UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Aufgaben

Dieses Fenster ermöglich Ihnen das Anlegen bzw. Verwalten von Aufgaben und ist ein wichtiges Mittel zur Arbeitsverteilung an zuständige Mitarbeiter. Aufgaben weisen mehrere Verbindungen zu anderen Programmen (DMS, Post, Telefonprotokoll, Besprechungsprotokoll usw.) auf.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der Aufgaben vorzunehmen. Sie können sich beispielsweise die Aufgaben bestimmter Mitarbeiter, Aufgaben für ein bestimmtes Projekt, einer bestimmten Kategorie usw. anzeigen lassen. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen. Diese können Sie beispielsweise über die rechte Maustaste in diesem Bereich → 1394290277000007740.png aufrufen oder über das Menü 1394290277000007740_2.png → 1394290277000007740_1.png.

Hinweis
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Wenn Sie den Bereich Einstiegsfelder in den Aufgaben komplett ausblenden, werden Ihnen jetzt standardmäßig beim Start des Fensters die Aufgaben Ihres eigenen Mitarbeiters angezeigt.

Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen Feldauswahl.png Feldbeschreibung.

Achtung! 
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Bitte beachten Sie Folgendes: Wenn Sie eine Mandantenfirma im Einstiegsfeld "Firma" hinterlegen, sind nicht alle Funktionen ausführbar. Die gesamte Funktionspalette steht nur bei eigenen Firmen zur Verfügung. Deshalb achten Sie bitte darauf, dass auf Ihren eigenen Firmen das Feld Ist eigene Firma am Firmenstamm aktiv ist. Dieses Feld ist ausschlaggebend für die Prüfung, ob es sich um eine eigene Firma oder Mandantenfirma handelt bzw. welche Funktionen dann aktiv sind. Sie erhalten in solchen Fällen einen entsprechenden Hinweis, wenn die Funktion inaktiv ist:

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Aufgaben

Dieser Bereich bietet Ihnen einen Überblick über die erfassten Aufgaben, dargestellt nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern. 

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Über diesen Parameter können Sie definieren, ob Ihnen auch die Aufgaben angezeigt werden sollen, bei denen die ausgewählte Person im Einstiegsfeld als Kontaktperson hinterlegt ist. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden im Kundenkalender auch jene Aufgaben angezeigt, bei denen die aktuelle Person als Kontaktperson eingetragen ist.

Hinweis
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Beim Start der Aufgaben erhalten Sie eine Hinweismeldung, falls Sie eine bestimmte Anzahl an Aufgaben aufgrund von "Datenbesitzergruppen für Ansehen" nicht sehen. In Klammer werden Ihnen in dieser Meldung alle entsprechenden Datenbesitzergruppen angeführt, denen Sie nicht zugeordnet sind, aber zu denen Sie Aufgaben besitzen.

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In solchen Fällen müssen Sie intern klären, ob Sie diesen Datenbesitzergruppen zugeordnet werden sollen, ob andere bzw. keine Datenbesitzergruppen für Ansehen bei diesen Aufgaben hinterlegt sein sollen, oder ob die Aufgaben einem anderen Sachbearbeiter gehören.

Die Meldung kommt bei Benutzern mit der Berechtigungsgruppe BMD Gruppe mit Vollzugriff nicht, weil durch diese Berechtigungsgruppe die Datenbesitzergruppen nicht berücksichtigt werden.

Links oben in der Aufgabenliste finden Sie folgenden Link: 1112605115000000920.png. Dieser zeigt in Klammer die Anzahl der ungelesenen Aufgaben an, bei denen Sie selbst als Mitarbeiter eingetragen sind. Mit einem Klick auf diesen Link werden in der Aufgabenliste nur mehr die noch ungelesenen Aufgaben angezeigt.
 
Hinweis 
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Dieser Link erscheint nur, wenn Sie im Einstiegsfeld Mitarbeiter Ihre eigene Mitarbeiternummer eingetragen haben. Sollten Sie im Einstiegsfeld auf eine andere, mehrere, alle oder keine Mitarbeiternummer/n eingeschränkt haben, wird der Link nicht angezeigt.

Mit den beiden Comboboxen rechts oben können Sie noch zusätzliche Einschränkungen vornehmen, um eine noch selektivere Darstellung der Aufgaben zu erreichen. 

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Die Combobox rechts bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben anhand des Aufgabenstatus zu selektieren. Die in der Combobox zur Verfügung stehenden Status sind standardmäßig vorgegeben und können von Ihnen nicht ergänzt werden.

Offen
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an, deren Beginndatum bereits überschritten worden ist, die aber noch nicht erledigt sind.
Erledigt
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an, die bereits erledigt sind.
Delegierte
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an, die an einen anderen Mitarbeiter delegiert worden sind.
Noch nicht fällige
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an, die noch nicht aktiv sind, d. h. deren Beginndatum noch in der Zukunft liegt.
Nicht machbar
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an, die den Status "Nicht machbar" aufweisen.
In Evidenz
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an, die den Status "In Evidenz" aufweisen.
Alle
Zeigt Ihnen alle Aufgaben an.
Ungelesene
Zeigt Ihnen alle ungelesenen Aufgaben an.

Hinweis 
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Der zuletzt ausgewählte Status in dieser Combobox wird beim Schließen der Aufgaben gespeichert. Das heißt, die Aufgaben werden immer mit der zuletzt verwendeten Combobox-Einstellung gestartet.

Zwei Ausnahmen gibt es: Die beiden Status Ungelesene bzw. Noch nicht fällige werden beim Schließen der Aufgaben nicht gespeichert. In diesem Fall wird immer der Status, der vor einem dieser beiden Status ausgewählt war, beim nächsten Start der Aufgaben vorgeschlagen.

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In der linken Combobox können Sie festlegen, welche Felder der Aufgabe beim Filtern über das Einstiegsfeld Mitarbeiter berücksichtigt werden. Sie haben die Möglichkeit, zu definieren, ob das Feld Mitarbeiter, das Feld Verantwortlicher oder beide Felder Mitarbeiter und Verantwortlicher für die Filterung herangezogen werden. Weitere Informationen zum Unterschied zwischen Mitarbeiter und Verantwortlicher finden Sie in der FAQ Was ist der Unterschied zwischen "Mitarbeiter" und "Verantwortlicher" bei den Aufgaben?.

Hinweis  
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Sollten Sie die Combobox für die Aufgabenstatus auf die Ausprägung Delegierte stellen, wird diese Combobox ausgeblendet.


Hinweis
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Wenn Aufgaben gewisse Kriterien erfüllen, werden diese in unterschiedlichen Farben dargestellt.  
 
Grün:
Eine Aufgabe wird in Grün dargestellt, wenn das Sollerledigungsdatum gleich dem heutigen Datum ist.
Rot:
Eine Aufgabe wird in Rot dargestellt, wenn das Sollerledigungsdatum kleiner dem heutigen Datum ist.
Schwarz:
Eine Aufgabe wird in Schwarz dargestellt, wenn das Sollerledigungsdatum größer dem heutigen Datum ist.

Hinweis
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Welche Aktion bei einem Doppelklick auf eine Aufgabe ausgeführt wird, können Sie über den Parameter Aktion bei Doppelklick unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein steuern.

Mit diesem Parameter kann die Aktion für den Doppelklick auf Aufgaben eingestellt werden. Sie haben dazu zwei Möglichkeiten, entweder es wird mit einem Doppelklick die Eingabemaske der Aufgabe geöffnet oder die Aufgabe wird ausgeführt. Sollte der Parameter auf Aufgabe ausführen stehen, wird bei nicht ausführbaren Aufgaben trotzdem die Eingabemaske geöffnet.
 
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

     Erledigen
Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe zu erledigen. Aufgaben können nur von folgenden Personen erledigt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:
  • Besitzer der Aufgabe
  • Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
  • der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe
Hinweis
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Liegt die Aufgabe aber bei einem Mitarbeiter, der als fiktiv gekennzeichnet ist, besteht für Aufgaben aus CRM Workflows eine Ausnahme, wodurch diese durch alle Benutzer ausgeführt bzw. erledigt werden können. Bei anderen Aufgaben existiert diese Ausnahme NICHT! Möchten Sie dennoch Aufgaben eines anderen Mitarbeiters ausführen/erledigen, bestehen zwei Möglichkeiten:
  • Alle Aufgaben dürfen durch Stellvertreter ausgeführt werden. Hinterlegen Sie daher den gewünschten Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter".

  • Delegieren Sie die Aufgabe an jenen Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführen/erledigen soll.
Wenn der Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm nicht mit einer User-ID verknüpft ist, dann kann dieser nur Aufgaben erledigen oder ausführen, die er sich selbst angelegt hat. Von anderen Mitarbeitern angelegte Aufgaben können somit nicht erledigt oder ausgeführt werden. Beide Funktionen sind ausgegraut.

Beim Erledigen von verteilten Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zu steuern, ob nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Wie sich NTCS beim Erledigen von verteilten Aufgaben verhalten soll, können Sie im Parameter "Verteilte Aufgaben miterledigen" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein einstellen.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob beim Erledigen von verteilten Aufgaben, nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Dazu stehen Ihnen die folgenden drei Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
  • Abfragefenster: Sollten Sie eine verteilte Aufgabe erledigen, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob die verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen.
  • Nicht erledigen: Es wird nur die eigene Aufgabe erledigt, alle verteilten Aufgaben bleiben unberührt.
  • Erledigen: Alle verteilten Aufgaben werden automatisch miterledigt.

Hinweise
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Bereits erledigte Aufgaben können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur eine bereits erledigte Aufgabe Bearbeiten (F6), und im Feld "Status" die Ausprägung "Offen" auswählen. Nach dem Speichern wird diese Aufgabe wieder unter den offenen Aufgaben angezeigt.

Unter bestimmten Voraussetzungen erscheint beim Erledigen der Aufgabe ein eigenes Fenster, in dem Ihnen diverse Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Dieses Fenster erscheint zum Beispiel, wenn Sie bei einer Workflowaufgabe diese Funktion ausführen. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Aufgabe als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis
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Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Achtung! 
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Wird bei einer bereits erledigten Aufgabe, die aufgrund einer nicht erfolgten Aktualisierung noch unter den offenen angezeigt wird, auf "Erledigen" geklickt, erscheint eine Hinweismeldung, dass der "Datensatz in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer gelöscht oder verschoben wurde". Nach Bestätigung dieser Meldung wird die Aufgabenliste automatisch aktualisiert und bereits erledigte Aufgaben scheinen nicht mehr unter den offenen Aufgaben auf.

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Zum Beispiel tritt dieser Fall ein, wenn eine Aufgabe auf 2 Mitarbeiter verteilt ist und nur von einem Mitarbeiter erledigt werden muss, damit die Verteilung dann automatisch miterledigt wird. Unter Umständen hat der zweite Mitarbeiter die Aufgabenliste längere Zeit nicht aktualisiert und der Parameter zur automatischen Aktualisierung ist deaktiviert, sodass bei einer bereits erledigten Aufgabe nochmals auf "erledigt" geklickt werden kann.


Hinweis  ER-Kontrolle
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Aufgaben aus der ER-Kontrolle können jetzt auch gleich auf "erledigt" gesetzt werden, wenn aus Sicht der ER-Kontrolle keine Benutzereingaben erforderlich sind. Beim Erledigen werden weder die Eingangsrechnung noch der Dialog für die Freigabe der ER geöffnet.
Diese Funktionalität ist nicht standardmäßig aktiv, Sie können diese mit dem ER-Kontrolle-Parameter Aufgabe "Erledigt" verwenden in den FIBU Parametern → ER-Kontrolle → Organizer aktivieren.

Erlaubt im Programm Aufgaben die Funktion "erledigt" auszuführen. Mittels dieser Funktion kann eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle sofort auf "erledigt" gestellt werden, ohne dass sich dabei die Eingangsrechnung oder der Freigabedialog öffnet.

0 - Nein (Funktion ist inaktiv)
1 - Ja

Die NTCS muss nach dem Ändern dieses Parameters neu gestartet werden.

Wenn Sie Aufgaben erledigen, die aus der ER-Kontrolle bzw. einem ER-Workflow entstanden sind, erhalten die zur Aufgabe verteilten Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Aufgabe als "erledigt" gekennzeichnet worden ist.

    Ausführen
Haben Sie die Aufgabe aus dem Telefonprotokoll, aus der Post, aus den Terminen (Termingenehmigung) oder aus anderen Programmteilen (z. B. Workflow) erzeugt, können Sie mit dieser Funktion schnell auf den dahinterliegenden Programmteil zugreifen. Zum Beispiel wird beim Ausführen einer Rückrufaufgabe sofort das Telefonprotokoll gestartet.  

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe auszuführen. Aufgaben können grundsätzlich nur von folgenden Personen ausgeführt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:
  • Besitzer der Aufgabe
  • Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
  • der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe
Hinweis
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Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern ausgeführt werden können. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Hinweise Workflowaufgaben
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Prüfung Notiz
Vor dem Ausführen von Workflowaufgaben wird immer geprüft, ob beim Erledigen der Vorgängerworkflowaufgabe eine Notiz erfasst worden ist. Ist dies der Fall, wird zuerst die Notiz geöffnet, bevor die bei der Workflowaufgabe hinterlegte Funktion ausgeführt wird.

Prüfung gleichzeitiges Ausführen
Beim Ausführen einer Workflowaufgabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen eine Prüfung, ob diese bereits ausgeführt worden ist:
  • Die Workflowaufgabe muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt sein.
  • Auf der Aufgabenaktion muss als Erledigt-Bedingung "Ein Mitarbeiter" eingestellt sein.
  • Die Workflowaufgabe ist bereits von einem Mitarbeiter der Verteilung ausgeführt worden.
Treffen die oben genannten Punkte zu, erhalten Sie folgende Hinweismeldung mit der Information, von welchen Benutzern zu welchen Zeitpunkten diese Aufgabe bereits ausgeführt worden ist. Dadurch kann zum Beispiel verhindert werden, dass die gleichen Dokumente von unterschiedlichen Mitarbeitern mehrfach an den Kunden geschickt werden. Sie können aber trotzdem entscheiden, ob Sie die Aufgaben nochmals ausführen möchten.

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Führen zwei Mitarbeiter eine Workflowaufgabe zum gleichen Zeitpunkt aus, erhält der zweite Mitarbeiter die Meldung, dass dieser Datensatz aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist. In dieser Meldung ist auch enthalten, von welchem Benutzer und seit welchem Zeitpunkt diese Aufgabe gesperrt ist.

Diese Prüfung ist auf bestimmte Spezialfunktionen beschränkt und wirkt sich momentan auf folgende aus:
  • DMS-Dokument mit Begleitbrief versenden
  • DMS-Dokument per Mail versenden
  • Termin genehmigen
  • Termin genehmigen ohne Vorbehalt
Prüfung Passwortschutz
Ist auf den Dokumenten, die einer Workflowaufgabe zugeordnet sind, ein Passwort im gleichnamigen Feld in der Dokumentenbeschlagwortungsmaske hinterlegt, werden diese beim Ausführen von Workflowaufgaben mit hinterlegten Standardbrieffunktionen nicht berücksichtigt. Es erscheint eine Hinweismeldung mit der jeweiligen Anzahl der nicht berücksichtigten passwortgeschützten Dokumente.

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Hinweis
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Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auszuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis  Lizenzprüfung
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Zum Ausführen folgender Workflowaufgaben benötigen Sie keine CRM Lizenz:
  • Termin genehmigen (CRM)
  • Termin genehmigen ohne Vorbehalt (CRM)
  • Änderungsantrag genehmigen/ablehnen (ZEIT)
  • Monatsabschluss freigeben/ablehnen (ZEIT)

    Delegieren
Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Aufgabe löscht oder erledigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
  • 0 - Rückmeldung auf Abfrage
  • 1 - mit Rückmeldung ohne Abfrage
  • 2 - ohne Rückmeldung

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf der Aufgabe eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

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Hinweis  Workflowaufgaben
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Wenn Sie eine Workflowaufgabe delegieren, wird nicht der normale Dialog zum Delegieren geöffnet, sondern der Erledigen-Dialog für Workflowaufgaben mit der Comboboxeinstellung für Delegieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Delegieren von Workflowaufgaben eine Notiz einzutragen - als Information für den neuen Sachbearbeiter der Workflowaufgabe. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Bei Workflowaufgaben kann es vorkommen, dass diese Schaltfläche inaktiv und ein Delegieren somit nicht möglich ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben. 

Hinweis  ER-Kontrolle
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Bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion nicht standardmäßig aktiv. Ob die Funktion bei diesen Aufgaben aktiv ist, ist abhängig davon, ob Sie die Eingangsrechnung direkt in der ER-Kontrolle delegieren dürfen. Das heißt, ist die Funktion in der ER-Kontrolle zu dieser ER aktiv, darf auch die Aufgabe delegiert werden, andernfalls ist die Funktion auch in den Aufgaben inaktiv. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation zur ER-Kontrolle.

Beim Delegieren der ER-Aufgabe können Sie diese auch firmenübergreifend, an Mitarbeiter anderer Firmen, delegieren. Dafür können Sie im Fenster "Mitarbeiter suchen" im Einstiegsfeld die Firma ändern.

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Hinweis
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Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auf andere Mitarbeiter zu delegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

 
Funktionen
A_VERTEILEN.bmp Verteilen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe löschen, erhalten Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe. Wenn Sie eine verteilte Aufgabe bearbeiten, werden diese Änderungen automatisch auf alle verteilten Aufgaben aktualisiert. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis  Workflowaufgaben
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Bei Aufgaben, die durch einen Workflow erzeugt worden sind, ist diese Funktion inaktiv. Sollten Workflowaufgaben mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, müssen Sie diese Einstellung auf der Aufgabenaktion im Workflow treffen.

Hinweis  ER-Kontrolle
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Auch bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion generell deaktiviert. Grund ist, dass die Mitarbeiterermittlung direkt im ER-Workflow definiert wird und nachträglich in den Aufgaben nicht beeinflusst werden darf.

A_LIST.bmp Genehmigungsliste
Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.
A_Empty.bmp Umwandeln
A_IDEE.bmp Aufgabe in Idee umwandeln
Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
A_TERMIN.bmp Aufgabe in Termin umwandeln
Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
A_FRIST.bmp Aufgabe in Frist umwandeln
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll. Umgekehrt ist dies nicht möglich: Eine Frist kann nicht in eine Aufgabe umgewandelt werden.

Hinweis
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Diese Funktionen können nur ausgeführt werden, wenn Sie die Rechte haben, auch Termine, Fristen bzw. Ideen anzulegen. Haben Sie diese Rechte zur Neuanlage nicht, können die Aufgaben auch nicht umgewandelt werden.  

Wird die Funktion ausgeführt, stehen die Aktionen "Löschen" und "Erledigen" nur dann zur Verfügung, wenn der ausführende User die Berechtigung dazu hat.

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Hat der Benutzer nur für eine der Aktionen eine Berechtigung, wird nur diese eine angezeigt. Wenn der Benutzer für keine der beiden Aktionen die Berechtigung hat, wird die Aufgabe automatisch beibehalten und im Hintergrund umgewandelt - ohne zusätzliche Meldung.

Achtung! 
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Werden Workflowaufgaben in einen Termin umgewandelt, erscheint die Abfragemeldung nicht. Beim Ausführen der Funktion öffnet sich die Terminmaske und die Aufgabe bleibt nach dem Speichern des Termins bestehen.

PPS_Einsaetze.bmp Einsätze
PPS_Einsaetze.bmp  Einsatz erzeugen
Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
PPS_All_Vg_DokZu.bmp Dokumentenzuordnungen aktualisieren
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.
T_Chat.bmp Chat
Mit dieser Funktion können Sie zu einer Aufgabe einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zur Aufgabe existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat.
A_CHECKLIST.bmp Checklisten
A_Checklist.bmp Checkliste öffnenMit dieser Funktion können Sie der selektierten Aufgabe eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
A_Info.bmp ChecklistenfortschrittMit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
A_Checklist_Delete.bmp Checkliste entfernenDiese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Aufgabe zu löschen.
A_Checklist_Liste.bmp ChecklistenübersichtMit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.
A_BMD_Archiv.bmp DMS
Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Aufgabe Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnungsfunktionen.

Hinweis
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Bei der Funktion "Dokumente zuordnen" wird das im Parameter "Standardarchivnummer" hinterlegte Archiv automatisch im Fenster "Dokumente zuordnen" vorgeschlagen. Bei Aufgaben einer Mandantenfirma wird beim Zuordnen eines Dokuments die Mandantenarchivnummer vorgeschlagen.

Hinweis
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Bereits zugeordnete Dokumente einer Aufgabe können auch per Drag & Drop einer anderen Aufgabe zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.
  
Ausdruck
A_PRINT.bmp Aufgabenliste
Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.
 
A_AUFGABEA_Refresh_All_B.bmp Wiedervorlage
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Daten der selektierten Aufgabe (z. B. Kunde, Betreff ...) in ein Neuanlagefenster zu übergeben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Daten wie z. B. Kunde nicht noch einmal eingeben müssen. Das Speichern der Wiedervorlagenaufgabe ruft eine Abfrage auf, die erfragt, ob die Ursprungsaufgabe gelöscht, gespeichert oder beibehalten werden soll.

Diese Funktion sollte aber nicht mit einer klassische Vorlage für Aufgaben missverstanden werden. Die Funktion der Wiedervorlage setzt eine bereits angelegte Aufgabe voraus. Es ist nicht möglich, eine Aufgabenvorlage anzulegen. 
A_TELEFON.bmp Rückrufaufgabe erstellen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis
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Die Funktion ist ausgegraut, wenn das Kennzeichen "Ist eigene Firma" auf der in den CRM Parametern hinterlegten eigenen Firma nicht gesetzt ist.

Hinweis
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Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

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A_ARBEITSBERICHT.bmp In LEA verbuchen
Sie können Aufgaben (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Die Funktion verhält sich gleich wie in den Terminen und bei den Fristen. Das Kennzeichen kann nach dem Verbuchen manuell wieder deaktiviert werden, um die Aufgabe ein weiteres Mal zu verbuchen, und wird auf verteilte Aufgaben nicht durchgeschrieben. Erledigte Aufgaben können nicht mehr in die LEA übernommen werden.
Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.
A_STDBRFX.bmp Standardbrief für Aufgaben
Mit dieser Funktion können Sie einen separaten Aufgabenstandardbrief, unabhängig vom normalen Standardbrief, öffnen. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Aufgaben anlegen, diese sind jedoch im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Aufgabe wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zur Aufgabe, einen Brief nach einem Bewerbungsgespräch usw. senden oder drucken kann.
Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.
A_COPY.bmp Intervall
Öffnet Ihnen ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Intervallaufgaben werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Verteilen ...) zusammengehalten.

Hinweis
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Für Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind bzw. für Aufgaben, die ausgeführt werden können, kann kein Intervall erstellt werden. Die einzige Ausnahme sind ausführbare Rückrufaufgaben, hier ist eine Intervallerstellung möglich.
 
Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.
A_GLOCKE_DURCH.bmp  Erinnerungen löschen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Löschen einer Erinnerung, sofern eine solche zu der Aufgabe erstellt worden ist. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Erinnerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.
 T_EMAIL_EXPORT.bmp Als E-Mail senden
 Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe via E-Mail versenden. Haben Sie dieser Aufgabe keine Person/Institution zugeordnet, öffnet sich nach dem Ausführen dieser Funktion sofort das E-Mail-Programm und Sie können die Empfängeradresse manuell eingeben.

Sollten Sie der Aufgabe allerdings eine Person/Institution zugeordnet haben, öffnet sich zuerst das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben.
A_Empty.bmp Sonderfunktionen
A_LIST.bmp VerlaufIm Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt worden ist.
A_IMPORT.bmp Termine/Aufgaben synchronisieren
Sie können bei Bedarf Ihre Termine, Aufgaben etc. zwischen NTCS und z. B. Outlook abgleichen. Vertiefende Informationen zur Synchronisation zwischen NTCS und Outlook finden Sie in der Hilfe zum Fenster Termine/Aufgaben synchronisieren.

Hinweis
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Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob auch ausführbare Aufgaben in Outlook synchronisiert werden sollen. Ausführbare Aufgaben (Rückrufaufgaben, Workflowaufgaben ...) werden jedoch nur einmalig in Outlook synchronisiert. Jede weitere Änderung - auch in Outlook - wird nicht mehr in NTCS zurücksynchronisiert.

Wenn dieser Parameter auf Ja gestellt wird, werden auch alle ausführbaren Aufgaben von NTCS ins Outlook übertragen. Diese ausführbaren Aufgaben werden im Outlook speziell markiert (Betreff mit "***") und jegliche Änderungen dieser Aufgaben im Outlook (bearbeiten bzw. löschen) werden NICHT mehr zurück ins NTCS synchronisiert.


A_BesprProtokoll.bmp Besprechungsprotokoll
A_BesprProt_Aus.bmp Zum Protokoll der Besprechung Haben Sie die Aufgabe aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt, so ermöglicht Ihnen diese Funktion, sofort in das dazugehörige Besprechungsprotokoll zu springen. Es öffnet sich direkt der Reiter "Protokoll" in den Besprechungsprotokollen.
A_ER_Workflow_Inst.bmp Workflow
A_ER_Workflow_Inst.bmp Workflowübersicht Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt worden ist.  
Extras
 
A_STDBRFX.bmp Standardbrief für Aufgaben
Mit dieser Funktion können Sie einen separaten Aufgabenstandardbrief, unabhängig vom normalen Standardbrief, öffnen. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Aufgaben anlegen, diese sind jedoch im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Aufgabe wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zur Aufgabe, einen Brief nach einem Bewerbungsgespräch usw. senden oder drucken kann.
Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.
A_GLOCKE_DURCH.bmp Erinnerungen löschen
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Löschen einer Erinnerung, sofern eine zu der Aufgabe erstellt worden ist. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Erinnerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.
A_Empty.bmp Sonderfunktionen
Im Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat, und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt wurde.
A_IMPORT.bmp Termine/ Aufgaben synchronisieren
Sie können bei Bedarf Ihre Termine, Aufgaben etc. zwischen NTCS und z. B. Outlook abgleichen. Vertiefende Informationen zur Synchronisation zwischen NTCS und Outlook finden Sie in der Hilfe zum Fenster Termine/Aufgaben synchronisieren.

Hinweis
Hinweis.png
Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob auch ausführbare Aufgaben ins Outlook synchronisiert werden sollen. Ausführbare Aufgaben (Rückrufaufgaben, Workflowaufgaben ...) werden jedoch nur einmalig in Outlook synchronisiert. Jede weitere Änderung - auch in Outlook - wird nicht mehr in NTCS zurücksynchronisiert.

Wenn dieser Parameter auf Ja gestellt wird, werden auch alle ausführbaren Aufgaben von NTCS ins Outlook übertragen. Diese ausführbaren Aufgaben werden im Outlook speziell markiert (Betreff mit "***") und jegliche Änderungen dieser Aufgaben im Outlook (bearbeiten bzw. löschen) werden NICHT mehr zurück ins NTCS synchronisiert.
A_BesprProtokoll.bmp Besprechungsprotokoll
A_BesprProt_Aus.bmp Zum Protokoll der Besprechung
Haben Sie die Aufgabe aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt, so ermöglicht Ihnen diese Funktion, sofort in das dazugehörige Besprechungsprotokoll zu springen. Es öffnet sich direkt der Reiter Protokoll in den Besprechungsprotokollen.
A_ER_Workflow_Inst.bmp Workflow
A_ER_Workflow_Inst.bmp Workflowübersicht
Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt wurde.
A_IMPORT.bmp Textdatei importieren - Aufgaben
Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Aufgaben aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Aufgaben.
A_EXPORT.bmp Textdatei exportieren - Aufgaben
Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Aufgaben in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.
Weitere Extras
 
Standardfeldauswahl Aufgaben
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Aufgaben

Aufgabengruppen

Dieser Bereich dient als zusätzliche Strukturierungsform der Aufgaben. Die Aufgabengruppen ermöglichen, einen noch besseren Überblick über Ihre Aufgaben zu erhalten, und können individuell gestaltet werden.

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Die Aufgabengruppen richten sich nach den anderen Einstellmöglichkeiten der Aufgaben (Comboboxen, Einstiegsfelder) und können beispielsweise anzeigen, wie viele offene Aufgaben aus welcher Kategorie, welcher Person etc. vorhanden sind.

Die Zahl in Klammer bezieht sich immer nur auf die offenen Aufgaben. Erledigte Aufgaben können im Baum zwar angezeigt werden, die Anzahl wird aber nicht in der Klammer ausgewiesen. Bei der Combobox-Einstellung "Alle" bezieht sich die Anzahl in der Klammer auch nur auf die offenen Aufgaben.

Über dieses Symbol 1433155229000000690_7.png gelangen Sie in das Fenster Gruppenverwaltung.

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In diesem Fenster können Sie beliebig viele Gruppen anlegen. Wenn Sie eine Neuanlage durchführen oder eine Gruppe bearbeiten, können Sie mittels F8 1433155229000000690_2.png beim Feld "Baumtyp" die Felder zuordnen, die Sie benötigen.

Hinweis 
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Aufgaben aus Poststückanlage mit Aufgabenhauptkategorie
Zur effiienten Nutzung der Aufgabengruppen gibt es in der Post einen Parameter, der die Aufgabe gleich der im Parameter hinterlegten Aufgabenhauptkategorie zuordnet. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein → Aufgabenhauptkategorie.

In diesem Parameter können Sie eine Aufgabenhauptkategorie hinterlegen. Die hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Wahl des Feldes "Benachrichtigung an" am Poststück erzeugt werden.

Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.

Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Wahl des Feldes "Benachrichtigung an" am Poststück erzeugt werden. Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben. Details dazu finden Sie in der Hilfe zur Post.

Termingenehmigungsaufgaben mit Aufgabenhauptkategorie
Auch bei den Terminen gibt es einen Parameter, der die Termingenehmigungsaufgaben gleich der im Parameter hinterlegten Aufgabenhauptkategorie zuordnet. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Termingenehmigung.

In diesem Parameter können Sie eine Aufgabenhauptkategorie hinterlegen. Die hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen. Ist im Diagrammstudio für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird in oberster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.


Die im Parameter hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Termingenehmigungen entstehen. Ist im Diagrammstudio für den Workflow eine Hauptkategorie im gleichnamigen Feld hinterlegt, wird mit höchster Priorität diese Hauptkategorie auf die Aufgaben geschrieben. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Terminkalender.

Workflowaufgaben
Auch bei Workflowaufgaben können Sie bei der Aufgabenaktion in den Feldern "Hauptkategorie" und "Unterkategorie" Aufgabenkategorien hinterlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Workflowaufgabenaktion.

Aufgabentext

In diesem Bereich wird der erfasste Text der Aufgabe angezeigt. Sie können diesen Text jederzeit sofort hier editieren, ohne in den Bearbeitungsmodus der Aufgabe zu wechseln. Sobald Sie den Text bearbeiten, erscheint das Menüband dieses Editors und alle benötigten Funktionen werden aktiv.

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Über die Funktion Speichern links oben im Menüband können Sie die vorgenommenen textlichen Änderungen zur Aufgabe speichern.

Hinweis
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Wird der HTML-Text direkt in der Aufgabenliste bearbeitet, und Sie führen anschließend ohne zu speichern gleich eine Funktion (z. B. Delegieren ...) aus oder selektieren eine andere Aufgabe, erhalten Sie sofort die Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Nach dem Speichern oder Verwerfen des HTML-Textes wird dann die von Ihnen ausgeführte Funktion gestartet bzw. die Aufgabe selektiert.

Im Kontextmenü des Editors können Sie unter der Funktion Dokumentenprüfung die Rechtschreibprüfung über den gesamten Text laufen lassen bzw. unbekannte Wörter zum Wörterbuch hinzufügen.

Hinweis
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Ist die Protokollierung aktiv, so wird jede Änderung des HTML-Textes im Datensatzprotokoll mitprotokolliert. Der Text selbst wird nicht protokolliert.

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis
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Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

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Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis
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Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung: 

Hinweis
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Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehen
Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.
A_DOCUMENT_EDIT.bmp Dokument bearbeiten
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden
Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis
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Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

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Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.



Dokument versenden
A_EMail_Stamp.bmp Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.
T_EMAIL_EXPORT.bmp Per E-Mail versenden
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

A_StdBrf_Stamp.bmp Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief
Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.
A_STDBRF.bmp Mit Begleitbrief versenden
Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis 
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Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.
 

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.
A_EMPTY.bmp Mit ID Austria signieren (nur PDF)
Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.
A_Databox.bmp An CZ-Databox
Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

A_POST.bmp Poststück ansehen
Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet.
Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
A_POST_IN.bmp Neuen Posteingang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
A_POST_OUT.bmp Neuen Postausgang zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf. 
A_POST_READY.bmp Neues versandf. Poststück zuordnen 
Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
A_POSTEDIT.bmp Massensendung bearbeiten 
Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.
Post

A_EMPTY.bmp Dokumente in Bearbeitung
A_CHECK_IN.bmp Arbeitskopie archivierenDiese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.
A_UNLOCK.bmp Arbeitskopie verwerfen
Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis 
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Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn
  • der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.

  • der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.

  • im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

A_LIST.bmp Liste aller Dokumente in Bearbeitung
Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis 
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Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis 
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Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.
Erstelle
A_AUFGABE.bmp Neue AufgabeÖffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_Termin.bmp Neuer TerminÖffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_FRIST.bmp Neue FristÖffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
A_ER_Workflow.bmp Neuer Workflow
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten. 

Hinweis 
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Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

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Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
A_EMPTY.bmp Verschieben/Verteilen/
Verweise 
A_MoveDocToPerson.bmp Verschieben zu Person
Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis   DMS-Workflow
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Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.
Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.
A_MoveDocToArchive.bmp Verschieben in ArchivMit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet. 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.
A_MoveDocToPath.bmp Verschieben auf PfadDiese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.
A_Spread_Person.bmp Verteilen an Personen
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Spread_Archive.bmp Verteilen in Archiv
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Assign_Document.bmp Dokumentenverweise
Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis 
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Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.
A_Document_Link.bmp Verknüpfung erstellen
Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis 
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Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.
A_Document_LinkSrch.bmp Dokument für Verknüpfung suchenEs öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.
Favoriten 
1433157640000000690_8.png Zu Favoriten hinzufügen 
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen. 
1433157640000000690_9.png Aus Favoriten entfernen
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert. 
A_DOCUMENT.bmp Dokumentenversionen 
Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen. 
Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

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Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen. 
A_EMPTY.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp In Zwischenablage einfügenMit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
Externer Link 
A_COPY.bmp In Zwischenablage kopierenDer Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.
A_EMail.bmp Als E-Mail senden
Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis 
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Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.
T_Download.bmp Als Download-Link
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.
A_LIST.bmp Quelldaten öffnen
Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis 
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Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

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1394293199000007740.png Zu Dokument in DMS
Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.
Signatur/Unterschrift (nur PDF) 
T_Handysignatur.bmp Mit ID Austria signieren
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis 
Hinweis.png
Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.
A_Significant.bmp Signaturpad
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis 
Hinweis.png
Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.
T_PDFAS_Signatur.bmp Unterschriften
Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
A_BMD_Archiv.bmp Archivieren
 
Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis
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Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.
Funktionen

Folgende weitere Funktionen stehen optional zur Verfügung:
A_EMPTY.bmp Verschieben/Verteilen/
Verweise
A_MoveDocToPerson.bmp Verschieben zu Person
Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle im NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle im NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow
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Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.
Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.
A_MoveDocToArchive.bmp Verschieben in ArchivMit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. 

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet. 

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in welches die Dokumente verschoben werden sollen bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.
A_MoveDocToPath.bmp Verschieben auf PfadDiese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumenten-Versionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speicher-Medium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → Pfade angelegt bzw. adapiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.
A_Spread_Person.bmp Verteilen an Personen
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen ein Dokument zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Spread_Archive.bmp Verteilen in Archiv
Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt 1120648905000001460_4.png, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 1120648905000001460_5.png.
A_Assign_Document.bmp Dokumentenverweise
Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis 
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Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.
A_Document_Link.bmp Verknüpfung erstellen
Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis 
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Mit dem Feld "Archiv-Nr.", welches Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Hierbei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.
A_Document_LinkSrch.bmp Dokument für Verknüpfung suchenEs öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.
A_EMPTY.bmp Kopieren/Einfügen
A_COPY.bmp In Zwischenablage einfügenMit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
A_EMPTY.bmp Signatur/Unterschrift (nur PDF)
T_Handysignatur.bmp Mit ID Austria signieren
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die ID-Austria-Signatur.

Hinweis 
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Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.

 

Dokumentenvorschau

Innerhalb des Dokumentenbereichs können Sie in der Menüleiste über die Funktion 1394293138000207740_0.png "Vorschau ein/ausblenden" die Dokumentenvorschau ein- bzw. ausblenden. Der Vorteil besteht darin, dass das Dokument nach dem Selektieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

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Hinweis
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Der Bereich der Dokumentenvorschau ist standardmäßig ausgeblendet und kann wie oberhalb beschrieben mit der Funktion "Vorschau ein/ausblenden" oder über das Burger-Menü eingeblendet werden.

Aufgabendetails

In diesem Bereich können Sie sich zusätzliche Informationen zur selektierten Aufgabe anzeigen lassen.

1394292767000007740_2.png

Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl.png Feldauswahl über dieses Symbol 1394290277000007740_2.png in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.

Hinweis
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Wenn Sie hier das Feld Delegierungen einblenden, können Sie nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt eine Aufgabe von einem Mitarbeiter an einen anderen Mitarbeiter delegiert worden ist:

1394292767000007740_1.png

Erinnerungen

In diesem Bereich ist ersichtlich, ob zu einer Aufgabe bereits Erinnerungen erfasst sind. Sie haben auch die Möglichkeit, gleich hier eine neue Erinnerung für diese Aufgabe zu erstellen bzw. eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten oder zu löschen.

1394292827000007740.png

Allgemeine Informationen zum Erstellen von Erinnerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Hinweis
Hinweis.png
Wird eine Aufgabe erledigt, werden alle dazugehörigen Erinnerungen gelöscht.

Personengruppen

In diesem Bereich werden Ihnen alle in NTCS erfassten Mitarbeitergruppen angezeigt.

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Mittels Klick auf eine der angelegten Gruppen werden alle Mitarbeiter dieser Gruppe in das Einstiegsfeld Mitarbeiter übergeben, und die Aufgaben werden dann entsprechend dieser Auswahl dargestellt.
 
Über dieses Symbol 1433155229000000690_7.png gelangen Sie in das Fenster Gruppenverwaltung.

1394290341000207740_2.png

In diesem Fenster können Sie beliebig viele Gruppen anlegen. Wenn Sie eine Neuanlage durchführen oder eine Gruppe bearbeiten, können Sie mittels F8 1433155229000000690_2.png beim Feld "Baumtyp" die Felder zuordnen, die Sie benötigen.
 

Verteilung

In diesem Bereich ist ersichtlich, an welche Mitarbeiter die selektierte Aufgabe verteilt ist.

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Sie können in diesem Bereich mit der Funktion Aufgabe bearbeiten beispielsweise den Aufgabenstatus bzw. andere Felder einer verteilten Aufgabe ändern. Sie haben somit die Möglichkeit, die Bearbeitung der verteilten Aufgabe direkt aus diesem Bereich zu starten. 

Achtung! 
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In diesem Bereich werden auch Aufgaben angezeigt, die durch einen Workflow mehreren Mitarbeitern zugeteilt worden sind. Bei solchen Workflowaufgaben handelt es sich aber nicht um eine klassische Verteilung, sondern diese Aufgaben hängen im Hintergrund über die Workflowinstanz zusammen. Diese Anzeige hat reinen Informationscharakter und eine Verteilung auf weitere Mitarbeiter ist, nachdem die Workflowaufgaben erzeugt worden sind, nicht mehr möglich.

Hintergrundinformationen

Sollten in Ihrer NTCS folgende Funktionen inaktiv (hellgrau) und die Berechtigungen gesetzt sein, so fehlt Ihnen die dazu nötige CRM Lizenz. Ohne CRM Lizenz sind folgende Funktionen in den Aufgaben nicht möglich:
  • Workflowaufgabe ausführen (Achtung: Details, welche Workflowaufgaben ohne Lizenz ausführbar sind, finden Sie unter dem Punkt  A_TASK.bmp "Ausführen" bei der Beschreibung der Funktionen)
  • Wiedervorlage
  • Rückrufaufgabe erstellen
  • Intervall
  • Aufgabe in Idee umwandeln
  • Aufgabe in Termin umwandeln
  • Aufgabe in Frist umwandeln
  • Checkliste
  • Aufgaben synchronisieren
  • Kein Eintrag ins Kontaktjournal

Damit Sie die Aufgaben nicht immer zuerst manuell aktualisieren müssen, wenn Sie diese in den Vordergrund laden, können Sie folgenden Parameter auf "Ja" stellen:
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob eine automatische Aktualisierung der Aufgabenliste erfolgen soll, wenn diese in den Vordergrund geladen wird.

 
Aufgaben können aus verschiedenen Bereichen in NTCS angelegt werden.

Im Telefonprotokoll bzw. in der Teilnehmerübersicht haben Sie die Möglichkeit, unter Extras im Fenstermenü eine Rückrufaufgabe zu erstellen. Diese Aufgaben sind leicht zu erkennen, da im Betreff das Wort Telefonanruf: vorangestellt ist. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein).
 
Hier können Sie definieren, welche Hauptkategorie bei der Anlage einer Rückrufaufgabe aus dem Telefonprotokoll vorgeschlagen wird. Dazu müssen Sie die Nummer der Kategorie in diesem Parameter eintragen.

Erstellen Sie einen genehmigungspflichtigen Termin, bekommt der zuständige Mitarbeiter eine Aufgabe mit dem Betreff Termingenehmigung für...
 
Für den Mitarbeiter, der die Aufgabe genehmigen darf, sind die Menüpunkte Erledigt und Ausführen aktiv. Für Mitarbeiter, die nicht genehmigen dürfen, sind diese Funktionen inaktiv (grau) dargestellt.
Beachten Sie bitte, dass nur der/die Abteilungsleiter, Geschäftsführer oder durch einen Workflow definierten Mitarbeiter und deren Stellvertreter (dies ist in den Mitarbeiterstammdaten zu hinterlegen) Termingenehmigungsaufgaben ausführen bzw. erledigen dürfen!
In der Post können Sie mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Allgemein) steuern, ob bei Neuanlage eines Poststücks automatisch eine Aufgabe erstellt werden soll.
 
Über diesen Parameter können Sie definieren, ob beim Speichern eines Poststücks beim eingetragenen Mitarbeiter eine Aufgabe automatisch angelegt werden soll. In den Aufgaben kann der Mitarbeiter dann über die Funktion Aufgabe ausführen das betreffende Poststück zum Bearbeiten öffnen. Sie können entscheiden, ob Aufgaben nur für Posteingänge, nur für Postausgänge oder für Postein- und -ausgänge automatisch erzeugt werden sollen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang noch den Parameter Bearbeitungsmöglichkeit bei Aufgabenanlage.
Im DMS haben Sie die Möglichkeit eine neue Aufgabe zu einem selektierten Dokument zu erstellen. Der Vorteil ist, dass das Dokument automatisch mit der Aufgabe verknüpft wird und nicht mehr separat zugeordnet werden muss.
 
Aufgaben zu Dokumenten können auch über eine DMS-Workflow angelegt werden. Sie können einen DMS Workflow auf der Dokumentenkategorie hinterlegen damit beim Archivieren des Dokuments der Workflow gestartet wird und den entsprechenden Sachbearbeitern Aufgaben angelegt werden. Der Workflow kann aber auch direkt zu einem Dokument gestartet werden. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Dokumentenworkflows erhalten Sie in der Doku zum Workflow.
Aufgaben, die Sie direkt im Besprechungsprotokoll anlegen, werden ebenso in den Aufgaben angezeigt. Solche Aufgaben sind gekennzeichnet durch das Symbol A_BesprProtokoll.bmp in der Spalte Besprechungsprotokoll. Sie haben auch nicht die Möglichkeit diese Aufgaben im Fenster Aufgaben zu löschen, sondern nur im Besprechungsprotokoll direkt.
A_CD_Gruen.bmp Neuigkeiten (Updatehinweise)
Im Fenster Neuigkeiten können Sie über die Funktion Aufgabe "Neuigkeiten lesen! erstellen" interessante News an Ihre Mitarbeiter über eine Aufgabe verteilen. Der Vorteil dieser Funktion ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern nur die für Sie wichtigen und interessanten Newsbeiträge zur Durchsicht schicken. 

Sollte der Mitarbeiter eine solche Aufgabe bekommen, kann dieser einfach über Ausführen in den Aufgabenn das Neuigkeitenfenster starten, mit genau den von Ihnen zuvor selektierten Neuigkeiten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Neuigkeiten.
Wenn beim Monitoring eine Stammdatenänderung bzw. eine Insolvenzmeldung festgestellt wird, erfolgt eine Benachrichtigung in Form einer Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter. In den Compass-Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass) können Sie den zuständigen Mitarbeiter hinterlegen.
 
Der Standardmitarbeiter muss zwingend befüllt werden, damit das Monitoring über Stapel durchgeführt werden kann. Der hier hinterlegte Mitarbeiter dient als Rückfallebene, falls der zuständige Mitarbeiter gemäß Parameter "Stammdatenänderung erfolgt durch" nicht ermittelt werden kann.

Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten verwendet werden.

Details lesen Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance unter dem Punkt Monitoring.

Dieser Parameter wird benötigt, wenn Sie die Compass Scheinunternehmenprüfung bzw. Insolvenzprüfung (Finance) über Stapel ausführen. Werden bei der Prüfung Übereinstimmungen mit Ihren Stammdaten gefunden, erhält jener Mitarbeiter eine Aufgabe, welcher in diesem Parameter hinterlegt ist. Der in diesem Parameter hinterlegte Mitarbeiter wird ebenfalls als Rückfallebene verwendet, wenn im Rahmen des Monitorings über Stapel Insolvenzen gefunden werden und kein zuständiger Mitarbeiter ermittelt werden kann. Siehe Parameter "Insolvenzmeldung erfolgt an".

Wir empfehlen, diesen Parameter allgemein und nicht firmenbezogen einzustellen. Bei firmenbezogener Einstellung wird dieser Parameter immer mit der Firma des Benutzers ausgelesen, mit dem der Stapel ausgeführt wird. Es ist daher nicht möglich, durch firmenbezogene Parametereinstellungen je Firma unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen zu erreichen. Für unterschiedliche Benachrichtigungseinstellungen können Zuständigkeiten verwendet werden.

Details lesen Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance.
 

Aufgabenarten

Sie haben die Möglichkeit, über das Feld Aufgabenart öffentliche, private bzw. verdeckte Aufgaben anzulegen. Öffentliche Aufgaben sind für alle Mitarbeiter sichtbar, eine private Aufgabe (1087148026001600000.png) kann nur vom Besitzer selbst angesehen werden und eine verdeckte Aufgabe (1087148026001600000_0.png) kann vom Besitzer der Aufgabe und seinem Stellvertreter gesehen werden. Für alle anderen Mitarbeiter sind diese Aufgaben nicht sichtbar. Ein Mitarbeiter kann auch für einen anderen Mitarbeiter eine private Aufgabe anlegen, wobei der Aufgabenersteller und der Aufgabenbesitzer diese dann ansehen können.

Hinweis 
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Ob und welcher Vorgesetzte die verdeckten Aufgaben eines Mitarbeiters sehen darf, können Sie über den Parameter Verdeckte Aufgaben Vorgesetzte unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein steuern.

Über diesen Parameter haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob und welcher Vorgesetzte (Geschäftsführer bzw. Abteilungsleiter) die verdeckten Aufgaben eines Mitarbeiters sehen und bearbeiten darf. Voraussetzung dafür ist, dass die beiden Felder Abteilungsleiter und Geschäftsführer in den Mitarbeiterstammdaten entsprechend befüllt sind.

Berechtigungen und Einstellungen
Für das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" in den Aufgaben gibt es die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Aufgabe ansehen". Die Berechtigung für Mitarbeiterdaten wird auch in allen Programmteilen geprüft, in denen Aufgaben aufscheinen, auch wenn es dort kein Einstiegsfeld "Mitarbeiter" gibt.

Sollten Sie die Aufgaben eines anderen Mitarbeiters nicht sehen, so prüfen Sie bitte die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.

Es besteht die Möglichkeit, eine Bearbeitungssperre oder eine Neuanlagesperre der Aufgaben mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) zu hinterlegen. Dann sind nur der Mitarbeiter und sein Stellvertreter berechtigt, die eigenen Aufgaben zu bearbeiten bzw. neue Aufgaben zu erstellen.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Aufgaben anzulegen oder nur für sich selbst.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern Aufgaben anlegen.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Aufgaben anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter darf für diesen Mitarbeiter auch Aufgaben anlegen.

Hinweis 
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Dieser Parameter wird bei automatischen Aufgabenanlagen im Hintergrund (z. B. Workflowaufgaben, Abwesenheitsmanager ...) nicht geprüft, weil hier sichergestellt werden muss, das alle Aufgaben erzeugt werden.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Aufgaben aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen.

0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Aufgaben aller anderen Mitarbeiter bearbeiten.

1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Aufgaben bearbeiten. Der Ersteller der Aufgabe sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten.  


Aufgaben können auch im Kontaktjournal, Mitarbeiterkalender sowie im Kundenkalender angesehen werden. Damit Sie die Aufgaben im Kontaktjournal verwalten können, muss folgender Parameter auf "Ja" gestellt sein: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kontaktjournal → Angezeigte Daten.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Aufgaben automatisch in das Kontaktjournal übernommen werden sollen. Es werden alle Aufgaben mit Ausnahme von Workflowaufgaben und Aufgaben aus der ER-Kontrolle in das Kontaktjournal übertragen.

Bei Bedarf kann die Übergabe von Workflowaufgaben bzw. ER-Kontrollaufgaben durch den CRM-Support aktiviert werden.

Hinweis
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Aufgaben, die aus Workflows entstehen, werden aus Performancegründen nicht ins Kontaktjournal übertragen, bei Bedarf kann diese Übernahme aber aktiviert werden. Wenn Sie die Workflowaufgaben auch im Kontaktjournal haben möchten, kontaktieren Sie bitte den CRM Support.

Aufgaben löschen
Das Löschen von Aufgaben aus der ER-Kontrolle bzw. von Workflowaufgaben ist in den Aufgaben nicht möglich. Wenn Sie eine solche Aufgabe selektieren, ist die Funktion Löschen immer inaktiv. In der Statuszeile wird auch der entsprechende Hinweis angezeigt, wenn Sie mit der Maustaste auf der Funktion Löschen stehen.

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Hinweis
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Workflowaufgaben können nur gelöscht werden, wenn die gesamte Workflowinstanz gelöscht wird. Aufgaben aus der ER-Kontrolle können nur gelöscht werden, wenn die Eingangsrechnung bzw. die ER-Workflowinstanz gelöscht wird.

Beim Löschen von Aufgaben die zu einem Intervall gehören bzw. verteilt sind, erfolgt nach dem Klick auf Löschen folgende Abfrage:

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Hier haben Sie dann die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gesamte Verteilung bzw. das gesamte Intervall löschen möchten oder nur die zuvor selektierten Aufgaben.

Synchronisation - Protokollierung
Wenn Aufgaben in Outlook geändert werden, wird diese Änderung auch im Datensatzprotokoll der Aufgabe vermerkt. Das heißt, die Protokollierung erfolgt genauso wie bei einer Bearbeitung der Aufgabe in der NTCS.

Hinweis
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Die Länge des Aufgabentextes wird fix je Protokolleintrag vermerkt, um zu erkennen ob etwas hinzugefügt bzw. gelöscht worden ist. Es werden sowohl Änderungen protokolliert, die in der NTCS durchgeführt werden, als auch Änderungen, die durch die Synchronisation (d. h. in Outlook) durchgeführt werden.

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HTML-E-Mail-Versand bei Aufgaben

Damit Sie bei Neuanlage, Bearbeiten bzw. Löschen einer Aufgabe durch einen anderen Mitarbeiter per E-Mail über die Änderung informiert werden, müssen Sie ein paar Einstellungen in den Parametern vornehmen.

1. Zuerst müssen Sie in den TOOLS Parametern (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail) die Daten Ihres SMTP-Servers hinterlegen, damit die Aufgabenbenachrichtigungsmails im Hintergrund versendet werden.

Hinterlegen Sie hier den SMTP-Server.
Die Serverinformationen sollten in jedem Outlook-Client unter Datei → Kontoeinstellungen → Doppelklick auf Konto ersichtlich sein. Überdies müsste der Administrator jedenfalls wissen, welcher der SMTP-Server ist (z. B. smtp.office365.com).

Hinterlegen Sie hier den User für den Zugriff auf das SMTP-Konto. Dies kann je nach Anbieter z. B. ein Benutzername oder die Mail-Adresse sein (Beispiel Microsoft 365: die Mail-Adresse, die Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).

Hinterlegen Sie hier das Passwort Ihres SMTP-Benutzers (Beispiel Microsoft 365: das Passwort, das Sie für den Login auf smtp.office365.com benötigen).

2. Zusätzlich müssen Sie die Parameter "Benachrichtigung senden" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow) auf "Ja" und "Benachrichtigungsart Mailing" auf "1" stellen.

In diesem Parameter können Sie festlegen, ob automatisch E-Mails an Mitarbeiter versendet werden sollen, wenn Sie bestimmte Aktionen in NTCS ausführen. Sollten Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden für Aufgaben, Termine und Fristen unter anderem bei folgenden Aktionen E-Mails versendet:
  •  Neuanlage
  •  Bearbeiten
  •  Löschen
  •  Delegieren
  •  Verteilen
Der Versand dieser E-Mails erfolgt aber nur, wenn Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben, Termine oder Fristen eintragen bzw. diese bearbeiten oder löschen. Machen Sie das bei sich selbst, werden keine E-Mails versendet.

Hinweis 
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Grundsätzlich gilt die Einstellung in diesem Parameter für alle drei Bereiche (Aufgaben, Termine und Fristen). Es gibt aber für jeden Bereich die Möglichkeit, das Mailing separat zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Diese Parameter finden Sie in den jeweiligen Parametereinstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine / Aufgaben / Fristen → Allgemein.


Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie die Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Oulook) oder als Interne Nachricht erhalten möchten. Je nachdem, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, müssen Sie einen dieser beiden Werte im Parameter eintragen.

 1 = Benachrichtigungen per Mail
 2 = Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem

Hinweis 
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Die Einstellung in diesem Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn der Parameter Benachrichtigungen senden auf Ja steht.
Sobald der Absender oder Empfänger der Nachricht die zweite Ausprägung Benachrichtigung mittels internem BMD NTCS Nachrichtensystem gewählt hat, wird eine interne Nachricht versendet.

3. Die Einstellung unter Punkt 2 regelt den grundsätzlichen E-Mail-Versand, Sie können aber das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen für die Aufgaben unabhängig davon steuern. Dazu gibt es folgenden Parameter:
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein → Aufgaben-Benachrichtigungen senden

In diesem Parameter können Sie entscheiden, ob Sie bei einer Neuanlage, beim Bearbeiten, beim Löschen etc. von Aufgaben E-Mail-Benachrichtigungen versenden möchten.

Hinweis
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Dieser Parameter kann benutzerbezogen eingestellt werden und prüft den Mitarbeiter der Aufgabe. Das heißt, soll die Benachrichtigung versendet werden, muss der Parameter für jenen User eingestellt werden, welcher die Aufgabe bearbeitet. Der aktuell angemeldete User wird hier nicht geprüft.

Welche Voraussetzungen für den generellen E-Mail-Versand notwendig sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.

4. In den CRM Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow) können Sie jetzt noch die gewünschten HTML-Vorlagen für Neuanlage, Bearbeiten und Löschen hinterlegen. Wird keine hinterlegt, wird eine Standardvorlage von BMD verwendet. Weitere Informationen zu den HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.

In diesem Parameter können Sie für die Neuanlage einer Aufgabe eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen beim Bearbeiten einer Aufgabe an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

In diesem Parameter können Sie für das Löschen einer Aufgabe eine HTML-Vorlage hinterlegen, die beim Versand von E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitarbeiter herangezogen werden soll. Die HTML-Vorlage können Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen erstellen.

Standardmäßig wird zu jeder Benachrichtigungsart eine HTML-Vorlage von BMD ausgeliefert. Sie haben aber auch die Möglichkeit, unter Stammdaten → Einstellungen → Weitere Funktionen → HTML-Vorlagen selbst HTML-Vorlagen zu erstellen, die Sie dann in den oben angeführten Parametern hinterlegen können.

Hinweis 
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Bei der Neuanlage einer HTML-Vorlage können SIe auch Felder einfügen, die beim Versenden von E-Mails im Zuge der Aufgabenneuanlage Links zum Ansehen bzw. Ausführen der Aufgaben generieren. Sie können diese Links zum Ansehen und Ausführen der Aufgaben sowohl für NTCS als auch für BMD Web erzeugen. Folgende Felder müssen Sie dafür in die Vorlage einfügen:
  • Link "Aufgabe ansehen"
  • Link "Aufgabe ausführen"
  • Link "Aufgabe ansehen" für Web
  • Link "Aufgabe ausführen" für Web

Wenn Sie die oben genannten Felder in die HTML-Vorlage einfügen, werden diese in der E-Mail wie folgt dargestellt:

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Hinweis 
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Ob der Link WEB-Aufgabe ausführen in diese E-Mail eingefügt wird, ist abhängig davon, ob die Aufgabe auch im WEB ausgeführt werden kann. Ansonsten wird der Link nicht mitgeschickt. Zum Beispiel wird der Link für Aufgaben zur Termingenehmigung mitgeschickt, für Aufgaben, die beim Ausführen den Standardbrief öffnen, nicht.

Mit einem Klick auf diese Links können Sie dann gleich direkt aus der E-Mail die Aufgabe zum Ansehen öffnen bzw. diese Ausführen. Je nachdem, welchen Link Sie in die Vorlage eingefügt haben bzw. anklicken, wird die Aufgabe im NTCS bzw. im WEB geöffnet bzw. ausgeführt.

Hinweis 
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Der Link für BMD Web wird erzeugt, wenn die Aufgabe für eine Firma erstellt wird, die als eigene Firma gekennzeichnet ist und der Link für BMD Com wird erzeugt, wenn die Aufgabe für eine Firma erstellt wird, die nicht als eigene Firma gekennzeichnet ist. Diese Kennzeichnung erfolgt über das Feld Ist eigene Firma in den Firmenstammdaten.

Bei Firmen, die nicht als eigene Firma gekennzeichnet sind (z. B. Mandantenfirmen), werden die Links zum Aufgaben ansehen bzw. Aufgaben ausführen ins NTCS, nicht mitgesendet.

Achtung! 
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Die Links "Aufgabe ansehen" und "Aufgabe ausführen" für BMD Web sind von den erworbenen Lizenzen abhängig. Werden die Felder in die HTML-Vorlage eingefügt, prüft das Programm beim E-Mail-Versand der Aufgabenbenachrichtigung, ob Sie die Lizenzen für Web CRM oder Web Zeit erworben haben. Je nachdem, ob die Lizenzen vorhanden sind, werden die Links zum Ansehen bzw. Ausführen der Aufgabe generiert und mitgesendet.

Hinweis 
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Wird eine BMD Standardvorlage für einen Aufgaben-HTML-Vorlage-Parameter hinterlegt, entsteht der Web-Link nicht automatisch. Das lässt sich beheben, indem man die Standard HTML-Vorlage dupliziert und in die Kopie den Link für das Web einfügt. Anschließend speichert man die neue (Kopie-)Vorlage für den Parameter. Auf diese Weise wird der Web-Link generiert. Eine alternative Vorgehensweise besteht darin, den Parameter leer zu lassen. Dann greift die BMD Standardvorlage und in diesem Fall wird der Web-Link automatisch generiert. In beiden Fällen ist eine gültige Lizenz vorausgesetzt. 
 
Hinweis 
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Über weitere Parameter können Sie noch spezifischere Einstellungen vornehmen. Diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein.

In folgenden Parametern können Sie zum Beispiel Aufgabenkategorien angeben, für die keine E-Mail versandt werden soll:

Hier können Aufgaben-Hauptkategorien eingetragen werden, bei denen keine Aufgabenbenachrichtigungen (E-Mails/interne Nachrichten) versendet werden. Die Zuordnung der Hauptkategorien können Sie mit dem blauen Symbol nach dem Parameter vornehmen, dazu wird das Fenster "Kategorien zuordnen" geöffnet.

Hinweis
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Dieser Parameter lässt sich benutzerbezogen einstellen. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass die hinterlegten Aufgabenkategorien aus Sicht des empfangenden Users gesetzt werden müssen, da diese nicht beim Absender, sondern beim Empfänger geprüft werden.

Möchte User A keine E-Mails von Aufgaben einer bestimmten Kategorie erhalten, müssen die Kategorien bei User A eingetragen werden.

Hier können Aufgaben-Unterkategorien erfasst werden, bei denen keine Aufgabenbenachrichtigungen (E-Mails/interne Nachrichten) versendet werden. Die Zuordnung der Hauptkategorien können Sie mit dem blauen Symbol nach dem Parameter vornehmen, dazu wird das Fenster "Kategorien zuordnen" geöffnet.

Folgender Parameter regelt, ob die beiden Links zum Ansehen bzw. Bearbeiten von Aufgaben ausgeblendet werden sollen:

Über diesen Parameter können Sie definieren, ob die Links ("Aufgabe ansehen" und "Aufgabe ausführen") in den Aufgabenbenachrichtigungs-E-Mails ein- bzw. ausgeblendet werden. Der Link zum Ausführen der Aufgabe wird nur dann angeboten, wenn die Aufgabe auch ausführbar ist. 

Ist das Feld "ist eigene Firma" am Firmenstamm nicht gesetzt, werden die Links immer ausgeblendet.

Hinweis
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Wenn Sie BMD Web im Einsatz haben, werden zusätzlich zu den Links für NTCS auch die Links zum Ansehen bzw. Ausführen der Aufgaben im Web²·º angeboten. Die Links für das Web²·º sind unter anderem auch abhängig vom Feld Ist eigene Firma in den Firmenstammdaten. Das heißt, die Links für das Web²·º werden nur angezeigt, wenn dieses Feld auf jender Firma, unter der die Aufgaben erfasst sind, auf "Ja" steht. Andernfalls führt dieser Link zum Aufruf der Aufgaben im BMD Com²·º.

Achtung! 
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Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter keine Auswirkung hat, wenn Sie mit HTML-Vorlagen arbeiten. Wenn Sie mit HTML-Vorlagen arbeiten und hier die  Links zum Ansehen bzw. Ausführen der Aufgabe eingefügt haben, können diese über diesen Parameter nicht deaktiviert werden. Detaillierte Informationen zum Arbeiten mit HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben, bzw. in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.


Ist die Dokumentenliste bzw. Dokumentenübersicht geöffnet, so ist es möglich, dort ein Dokument zu nehmen und dieses via Drag & Drop zu einer Aufgabe, Ressource bzw. einem Termin oder Event in diesem Fenster zuzuordnen. Dazu halten Sie das Dokument im DMS mit der Maus fest und ziehen es in dieses Fenster herüber. Stellen Sie sich mit der Maus auf den Datensatz und lassen Sie das Dokument los. Das Dokument wird dem Datensatz zugeordnet.

Achtung! 
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Das Auslassen des Dokuments (Drop) wird nur ausgeführt, wenn die Firma / der Konzern des Archivs mit der Firma / dem Konzern des empfangenden Datensatzes übereinstimmt.
Hinweis 
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Bei inaktiven Funktionen wird in der Statusleiste eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion zu der selektierten Aufgabe nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist das Verteilen bei Workflowaufgaben nicht zulässig, diese Begründung wird dann, wie im Bild unterhalb dargestellt, angezeigt.

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