfügen für die jeweilige Honorarnote eingefügt werden.

Über die LEA Parameter "Projekte ohne Textbaustein ignorieren" kann aktiviert werden, dass das Programm gleich reagiert, wie wenn kein Projekt auf die Leistung erfasst wurde. In diesem Fall erfolgt ein Vorrücken der Tätigkeitsgruppe in das Projektband, sofern das Projekt keinen Textbaustein hinterlegt hat.

Zusätzlich wird vom LEA Parameter Projektband drucken wenn Projekt leer gesteuert, ob in so einem Fall die Tätigkeitsgruppeninformationen im Projektband gedruckt werden sollen, oder ob das Projektband gar nicht gedruckt und stattdessen das nächstgelegene Band (Tätigkeitsgruppe) an erster Stelle gedruckt werden soll.

Die Hinterlegung eines Projekttextes ist auch im Feld "Rechnungstext" des Projektstamms (siehe Projektliste) möglich und wird in der Folge in den Rechnungstexten angezeigt. Die Hinterlegung des Projektarttextes kann ebenfalls in den Stammdaten der Projektarten über das Feld "Rechnungstext" vorgenommen werden.

7.2.2. Zusätzliche Rechnungstexte

Kopftexte, Fußtexte

Im Kopftext bzw. Fußtext stehen im Normalfall Informationen zur Verrechnungsfirma wie Firmenlogo, Anschrift, Bankverbindung etc. Diese werden statt der Platzhalter "Kopftext" bzw. "Fusstext" gedruckt, wenn diese Felder im Rechnungsformular in den Bändern Seitenkopf bzw. Seitenfuß eingefügt werden. Diese Felder befinden sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder.

Der Kopftext bzw. der Fußtext kann firmenbezogen und kundenbezogen angelegt werden. Eine Rückfallebene, die gilt, wenn weder ein firmenbezogener noch ein kundenbezogener Kopftext vorhanden ist, existiert ebenfalls - in diesem Fall muss ein Datensatz mit leeren Feldern "Firma" und "Kunde" angelegt werden.

Bezeichnung	Hier ist eine Bezeichnung des Textbausteins einzutragen.
Firma	Dieses Feld weist jene Firmennummer auf, zu welcher der Textbaustein gehört. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld kann die Verrechnungsfirma eingetragen werden, für welche dieser Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Wird keine Verrechnungsfirma eingetragen, gilt der Textbaustein für alle Verrechnungsfirmen. In diesem Fall bleibt in der Liste der Rechnungstexte die Spalte "Firma" leer und die Spalte "Firmenname" weist den Wert "Standard" auf. Ein Textbaustein kann auch kundenbezogen (Feld Kunde) angelegt werden, dieser wird vorrangig berücksichtigt.
Kunde	Dieses Feld weist jene Kundennummer auf, zu welcher der Textbaustein gehört. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld kann ein Kunde eingetragen werden, für welchen dieser Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Wird kein Kunde eingetragen, gilt der Textbaustein für jene Verrechnungsfirma, welche im Feld Firma eingetragen ist bzw. für alle Kunden.
Text	In diesem Feld ist der Rechnungstext zu erfassen, welcher für den Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich der BMD-Report, mit welchem der Inhalt des Textbausteins gestaltet werden kann.

USt-Zusatztexte

Um einen Vermerk auf der Rechnung anzuführen, wenn es sich um eine Rechnung mit 0 % Umsatzsteuer handelt, kann der Textbaustein USt-Zusatztext eingesetzt werden. Der USt-Zusatztext wird statt des Platzhalters Umsatzsteuertext (wenn 0 %) gedruckt. Das Feld ist unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder zu finden.

Befüllt wird das Feld aber nur, wenn es sich beim Kunden in Beziehung zur Verrechnungsfirma um einen Kunden aus dem EU-Raum handelt und die Umsatzsteuer der Rechnung in Summe den Betrag Null ausmacht. (Hinweis: Das Feld "Ohne Steuer" im Kundenstamm ist im Gegensatz zu früher nicht mehr relevant).

Achtung!

Wird der USt-Zusatztext trotz richtig hinterlegter Stammdaten nicht gedruckt, ist der WWS Parameter "Textfindung abhängig von FIBU-Werten" zu kontrollieren - dieser muss die Standardeinstellung "Nein" aufweisen.

Nähere Informationen zum Umsatzsteuertext bzw. den verfügbaren Varianten finden Sie im Kapitel Andruck des Umsatzsteuertextes in der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Der USt-Zusatztext kann firmenbezogen und kundenbezogen angelegt werden. Eine Rückfallebene, die gilt, wenn weder ein firmenbezogener noch ein kundenbezogener USt-Zusatztext vorhanden ist, existiert ebenfalls - in diesem Fall muss ein Datensatz mit leeren Feldern "Firma" und "Kunde" angelegt werden.

Bezeichnung	Hier ist eine Bezeichnung des Textbausteins einzutragen.
Firma	Dieses Feld weist jene Firmennummer auf, zu welcher der Textbaustein gehört. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld kann die Verrechnungsfirma eingetragen werden, für welche dieser Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Wird keine Verrechnungsfirma eingetragen, gilt der Textbaustein für alle Verrechnungsfirmen. In diesem Fall bleibt in der Liste der Rechnungstexte die Spalte "Firma" leer und die Spalte "Firmenname" weist den Wert "Standard" auf. Ein Textbaustein kann auch kundenbezogen (Feld Kunde) angelegt werden, dieser wird vorrangig berücksichtigt.
Kunde	Dieses Feld weist jene Kundennummer auf, zu welcher der Textbaustein gehört. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld kann ein Kunde eingetragen werden, für welchen dieser Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Wird kein Kunde eingetragen, gilt der Textbaustein für jene Verrechnungsfirma, welche im Feld Firma eingetragen ist bzw. für alle Kunden.
Text	In diesem Feld ist der Rechnungstext zu erfassen, welcher für den Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich der BMD-Report, mit welchem der Inhalt des Textbausteins gestaltet werden kann.

Diverse Textbausteine

Die Diversen Textbausteine finden vor allem in der Honorarnotenvorschau über den Menüpunkt Textbaustein → Textbaustein einfügen für die jeweilige Honorarnote Anwendung.

Zwei spezielle Anwendungsfälle werden ebenfalls über die Diversen Textbausteine abgebildet:

Mit dem Feld "Pauschaltext" als Platzhalter kann ein Diverser Textbaustein auch bereits im Rechnungsformular im Rechnungskopf hinterlegt werden (befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder).
Ein weiterer Anwendungsfall von Diversen Textbausteinen ist der Ausdruck von Begleitbriefen beim Rechnungsdruck für Rechnungsempfänger mit Offener Zugehörigkeit. Zu diesem Zweck muss das Band Begleitbrief eingesetzt werden.

Bezeichnung	Hier ist eine Bezeichnung des Textbausteins einzutragen.
Text	In diesem Feld ist der Rechnungstext zu erfassen, welcher für den Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich der BMD-Report, mit welchem der Inhalt des Textbausteins gestaltet werden kann.

Gruppentexte

Gruppentexte finden dann Verwendung, wenn Tätigkeiten/Artikel oder Tätigkeitsgruppen rein für den Rechnungsdruck zusammengefasst und aufsummiert werden sollen. In der Rechnungsbearbeitung bleibt die Aufteilung der Leistungen auf die Tätigkeiten/Artikel wie gehabt in der gewohnten Ansicht (siehe ausführlich in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Gruppenbildung).

Der Gruppentext wird statt dem Platzhalter "Text" gedruckt, wenn dieses Feld im Rechnungsformular in den Gruppenbändern eingefügt wird. Das Feld "Text" ist unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene zu finden.

Die Gruppentexte können auch in der Honorarnoten-Vorschau über den Menüpunkt Textbaustein → Textbaustein einfügen für die jeweilige Honorarnote eingefügt werden.

Bezeichnung	Hier ist eine Bezeichnung des Textbausteins einzutragen.
Gruppe	In diesem Feld muss die Gruppennummer eingetragen werden, für welche dieser Gruppentext gilt.
Text	In diesem Feld ist der Rechnungstext zu erfassen, welcher für den Textbaustein auf der Rechnung angedruckt werden soll. Funktion F8 Über die F8-Funktion öffnet sich der BMD-Report, mit welchem der Inhalt des Textbausteins gestaltet werden kann.

Die Bezeichnung des zugehörigen Gruppentextes wird als Kurztext in der Rechnungsbearbeitung angezeigt, wenn man mit der Maus auf eine Gruppennummer zeigt.

7.3. Funktionen

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Textbaustein bearbeiten	Mit der Funktion "Textbaustein bearbeiten" kann der Textbaustein in einem BMD Editor bearbeitet werden. Die Funktion kann auf allen Reitern ausgeführt werden.
Textbaustein löschen	Mit der Funktion "Textbaustein löschen" können Textbausteine, welche für Stammdaten angelegt wurden, gelöscht werden. Textbausteine anderer Textbausteinarten müssen mit der Standard-Lösch-Funktion (F7) entfernt werden.
Textbausteine formatieren	Die Funktion "Textbausteine formatieren" stellt auf allen Reitern die wesentlichen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Formatierung kann aber auch über die Bearbeitung des Textbausteins vorgenommen werden.

7.4. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Zoomfaktor der Vorschau

In der linken Combobox unterhalb des Textbausteins kann ein Zoomfaktor zum Vergrößern oder Verkleinern der Vorschau eingestellt werden.

Hinweis Einschränkung der Ansicht auf Stammdaten ohne Textbaustein

Für Rechnungstexte, welche Stammdatenbezeichnungen ersetzen, kann über die Combobox rechts oben die Ansicht auf die Stammdaten mit bzw. ohne Textbaustein eingeschränkt werden.

Hinweis Weitere Felder in Textbaustein einfügen

In der Reportansicht (beim Bearbeiten des Textbausteins) stehen eine Vielzahl von möglichen Feldern zur Verfügung, welche für den Textbaustein verwendet werden können (unter Einfügen → Feld).

Hinweis Rechnungstexte in Fremdsprachen

Rechnungstexte können auch unter einer Fremdsprache angelegt werden, damit man ohne viel Aufwand auch fremdsprachige Honorarnoten ausstellen kann.

Dazu muss die rechte Combobox unterhalb des Textbausteins auf die gewünschte Fremdsprache umgestellt werden. Diese werden automatisch vom Programm anstelle des deutschen Textbausteins herangezogen, wenn auf der Honorarposition der Honorarnote dieselbe Fremdsprache im Feld Sprache eingetragen ist.

Bei der Anlage eines fremdsprachigen Textbausteins wird zuerst der Text in der Standardsprache angezeigt, um die Übersetzung zu erleichtern.

7.5. Exkurs: Logik der Bezugszeitraumermittlung

Immer wieder zeigt die Praxis, dass der Bezugszeitraum der erbrachten Leistungen ebenfalls auf der Honorarnote aufscheinen soll. Im Normalfall ist es gewünscht, diese Information bei den Positionen der ersten Rechnungsebene anzudrucken, meistens handelt es sich hierbei um die die Ebene der Tätigkeitsgruppe (z. B. Buchhaltung für 1/2024). Ein manuelles Ergänzen des Bezugszeitraumes ist nicht nötig, denn das Programm kann die Bezugszeiträume für den Andruck auch direkt aus den Leistungen ermitteln. Dabei können die Informationen über "Von Bezugsjahr", "Von Bezugsmonat", "Bis Bezugsjahr" und "Bis Bezugsmonat" gewonnen werden. Die Von-Daten werden dabei aufgrund des niedrigsten Bezugsjahres bzw. Bezugsmonates aller Leistungen ermittelt. Analog dazu wird der Bis-Bezugszeitraum aufgrund des höchsten Bezugsjahres bzw. Bezugsmonates aller Leistungen ermittelt. Nullmonate oder Monate ohne Wert bleiben in der Ermittlungslogik unberücksichtigt.

Der Bezugszeitraum wird wie folgt zusammengefasst, wenn Leistungen mehrerer Bezugszeiträume für den Andruck zusammen auszuweisen sind:

Bezugsjahre und Bezugsmonate sind verschieden	12/2023 - 1/2024
Bezugsjahre sind gleich, Bezugmonate sind verschieden	1 - 3/2024
Bezugsjahre und Bezugsmonate sind gleich	1/2024

Besteht der Wunsch, den Bezugszeitraum auszuweisen, ist es wichtig zu beachten, dass der Bezugszeitraum in den Textbausteinen über Platzhalter zu ergänzen ist bzw. automatisch ermittelt wird, und nicht direkt im Band des Rechnungsformulars eingegeben werden darf. Somit bietet das Programm für den Andruck des Bezugszeitraumes zwei Möglichkeiten. Der Bezugszeitraum kann

entweder parametergesteuert automatisch nach dem Text der ersten Rechnungsebene (häufigste Form)
oder über Platzhalter an den Text einer beliebigen Rechnungsebene

angehängt werden. Eine Kombination dieser beiden Möglichkeiten wäre zwar grundsätzlich möglich, ist aber nicht zu empfehlen.

Parametergesteuerte, automatische Ermittlung

Um die automatische Ermittlung einzustellen, muss der LEA Parameter Bezugszr. autom. ergänzen aktiviert werden. Dabei wird der ermittelte Bezugszeitraum an das Ende des Textes der ersten Rechnungsebene angehängt (z. B. Buchhaltung für 2024/1: "Buchhaltung für" ist der Text der ersten Rechnungsebene der Tätigkeitsgruppe, "2024/1" ist der ermittelte Bezugszeitraum).

Der LEA Parameter Format Bezugszeitraum entscheidet über das Format des Bezugszeitraumes. Möglich sind die Einstellungen "Monatsname JJJJ", "MM/JJJJ", "MM-JJJJ", "JJJJ/MM" und "JJJJ-MM".

Achtung!

Handelt es sich bei der ersten Rechnungsebene um die Ebene der Gruppen, ist hier keine automatische Ermittlung möglich. Bei Gruppentexten müssen jedenfalls die Platzhalter verwendet werden.

Ermittlung über Platzhalter

Wenn der Bezugszeitraum mitten im Textbaustein platziert werden soll oder Gruppentexte verwendet werden (z. B. Pauschale Buchhaltung 2024/1 inkl. Sonderleistungen), ist die Verwendung von Platzhaltern zu empfehlen. Als Platzhalter stehen "Von BJ", "Von BM", "Bezugszeitraum", "Bis BJ" und "Bis BM" zur Verfügung. Die Felder befinden sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Bezugszeitraumfelder.

Hinweis Feld "Ausdruck Bezugszeitraum" der Tätigkeitsgruppe

Obwohl grundsätzlich eingestellt ist, dass bei der Rechnungsebene der Tätigkeitsgruppen ein Andruck des Bezugszeitraumes erfolgen soll, gibt es Fälle, bei welchen es nicht gewünscht ist, einzelne Tätigkeitsgruppen mit Bezugszeitraum anzudrucken. Daher ist je Tätigkeitsgruppe im Stamm noch festzulegen, ob und wie detailliert der Bezugszeitraum angedruckt werden soll. Zu diesem Zweck ist das Feld Ausdruck Bezugszeitraum entsprechend einzustellen. Als Möglichkeiten stehen "Kein Ausdruck", "Bezugsjahr u. -monat" und "Nur Bezugsjahr" zur Verfügung.

Werden mehrere Tätigkeitsgruppen gesammelt angedruckt, beispielsweise weil die Rechnungsebene der Tätigkeitshauptgruppen als erste Ebene mit dem Bezugszeitraum ergänzt wird, hat die detaillierteste Einstellung der enthaltenen Tätigkeitsgruppen die höchste Priorität. Falls beispielsweise eine Tätigkeitsgruppe, bei der das Bezugsjahr und das Bezugsmonat ausgewiesen werden soll, im Datenumfang enthalten ist, wird der Bezugszeitraum in diesem Detailgrad ausgewiesen, auch wenn bei den anderen Tätigkeitsgruppen nur das Bezugsjahr (oder gar nichts) gedruckt werden soll. Diese Einschränkung wirkt sich jedoch nur bei automatischer Ermittlung des Bezugszeitraumtextes aus - über die Platzhalter wird immer die gesamte Information übergeben.

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8. Druckereinstellungen für Ablaufarten

8.1. Überblick

Die Druckereinstellungen für Ablaufarten befinden sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten.

Die Druckereinstellungen für Ablaufarten beinhalten für die LEA viele grundlegende Einstellungen rund um den Honorarnotendruck, die in einem ersten Schritt konfiguriert werden müssen. Weitere praktische Einstellungen finden sich in den Ausdrucksmodellen, diese werden im Anschluss an die vorgenommenen Druckereinstellungen für Ablaufarten bei Bedarf ergänzt.

In den Druckereinstellungen für Ablaufarten wird eingestellt, wie der Honorarnotendruck für die verschiedenen Fakturatypen (Honorarnote, Gutschrift, Akonto, Teilrechnung, Storno) und Ablaufarten ("Echt"-Ausdruck oder Kontrollausdruck) erfolgen soll.

Dabei ist der "Echt"-Ausdruck jener, der im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ausgeführt wird. Die Ablaufart dafür ist so wie der Fakturatyp benannt. Die Ablaufart "Kontrollausdruck" kommt hingegen zum Tragen, wenn die Rechnungsfunktion Rechnung ansehen oder Kontrollausdruck starten für die Honorarnote ausgeführt wird. Die Ablaufart dafür heißt so wie der Fakturatyp mit dem Zusatz "Kontrollausdruck".

Jede dieser Ablaufarten (Kombination von Fakturatyp und Ablaufart) hat genau eine Druckereinstellung zugeordnet. In dieser Druckereinstellung ist einerseits geregelt, welches Honorarnotenformular verwendet wird und andererseits, ob Abläufe wie Kopieren, Archivieren, Versenden von E-Mails etc. gleichzeitig mit dem Ausdruck angesteuert werden sollen.

Das bringt den Vorteil, dass Sie dasselbe Honorarnotenformular für Kontrollausdrucke und Echt-Ausdrucke verwenden können, aber z. B. nur die Echt-Ausdrucke archiviert bzw. nur diese auf einem speziellen Rechnungspapier gedruckt werden. Weiters können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Fakturatypen vorgenommen werden, z. B. werden die Honorarnoten mit dem Betreff "Honorarnote" und der Belegnummer archiviert, die Gutschriften aber mit dem Betreff "Gutschrift" und der Belegnummer.

8.2. Ablaufarten und Druckereinstellungen anlegen

Durch den Import der Rechnungseinstellungen sind bereits folgende Standard-Ablaufarten vorhanden:

Honorarnote
Honorarnote Kontrollausdruck
Gutschrift
Gutschrift Kontrollausdruck
Akonto
Akonto Kontrollausdruck
Teilrechnung
Teilrechnung Kontrollausdruck
Stornorechnung
Stornorechnung Kontrollausdruck

Fehlt eine dieser Standart-Ablaufarten, kann diese mit der Funktion Neue Ablaufart manuell angelegt werden.

Bei Bedarf können sowohl unter den Echt-Ausdrucken als auch unter den dazugehörigen Kontrollausdrucken weitere Ablaufarten firmenbezogen und kundenbezogen angelegt werden, sollten hier Abweichungen in den Einstellungen oder andere Honorarnotenformulare benötigt werden. Dabei ist folgender Umstand zu beachten: Für die Hauptfirma gelten automatisch immer die Standard-Ablaufarten; Ablaufarten dürfen daher nicht nochmals für die Hauptfirma angelegt werden.

Für die Neuanlage einer firmenbezogenen oder kundenbezogenen Ablaufart muss die Funktion "Neu" ausgeführt werden. Dabei muss jene Ablaufart markiert sein, welche mit der neuen Ablaufart für diese Firma bzw. diesen Kunden übersteuert werden soll. In der Folge öffnet sich das Dialogfenster "Ausdrucksmodell", für welche Firma bzw. welchen Kunden die neue Ablaufart angelegt werden soll.

Nach dem Eintragen von Firma oder Kunde für das neue Ausdrucksmodell und der Bestätigung mit "Ok" ist in der Liste die neue Ablaufart ersichtlich.

Innerhalb der Ablaufarten sind Rückfallebenen implementiert: Generell zieht eine kundenbezogene Ablaufart vor der firmenbezogenen Ablaufart und diese wiederum vor der Standard-Ablaufart. Existiert für einen Fakturatyp keine eigene Ablaufart Kontrollausdruck, wird die Ablaufart des Fakturatyps herangezogen. Existiert auch für den Fakturatyp keine Ablaufart, kommt die Einstellungen für die Ablaufart "Honorarnote" bzw. für den Kontrollausdruck die Einstellungen der Ablaufart "Honorarnote Kontrollausdruck" zum Tragen.

Sämtliche Druckereinstellungen, die Sie bei Neuanlage einer Ablaufart bzw. beim Bearbeiten einer bestehenden Ablaufart treffen können, finden Sie auch in der Felddokumentation

Felder Druckereinstellungen für Ablaufarten.

Bezeichnung

Hier wird eine Bezeichnung für die Druckereinstellung eingegeben.

Reportnummer

Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote)

In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein.

Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein

In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.

Funktion F4

Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann.

Ausdruck in Vorschau anzeigen

Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Achtung!

Es wird jeder Ausdruck einzeln in der Vorschau angezeigt. Vorteil ist, dass für jede Mahnung beim Mahnausdruck einzeln entschieden werden kann, wie diese weiterverarbeitet werden soll (z. B. drucken, mailen, archivieren ...).

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" für "Echt"-Ausdrucke sowie für Kontrollausdrucke deaktiviert.

Wird die Option für "Echt"-Ausdrucke aktiviert, übersteuert diese den richtigen Ausdruck am Drucker und verhindert diesen. Es erscheint stattdessen die Honorarnoten-Vorschau. Nicht übersteuert werden hingegen die Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage; diese werden zusätzlich im Programmhintergrund ausgeführt.

Kopf

Reportnummer für Kopf

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.

In der LEA wird der Kopf direkt in den Bändern Seitenkopf erste Seite und Seitenkopf alle Seiten definiert. Diese beinhalten üblicherweise das Firmenlogo bzw. Informationen zur Verrechnungsfirma, welche über die entsprechenden Felder eingefügt werden (siehe Hilfethema Honorarnotengestaltung). Häufig wird auch der Textbaustein "Kopftext" eingesetzt. Felder für den Übertrag sind ebenfalls im Band "Seitenkopf alle Seiten" einzutragen.

Fuß

Reportnummer für Fuß

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.

In der LEA wird der Fuß direkt in den Bändern Seitenfuß erste Seite und Seitenfuß alle Seiten definiert und beinhaltet üblicherweise Informationen zur eigenen Bankverbindung, die UID-Nummer, das Firmenbuchgericht, die Firmenbuchnummer etc. Häufig wird auch der Textbaustein "Fußtext" eingesetzt. Felder für den Übertrag sind ebenfalls in diesen Bändern einzutragen.

Umbruchsschwelle

Definiert die Umbruchsschwelle im Report in Millimeter. Textbereiche, die größer als dieser Wert sind, werden bei Bedarf umgebrochen und auf die nächste Seite gesetzt.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Dieses Feld hat für die LEA keine Bedeutung und ist daher nicht zu befüllen.

In der LEA wird der Umbruch vor allem über die Einstellungen je Band im Honorarnotenformular geregelt (siehe Hilfethema Honorarnotengestaltung). Zudem kann über den LEA Parameter Umbruch zwischen Summe und Fuß möglich erreicht werden, dass Nettosumme, Umsatzsteuer und Bruttosumme immer mit dem Rechnungsfuß gemeinsam auf der zweiten Seite angeführt werden, wenn der Fuß allein platzbedingt einen Umbruch auslösen würde.

Alle verwendeten Schriften des PDF-Dokuments werden eingelagert, damit das Dokument auch für Benutzer lesbar bleiben, die die Schriften des Dokuments nicht installiert haben. Eingelagert bedeutet, dass die Schriften nicht als Zeichen gespeichert, sondern als Bilder mit dem Dokument verknüpft werden. Nachteil: Damit wird das Dokument vergrößert.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Relevant ist diese Einstellung bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage, da bei diesen Abläufen ein PDF-Dokument erzeugt wird.

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Relevant ist diese Einstellung vor allem beim E-Mail-Versand der Rechnung an den Kunden, wobei durch diese Einstellung die Größe des Dokuments etwas steigt.

Ausdruck drucken

Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert.

Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre.

Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...

am Kundenstamm über das Feld Rechnung per E-Mail kein E-Mail-Versand aktiviert ist (daher behalten auch die anderen Druckeinstellungen ihre Gültigkeit).
der E-Mail-Versand für eine Honorarnoten aus sonstigen Gründen nicht ausgeführt werden kann (z. B. Empfänger-E-Mail-Adresse fehlt).

Drucker für erste Seite

Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

Für die weiteren Seiten kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

Drucker für restliche Seiten

Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

Für die erste Seite kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

Schacht der ersten Seite

In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für erste Seite die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.

Schacht für restliche Seiten

In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für restliche Seiten die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.

Hintergrundbild bei Anzeige

Mit dieser Option ist es möglich, bei Anzeige einer Honorarnote in der Honorarnoten-Vorschau (über die Funktionen Rechnung ansehen und Kontrollausdruck starten) ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn der Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote bereits beim Ansehen simuliert werden.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Hintergrundbild nicht anzeigen
Hintergrundbild auf erster Seite anzeigen
Hintergrundbild auf allen Seiten anzeigen
Hintergrundbild ab zweiter Seite anzeigen

Achtung!

Wird der Kontrollausdruck als PDF erzeugt (regelt der LEA Parameter Kontrollausdruck), wird kein Hintergrundbild angezeigt, egal welche Einstellung getroffen worden ist. Das gilt auch unabhängig davon, welche Einstellung das Feld Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung aufweist.

Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild auf allen Seiten anzeigen" auf.

Hintergrundbild bei Drucken

Mit dieser Option ist es möglich, auf der Honorarnote ein Hintergrundbild mitauszudrucken, um ein Briefpapier zu simulieren.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Hintergrundbild nicht drucken
Hintergrundbild auf erster Seite drucken
Hintergrundbild auf allen Seiten drucken
Hintergrundbild ab zweiter Seite drucken

Das Hintergrundbild bezieht das Programm in erster Linie aus dem Firmenstamm der Verrechnungsfirma. In der Bearbeitungsansicht kann unter Extras → Briefpapier ein Briefpapier importiert werden. Ist dort keines hinterlegt, wird jenes Briefpapier herangezogen, welches im Feld Pfad auf Hintergrundbild eingetragen ist.

Bei verworfenen Honorarnoten wird das Briefpapier wie gewohnt durch den Schriftzug "Verworfen" ersetzt.

Achtung: Ändert sich im Nachhinein das Briefpapier, werden auch die bisherigen Honorarnoten mit dem neuen Briefpapier im Hintergrund angezeigt!

Für den Programmablauf "Rechnung ansehen" und "Kontrollausdruck" (Honorarnoten-Vorschau) wird die Einstellung des Feldes Hintergrundbild bei Anzeige berücksichtigt. Für die im Hintergrund stattfindenden Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage wird die Einstellung des Feldes Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung herangezogen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild nicht drucken" auf.

Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung

Mit dieser Option ist es möglich, auf dem PDF-Dokument, welches bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage aus der Honorarnote erzeugt wird, ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn die Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote auch auf dem PDF-Dokument simuliert werden.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Hintergrundbild einfügen wie bei Einstellung "Hintergrundbild bei Drucken"
Hintergrundbild nicht drucken
Hintergrundbild auf erster Seite drucken
Hintergrundbild auf allen Seiten drucken
Hintergrundbild ab zweiter Seite drucken

Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Pfad auf Hintergrundbild

Hier kann ein Hintergrundbild für den Ausdruck angegeben werden, welches zum Beispiel als Briefpapier genutzt werden kann. Die Grafik wird auf eine Seite skaliert, daher ist es empfehlenswert, ein JPG-Format mit Größen, welche den Proportionen eines A4-Formats (210:297) entsprechen, zu verwenden.

Damit die Grafik auf dem Ausdruck am Bildschirm, am Drucker, bei der Archivierung oder beim E-Mail-Versand angedruckt wird, muss dies über die Felder Hintergrundbild bei Anzeige, Hintergrundbild bei Drucken und/oder Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung hinterlegt werden.

Funktion F4

Über die F4-Funktion öffnet sich der Explorer, damit Sie den gewünschten Pfad zur Grafikdatei einstellen können.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Ist unter der Verrechnungsfirma im Firmenstamm unter Extras → Briefpapier ein Briefpapier hinterlegt, wird dieses herangezogen, wenn im Feld "Pfad auf Hintergrundbild" kein Briefpapier hinterlegt wurde.

Hinweis

Es kommt vor, dass Verzeichnisse von Hintergrundbildern verschoben werden, Server umgestellt werden oder Bilder umbenannt werden. In diesen Fällen kann ein hinterlegtes Hintergrundbild beim Ausdruck nicht mehr ermittelt werden. Häufig geschieht dies vom Anwender unbemerkt und der Missstand wird erst festgestellt, wenn der Ausdruck bereits gestartet worden ist.

Per WWS Parameter kann gesteuert werden, ob vor dem Ausdruck das Verzeichnis des Hintergrundbildes geprüft werden soll:

Der Parameter "Prüfen Firmenpapier/Hintergrundbild" muss je Verrechnungsfirma unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allg. übergreifend für WWS Ausdrucke eingestellt werden. Im Standard ist dieser nicht aktiv.

Immer dann, wenn der Parameter aktiv ist und das Hintergrundbild nicht gefunden wird, erscheint eine Meldung (gilt für "Echt"-Ausdrucke bei Einzeldruck und im Rechnungsstapel). Hierbei wird sowohl das im Firmenstamm hinterlegte Briefpapier als auch das im Ausdrucksmodell hinterlegte Hintergrundbild geprüft und bei Nichtvorhandensein der gesamte Prozess abgebrochen. Sie erhalten in diesem Fall die Meldung "Die hinterlegte Datei für das Hintergrundbild existiert nicht - Ausdruck wird abgebrochen!":

Wird bei den Druckereinstellungen für Ablaufarten bez. Kontrollausdruck ein Hintergrundbild hinterlegt und der Parameter aktiviert, so erscheint auch beim Ansehen der Rechnung eine entsprechende Meldung und das Programm bricht den Prozess ab.

Kopien

Diese Option aktiviert den Ausdruck von Kopien des Originaldokuments. In diesem Feld ist zu diesem Zweck einzutragen, wieviele Kopien im Zuge des Ausdrucks erstellt werden sollen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Hier ist einzutragen, wie viele Kopien der Originalhonorarnote erstellt werden sollen. Es wird jedoch nur verwertet, wenn die Honorarnote gedruckt wird. Wird sie per E-Mail versandt, so werden keine Kopien unterstützt.

Drucker für erste Seite der Kopien

Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite der Kopien gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

Für die weiteren Seiten der Kopien kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten der Kopien (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

Drucker für restliche Seiten der Kopien

Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten der Kopien (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist.

Für die erste Seite der Kopien kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite der Kopien (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).

Schacht der ersten Seite der Kopien

In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für erste Seite der Kopien die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.

Schacht für restliche Seiten der Kopien

In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für restliche Seite der Kopien die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen.

Sortierung

Hier ist die gewünschte Drucksortierung für mehrseitige Kopien auszuwählen.

Möglich sind folgende zwei Sortierungen der Kopien:

1,2,3…; 1,2,3…
1,1;2,2;3,3;...

Ausdruck archivieren

Diese Option aktiviert die Archivierung des Dokuments im DMS.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Bei Aktivierung dieser Option wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort im DMS abgelegt wird.

Vor dem Aktivieren dieser Archivierungsoption (und der weiteren Archivierungsoptionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) sind organisatorische Überlegungen notwendig. Ein funktionierendes DMS wird vorausgesetzt.

Es ist parametergesteuert möglich, die Rechnung auch im Mandantenarchiv zu archivieren (LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv).

DMS-Vorschlagswerte können eingesetzt werden und übersteuern die Einstellung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten.

Wenn die Honorarnote an einen Rechnungsempfänger ausgestellt ist, erfolgt die Archivierung auf den Kunden und auf den Rechnungsempfänger.

Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, dass die Honorarnoten archiviert werden sollen, kann in den dort angesiedelten Feldern Archiv-Nr. für Rechnungen und Archivkategorie für Rechnungen bekannt gegeben werden, welches Archiv und welche Dokumentenkategorie dafür in Betracht zu ziehen sind. Werden beide Felder an der dortigen Stelle befüllt, wird für alle "Echt"-Ausdrucken auch automatisch das Feld "Ausdruck archivieren" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert.

Hinweis Schreibschutz im DMS

Honorarnoten, die im DMS archiviert werden, könnten theoretisch via BMD Scan genauso bearbeitet werden wie andere PDF-Dokumente, die manuell archiviert werden. Damit diese Honorarnoten jedoch garantiert unverändert bleiben, gibt es die Möglichkeit, einen Schreibschutz auf die Dokumentenkategorie, unter der die Honorarnoten archiviert werden, zu setzen.

In folgenden Fällen ist die Bearbeitung von archivierten Honorarnoten ebenfalls nur eingeschränkt möglich:

Durch die Option PDF/A-1a in den Allgemeinen Druckereinstellungen können die Honorarnoten als PDF/A-Dateien erstellt werden, wodurch ein Bearbeiten nur erschwert möglich ist.
Wird im Zuge der Archivierung von Honorarnoten ebenfalls ein Poststück über das Feld Postart erstellt, so kann das Dokument im DMS nicht über die Funktion Dokument bearbeiten bearbeitet werden.

Archiv-Nr.

Hier ist das DMS-Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.

Funktion F4

Über die F4-Funktion öffnet sich die Liste der Archive, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welches Archiv für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann dieses im dort angesiedelten Feld Archiv-Nr. für Rechnungen eingetragen werden. Dieses Archiv wird in der Folge für alle Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke in das Feld "Archiv-Nr." übertragen. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Kategorie beim Archivieren auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist.

Kategorie beim Archivieren

Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument im DMS archiviert werden soll.

Funktion F4

Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Rechnungen eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie beim Archivieren" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Archiv-Nr. auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist.

Betreff beim Archivieren

Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument ins DMS in das Feld Betreff übergeben werden soll. Der Betreff wird zusätzlich auch für den Namen des Originaldokuments (Feld Originaldokument) des archivierten Dokuments verwendet.

Es gibt jedoch keinen Abgleich zum Betreff der E-Mail bzw. zum Namen des PDF-Dokuments für den E-Mail-Versand der Honorarnote - dafür sind die Felder Betreff und Anhang vorgesehen. Auch jener Text, der im Feld PDF-Dateiname hinterlegt ist, spielt keine Rolle.

Funktion F8

Mittels F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:

$DATUM (Belegdatum)
$NUMMER (Belegnummer)
$KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
$BELEGNUMMER (Belegnummer)
$ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)

Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff beim Archivieren" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):

Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER
Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER
Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER
Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER
Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden.

$AUSDRUCKBEZ
$NUMMER (Belegnummer)
$DATUM (Belegdatum)
$INFOTEXT (Buchungstext)
$PROJEKTNR
$PROJEKTBEZ
$KUNDENNAME
$BELEGNUMMER
$ERFKZ
$ERFNUMMER
$ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:

$AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
$DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
$IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
$KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
$KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)

Projekt beim Archivieren

Hier kann zusätzlich ein Projekt eingegeben werden, auf welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.

Funktion F4

Über die F4-Funktion öffnet sich die Projektliste, aus welcher ein bestehendes Projekt ausgewählt werden kann.

Postart

Dieses Feld steuert, ob für das archivierte Dokument auch gleichzeitig ein Poststück in der Post angelegt werden soll. Nur Honorarnoten, welche im DMS archiviert sind, können auch als Poststücke angelegt werden (d. h., die Aktivierung der Option Dokument archivieren ist zwingend nötig, um Poststücke automatisch anlegen zu lassen).

Folgende Einstellungen sind möglich:

kein Poststück	Diese Variante erzeugt kein Poststück aus dem archivierten Dokument.
Postausgang	Diese Variante erzeugt einen Postausgang aus dem archivierten Dokument. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken der Postausgang angelegt und sofort das Feld Versanddatum auf der Honorarposition für die Honorarnote befüllt. (Somit kann die Honorarnote ab diesem Zeitpunkt nicht mehr textlich bearbeitet werden.)
versandfertig	Diese Variante erzeugt ein versandfertiges Poststück aus dem archivierten Dokument. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken das Poststück angelegt. (Die Honorarnote kann solange textlich bearbeitet werden, bis aus dem versandfertigen Poststück ein Postausgang erzeugt wurde - erst zu diesem Zeitpunkt wird das Feld Versanddatum auf der Honorarposition für die Honorarnote befüllt.)

Für den Betreff des Poststücks wird der Betreff beim Archivieren herangezogen.

Bei Rech-Empfänger archivieren

Das Dokument wird für den Rechnungsempfänger im DMS archiviert, wenn dieses Feld aktiviert ist (Standard = Ja).

Wenn der Rechnungsempfänger dem Kunden entspricht (siehe Themenhilfe Rechnungsempfänger), bleibt dieses Feld jedenfalls aktiviert. Wenn der Rechnungsempfänger nicht dem Kunden entspricht oder ein zusätzlicher Auftraggeber eine Rolle spielt, ist zu überlegen, auf welchen der involvierten Personen die Archivierung des Dokuments erfolgen soll.

Wird das Feld deaktiviert und wird stattdessen das Feld An sonst. Personen verteilen aktiviert, erfolgt die Archivierung nicht auf den Rechnungsempfänger, sondern nur auf einen der Kunden der fakturierten Leistungen. Auf etwaige andere Kunden wird das Dokument verteilt. Sind beide Felder aktiviert, erfolgt die Archivierung beim Rechnungsempfänger und die Verteilung auf alle anderen Kunden.

Wird das Feld deaktiviert und wird stattdessen das Feld An Proj-Auftraggeber verteilen aktiviert, erfolgt die Archivierung nicht auf den Rechnungsempfänger, sondern nur auf den Auftraggeber des fakturierten Projektes. Sind beide Felder aktiviert, erfolgt die Archivierung beim Rechnungsempfänger und die Verteilung beim Auftraggeber. Gibt es für ein Projekt jedoch keinen Auftraggeber, findet die Archivierung wiederum für den Rechnungsempfänger statt.

Ist keines der Felder (Bei Rech-Empfänger archivieren, An Proj-Auftraggeber verteilen, An sonst. Personen verteilen) aktiviert, erfolgt die Archivierung nur auf den Rechnungsempfänger.

An Proj-Auftraggeber verteilen

Dieses Feld entscheidet, ob das am Rechnungsempfänger archivierte Dokument auf den Auftraggeber des Projekts im DMS verteilt wird (Standard = Nein).

Der Auftraggeber entspricht jenem Kunden, welcher im Feld Auftragsgegenstand im Projekt hinterlegt ist.

Ob das Dokument am Rechnungsempfänger archiviert und von dort aus verteilt wird, entscheidet das Feld Bei Rech-Empfänger archivieren.

Wird das Feld deaktiviert, dann wird das Dokument nur für den Rechnungsempfänger archiviert.

An sonst. Personen verteilen

Das am Rechnungsempfänger archivierte Dokument wird auf alle Kunden der Leistungen, welche in der Honorarnote enthalten sind, im DMS verteilt (Standard = Ja).

Ob das Dokument am Rechnungsempfänger archiviert und von dort aus verteilt wird, entscheidet das Feld Bei Rech-Empfänger archivieren.

Wird das Feld deaktiviert, dann wird das Dokument nur für den Rechnungsempfänger archiviert.

FTP-Pfad

Diese Spezialeinstellung kann verwendet werden, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen und freizugeben. Dazu muss dieses Feld den relativen Dokumentenpfad auf den FTP-Server enthalten.

Ausdruck mailen

Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail.

Hinweis

Für Informationen zu allgemeinen Voraussetzungen und Einstellungen in Bezug auf den E-Mail-Versand aus NTCS beachten Sie bitte die Themen-Dokumentation Maileinstellungen Einrichtung eines SMTP-Systems.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert.

Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird.

Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert.

Art des E-Mail-Versands

In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen	Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei nicht blockiert wird.
Im Vordergrund modal über den Mail-Client öffnen (NTCS wartet!)	Die E-Mail wird mit dem Mail-Client (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) geöffnet, wobei die NTCS dabei angehalten wird.
Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden	Die E-Mail wird über einen vorhandenen Mail-Server (SMTP, zum Beispiel Exchange Server) verschickt. Existiert kein Mail-Server, wird die E-Mail im Hintergrund mit einem E-Mail-Client verschickt.
Im Hintergrund über den Mail-Client versenden	Die E-Mail wird direkt über den Mail-Client im Hintergrund versendet. Es wird nicht versucht, die E-Mail über den Mail-Server zu verschicken.
Im Hintergrund über den Mail-Client als Entwurf speichern	Die E-Mail wird über den Mail-Client im Hintergrund in den Entwürfen gespeichert. Man kann die E-Mails später im Mail-Client bearbeiten und verschicken. Achtung: Da für die Fakturierung das Erstellen der E-Mail bereits als "korrekt versendet" gilt, wird man nicht mehr darauf hingewiesen, dass der E-Mail-Versand anschließend manuell angestossen werden muss.

Hinweis

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können.

Betreff

In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen.

Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen.

Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:

$DATUM (Belegdatum)
$NUMMER (Belegnummer)
$KUNDENNAME (Titel Nachname Vorname des Kunden)
$BELEGNUMMER (Belegnummer)
$ERFKZ (HON bei Rechnung, Teilrechnung bzw. Storno, GUH bei Gutschrift, AKO bei Akonto)

Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung".

Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):

Für die Ablaufart "Honorarnote": Honorarnote $NUMMER vom $DATUM
Für die Ablaufart "Gutschrift": Gutschrift $NUMMER vom $DATUM
Für die Ablaufart "Akonto": Akonto $NUMMER vom $DATUM
Für die Ablaufart "Teilrechnung": Teilrechnung $NUMMER vom $DATUM
Für die Ablaufart "Stornorechnung": Stornorechnung $NUMMER vom $DATUM

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:

$AUSDRUCKBEZ
$NUMMER (Belegnummer)
$DATUM (Belegdatum)
$INFOTEXT (Buchungstext)
$PROJEKTNR
$PROJEKTBEZ
$KUNDENNAME
$BELEGNUMMER
$ERFKZ
$ERFNUMMER
$ORIGINALNR (Original Erfassungsnummer bei Angeboten)

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:

$AUSDRUCKBEZ (Avisobrief)
$DATUM (Einzugs- bzw. Zahlungsdatum)
$IBAN$ (IBAN der Firmenbankverbindung)
$KTONAM (Name des Kunden- bzw. Lieferantenkontos)
$KTONR (Kontonummer Kunde bzw. Lieferant)

E-Mail-Text

In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird.

Funktion F8

Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).

Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text"

können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten.

Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen:

Grundsätzlich wird jene Schriftart und Schriftgröße an Outlook übergeben, die in den folgenden Parametern definiert ist:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Editor - Einstellungen

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen:

Standardschriftart HTML
Standardschriftgröße HTML

Die Schriftart und Schriftgröße, die hier definiert sind, werden auch im HTML-Editor als Standard angezeigt.

Die Editor-Einstellungen werden jedoch in Outlook übersteuert, wenn folgende Parameter gesetzt sind:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsysten → E-Mail-Einstellungen

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden, um hier folgende Einstellungen zu prüfen:

Standardschriftart für HTML in Outlook verwenden ist auf "Ja" gesetzt und unter

E-Mail Standardschriftart und
E-Mail Standardschriftgröße wurden abweichende Einstellungen definiert.

Alle zuvor genannten Parametereinstellungen werden allerdings nochmals für die Anzeige in Outlook übersteuert, wenn direkt im HTML-Editor der Text markiert wird und die Schriftart und Schriftgröße anschließend für den markierten Text manuell verändert und gespeichert wird.

Beim E-Mailen komprimieren

Diese Einstellung steuert, ob das PDF-Dokument, welches beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnoten generiert wird, im Anhang als Zipdatei komprimiert werden soll. Die Zipdatei erhält dabei denselben Namen, welchen auch das PDF-Dokument aufweist (siehe Feld Anhang).

Beispiel: PDF-Dokument 65 KB, gezipptes PDF-Dokument 62 KB.

PDF-Stempel verwenden

Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird das PDF-Dokument der Rechnung mit dem PDF-Stempel versehen.

Der PDF-Stempel kann unter Werkzeuge → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet → PDF-Stempel-URL hinterlegt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Diese Einstellung ist derzeit in der LEA irrelevant, da die Steuerung, ob eine elektronische Signatur erzeugt werden soll, bereits im Kundenstamm erfolgt (Feld Rechnung per E-Mail).

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8.3. Gestaltungshilfe Druckereinstellungen für Ablaufarten

Empfehlung: Verwenden Sie zumindest die durch Import angelegten Druckereinstellungen für Ablaufarten und passen Sie die Einstellungen wie gewünscht an (außer Sie haben keine Geschäftsfälle für den Fakturatyp).

Zwingend befüllt werden müssen die Bezeichnung und die Reportnummer. Weiters muss eine der Optionen "Ausdruck drucken", "Ausdruck mailen" oder "Ausdruck archivieren" aktiviert werden.

Für die Druckereinstellungen für Ablaufarten der Kontrollausdrucke wird zwar immer dasselbe Honorarnotenformular wie für den je Fakturatyp zugehörigen Echt-Ausdruck verwendet, allerdings liegen die Unterschiede in den weiteren Einstellungsmöglichkeiten. Während man für die Kontrollausdrucke zusätzlich zum Drucken auch das Feld "Ausdruck in Vorschau" aktiviert (dieses übersteuert das Drucken, nicht jedoch das Mailen und Archivieren), wird für die Echt-Ausdrucke genau definiert, was neben dem Ausdruck des Originaldokuments weiter passieren soll. Sämtliche weitere mögliche Optionen sind somit für die Echt-Ausdrucke einzustellen. Am häufigsten werden dabei die Archivier- und Mail-Optionen genutzt und eingestellt.

Hinweis Eigene Druckereinstellungen für Ablaufarten je Verrechnungsfirma

Ein häufiger Anwendungsfall, der das Anlegen von weiteren Druckereinstellungen für Ablaufarten macht, ist das Vorhandensein von verschiedenen Honorarnotenformularen für unterschiedliche Verrechnungsfirmen. Wenn sich jedoch die Honorarnotenformulare nur hinsichtlich Firmenkopf und -fuß unterscheiden, ist es ratsam, keine eigenen Ablaufarten anzulegen, sondern mithilfe von Textbausteinen zu einem variablen Honorarnotenformular zu kommen (geringerer Wartungsaufwand).

8.4. Funktionen

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Neue Ablaufart	Mit der Funktion "Neue Ablaufart" kann eine fehlende Standard-Ablaufart angelegt werden (z. B. wenn sie irrtümlich gelöscht oder beim Import nicht berücksichtigt wurde). Eine firmen- oder kundenbezogene Ablaufart muss hingegen mit der Standard-Neuanlage-Funktion F5 angelegt werden. Weiters wird diese Funktion benötigt, wenn fremdsprachige Layouts angelegt werden sollen.
Ablaufart löschen	Mit der Funktion "Ablaufart löschen" können die nicht benötigten Standard-Ablaufarten gelöscht werden, um eine Vereinfachung der Übersicht zu erhalten. Manuell angelegte firmen- oder kundenbezogene Ablaufarten müssen hingegen mit der Standard-Lösch-Funktion F7 entfernt werden.
Ablaufart (de-)aktivieren	Mit der Funktion "Ablaufart (de-)aktivieren" können jene kunden- und firmenspezifischen Druckereinstellungen für Ablaufarten deaktiviert werden, die für den Ausdruck der Honorarnoten nicht mehr herangezogen werden sollen. Die deaktivierten Druckereinstellungen werden grau und durchgestrichen dargestellt und können mit derselben Funktion jederzeit wieder aktiviert werden.

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8.5. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Ablaufarten in Fremdsprachen

Ablaufarten können wie Rechnungstexte auch unter einer Fremdsprache angelegt werden.

Dazu muss die Combobox oberhalb der Liste der Ablaufarten auf die gewünschte Fremdsprache umgestellt werden. Diese wird automatisch vom Programm anstelle der Ablaufart der Spalte "Deutsch (Österreich)" herangezogen, wenn auf der Honorarposition der Honorarnote dieselbe Fremdsprache im Feld "Sprache" eingetragen ist.

Jede benötigte Ablaufart muss manuell mit der Funktion Neue Ablaufart unter der benötigen Sprache angelegt werden. Am besten ist es, das System der Standardsprache abzubilden, d. h., für jede Ablaufart der Standardsprache sollte auch eine Ablaufart in der Fremdsprache existieren, gerade auch wenn es kunden- und firmenspezifische Ablaufarten gibt. Innerhalb der Fremdsprache gelten dieselben Rückfallebenen wie innerhalb der Standardsprache.

Hinweis Zusätzlicher PDF-Ausdruck der Honorarnote

Eine Honorarnote kann zusätzlich zum Ausdruck als PDF erzeugt und in einem beliebigen Verzeichnis abgelegt werden. Die dafür notwendigen Felder PDF erzeugen und PDF Ausgabeverzeichnis befinden sich nicht in den Druckereinstellungen für Ablaufarten, können aber unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle in der Druckereinstellung nachgewartet werden.

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9. Ausdrucksmodelle

9.1. Überblick

Die Ausdrucksmodelle befinden sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle.

Nachdem Sie die Basiseinstellungen zum Honorarnotendruck in den Druckereinstellungen für Ablaufarten vorgenommen haben, sind für manche Detailabläufe noch weitere Einstellungen in den Ausdrucksmodellen nötig (siehe Kapitel Tipps zu häufigen Anwendungsfällen in der Praxis).

Die Ausdrucksmodelle bieten eine Reihe von ergänzenden Einstellungen rund um den Rechnungsdruck. Vor allem weitere Einstellungen bezogen auf das Erstellen von Honorarnoten in digitaler Form und dem E-Mail-Versand werden hier getroffen.

Im Bereich Ausdrucksmodelle finden Sie die Ausdruckmodelle, wobei jedes Ausdruckmodell zumindest ein Ausdruckmodelldetail (Bereich Ausdruckmodelldetails) zugeordnet hat. Jedes Ausdruckmodelldetail hat wiederum genau eine Druckereinstellung zugeordnet (Bereich Druckereinstellung). Beachten Sie, dass es sich hier um dieselben Druckereinstellungen handelt, die auch in den Druckereinstellungen für Ablaufarten angezeigt werden (und für die LEA bis auf wenige Ausnahmen dort gewartet werden solllten).

9.2. Ausdrucksmodelle und Ausdrucksmodelldetails anlegen

Durch den Import der Rechnungseinstellungen sind bereits folgende Ausdrucksmodelle samt zugehöriger Details und Druckereinstellungen vorhanden.

Wie Sie sehen, entspricht hier jedes Ausdrucksmodell genau einer Ablaufart in der LEA.

Honorarnote (entspricht der Ablaufart HON = Honorarnote)
Honorarnote Kontrollausdruck (entspricht der Ablaufart HONK = Honorarnote Kontrollausdruck)
Gutschrift (entspricht der Ablaufart GU = Gutschrift)
Gutschrift Kontrollausdruck (entspricht der Ablaufart GUK = Gutschrift Kontrollausdruck)
Akonto (entspricht der Ablaufart ANZ = Akonto)
Akonto Kontrollausdruck (entspricht der Ablaufart ANK = Akonto Kontrollausdruck)
Teilrechnung (entspricht der Ablaufart TRE = Teilrechnung)
Teilrechnung Kontrollausdruck (entspricht der Ablaufart TRK = Teilrechnung Kontrollausdruck)
Stornorechnung (entspricht der Ablaufart HONS = Stornorechnung)
Stornorechnung Kontrollausdruck (entspricht der Ablaufart HONSK = Stornorechnung Kontrollausdruck)

Ein weiteres Ausdrucksmodell samt Ausdrucksmodelldetail und Druckereinstellung wird angelegt, wenn Sie in den Druckereinstellungen für Ablaufarten eine neue firmenbezogene oder kundenbezogene Druckereinstellung anlegen. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich diesen Weg, da nur in diesem Ablauf sämtliche LEA-spezifischen Details korrekt im System angelegt werden.

Im Ausdrucksmodelldetail werden LEA-seitig nur bei Bedarf einzelne Felder nachgewartet.

Hier in diesem Fenster kann es aber durchaus notwendig sein, ein bestehendes Ausdrucksmodelldetail nachzuwarten bzw. einem bestehenden Ausdrucksmodell ein weiteres Ausdrucksmodelldetail zuzuweisen.

Die Druckereinstellungen werden in diesem Fenster nur in Spezialfällen gewartet.

9.3. Gestaltungshilfe Ausdrucksmodelle

Wie bereits mehrfach erwähnt, werden in diesem Fenster nur gewisse Einstellungen gesetzt, wenn diese auch tatsächlich benötigt werden. Grundsätzlich ist mit dem Auslieferungsstandard sichergestellt, dass der Honorarnotendruck gestartet werden kann. Die konkreten Anwendungsfälle für benötigte Felder bzw. Funktionen finden Sie im Kapitel Tipps zu häufigen Anwendungsfällen in der Praxis.

Daher wird in diesem Zusammenhang auch nicht auf jedes Feld im Detail eingegangen. Bei Interesse informieren Sie sich in den Felddokumentationen Feldauswahl Ausdrucksmodell: Standard und Feldauswahl Ausdrucksmodelle Ausdrucksmodelldetails: Standard.

Dasselbe gilt für die Funktionen des Fensters, nicht alle werden in der LEA benötigt. Bitte informieren Sie sich dazu in der Fensterhilfe Ausdrucksmodelle.

9.4. Tipps zu häufigen Anwendungsfällen in der Praxis

In diesem Kapitel finden Sie jene Fälle, die dazu führen, dass Einstellungen in den Ausdrucksmodellen, Ausdrucksmodelldetails oder Druckereinstellungen nachgewartet werden müssen.

Hinweis Gleichbleibende Zusatzdokumente mit Honorarnote mitschicken

Es ist möglich, gleichbleibende Zusatzdokumente dem Kunden gleichzeitig mit der Honorarnote zuzustellen (zum Beispiel Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Der Weg (per E-Mail, über BMD Com oder per Post) ist dabei nicht relevant, es kann jede Zustellungsvariante genutzt werden. Dafür sind folgende Schritte notwendig:

Archivieren Sie die gewünschten Dokumente im DMS. Dabei sind die Metadaten der Dokumente nicht relevant (sprich, es ist egal unter welcher Person, unter welcher Kategorie etc. die Dokumente abgelegt werden).
Ordnen Sie allen Ausdrucksmodelldetails, die betroffen sind, mit Klick mit der rechten Maustaste in das Feld Zusatzdokumente und der Funktion "Dokumente zuordnen" die entsprechenden Dokumente zu.

Sie gelangen damit in das Fenster Dokumente zuordnen. Beachten Sie, dass Sie hier im Bereich "Zugeordnete Dokumente" bei der Dokumentenzuordnung bewusst das Feld Markiert für Ausdruck für Dokumente setzen können, welche beim Honorarnotendruck zusätzlich mitgesendet werden sollen.

Dieses Kennzeichen wird aber nur berücksichtigt, wenn am Ausdrucksmodelldetail das Feld Zugeordnete Dokumente drucken ebenfalls bewusst auf die Option "Markierte" gesetzt wird. Weist das Feld die Option "Alle" auf, werden alle zugeordneten Dokumente berücksichtigt, unabhängig vom Feld Markiert für Ausdruck auf der jeweiligen Dokumentenzuordnung.
Das Feld Gesammelte E-Mail am Ausdrucksmodell entscheidet auch in diesem Ablauf, ob alle Dokumente dieses Ausdrucksmodells in einer E-Mail zusammengefasst werden sollen und ob je Dokument ein eigener Anhang erstellt werden soll.

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10. Rechnungspfade

10.1. Überblick

Die Rechnungspfade befinden sich im Programm unter TOOLS → Tools → Administration → Pfade. Um zu den Rechnungspfaden zu gelangen, ist die Combobox rechts oben von "DMS" auf "Rechnungen" umzustellen.

Das Programm benötigt eine Freigabe am Server oder im Netzwerk, um eine Honorarnote, sobald sie zur Ansicht bzw. zur Bearbeitung geöffnet wird, als lokale Arbeitskopie im RTF-Format abzulegen. Das RTF-Dokument wird in der Folge wieder von dort aufgerufen, wenn die Honorarnote im Programm angesehen oder bearbeitet wird.

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10.2. Rechnungspfad anlegen

Der Pfad ist entsprechend den Empfehlungen zur Festlegung eines Archivpfades im Netzwerk bzw. am PC einzurichten und hier in folgenden Feldern zu hinterlegen.

Pfad-Nr

In diesem Feld müssen Sie dem Pfad eine Nummer geben. Es wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben.

Pfad-Bezeichnung

In diesem Feld können Sie den Pfad nach ihren Wünschen bezeichnen (z. B. DMS Pfad 1).

Server-Pfad

In diesem Feld können Sie den Speicherort am Server (z. B. D:\Dokumente) definieren. Der Server-Pfad ist zu hinterlegen wenn alle Dokumente über den BMD eigenen Dienst (BMDNTCSSvc.exe) abgelegt werden sollen. Der Vorteil des Server-Pfades liegt darin, dass der Benutzer für das hinterlegte Verzeichnis keine Lese- bzw. Schreibrechte benötigt um Dokumente zu archivieren.

Hinweis

Wenn Sie den Speicherort eines Pfades ändern, müssen Sie den Dienst BMDNtcsSvc neu starten. Erst danach ist ein korrekter Start des DMS bzw. eine Archivierung von Dokumenten wieder möglich.

Damit die Speicherung über Server auf den hier hinterlegten Pfad erfolgt, ist zusätzlich der Parameter Speicherverfahren unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Speicherparameter auf 1 - Speicherung über Server zu stellen.

Speicherverfahren

In diesem Parameter können Sie das Speicherverfahren bei der Dokumentenarchivierung bestimmten, Sie können zwischen Speicherung über Server und Direkte Speicherung wählen.

1 - Speicherung über Server

Das ist der verbreitete Standard und erlaubt den Zugriff auf die Dokumente über einen Dienst, der alleinige Zugriffsberechtigung auf das Archivverzeichnis am Server besitzt. Für diese Art des Dokumentenzugriffs ist keine Verzeichnisfreigabe notwendig. Das Archivverzeichnis wird im Feld Serverpfad des aktuellen Pfads angegeben.

Bei dieser Methode wird das Dokument zum Ansehen bzw. Bearbeiten vom Server in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert. Das Dokument kann dann lokal bearbeitet und schlussendlich wieder archiviert, also auf den Server verschoben, werden. Beim Verlassen des DMS bzw. von NTCS wird geprüft, ob noch ausgecheckte UND veränderte Dokumente im lokalen Verzeichnis liegen, falls ja, kommt eine Handlungsaufforderung, falls nein, werden die lokalen Dokumente gelöscht.

Meist wird diese Variante der Dokumentenspeicherung eingesetzt, da hier die Berechtigungen in BMD NTCS dynamisch auf verschiedenen Ebenen (Archiv, Kategorie, Dokument, Funktion) geregelt werden können.

2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig)
Alle Dokumente werden über die Freigabe am Server abgespeichert. Das Verzeichnis wird im Feld Netzpfad des aktuellen Pfads angegeben.

Bei dieser Einstellung müssen Sie sich selbst um eine eventuelle Beschränkung der Zugriffsrechte auf Verzeichnis - sprich Betriebssystemebene - kümmern.

Netz-Pfad

In diesem Feld können Sie den Speicherort am Server (z.B.: \\bmd-server\dokumente) definieren. Der Netz-Pfad ist zu hinterlegen, wenn alle Dokumente direkt über ein freigegebenes Verzeichnis am Server abgespeichert werden sollen. Die NTCS Anwender benötigen dazu Lese- und Schreibrechte auf das hinterlegte Verzeichnis, der BMD eigene Dienst (BMDNTCSSvc.exe) wird für diese Archivierungsmöglichkeit nicht benötigt. Dieses Speicherverfahren sollte normalerweise nur bei einer Einzelplatzlizenz, oder wenn NTCS auf einem lokalen Rechner installiert ist, verwendet werden.

Damit die Archivierung auf die Verzeichnisfreigabe des hier hinterlegten Pfads erfolgt, ist zusätzlich der Parameter Speicherverfahren unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Speicherparameter auf 2 - Direkte Speicherung (Verzeichniszugriff notwendig) zu stellen.

Speicherverfahren

In diesem Parameter können Sie das Speicherverfahren bei der Dokumentenarchivierung bestimmten, Sie können zwischen Speicherung über Server und Direkte Speicherung wählen.

1 - Speicherung über Server

Ist aktuell?

Wenn Sie das Feld für den Pfad aktivieren, wird dieser als Standardpfad für alle Archive verwendet, die keinen speziellen Pfad hinterlegt haben. Es kann immer nur einen Pfad mit diesem Kennzeichen geben. Das heißt, sobald Sie dieses Feld bei einem neu angelegten Pfad setzen, wird der zuvor als aktuell gekennzeichnete automatisch deaktiviert.

Hinweis

Wenn Sie als Speicherverfahren Speicherung über Server verwenden und einen anderen Pfad als Ist aktuell? kennzeichnen, müssen Sie den Dienst BMDNtcsSvc neu starten. Erst danach ist ein korrekter Start des DMS bzw. eine Archivierung von Dokumenten wieder möglich.

Details zu diesem Speicherverfahren erhalten Sie beim Feld Server-Pfad.

10.3. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Neustart notwendig

Nach dem Erfassen des Rechnungspfades ist ein Neustart des NTCS Programms durchzuführen.

Hinweis Hilfe zur Pfadverwaltung

Eine allgemeine Hilfe zum Einrichten des Pfades mit Berücksichtigung des Speicherverfahrens finden Sie in der Fensterhilfe der Pfade bzw. unter dem Link NTCS DMS.

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11. Berechtigungen

11.1. Überblick

Die Berechtigungen befindet sich im Programm unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen.

Für die weitere Wartung der Einstellungen rund um die Honorarnotenformulare bzw. für das Ansehen/Ausdrucken der Honorarnoten ist es empfehlenswert, die nötigen Berechtigungen zwei (bestehenden) Gruppen zuzuteilen: der Gruppe der LEA Administratoren bzw. der Gruppe mit jenen Benutzern, welche für die Fakturierung zuständig sind.

11.2. Berechtigungen zuteilen

Administratoren

Die Gruppe der LEA Administratoren sollte folgende Berechtigungen freigeschaltet haben:

Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fakturatypen

Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten und Ausdrucksmodelle

TOOLS → Tools → Administration → Pfade

Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare, Rechnungstexte, Rechnungsebenen

Warenwirtschaft → Artikel → Textbausteine

Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen - weitere Funktionen → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen für Rechnungsausdruck

Fakturierende Stelle

Die Gruppe jener Personen, welche für die Fakturierung zuständig sind, sollte folgende Berechtigungen freigeschalten haben:

Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fakturatypen

Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten und Ausdrucksmodelle

TOOLS → Tools → Administration → Pfade

Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare, Rechnungstexte, Rechnungsebenen

Warenwirtschaft → Artikel → Textbausteine

Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen - weitere Funktionen → Hilfs-Routinen für Rechnungs-Verarbeitung

11.3. Hinweise und Hintergrundinformationen

Hinweis Standardberechtigungen

Die hier empfohlene Zuteilung der nötigen Berechtigungen ist in den BMD Standardberechtigungen genau in dieser Form umgesetzt.

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12. Honorarnotendruck

12.1. Überblick

Alle bisherigen Einstellungen dienten dazu, dass nun der Honorarnotenausdruck möglich ist: Dazu gehören das erstmalige Ansehen der Honorarnoten, die manuelle Bearbeitung, eventuell ein Kontrollausdruck sowie der Druck mit Rechnungsnummer mitsamt den Abläufen im Hintergrund (Archivierung, Mail-Versand etc.).

Diese Vorgänge in Zusammenhang mit dem Honorarnotendruck sind Bestandteile der Fakturierung und werden daher im Programmteil Honorarnoten gestartet.

Das (erstmalige) Ansehen der Honorarnoten findet im Normalfall nach der Rechnungsbearbeitung statt. Empfehlenswert ist es, sich beim Ablauf an folgende Vorgabe zu halten:

Zuerst sollten jene Funktionen in der Rechnungsbearbeitung durchgeführt werden, welche nötig sind, um jene Leistungen in der Honorarnote abzurechnen, welche Sie abrechnen wollen (z. B. Leistungen entfernen, Leistungen hinzufügen). Auch die Beeinflussung des gewünschten Honorarbetrages (z. B. Nachlässe, Abzug von Teilrechnungen, Akontos oder Zahlungen) bzw. Gruppenbildungen sollten Sie in diesem Schritt durchführen. Weiters können über die entsprechenden Funktionen textliche Änderungen vorgenommen werden. Somit steht fest, wie das Honorarnotenformular aufgebaut werden muss.
Anschließend kann die Honorarnote in der Bildschirmansicht angesehen werden. Aufbereitet wird dieser Rechnungsentwurf entsprechend dem eingestellten Honorarnotenformular mit den befüllten Datenfeldern und hinterlegten Rechnungstexten in der Honorarnoten-Vorschau. Hier können die textlichen Änderungen sowie sonstige Vervollständigungen vorgenommen werden. Betragliche Änderungen dürfen nie direkt im Ansichtsmodus durchgeführt werden!

Der Entwurf einer bereits angesehenen Honorarnote wird automatisch gelöscht, wenn sich nach dem Ansehen nochmals Änderungen im Aufbau ergeben (z. B. eine Tätigkeitsgruppe wird zusätzlich abgerechnet). Das würde bedeuten, dass eventuell vorgenommene textliche Änderungen vergeblich gemacht wurden. Durch Funktionen, welche nur auf den Rechnungsbetrag selbst Einfluss haben, wird der Entwurf nicht gelöscht (z. B. Pauschale).

12.2. Notwendige Funktionen für den Honorarnotendruck

Die folgenden beschriebenen Funktionen sind jene Funktionen im Zusammenhang mit dem Honorarnotendruck, welche in der Reihenfolge ausgeführt werden können bzw. müssen, um die endgültige Honorarnote für den Kunden in gedruckter Form zu erhalten.

Manche der Funktionen lösen noch weitere Programmabläufe aus (z. B. die Belegnummernvergabe bei der Funktion "Rechnung mit Nummer drucken"), welche genauer in der Hilfe zum Fenster Honorarnoten beschrieben sind. Ebenfalls in derselben Dokumentation steht beschrieben, welche Schritte zur Rechnungsbearbeitung durchgeführt werden können/müssen, sodass in der Honorarnote nur die gewünschten Leistungen mit dem gewünschten Honorarbetrag abgerechnet werden.

12.2.1. Kopftext

Diese Funktion befindet sich in der Rechnungsbearbeitung unter Honorarnote. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich der BMD Editor mit jenem Text, der als Vorschlag in der Rechnungstextart Rechnungsköpfe erfasst wurde. Der Vorschlag kann hier für diese Honorarnote passend abgeändert werden. Die Änderung wird für den Honorarnotendruck in den Platzhalter "Kopftext" übernommen.

12.2.2. Fußtext

Diese Funktion befindet sich in der Rechnungsbearbeitung unter Honorarnote. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich der BMD Editor mit jenem Text, der als Vorschlag in der Rechnungstextart Rechnungsfüße erfasst wurde. Der Vorschlag kann hier für diese Honorarnote passend abgeändert werden. Die Änderung wird für den Honorarnotendruck in den Platzhalter "Fußtext" übernommen.

12.2.3. Projekttext

Diese Funktion befindet sich in der Rechnungsbearbeitung unter Honorarnote und kann nur sinnvoll verwendet werden, wenn mit der Rechnungsebene Projekt gearbeitet wird. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich der BMD Editor mit jenem Text, der als Vorschlag in der Rechnungstextart Projekte bzw. Projektarten für das Projekt der markierten Leistung(en) erfasst wurde. Der Vorschlag kann hier für diese Honorarnote passend abgeändert werden. Die Änderung wird für den Honorarnotendruck in den Platzhalter "Text" übernommen.

12.2.4. Tätigkeitsgruppentext

Diese Funktion befindet sich in der Rechnungsbearbeitung unter Honorarnote und kann nur sinnvoll verwendet werden, wenn mit der Rechnungsebene Tätigkeitsgruppe gearbeitet wird. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich der BMD Editor mit jenem Text, der als Vorschlag in der Rechnungstextart Tätigkeitsgruppen für die Tätigkeitsgruppe der markierten Leistung(en) erfasst wurde. Der Vorschlag kann hier für diese Honorarnote passend abgeändert werden. Die Änderung wird für den Honorarnotendruck in den Platzhalter "Text" übernommen.

12.2.5. Gruppentext

Diese Funktion befindet sich in der Rechnungsbearbeitung unter Honorarnote. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich der BMD Editor mit jenem Text, der als Vorschlag in der Rechnungstextart Gruppentexte für die Gruppe der markierten Leistung(en) erfasst wurde. Der Vorschlag kann hier für diese Honorarnote passend abgeändert werden. Die Änderung wird für den Honorarnotendruck in den Platzhalter "Text" übernommen.

12.2.6. Rechnung ansehen

Diese Funktion befindet sich im Fenster Honorarnoten oder in der Rechnungsbearbeitung unter Honorarnote.

Diese Funktion erzeugt mit den Druckereinstellungen für Ablaufarten des "Kontrollausdrucks" einen Entwurf der markierten Honorarnote am Bildschirm. Somit können Sie sich ansehen, wie die Honorarnote derzeit gedruckt aussehen würde. Das Honorarnotenformular wird mit den geladenen Rechnungstexten bzw. Feldern und sonstigen Platzhaltern befüllt dargestellt. Zu beachten ist, dass zu diesem Zeitpunkt noch die Belegnummer und das Belegdatum fehlt und ev. der Leistungszeitraum noch nicht in der endgültigen Form angedruckt wird (siehe Funktion Rechnung mit Nummer drucken).

Sie erhalten die Rechnung in der Ansicht der Honorarnoten-Vorschau. Hier können (nur) noch textliche Änderungen vorgenommen werden. Datumsvorschläge, Werte und Beträge, welche gelb hinterlegt sind, sind davon ausgenommen, denn es handelt sich hierbei noch um Platzhalter. Diese Formularwerte können besonders geschützt werden, indem das Speichern einer derartigen Änderung durch den Anwender mit einer Meldung unterbunden wird (siehe Schutz von Formularwerten - Felder mit gelben Hintergrund). Dafür verantwortlich ist der LEA Parameter Bearbeitungssperre Formularwerte.

Mit der Funktion "Textbaustein einfügen" können an dieser Stelle noch Rechnungstexte der Rechnungstextarten Projekt bzw. Projektart, Diverse Textbausteine und Gruppentexte eingefügt werden.

12.2.7. Rechnungsdokument löschen

Diese Funktion befindet sich im Fenster Honorarnoten unter "Funktionen" oder in der Rechnungsbearbeitung unter "Honorarnote".

Es handelt sich hierbei um eine Hilfsfunktion, um einen Honorarnotenentwurf, der durch die Funktion Rechnung ansehen entstanden ist, wieder zu löschen. Dieser Vorgang ist nötig, wenn nach dem Ansehen der Honorarnote noch Änderungen in den Rechnungstexten, in den Stammdaten bzw. im Honorarnotenformular vorgenommen wurden, welche auch für diese Honorarnote zur Anwendung kommen sollen.

12.2.8. Kontrollausdruck starten

Diese Funktion befindet sich im Fenster Honorarnoten unter Rechnungsfunktionen → Kontrollausdruck starten. Sie kann auch über den Rechnungsstapel (ebenfalls unter "Rechnungsfunktionen") ausgeführt werden.

Diese Funktion erzeugt mit den Druckereinstellungen für Ablaufarten des "Kontrollausdrucks" einen Entwurf der markierten Honorarnote am Drucker. Somit können Sie sich ansehen, wie die Honorarnote derzeit gedruckt aussehen würde. Der Kontrollausdruck auf dem Drucker muss nicht unbedingt durchgeführt werden.

Der LEA Parameter Kontrollausdruck entscheidet, ob die Honorarnoten einzeln gedruckt oder als eine PDF-Datei am Bildschirm zusammengefasst werden sollen.

12.2.9. Rechnung mit Nummer drucken

Diese Funktion befindet sich im Fenster Honorarnoten unter Rechnungsfunktionen → Rechnung mit Nummer drucken. Sie kann auch über den Rechnungsstapel (ebenfalls unter "Rechnungsfunktionen") ausgeführt werden.

Diese Funktion erzeugt mit den Druckereinstellungen für Ablaufarten des "Echtausdrucks" den Original-Ausdruck der markierten Honorarnote. Dabei werden das Rechnungsdatum sowie der Leistungszeitraum abgefragt und auf die Honorarnote gesetzt. Die Honorarnote erhält weiters eine Belegnummer. Diese Originalhonorarnote wird je nach getroffenen Einstellungen per E-Mail versandt, auf den Drucker geschickt bzw. archiviert.

Honorarnoten mit Nummern können nicht mehr gelöscht werden und bleiben somit im System erhalten, sie können jedoch textlich noch bearbeitet werden, solange die Honorarnote dem Kunden noch nicht zugestellt wurde (siehe Kapitel Weiterer Ablauf in der Themendokumentation Honorarnoten-Vorschau. Endgültig gesperrt für eine textliche Bearbeitung ist die Honorarnote erst im Status "Abgeschlossen".

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13. Schritt für Schritt zum eigenen Honorarnotenformular

In diesem abschließenden Kapitel finden Sie zusammengefasst, wie Sie mithilfe des (angepassten) LEA Standard-Honorarnotenformulars zu einem funktionierenden Ablauf im Bereich des Honorarnotendrucks kommen.

Führen Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import → 4 LEA den Import der Optionen "Fakturatypen" und "Rechnungseinstellungen" durch, falls das nicht ohnehin im Rahmen der Ersteinrichtung und Konfiguration der LEA passiert ist. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Vorbereitungen.
Legen Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsebenen passende Rechnungsebenen an. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Rechnungsebenen.
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare wählen Sie ein Honorarnotenformular aus, welches Sie zunächst kopieren und anschließend an Ihre Vorstellungen anpassen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Rechnungsformulare - Reportverwaltung.

Mit der Funktion F8 "Öffnen" wechseln Sie in die Bandliste. Kontrollieren Sie, ob die Seiteneinstellungen für das Formular passen und ob die Band-Eigenschaften zutreffend sind. Weiters aktivieren Sie im ersten Schritt, welche Bänder Sie verwenden wollen.

Beachten Sie, dass folgende Bedingungen erfüllt sein müssen, damit das Band auch tatsächlich beim Andruck berücksichtigt wird:

Das Band ist im Formular aktiviert.
Es gibt einen Bandinhalt.
Es gibt in der Honorarnote sinnvolle, passende Positionen (Leistungen) für das Band.
Die Stammdaten- und Parametereinstellungen machen für eine konkrete Position (Tätigkeit, Artikel, Leistungstext, Nachlass, Teilrechnungen etc.) überhaupt einen Andruck erforderlich bzw. unterdrücken diesen nicht.

Rechnungsformulare - Aufbau und Layout

Im nächsten Schritt passen Sie die Bandinhalte je Band an, indem Sie die Funktion F6 "Bearbeiten" verwenden. In der Entwurfsansicht können Sie die Texte anpassen, zusätzliche Felder oder Textbausteine zusätzlich einfügen etc. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Rechnungsformulare - Bandgestaltung.
Führen Sie Schritt 3 und 4 je Fakturatyp durch, den Sie als Geschäftsfall benötigen. Oder kopieren Sie Ihr angepasstes Formular je Fakturatyp, den Sie als Geschäftsfall benötigen und passen Sie die jeweilige Kopie geringfügig an. (Je nachdem, welcher Vorgang weniger Wartungsaufwand bedeutet.)
Rechnungstexte, die in das Honorarnotenformular als Textbausteine beim Ansehen/Druck der Honorarnote geladen werden, sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungstexte zu warten bzw. anzulegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Rechnungstexte.
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten stellen Sie sicher, dass die auf die Fakturatypen passenden Druckereinstellungen für Echt-Ausdruck und Kontrollausdruck jeweils im Feld "Report" mit dem richtigen Honorarnotenformular verknüpft sind. In den Druckereinstellungen ist schließlich noch in den weiteren Feldern einzustellen, welche Abläufe (Archivieren, Erzeugen eines Poststückes etc.) gleichzeitig mit dem Ausdruck durchgeführt werden sollen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Druckereinstellungen für Ablaufarten.
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle nehmen Sie ergänzend weitere Einstellungen rund um den Honorarnotendruck vor.
Legen Sie einen Rechnungspfad an und hinterlegen Sie diesen unter TOOLS → Tools → Administration → Pfade (Combobox umstellen auf "Rechnungen"). Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Rechnungspfade.
Kontrollieren Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen, ob die User, welche die Honorarnoten fakturieren, die dafür nötigen Berechtigungen besitzen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Berechtigungen.
Damit können die Funktionen für das Ansehen der Honorarnote bzw. den Honorarnotendruck für die Fakturierung im Fenster Honorarnoten verwendet werden. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Honorarnotendruck.

Siehe auch:

Druckereinstellungen für Ablaufarten

Honorarnoten drucken