Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

LEA → Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

TOOLS → Tools→ Berechtigungen → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Übersicht

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten sind eine Ergänzung zum "normalen" Berechtigungssystem. Während Funktionsberechtigungen bestimmen, ob ein Benutzer eine Funktion oder einen Menüpunkt ausführen darf, schränkt die Berechtigung für Mitarbeiterdaten weiter ein und erlaubt dem Benutzer das Ausführen einer Funktion bzw. eines Menüpunktes nur dann, wenn die Funktion seine eigenen Daten anzeigt oder die Daten von Mitarbeitern, die der Benutzer sehen darf.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Geben Sie die Firma ein, für die Sie Berechtigungen für Mitarbeiterdaten einstellen/verwalten möchten.

Funktionen

In diesem Bereich finden Sie alle Programmfunktionen, für die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten eingestellt werden können. Bitte beachten Sie die Informationen zu den auswählbaren Funktionen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Auf Mitarbeiter duplizieren

Ermöglicht das Duplizieren einer Berechtigung von einem auf mehrere andere Mitarbeiter. Wählen Sie über die Mitarbeiter Zuordnungsmaske jene Mitarbeiter aus, auf welche die Berechtigung für Mitarbeiterdaten dupliziert werden soll. Für die gewählten Mitarbeiter wird dann eine Berechtigung mit derselben Datenbesitzergruppe erstellt.

Hinweis

Beim Ausführen der Funktion öffnet sich ein Zuordnungsdialog. Möglicherweise sind hier bereits Mitarbeiter zugeordnet. Dabei handelt es sich lediglich um jene Mitarbeiter, die beim letzten Ausführen der Funktion, unabhängig von der ausgewählten Funktion, zugeordnet worden sind. Diese Mitarbeiter stehen also nicht zwingend mit den bisherigen Einstellungen zur selektierten Funktion in Verbindung.
Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können nur auf jene Mitarbeiter dupliziert werden, die noch keine Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für die jeweilige Funktion haben.

Berechtigungen aus Mitarbeiterstamm erzeugen

Erzeugt auf Basis div. Hinterlegungen in den Mitarbeiterstammdaten (z. B. Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Stellvertreter ...) automatisiert Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.

Mitarbeiter in Datenbesitzergruppe ändern

Über die Mitarbeiter Zuordnungsmaske kann die Zuordnung von Mitarbeitern zu der Datenbesitzergruppe geändert werden.

Vorlage speichern

Hier kann eine Vorlage für die Erzeugung der Berechtigungen aus dem Mitarbeiterstamm gespeichert werden. Die Einstellungen werden dann bei der nächsten Erzeugung bereits vorgeschlagen.

Setzen Sie dazu die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie mit "Übernehmen".

Funktionen

Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Bereich Hintergrundinformationen, insbesondere die Informationen zu den auswählbaren Funktionen.

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Für alle hier gelisteten Mitarbeiter sind Berechtigungen für Mitarbeiterdaten vorhanden. Die Berechtigungen werden immer in Bezug auf die jeweils selektierte Programmfunktion angezeigt.

Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Bereich Hintergrundinformationen.

Benutzer und Gruppen

In diesem Bereich sehen Sie die Benutzer, die für den selektierten Mitarbeiter bei der selektierten Funktion berechtigt sind.

Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Bereich Hintergrundinformationen.

Hintergrundinformationen

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können manuell oder automatisiert angelegt werden.

Manuelle Erfassung der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Wenn Sie Berechtigungen für Mitarbeiterdaten manuell erfassen, benötigen Sie zuerst entsprechende Datenbesitzergruppen, denen auch die Benutzer zugeordnet werden müssen, die berechtigt sein sollen. Diesen Schritt können Sie unter TOOLS → Administration → Berechtigung → Datenbesitzergruppen durchführen.

Markieren Sie anschließend im Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten im linken Fensterbereich die gewünschte Funktion, für die Sie Berechtigungen anlegen möchten. Im rechten Fensterbereich können Sie im Anschluss mit F5 eine neue Berechtigung anlegen. Wählen Sie dabei den Mitarbeiter, dessen Daten geschützt werden sollen, und die Datenbesitzergruppe mit den berechtigten Benutzern bzw. Benutzergruppen.

Automatische Generierung der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten über den Mitarbeiterstamm

Sie können Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisiert über Mitarbeiterstammdaten generieren, sofern die dazu notwendigen Felder am Mitarbeiterstamm entsprechend gewartet sind. Sie finden die Funktion im Fenstermenü unter Funktionen → Berechtigungen aus Mitarbeiterstamm erzeugen. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung zu den Einstellungsmöglichkeiten:

Geschäftsführer

Nein - Keine Berücksichtigung des Geschäftsführers.
Ja - Der Geschäftsführer aus den Mitarbeiterstammdaten soll der Datenbesitzergruppe für die Berechtigung hinzugefügt werden.
Ja mit Stellvertreter des GF - Auch der Stellvertreter des Geschäftsführers wird der Datenbesitzergruppe hinzugefügt.

Abteilungsleiter

Nein - Keine Berücksichtigung des Abteilungsleiters.
Ja - Der Abteilungsleiter aus den Mitarbeiterstammdaten soll der Datenbesitzergruppe für die Berechtigung hinzugefügt werden.
Ja mit Stellvertreter des AL - Auch der Stellvertreter des Abteilungsleiters wird der Datenbesitzergruppe hinzugefügt.

Teamleiter der Abteilung

Nein - Keine Berücksichtigung des Teamleiters der Abteilung.
Ja - Der Teamleiter der Abteilung aus den Mitarbeiterstammdaten soll der Datenbesitzergruppe für die Berechtigung hinzugefügt werden.
Ja mit Stellvertreter des Teamleiters - Auch der Stellvertreter des Teamleiters wird der Datenbesitzergruppe hinzugefügt.

Mitarbeiter der Abteilung

Stellen Sie Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nach Abteilungszugehörigkeit ein. Dieses Feld ist nur bearbeitbar, wenn auch das Feld "Teamleiter der Abteilung" aktiviert ist.

Ja - Alle Mitarbeiter, welche dieselbe Abteilung am Mitarbeiterstamm hinterlegt haben, dürfen eine Funktion für die anderen Mitarbeiter derselben Abteilung ausführen. Für Mitarbeiter anderer Abteilungen besteht keine Berechtigung.
Nein - Keine Berücksichtigung der Mitarbeiter der Abteilung.

Hinweis

Werden die Berechtigungen für Mitarbeiter der Abteilung erzeugt, werden die dadurch berechtigten Mitarbeiter nicht einzeln bei den berechtigten Benutzern aufgelistet. Stattdessen wird der Hinweis "inklusive aller Mitarbeiter der selben Abteilung" angezeigt.

Stellvertreter des Mitarbeiters

Ja - Der/Die Stellvertreter aus den Mitarbeiterstammdaten soll/en der Datenbesitzergruppe für die Berechtigung hinzugefügt werden.
Nein - Keine Berücksichtigung der/des Stellvertreter/s.

Mitarbeiter 1

Ja - Der Mitarbeiter, der im Feld "Mitarbeiter 1" am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist, soll der Datenbesitzergruppe für die Berechtigung hinzugefügt werden.
Nein - Keine Berücksichtigung des Mitarbeiter 1

Mitarbeiter 2

Ja - Der Mitarbeiter, der im Feld "Mitarbeiter 2" am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist, soll der Datenbesitzergruppe für Berechtigung für Mitarbeiterdaten hinzugefügt werden.
Nein - Keine Berücksichtigung des Mitarbeiter 2

Weitere Mitarbeiter

Über die Mitarbeiter-Zuordnungsmaske können beliebige weitere Mitarbeiter als Berechtigte zugeordnet werden.

Rollen

Wird eine Rolle zugeordnet, werden beim Generieren der Berechtigungen alle Benutzer, die über die entsprechende Rolle verfügen, für die jeweilige Funktion berechtigt. Über die F8-Funktion ist es möglich, mehrere Rollen gleichzeitig zuzuordnen.

Gruppen

Wird eine Gruppe zugeordnet, werden beim Generieren der Berechtigungen alle Benutzer, die über die entsprechende Gruppe verfügen, für die jeweilige Funktion berechtigt. Über die F8-Funktion ist es möglich, mehrere Gruppen gleichzeitig zuzuordnen.

Auch für inaktive Mitarbeiter erzeugen

Ja - Berechtigungen für Mitarbeiterdaten werden auch für ausgeschiedene, inaktive Mitarbeiter erzeugt bzw. aktualisiert.
Nein - Berechtigungen für Mitarbeiterdaten werden nur für aktive Mitarbeiter erzeugt bzw. aktualisiert.

Hinweis

Diese Eigenschaft wirkt sich auf das Erstellen neuer Berechtigungen bzw. auf das Aktualisieren bestehender Berechtigungen für inaktive Mitarbeiter aus. Bereits bestehende Berechtigungen für inaktive Mitarbeiter werden nicht gelöscht, wenn die Berechtigungen mit der Einstellung "Nein" neu generiert werden. Damit wird sichergestellt, dass inaktive Mitarbeiter nicht ihren bisherigen Schutz verlieren und für alle Benutzer sichtbar werden.

Makro

Bestehen komplexere Anforderungen, die über die vorhandenen Einstellungsmöglichkeiten nicht abgedeckt werden, können Berechtigungen für Mitarbeiterdaten über Makro abgebildet werden. Das Makro wird immer ausgeführt, wenn die Berechtigungen neu aus dem Mitarbeiterstamm ermittelt werden - egal ob manuell in den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten oder durch den Parameter "Automatisches Update". Beim Erstellen des Makros ist der BMD Support gerne behilflich.

Welche Schritte von der Funktion ausgeführt werden, hängt vom Feld "Erstellungsart" ab:

Erstellungsart "Alle Berechtigungen löschen und neu erzeugen"

Erstellungsart "Nur für Mitarbeiter ohne Berechtigung erzeugen"

Es werden alle bestehenden Berechtigungen für Mitarbeiterdaten, die für diese Funktion aus dem Mitarbeiterstamm erzeugt worden sind, gelöscht. Manuell erstellte Berechtigungen für Mitarbeiterdaten bleiben unverändert erhalten. Ausschlaggebend dafür ist das Feld "Aus MA-Stamm". Berechtigungen für inaktive Mitarbeiter werden nur dann gelöscht, wenn das Feld "Auch für inaktive Mitarbeiter erzeugen" angehakt ist.
Es werden alle automatisch erzeugten Datenbesitzergruppen für die selektierte Funktion gelöscht, sofern diese nicht manuell bearbeitet worden sind.
Es werden ALLE Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für die selektierte Funktion entsprechend den Einstellungen im Fenster neu erzeugt. Datenbesitzergruppen werden automatisch angelegt und den entsprechenden Benutzern zugeordnet.

Bestehende Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für die selektierte Funktion bleiben erhalten.
Es werden ALLE FEHLENDEN Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für die selektierte Funktion entsprechend den Einstellungen im Fenster neu erzeugt. Datenbesitzergruppen werden automatisch angelegt und den entsprechenden Benutzern zugeordnet.

Tipp: Sie können eine Vorlage erfassen, damit dieses Fenster immer gleich mit den richtigen Einstellungen gestartet wird. Öffnen Sie dazu Funktionen → Vorlage speichern.

Hinweis

Automatisch erstellte Datenbesitzergruppen werden unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzergruppen unter einem eigenen Combobox-Eintrag geführt.

Diese Berechtigungsgruppen sollten manuell nicht bearbeitet werden. Sie können ansonsten unter Umständen nicht mehr automatisch gelöscht werden, wenn sich Berechtigungen für Mitarbeiterdaten ändern. Wird eine Datenbesitzergruppe in diesem Zusammenhang automatisiert gelöscht, erfolgt ein Eintrag im CRMBERECHT-LOG. (TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien). Bei manuellen Änderungen an den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten erfolgt KEIN Eintrag. In diesem Fall finden Sie Hinweise im Datensatzprotokoll.

Hinweis

Nur Mitarbeiter, die über einen NTCS Benutzer verfügen, können mit der Funktion "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" einen entsprechenden Zugriff erhalten.

Sofern Sie für die jeweilige Funktion eine Vorlage gespeichert haben, können Sie das Generieren der Berechtigungen auch über einen Stapel ausführen.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.

Automatisches Update der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten bei Neuanlage oder Bearbeitung von Mitarbeiter-Stammdaten

Über folgenden Parameter können Sie einstellen, ob Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisch aktualisiert werden sollen, wenn sich Stammdaten ändern:

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Automatisches Update

Einstellung, ob Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisch angelegt/aktualisiert werden sollen, wenn Mitarbeiter neu angelegt werden oder sich berechtigungsrelevante Felder am Mitarbeiterstamm (z. B. Geschäftsführer, Abteilungsleiter ...) ändern.

0 - Nein: Es erfolgt kein Update.

1 - Ja: Es erfolgt ein Update.

Damit durch das automatische Update auch für neu angelegte Mitarbeiter Berechtigungen für Mitarbeiterdaten erzeugt werden können, muss für die entsprechende Funktion eine Vorlage gespeichert sein. Bereits bestehende Berechtigungen für Mitarbeiterdaten werden bei Änderung von berechtigungsrelevanten Feldern auch ohne Vorlage aktualisiert.

Hinweis: Werden nur Änderungen an der Vorlage vorgenommen, wird dadurch für bestehende Berechtigungen kein Update ausgelöst. Ausschlaggebend ist das Bearbeiten berechtigungsrelevanter Felder am Mitarbeiterstamm.

Ist das automatische Update aktiv, wird es auch angewendet, wenn sich im Zuge von Personen importieren Mitarbeiter-Stammdaten ändern.

Ausnahme: Beim Import wird der Stapelparameter UPD = 0 mitgegeben.

Hinweis

Beim Öffnen des Fensters "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" wird geprüft, ob der Parameter für das automatische Update der Berechtigungen bei Änderungen von Mitarbeiterstammdaten aktiviert ist. Ist das automatische Update deaktiviert, obwohl in den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten eine Vorlage vorhanden ist, erhalten Sie einen Hinweis. Dieser enthält die Information, dass die Aktivierung dieser Einstellung empfohlen ist, weil es dann nicht mehr nötig ist, die Berechtigungen manuell anzupassen, wenn Änderungen relevanter Felder im Mitarbeiterstamm durchgeführt worden sind.

Informationen zu den auswählbaren Funktionen

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung über die verfügbaren Funktionen und eine Funktionsbeschreibung.

Funktion

Beschreibung

Abgabendetails - Rechnung drucken

Diese Berechtigung bezieht sich auf den WWS Auswertungsdesigner. Im WWS Auswertungsdesigner werden aktuell technische Umstellungen vorgenommen, weshalb diese Berechtigung nicht vollständig implementiert ist.

Leistungen ansehen

Steuert, welcher Benutzer die Arbeitsberichte (Leistungen der NTCS LEA) von welchen Mitarbeitern ansehen darf. Diese Berechtigung für Mitarbeiterdaten wirkt sich auf alle Ansichten der Leistungen in der Leistungserfassung aus und umfasst somit alle Leistungserfassungs- und Tagesabschlussfenster (z. B. Tageserfassung, Tagesabschluss Mitarbeiter).

Hinweis

Damit die hiermit berechtigten Benutzer auf die Leistungen anderer Mitarbeiter Zugriff haben, muss zusätzlich die Funktionsberechtigung "Mitarbeiter wechseln" freigegeben sein.
Um Arbeitsberichte von "geschützten Mitarbeitern" auch in Auswertungen zu verbergen, muss das Feld "Berechtigung für Mitarbeiterdaten prüfen" im Auswertungsdesigner aktiviert werden. Somit werden keine Auswertungsergebnisse geliefert, wenn ein nicht berechtigter Anwender versucht, für einen Mitarbeiter auszuwerten, auf dessen Leistungen er laut Berechtigungen für Mitarbeiterdaten keinen Zugriff hat.

Nähere Details dazu finden Sie in der Dokumentation zum Thema Spezielle Datenbesitzerkonzepte in der LEA.

Leistungen bearbeiten

Steuert, welcher Benutzer die Arbeitsberichte (Leistungen der NTCS LEA) von welchen Mitarbeitern bearbeiten darf.

Hinweis

Damit die hiermit berechtigten Benutzer auf die Leistungen anderer Mitarbeiter Zugriff haben, muss zusätzlich die Funktionsberechtigung "Mitarbeiter wechseln" freigegeben sein.

Aufgaben ansehen

Stellen Sie ein, welche Benutzer von welchen Mitarbeitern im Paket CRM die Aufgaben ansehen dürfen.

Aufträge

Steuert, welche Benutzer die Aufträge von welchen Mitarbeitern im Paket WWS ansehen dürfen.

Hinweis

Hat der aktuelle Benutzer für mindestens einen der Mitarbeiter am Auftrag (Vertreter 1-4 oder Bearbeiter) eine lt. Datenbesitzergruppenzuordnung gültige Berechtigung für Mitarbeiterdaten, so ist der Auftrag sichtbar. Ist am Auftrag (Vertreter 1-4 oder Bearbeiter) mindestens ein Mitarbeiter hinterlegt, für den es keine Zuordnung in den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gibt, so ist der Auftrag ebenfalls sichtbar.

Auftragsauswertung

Ausbildungen

Stellen Sie ein, für welche Mitarbeiter ein Benutzer die Funktionen des Ausbildungsmanagements aufrufen kann. Das beinhaltet:

Ausbildungsanmeldung
Ausbildungsbedarf
Teilnahmeliste
Mitarbeiter-Navigator (Nur Punkt "Ausbildungen")
Anwesenheitsliste von Ausbildungen
An-/Abwesenheitszeiten der Teilnahme
Ausbildungskontingents-Auswertung
Rückzahlungen
Auswertungsdesigner beim Auswertungstyp "Ausbildungen"

Dienstreisen erfassen

Bezieht sich auf das Fenster Dienstreise erfassen im Paket LOHN und steuert, welche Benutzer für welche Mitarbeiter Reisen erfassen/bearbeiten/ansehen dürfen.

Klientenmonitoring/WP Cockpit ansehen (Zuständig)

Steuert, welche Benutzer die Planungsobjekte im Klientenmonitoring/WP-Cockpit von welchen Zuständigen sehen dürfen.

Kundenkartei drucken

Lieferscheinpositionen drucken

Lohnverrechnung

Stellen Sie ein, für welche Mitarbeiter ein Benutzer die 5.5 LV-Daten sehen darf.

Vorgefertigte Tabellen mit Lohndaten (5.5) im Bericht und Standardbrief
Schatten-LV-Daten im Auswertungsdesigner
5.5 Lohn Tab-Reiter (Angehörige / Abrechnung / Nichtleistungszeiten / Historie)

Mitarbeitergespräch

Stellen Sie ein, welche Benutzer im Paket PI (Personalinformationssystem) auf welche Besprechungsprotokolle von Mitarbeitergesprächen Zugriff haben.

Um diese Berechtigung für Mitarbeiterdaten zu verwenden, muss folgender Parameter eingestellt werden:
Paket PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Einstellungen für Personalinformationssystem → Mitarbeitergespräch → Verschlüsselung MA Gespräch.

Verschlüsselung MA Gespräch

Legt die Art der Verschlüsselung des Besprechungsprotokolls am Mitarbeitergespräch fest.

0 - mit Passwort-Abfrage: Beim Erstellen des Besprechungsprotokolls wird ein Passwort abgefragt. Dieses Passwort wird in weiterer Folge benötigt, um das Protokoll zu öffnen und den Inhalt zu sehen.

Achtung: Wird dieses Passwort verloren oder vergessen, gibt es keine Möglichkeit, das Dokument wiederherzustellen.

1 - Über Berechtigungen für Mitarbeiterdaten: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten kann im Typ "Mitarbeitergespräch" der Zugriff auf die Gesprächsprotokolle hinterlegt werden.

PEP: Berichte, Ausdrucke - Mitarbeiter ansehen

Steuert, welche Benutzer bei Berichten und Ausdrucken von Einsätzen, Vorgängen und Planungsobjekten welche Mitarbeiter auswerten dürfen.

PEP: Mitarbeiter zuordnen & Zuordnungen bearbeiten

Steuert, welche Benutzer berechtigt sind, Mitarbeiter zu Einsätzen, Vorgängen und Planungsobjekten zuzuordnen und diese Zuordnungen zu bearbeiten.

PEP: Planungsobjekt bearbeiten (Mitarbeiter)

Für die Kanzleiplanung kann gesteuert werden, welche Benutzer Planungsobjekte bearbeiten dürfen. Wenn ein Benutzer aufgrund eines zugeordneten Mitarbeiters berechtigt ist, dessen Mitarbeiterzuordnung zu bearbeiten, darf er auch das gesamte Planungsobjekt sowie alle weiteren Mitarbeiterzuordnungen bearbeiten.

Planungsobjekte, wo noch kein Mitarbeiter zugeordnet ist bzw. nur eine leere Mitarbeiterzuordnung vorhanden ist, dürfen auch bearbeitet werden.

Hinweis: Damit Zuordnungen von Mitarbeitern, für die aufgrund der Vorlage aus den Mitarbeiterstammdaten keine eigenen Berechtigungen erzeugt werden, nicht automatisch von allen Benutzern bearbeitet werden können, muss ein manueller Eintrag angelegt werden:

Im Feld "Mitarbeitername"“ ist der Eintrag "Alle Mitarbeiter" zu hinterlegen
Im Feld "Datenbesitzergruppe" kann jede Datenbesitzergruppe verwendet werden.

Die Berechtigungen wirken in den Fenstern "Planungsobjekte", "Planungsobjekte pro Mitarbeiter" sowie im "Klientenmonitoring".

PEP: Planungsobjekt bearbeiten (Verantwortlicher)

Für die Kanzleiplanung kann gesteuert werden, welche Benutzer Planungsobjekte bearbeiten dürfen. Die Prüfung der Berechtigung erfolgt über den Verantwortlichen, der am jeweiligen Planungsobjekt hinterlegt ist.

Die Berechtigungen wirken in den Fenstern "Planungsobjekte", "Planungsobjekte pro Mitarbeiter" sowie im "Klientenmonitoring".

PEP: Verfügbare Mitarbeiterkapazitäten ansehen

Steuert, welche Benutzer die verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten welcher Mitarbeiter sehen dürfen.

Dies wird in folgenden Fenstern berücksichtigt:

Im Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen für die Auswahl im Einstiegsfeld "Mitarbeiter"
Im Fenster Übersicht Mitarbeiterkapazitäten, ob der Wert der Spalte "Verf" ausgewertet wird.
Im Fenster Kapazitätsmonitoring, ob der Wert der Spalte "P.Verf" ausgewertet wird.

Wenn die Berechtigung auch auf Auswertungen in der PEP mit dem Typ "MA-Kapazitäten" greifen soll, kann im Auswertungsdesigner das Feld Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen aktiviert werden.

PEP: Vorgang ansehen (Mitarbeiter)

Steuert, welche Benutzer die Einsätze, Vorgänge und Planungsobjekte von welchen Mitarbeitern (Zuständigen) ansehen dürfen.

Wenn die Berechtigung auch auf Auswertungen in der PEP mit dem Typ "Einsätze" greifen soll, kann im Auswertungsdesigner das Feld Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen aktiviert werden. Diese Berechtigung wird für die Eingabe im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" geprüft.

PEP: Vorgang ansehen (Verantwortlicher)

Steuert, welche Benutzer die Einsätze, Vorgänge und Planungsobjekte von welchen Verantwortlichen ansehen dürfen.

Personalinformationssystem

Stellen Sie ein, auf welche Mitarbeiter ein Benutzer im Paket Personalinformationssystem zugreifen kann. Diese Berechtigung für Mitarbeiterdaten wirkt sich aus auf:

Ausbildungsanmeldung
Auswertung der Mitarbeiterfähigkeiten
Auswertung der Mindestanforderungen
Betriebsmittel
Bewerberstamm
Job - Bewerbungen
Mitarbeitergespräch
Zuordnung Mitarbeiter zur Stelle
Mitarbeiter
Mitarbeiternavigator
Teilnahmeliste
Ausbildungsbedarf (auch Zuordnung)
Anwesenheitsliste von Ausbildungen
Teilnehmerzuordnung bei Ausbildungen
Bearbeitung der Teilnahme
An-/Abwesenheitszeiten der Teilnahme
Kontingentserfassung
Kontingentsauswertung
Rückzahlungen
Auswertungsdesigner
Skillfinder

Rechnungspositionen drucken

Rechnungspositionen + ext. Kundenkartei drucken

Telefonprotokoll ansehen

Diese Berechtigung bezieht sich auf das Fenster "Mitarbeitertelefonate" sowie "Entgangene Telefonate" und steuert, welche Benutzer für welche Mitarbeiter die Telefonprotokolle ansehen dürfen.

Vertreterabrechnung bearbeiten

Steuert, welche Benutzer für welche Mitarbeiter die Funktion Vertreterabrechnung bearbeiten in der WWS ausführen dürfen.

Vertreterabrechnung ansehen

Steuert, welche Benutzer für welche Mitarbeiter die Funktion Vertreterabrechnung ansehen in der WWS ausführen dürfen.

Vertreterstatistik

Steuert, welche Benutzer für welche Mitarbeiter die Funktion Vertreterstatistik in der WWS ausführen dürfen.

Zeitbuchungen auswerten

Diese Einstellung der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten wirkt sich auf sämtliche Auswertungen der Zeiterfassung aus (wie z. B. Resturlaubsübersicht, Fehlerprotokoll, Monatsjournal, Auswertungsdesigner usw.)

Hinweis

Die An-/Abwesenheitsliste ist im Standard von dieser Berechtigung ausgenommen. Sie können die Prüfung an dieser Stelle über folgende Parameter aktivieren:
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zeiterfassung → Einstellungen für Bildschirmauswertungen.

Datenbesitzergruppen prüfen (An-/Abwesenheitsliste)

Mit diesem Parameter kann die Datenbesitzergruppen-Prüfung in der An-/Abwesenheitsliste ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Dies betrifft nur manuell erstellte Datenbesitzergruppen, die am Mitarbeiterstamm unter "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegt sind. Jedoch nicht die automatisch erstellten Datenbesitzergruppen aus den "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" – für diese gibt es einen eigenen Parameter.

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen (An-/Abwesenheitsliste)

Ist diese Einstellung aktiv, dann werden nur jene Mitarbeiter angezeigt, für die der Benutzer die Berechtigung "Zeitbuchungen auswerten" (unter "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten") hat.

Diese Einstellung prüft nicht manuell erstellte Datenbesitzergruppen, die am Mitarbeiterstamm hinterlegt worden sind – für diese gibt es einen eigenen Parameter.

Ist ein Benutzer laut der Funktion "Zeitbuchungen bearbeiten" in den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten berechtigt, einen Mitarbeiter aufzurufen, so wirkt sich das auch auf die Auswertungen aus!

Zeitbuchungen bearbeiten

Diese Einstellung der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten wirkt sich auf sämtliche Programme der Zeiterfassung aus, wo Zeitbuchungen bearbeitet werden (wie z. B. Zeitbuchungen bearbeiten, Zeitbuchungen Schnellerfassung usw.).

Hinweis

Diese Einstellung betrifft auch das Programm "Tagesabschluss". Führt ein User die Funktion Zeit-Tagesabschluss für die Auswahl "ALLE" Mitarbeiter aus, werden im Hintergrund die hier zugeordneten Mitarbeiter aufgebucht. Wirklich ALLE Mitarbeiter werden vom Programm Tagesabschluss nur dann aufgebucht, wenn der User Vollzugriff hat oder hier keine Berechtigungen definiert worden sind. Die eingestellte Berechtigung für Mitarbeiterdaten funktioniert nur dann, wenn der Tagesabschluss vom Menü aus gestartet wird. Wird er automatisch im Hintergrund ausgeführt, erfolgt keine Berechtigungsprüfung (z. B. Stapel).

Darf ein Benutzer laut den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für die Funktion "Zeitplanungen bearbeiten" ausgewählte Mitarbeiter aufrufen, so sieht er die Planungsdaten, auch wenn er bei der Funktion "Zeitplanung ansehen" nicht zusätzlich/speziell dazu berechtigt ist.

Zeitbuchungsarten sperren

Über diese Funktion können bestimmte Buchungsarten (wie z. B. Krank etc.) bei bestimmten Mitarbeitern für die Bearbeitung gesperrt werden. Entsprechend muss beim Erstellen die gewünschte Buchungsart im gleichnamigen Feld angegeben werden.

Beispiel

Ein Benutzer ist bei bestimmten Mitarbeitern dazu berechtigt, Zeitbuchungen zu bearbeiten, soll aber nicht alle Buchungsarten zur Verfügung haben.

Hinweis

Über diese Berechtigung für Mitarbeiterdaten muss für jede Buchungsart eine eigene Berechtigung angelegt werden. Wenn Sie eine Mehrfach-Zuordnung machen möchten, empfehlen wir die Verwendung des Programms "Buchungsartenberechtigung". Sie können es im Paket ZEIT unter Stammdaten → Einstellungen → Buchungsartenberechtigung aufrufen.

Zeitplanung ansehen

Steuert, welche Benutzer die Planungsdaten (Buchungsarten, Tagesmodelle, Dienste usw.) von welchen Mitarbeitern ansehen dürfen. Das betrifft z. B. das Starten von Planungsausdrucken, den Dienstplan, die Planungsübersicht etc.

Achtung!

Darf ein Mitarbeiter lt. den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für die Funktion "Zeitplanungen bearbeiten" ausgewählte Mitarbeiter aufrufen, so sieht er die Planungsdaten, auch wenn bei der Funktion "Zeitplanung ansehen" nichts eingestellt ist.

Zeitplanung bearbeiten

Steuert, welche Benutzer die Planungsdaten (Buchungsarten, Tagesmodelle, Dienste usw.) von welchen Mitarbeitern bearbeiten dürfen. Das betrifft z. B. den Dienstplan, die Planungsübersicht etc.

Diese Einstellung wirkt sich auch auf den "Antrag auf Abwesenheit" aus.

Achtung!

Zusatzinformationen

Personalinformationssystem

Auf der Dokumentenkategorie gibt es das Feld Berechtigung für Mitarbeiterdaten PI, mit dem geprüft wird, welche Dokumente eines Mitarbeiters von wem angesehen werden dürfen.

Berechtigung für Mitarbeiterdaten

In dieser Combobox können Sie die Berechtigung für Mitarbeiterdaten auswählen, mit der geprüft wird, von WEM die Dokumente eines Mitarbeiters, die auf diese Dokumentenkategorie archiviert sind, gesehen werden dürfen. Damit kann erzielt werden, dass nur mehr der Vorgesetzte die Dokumente eines Mitarbeiters einer bestimmten Kategorie sehen darf.

Über folgenden Parameter wird gesteuert, ob die Prüfung auf diese Berechtigung erst bei der Funktion "Dokument ansehen" erfolgt oder ob der Datensatz ausgeblendet wird.

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen

Über diesen Parameter wird gesteuert, ob die Prüfung auf Berechtigungen für Mitarbeiterdaten, die auf der Dokumentenkategorie hinterlegt ist, erst bei der Funktion "Dokument ansehen" erfolgt oder ob die Dokumente in allen Dokumentenlisten gleich ausgeblendet werden.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

0 - Dokumente immer anzeigen
Die Dokumente werden in den Dokumentenlisten immer angezeigt und beim Klick auf "Dokument ansehen" wird geprüft, ob der aktuelle Benutzer das Recht hat, das Dokument zu öffnen. Fehlt das Recht, erscheint folgender Hinweis: "Sie besitzen aufgrund der Einstellung Berechtigungen für Mitarbeiterdaten in der Dokumentenkategorie keine ausreichenden Rechte, dieses Dokument zu öffnen oder zu bearbeiten!"
1 - Nur berechtigte Dokumente anzeigen
Dokumente, für die der Benutzer nicht die nötige Berechtigung besitzt, werden bereits in den Listen der Dokumente ausgeblendet - somit sind auch die Metadaten der Dokumente bereits geschützt und nicht nur der Inhalt des Dokuments.

Wichtige Hinweise:

Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten müssen erzeugt werden und den entsprechenden Dokumentenkategorien zugeordnet sein.
Die Prüfung greift nur, wenn das Dokument einem Mitarbeiter zugeordnet ist.
Ist das Dokument einer anderen Person (z. B. Kunden, Diverse Person, Kontaktperson) zugeordnet, wird es trotz dieser Einstellung sichtbar.
Dokumente, bei denen der betroffene Mitarbeiter als Sachbearbeiter eingetragen ist, werden nicht geschützt.

Sollten Sie ein Dokument ansehen, für das Sie aufgrund von Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt sind, erscheint die Hinweismeldung, dass aufgrund der Einstellung "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" in der Dokumentenkategorie keine ausreichenden Rechte für das Öffnen oder Bearbeiten des ausgewählten Dokumentes vorhanden sind:

Hinweis

Die Prüfung gilt nur dann, wenn Sie ein Dokument auswählen, das zu einem Mitarbeiter archiviert worden ist. Wird ein Dokument auf eine Person ungleich dem Mitarbeiter archiviert, ist das Dokument sichtbar und bleibt auch sichtbar, auch wenn die betroffene Kategorie verwendet wird. Dokumente, bei denen der betroffene Mitarbeiter als Sachbearbeiter eingetragen ist, werden nicht geschützt!

Beispiel

Wird ein Dokument auf einen Mitarbeiter archiviert, für dessen Dokumente man aufgrund der Einstellung auf der Dokumentenkategorie im Feld "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" nicht zum Ansehen bzw. Bearbeiten berechtigt ist, aber das Dokument beispielsweise zu einem Kunden verteilt wird, für den man berechtigt ist, kann das Dokument zum Ansehen geöffnet werden.

Weitere Informationen zu den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.

Ausnahmen bei der Berechtigungsprüfung

Wie bei allen anderen Datenbesitzergruppen gilt auch für Berechtigungen für Mitarbeiterdaten die Ausnahme, dass Benutzer, welche den Berechtigungsgruppen "BMD (BMD Gruppe mit Vollzugriff)" oder "ADMIN (Administratoren)" zugeordnet sind, von den Berechtigungseinschränkungen ausgenommen sind.

Zusätzlich gelten Berechtigungen für Mitarbeiterdaten jeweils nicht für denjenigen Benutzer, der selbst der betroffene Mitarbeiter ist. Das heißt, ein Mitarbeiter kann seine eigenen Daten immer ansehen/bearbeiten, auch wenn er nicht Mitglied der Datenbesitzergruppe ist.

Daten von Mitarbeitern, für die keine Berechtigungen für Mitarbeiterdaten existieren, können von allen Benutzern angesehen/bearbeitet werden, sofern diese Benutzer die entsprechenden Funktionsberechtigungen dazu haben.

Siehe auch:

Datenbesitzergruppen

Mitarbeiter

Lernvideo: Was sind "Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten" und wie erstelle ich diese?

Lernvideo: Warum finde ich einen Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter nicht?