NTCS DMS

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

Nach erfolgreicher Installation des Servers durch die BMD Technik ist auch der DMS-Service "BMDNTCSSvc" installiert und gestartet.

Das DMS kann auf zwei Arten betrieben werden:

 

Bei dieser Methode wird das Dokument zum Ansehen bzw. Bearbeiten in das lokale Arbeitsverzeichnis kopiert. Das Dokument kann dann lokal bearbeitet und schlussendlich wieder archiviert, also auf den Server verschoben, werden. Beim Verlassen des DMS bzw. von NTCS wird geprüft, ob noch ausgecheckte UND veränderte Dokumente im lokalen Verzeichnis liegen, falls ja, kommt eine Handlungsaufforderung, falls nein, werden die lokalen Dokumente aus dem lokalen Arbeitsverzeichnis gelöscht (siehe auch Sicherheitsabfrage für ausgecheckte Dokumente).

 

Bei der Speicherung über Server muss ein Programm (der BMD Archivierungsdienst BMDNtcsSvc) installiert sein und am Server, auf dem die NTCS installiert ist, gestartet sein. Dieser besitzt Zugriffsberechtigung auf das Archivverzeichnis. Bei dieser Art der Speicherung ist kein Verzeichniszugriff am Server-Pfad notwendig. Das heißt, die NTCS Anwender brauchen weder Schreib- noch Leserechte auf diesen Pfad, die Speicherung der Dokumente übernimmt der oben genannte Dienst.

Hinweis 

Grundsätzlich ist diese Art der Speicherung zu empfehlen, da die Berechtigungen – wer Dokumente archivieren, bearbeiten und löschen darf – nur über NTCS geregelt werden können. Die Anwender/innen haben dadurch keine Möglichkeit, Dokumente außerhalb von NTCS zu bearbeiten bzw. zu löschen.

Sollte dieses Speicherverfahren ausgewählt sein und der BMDNtcsSvc-Dienst nicht laufen, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Achtung! 

Im Zuge dieser Meldung bitte auf keinen Fall den Parameter für das Speicherverfahren auf "Direkte Speicherung" ändern, weil dadurch die Dokumente eventuell an ganz anderen Speicherorten landen und diese nach dem Start des Dienstes nicht mehr aufrufbar wären.

Bei der direkten bzw. konventionellen Speicherung der Dokumente ist ein Vollzugriff auf das im Netz-Pfad hinterlegte Verzeichnis notwendig. Das heißt, alle Benutzer/innen, die Dokumente ins DMS archivieren sollen, müssen Schreib- und Leserechte auf dieses Verzeichnis besitzen.

Hinweis 

Anwenden können Sie diese Art der Speicherung, wenn mit der Datenbank nur eine Person arbeitet bzw. nur ein Computer verwendet wird. Das Risiko dieser Speicherart ist, dass jederzeit die Anwender/innen direkt ins definierte Verzeichnis einsteigen und dort Dokumente bearbeiten bzw. löschen können. Dadurch kann es passieren, dass zwar der Dokumentendatensatz im DMS noch vorhanden ist, aber das physische Dokument nicht mehr.

Hinweis 

Wenn BMD Web oder BMD Com im Einsatz ist und auch hier die Dokumente angesehen werden sollen, muss "Speicherung über Server" verwendet werden. Mit der Speicherart "Direkte Speicherung" kann kein reibungsloses Arbeiten mit Dokumenten im Web gewährleistet werden.

Die gewünschte Arbeitsweise und die dazugehörigen Parameter können in den DMS-Parametern hinterlegt werden (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter).

 

 

 

Unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Pfade können die gewünschten Archivpfade angelegt und bearbeitet werden. Das sind die Server-Verzeichnisse, in denen die Dokumente/Dateien physikalisch gespeichert werden.

 

 

Hinweis 

Bei einer Änderung des Ports muss der Dienst gestoppt und neu gestartet werden.

 Seitenanfang 

Unter Archive im Menü DMS werden alle verfügbaren Archive angezeigt und es können z. B. neue angelegt werden:

 

 

Im Parameter "Standardarchivnummer" kann das Standardarchiv hinterlegt werden (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Standardarchiv).

 

In der Verwaltung der Dokumentenkategorien befinden sich je Archiv alle Kategorien, denen Dokumente zugeordnet werden. In der Dokumentenübersicht kann mittels Karteireiter eine Kategorieansicht gewählt werden. Dokumentenkategorien eignen sich weiters in den Such- und Filterfunktionen der Dokumente.

Dokumentenkategorien werden Hauptkategorien zugeordnet (Zuordnung Hauptkategorien). Diese Hauptkategorien können über die Combobox (rechts oben in der Dokumentenliste oder Dokumentenübersicht) ausgewählt werden.

 

Die Schlagwörter dienen zur Beschlagwortung der Dokumente (DMS - Schlagwörter zuordnen), um bei der Suche nach einem Dokument das gewünschte Dokument schneller lokalisieren zu können. Schlagwörter können auf dem entsprechenden Reiter in der Dokumentenübersicht verwaltet werden und haben neben den Kategorien bzw. Hauptkategorien reine Such- und Filterfunktionalität.

Zusätzlich zu den Filter- und Suchmöglichkeiten über die Filterleiste steht im BMD DMS auch eine Volltextsuche zur Verfügung. Die Volltextsuche können Sie in der Dokumentenübersicht bzw. -liste in der gelben Menüleiste unter "Suchen" aufrufen. Eine genaue Anleitung über die Konfiguration der Volltextsuche finden Sie auf unserer Homepage NTCS Volltextsuche.

 

Die Parameter für die Volltextsuche sind in den DMS-Parametern zu finden (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter).

 

 

 

Um einen BMD NTCS Client (Oracle oder MSSQL) zu installieren, muss auf dem Client-Computer das Programm BMDNetClient.exe aus dem am Server freigegebenen Ordner ...\BMDNTCS_PGM gestartet werden. Die Installation erfolgt vollautomatisch mit den verfügbaren Informationen über das freigegebene Programmverzeichnis und den verwendeten Datenbankserver.

 

In den TOOLS Parametern können dann folgende Parametereinstellungen bezüglich des Deaktivierens der Word-, Excel-, Outlook- oder PowerPoint-Add-ins getroffen werden (Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-ins → Allgemeine Einstellungen):

 

Seitenanfang 

Im DMS können Dokumente auf drei unterschiedliche Arten dargestellt werden:

Die Dokumentenübersicht ist das eigentliche Kernstück des DMS. Dieses Fenster ist zweigeteilt aufgebaut. Auf der linken Seite sind die Datensätze abhängig vom oben gewählten Reiter sichtbar. Die Übersicht auf der rechten Seite zeigt immer die dazugehörigen Dokumente des im linken Fensterteil markierten Datensatzes.

 

Insgesamt können achtzehn verschiedene Reiter für die Darstellung ausgewählt werden und in sechzehn Parametern hinterlegt werden. Neben Kunden/Lieferanten sind z. B. noch Projekte, Mitarbeiter, Institutionen, Schlagwörter, Kategorien, Zuletzt verwendet/Favoriten etc. als Reiter verfügbar. Welche Reiter zum Einblenden in der gelben Menüleiste unter Ansicht zur Verfügung stehen, wird in den Layouteinstellungen der DMS-Parameter hinterlegt (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Layouteinstellungen).

Dazu empfehlen wir auch das Lernvideo  Wie kann ich die Karteireiter in der Dokumentenübersicht anpassen?.

 

 

Hinweis 

Die Dokumentenübersicht wird immer mit dem zuletzt geöffneten Karteireiter gestartet. Für den Start des DMS aus den Navigatoren können Sie zwischen Standard (= Reiter) oder dem Archivexplorer wählen. Diese Einstellung können Sie im Parameter "Start DMS aus Navigator" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen vornehmen.   Start DMS aus Navigator Über diesen Parameter können Sie steuern, mit welcher Ansicht die Dokumentenübersicht beim Aufruf der Dokumente aus den Navigatoren (Kunden-, Mitarbeiter-, Projekt-Navigator ...) gestartet werden soll. In diesem Parameter stehen Ihnen folgende zwei Ausprägungen zur Verfügung: 0 - Standard Bei dieser Einstellung wird die Dokumentenübersicht mit dem jeweiligen Reiter gestartet, abhängig vom Navigator aus dem der Aufruf erfolgt. Das heißt, aus dem Kunden-Navigator mit dem Reiter Kunde/Lieferant, aus dem Projekt-Navigator mit dem Reiter Projekt usw. 1 - Archivexplorer Bei dieser Einstellung wird die Dokumentenübersicht immer mit dem Reiter Archivexplorer gestartet, egal aus welchem Navigator der Aufruf erfolgt. Nur das Hauptfilterkriterium im Archivexplorer ist abhängig vom Navigator, aus dem der Aufruf erfolgt. So ist beim Aufruf aus dem Kunden-Navigator der Kunde das Hauptfilterkriterium, beim Aufruf aus dem Projekt-Navigator das Projekt usw.

 

Eine spezielle Darstellungsform innerhalb der Dokumentenübersicht ist der Archivexplorer:

 

Im Archivexplorer werden die Dokumente nach festlegbaren Kriterien in einer Baumstruktur gegliedert und dargestellt (Einstellungen Archivexplorer). Diese Baumstruktur kann mit Regeln aus den bestehenden Dokumentbeschlagwortungsdaten erzeugt werden. Es können individuelle und beliebig viele Baumstrukturen angelegt werden.

Dazu empfehlen wir auch das Lernvideo  Wie arbeite ich richtig mit dem Archivexplorer?.

In dieser Übersicht werden sämtliche Dokumente in Listform angezeigt. Im Vergleich zur Dokumentenübersicht wird hier jedoch keine Haupttabelle (Ansicht nach Kunde/Lieferant, Mitarbeiter, Projekt ...) zum Gruppieren der Dokumente verwendet. Es werden die Dokumente entsprechend den Einstiegsfeldern angezeigt. Diese spezielle Form der Listung bietet grundlegend dieselben Bearbeitungsfunktionen (z. B. Dokument archivieren) wie die Dokumentenübersicht.

 

 

Hinweis 

Die Dokumentenliste eignet sich besonders zum Suchen eines bestimmten Dokuments, von dem nicht viele Detailinfos bekannt sind, da in der Dokumentenliste alle Dokumente eines Archivs angezeigt werden können.

Unter dem Begriff Dokument "archivieren" bzw. "einchecken" wird die Beschlagwortung eines Dokuments verstanden. Die dafür vorgesehenen Eingabefelder werden in der Feldauswahl im Einzelnen beschrieben.

 

Person	In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Person (Kunde, Gesellschafter, Mitarbeiter etc.) eintragen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Über den blauen Pfeil  vor diesem Feld öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können. Hinweis  Bei der Archivierung von E-Mails wird anhand der E-Mail-Adresse die Person für die Archivierung ermittelt. Bei Posteingängen wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders, bei Postausgängen mit der E-Mail-Adresse des Empfängers gesucht. Ist die E-Mail-Adresse bei einer aktiven und bei einer inaktiven Person hinterlegt, wird die E-Mail-Adresse von der aktiven Person für die Archivierung vorgeschlagen.
Kategorie	In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Dokumentenkategorien stellen das Hauptbeschlagwortungselement für Dokumente dar. In der Dokumentenübersicht am Reiter Kategorien besteht die Möglichkeit, eine Liste der Dokumente darstellen zu lassen, die zu einer bestimmten Kategorie archiviert wurden.   Jede Dokumentenkategorie muss einer Hauptkategorie zugeordnet sein. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie sich dann die Liste der Dokumente mittels der Combobox rechts oben nach den Hauptkategorien gefiltert darstellen lassen. Weitere Informationen zu den Dokumentenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenkategorien. Hinweis  Um die Kategorie bei der Dokumentenarchivierung ohne Dialog im Hintergrund zu ermitteln, wird der übergebene Wert für die Dokumentenkategorie grundsätzlich mit folgenden Feldern auf der Dokumentenkategorie verglichen: Zuerst wird geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie mit diesem Wert im Feld Nr/Kurz-Bez. gibt. Kommt es bei Punkt 1 zu keinem Treffer, wird anhand des Feldes Matchcode geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie gibt. Diese Suche funktioniert mit "beginnt mit", das heißt, die Übergabe muss nicht 1:1 gleich dem Matchcode sein. Wird zum Beispiel DOK übergeben und im Matchcode einer Kategorie steht DOKU, dann wird diese Kategorie ermittelt. Kann bei den ersten beiden Punkten keine Dokumentenkategorie ermittelt werden, erfolgt der Rückfall auf die Dokumentenkategorie, die am Archiv im Feld Standardkategorie hinterlegt ist. Achtung: Für Archivierungen im Paket FIBU, z. B. beim Buchen, gibt es eine abweichende Ermittlungsreihenfolge, und zwar beim Schritt 2. Hier darf die Ermittlung der Kategorie über Matchcode nur dann erfolgen, wenn der übergebene Wert 1:1 dem Matchcode entspricht. Das heißt, wie beim Besipiel oben, wird DOK übergeben und der Matchcode ist DOKU, dann wird diese Kategorie nicht ermittelt und es erfolgt die Kategoriensuche lt. Schritt 3.
Datum	In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren. Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt. Hinweis  Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.
Betreff	In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol  vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff. Hinweis  Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen. Hinweis  Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen. Betreff bei LEA Honorarnoten Der Betreff für das Dokument der LEA Honorarnote ermittelt sich aus jenen Texten und Steuerungszeichen, die in den Druckereinstellungen für Ablaufarten im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegt sind.
Originaldokument	In diesem Feld wird der Pfad bzw. der Name des Originaldokuments vor der Archivierung angezeigt. Bei der Archivierung können Sie über den blauen Pfeil  vor dem Feld, das gewünschte Dokument im Explorer suchen und auswählen.  Hinweis  Es wird standardmäßig jenes Verzeichnis geöffnet, welches Sie im Parameter Sammelverzeichnis hinterlegt haben. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. Sollten Sie in diesem Parameter kein Verzeichnis definiert haben, sollte standardmäßig immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis aufgerufen werden. Über dieses Symbol  vor dem Feld gelangen Sie direkt in den BMD Scan. Im BMD Scan können Sie dann Dokumente einscannen bzw. bereits eingescannte Dokumente splitten und die gewünschten Seiten in die Dokumentenarchivierungsmaske übergeben.   Dieses Symbol  ermöglicht mehrere Dokumente gleichzeitig zu archivieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Dokumente auswählen und jedem Dokument einen Betreff zuweisen können. Die Person bzw. die Dokumentenkategorie können Sie bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente nicht für jedes Dokument individuell bestimmen. Das heißt, diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Dokumente auf die gleiche Person und Dokumentenkategorie archivieren wollen. Zusätzlich werden auch alle Zuordnungen von Projekten, Artikeln, Sachkonten, Kostenrechnungen etc. auf alle in diesem Schritt archivierten Dokumente übernommen. Hinweis  Bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente ins DMS werden je Dokument die entsprechenden Folgedialoge für die Aufgabenanlage, Poststückanlage, Leistungsanlage etc. angezeigt. Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anzeige dieser Dialoge sind die entsprechenden Einstellungen auf der Dokumentenkategorie bzw. auf den entsprechenden Feldern am Dokumentendatensatz selbst. Sollten Sie einen dieser Dialoge abbrechen, erhalten Sie folgende Abfragemeldung, bei der Sie entscheiden können, ob die folgenden Dialoge angezeigt werden sollen oder nicht. Bei "Dialoge anzeigen" wird nur diese eine Anlage einer Leistung, Aufgabe etc. verworfen, alle weiteren Neuanlagedialoge erscheinen. Wenn Sie hier abbrechen, werden zwar die Dokumente archiviert, aber die Dialoge zur Anlage von Aufgaben, Leistungen etc. erscheinen für alle weiteren Dokumente nicht mehr. Die Meldung, ob die weiteren Dialoge angezeigt werden sollen, kommt nur dann, wenn tatsächlich auch Dialoge angezeigt würden. Kommt kein weiterer Dialog, erscheint auch keine Meldung. Welches dieser beiden Symbole (, ) vor dem Feld angezeigt wird, können Sie über den Parameter F8-Funktion bei Originaldokument, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen steuern. Hinweis Verweise  Wenn Sie über diese Funktion mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren, können automatisch vom Hauptdokument ausgehend Verweise auf alle anderen Dokumente dieser Sammelarchivierung erstellt werden. Weitere Informationen zu Verweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise. Hinweis  Beachten Sie bei der Archivierung von Dokumenten den Parameter Max. Dateigröße in MB. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren: Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Bearbeiten Dokumente. Hinweis    Originaldokument bei LEA Honorarnoten Nach dem Pfad wird der Name des Originaldokuments angezeigt. Bei LEA Honorarnoten ermittelt sich dieser Name aus dem Betreff des Dokuments und ist somit gleichlautend wie dieser. Der Betreff und der Name des Originaldokuments werden in den Druckereinstellungen für Ablaufarten anhand der im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegten Texte und Steuerungszeichen generiert.
Sachbearbeiter	In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter eintragen, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist. Standardmäßig wird Ihnen beim Archivierungsvorgang der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie zurzeit im NTCS angemeldet sind. Beim Archivieren von E-Mails hängt der Vorschlag in diesem Feld vom Parameter Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.  Hinweis  Bei der Archivierung in ein Mandantenarchiv verhält sich der Vorschlag in diesem Feld abweichend vom eigenen Archiv. Hier wird standardmäßig des Feld leer vorgeschlagen und Sie können dann einen Sachbearbeiter auswählen, der unter der Firma angelegt ist, die am Archiv hinterlegt ist. Der aktuell angemeldete Mitarbeiter darf hier nicht automatisch vorgeschlagen werden, weil dieser nicht unter der Mandantenfirma geführt wird, sondern unter der eigenen Firma läuft. Im DMS dürfen nur Personen einem Dokument zugeordnet werden, die unter der Firma des ausgewählten Archivs geführt werden.
Institution	In diesem Feld können Sie eine Institution hinterlegen, die von diesem Dokument betroffen ist.
Schlagwort	In diesem Feld können Sie dem Dokument verschiedene Schlagwörter zuordnen, nach denen die Dokumente dann gesucht werden können. Mit dem F8-Symbol  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Schlagwörter zuordnen, in dem Sie neue Schlagwörter anlegen können bzw. die Zuordnung vornehmen können.   Die Schlagwortsuche können Sie in der Dokumentenübersicht unter Suchen im Fenstermenü aufrufen. Es öffnet sich das Fenster Schlagwortsuche, in dem Sie das Schlagwort auswählen können, für das die Dokumente dargestellt werden sollen.

 

 

Zu diesem Thema empfehlen wir das Lernvideo  Welche Wege bietet NTCS, um ein Dokument zu archivieren?

Dokumente können durch Auswahl über den blauen F4-Pfeil  beim Feld "Originaldokument" direkt ins DMS geladen und gespeichert werden.

 

 

Für die manuelle Archivierung von bereits bestehenden Dokumenten oder von Netzwerkscannern erstellten Dokumenten kann die Dokumentenarchivierung mit Vorschau (DMS → Dokumentenübersicht → Funktionen → Dokumentenarchivierung mit Vorschau) verwendet werden:

 

 

Zu diesem Thema empfehlen wir auch das kostenlose Lernvideo  Wie funktioniert die Dokumentenarchivierung mit Vorschau?

In Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) steht nach Installation der Add-Ins das Symbol  zur Verfügung. Dadurch wird das BMD DMS gestartet und die Beschlagwortungsmaske geöffnet.

Hinweis 

Um aus Outlook korrekt archivieren zu können, müssen im Mitarbeiterstamm alle E-Mail-Adressen des Mitarbeiters hinterlegt sein. Sollte der Mitarbeiter von der Office-E-Mail-Adresse aus E-Mails versenden, so muss auch diese Adresse office@xy.at beim Mitarbeiter als weitere E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Dokumente im DMS können mittels Doppelklick oder der Schaltfläche "Dokument ansehen"  wieder zum Ansehen geöffnet werden. Dabei wird das Dokument je nach Typ schreibgeschützt und z. B. im Word, Excel etc. geöffnet.

 

Zum Bearbeiten von Dokumenten dient die Funktion Dokument bearbeiten .
Dadurch wird das Dokument ausgecheckt und ist ausschließlich für den ausführenden Benutzer reserviert. Um die Änderungen abzuspeichern und den aktuellen Stand des Dokuments wieder im DMS verfügbar zu machen, dient in den Office-Applikationen die Schaltfläche mit dem BMD Logo.

Alternativ wird das Dokument mit dem Befehl Dokumente in Bearbeitung – Arbeitskopie archivieren wieder ins DMS geladen.

 

Beim Verlassen von DMS Fenstern wird das gewünschte Speicherverhalten für nicht wieder eingecheckte Dokumente abgefragt.

 

Hinweis 

Sollten Sie die Änderungen am ausgecheckten Dokument speichern, aber das Dokument noch geöffnet lassen, haben Sie KEINE Möglichkeit, dieses Dokument wieder einzuchecken. Sie erhalten den Hinweis, dass sich dieses Dokument zur Zeit noch in Bearbeitung befindet. Dadurch wird verhindert, dass Sie ein Dokument einchecken, dann aber nachträglich noch Änderungen am geöffneten Dokument durchführen, weil diese dann nicht mehr eingecheckt werden können.

Seitenanfang 

Die einzeln beschriebenen Funktionen finden Sie in der Fensterhilfe zur Dokumentenübersicht.

Zu den Funktionen im DMS gibt es auch einige Lernvideos. Beachten Sie diese unter Siehe auch in diesem Dokument.

Berechtigungen können in BMD NTCS auf zwei Ebenen vergeben werden:

Hinweis 

Wenn Sie mehr über Benutzer, Berechtigungen und Administration wissen möchten, empfehlen wir Ihnen zur Vertiefung unser Seminar BMD NTCS für TechnikerInnen & Systemadministration mit NTCS.

Innerhalb des BMD DMS können Datenbesitzergruppen auf folgenden Ebenen geregelt werden. Diese Grafik gibt Ihnen einen Überblick, über welche Felder Berechtigungen auf den einzelnen Ebenen vergeben werden können.

Diese Berechtigungen werden über Datenbesitzergruppen vergeben. Werden auf einer Ebene Berechtigungen über Datenbesitzergruppen vergeben, sind automatisch die darunterliegenden Ebenen auch betroffen.

Das heißt, wird zum Beispiel am Archiv eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt, können das Archiv, die Dokumentenkategorien dieses Archivs sowie die Dokumente in diesem Archiv, von den Benutzern nicht angesehen werden, die laut Datenbesitzergruppe keine Berechtigung dafür haben.

Welche Auswirkungen das Hinterlegen der Datenbesitzergruppen auf den einzelnen Ebenen hat bzw. wie Datenbesitzergruppen angelegt werden können, wird auf den folgenden Seiten beschrieben.

Hinweis 

Um Berechtigungen vergeben zu können, müssen Sie Mitglied der Gruppe ADMIN oder BMD sein. Melden Sie sich mit einem entsprechenden Administrator-Login an.

Um ein ganzes Archiv (z. B. Privatarchiv) für andere unzugänglich zu machen, starten Sie im Menü DMS den Menüpunkt Archive:

Datenbesitzer Ansehen
Im Feld Datenbesitzer Ansehen können Sie jene Datenbesitzergruppe eintragen, die die Berechtigung zum Ansehen der Dokumente unter diesem Archivstamm besitzt. Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, sehen dieses Archiv und alle darin enthaltenen Dokumente nicht. Wenn Sie in dieses Datenfeld keine Gruppe eintragen, ermöglichen Sie den Zugriff automatisch allen Mitarbeitern.

Datenbesitzer Bearbeiten
Im Feld Datenbesitzer Bearbeiten können Sie jene Datenbesitzergruppe eintragen, die die Berechtigung zur Neuanlage bzw. Bearbeitung der Dokumente in diesem Archiv besitzt. Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, besitzen lediglich die Möglichkeit die Dokumente anzusehen, ohne sie verändern zu können. Wenn Sie in dieses Datenfeld keine Gruppe eintragen, ermöglichen Sie die Dokumentenbearbeitung automatisch allen Mitarbeitern.

Vorschlag Datenb. bearbeiten
Im Feld Vorschlag Datenb. bearbeiten können Sie einen Vorschlagswert für das Datenfeld "Datenbesitzer Dokument bearbeiten" am Dokument festlegen. Dieser wird auf jedes neu angelegte Dokument in diesem Archiv übernommen, unabhängig davon ob dieses manuell angelegt oder importiert wird.

Um Dokumentenkategorien bzw. die Dokumente dieser Kategorie zu schützen, starten Sie im Menü DMS den Menüpunkt Dokumentenkategorien:

Datenbesitzer für Ansehen
Im Feld "Datenbesitzer Ansehen" können Sie bei den (Unter-)Kategorien jene Datenbesitzergruppe eintragen, die die Berechtigung zum Ansehen sämtlicher Dokumente unter dieser Dokumentenkategorie besitzt.

Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, sehen diese Kategorie und alle darin enthaltenen Dokumente nicht. Wenn Sie in dieses Datenfeld keine Gruppe eintragen, ermöglichen Sie die Dokumentenbearbeitung grundsätzlich vorab allen Mitarbeitern.

In diesem Feld in den Dokumentenkategorien können Sie eine beliebige Funktion aus den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten auswählen, aufgrund derer die Berechtigungen erstellt werden.

Hinweis 

Datenbesitzergruppen können nur auf den Unterkategorien vergeben werden, auf Hauptkategorien gibt es diese Möglichkeit nicht.

Auf Ebene der Dokumente können die Datenbesitzergruppen manuell oder automatisch gleich bei der Archivierung vergeben werden. In diesem Kapitel werden diese Möglichkeiten erklärt.

Datenbesitzer für Ansehen
Das Feld "Datenbesitzer Ansehen" wird an verschiedenen Stellen in der BMD NTCS, so auch hier bei den Dokumenten, für die Regelung der Zugriffe verwendet. Bei der Erstellung des Dokuments kann der Inhalt vom "Datenbesitzer Ansehen"-Vorschlagswert des Kunden oder des Projekts übernommen oder manuell eingetragen werden. Das Feld regelt also auf unterster Ebene, wer das Dokument im Archiv sehen kann.

Wenn Sie Dokumente von einzelnen Kunden bzw. Projekten automatisiert schützen möchten, sind folgende organisatorische Maßnahmen nötig:

1. Überlegung, wer darf Dokumente zu welchen Kunden bzw. Projekten sehen

2. Anlage der entsprechenden Datenbesitzergruppen und Zuordnung der entsprechenden Benutzer

3. Aktivierung des Parameters DMS: "Datenbes. Ansehen" ermitteln

Hinweis 

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM → DMS: "Datenbes. Ansehen" ermitteln DMS: "Datenbes. Ansehen" ermitteln Soll beim Speichern eines Dokuments der "Datenbesitzer für Ansehen Vorschlag" als "Datenbesitzer für Ansehen" an das Dokument übergeben werden? 0 - Nein 1 - Datenbesitzergruppe-Vorschlagswert aus CRM Der Vorschlagswert kann von Projekt, Kunde oder Mitarbeiter ermittelt werden. Um die Priorität der Ermittlung zu beeinflussen, stellen Sie zusätzlich folgende Parameter ein: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte → Priorität 1 / Priorität 2 / Priorität 3.

Hinweis 

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte → Priorität 1 bis 3 Hier können Sie die Priorität für die Ermittlung der Datenbesitzergruppe einstellen. Sie können zwischen Kunde, Projekt und Mitarbeiter wählen, je nachdem in welcher Reihenfolge die Ermittlung ablaufen soll.

4. Eintragung der Datenbesitzergruppe bei Kunden bzw. Projekten im Feld Datenbesitzer Ansehen Vorschlagswert. Alle bereits bestehenden Dokumente können dabei gleich mit dem "Datenbesitzer für Ansehen" gekennzeichnet werden.

5. Resultat ist, dass alle zu den gewünschten Kunden bzw. Projekten gehörenden Dokumente nur mehr von den Mitgliedern der Datenbesitzergruppe gesehen werden dürfen!

Hinweis 

Relevant für Dokumente, die im Feld Person einen Mitarbeiter eingetragen haben: Die Ermittlung des Datenbesitzer-Ansehen-Vorschlags beim Parameter "DMS: 'Datenbes. Ansehen' ermitteln" hat bei Auswahl der Option "1 – Datenbesitzergruppe-Vorschlagswert aus CRM" folgendes Verhalten: Ist im Feld "Person" am Dokument ein Mitarbeiter eingetragen, wird der Datenbesitzer direkt vom Mitarbeiter ermittelt und nicht vom Sachbearbeiter, der am Dokument eingetragen ist.

Datenbesitzer Dokument bearbeiten
Im "Datenbesitzer Dokument bearbeiten" können Sie die Personen berechtigen, die das Dokument bearbeiten dürfen. Nur Benutzer/innen, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, können dann diese Funktionen ausführen:

Sie können auch einzelne Dokumente manuell für die weitere Bearbeitung sperren. Wählen Sie dazu die Funktion "Dokument sperren". Der "Datenbesitzer Dokument bearbeiten" wird dabei aus dem DMS-Parameter "Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten" übernommen.

Hinweis 

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten In diesem Parameter können Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, die durch die Funktion Dokument sperren automatisch auf den Dokumentendatensatz übernommen wird. Durch dieses Sperren kann das Dokument nur mehr durch berechtigte Benutzer laut Datenbesitzergruppe bearbeitet werden.

Die Parametereinstellungen fürs DMS finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS →  DMS-Parameter

Hinweis 

Beim Start der firmenbezogenen DMS-Parameter aus dem Fenster "CRM Parameter" wird kein Abfragedialog zur Auswahl der Firma angezeigt. Die Einstellungen werden fix mit der Hauptfirma der Firmengruppe gestartet, unter der der angemeldete Mitarbeiter geführt wird; ebenso beim Start der firmenbezogenen Parameter direkt aus der Dokumentenübersicht. Da im DMS nur die Parametereinstellungen der Hauptfirma von Bedeutung sind, soll dadurch verhindert werden, dass firmenbezogene Einstellungen für andere Firmen der Firmengruppe gesetzt werden, die keine Auswirkungen haben.

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Wie kann im DMS nach dem Dateityp bzw. Icon gefiltert werden?