1. Allgemein

• Was sind wichtige Felder am Mitarbeiterstamm?
• Worauf müssen Sie zusätzlich achten?

• Berechtigungen werden immer auf Benutzer-Ebene (= User-ID) vergeben. Neu erfassten Benutzern ist automatisch die Standardberechtigungsgruppe zugeteilt, die in den TOOLS Parametern eingetragen ist. Paket TOOLS → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gruppen → Allgemeine Einstellungen → Gruppenparameter → Standardgruppe für neuen Benutzer
  
  

  Standardgruppe für neuen Benutzer

  Um neu angelegte Benutzer immer einer bestimmten Gruppe zuordnen zu können, kann hier eine Standardgruppe hinterlegt werden.

  
  
  Weitere Informationen zur Berechtigungsvergabe sind in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen enthalten.
  
  
• Berechtigungsgruppen: Benutzer werden im Paket TOOLS unter Tools → Berechtigungen → Gruppen der/den gewünschten Berechtigungsgruppe(n) zugeordnet. 
  
  
• Datenbesitzergruppen: Ergänzend zu den soeben beschriebenen Funktionsberechtigungen, schränken Datenbesitzergruppen keine Funktionen, sondern Daten innerhalb von Fenstern ein. Ordnen Sie die Benutzer im Paket TOOLS unter Tools → Berechtigungen → Datenbesitzergruppen den zutreffenden Datenbesitzergruppen zu.
  
  

2. Wichtige Felder am Mitarbeiterstamm

User-ID	Benutzer-ID des NTCS Benutzers dieses Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter aktiv im Programm arbeitet, benötigt er eine Benutzer-ID. Nicht wenn er dort nur von anderen Benutzern verwaltet wird. Details zur User-ID lesen Sie unter Benutzer. Mittels - F4 wählen Sie aus der bestehenden Liste der Benutzer aus. Über  - F8 gelangen Sie in die Neuanlagenmaske für einen NTCS Benutzer. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern in der LEA vorgeschlagen wird, aber auch dafür, dass die Leistungen diverser Leistungsimportprogramme dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern CRM vorgeschlagen wird (z. B. in den verschiedenen Ansichten der Termine, Aufgaben, u.v.a.m.). Sobald mit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gearbeitet wird, brauchen Mitarbeiter, deren Daten geschützt werden sollen, ebenfalls eine Benutzer-ID. Hinweis Bei einer Änderung der User-ID am Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM-Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse. Für die anderen Programmpakete hat die Hinterlegung einer User-ID eine ähnliche Bedeutung. Ebenso kann damit in allen Paketen nachvollzogen werden, welcher Benutzer und damit welcher Mitarbeiter Datensätze erstellt und geändert hat.
E-Mail	Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at). Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das  F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen. Besondere Funktionen zu diesem Feld: Domäne automatisch ergänzen  Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol). Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann: Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein. Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein. Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt. Beispiel  Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson.  Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt. Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt. Domänenprüfung Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen: Domäne prüfen Stellen Sie ein, ob bei der Anlage einer E-Mail-Adresse die Domäne geprüft werden soll. 0 - Nein: Es erfolgt keine Prüfung. Das Feld "E-Mail-Adresse" kann auch mit ungültigen Eingaben befüllt werden. 1 - Ja: Bei der Anlage einer E-Mail-Adresse erfolgt im entsprechenden Feld eine Prüfung der Domäne. Weitere Informationen zu E-Mail-Adressen erhalten Sie unter Verwaltung E-Mail-Adressen. Hinweis  Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format: Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:  Eingabe mit Namen:   Robinsonliste  Über das -Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen. Klicklink Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben. Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen. Absender prüfen Aktivieren sie diesen Parameter, wenn Sie prüfen wollen, ob der aktuelle BMD Benutzer die Absenderadresse verwenden darf. Die Absenderadresse muss dann zwingend am Mitarbeiterstamm hinterlegt sein, damit sie verwendet werden kann. Abweichende Eingaben zwischen der E-Mail-Adresse am Mitarbeiterstamm und jener im TOOLS Parameter "Absenderadresse" sind bei eigenen Firmen nicht mehr möglich. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft ist. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.  E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.   E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden. Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.   Hinweis  Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:  CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail übergeben werden. 0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben. 1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben. (Standard) Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein.
Kurzname	Dieser Kurzname wird vor allem für Ausdrucke verwendet, wenn nicht der gesamte Name Platz hat, sondern nur ein Kurzname verwendet werden kann. Meist werden in dieses Feld nur die Anfangsbuchstaben oder die Initialen des Namens eingetragen.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Kurzname - generell: Der Kurzname kann als Darstellungsoption in Auswertungen verwendet werden. Kurzname - Mitarbeiter: Der Kurzname wird in der Spalte "Mitarbeiter" in der Rechnungsbearbeitung verwendet. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Dieses Feld ist für die automatische Generierung von Projektnamen relevant. Nähere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Projektarten.
Position	Definieren Sie hier die Position eines Mitarbeiters innerhalb der Firma. 0 - normaler Mitarbeiter 1 - Geschäftsführer 2 - Abteilungsleiter Wird der Mitarbeiter als "Geschäftsführer" oder "Abteilungsleiter" definiert, kann er in den Stammdaten von Kunden und Mitarbeitern in den Feldern Geschäftsführer oder Abteilungsleiter ausgewählt werden. Die damit verbundenen Möglichkeiten lesen Sie in den dortigen Feldhilfen. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.
Geschäftsführung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Geschäftsführung aus den eigenen Firmen zu. Eine Geschäftsführung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Geschäftsführung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Geschäftsführung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Geschäftsführung - Mitarbeiter: Die Geschäftsführung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleiche, herangezogen werden. Geschäftsführung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Geschäftsführung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Geschäftsführung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Geschäftsführung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlicher Geschäftsführung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Geschäftsführung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Geschäftsführung - generell: Die Information, zu welcher Geschäftsführung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Geschäftsführung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Geschäftsführung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Geschäftsführung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Geschäftsführung vonstattengehen soll. Die Zuordnung der Geschäftsführung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Geschäftsführung verwendet werden kann. Geschäftsführung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Geschäftsführung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
Abteilungsleitung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann. Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
Abteilung	Abteilung des Kunden bzw. Mitarbeiters. Aus der Abteilung kann auch die KORE-Abteilung ermittelt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Dieses Feld ist für die FIBU irrelevant - d. h., die Abteilung, die hier hinterlegt ist, hat keinen Einfluss auf die Buchungen der FIBU bzw. auf die Kostenrechnung. Für die FIBU ist das Feld KORE-Abteilung relevant. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilung - generell: Die Information, welcher Abteilung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilung - Mitarbeiter: Die Zuordnung der Abteilung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilung verwendet werden kann. Sobald Sie einem Mitarbeiter eine Abteilung zuweisen, können Sie diese Zuordnung auch in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle anzeigen lassen. Die Nummer der zum Tagesdatum historisch gültigen Abteilung wird in der gleichnamigen Spalte ausgewiesen. In der Summenzeile erfolgt der Ausweis der zum Monatsersten (Jahresanfang) korrekten Abteilung. Die Bezeichnung der Abteilung wird Ihnen angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf die Nummer zeigen. Besonderheiten dieses Feldes in der Zeiterfassung Wesentlich für die Zeiterfassung ist die Hinterlegung der Abteilung am Mitarbeiter. Durch diese kann beim Urlaubs-/ZA-Antrag die Genehmigung mittels CRM Workflow gesteuert werden, dass der Teamleiter der Abteilung für die Genehmigung zuständig ist.
Stellvertretung MA	Hier können ein oder mehrere Stellvertreter des Mitarbeiters eingegeben werden. Erfassen Sie den Haupt-Stellvertreter direkt in dem Feld. Mittels -F8 können Sie noch weitere Stellvertreter zuordnen. Ohne weitere Einstellungen hat dieses Feld nur Info-Charakter. Besonderheiten im Paket CRM in den Terminen kann der Haupt-Stellvertreter für die Genehmigung von Terminen herangezogen werden (siehe auch Termin genehmigen). im Allgemeinen dürfen die Stellvertreter auch aus diversen Workflows (z. B. aus der Kampagne) entstandene Aufgaben für die tatsächlichen Besitzer ausführen bzw. erledigen. Ebenso können im Bereich der Termine sowie Aufgaben Neuanlagen- und Bearbeitungssperren per Parameter aktiviert werden, die nur für den Anwender selbst und seine Stellvertreter nicht gelten (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM): Neuanlagesperre Aufgaben Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Aufgaben anzulegen oder nur für sich selbst. 0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern Aufgaben anlegen. 1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Aufgaben anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter darf für diesen Mitarbeiter auch Aufgaben anlegen. Hinweis  Dieser Parameter wird bei automatischen Aufgabenanlagen im Hintergrund (z. B. Workflowaufgaben, Abwesenheitsmanager ...) nicht geprüft, weil hier sichergestellt werden muss, das alle Aufgaben erzeugt werden. Bearbeitungssperre Aufgaben Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Aufgaben aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen. 0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Aufgaben aller anderen Mitarbeiter bearbeiten. 1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Aufgaben bearbeiten. Der Ersteller der Aufgabe sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten.   Neuanlagesperre Termine Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Termine anzulegen oder nur für sich selbst. 0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern öffentliche Termine anlegen. 1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Termine anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter, darf für diesen Mitarbeiter auch Termine anlegen. Bearbeitungssperre Termine Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Termine aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen. 0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Termine aller anderen Mitarbeiter bearbeiten. 1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Termine bearbeiten. Der Ersteller des Termins sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten.
Wochenmodell	Wochenmodellnummer. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.   Besonderheiten im LOHN Ein passendes Wochenmodell ist in der Lohnverrechnung für die Führung einer korrekten Nichtleistungszeitenverwaltung Voraussetzung. Ohne Wochenmodell können keine EFZ- und Urlaubsentgelte automatisiert errechnet werden. Im Falle einer Teilzeitbeschäftigung wird es aber auch für die automatische Aliquotierung von Monatsteiler, Überstundenteiler sowie die Ermittlung des Teilzeitprozentsatzes benötigt. Voraussetzung: Beim Teilzeitmodell ist im Feld "VZ-WMNr" das entsprechende Vollzeitmodell der Firma hinterlegt.   Hinweis  Das Wochenmodell und der Teilzeitprozentsatz können im Lohn nur mit Monatserstem oder DV-Beginn geändert werden. Werden die Felder mit falschem Datum angelegt, erhalten Sie folgende Meldung:     Soll die Änderung trotzdem während des Monats durchgeführt werden, muss dafür die Funktion Wochenmodell ändern im Dienstnehmerstamm verwendet werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Das Wochenmodell (bestehend aus Tagesmodellen) legt fest, wie viele Stunden der Mitarbeiter in der Woche arbeiten muss. Diese Stunden werden als Sollstunden bezeichnet. Ist dieses Feld vom Lohn-Paket zur Bearbeitung gesperrt, erhalten Sie daneben eine Hinweismeldung, warum dieses Feld nicht bearbeitet werden kann.
Anzeige Zeiterfassung	Dieses Feld ist nur für die LEA relevant, wenn gleichzeitig auch Zeitbuchungen über das Paket ZEIT gebucht werden. In diesem Fall regelt diese Einstellung, ob die Zeitbuchungen in der Leistungserfassung eingeblendet werden sollen und ob die erfassten Stunden aus den Leistungen die Stunden aus den Zeitbuchungen übersteigen dürfen. Anzeige mit Restzeitprüfung Der Mitarbeiter darf nur Leistungen in Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich Zeitbuchungen auf. Anzeige ohne Restzeitprüfung Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich Zeitbuchungen auf. Keine Anzeige Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Im Bereich Zeitbuchungen in den Leistungserfassungs-Fenstern erhalten Sie einen Hinweis, dass die Anzeige für diesen Mitarbeiter deaktiviert ist. Die Gesamtzeit und die Restzeit zeigen in diesem Fall immer 0:00 Stunden. Sollten Sie dennoch Zeitbuchungen für diesen Mitarbeiter erstellt haben, werden diese weiterhin im Bereich "Zeitbuchungen" angezeigt, aber vom Programm nicht weiter berücksichtigt. Ob der Bereich Zeitbuchungen in den Leistungserfassungsfenstern generell angezeigt wird oder nicht, steuert die LEA Parameter Zeitbuchungen.   Hinweis Bitte beachten Sie, dass die Restzeitprüfung bei fiktiven Mitarbeitern (aktiviertes Feld Fiktiv am Personenstamm) niemals ausgelöst wird, auch wenn das Feld "Anzeige Zeiterfassung" auf "Anzeige mit Restzeitprüfung" gestellt ist.
Aktiv	Wenn die Person "aktiv" ist, ist die Personennummer aktuell gültig und sichtbar. Alle anderen Personen (= inaktiv) sind aktuell ungültig (= ausgetreten). Das Aktiv-Kennzeichen wird automatisch deaktiviert, wenn im Feld Austrittsdatum bzw. bei Kontaktpersonen im Feld Kontaktende ein Datum der Vergangenheit erfasst wird, und wird auch wieder gesetzt, sobald das Feld geleert wird. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Ebenso kann in den Personenlisten unter dem Menüpunkt "Ansicht" auf inaktive Personen umgeschaltet werden. Besonderheiten bei Kunden/Lieferanten Über Parameter können Sie einstellen, was beim Ausscheiden von Kunden/Lieferanten mit FIBU-Konten geschehen soll: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein: FIBU prüfen wenn Kunde inaktiv Wenn ein Kunde bzw. Lieferant auf inaktiv gestellt wird, erfolgt in der FIBU eine Prüfung, ob dazu bebuchte oder unbebuchte Konten vorhanden sind. Stellen Sie ein, wie diese Konten behandelt werden sollen. 1 - Dialog, wenn Konten vorhanden sind. 2 - Kein Dialog und unbebuchte Konten löschen. 3 - Kein Dialog und unbebuchte Konten nicht löschen. Falls Sie Ausprägung 1 verwenden, erhalten Sie folgende Meldung beim Ausscheiden des Kunden/Lieferanten: Sie können dabei wiederum entscheiden, ob die Konten gelöscht werden sollen. Besonderheit bei Mitarbeitern Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden, und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren". Besonderheit bei Kontaktpersonen Wird eine Kontaktperson auf "inaktiv" gesetzt, so wird auf deren Hauptzuordnung das Kennzeichen Hauptzuordnung automatisch entfernt. Wird die inaktive Kontaktperson später wieder reaktiviert, und es gibt zu dieser Zeit keine andere Hauptzuordnung dieser Kontaktperson, wird das Kennzeichen automatisch bei jener Kontaktzuordnung gesetzt, bei der die Reaktivierung vorgenommen worden ist. Unter Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen ist das Feld "Aktiv" nur dann editierbar, wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen mit der Personenart "KO" handelt! Beispielsweise kann ein Kunde, der als Kontaktzuordnung verwendet wird, in diesem Fenster nicht auf "inaktiv" gesetzt werden. Achtung!  Dieses Feld ist (auch für die Kontaktzuordnungen) personenbezogen und nicht zuordnungsbezogen. Das heißt, wenn Sie eine Kontaktperson direkt über das Feld "Aktiv" deaktivieren, gilt das immer für alle Kontaktzuordnungen dieser Kontaktperson! Kontrollieren Sie daher in diesem Fall vor dem manuellen Bearbeiten des Feldes, ob noch relevante Kontaktzuordnungen bestehen, oder verwenden Sie stattdessen das Feld "Kontaktende"! Details lesen Sie in der Hilfe zum Feld Kontaktende. Für Kontaktpersonen kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Kontaktende erreicht ist. So kann auch ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben werden, und die Kontaktperson wird automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Eine Kontaktperson wird durch den Stapel auf "inaktiv" gestellt, wenn: das Kontaktende auf allen Zuordnungen erreicht bzw. überschritten wurde. es sich um eine "echte" Kontaktperson handelt (Personenart "KO"). Andere Personenarten, welche ev. als Kontakt zugeordnet sind und ein Kontaktende eingetragen haben, werden nicht auf "inaktiv" gestellt. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Kontaktperson bei Kontaktende deaktivieren.
Eintrittsdatum	Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt. Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann. Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!" Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt. Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden an, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln. Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter" Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden.
Firma Dienstverhältnis	Firma, bei der das Dienstverhältnis angelegt wurde.
Foto	Hinterlegen Sie hier das Foto der betreffenden Person, um es in diversen NTCS Programmteilen anzeigen zu lassen. Über  - F4 können Sie Fotos aus der Fotoverwaltung zuordnen. Hier gelangen Sie in die betreffende Fotoliste und können daraus das passende Foto auswählen. Über  - F8 gelangen Sie nicht in die Liste der Fotos, sondern in den Datei-Explorer. Wenn Sie hier ein Foto auswählen, wird dies mit dem Dateinamen in der Fotoverwaltung abgespeichert und gleichzeitig im Feld "Foto" zugeordnet. Details über die Anwendungsmöglichkeiten von hier hinterlegten Fotos lesen Sie unter Fotoverwaltung.

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Kostenstelle	Hinterlegen Sie hier die KORE-Kostenstelle der betreffenden Person. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN (Lohnverrechnung): Hinweis  Falls in der KORE der jeweiligen Firma (Programm Firmen- und KORE-Stammdaten) eine zwingende Eingabe bei FIBU-Buchungen für Kostenstellen besteht, ist sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine Stammkostenstelle hinterlegt hat. Falls im Programm Buchungsbeleg drucken eine Fehlerliste aufscheint, die besagt, dass bei einem Mitarbeiter die anfallenden Aufwände/Erträge nicht auf Kostenstellen aufgeteilt werden können, dann ist das Problem zu korrigieren und erst danach die Endverspeicherung durchzuführen. Hinterlegen Sie eine Stammkostenstelle beim betroffenen Mitarbeiter. Nutzen Sie das Programm MA-KORE-Report um die Fehlerursache zu identifizieren. Möglicherweise ist eine Korrektur am Lohnartenstamm erforderlich.   Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann hinterlegt werden, dass die auf der Person hinterlegte Kostenstelle beim Buchen vorgeschlagen wird. Besonderheiten dieses Feldes in der KORE Bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern kann das Feld über die Kostentypenfindung ermittelt und befüllt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die KORE-Felder werden für die KORE-Anbindung (erlösseitig) bzw. für die LERF-KORE-Anbindung hinterlegt. Ebenso können im LEA Auswertungsdesigner Auswertungen nach den KORE-Feldern angefertigt werden. Kostenstelle - Mitarbeiter: Die Kostenstelle wird bei der Autorisierung vom Mitarbeiter auf die Leistung übernommen, wenn einer der LEA Parameter "Priorität 1", "Priorität 2" oder "Priorität 3" derart eingestellt ist, dass die KORE-Dimension vom Mitarbeiterstamm ermittelt werden soll. Kostenstelle - Kunde: Die Kostenstelle wird bei der Autorisierung vom Kunden auf die Leistung übernommen, wenn einer der LEA Parameter "Priorität 1", "Priorität 2" oder "Priorität 3" derart eingestellt ist, dass die KORE-Dimension vom Kundenstamm ermittelt werden soll. Besonderheiten in den Paketen ZEIT und LEA Im Feld KORE Verbuchen am Mitarbeiter können Sie für die aufwandsseitige KORE-Verbuchung festlegen, ob die Leistungen aus der LEA und/oder die Zeitbuchungen aus der Zeiterfassung in die KORE übergeleitet werden sollen. Feldverhalten der KORE-Felder bei Mitarbeiterneuanlage Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters werden die KORE-Eingabefelder abhängig von der Dienstverhältnisfirma aktiviert bzw. deaktiviert, je nachdem, ob für die Dienstverhältnisfirma eine Kostenrechnung ermittelt werden kann oder nicht. Sollten im Zuge der Neuanlage schon KORE-Werte befüllt worden sein, und dann im Feld Firma Dienstverhältnis eine Firma ohne Kostenrechnung gewählt werden, werden diese Werte wieder entfernt. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Kostenstelle auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird.
Kostenträger	KORE-Kostenträger   Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn ein Kostenträger auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass der Kostenträger, der auf der Person hinterlegt ist, beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
KORE-Abteilung	Hinterlegen Sie hier die KORE-Abteilung der betreffenden Person. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann hinterlegt werden, dass die auf der Person hinterlegte KORE-Abteilung beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
Geschäftsbereich	Hinterlegen Sie hier den KORE-Geschäftsbereich der betreffenden Person Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn ein Geschäftsbereich auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass der auf der Person hinterlegte Geschäftsbereich beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
Dimension	Hinterlegen Sie hier die KORE-Dimension der betreffenden Person Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Dimension bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass die auf der Person hinterlegte Dimension beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
Geschäftsführung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Geschäftsführung aus den eigenen Firmen zu. Eine Geschäftsführung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Geschäftsführung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Geschäftsführung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Geschäftsführung - Mitarbeiter: Die Geschäftsführung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleiche, herangezogen werden. Geschäftsführung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Geschäftsführung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Geschäftsführung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Geschäftsführung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlicher Geschäftsführung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Geschäftsführung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Geschäftsführung - generell: Die Information, zu welcher Geschäftsführung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Geschäftsführung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Geschäftsführung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Geschäftsführung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Geschäftsführung vonstattengehen soll. Die Zuordnung der Geschäftsführung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Geschäftsführung verwendet werden kann. Geschäftsführung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Geschäftsführung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
Abteilungsleitung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann. Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
Erlöstabelle	Kontentabelle   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld kann eine Kontentabelle zugeordnet werden, welche bei aktiven LEA Parameter Mitarbeiter-Erlöskonten für die Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung herangezogen wird.

3. Dienstverhältnis

 Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

4. Historische Daten

5. Zusätzliche Daten

5.1. Zuständigkeiten

5.2. Mitarbeitergruppen

5.3. Stundensätze

5.4. Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

5.5. Mitarbeiter-Ausweise

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6. FAQ

Siehe auch: Mitarbeiter Datenbesitzergruppen Berechtigungen  Lernvideo: Ein neuer Mitarbeiter tritt ein - Was ist zu tun?  Lernvideo: Wie verwende ich Checklisten auf Personen?  Lernvideo: Wie erstelle ich ein Mitarbeitergespräch?

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