Mitarbeiter
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → MitarbeiterHier erhalten Sie einen Überblick über die Stammdatenverwaltung der Mitarbeiter.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Mitarbeiter
In diesem Bereich werden die Mitarbeiter angelegt oder bearbeitet bzw. über die Filterleiste gesucht. In der Combobox rechts oben können Sie zwischen Mitarbeitern/Bewerbern/Vertretern wechseln.
In diesem Fenster (Aufruf über das Paket CRM) werden vor allem die Mitarbeiter der eigenen Firmen gewartet, wenn diese für CRM Zwecke (Termine, Aufgaben, Leistungserfassung, Zeiterfassung usw.) benötigt werden. Sollte mit dem Personalinformationssystem (PI) oder der NTCS Lohnverrechnung gearbeitet werden, werden die Mitarbeiter auch spezifisch in diesen Paketen gewartet. Sichtbar ist die Liste der Mitarbeiter aus diesen Paketen jedoch auch hier.
Damit die Mitarbeiter die Funktionen des CRM und DMS nutzen können, muss für Sie auch ein NTCS Benutzer erstellt und mit dem Mitarbeiter verknüpft werden. Näheres lesen Sie in der Dokumentation Anlage und Einstellungen bei neuen Mitarbeitern.
 Wechsel Organisationseinheit | Programm zur Massenumstellung diverser Mitarbeiterzuordnungen (z. B. Abteilungsleiter, Geschäftsführer, Kostentypen ...) |
 Mitarbeiterdaten zum Stichtag | Welche Mitarbeiter-Daten (z. B. Kostenstelle, Wochenmodell ...) haben zu einem bestimmten Stichtag gegolten (Nur möglich, wenn die Mitarbeiterstammdaten historisch geführt werden.) |
 Workflow | Wenn Sie in den CRM Parametern einen Workflow für den Mitarbeiteraustritt hinterlegt haben, kann mit dieser Funktion die Workflowzuordnung aufgerufen werden, nachdem der Workflow gestartet wurde. Sie sehen dadurch, welcher Workflow dem austretenden Mitarbeiter zugeordnet ist. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Maßnahmen Mitarbeiteraustritt. |
 An WIADOK übertragen |  Mit dieser Funktion können Sie Personenstammdaten an den WIADOK-Publisher übertragen. Details und Voraussetzungen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation zu WIADOK.Diese Funktion ist auschließlich für das Kanzleimanagement in Deutschland vorgesehen. |
Zeigt Ihnen, welche Daten vor einem Austritt eines Mitarbeiters noch überprüft werden sollten. Weitere Informationen finden Sie unter Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter. | |
 Checklisten |
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Checklistenfortschritt: Zeigt den Forschritt (Anteil der erledigten Tätigkeiten) der zugeordneten Checkliste. Sind der Person mehrere Checklisten zugeordnet, öffnet sich die Übersicht, in der der Fortschritt sichtbar ist.
Checkliste entfernen: Löscht sämtliche der Person zugeordneten Checklisten. Sollten Sie nur einzelne entfernen wollen, machen Sie das über den Punkt "Checkliste Übersicht".
| Aktive anzeigen | Wechseln Sie auf die aktiven Mitarbeiter. |
| Inaktive anzeigen | Wechseln Sie auf die ausgeschiedenen Mitarbeiter. Details zum Ausscheiden von Personen, lesen Sie in der Hilfe zum Feld |
| Alle anzeigen | Wechseln Sie in die Liste der aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeiter. Details zum Ausscheiden von Personen, lesen Sie in der Hilfe zum Feld Austrittsdatum. |
 Liste nach offenen Checklisten filtern | Filtern Sie die Mitarbeiterliste nach Mitarbeiter, auf denen eine offene Checkliste hinterlegt ist. |
| Liste nach fertigen Checklisten filtern | Filtern Sie die Mitarbeiterliste nach Mitarbeiter, auf denen eine geschlossene Checkliste hinterlegt ist. |
 Checklisten-Filter zurücksetzen | Setzen Sie den Checklistenfilter zurück. |
 Ausdruck Mitarbeiterstammblatt | Drucken Sie die Stammdaten des Mitarbeiters in übersichtlicher Form aus. |
 Ausdruck Dienstausweis | Drucken Sie für Ihre Mitarbeiter Dienstausweise aus. |
 Ausdruck Etiketten | Drucken Sie Etiketten. Es steht eine kleine Auswahl der wichtigsten Stammdatenfelder zur Verfügung. |
 Adresslisten Standardbrief | Fügen Sie den selektierten Mitarbeiter zu einer Adressliste für den Standardbrief hinzu. | ||
 VCard erstellen/mailen | Erstellt aus den Daten des markierten Kunden eine VCard (vcf-Datei) und bringt einen Dialog mit der Möglichkeit, diese VCard sofort per Mail an jemanden zu senden, an einem beliebigen Ort zu speichern oder mittels QR-Code an Ihr Smart-Phone zu übergeben. | ||
 Routenplaner | Öffnet den Routenplaner. Als Ausgangsposition (Startadresse) wird die Adresse der Firma verwendet, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist. Es wird jeweils jener Mitarbeiter herangezogen, der mit dem verwendeten Benutzer verknüpft ist. Als Ankunftsort (Zieladresse) wählen Sie zwischen der Hauptadresse und allen weiteren Adressen der betreffenden Person. | ||
 Anonymisieren | Mit dieser Funktion starten Sie die Anonymisierung/Löschung der markierten Person entsprechend den Einstellungen in den Personalien DSGVO. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. | ||
 Durchwahlen Callcenter | Schreibt die in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Durchwahlen in die BMD.ini. Das BMD Callcenter erkennt so interne Anrufe. So kann eingestellt werden, dass sich das Telefonprotokoll bei internen Anrufen nicht öffnet. | ||
 Mitarbeitergruppen | Hier sehen Sie, welche Mitarbeiter welchen Mitarbeitergruppen zugeordnet sind. Auch eine Zuordnung ist hier möglich. Nähere Informationen siehe Verwaltung Gruppenordner. | ||
| Übersicht Mitarbeitergruppen | Eine weitere Variante, um ausgehend vom Mitarbeiter verschiedene Mitarbeitergruppen zuzuordnen, indem im Baum links die gewünschten Gruppen aktiviert werden. Siehe auch die Funktion Verwaltung Gruppenordner. | ||
| Mitarbeiterorganigramm | Grafische Darstellung der Abteilungsleiter-, Geschäftsführer- und Stellvertreterzuordnungen eines Mitarbeiters. | ||
 Update mit historischen Daten | Sollten bereits zukünftige Daten (z. B. Wechsel des Wochenmodells ab einem bestimmten Datum in der Zukunft) in den historischen Mitarbeiterdaten hinterlegt sein, so werden diese mithilfe dieser Funktion in die Mitarbeiterstammdaten übertragen, sofern das hinterlegte "Gültig ab"-Datum dem Tag der Ausführung der Funktion entspricht. Es wird empfohlen, diese Funktion über einen automatisierten NTCS Stapel durchzuführen. Der Stapel sollte täglich laufen! Über den Stapel können zusätzlich die Dienstverhältnisse aktualisiert werden.
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 Zusätzliche User-IDs je Mitarbeiter | Hier können Sie für einen Mitarbeiter weitere NTCS User-IDs hinterlegen. Das Programm erkennt so, trotz mehrerer User-IDs, welcher Mitarbeiter gerade im Programm arbeitet. Der Menüpunkt wird nur sichtbar, wenn folgender Parameter aktiviert wird: Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Mehrere User-IDs je Mitarbeiter
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 Geburtstagsliste | Starten Sie hier die Geburtstagsliste für die Mitarbeiter. | ||
 BMD Com-User erstellen | Wenn Sie BMD Com verwenden, können Sie über diese Funktion automatisch einen BMD Com-Benutzer für alle Mitarbeiter einer Mandantenfirma erstellen, sofern diese bisher über noch keinen entsprechenden Benutzer verfügen. Bitte beachten Sie, dass dazu am Stamm der Mandantenfirma das Feld "BMD Com-User anlegen" auf "Ja" gestellt sein muss.
Weitere Informationen zu BMD Com finden Sie unter BMD Com im Bereich BMD Com LOHN Funktionen. | ||
 Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung | Mit dieser Funktion werden alle historischen Daten von Mitarbeitern über alle Dienstverhältnisse hinweg in einer Liste angezeigt. Die historischen Daten können darin übersichtlich aufgelistet, aber auch schnell und komfortabel bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung. | ||
 Erweiterte Suche | Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Mitarbeiter aller Firmen geladen werden. Somit ist eine Mitarbeitersuche und Filterung über alle Firmen hinweg möglich. Nach Auswahl eines Mitarbeiters öffnet sich die Mitarbeiterliste und wird mit dem ausgewählten Mitarbeiter vorgefiltert, wodurch eine unmittelbare Bearbeitung ermöglicht wird. Direkt im Suchfenster ist keine Bearbeitung bzw. Neuanlage möglich. Hinweis
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 Absenderadresse aktualisieren | Mit dieser Funktion können Sie die E-Mail-Adresse aller angezeigten Mitarbeiter benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben. Die Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn der folgende Parameter auf JA gestellt ist: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren:
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 Textdatei exportieren - Mitarbeiter | Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Mitarbeiterdaten in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei. Ob diese Funktion sichtbar ist, wird über einen Parameter gesteuert: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Export/Replikation Stammdaten:
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Hintergrundinformationen
Mitarbeiternummer
Eine Mitarbeiternummer wird innerhalb des angelegten Nummernkreises vergeben. Mitarbeiternummern sind numerisch und maximal 10-stellig. Es ist nicht möglich, alphanumerische Mitarbeiternummern zu verwenden. Dies gilt für alle Personenarten gleichermaßen.
Prüfung der User-ID bei Neuanlage
Bei der Neuanlage von Mitarbeitern bzw. bei der Umstellung von Bewerber auf Mitarbeiter erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis, wenn am Mitarbeiter keine User-ID hinterlegt ist.
Die Prüfung kann gegebenenfalls über folgenden Parameter deaktiviert werden: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Eingabe User-ID prüfen:
Bei der Neuanlage von Mitarbeitern bzw. bei der Umstellung von Bewerber auf Mitarbeiter erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis, wenn am Mitarbeiter keine User-ID hinterlegt ist. 0 - Nein 1 - Ja Dieser Hinweis soll sicherstellen, dass bei allen Mitarbeitern, die operativ in NTCS arbeiten, der entsprechende Benutzer am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist. Diese Hinterlegung wird für zahlreiche Programmfunktionen benötigt. Eine Prüfung erfolgt nur bei eigenen Firmen (Kennzeichen "Ist eigene Firma" am Firmenstamm). Mitarbeiter, auf denen das Feld "Fiktiv" aktiviert ist, sind ebenfalls ausgenommen. |
Zum Mitarbeitereintritt empfehlen wir auch das Lernvideo 
Ein neuer Mitarbeiter tritt ein - Was ist zu tun?
Ein neuer Mitarbeiter tritt ein - Was ist zu tun?Mitabeiter bei Austritt deaktivieren
Wenn Sie am Mitarbeiter im Feld "Austrittsdatum" ein zukünftiges Datum eingeben, bleibt der Mitarbeiter aktiv. Um den Mitarbeiter bei Erreichen des eingegebenen Austrittsdatums automatisch zu deaktivieren, kann ein Stapel verwendet werden:
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren". |
Besonderheiten im Paket FIBU – automatisierte Anlage von Kunden- bzw. Lieferantenkonten
Aus Mitarbeitern können bei deren Neuanlage bei Bedarf automatisiert Kunden bzw. Lieferantenkonten erstellt werden.
Motive:
- Kundenkonto: Ihre eigenen Mitarbeiter kaufen selbst regelmäßig bei Ihnen ein und Sie möchten diese Tatsache in Ihrer Buchhaltung abbilden.
- Lieferantenkonto: Sie möchten Spesen aus dem LOHN in der FIBU verbuchen.
Erforderliche Einstellungen:
- In den Personennummernkreisen muss ein Kunden- bzw. Lieferantennummernkreis mit der Ermittlungsart "Konto für Mitarbeiter" existieren.
- Der CRM Parameter "Update als Kunde in Finanzbuchhaltung" bzw. "Update als Lieferant in Finanzbuchhaltung" (CRM→ Stammdaten → CRM Parameter→ Mitarbeiter→ KORE/FIBU) ist auf "automatische Anlage" oder auf "Abfrage" gestellt.
Die Kontonummer ergibt sich dabei aus dem Startwert des Nummernkreises plus der Mitarbeiternummer. Mitarbeiter und Kunde/Lieferant sind in der Folge nicht miteinander verknüpft. Die Stammdaten müssen also unabhängig voneinander gewartet werden. Die Kontenanlage erfolgt bei jeder Art der Mitarbeitererstellung (z. B. variabler Personenimport, Mitarbeiterimport aus LOHN 5.5, Umstellung eines Bewerbers auf Mitarbeiter).
Gruppen
Erstellen Sie innerhalb dieser Personenart Personengruppen nach beliebigen Kriterien.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Personenzuordnung | Öffnet das Fenster Personengruppenzuordnung, um der Gruppe Personen zuzuordnen. Diese Funktion steht nur bei Bäumen mit dem Baumtyp "Manuelle Personenzuordnung" zur Verfügung. |
| Direkte Gruppenzuordnung | Steuert, ob nur die direkt der Gruppe zugeordneten Personen angezeigt werden sollen oder auch die der darunterliegenden Ordner. |
Weitere Informationen zur Verwendung von Personengruppen finden Sie unter Verwaltung Personengruppen-Bäume, Verwaltung Gruppenordner und Verwendung Personengruppenbaum in Personenfenstern.
Details
Im Bereich "Details" werden bestimmte Daten zur selektierten Person kompakt dargestellt.
Hinweis
 | Ist für einen Benutzer in den Erweiterten Fensterrechten die Feldbeschreibung (Funktionsnummer 29028) für das Fenster "Mitarbeiter" (Feldauswahl-Nr.10004003) gesperrt worden, steht für diesen Benutzer der Bereich "Details" nicht zur Verfügung und kann auch nicht aktiviert werden. Motiv: In diesem Bereich könnte der Benutzer Informationen zu Mitarbeitern einsehen, die er aufgrund der Sperre der Feldbeschreibung nicht sehen sollte. |
Der Bereich "Details" ist sowohl in der Liste als auch in der Bearbeitungsmaske verfügbar. Ein wesentlicher Vorteil dieser Darstellung ist unter anderem die kompakte Übersicht bei weiteren Datenzuordnungen zu einem Feld (z. B. weitere Adressen, weitere Telefonnummern, weitere Bankverbindungen etc.) Die Feldauswahl kann auch im Details-Bereich individuell angepasst werden.
Ein Doppelklick auf einen bestimten Datenbereich (z. B. Telefonnummer) öffnet das betreffende Fenster.
Dienstverhältnisse
Sobald Sie einen Mitarbeiter neu erfassen, wird standardmäßig auch ein Dienstverhältnis mit dem Eintrittsdatum aus den Mitarbeiterstammdaten angelegt. Dieses Dienstverhältnis hat Relevanz für die Module LEA bzw. Lohnverrechnung. Wenn Sie eine Firmengruppe mit Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma verwenden, werden die Mitarbeiter über Dienstverhältnisse zur richtigen Firma zugeordnet.
Hinweis
| Sind für einen Mitarbeiter Daten im Paket LOHN vorhanden, kann ein Dienstverhältnis nur im Paket LOHN geändert werden. Motiv: An der Änderung des Dienstverhältnisses hängen in der Lohnverrechnung eine Reihe von Mechanismen, die sich bei der Abrechung auf Bezüge, Nichtleistungszeiten u. v. m. auswirken. Nur bei einer Änderung im LOHN ist sichergestellt, dass alle Schritte entsprechend den Anforderungen ausgeführt werden. Sind für einen Mitarbeiter keine jährlichen Personalstammdaten vorhanden, kann das Dienstverhältnis auch im Paket CRM oder PI geändert werden. Beachten Sie auch die FAQ Wie wird geprüft, ob es sich um einen Dienstnehmer im Paket LOHN handelt? |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Hauptdienstverhältnis | Definieren Sie das selektierte Dienstverhältnis (DV) als Hauptdienstverhältnis. Sollte nur ein Dienstverhältnis bestehen, ist dies automatisch das Haupt-DV.
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Hintergrundinformationen
Hinweis
| Die für Ihr Unternehmen geeignetste Struktur für die Führung der Mitarbeiterstammdaten sollte gemeinsam mit einem BMD Berater gefunden werden! |
Datenbesitzergruppen
Wenn am Dienstverhältnis im Feld "Datenbesitzer für Bearbeiten" keine Datenbesitzergruppe hinterlegt ist, wird als Rückfallebene die entsprechende Datenbesitzergruppe am Mitarbeiter berücksichtigt. Das heißt, wenn ein Anwender keine Berechtigung für das Bearbeiten des Mitarbeiters hat, darf er auch dessen Dienstverhältnis nicht ändern. Sie haben aber die Möglichkeit eine abweichende Datenbesitzergruppe am Dienstverhältnis zu hinterlegen. Grundlegende Erklärungen lesen Sie unter Datenbesitzergruppen.
Besonderheiten im Paket LEA
Besonderheiten zur "Leistungserfassung und Abrechnung" im Zusammenhang mit Dienstverhältnissen, lesen Sie unter LEA - Organisation Stammdaten.
Besonderheiten im Paket LOHN
Beachten Sie dazu die Hilfe zu den Themen:
Besonderheiten im Paket ZEIT
Der Mitarbeiter benötigt ein aktives Hauptdienstverhältnis, damit Zeiten gebucht/erfasst werden können.
Historische Daten
Bestimmte Felder aus dem Mitarbeiterstamm können in den historischen Daten geführt werden. Dabei werden die sich ändernden Mitarbeitereigenschaften wie Abteilungszugehörigkeit, Geschäftsführerzugehörigkeit, Wochenmodell u. a. m. im Zeitverlauf dargestellt, so dass die NTCS Programme für die Vergangenheit "wissen", welche Daten in welchem Zeitraum gültig waren.
Hintergrundinformationen
Sollte die historische Führung der relevanten Felder aktiviert sein (Standardeinstellung), wird vom Programm bei jeder Änderung eines solchen Feldes ein neuer historischer Datensatz mit einem neuen "Gültig-ab"-Datum erstellt.
Details lesen Sie in der Dokumentation Historische Daten.
 | Siehe auch: |